近期，為了防止新冠肺炎傳播，包括字節(jié)、阿里、騰訊、美團、斗魚在內(nèi)的很多大企都將復(fù)工時間再次推遲至2月14日之后。其中字節(jié)跳動更是將復(fù)工時間定到了2月26日之后。
這么長時間的遠(yuǎn)程辦公，對很多管理者來說是第一次，由此也產(chǎn)生了很多問題。不是所有互聯(lián)網(wǎng)公司都有底氣像字節(jié)跳動這樣一口氣把復(fù)工時間推遲到2月底3月初，原因就是在遠(yuǎn)程辦公方面管理經(jīng)驗的不足。正好，在昨晚，字節(jié)跳動副總裁，飛書項目負(fù)責(zé)人謝欣在飛書公開課直播中，首次將字節(jié)跳動在遠(yuǎn)程辦公中的管理辦法和工具使用進(jìn)行了一次大公開。
其中有很多值得項目經(jīng)理們參考和借鑒的地方，接下來給大家一一解讀。“短期在家辦公就像沖鋒，可以針對性地設(shè)立一個項目，大家圍繞明確的目標(biāo)進(jìn)行運作，可能會事半功倍?！?/span>
遠(yuǎn)程辦公最大的不便之處，就是溝通效率的下降。信息不同步導(dǎo)致多人團隊難以有效協(xié)同。
對于項目經(jīng)理來說，原本在辦公室轉(zhuǎn)一圈就能了解各個人的工作進(jìn)度，現(xiàn)在卻需要反復(fù)過問。催多了怕引起抵觸情緒，催少了又怕出問題不能及時跟進(jìn)。對于這個問題，謝欣在直播中分享了字節(jié)跳動采取的一個有效的方案：“短期在家辦公，其實可以針對性地設(shè)立一個項目，像戰(zhàn)役一樣，大家運作起來，就像打一場仗一樣，設(shè)立項目、發(fā)起戰(zhàn)役、明確目標(biāo)、一起沖鋒，很可能這個過程你沒有講應(yīng)該怎么做，每天要干什么，但是所有團隊的成員覺得我們像打仗一樣完成目標(biāo)，這個對短期在家辦公很有幫助?！?/span>
借鑒到項目管理中，就是把項目中的每一階段任務(wù)，同樣作為一個“小項目”來看待，針對性地制定短期目標(biāo)。作為管理者，一定不能忽視人性中拖延因素的存在。拿高考補習(xí)班來舉例子：相對月考的學(xué)生可能只會在月底突擊復(fù)習(xí)，那些每天一小考，每周一大考的學(xué)生每天學(xué)習(xí)強度肯定更大。這就是把大項目拆成小項目，并制定階段性目標(biāo)的意義：一方面鞭策團隊不能松懈，另一方面便于項目經(jīng)理的監(jiān)督和跟進(jìn)。“在公司內(nèi)部，我們也做了大量保障工作。包括疫情監(jiān)控，辦公室消毒、防護(hù)，提供應(yīng)急機制、心理咨詢等。”
雖然在字節(jié)跳動工作強度很強，但員工也能得到一些相應(yīng)的保障。
設(shè)備上，為了保證員工在遠(yuǎn)程辦公時有基本的辦公工具，字節(jié)跳動給員工寄出了上千臺電腦。“全公司有小幾千號員工這次回家都沒有帶電腦，所以我們的IT團隊，一邊是從員工工位上找電腦，一邊是到我們的庫存里面翻出新電腦，一共寄了上千臺電腦給員工，方便他們在家辦公。有個別員工是到了海外其他國家，這時候，我們就通過我們海外的辦公室調(diào)用電腦，寄到身在當(dāng)?shù)氐耐瑢W(xué)手中?！?/span>
而健康上，為了保證復(fù)工后，大家回到辦公室能夠安全上班，字節(jié)跳動緊急采購了一些口罩，并對辦公室進(jìn)行消毒、防護(hù)，提供應(yīng)急機制、心理咨詢等。在照顧員工感受，幫助團隊建立情感方面，字節(jié)跳動是這么做的：
“比如說我們公司對于入職滿周年的同學(xué)，本來在公司有慶祝活動，但是因為在家辦公沒有辦法組織活動，不少團隊還是會通過線上視頻的方式組織大家。有些團隊還會在晚間一起娛樂，比如在線上打游戲，甚至K歌等等?！?/span>
誠然，字節(jié)跳動作為一家財大氣粗的公司，提供的很多條件，是普通企業(yè)無法達(dá)到的。但在有限的條件下，管理者有意識地提供支持，做一些簡單的但是很暖心的事情，都是有效的。尤其在這樣的特殊時期，更要多體諒，多過問。這并不是形式主義，而是作為管理者該有的人情味。作為飛書的項目負(fù)責(zé)人，謝欣重點介紹了“線上辦公室”，也借此披露了字節(jié)跳動在遠(yuǎn)程辦公條件下，所采用的線上開會模式：在會前，一定是有一個人非常完整地把這次會議要討論的議題，通過文檔非常完整和清晰地寫出來，然后把文檔發(fā)送到通過日歷自動創(chuàng)建的會議群里。會議開始的15至20分鐘，就是所有人，不管在電腦上還是手機上，遠(yuǎn)程還是在一起，共同默讀這個文檔。
隨后，文檔的作者會收到評論提醒，看到這個問題，他會用文字回答這個問題。如果這個會議的主持人回答不了這個問題，他就會在評論上面@其他人。這個人有可能根本沒有參會，但是比較懂這塊內(nèi)容，就會在手機上收到通知，到這個文檔里面回答問題。如果是一個小時的會議，前面大約20分鐘是這么一個過程。默認(rèn)結(jié)束后，會議的組織者說“我們進(jìn)入會議的第二步”，開始語音回答問題，把剛才大家提的書面沒有回答清楚的問題，一個個講一遍，全部過一遍。字節(jié)跳動把這種會議模式稱為“飛閱會”，也就是“飛書閱讀會”。相較于傳統(tǒng)PPT會議，“飛閱會”有兩個優(yōu)勢： 1 非常聚焦，大家不會跑題，全部過程圍繞文檔和提問的方式完成。
2 這個會議的整個過程通過文檔和評論被清晰地記錄下來。即便一些沒有參加這個會議的人，也可以完整地了解這個會議過程，而且他能非?？斓乜赐辍?/span>相反，很少有人會在會后看一個小時的會議錄像。
這種會議模式對于項目管理是非常值得借鑒的。很多項目經(jīng)理都苦于例會沒有效果，或是會議記錄起不到作用。不如借這次遠(yuǎn)程辦公，嘗試一下這種文檔協(xié)作式的開會模式。
字節(jié)跳動在遠(yuǎn)程辦公中的管理都是利用自己的協(xié)作工具來完成的。其實可以用于遠(yuǎn)程辦公的協(xié)作工具有很多，像視頻會議有華為的Welink，溝通協(xié)作有阿里的釘釘，都是不錯的遠(yuǎn)程協(xié)作工具。
但是，用什么工具，并不是關(guān)鍵。字節(jié)跳動在這次遠(yuǎn)程辦公中，始終堅持了兩個核心理念：
一是追求高效，摒棄形式主義；
二是保證產(chǎn)出，絕不鼓勵做無用功。
能真正做到這兩點的公司屬實不多。但不管企業(yè)文化如何，作為項目經(jīng)理，在自己負(fù)責(zé)的項目團隊中可以堅持這樣管理理念，只務(wù)實，不言虛。
本文參考引用內(nèi)容來源：字節(jié)跳動副總裁，飛書項目負(fù)責(zé)人謝欣于2020年2月9日晚在飛書公開課的直播全文
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