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彼此不再煎熬:如何做好畢業(yè)答辯陳述?

論壇君:又到畢業(yè)論文答辯的時(shí)候了,本文是連老師根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)寫下的一些建議,希望能改善答辯中師生雙方的觀感。連老師認(rèn)為,在一個(gè)好的答辯陳述中,PPT和語言表達(dá)能力的作用僅限于錦上添花,論文中“干貨”的分量才是決定性的,想要做好答辯陳述,只有一個(gè)方法:反復(fù)練習(xí)。

作者:連玉君,中山大學(xué)嶺南學(xué)院來源:經(jīng)管之家

引子

又到了繁忙的答辯季。不少學(xué)生因?yàn)樵愀獾拇疝q陳述而“懷才不遇”,答辯委員們也因?yàn)橛^看枯燥的表演而飽受煎熬。為此,我根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)寫下這篇小文,希望能改善答辯中師生雙方的觀感。在正式開始之前,我們可以先了解一下答辯過程中聽眾和講者的特點(diǎn)。

1、聽眾的特點(diǎn)整個(gè)答辯季,多數(shù)老師都要參加3-5場(chǎng)答辯會(huì),聽取數(shù)十位甚至幾十位同學(xué)的答辯陳述??梢韵胍?,在多數(shù)論文都乏善可陳的情況下,這項(xiàng)工作難免枯燥,此時(shí),煩躁的情緒極易產(chǎn)生。一個(gè)基本事實(shí)是,多數(shù)老師(包括我自己)事前都沒有足夠的時(shí)間逐頁讀完學(xué)生的論文,甚至部分老師對(duì)你研究的話題不熟悉(找到3-5位同領(lǐng)域的老師參加同一場(chǎng)答辯并非易事)。你會(huì)發(fā)現(xiàn)很多老師在你陳述的同時(shí)翻閱論文,他們正試圖找出一些問題,以便在提問環(huán)節(jié)有所表示。那么,老師通常如何翻閱論文呢?首先,看題目,判斷問題的新舊,并猜想你會(huì)做哪些事情;其次,看摘要,與剛才的猜想比照;再次,看目錄,確認(rèn)有沒有結(jié)構(gòu)上的問題;最后,看模型設(shè)定和研究假設(shè),以及一些基本的統(tǒng)計(jì)和回歸結(jié)果的表格。答辯委員通常是3-5位,整個(gè)答辯過程中通常都會(huì)存在非常明顯的“錨定效應(yīng)”,即前兩位老師的論調(diào)直接影響后續(xù)老師的觀點(diǎn)。了解了這些特征以后,很容易預(yù)知多數(shù)老師們可能提出的問題:

你這篇論文的貢獻(xiàn)是什么?然后可以逐一駁斥你的研究貢獻(xiàn)。這個(gè)棘手的問題每個(gè)學(xué)生基本上都會(huì)被問及,具有普遍意義上的殺傷性。

你這篇文章有什么現(xiàn)實(shí)意義?

論文的標(biāo)題好像不合適?這個(gè)是經(jīng)常被問及的問題,一旦質(zhì)疑成功,問題通常都不小。往往源于論文掛羊頭賣狗肉,或作者對(duì)問題的界定不清楚,以至于小頭戴大帽。

XXX變量為什么這樣界定?文獻(xiàn)中還有沒有別的衡量方法?

從表4-1 (變量的基本統(tǒng)計(jì)量) 來看,XXX變量和YYY變量存在嚴(yán)重的離群值,后續(xù)的實(shí)證結(jié)果可信嗎?

有沒有做穩(wěn)健性檢驗(yàn)??jī)?nèi)生性問題如何處理?

格式問題。參考文獻(xiàn)引用不規(guī)范;表格跨頁;錯(cuò)別字和語言不通順;

……

此類問題貌似不重要,其實(shí)殺傷力極高,因?yàn)檫@會(huì)讓全場(chǎng)的答辯委員覺得你的寫作態(tài)度不好。

2、講者的特點(diǎn)在有限的時(shí)間內(nèi)(如10分鐘)講完一篇論文并非易事。無論如何要避免如下兩種情形:

語速過快。很多同學(xué)試圖通過加快語速來達(dá)到按時(shí)講完的目的,效果通常都很差。加快語速的代價(jià)就是吐字不清和缺乏停頓。這很容易導(dǎo)致聽眾疲勞和分神,從而產(chǎn)生抵觸甚至煩躁情緒。

照屏念稿。不少同學(xué)直接把論文中的文字粘貼到PPT中,答辯全程背對(duì)評(píng)委,面壁思過。對(duì)此,評(píng)委的直觀感覺是你對(duì)論文內(nèi)容不熟悉,缺乏自信。屏幕上的文字太多,加之缺乏互動(dòng),聽眾自然就有一種被放棄的感覺,于是禮尚往來,也選擇放棄講者。

3、互動(dòng)博弈的答辯原則可以看出,答辯委員關(guān)心的無非是如下4個(gè)問題:What, Why, How, What。即,你研究了什么問題?為什么要研究這個(gè)問題?如何研究的?結(jié)論是什么?答辯本身是一個(gè)博弈過程。因此,陳述人的基本原則就是“換位思考”。在做答辯準(zhǔn)備時(shí),你可以假想自己是答辯委員,想想他們希望從你的陳述中聽到什么?他們會(huì)問哪些問題?總之,無論采用何種形式來組織你的答辯陳述資料,最終目的都是為了講清楚上述4個(gè)問題?,F(xiàn)在多數(shù)學(xué)校的畢業(yè)答辯都可以使用PPT來呈現(xiàn)了。下面,我先介紹制作PPT的一些個(gè)人經(jīng)驗(yàn);進(jìn)而談?wù)勅绾芜M(jìn)行答辯陳述和回答問題;最后分享一些細(xì)節(jié)問題。

PPT的制作

1、準(zhǔn)備工作在制作PPT之前,你要先了解清楚游戲規(guī)則,最為關(guān)鍵的是答辯的時(shí)間限制和答辯委員關(guān)心的問題。這在很大程度上決定了PPT的結(jié)構(gòu)安排和內(nèi)容設(shè)置。對(duì)于多數(shù)人而言,但凡呈現(xiàn)在PPT中的內(nèi)容,都有把它講出來的沖動(dòng)。因此,想要在限定的時(shí)間內(nèi)清晰地呈現(xiàn)你的觀點(diǎn),最好的辦法就是減少PPT的內(nèi)容。由于答辯會(huì)的聽眾都是富有經(jīng)驗(yàn)的老師,因此,PPT中也無需故弄玄虛的花哨技巧,只需邏輯清晰地呈現(xiàn)“干貨”即可。我的習(xí)慣是:先在紙上或Word中寫出PPT大綱,保證整體思路的順暢;然后開始制作PPT初稿,基本要求是盡量完整地呈現(xiàn)自己想要講的所有內(nèi)容;繼而根據(jù)陳述的時(shí)間限制,逐步刪除次要內(nèi)容,留下精華部分。我們知道,同樣一份PPT,可以在3分鐘內(nèi)講完,亦可在30分鐘內(nèi)講完,關(guān)鍵在于講者對(duì)內(nèi)容的熟悉程度。因此,你需要非常熟悉自己的論文。在此基礎(chǔ)上,為了節(jié)省時(shí)間,可以把那些自己胸有成竹但又很可能被問及的問題(如論文的貢獻(xiàn)等)埋藏起來,留待老師提問,然后輕松作答。

2、PPT的內(nèi)容(1) PPT的背景/模板盡量使用正式的PPT背景或模板。例如,中山大學(xué)嶺南學(xué)院便提供了統(tǒng)一的模板,白底紅邊,內(nèi)嵌院徽,簡(jiǎn)單大方。如果選擇其他樣式或自己制作的模板,有幾個(gè)基本的原則:其一,背景以淺色為宜,白色最佳,襯以黑字 (或深色字體),有利于保證PPT的清晰度;其二,背景圖片或Logo盡可能小,以免喧賓奪主,尤其是實(shí)證分析類型的論文,簡(jiǎn)單的背景便于呈現(xiàn)圖形和表格。(2) 首頁/封面頁主要包括如下幾個(gè)要素,不可遺漏:

論文題目。長(zhǎng)度不超過一行的60%,太長(zhǎng)時(shí)應(yīng)調(diào)小字號(hào)或設(shè)為兩行。演示人姓名。常用的排版方式是全居中;字號(hào)約為題目的1/2。導(dǎo)師姓名,最好寫明職稱。日期。(3) 目錄頁/導(dǎo)航條 這一點(diǎn)至關(guān)重要,目的是給聽眾一個(gè)清晰的脈絡(luò)。目錄頁不要超過6行,每行長(zhǎng)度不超過頁面一行的80%,保證頁面清晰。學(xué)術(shù)論文都是八股文形式,致使大家的目錄頁都大同小異。此時(shí),更為重要的是后續(xù)頁面頂端的“導(dǎo)航條”。可以使用特定的模板,亦可手動(dòng)制作導(dǎo)航條,標(biāo)明進(jìn)程,以免觀眾忘記脈絡(luò)。(4) 核心內(nèi)容主要包括引言(研究背景、研究意義、主要結(jié)論和創(chuàng)新點(diǎn))、文獻(xiàn)綜述、研究假設(shè)、研究設(shè)計(jì)(模型設(shè)定、數(shù)據(jù)來源和變量界定等)、結(jié)果及分析和結(jié)論。無論陳述的時(shí)間多么短,都要講清楚四個(gè)問題:What, Why, How, What,即你研究了什么問題?為什么要研究這個(gè)問題?如何研究的?結(jié)論是什么?可以配合使用簡(jiǎn)圖、動(dòng)畫等手段讓聽眾在最短的時(shí)間內(nèi)了解這四個(gè)問題。在內(nèi)容設(shè)計(jì)上,可以穿插闡明這四個(gè)問題。例如,在文獻(xiàn)綜述部分,你可以直接評(píng)述現(xiàn)有文獻(xiàn)尚需深入研究的方向,而這恰恰就是你的論文要做的東西;又如,研究假設(shè)和結(jié)論可以同時(shí)介紹,同時(shí)輔以與前期重要文獻(xiàn)的對(duì)比分析,以突顯論文的特色和創(chuàng)新點(diǎn);再如,介紹模型設(shè)定時(shí),你可以重點(diǎn)說明你的估計(jì)方法有何特色,或者是某個(gè)變量的設(shè)定頗有新意等。(5) 致謝很多同學(xué)在PPT的最后一頁寫上“謝謝聆聽!”、“謝謝!歡迎批評(píng)指正!”之類的致謝語?!榜雎牎币辉~往往讓人聯(lián)想到“聆聽教誨”,不太妥當(dāng)。建議用楷體(比較柔和)顯示“謝謝!”二字即可。(6) 其他內(nèi)容通常放映到致謝那一頁即可停止。但在此頁之后,可以進(jìn)一步放入如下幾項(xiàng)內(nèi)容。

其一,外審意見以及你的回應(yīng)和修改說明。多數(shù)情況下外審專家也是答辯委員成員,對(duì)他們的問題進(jìn)行回應(yīng)是對(duì)評(píng)審專家的尊重。

其二,對(duì)于答辯委員可能問到的一些問題,你預(yù)先準(zhǔn)備好應(yīng)答的PPT(如關(guān)鍵變量的詳細(xì)界定和計(jì)算方法、PPT正文中未能呈現(xiàn)的回歸結(jié)果、小眾計(jì)量模型的詳細(xì)推導(dǎo)和估計(jì)方法等),當(dāng)被問及時(shí)輕松作答。

3、制作PPT的技巧(1) 內(nèi)容設(shè)置和頁面布局

總體原則:盡量精煉,12字真言—“能用圖,不用表;能用表,不用字”;

數(shù)字“1”原則:每張幻燈片1個(gè)主題、每個(gè)小主題占1一行;

數(shù)字“3”原則:顏色不超過3種、層次不超過3層、字體不超過3種;

數(shù)字“7”原則:每張幻燈片最多7行;每個(gè)小標(biāo)題最多7字;適當(dāng)留白。

單張幻燈片中的字?jǐn)?shù)以30-60個(gè)漢字為宜,如果一個(gè)問題或概念的內(nèi)容太多,一張幻燈片放不下時(shí)可拆成兩張,切忌強(qiáng)行把文字堆積在一張幻燈片上。

(2) 字體、字號(hào)和顏色基本原則:清晰易讀、不超過3種字體、不超過3種顏色、用系統(tǒng)字體。

字體。使用規(guī)范字體,防止PPT在其他系統(tǒng)中因子庫缺失而混亂。

中文字體常用的有:宋體、黑體和楷體。宋體嚴(yán)謹(jǐn)、清晰,適合正文;黑體嚴(yán)肅、醒目,適合標(biāo)題或強(qiáng)調(diào)區(qū);楷體柔和,加粗后效果不錯(cuò)。隸書藝術(shù)性強(qiáng),但投影效果差,盡量避免使用。

英文字體常用的有:Arial、Verdana、Times New Roman和Euclid。Arial和Verdana字體端莊大方,間距合適,放大后沒有毛邊現(xiàn)象,宜用作文件標(biāo)題和正文標(biāo)題。Times New Roman適于大段文本,便于閱讀。我個(gè)人喜歡用Euclid字體,能夠產(chǎn)生LaTeX的排版效果。

此外,慎用粗體和斜體,僅僅在強(qiáng)調(diào)時(shí)才需使用,否則會(huì)降低其效果。

字號(hào)。字號(hào)的選擇需要在“清晰”和“美觀”之間做出權(quán)衡。大號(hào)字體很清晰,但不夠精致。有的人建議把最小字號(hào)設(shè)定為聽眾中最年長(zhǎng)者年齡的一半(如最年長(zhǎng)者為50歲,則最小字號(hào)為25磅)。這適用于聽眾在50人以上的大會(huì)場(chǎng)。對(duì)于畢業(yè)答辯而言,通常只有10-20人參加,我認(rèn)為最小字號(hào)在18磅以上即可,適當(dāng)增大行距和留白,這有助于提升PPT的美觀度。

字體的顏色。切忌“五顏六色”,以免分散聽眾的注意力。研究顯示,男性最喜歡且易于記憶的顏色依次為:Violet、Dark blue、Oliver green和Yellow;女性依次為:Dark blue、Oliver green、Yellow和Red。整體來看,在PPT中,使用黑色、深藍(lán)色和墨綠色是非常穩(wěn)妥的選擇。

(3) 關(guān)于動(dòng)畫使用動(dòng)畫是為了更為清晰簡(jiǎn)潔地呈現(xiàn)你的觀點(diǎn),便于引導(dǎo)聽眾的注意力。例如,模型設(shè)定部分,可以先列出模型,進(jìn)而通過動(dòng)畫(如透明的小文本框)聚焦到關(guān)鍵變量上,介紹其含義和定義方式。這比用激光筆掃射屏幕的效果好很多。又如,呈現(xiàn)時(shí)證結(jié)果時(shí),可以適時(shí)彈出半透明的文本框,對(duì)關(guān)鍵結(jié)果進(jìn)行解釋。動(dòng)畫效果(包括幻燈片切換)不要用超過3種,讓人感覺不到的動(dòng)畫才是好動(dòng)畫。(4) 數(shù)學(xué)公式數(shù)學(xué)公式盡量不要從正文中截圖獲取,放大后容易模糊不清??梢允褂肕athtype輸入公式后插入PPT中,適當(dāng)調(diào)整大小即可。使用Mathtype的另一個(gè)好處是,可以為關(guān)鍵變量設(shè)定特殊的顏色(如紅色、藍(lán)色)。(5) 圖形和表格首先,要保證 PPT 中呈現(xiàn)的圖形和表格足夠清晰,最后一排的聽眾能夠看清楚。就我的經(jīng)驗(yàn),圖形和表格中的字體不能小于 18 磅。盡量不要從論文原稿中截圖后貼入 PPT,這類圖片放大后會(huì)失真??梢灾苯硬迦朐紙D片,調(diào)整大?。粚?duì)于表格,則可以從 Word 文檔中選中表格或從 Excel 中插入,調(diào)整字號(hào)和大小。如此處理后,圖片和表格放大后都不會(huì)失真。其次,對(duì)于做實(shí)證分析的同學(xué)而言,有些表格會(huì)很長(zhǎng),此時(shí)無需在PPT中呈現(xiàn)完整的表格,只需截取最重要的結(jié)果即可;留出的頁面可以用于說明表中關(guān)鍵變量的界定和含義(答辯委員通常沒有時(shí)間)。需要注意的是,PPT中呈現(xiàn)的圖形和表格一定要標(biāo)注與正文對(duì)應(yīng)的編號(hào)(亦可順便標(biāo)注正文頁碼),以便答辯委員對(duì)照翻閱詳情。最后,對(duì)于一些需要重點(diǎn)講解的內(nèi)容,可以適當(dāng)添加彩色方框或透明文本框等動(dòng)畫來突出顯示。在沒有激光筆時(shí),這些處理有助于集中聽眾的注意力。

答辯陳述

1、準(zhǔn)備工作反復(fù)練習(xí)就是最好的準(zhǔn)備工作。我對(duì)學(xué)生的要求通常是:準(zhǔn)備5分鐘和10分鐘兩個(gè)版本,分別采用排練計(jì)時(shí)的方式演示給我。這樣做的目的在于,5分鐘版本有助于理清陳述的思路;而10分鐘版本則能夠進(jìn)一步講解論文中細(xì)節(jié),也是多數(shù)答辯的時(shí)限要求。更為有效的練習(xí)方式是錄音-回放。在使用PPT講解時(shí),依次點(diǎn)擊“幻燈片放映à錄制旁白”,然后回放一下自己的講解過程。你會(huì)吃驚地發(fā)現(xiàn),原來自己說了這么多廢話、有如此多的口頭禪(然后……、嗯……、那……)。其實(shí),克服這些口頭禪并非難事,當(dāng)你對(duì)答辯內(nèi)容非常自信時(shí),這些因?yàn)榫o張而產(chǎn)生的口頭禪會(huì)自然消失。反復(fù)練習(xí)5-10遍,能消除多數(shù)口頭禪,效果會(huì)大有不同。

2、邏輯清晰雖然論文寫作時(shí)會(huì)分章節(jié)進(jìn)行,但這只是為了保證論文結(jié)構(gòu)清晰。在答辯陳述時(shí),則需圍繞上述四個(gè)問題(What, Why, How, What)組織PPT的內(nèi)容和結(jié)構(gòu),分章陳述反而會(huì)破壞思路的連貫性。各部分內(nèi)容之間加入一些轉(zhuǎn)承會(huì)讓你的答辯陳述邏輯更加清晰。

3、語速與語調(diào)用適中的語速進(jìn)行陳述。為了在規(guī)定時(shí)間內(nèi)講完,最明智的做法是精簡(jiǎn)PPT的內(nèi)容,保證邏輯清晰和重點(diǎn)突出。答辯陳述中要觀察聽眾的反應(yīng),適當(dāng)加入停頓或變換語調(diào),以便重新聚合聽眾的注意力。這是因?yàn)槎鄶?shù)人能夠連續(xù)集中精力的時(shí)間都不超過5分鐘。為了達(dá)到這個(gè)目的,你在制作PPT時(shí),可以適當(dāng)加入圖形和符號(hào)來代替文字,通過改變感官體驗(yàn)來調(diào)節(jié)他們的注意力。4、肢體語言

不要背對(duì)聽眾。有不少同學(xué)自始至終都面對(duì)著屏幕,除非你的身材非常好,否則這是個(gè)很糟糕的做法。

要誠(chéng)懇地用眼睛交流。用目光照顧每一位評(píng)委,不要像個(gè)做了錯(cuò)事的孩子,眼顧其他,飄忽不定。

不要把手插到兜里,尤其是只把大拇指插到兜里;不要亂晃;不要雙手交叉抱在胸前。

回答問題

雖然答辯中可能被問及各類問題,但半數(shù)以上都能預(yù)先猜知,及早應(yīng)對(duì)。你可以按照我在“引子”部分列出的問題,將自己假想為答辯委員,預(yù)設(shè)10-20個(gè)問題,逐一解答。亦可在指導(dǎo)老師或同門那里模擬演示一遍,拾漏補(bǔ)缺。當(dāng)答辯委員提出的問題正中下懷時(shí),你會(huì)非常放松。除此之外,尚有如下細(xì)節(jié)需要注意:1、穩(wěn)重不要急著回答老師的問題。很多同學(xué)在回答老師的問題時(shí)往往答非所問,原因在于沒有聽清楚問題。你要等老師問完后,停留1-2秒,確認(rèn)“我可以開始回答了嗎?”,然后再開始回答。這期間你可以簡(jiǎn)要記錄老師的問題,并梳理一下回答的思路。有些老師會(huì)一次性提出多個(gè)問題,中間不停頓,如果你打斷他會(huì)很不禮貌,但不打斷又很容易遺漏部分問題,也很不禮貌。首先要確認(rèn)的是,老師的問題到底是什么?回答要盡可能簡(jiǎn)潔,直奔主題,不要兜圈子。

2、誠(chéng)實(shí)答辯中經(jīng)常會(huì)遇到棘手的問題。論文寫得不好,多數(shù)問題都是棘手問題;論文寫得好,老師會(huì)不自覺的把你當(dāng)成他的同行,問及一些他正在苦心琢磨的問題。此時(shí),一個(gè)基本的原則就是誠(chéng)實(shí)。對(duì)于前者,你只能盡力回答,然后就是態(tài)度謙卑地爭(zhēng)取同情了;對(duì)于后者,大膽地說出你的那些看似不成熟的想法,也按同行的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)待老師,但要說明自己目前只有些想法,略表謙遜。

3、謙遜記錄老師提出的問題和建議。一來顯示出對(duì)老師的尊重;二來方便你后續(xù)修改時(shí)與指導(dǎo)老師討論。部分老師可能誤解你的觀點(diǎn),或者在提問時(shí)表現(xiàn)出攻擊性,但無論如何,你都要保持平和心態(tài)。首先承認(rèn)可能是因?yàn)槟阍谡撐幕虼疝q中表述不清晰導(dǎo)致老師誤解(退一步海闊天空,有助于緩和氣氛),然后用盡可能簡(jiǎn)潔的語言重述你的觀點(diǎn)。最糟糕的情形是遇到一個(gè)執(zhí)拗的老師(他可能已經(jīng)知道自己錯(cuò)了,但礙于面子不肯承認(rèn)),你要稍微忍耐一下,隨后與自己的指導(dǎo)老師商議。

建議和技巧

1、一些建議

一定要穿正裝,男生要打領(lǐng)帶;

消滅錯(cuò)別字,“錯(cuò)別字等于蒼蠅”;

PPT分別存儲(chǔ)2003和2007兩個(gè)版本,外加一份PDF格式的文檔;

帶兩個(gè)U盤存儲(chǔ)上述文檔,同時(shí)發(fā)送一份到你的郵箱中;

上臺(tái)答辯時(shí)帶上你的紙和筆,以便記錄老師的問題和建議;

2、一些技巧(1)放映PPT的快捷鍵

F5:從第一張PPT開始放映;

Shift+F5:從當(dāng)前幻燈片開始放映;

排練計(jì)時(shí):依次單擊“幻燈片放映”à“排練計(jì)時(shí)”。

Esc:結(jié)束放映。

(2)快速調(diào)節(jié)文字大小在編輯PPT時(shí),經(jīng)常要放大或縮小文字,通常可以通過選擇字號(hào)來實(shí)現(xiàn)。更簡(jiǎn)潔的方法是:選中文字后,若需放大,按ctrl+];若需縮小,按ctrl+[。

(3)保存特殊字體若出于美觀考慮在PPT中嵌入了特殊字體,為防止在答辯現(xiàn)場(chǎng)無法正常放映,可以執(zhí)行如下操作:?jiǎn)螕簟拔募ち泶鏋椤?,在?duì)話框中點(diǎn)擊“工具”按鈕,在下拉菜單中選擇“保存選項(xiàng)”,在彈出其對(duì)話框中選中“嵌入TrueType字體”項(xiàng),然后根據(jù)需要選擇“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”項(xiàng),最后點(diǎn)擊“確定”按鈕保存該文件即可。

結(jié)語

在我個(gè)人看來,在一個(gè)好的答辯陳述中,PPT和語言表達(dá)能力的作用僅限于錦上添花,論文中“干貨”的分量才是決定性的。因此,要從論文的源頭(選題、研究設(shè)計(jì)等)著手,這個(gè)問題日后有機(jī)會(huì)再另文探討。在論文已經(jīng)完成的前提下,想要做好答辯陳述,只有一個(gè)方法:反復(fù)練習(xí)。

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