/ 1 / 加班之痛

不知道你有沒有這樣的經歷，要整理一個年度的文件匯編，或者要匯總職工提出的各種意見。上百個文檔，需要匯總到一個 Word 文件中。這時候你會怎么做呢？我以前用的是復制粘貼，但是遇到了三大難題：

1、費時費力：上百個文檔處理下來要個把小時。

2、格式錯亂：復制粘貼的時候，經常會出現(xiàn)莫名其妙的格式錯亂，調整起來又得花費不少時間。

3、漏掉文件：這是最可怕的，上百個文檔，漏掉一個就是致命錯誤。

我一直很頭疼，直到我發(fā)現(xiàn) Word 里面竟然有批量合并功能，一秒鐘就可以搞定！

/ 2 / 批量合并

Step1：原始文件排序

在合并之前，我們先要確定原始文件的順序。

ps: 假如對順序沒有要求，那就這一步可以略過。

強烈建議復制一份待合并文件，并且將它們放到一個單獨的文件夾內。之后，對文件名進行修改，保證文件按照一定順序排列。比如你可以把文件名命名成文件名01.docx、文件明02.docx……改好后類似下面這樣：

批量插入

先來看看每個文件是什么內容。這樣合并之后格式和內容能否保留我們心里就有數(shù)了。

文件 01：正文為思源黑體，有一張圖片。

文件 02：正文為站酷快樂體，左側有明顯縮進。

文件 03：正文為黃油體，有一個矩形圖案

文件 04：正文為思源宋體，有一個表格

絮絮叨叨說了這么多，總算要到高潮了，接下來請看文件操作神技：

你可能會說：「啥？這就結束了，高潮在哪里？」

雖然我也期望有一個精彩的高潮，但是現(xiàn)實就是這樣，1秒鐘搞定。

不過這不正是我們想要的么？

別忘檢查

文件合并完成后，一定別忘了檢查是否所有的文件都是按照順序插入了，特別注意檢查最后一個文件是否正確插入。

我發(fā)現(xiàn)，如果批量合并的文檔字數(shù)太多，大概在 超過 100 萬字的時候，可能會出現(xiàn)排在后面的部分原文件未插入的情況（別問我怎么知道的，說多了都是淚）。

應對方法也很簡單，那就是分 2-3 次插入即可。保證每次批量合并的文檔字數(shù)在 50 萬字以下即可。

文章來源：胡奎，微軟MOS認證大師，《高效辦公office教程：讓你從此不加班》作者，公眾號「成長平方」創(chuàng)始人。特別擅長用20%的核心技巧搞定80%的職場office問題。