1、中小企業(yè)的職位分析工作可以借助外部咨詢公司或其他同類企業(yè)的職位說明書樣本。
由于很多中小企業(yè)缺乏專業(yè)化的人力資源管理人員，因此，自行完成職位分析工作恐怕還是遇到很多困難。在這種情況下，中小企業(yè)可以通過兩種方式來幫助自己完成職位分析工作，一是向外部咨詢公司求助。目前，我國已經(jīng)有很多專門從事人力資源管理咨詢和服務(wù)的管理顧問公司，這些公司在很多不同的行業(yè)和企業(yè)中從事過職位分析工作，積累了大量的經(jīng)驗(yàn)和與各類職位有關(guān)的較為詳細(xì)的信息，對(duì)中小企業(yè)的一般性通用職位設(shè)置情況也比較了解，因此，借助外部專業(yè)機(jī)構(gòu)的幫助，是一種可以幫助企業(yè)快速完成職位分析的便捷途徑。但需要注意的是，由于中小企業(yè)的職位經(jīng)常變化，因此，在求助咨詢公司時(shí)，企業(yè)必須要求咨詢公司將職位分析的方法和技術(shù)傳授給公司內(nèi)部的人，以便將來可以由內(nèi)部人來做好職位的再分析工作，以及在新的職位出現(xiàn)以后，公司內(nèi)部的人有能力獨(dú)立完成對(duì)新職位的分析工作。另一方面，由于請(qǐng)咨詢公司的代價(jià)畢竟不小，中小企業(yè)還可以通過購買公開出版的職位說明書范例，或者是借鑒同類的其他企業(yè)已經(jīng)形成的現(xiàn)成的職位說明書，然后結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)成的職位說明書中的一些有用信息加以提煉，然后加以組合、修訂，從而形成本公司的職位說明書。這種方法也是一種比較簡(jiǎn)單、有效的職位分析方法。
2、職位分析工作應(yīng)堅(jiān)持簡(jiǎn)潔、實(shí)用的原則，盡量減輕業(yè)務(wù)部門管理者和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。
在大企業(yè)中，職位分析工作的責(zé)任往往是由人力資源部門、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、各部門管理者以及普通員工共同承擔(dān)的，即首先由人力資源部門溝通、講解職位說明書的編寫意義、原則和要求，提供職位說明書的基本模板，然后由任職者本人填寫職位說明書草稿。在任職者的上級(jí)進(jìn)行初步審查之后，接著由人力資源部門進(jìn)行審查，并提出修改意見，然后發(fā)回任職者本人修改。接下來，人力資源部門再根據(jù)在職位分析過程中發(fā)現(xiàn)的問題與任職者及其上級(jí)進(jìn)行探討，對(duì)職位設(shè)置方案和職責(zé)調(diào)整情況達(dá)成共識(shí)，最后形成定稿的職位說明書。然而，在中小企業(yè)中，由于各部門的工作通常都很忙，甚至公司里的人全都聚在一起的時(shí)候都很少，因此，很難像在大企業(yè)中那樣通過多次溝通和反復(fù)來進(jìn)行職位分析。相反，中小企業(yè)的職位分析工作恐怕主要還是應(yīng)當(dāng)由人力資源部門或人力資源管理專職人員來承擔(dān)，由他們來負(fù)責(zé)完成職位說明書的編寫工作，在這一過程中，職位分析人員可以請(qǐng)求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者以及員工本人提供一些基本的信息，然后通過逐一訪談來將職位說明書中的各項(xiàng)內(nèi)容用規(guī)范的文字描述清楚。畢竟，在大多數(shù)情況下，人們可能會(huì)愿意口頭說一說，但是卻不愿意費(fèi)力去寫。因此，中小企業(yè)進(jìn)行職位分析時(shí)的一個(gè)特點(diǎn)可能恰恰在于，讓任職者及其上級(jí)來說，而由人力資源專職人員來承擔(dān)寫的工作。
3、中小企業(yè)的最終職位說明書宜刪繁就簡(jiǎn)，將重點(diǎn)放在職責(zé)描述和任職資格條件兩大部分上。
由于人手和時(shí)間的限制，中小企業(yè)進(jìn)行最初的職位分析時(shí)，能夠完成將與職位有關(guān)的最基本信息收集、整理出來就已經(jīng)相當(dāng)不錯(cuò)了。對(duì)于中小企業(yè)而言，編寫職位說明書的最主要目的在于明確職責(zé)和關(guān)鍵工作任務(wù)，同時(shí)確定每一個(gè)職位的基本任職資格條件，因此，對(duì)于職位說明書中的一些不是非常必要的內(nèi)容，比如職位的內(nèi)外部主要關(guān)系、職位的工作背景、職位編號(hào)等等都可以精簡(jiǎn)掉，而是將注意力重點(diǎn)放在職責(zé)描述和職位所需要的知識(shí)、技能、能力和經(jīng)驗(yàn)等要素上。簡(jiǎn)言之，中小企業(yè)的職位說明書只要將“事”交代清楚，同時(shí)將“人”描繪出一個(gè)大概的輪廓即可，大可不必追求盡善盡美。
主要注意的是，在對(duì)工作職責(zé)進(jìn)行描述時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能地將屬于同一工作職責(zé)的若干工作任務(wù)描述清楚，以工作職責(zé)作為職位的基本構(gòu)成單元，將職責(zé)變成一個(gè)由若干項(xiàng)重要任務(wù)組成的類似于計(jì)算機(jī)上的那種可以“插拔”的獨(dú)立組件。這樣，一旦組織需要將某項(xiàng)工作職責(zé)分配給另外一個(gè)職位，就只需要將這一職責(zé)連同其所屬的關(guān)鍵工作任務(wù)整體“插拔”到另外一個(gè)職位上即可，這樣一方面可以適應(yīng)中小企業(yè)的職責(zé)頻繁調(diào)整需要，另一方面至少還可以做到同一職責(zé)內(nèi)部的關(guān)鍵工作任務(wù)不至于因?yàn)槁氊?zé)的轉(zhuǎn)移而被分拆得七零八落，從而導(dǎo)致重要工作任務(wù)出現(xiàn)缺失。還有，在描述職位所承擔(dān)的工作職責(zé)時(shí)也要基于中小企業(yè)的現(xiàn)實(shí)，不要將在成熟企業(yè)中本來應(yīng)當(dāng)由某一職位來做，但是現(xiàn)在卻做不到的事情也寫進(jìn)去，盡管適當(dāng)?shù)卦黾訉?duì)任職者的職責(zé)要求是可以的，但是這種增加必須適度，具有可操作性，而不能貪大求洋。
此外，在描述任職者所需具備的任職資格時(shí)，同樣也要基于組織的現(xiàn)實(shí)，不能好高騖遠(yuǎn)，而是根據(jù)企業(yè)的發(fā)展階段和所能夠雇用到的人員水平來確定。比如，公司目前所能夠雇用到的人力資源管理人員也就只能是大專畢業(yè)生，那就不要非將人力資源管理職位的任職資格條件設(shè)定為本科。等到公司發(fā)展到一定的階段，有實(shí)力同時(shí)也有可能雇用到本科畢業(yè)生來從事人力資源管理工作時(shí)，再調(diào)整任職資格條件要求不遲。
4、正確處理中小企業(yè)在職位分析中可能遇到的工作流程不清和一人身兼多職的情況。
如前所述，在很多中小企業(yè)中都存在工作流程不清晰、不規(guī)范的情況，而在職責(zé)描述的過程中，往往又要求對(duì)工作的流程能有一個(gè)清楚的交代。針對(duì)這一問題，中小企業(yè)在進(jìn)行職位分析時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能地將已經(jīng)明文確定的流程，或者盡管沒有文字描述但是已經(jīng)成為事實(shí)的流程交代清楚，同時(shí)通過職位分析過程來發(fā)現(xiàn)不清楚的流程，推動(dòng)企業(yè)流程的逐漸規(guī)范和明確，力爭(zhēng)在經(jīng)過多次職位分析之后，企業(yè)的各項(xiàng)工作流程都能夠得到不斷梳理和清晰化。
此外，由于中小企業(yè)的人工成本壓力較大，加上很多工作任務(wù)的工作量都不是很大，很難設(shè)置一個(gè)專門的職位，因此往往需要一位員工同時(shí)兼任多種職能甚至兼任多種不是很相關(guān)的職能。比如，有些公司的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)可能同時(shí)還要負(fù)責(zé)審核公司所簽訂的一些合同，一些文秘人員同時(shí)還要兼做公司的出納。這是一種在中小企業(yè)中很正常的情況，盡管這些工作職責(zé)在大公司中顯然會(huì)分屬于不同的職位，但是在中小企業(yè)中卻很可能是由同一個(gè)人來兼任的。這種情況并不影響我們對(duì)這些人占據(jù)的職位所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作職責(zé)范圍的描述，只不過要將職責(zé)條理清楚地加以總結(jié)和歸納罷了，只要將各項(xiàng)職責(zé)都清楚地列舉出來，同時(shí)對(duì)每一項(xiàng)職責(zé)中所包括的關(guān)鍵工作任務(wù)也都?jí)蛞灰患右悦枋龊驼f明，我們同樣可以完成一份邏輯清楚同時(shí)便于根據(jù)形勢(shì)發(fā)展隨時(shí)加以調(diào)整的職位說明書。不過，在中小企業(yè)進(jìn)行職位分析時(shí)也需要注意，有些工作時(shí)不能讓同一人來兼任的，比如會(huì)計(jì)和出納就不能讓同一人來兼任，因?yàn)檫@種做法是違反會(huì)計(jì)的基本原則的。
5、中小企業(yè)的職位說明書審查頻率應(yīng)當(dāng)略高于大企業(yè)。
一般情況下，管理比較成熟的大企業(yè)通常每年對(duì)職位說明書進(jìn)行一次全面的審查，將在全年中出現(xiàn)的職位上的職責(zé)變動(dòng)情況反映出來，對(duì)職位說明書進(jìn)行一次修訂，以確保職位說明書的時(shí)效性。但是，由于中小企業(yè)中的職位變動(dòng)通常會(huì)頻繁，職位上的工作職責(zé)調(diào)整速度往往也比較快，因此，可以考慮在半年或一個(gè)季度的時(shí)候?qū)β毼徽f明書進(jìn)行一次系統(tǒng)的審核，或者是在工作職責(zé)發(fā)生明顯變動(dòng)的時(shí)候，隨時(shí)注意對(duì)職位說明書加以修訂，以確保職位說明書能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地反映出組織中的各個(gè)職位所承擔(dān)的具體職責(zé)和工作任務(wù)。
總之，職位分析對(duì)于中小企業(yè)的人力資源管理工作同樣是非常重要的，因此，中小企業(yè)要從本企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，既遵循職位分析的一些基本原則，同時(shí)又要注意中小企業(yè)自身的特點(diǎn)，按照實(shí)用、簡(jiǎn)潔的原則來認(rèn)真做好職位分析工作，從而為企業(yè)在進(jìn)一步發(fā)展壯大過程中的整體人力資源管理水平提高打下良好的基礎(chǔ)。
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