在教員工時間管理時，你是怎么做的？
文 | 陳明旭 國網(wǎng)遼電管培中心管理培訓部副主任
來源 | 《培訓》雜志11月刊
2016年初，由于需要處理的事情雜亂繁多，我的工作總是出現(xiàn)“出力不出活”的“窘?jīng)r”。為改變現(xiàn)狀，我購買了很多時間管理類的書籍來學習。與此同時，丹東供電公司的青年后備干部班也需要一門素質(zhì)能力提升的課程，我于是向主辦方推薦了“時間管理”，并承擔起這門課的開發(fā)與講授。
在開發(fā)課程的四個月里，我每天閱讀相關(guān)書籍，向同事、朋友了解其對時間管理的認識、需求和亟待解決的問題，并親力親為嘗試各種時間管理的方法。最終，我將“時間管理”課程分為三個模塊：
時間管理是什么？
如何避免時間浪費？
應怎樣進行時間管理？
避免誤解，減少時間浪費
課程伊始，我從生活中的實例出發(fā)，向大家介紹常見的便簽、日歷、記事本、日程安排表等，其實都是時間管理在現(xiàn)實生活中的應用。而當我詢問“學習時間管理是為了什么”，發(fā)現(xiàn)大部分學員對時間管理存有誤解，錯誤地認為學習時間管理是為了“提高效率”“節(jié)約時間”“掌控時間”。
走出三個誤區(qū)
時間管理的真正涵義是指通過事先規(guī)劃、運用一定的技巧/方法/工具，對時間進行靈活、有效的運用，從而實現(xiàn)個人、組織的既定目標。針對學員的認識誤區(qū)，我進行了詳細解答。
時間管理≠對時間的管理
由于每個人固定擁有一天24小時，因此，時間管理其實是自我管理，而非對時間進行管理。
時間管理≠效率管理
提高效率（以正確的方式做事）只是時間管理的目的之一，提高效能（做正確的事）才是最終目的。
時間管理≠掌控時間
在社會中生存，我們難免要遇到各種各樣的突發(fā)事件，所以時間管理并非要掌控時間，而是降低變動性。
消滅“時間殺手”
在厘清了時間管理概念后，我與學員們詳細探討了日常工作中常見的“時間殺手”（見圖表1），并分析其產(chǎn)生的原因，提供相應的解決思路與方法，幫助大家減少時間浪費。
圖表1 常見的時間殺手
很多學員在發(fā)言時反映，自己有輕微的“拖延癥”，原本能很快完成的工作，卻習慣在截止日當天才完成。我為學員分析了產(chǎn)生拖延的兩大原因：一方面，拖延可以暫時帶給人們釋放壓力的快感；另一方面，人們總是愿意做相對簡單或愉快的事情。
對于如何克服拖延癥，學員表現(xiàn)出了很強的好奇心，我向他們介紹了四個解決方法：
面對復雜任務，可以采取切香腸戰(zhàn)術(shù)（將事情分為若干小事情，循序漸進地完成）；
面對新任務，要敢于邁出第一步；
面對熟悉的例行公事，應毋需動腦就能盡快完成；
面對外界環(huán)境里的干擾信號源，應自動屏蔽，提高做事的關(guān)注度。
通過實戰(zhàn)掌握時間管理技巧
為教會學員掌握時間管理技巧，我精選了一個時間管理工具GTD，并現(xiàn)場應用學員的真實案例，來教會大家如何做時間管理。我將GTD的五個核心分別對應到了大家熟知的“衣柜整理法”來幫助理解：清空衣柜（收集）、衣物分類（整理）、衣物存儲（組織）、衣物整理（回顧）、選擇衣物（執(zhí)行）。
所謂GTD
GTD（Getting Things Done），即“把事搞定”的意思。它由美國效率專家戴維·艾倫（David Allen）提出，是一種將繁重超負荷的工作、生活方式變成無壓力、高效的時間管理系統(tǒng)。GTD包括五個核心，分別是收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行。
首先，我邀請學員進入“收集”環(huán)節(jié)，將最近需要完成的所有事情都羅列出來，寫在紙上。例如一位學員的待完成事項包括“周四上午要參加消防安全培訓”“月底要交一份項目計劃書”“朋友約我周二晚上打球”“有空時去醫(yī)院鑲牙”“妻子今年想去日本旅游”等，共11件事項。
隨后，我與學員一起對這些瑣碎的事件進行整理，辨別其屬于“將來/也許清單”（將來可能要做的）、“等待清單”（計劃要做的），還是“行動清單”（需要立即采取行動）。
圖表2 行動清單示例
明確每件事的意義之后，我?guī)ьI(lǐng)學員進入“組織”環(huán)節(jié)，將11件事項分門別類地劃分到三類清單中（見圖表2），制定相應的日程表與行動計劃。我們只要依據(jù)這份日程表定期回顧、更新并執(zhí)行事件，就可以確保自己能夠有選擇、有重點地完成事項。
于生活中領(lǐng)悟
這門“接地氣”的課程得到了主辦方與學員的一致認可。“時間管理”針對的不只是特定的工作場景或生活環(huán)境，還能給我們的人生帶來深刻的啟示。如何避免時間殺手消磨掉寶貴的時間，讓每天24小時過得有意義，正是這門課能夠解決的問題。
在教授時間管理的過程中，讓我最開心的事是可以教學相長，既能幫助學員，同時可以提升自己時間管理的能力。時間管理的真諦“人比事重要”，讓我意識到自己過去不應深陷備課壓力，錯過了許多更重要的事情，包括休息、運動與家人。
建立專屬GTD清單
每次開發(fā)新課的那段時間里，我都會深陷其中，只顧閱讀大量書籍、搜集相關(guān)素材，有時甚至忽略了規(guī)律飲食與休息，讓大家感覺我總是心事重重，格格不入。
當我真正了解時間管理的含義和斯蒂芬·柯維（Stephen Richards Covey）提出的“要事第一”理論后，才醒悟——我每天用事務把自己綁得緊緊的，生活沒有一點樂趣。
所以，我選擇改變。結(jié)合“人比事重要”的理念，我為自己建立了專屬的GTD清單，而且每天都預留機動時間，用于運動和跟家人相處。過了一段時間，我發(fā)現(xiàn)這種改變不僅沒有耽擱工作，反而讓工作有條不紊，生活開始變得輕松，既不會過于忙碌，也不會無所事事。
讓事情變得簡單
應用時間管理工具，開始讓我的工作變得簡單。每天上班該做什么，我只需要看看“今日待辦”清單，然后按照清單內(nèi)的排序開展工作即可。如果清單內(nèi)的事情做完了，自己的精力仍很充沛，就可以著手項目里的“下一步行動”清單；如果狀態(tài)不是很好，或所剩時間不多，那我會干脆放松、運動一下。
晚上回家后，我會花幾分鐘時間了解“明日待辦”清單，看看第二天有哪些事情要做，是否有需要提前準備的材料，做到心中有數(shù)。到周末閑暇時，我習慣性地回顧上周的清單完成情況，并制定下周清單。周而復始，形成規(guī)律，這讓我不會被繁瑣的事務所困擾。
深入思索時間管理
在講授與應用時間管理的同時，我觀察到很多人都在用時間管理安排工作與生活：有人會準備便簽/備忘錄，記錄需要完成的事項；有些同事會在桌上放一本臺歷，記錄各項工作的截止日期；那些計劃性更強的人，會給自己制定月/周時間安排表，標明每天應該做什么。
然而，人們的這些時間管理做法真的有效嗎？我認為第一種做法缺乏計劃性，一旦事情變多就很難安排好，第二種做法缺乏對事情輕重緩急的劃分，第三種做法會使人做事缺乏選擇，在一些無關(guān)緊要的事情上浪費了太多時間。
因此，我倍加推崇斯蒂芬·柯維博士提出的第四代理論，它強調(diào)以人、生活為重心，承認人比事重要，有選擇地把個人精力的焦點放在“重要”的事務上，全盤規(guī)劃工作和生活，平衡發(fā)展個人的不同角色。
與此同時，我們應了解自己到底在追求什么，知道什么對自己是最重要的，分辨出何事為重，何事為輕。不妨找個時間，靜下心來，問問自己：“我的價值觀是什么？每天忙來忙去，為了什么？我到底要過什么樣的生活？”只有明確了這些問題的答案，我們才能決定如何分配時間，珍惜當下的每一天。
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