學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理本身就是一個(gè)項(xiàng)目管理的過(guò)程，怎樣才能將這個(gè)項(xiàng)目有效地完成最終的項(xiàng)目目標(biāo)（系統(tǒng)學(xué)習(xí)）呢？
一、學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理前要想明白的幾個(gè)問(wèn)題
什么是項(xiàng)目？
項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）對(duì)項(xiàng)目的定義：項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性工作。首先，項(xiàng)目是需要交付特定的成果或者服務(wù)的，因此必須有項(xiàng)目目的。其次，項(xiàng)目是臨時(shí)性的，因此重復(fù)的日常工作并不屬于項(xiàng)目這一概念范疇內(nèi)。但需要注意的是，項(xiàng)目是臨時(shí)性工作，但項(xiàng)目可交付的成果可能在項(xiàng)目結(jié)束后存在，如諸多建筑就是一個(gè)個(gè)建筑項(xiàng)目的結(jié)果。
什么是項(xiàng)目管理？
項(xiàng)目管理本身屬于管理學(xué)下的一個(gè)分支學(xué)科，通常來(lái)講，項(xiàng)目管理的定義是：運(yùn)用管理的知識(shí)、工具和技術(shù)于項(xiàng)目活動(dòng)上來(lái)達(dá)成解決項(xiàng)目的問(wèn)題或達(dá)成項(xiàng)目的需求，而項(xiàng)目管理通過(guò)合理運(yùn)用與整合特定項(xiàng)目所需的項(xiàng)目管理過(guò)程得以實(shí)現(xiàn)。簡(jiǎn)單理解項(xiàng)目管理即是確保一個(gè)項(xiàng)目能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成并交付規(guī)定的可交付成果的過(guò)程。
學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理有用嗎？
有效的項(xiàng)目管理帶來(lái)的益處大致包括以下幾個(gè)方面：更有效達(dá)成業(yè)務(wù)目標(biāo)、滿(mǎn)足相關(guān)方的期待、提高成功的概率、及時(shí)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化組織資源的使用、管理項(xiàng)目制約因素、平衡制約因素的影響、以更好的方式管理變更等等。而學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理可以讓我們更好地理解管理項(xiàng)目中的各個(gè)過(guò)程，從而在項(xiàng)目管理中發(fā)現(xiàn)更好的自己。
每一個(gè)想學(xué)習(xí)或者正在學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理的人都需要明確自己學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理的目的究竟是什么？是為了學(xué)習(xí)理論知識(shí)，熟練掌握項(xiàng)目管理的五大過(guò)程組和49個(gè)知識(shí)領(lǐng)域？還是為了學(xué)習(xí)理論知識(shí)后和工作有效的結(jié)合起來(lái)幫助自己管理項(xiàng)目？亦或是作為晉升項(xiàng)目經(jīng)理途中不可或缺的職業(yè)生涯發(fā)展一環(huán)？或是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單只是想多拿一個(gè)證書(shū)？
二、我的項(xiàng)目管理學(xué)習(xí)過(guò)程
在此之前先來(lái)簡(jiǎn)單介紹一下我的工作情況及項(xiàng)目管理需求。我的職位是西門(mén)子的一名精益顧問(wèn)，工作類(lèi)型類(lèi)似于項(xiàng)目管理辦公室的項(xiàng)目經(jīng)理，以一個(gè)又一個(gè)的項(xiàng)目的形式來(lái)幫助生產(chǎn)線(xiàn)提升生產(chǎn)效率減少浪費(fèi)。對(duì)于我自己的專(zhuān)業(yè)精益的部分我還是比較熟悉和了解的，但對(duì)于如何有效的推進(jìn)一個(gè)項(xiàng)目，尤其是帶領(lǐng)有著不同想法的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員一同實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)是一個(gè)很具有挑戰(zhàn)性的課題。
剛剛加入西門(mén)子前，我的項(xiàng)目管理知識(shí)僅限于研究生期間跟隨導(dǎo)師做項(xiàng)目和部分項(xiàng)目中獨(dú)自帶某個(gè)子項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，但畢竟不是科班出身，還是欠缺理論知識(shí)的武裝。為了更加完善自己的理論體系，我選擇了參加項(xiàng)目管理師認(rèn)證（PMP）考試，力爭(zhēng)將項(xiàng)目管理理論知識(shí)更好地與日常工作結(jié)合起來(lái)，并且達(dá)到可以培訓(xùn)他人的水平。
邊考邊學(xué)的我制定了學(xué)習(xí)目標(biāo)，正式開(kāi)始了項(xiàng)目管理的學(xué)習(xí)過(guò)程。整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程分為三個(gè)階段：學(xué)習(xí)前、學(xué)習(xí)中和考試期間。
我的學(xué)習(xí)資料，一共有三個(gè)部分：PMBOK指南第6版，模擬高仿題，以及我嘔心瀝血根據(jù)做題整理出來(lái)的知識(shí)點(diǎn)大全。這三個(gè)資料里最重要的就是PMBOK，里面的內(nèi)容其實(shí)都可以看懂，專(zhuān)業(yè)名詞也僅限于一些管理名詞，有項(xiàng)目經(jīng)歷的人在讀這本書(shū)時(shí)可以將自己的經(jīng)歷與其中的術(shù)語(yǔ)和方法做匹配以加深印象。其次，作為考試，難免要做題，這些題目是一個(gè)個(gè)的情境模擬題，模擬當(dāng)你遇到了項(xiàng)目管理中一個(gè)個(gè)的困難的時(shí)候應(yīng)該怎樣去做。通過(guò)大量的題目演練，逐漸地讓自己的思維更加貼合項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)對(duì)于項(xiàng)目管理者的要求。在接近3個(gè)月的學(xué)習(xí)備考過(guò)程中，我把所有做錯(cuò)的題目回歸到PMBOK中的知識(shí)點(diǎn)，并且根據(jù)考點(diǎn)出現(xiàn)頻率做了詳細(xì)記錄，形成了自己的項(xiàng)目管理知識(shí)點(diǎn)大全。
在結(jié)束了PMP的考試之后，我并沒(méi)有停下學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理的腳步。隨著在工作中不斷地應(yīng)用項(xiàng)目管理的方法和技巧，逐漸積累項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)。我和其他的西門(mén)子同事一起，完成了一個(gè)又一個(gè)的精益相關(guān)項(xiàng)目，在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中一次又一次體會(huì)和應(yīng)用項(xiàng)目管理的理念和方法。
三、西門(mén)子項(xiàng)目管理實(shí)際應(yīng)用案例
在掌握較多項(xiàng)目管理知識(shí)之后我才逐漸意識(shí)到，原來(lái)西門(mén)子在推進(jìn)精益的過(guò)程中對(duì)各改善項(xiàng)目的范式要求處處體現(xiàn)了項(xiàng)目管理過(guò)程及五大領(lǐng)域知識(shí)。舉例來(lái)說(shuō)，西門(mén)子對(duì)精益改善項(xiàng)目的階段一般劃分為DI1（項(xiàng)目背景）DI2（推理&分析）DI3（項(xiàng)目推進(jìn)&實(shí)施）DI4（穩(wěn)定化）DI5（標(biāo)準(zhǔn)化推廣）五個(gè)階段，恰恰與PMP中對(duì)于項(xiàng)目管理五大過(guò)程組：?jiǎn)?dòng)過(guò)程組、規(guī)劃過(guò)程組、執(zhí)行過(guò)程組、監(jiān)控過(guò)程組和收尾過(guò)程組相呼應(yīng)。
西門(mén)子標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)
以我在上一個(gè)財(cái)年主要負(fù)責(zé)的快速換型改善項(xiàng)目為例，談?wù)勅绾螌㈨?xiàng)目管理知識(shí)實(shí)際應(yīng)用進(jìn)工作中。
在項(xiàng)目的啟動(dòng)階段，我負(fù)責(zé)支持的部門(mén)經(jīng)理（項(xiàng)目發(fā)起人）提出了項(xiàng)目需求，溝通討論后對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容——“提高裝配線(xiàn)換型效率”的意見(jiàn)達(dá)成了一致，形成初步的項(xiàng)目工作說(shuō)明書(shū)。而經(jīng)過(guò)了商業(yè)論證和效益核算后，與項(xiàng)目發(fā)起人商談敲定項(xiàng)目的目的、可測(cè)量的項(xiàng)目成功標(biāo)準(zhǔn)、可交付成果和關(guān)鍵相關(guān)方等細(xì)節(jié)內(nèi)容。在正式制定了項(xiàng)目章程后，提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。得到授權(quán)后，正式啟動(dòng)該項(xiàng)目。
項(xiàng)目啟動(dòng)書(shū)
作為項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)充分識(shí)別該項(xiàng)目的相關(guān)方，例如：裝配經(jīng)理（項(xiàng)目發(fā)起人）、生產(chǎn)部經(jīng)理、總經(jīng)理、供應(yīng)商、裝配主管、裝配工程師、工藝主管和工藝工程師等。根據(jù)相關(guān)方與該項(xiàng)目的關(guān)聯(lián)程度及他們的職位，來(lái)規(guī)劃、管理和監(jiān)督他們的項(xiàng)目參與程度和與他們的溝通計(jì)劃。
相關(guān)方的溝通計(jì)劃
在與各項(xiàng)目相關(guān)方溝通后，由項(xiàng)目發(fā)起人（裝配經(jīng)理）主導(dǎo)召開(kāi)啟動(dòng)會(huì)議，成立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，明確各團(tuán)隊(duì)成員分工及職責(zé)內(nèi)容。依據(jù)項(xiàng)目章程，制定項(xiàng)目管理計(jì)劃，其中包括項(xiàng)目的范圍（裝配線(xiàn)）、進(jìn)度（一年內(nèi)）和成本（預(yù)算控制）方面的基準(zhǔn)，子管理計(jì)劃（比如：范圍、需求、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、資源、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)、相關(guān)方等）和配置變更管理計(jì)劃等。在項(xiàng)目初期制定的項(xiàng)目管理計(jì)劃要隨著項(xiàng)目的逐步推進(jìn)而漸進(jìn)明細(xì)。
項(xiàng)目管理計(jì)劃示意圖
根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃有序的對(duì)項(xiàng)目的推進(jìn)和執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和控制，以保障項(xiàng)目在進(jìn)度節(jié)點(diǎn)內(nèi)交付出符合客戶(hù)質(zhì)量預(yù)期的產(chǎn)品。在這個(gè)過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理需要管理項(xiàng)目的各個(gè)方面。比如：在項(xiàng)目進(jìn)度方面，項(xiàng)目經(jīng)理需明確項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中所有涉及到的活動(dòng)，其次對(duì)每個(gè)活動(dòng)順序進(jìn)行排列，依據(jù)可利用的資源情況估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間，最后制定出進(jìn)度計(jì)劃。在控制進(jìn)度的過(guò)程中，要主動(dòng)積極的確保各子項(xiàng)目交付能按時(shí)提供，如果遇到了像供應(yīng)商無(wú)法及時(shí)到貨這類(lèi)情況，要提前預(yù)警并采取其他措施來(lái)確保整體進(jìn)度不受影響。再比如項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理層面，從項(xiàng)目建立之初起就需要依據(jù)過(guò)去相似項(xiàng)目提前識(shí)別出一些可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，像工藝人員設(shè)計(jì)水平有限、供應(yīng)商到貨周期長(zhǎng)、裝配工程師其他工作負(fù)荷較大等，針對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施定性或定量的風(fēng)險(xiǎn)分析，提前規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中出現(xiàn)的其他風(fēng)險(xiǎn)隨時(shí)更新和調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施清單和風(fēng)險(xiǎn)日志。
風(fēng)險(xiǎn)日志示意圖
在項(xiàng)目輸出了完整、正確且滿(mǎn)足客戶(hù)期望的成果后，需要對(duì)可交付成果進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)可達(dá)到主要相關(guān)方的質(zhì)量要求后，可進(jìn)行最終驗(yàn)收，交付給客戶(hù)后項(xiàng)目管理過(guò)程并沒(méi)有結(jié)束，項(xiàng)目經(jīng)理仍需要存檔項(xiàng)目，整理項(xiàng)目過(guò)程中的假設(shè)日志、變更日志，將相關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)到經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊(cè)中，更新項(xiàng)目中出現(xiàn)的未預(yù)料到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)入風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)，釋放組織團(tuán)隊(duì)資源，并完成最終的報(bào)告。至此，整個(gè)項(xiàng)目才算是告一段落，可以開(kāi)始新一輪的項(xiàng)目管理活動(dòng)。
西門(mén)子內(nèi)部也有對(duì)于項(xiàng)目管理型人才的一整套理論+實(shí)踐培訓(xùn)課程，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目的整體推進(jìn)方法、各階段把控和整體變更控制也有詳細(xì)的要求和規(guī)定，很多項(xiàng)目管理的思維已經(jīng)融入到日常工作流程中去，有效地幫助員工更好地完成管理項(xiàng)目的工作。
四、項(xiàng)目管理個(gè)人經(jīng)驗(yàn)分享
項(xiàng)目經(jīng)理是要對(duì)項(xiàng)目的全部生命周期過(guò)程負(fù)責(zé)的，因此哪怕是項(xiàng)目交付了成果結(jié)束了項(xiàng)目之后，相關(guān)方依然可能會(huì)找到你解決相關(guān)問(wèn)題。
項(xiàng)目管理的過(guò)程中一定要控制好時(shí)間進(jìn)度，在對(duì)應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)必須拿出相關(guān)的成果出來(lái)，否則整體項(xiàng)目的進(jìn)度將會(huì)處于嚴(yán)重不可控的狀態(tài)。
項(xiàng)目中相關(guān)方的建議要聽(tīng)取，但與項(xiàng)目設(shè)立初衷相違背的想法盡可能與相關(guān)方溝通后摒棄，否則可能會(huì)帶來(lái)項(xiàng)目范圍不可控及項(xiàng)目成果與最初目的不符的局面。
項(xiàng)目經(jīng)理往往沒(méi)有實(shí)權(quán)，在推進(jìn)項(xiàng)目的過(guò)程中其實(shí)需要職能部門(mén)的資源支持，在資源的獲取過(guò)程中溝通非常重要，只拿項(xiàng)目本身來(lái)要求其他部門(mén)配合你的工作往往適得其反。
合理的利用項(xiàng)目發(fā)起人的職權(quán)是項(xiàng)目管理成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
項(xiàng)目相關(guān)方要根據(jù)職權(quán)及相關(guān)程度區(qū)分，對(duì)于職權(quán)高相關(guān)度高的人要做重點(diǎn)管理，職權(quán)高相關(guān)度低的及時(shí)通知，職權(quán)低相關(guān)度高的人緊密聯(lián)系，職權(quán)低相關(guān)度低的人減少管理。
項(xiàng)目中各個(gè)記錄文檔的版本管理要記錄清晰，更新文件要保留每一版更新的記錄。
項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)一旦提前識(shí)別到之后，除了更新進(jìn)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)手冊(cè)外，還需要查閱風(fēng)險(xiǎn)管理手冊(cè)采取提前性措施。
項(xiàng)目管理的過(guò)程是一個(gè)需要平衡各方資源來(lái)保證項(xiàng)目最終落地的過(guò)程，平衡得不僅僅是工作量更是所有人的心理狀態(tài)。
項(xiàng)目實(shí)施中遵守學(xué)習(xí)曲線(xiàn)，要能夠接受項(xiàng)目組成員面對(duì)新事物時(shí)的不適應(yīng)，并且要預(yù)留出調(diào)整和接受時(shí)間。
五、結(jié)語(yǔ)
項(xiàng)目管理的過(guò)程是一個(gè)從0到1創(chuàng)造新事物的過(guò)程，更是項(xiàng)目經(jīng)理又一次挑戰(zhàn)自己的全新過(guò)程。項(xiàng)目管理會(huì)隨著涉及到的項(xiàng)目規(guī)模、范圍不同而選擇用合適的理論工具來(lái)指導(dǎo)最佳實(shí)踐，因此項(xiàng)目管理不會(huì)有一個(gè)普適性的范式，但一個(gè)好的項(xiàng)目管理綱要卻可以有效的幫助你避免掉進(jìn)項(xiàng)目管理過(guò)程中的一些誤區(qū)和陷阱。（裴政釗）
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