以“遠(yuǎn)程辦公”應(yīng)對疫情時(shí)，該如何提升工作效率？| 高瓴 Recommend
導(dǎo)讀：肺炎疫情來勢洶洶，當(dāng)居家隔離成為避免感染的最佳策略，“遠(yuǎn)程辦公”也就成了企業(yè)解決運(yùn)作問題的有效嘗試。
盡管SOHO模式在國外已日臻成熟，但國內(nèi)各大企業(yè)在遠(yuǎn)程辦公和管理方面尚缺乏經(jīng)驗(yàn)：在家辦公容易受到打擾、工作時(shí)間和成果難以衡量等問題仍然困擾著廣大上班族和管理者。這篇文章我們整理了幾位管理專家的經(jīng)驗(yàn)和觀點(diǎn)，希望能幫助你了解如何在遠(yuǎn)程辦公的狀態(tài)下，高效完成和管理相應(yīng)的工作。
在家并不等于不工作，遠(yuǎn)程辦公在國外也并不是一件新鮮的事情。在硅谷，尤其是新一代的科技公司幾乎都有遠(yuǎn)程工作的基因。像維珍集團(tuán)、37signals和IBM等企業(yè)，都采用了遠(yuǎn)程辦公的方式給予員工更多自由，而獲得了自由的員工，也在用更好的工作成果回報(bào)著這些企業(yè)。但仍然有很多管理者缺乏遠(yuǎn)程工作的經(jīng)驗(yàn)，如何防止員工“不務(wù)正業(yè)”是常常被提及的問題之一。那么今天，我們整理了一些管理專家的經(jīng)驗(yàn)和觀點(diǎn)，希望能幫助你了解如何高效管理遠(yuǎn)程工作。——?jiǎng)?潤米咨詢創(chuàng)始人在家辦公最大的挑戰(zhàn)，是遠(yuǎn)程之下，管理和溝通效率會(huì)大大下降。管理效率下降，是因?yàn)槟阋姴坏揭恍﹩T工了，你沒辦法非?？焖俚匕才殴ぷ?、調(diào)整節(jié)奏，員工在做什么，遇到什么問題，也沒辦法及時(shí)向你請示，得到你的指導(dǎo)，協(xié)同上就會(huì)遭遇挑戰(zhàn)。 大家在一起的時(shí)候，遇到問題，一抬頭就能跟旁觀同事說一嘴，需要協(xié)助就喊一聲，大家可能還會(huì)快速地召集開會(huì)等等，這些事情在遠(yuǎn)程辦公里都做不到。尤其是每個(gè)人都在自己家里，如果有員工他不工作，你其實(shí)也不知道，他是不是因?yàn)樾那榻箲]，刷著疫情新聞無心工作，你也無法知道。遠(yuǎn)程辦公時(shí)溝通顯得尤其重要，所以一定要加強(qiáng)定期的溝通。第一個(gè)制度是早會(huì)制度；第二個(gè)制度是晚報(bào)告制度。 這兩個(gè)制度是遠(yuǎn)程工作有效率的基本保障。什么意思？在公司上班的時(shí)候，誰準(zhǔn)時(shí)上班，誰準(zhǔn)時(shí)下班，就算你不打卡，大家其實(shí)也能看得到。可是在家辦公，你很難知道一個(gè)員工是不是準(zhǔn)時(shí)上班的。 即便是遠(yuǎn)程工作，只不過是工作地點(diǎn)換了，工作時(shí)間段其實(shí)沒有換。這意思是說，你家里，依然是早上9點(diǎn)到下午6點(diǎn)上班的狀態(tài)，這時(shí)間段不能換，因?yàn)榇蠹倚枰獏f(xié)同。怎么才能保證協(xié)同性？比方說，早上9點(diǎn)，每個(gè)部門都在微信群里開個(gè)語音會(huì)議，溝通一下今天我們要做的事情是什么，每個(gè)人分別要做什么。每個(gè)人都在會(huì)議里簡單地講一分鐘，說我今天大概要做的工作計(jì)劃。簡單地講一講就好，其實(shí)最重要的是大家互相提個(gè)醒，我們開工了。 早會(huì)既然已經(jīng)提出了，我們今天要做這件事，其實(shí)就給了管理一個(gè)非常重要的依據(jù)。到了晚上，每個(gè)人需要通過內(nèi)部協(xié)同系統(tǒng)，把自己的報(bào)告發(fā)出來，講一下我今天做的事，每件事我做到什么程度了，今天的工作，我有一個(gè)怎樣的結(jié)果交付給大家。所以早會(huì)晚報(bào)告，這兩個(gè)制度是進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公時(shí)一個(gè)很重要的基本管理手法。這句話意思是說，公司要懂得把本來是要在一天、一段時(shí)間里要完成的目標(biāo)，開始拆解為每一天要完成的任務(wù)。因?yàn)楹芏嗍虑?，工作周期可能是一周、一個(gè)月，甚至更長時(shí)間。為了避免在遠(yuǎn)程辦公時(shí)失去目標(biāo)，我們需要把目標(biāo)拆解到一個(gè)個(gè)任務(wù)上，把objective拆解為task。第一，目標(biāo)要達(dá)成，每天的task也就是任務(wù)先要執(zhí)行到位 舉個(gè)例子，公司要向客戶交付一套非常大的代碼，中間可能涉及到300多個(gè)功能。作為項(xiàng)目管理者，就需要再把這個(gè)目標(biāo)聚焦到這周干什么、今天干什么。比如，今天的任務(wù)，第一，我要給客戶打個(gè)電話，談項(xiàng)目計(jì)劃，疫情期間在家里完成設(shè)計(jì)。第二，我要跟我的團(tuán)隊(duì)開會(huì)，確定節(jié)后三個(gè)主要提案方向，并由我的團(tuán)隊(duì)交付出這三方向的基本設(shè)計(jì)框架。你看，把目標(biāo)拆解為以天為單位的任務(wù)，這其實(shí)也在訓(xùn)練一個(gè)人的管理能力。 建議三：公司為大家準(zhǔn)備線上協(xié)作工具 我們今天的溝通工具已經(jīng)非常多元化。比如微信、企業(yè)微信和釘釘這一系列即時(shí)溝通工具。但大家辦公的時(shí)候，往往要基于同一個(gè)文件、同一批文件協(xié)同，而即時(shí)溝通工具并不能傳輸大規(guī)模的文件。文檔類，推薦類似石墨、Office365、騰訊文檔等軟件，他們可以支持多人在同一篇文檔上同時(shí)做修改。有時(shí)候?qū)懸粋€(gè)項(xiàng)目計(jì)劃或者一篇報(bào)告，老板、助理、項(xiàng)目經(jīng)理、策劃員工，大家可能一直站在電腦面前說，這個(gè)人說這么改，那個(gè)人說那么改，一起把文書改好。通過上面的文檔工具，大家可以在線共同修改同一篇文章，這個(gè)時(shí)候就達(dá)到了一個(gè)協(xié)同的目的。 比如說，大家把每一天工作的成果都上傳到百度網(wǎng)盤，每天結(jié)束的時(shí)候，每個(gè)人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于這個(gè)成果來做第二天的工作。 手機(jī)和電腦都可以接入。疫情期間，ZOOM向全國人民提供了不限時(shí)長、免費(fèi)的在線視頻會(huì)議服務(wù)。
- 建立一個(gè)日程安排，并堅(jiān)持不懈;
- 在每天結(jié)束時(shí)，專注于你已經(jīng)完成的工作，以保持干勁；
- 創(chuàng)建一個(gè)專門的工作區(qū)，并讓你的家人知道，在工作時(shí)間，你是不能被打擾的。
- 整天工作，沒有規(guī)律的休息——你的生產(chǎn)效率會(huì)降低，工作動(dòng)力將減弱；
- 與世隔絕——加倍努力去與你的同事和同行溝通，并聊聊工作上的事；
- 忽視定期向同事和老板報(bào)道——讓你自己變得“可見”，是極重要的，即使你并未身處辦公室中。
根據(jù)上面提到的幾個(gè)Do和Do Not，下文將展開說明如何落實(shí)到實(shí)踐上。“無人監(jiān)督，即使我們中間最自覺的人，也會(huì)偷懶。”建立一個(gè)日程表，不僅提供了一天的規(guī)劃，更能幫助你保持干勁。如你在辦公室一樣，開啟一天的工作。早些起床，穿戴整齊，一旦投入工作，盡量避免網(wǎng)上的誘惑。然后你需要花費(fèi)一些時(shí)間，來為你的工作時(shí)間確定最佳的節(jié)奏。接著，按日為基礎(chǔ)，對你能完成的工作量，確定有現(xiàn)實(shí)性的預(yù)期。確定日程表，并堅(jiān)持不懈。當(dāng)你在家辦公時(shí)，難免將你的工作摻雜進(jìn)你的家庭生活。“除非你謹(jǐn)慎的保持界限，否則你將開始感覺你始終處于工作之中，變得無家可歸。” 這就是保持二者截然區(qū)分的原因所在。保持界限的一個(gè)方法是在你的家里開辟一個(gè)獨(dú)立空間。你也希望保證你的朋友與心愛之人了解到，即使你身在家中，在安排好的工作時(shí)間，你是禁止打擾的。“即使門鈴響起，除非我真的在期待有人來訪，我會(huì)置之不理。”Kramer說這樣做，不僅有助于你保持專注，更有助于你在一天工作結(jié)束時(shí)，更容易脫離的工作模式。另外，當(dāng)一天結(jié)束時(shí)不要擔(dān)心你的工作會(huì)被突然打斷，即使你正在一項(xiàng)工作任務(wù)中進(jìn)展正佳。在一項(xiàng)任務(wù)上中途暫停，將使你在下一天更容易的進(jìn)入工作狀態(tài)。這個(gè)訣竅適用于每個(gè)人，對在家辦公者尤其如此。“厄內(nèi)斯特.海明威在一天工作結(jié)束時(shí)，會(huì)嘗試在一個(gè)段落寫到中途時(shí)停筆?！?Kramer說，“如此一來，當(dāng)他再次坐下來時(shí)，動(dòng)筆將不再艱難，因?yàn)樗澜酉聛硪獙懶┦裁??！?/span>盡快完成工作或許很誘人，尤其當(dāng)你試圖證明你在家也能卓有成效的工作時(shí)。但“進(jìn)行有規(guī)律的’腦力休息’是極重要的。多久休息一次是最好的？一家社會(huì)媒體公司的研究者追蹤了該公司中最有效率的員工的習(xí)慣。他們發(fā)現(xiàn)最佳員工往往專注的工作52分鐘左右，之后會(huì)進(jìn)行一次17分鐘的休息。這些恢復(fù)精力的休息無需采取任何特定形式。“這可以很簡單，比如凝視窗外或閱讀報(bào)紙，任何事情都可以，只要它能給你的大腦一個(gè)短暫的休息機(jī)會(huì)。大腦如任何其他肌肉一樣，需要休息?！?Kramer說。“散步、健身、做做拉伸。然后重新投入工作?！?/span>
長期與世隔絕會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)效率的降低，工作動(dòng)力也會(huì)減弱。因此，如果你的工作并不要求每天都與他人會(huì)面，你需要付出額外的努力，以保持與他人的聯(lián)系。因?yàn)楫?dāng)回到辦公室時(shí)，你是否能得到晉升，可見性將是一個(gè)重要的因素，因此，盡可能頻繁的向你的同事和上司溝通。分享你在當(dāng)天所完成的某些工作是至關(guān)重要的，不僅有助于你的職業(yè)生涯，也有益于你的心理健康。當(dāng)你獨(dú)力在家辦公時(shí)，保持干勁將是困難的，尤其是當(dāng)四周充滿讓你分心的事情時(shí)，比如朋友圈、微博，三餐飲食，待洗衣物，急需整理的壁櫥。保持動(dòng)力的一個(gè)聰明的辦法是，花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間，來慶祝你在那天所已經(jīng)能夠完成的工作，而不是專注于那些你尚需完成的工作。你也可以堅(jiān)持寫日記，在日記里，回顧你一天中發(fā)生的事情，并記錄下你可以從你的待辦事項(xiàng)清單中劃掉的項(xiàng)目。對你能夠完成的工作進(jìn)行每日提示，將有助于創(chuàng)建一個(gè)不斷向前的良性循環(huán)。說到企業(yè)管理，你一定會(huì)想到KPI，但OKR與KPI有根本上的不同：在員工主動(dòng)性上，KPI是“老板讓我做”，而OKR是“我主動(dòng)要做”；KPI關(guān)注結(jié)果，常與薪資掛鉤，而OKR關(guān)注過程，即使目標(biāo)沒有全部達(dá)成，也并不必然影響薪資。為什么需要用OKR替換掉原來的KPI（關(guān)鍵績效指標(biāo)）績效考核？因?yàn)榭冃Э己酥v求剔除大腦，只追求效率，隔絕創(chuàng)新。而OKR不是，它是催你攪動(dòng)腦漿，擠出新創(chuàng)意，以達(dá)成業(yè)績指數(shù)成長的既定目標(biāo)。當(dāng)你無法實(shí)時(shí)“監(jiān)控”員工工作進(jìn)度時(shí)，使用這種推動(dòng)員工不斷創(chuàng)新的方式就更為合適。如果你的企業(yè)屬于互聯(lián)網(wǎng)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，或者是傳統(tǒng)行業(yè)但是在尋求轉(zhuǎn)型突破，以及有諸多以腦力勞動(dòng)為主的知識(shí)型崗位，那么OKR就比KPI更合適，能夠給予員工足夠的自主性。建議你牢記兩個(gè)字：透明。這也是為什么OKR更適用于遠(yuǎn)程辦公的原因。像谷歌就有個(gè)系統(tǒng)叫easy OKR，谷歌8萬員工都在上面發(fā)布自己的OKR，人人都可以查閱。徹底的透明化能給你帶來兩個(gè)好處：一方面，溝通成本被極大地降低了，每個(gè)人都很容易知道其他人在做什么；另一方面，大家的目標(biāo)是一致的，公司的文化認(rèn)同和信任就更容易自發(fā)產(chǎn)生。這一點(diǎn)，通過協(xié)同辦公平臺(tái)相信很容易可以實(shí)現(xiàn)最后，一點(diǎn)小建議，如果你是管理者，還請牢記關(guān)心員工與人文關(guān)懷，疫情期間人心惶惶，加之在家辦公，員工進(jìn)入工作狀態(tài)相對較慢，管理者可以時(shí)時(shí)鼓勵(lì)，一起戰(zhàn)勝疫情，共度時(shí)艱。如果你是員工，也請克服障礙，調(diào)整自己的狀態(tài)，以交付保質(zhì)保量的工作結(jié)果為導(dǎo)向，充分利用好自己的時(shí)間。祝福每一個(gè)人平安健康，飽有勇氣應(yīng)對考驗(yàn)，并且擁抱即將到來的春天。本文來源 | 長江商學(xué)院EMBA編輯整理，內(nèi)容略有修改
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