會(huì)務(wù)工作的大局就是會(huì)議的目的、主題、基本要求、參會(huì)范圍等宏觀策略上的安排，把握住了大局，才能保證會(huì)議的效果。
首先，確定召開會(huì)議的主題和目的。即召開此次會(huì)議是為了解決當(dāng)前工作的哪些實(shí)際需要，希望達(dá)到什么目的，是否有比較充實(shí)的內(nèi)容安排和重要的工作部署等。
其次，科學(xué)確定好會(huì)議的基本框架。例如：選擇會(huì)議時(shí)間應(yīng)多考慮出席領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的因素，選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)多考慮會(huì)議內(nèi)容需要、參會(huì)人員規(guī)模等因素，確定參會(huì)人員的范圍則主要考慮會(huì)議的目的和要達(dá)到的效果。
再次，做好會(huì)議方案的征求意見和報(bào)批工作。方案確定前應(yīng)當(dāng)充分征求各方意見，嚴(yán)格履行報(bào)批程序，盡量減少中途變更和增減。
最后，結(jié)合時(shí)間和經(jīng)費(fèi)調(diào)控具體事項(xiàng)。例如，有些會(huì)議想安排的內(nèi)容很多，但為了確保整個(gè)會(huì)議活動(dòng)的緊湊有序，就需要壓縮會(huì)議議程；而且要落實(shí)節(jié)儉辦會(huì)，經(jīng)費(fèi)方面不能鋪張浪費(fèi)。
一是落實(shí)參會(huì)人員。必須認(rèn)真做好會(huì)議通知工作，注意反饋統(tǒng)計(jì)具體參會(huì)人員名單和聯(lián)系方式，需要時(shí)執(zhí)行請(qǐng)假制度。對(duì)于出席領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的邀請(qǐng)工作要積極主動(dòng)，必要時(shí)會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)人應(yīng)親自出面，并落實(shí)專人跟蹤。
二是保證會(huì)議材料的質(zhì)量。會(huì)議的材料主要有會(huì)議主報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料等，它是會(huì)議各項(xiàng)內(nèi)容的具體載體，是會(huì)議順利召開的基礎(chǔ)。會(huì)議材料質(zhì)量不高，會(huì)議肯定不會(huì)成功。準(zhǔn)備會(huì)議材料是重點(diǎn)工作，需要會(huì)議主辦單位領(lǐng)導(dǎo)直接把關(guān)，精益求精。
三是落實(shí)會(huì)務(wù)工作負(fù)責(zé)人和現(xiàn)場總調(diào)度。必須確定總攬各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作的負(fù)責(zé)人，特別重要的會(huì)議可由主辦單位領(lǐng)導(dǎo)直接上陣指揮協(xié)調(diào)。在會(huì)議現(xiàn)場也應(yīng)明確一個(gè)總調(diào)度人員，所有會(huì)議現(xiàn)場事項(xiàng)統(tǒng)一向其匯報(bào)，避免遇到一些意外情況出現(xiàn)混亂。
做好會(huì)務(wù)工作既應(yīng)規(guī)范操作，又需靈活應(yīng)變。
一方面，會(huì)務(wù)工作本身有一套較為成熟的流程，應(yīng)當(dāng)規(guī)范執(zhí)行，不能自作主張?zhí)襟E、省程序。例如：會(huì)標(biāo)、主席臺(tái)、桌椅等會(huì)場布置要符合規(guī)范，席卡、茶杯的擺放應(yīng)橫平豎齊；會(huì)議的議程安排和發(fā)言順序要符合規(guī)矩；參會(huì)人員的就座位置有主次、前后等固定順序的排列。特別是像黨代會(huì)這樣重要的會(huì)議，各項(xiàng)議程還必須符合法律規(guī)定和黨章要求。
另一方面，會(huì)務(wù)人員應(yīng)能夠結(jié)合事情的重要和緊急程度，靈活變通地處理一些問題。例如：有的參會(huì)人員會(huì)提出一些計(jì)劃外的合理要求，應(yīng)在不影響其他工作的前提下盡量予以滿足，使其感受到尊重；會(huì)議現(xiàn)場應(yīng)當(dāng)嚴(yán)肅紀(jì)律，但遇有特別緊急的事項(xiàng)需要參會(huì)人員處理時(shí)，可由會(huì)務(wù)人員通過遞紙條等方式通知；出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)有其他重要活動(dòng)需要提前離場時(shí)，會(huì)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)告知會(huì)議主持人調(diào)整發(fā)言順序。
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