在excel中，為了在輸入數(shù)據(jù)時盡量少出錯，以及為了更高效率的輸入，可以通過使用Excel的“數(shù)據(jù)有效性”來設置單元格中允許輸入的數(shù)據(jù)類型或有效數(shù)據(jù)的取值范圍。
一、位置
首先，我們來看看數(shù)據(jù)有效性在excel表中的位置，注意名稱為“數(shù)據(jù)驗證”，如下圖所示：
在WPS中，是如下圖的位置，注意名稱為“有效性”，如下圖所示：
雖然在Excel與WPS中名稱不太一樣，但是它們的位置是類似的，功能都是一樣的。
二、類型
有效性驗證的類型如下圖所示，這個選項Excel與WPS是一樣的，后面也就一起講解，不再做區(qū)分，所有截圖使用Excel2016版。驗證條件默認是允許“任何值”，即代表不做數(shù)據(jù)驗證，任何值都可以。其他選項則有相應的驗證。
三、有效性“序列”的使用
日常用到相對較多的就是“序列”的驗證了，下面我們就以輸入一個學員信息表為例進行講解。
首先，我們要選擇要設置有效性驗證的表格，如下圖所示，然后按照箭頭所示順序，設置“性別”列的序列為“男,女”，注意男與女中間要用英文狀態(tài)下的逗號“,”進行分隔，當然對于更多選項的還可以按照“選項一,選項二,選項三,選項四，……”，也就是說更多選項都沒問題的，注意的是，選項中間一定要是英文狀態(tài)下的逗號！英文狀態(tài)下的逗號！英文狀態(tài)下的逗號！英文狀態(tài)下的逗號！重要的事情不止說三遍，O(∩_∩)O~
選擇完之后，使用的效果就如下圖所示了。點擊性別這列剛才我們設置的單元格，右側會出現(xiàn)向下的箭頭，點擊箭頭就可以選擇了。下圖就是具體的操作順序。
有些時候，我們還需要在輸入的單元格增加輸入提示信息或者輸入錯了之后，自定義錯誤提示信息。這個Excel也是支持的。
輸入提示信息設置及顯示效果如下圖所示：
出錯警告信息設置如下圖所示：
出錯警告信息顯示效果如下圖所示：
對于數(shù)據(jù)有效性驗證的來源，還有另外一種方式就是直接引用某個區(qū)域。如下圖所示，可以直接在來源中輸入“=$H$2:$H$3”（有不知道$這個符號的，可以關注我們下期介紹），點擊確定之后跟在這里輸入“男,女”的效果是一樣一樣一樣的。
通過以上的例子可以看到，使用序列可以限制輸入的范圍，保證了內容正確性，同時默認提供下拉選項，可以下拉選擇，方便快捷輸入。
四、有效性“日期”的使用
有效性驗證類型中，除了“序列”跟“自定義”其他選項包括日期，時間，整數(shù)，小數(shù)，文本長度其實在使用的時候有效性驗證方式都是相似的，都提供了“介于、未介于、等于、不等于、大于、小于、大于或等于、小于或等于”這些驗證區(qū)間的方式。所以我們只講解日期類型的，其他相似的將不再細講。下面我們先分別講解各種驗證區(qū)間的意思。
介于：例如我們只允許輸入本月入學信息，則可以設置開始日期為2016-6-1，結束日期為2016-6-30。這樣非本月日期則將無法輸入。實際輸入內容如下圖所示。
未介于：例如我們只允許輸入非本月的日期，注意此處是非本月日期。開始還是2017-6-1，結束日期還是2017-6-30，雖然區(qū)間跟上面是一樣的區(qū)間，但是意思恰恰相反，此處是只有非本月的可以輸入。注意下圖，就是選擇的未介于。
等于：例如只允許輸入2017-6-7，則在日期中輸入2017-6-7。
不等于：例如只要輸入的不是2017-6-7就可以，則在日期中輸入2017-6-7。
大于：例如日期只要在2017-6-7以后都可以。則在開始日期中輸入2017-6-7。
小于：例如日期只要在2017-6-7以前都可以。則在結束日期中輸入2017-6-7。
大于或等于：例如日期只要在2017-6-7（含這天）以后都可以。則在開始日期中輸入2017-6-7。
小于或等于：例如日期只要在2017-6-7（含這天）以前都可以。則在結束日期中輸入2017-6-7。
五、有效性“自定義”的使用
如果上面的數(shù)據(jù)有效性驗證還不能滿足你的需求，那么這個自定義就是終極武器了。來看看這個例子：包含產(chǎn)品 ID 的單元格 (C列) 始終以標準前綴“ID-”開頭，且至少包含 10 個（大于 9 個）字符。則之前的驗證都解決不了，此時可以用自定義驗證，在公式中輸入“=AND(LEFT(A3, 3) ='ID-',LEN(A3) > 9)”，則可以實現(xiàn)上述要求。截圖如下：
好了，至此數(shù)據(jù)有效性的驗證講完了，如果你學到了一點點知識，歡迎給點個贊，如果有什么意見，歡迎留言交流。
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