本期訪談嘉賓：馬兆勇，PMP，高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理，軟件及系統(tǒng)集成行業(yè)10年項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)為北京精英智通科技股份有限公司駕考事業(yè)部總經(jīng)理助理，從事事業(yè)部管理及公司項(xiàng)目管理工作。
訪談時(shí)間：2015年4月1日
訪談地點(diǎn)：北京西三旗生態(tài)園
許：馬經(jīng)理，您所在的公司是一個(gè)典型的項(xiàng)目型公司，能不能給我們介紹一下公司的整體架構(gòu)？
馬：我們公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)確實(shí)是項(xiàng)目型。銷售負(fù)責(zé)簽單，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)合同實(shí)施。公司業(yè)務(wù)遍及全國(guó)各地，根據(jù)地理區(qū)域，我們劃分為多個(gè)分公司。每個(gè)分公司既有銷售經(jīng)理、也有項(xiàng)目經(jīng)理。就項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)，我們?cè)诳偣緦用嬗幸粋€(gè)項(xiàng)目管理部門，負(fù)責(zé)公司所有項(xiàng)目的監(jiān)管工作，并為各分公司項(xiàng)目部提供服務(wù)與支持，比如制定統(tǒng)一的管理流程、管理規(guī)范、管理制度、促進(jìn)過(guò)程資產(chǎn)共享等。
許：您是一位資深的PMP，我每年也在輔導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理們考取PMP證書。您認(rèn)為PMP對(duì)組織整體項(xiàng)目管理水平的貢獻(xiàn)是什么？
馬：我認(rèn)為組織項(xiàng)目管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，不單單是項(xiàng)目經(jīng)理一個(gè)崗位的事情。組織項(xiàng)目管理包含高層、中層和基層各個(gè)層面上的事情。首先，高層需要認(rèn)可項(xiàng)目管理體系方法能夠帶來(lái)的好處，并在組織內(nèi)自上而下倡導(dǎo)體系的落實(shí)。對(duì)于具體項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，高層需要及時(shí)了解宏觀的項(xiàng)目里程碑進(jìn)展?fàn)顩r，參與關(guān)鍵項(xiàng)目決策，及時(shí)發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題并提出指導(dǎo)建議。對(duì)于中層來(lái)說(shuō)，中層負(fù)責(zé)著各個(gè)區(qū)域的幾十個(gè)項(xiàng)目，他們直接為這些項(xiàng)目的整體績(jī)效負(fù)責(zé)，因此中層需要具備項(xiàng)目管理的基本知識(shí)框架，掌握基本的管理思路和關(guān)鍵的管理方法。中層管理人員大多數(shù)是技術(shù)出身，是技術(shù)大牛，在踏上管理崗位后，并沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的管理培訓(xùn)。管理也是一門學(xué)問(wèn)和手藝，也需要專門學(xué)習(xí)，不是說(shuō)把你放在這個(gè)管理崗位上，你就自然具備了這個(gè)管理能力。項(xiàng)目經(jīng)理是負(fù)責(zé)具體項(xiàng)目實(shí)施的基層管理者，他們直接管理項(xiàng)目中的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要處理項(xiàng)目中的各種問(wèn)題，因?yàn)橐蠡鶎禹?xiàng)目經(jīng)理掌握并能熟練應(yīng)用項(xiàng)目管理體系中的具體工具方法，比如制定工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）、編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃（甘特圖）、確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)分工（RAM）等。項(xiàng)目經(jīng)理需要把這些管理工具活學(xué)活用，通過(guò)這個(gè)工具來(lái)幫助自己管理好項(xiàng)目。這樣通過(guò)高層、中層、基層三個(gè)層面的體系建設(shè)，一個(gè)組織形成良好的項(xiàng)目管理環(huán)境，為提高項(xiàng)目的效率與效益打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
許：馬經(jīng)理，您對(duì)組織項(xiàng)目管理體系闡述的非常清楚。項(xiàng)目管理方法要真正落地并發(fā)揮作用，首先需要得到高層的認(rèn)可。如何使高層的理念真正滲透到項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作中？對(duì)這個(gè)問(wèn)題，您有什么建議？
馬：這也是目前項(xiàng)目管理辦公室（PMO）這個(gè)話題很熱的原因之一。事實(shí)上，PMO在組織中擔(dān)當(dāng)了上傳下達(dá)的職責(zé)，PMO通過(guò)建立組織項(xiàng)目管理流程、制定項(xiàng)目管理制度、發(fā)布項(xiàng)目管理工具模板等，把高層理念傳達(dá)到每個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中；同時(shí)PMO還把每個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的最佳實(shí)踐進(jìn)行提取總結(jié)，固化到流程制度中，不斷優(yōu)化組織流程，用流程來(lái)推動(dòng)組織整體管理水平的提升。我以前看過(guò)您寫的《高效運(yùn)作項(xiàng)目管理辦公室》那本書，您的一些想法我很贊同。目前，我們正在建立和完善項(xiàng)目管理的相關(guān)制度，包括項(xiàng)目成本管理、進(jìn)度管理、需求管理、質(zhì)量管理和績(jī)效管理等。
許：如果負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目管理流程和制度的人員，自身有深厚的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，那么一定會(huì)對(duì)流程制度的實(shí)用性很有幫助。馬經(jīng)理，您剛才說(shuō)您是從項(xiàng)目成員、項(xiàng)目經(jīng)理一路干起來(lái)的，能不能給我們分享一些您認(rèn)為比較典型的項(xiàng)目經(jīng)歷呢？
馬：項(xiàng)目的順利實(shí)施，技術(shù)很重要，但是溝通也很重要，我就先講一個(gè)有關(guān)溝通的事情吧。當(dāng)時(shí)我們?yōu)榭蛻魧?shí)施一個(gè)數(shù)據(jù)傳輸項(xiàng)目，包含49個(gè)點(diǎn)，遍及全國(guó)各地。我們的計(jì)劃是先完成兩個(gè)試點(diǎn)局的實(shí)施，試點(diǎn)成功后，再迅速完成剩余47個(gè)點(diǎn)的實(shí)施。47個(gè)點(diǎn)的實(shí)施不需要工程師去現(xiàn)場(chǎng)，都可以通過(guò)遠(yuǎn)端調(diào)試完成，客戶對(duì)我們的實(shí)施計(jì)劃也表示認(rèn)可。
實(shí)際情況是，試點(diǎn)局完成的還算順利。但是在對(duì)其余47個(gè)點(diǎn)進(jìn)行調(diào)試時(shí)，發(fā)現(xiàn)有部分點(diǎn)有問(wèn)題，遠(yuǎn)端調(diào)試不能完成，需要派工程師去現(xiàn)場(chǎng)操作。我當(dāng)時(shí)被委派到了其中一個(gè)點(diǎn)，在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行調(diào)試是個(gè)簡(jiǎn)單的工作，在技術(shù)上沒(méi)有難度。但是，當(dāng)我到了現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)比想象的槽糕?？蛻糌?fù)責(zé)人非常生氣，見(jiàn)了我就說(shuō)：“你們的項(xiàng)目經(jīng)理說(shuō)設(shè)備已經(jīng)調(diào)通了，可以用了，我怎么就用不成？！你，你過(guò)來(lái)試試，你現(xiàn)在就給我發(fā)一下這個(gè)資料！”我心里很清楚，設(shè)備當(dāng)前只是設(shè)置了IP地址，調(diào)通了網(wǎng)絡(luò)，我們的傳輸功能根本就沒(méi)有啟動(dòng)起來(lái)，當(dāng)然不能用。但是，既然客戶說(shuō)項(xiàng)目經(jīng)理說(shuō)已經(jīng)調(diào)通了，我只能硬著頭皮，在客戶的緊密監(jiān)視下，試一試。結(jié)果當(dāng)然是失敗了。雖然后來(lái)我很快調(diào)通了設(shè)備，解決了問(wèn)題，但是客戶仍然怒氣難消。
許：客戶生氣的估計(jì)不是技術(shù)問(wèn)題，而是溝通問(wèn)題，或者還有一種被欺騙的感覺(jué)。項(xiàng)目經(jīng)理覺(jué)得在方案中曾經(jīng)承諾客戶可以遠(yuǎn)端調(diào)通所有的設(shè)備，而實(shí)際中沒(méi)有做到，所以不想把實(shí)情告訴客戶，而不是出于惡意。也許，組織需要幫助項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)來(lái)制定一些在特殊情境下的溝通策略。
馬：還有一次，在另外一個(gè)項(xiàng)目中，我是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目結(jié)束后，我們給客戶舉行培訓(xùn)，大概有近70個(gè)人來(lái)參加培訓(xùn)。在課間休息時(shí)間，一位客戶過(guò)來(lái)問(wèn)講師問(wèn)題，一直到上課時(shí)間，她的問(wèn)題都沒(méi)有問(wèn)完。眼看著其他學(xué)員都等的不耐煩了，我說(shuō)：“您的問(wèn)題我們課后再解決，現(xiàn)在先上課好啊？”結(jié)果這個(gè)客戶被惹惱了：“你們沒(méi)有講明白，我為什么不能問(wèn)問(wèn)題……。”課堂上鬧騰了半天還不算，又向單位投訴了我們。就這樣，我們辛辛苦苦的項(xiàng)目成果就完全被這個(gè)投訴給淹沒(méi)了。我的績(jī)效被扣了15分，講師的績(jī)效被扣了10分。在另外一個(gè)項(xiàng)目中的遭遇更加荒唐，上午我們和客戶一起開(kāi)會(huì)，散會(huì)前，客戶負(fù)責(zé)人說(shuō)：中午我們一起去某某地方吃飯。等我們收拾完?yáng)|西，客戶已經(jīng)都不見(jiàn)了，我們誰(shuí)也沒(méi)聽(tīng)清客戶說(shuō)的吃飯地點(diǎn)，而當(dāng)時(shí)也沒(méi)有客戶的手機(jī)號(hào)碼。于是，我們幾個(gè)就隨便找個(gè)餐館吃了午飯。結(jié)果，又被投訴了，客戶說(shuō)，請(qǐng)我們吃飯都請(qǐng)不動(dòng)。
許：很多時(shí)候，溝通成了項(xiàng)目中最薄弱的環(huán)節(jié)。您有豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和感悟，那么在建立項(xiàng)目管理流程、制定項(xiàng)目管理制度的時(shí)候，一定會(huì)從諸如此類的薄弱環(huán)節(jié)入手，真正幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提升技能和績(jī)效，促進(jìn)項(xiàng)目成功。
許江林，中國(guó)首批PMP證書獲得者，資深項(xiàng)目管理顧問(wèn)和培訓(xùn)師，PMO專業(yè)研究者。曾經(jīng)在惠普公司和朗訊公司擔(dān)任高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理十余年。著有《高效運(yùn)作項(xiàng)目管理辦公室》、《PMP備考指南》。
聯(lián)系客服
