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為做好“六穩(wěn)”工作、落實(shí)“六?！比蝿?wù)，四川省委提出“農(nóng)業(yè)多貢獻(xiàn)、工業(yè)挑大梁、投資唱主角、消費(fèi)促升級(jí)”工作思路，并聚焦“抓項(xiàng)目促投資”“制造業(yè)高質(zhì)量發(fā)展”“現(xiàn)代農(nóng)業(yè)園區(qū)建設(shè)”陸續(xù)召開(kāi)三場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)。省委辦公廳會(huì)議處認(rèn)真統(tǒng)籌謀劃、積極穩(wěn)妥實(shí)施、全鏈條服務(wù)保障，在高標(biāo)準(zhǔn)完成會(huì)議組織服務(wù)工作基礎(chǔ)上，積累了經(jīng)驗(yàn)、鍛煉了隊(duì)伍。

會(huì)前：統(tǒng)籌謀劃、以練代戰(zhàn)

三場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)累計(jì)參會(huì)人員800余名，總計(jì)6天，路線超2000公里，考察點(diǎn)位40余個(gè)。我們感到，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)的會(huì)前謀劃十分重要。

以統(tǒng)籌組織為引領(lǐng)。對(duì)三場(chǎng)會(huì)議逐一制訂籌備方案，成立籌備組，設(shè)會(huì)務(wù)、現(xiàn)場(chǎng)、材料、后勤、醫(yī)療和疫情防控、安保等多個(gè)小組，明確組成人員、工作職責(zé)等，并進(jìn)一步細(xì)化為70余項(xiàng)任務(wù)，倒排工期，推動(dòng)形成籌備組牽頭抓總、各小組協(xié)同配合、專業(yè)力量服務(wù)保障的責(zé)任體系。

以選點(diǎn)穿線為重心。現(xiàn)場(chǎng)會(huì)上看什么是關(guān)鍵，點(diǎn)位安排應(yīng)具代表性、可借鑒性，路線設(shè)計(jì)應(yīng)科學(xué)合理。三場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)分別預(yù)安排在項(xiàng)目投資態(tài)勢(shì)強(qiáng)勁的川南、高端制造業(yè)聚集的成都平原和農(nóng)業(yè)優(yōu)勢(shì)較突出的川東北經(jīng)濟(jì)區(qū)，既確保調(diào)研市縣不重復(fù)，又充分調(diào)動(dòng)各方積極性。具體選點(diǎn)時(shí)，還注重廣泛性，讓參會(huì)人員有的看、有的學(xué)、真服氣。比如，“制造業(yè)高質(zhì)量發(fā)展”現(xiàn)場(chǎng)會(huì)上，既有大型國(guó)企，也有高科技民企，各具特點(diǎn)，對(duì)個(gè)別離主線路較遠(yuǎn)的點(diǎn)位，在展板展示或工作會(huì)議發(fā)言中統(tǒng)籌安排。

以踏勘拉練為基礎(chǔ)。踏勘拉練是為了對(duì)各點(diǎn)位情況更加清楚，做到通盤(pán)考慮、好中選優(yōu)。比如，籌備“現(xiàn)代農(nóng)業(yè)園區(qū)建設(shè)”現(xiàn)場(chǎng)會(huì)時(shí)，兵分三路，共踏勘47個(gè)點(diǎn)位，反復(fù)比較，擬定路線后繼續(xù)分線逐點(diǎn)指導(dǎo)完善。拉練時(shí)注意精細(xì)，組織全要素全流程演練，如上下車(chē)位置、現(xiàn)場(chǎng)介紹、展板準(zhǔn)備、行進(jìn)路線、休息區(qū)設(shè)置、食宿安排、會(huì)場(chǎng)銜接等。特別需要在一些易忽略的節(jié)點(diǎn)查漏補(bǔ)缺，如室外考察考慮陽(yáng)光直射角度，調(diào)整展板朝向；室內(nèi)考察考慮電梯容量、運(yùn)行時(shí)間，增設(shè)行進(jìn)線路；遇有涉密內(nèi)容設(shè)置“請(qǐng)勿拍照”提示牌；等等。

以完善文案為保障。翔實(shí)的文案資料是會(huì)議順利推進(jìn)的重要保障。每場(chǎng)會(huì)前，分組制作《會(huì)議須知》《工作人員手冊(cè)》《工作手冊(cè)》等?！稌?huì)議須知》服務(wù)參會(huì)人員；《工作人員手冊(cè)》用于隨車(chē)服務(wù)；《工作手冊(cè)》由工作人員內(nèi)部掌握，增設(shè)細(xì)化考察流程，定時(shí)、定點(diǎn)、定人、定責(zé)、定動(dòng)作，讓人一看就明白什么時(shí)候該做什么、哪個(gè)環(huán)節(jié)該找誰(shuí)，并標(biāo)注所有參會(huì)人員的聯(lián)系方式。

會(huì)前還需要確定會(huì)議服務(wù)人員，特別是選派一些會(huì)議經(jīng)驗(yàn)豐富、熟悉總體流程、善于溝通交流、遇事沉穩(wěn)大氣、能夠隨機(jī)應(yīng)變的同志進(jìn)行隨車(chē)服務(wù)。人員確定后認(rèn)真開(kāi)展培訓(xùn)，對(duì)崗位職責(zé)再明確、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)再統(tǒng)一、關(guān)鍵環(huán)節(jié)再提醒，力爭(zhēng)小事不出車(chē)、大事快解決。

會(huì)中：穩(wěn)妥實(shí)施、靈活應(yīng)變

現(xiàn)場(chǎng)會(huì)不同于常規(guī)會(huì)議，往往人員多、點(diǎn)位多、環(huán)節(jié)多、路線長(zhǎng)，情況較復(fù)雜，需投入更多精力。

打好前站搞好聯(lián)絡(luò)。打前站是為避免現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)位不按照預(yù)安排設(shè)置、隨意“加戲”。三次現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，均提前半小時(shí)出發(fā)打前站，隨時(shí)保持與主車(chē)隊(duì)聯(lián)絡(luò)、報(bào)告現(xiàn)場(chǎng)情況，為參會(huì)人員提供簡(jiǎn)潔清爽的考察環(huán)境。

臨機(jī)處置穩(wěn)中應(yīng)變。現(xiàn)場(chǎng)會(huì)中常常發(fā)生緊急情況，必須依靠充分的資料準(zhǔn)備、將時(shí)間“寬打窄用”及在現(xiàn)場(chǎng)有序調(diào)度來(lái)妥善應(yīng)對(duì)。比如，“抓項(xiàng)目促投資”現(xiàn)場(chǎng)會(huì)當(dāng)天中午，臨時(shí)決定將下午的會(huì)議提前半小時(shí)召開(kāi)，須緊急通知300余名參會(huì)代表，大家按照《工作手冊(cè)》中準(zhǔn)備的電話號(hào)碼，包干負(fù)責(zé)、分線作戰(zhàn)，順利完成任務(wù)。又如，“制造業(yè)高質(zhì)量發(fā)展”現(xiàn)場(chǎng)會(huì)上，兩個(gè)組參觀同一點(diǎn)位間隔20分鐘，因一組在上一點(diǎn)位停留時(shí)間較長(zhǎng)，若按原計(jì)劃行進(jìn)，兩組極可能相遇，對(duì)此，總聯(lián)絡(luò)員緊急調(diào)度，一組加快考察節(jié)奏，另一組適當(dāng)壓低車(chē)速，保障點(diǎn)位順利銜接。

嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律規(guī)矩。會(huì)議的組織實(shí)施必須嚴(yán)格遵守中央八項(xiàng)規(guī)定精神。引導(dǎo)參會(huì)代表按時(shí)報(bào)到，不帶隨員，統(tǒng)一入住及用餐；行進(jìn)途中，全程佩戴徽章，不大聲交談，自覺(jué)保持隊(duì)伍緊湊，不隨意脫隊(duì)、離席；會(huì)議結(jié)束后，統(tǒng)一乘車(chē)返回。考察時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)劃路線行進(jìn)，最大限度減少對(duì)企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。

抓緊抓實(shí)疫情防控。明確各單位核查責(zé)任，要求會(huì)前14天內(nèi)有新冠肺炎疑似癥狀、疫情中高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)駐留史和相關(guān)人員接觸史的不參會(huì)。明確佩戴口罩的要求，如行車(chē)途中、室內(nèi)考察需戴口罩，戶外考察、工作會(huì)議僅發(fā)言時(shí)可不戴口罩。住宿地點(diǎn)、會(huì)場(chǎng)入口安排測(cè)溫儀實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，提供免洗手消毒液和口罩。行進(jìn)途中，安排隨行醫(yī)務(wù)保障，適當(dāng)位置預(yù)留醫(yī)療隔離點(diǎn)，確保出現(xiàn)突發(fā)情況時(shí)能迅速有效處置。

此外，每次現(xiàn)場(chǎng)會(huì)中適時(shí)召開(kāi)工作會(huì)議，以加強(qiáng)參會(huì)人員系統(tǒng)理性思考，推動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)精神落實(shí)。人員組織方面，邀請(qǐng)相關(guān)企業(yè)和會(huì)議舉辦地負(fù)責(zé)同志參加；會(huì)議材料方面，重點(diǎn)總結(jié)工作做法，杜絕評(píng)功擺好；會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備方面，因地制宜、簡(jiǎn)化布置，盡可能為基層減負(fù)。

會(huì)后：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、畫(huà)好句號(hào)

堅(jiān)持把總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)作為提升會(huì)議服務(wù)質(zhì)效的重要方法。每次現(xiàn)場(chǎng)會(huì)結(jié)束后，及時(shí)抓好三方面工作。

收集梳理意見(jiàn)建議。撰寫(xiě)工作備忘錄和隨車(chē)情況報(bào)告，詳細(xì)記錄會(huì)議進(jìn)程，系統(tǒng)梳理參會(huì)代表對(duì)會(huì)議的感受評(píng)價(jià)和工作建議，作為今后改進(jìn)工作的重要參考。

抓實(shí)資料整理歸檔。制定檔案清單，包括會(huì)議方案、通知、議程、席次圖、參會(huì)人員名單、請(qǐng)假報(bào)告、會(huì)議須知、工作手冊(cè)、發(fā)言材料、新聞報(bào)道等10余項(xiàng)內(nèi)容。

強(qiáng)化工作總結(jié)反思。召開(kāi)總結(jié)會(huì)，總結(jié)工作方法、剖析失誤不足，提出改進(jìn)措施、完善服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，努力讓習(xí)慣符合標(biāo)準(zhǔn)，讓標(biāo)準(zhǔn)成為習(xí)慣。

（作者：四川省委辦公廳會(huì)議處）

來(lái)源：《秘書(shū)工作》2020年第11期

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