1、 手冊說明
《會務(wù)接待手冊》內(nèi)容主要包含組織一次會議中所應(yīng)做好的各項工作（會前、會中、會后）及注意事項，以便于會務(wù)人員掌握會議服務(wù)的各項流程，更好地為會議做好服務(wù)保障工作。
2、 有關(guān)會議的說明
1. 適用范圍：本手冊所指會議是指公司或部門牽頭組織的各類會議。
2. 會議通知應(yīng)包括以下幾項內(nèi)容：
3. 會議目的：明確說明舉行此次會議要達到的效果；
4. 會議時間：應(yīng)包括會議的開始時間和結(jié)束時間；
5. 會議地點：會議地點應(yīng)明確標出，如果會議地點在公司外部，與會人員并不熟悉，會議通知中應(yīng)附上會議地點示意圖；
6. 會議議程：根據(jù)會議內(nèi)容不同，可分為匯報、通報、研討等內(nèi)容。每項會議議程應(yīng)列出本項議程的匯報人、參會人員、列席人員和主持人的名單。組織會議人員在確定與會人員時，應(yīng)在明確會議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會，努力做到既不因某人的缺席影響會議效果，也不影響與本次會議關(guān)系不大的人員的正常工作。同時又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機會。
7. 會議注意事項：
（1） 著裝要求：應(yīng)以衣著整潔、大方得體為主要原則，必須佩帶工作牌。如有正裝的著裝要求需要明確指出。
（2） 會議要求：會議組織者根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會議內(nèi)容是要錄像、攝像。盡量保留第一手資料，并作為公司發(fā)展史的一部分存檔。會議如需保密，應(yīng)做好保密工作。
（3） 對請假的要求：明確參會人員因特殊原因無法參會需要向會議會議會務(wù)組指定人請假，待準假后方可請假。會議組織者不得請假。
（4） 交通、食宿：如果會議需要安排組織與會人員的交通和食宿，應(yīng)確定住宿人員名單，落實人員達到報道時間，做好車輛接送安排與食宿安排登記。
流程圖：
3、 會議程序
*會前工作（按順序）
1. 議題及參會人員范圍的確定
2. 會議場所的選定：會前至少十個工作日確定好會議地點，并詳細了解場地的具體費用標準。要求外部環(huán)境整潔幽雅、治安好、內(nèi)部設(shè)備齊全；
（1） 會議室的布局合理，燈光、音響、空調(diào)、投影儀等設(shè)備齊全。
（2） 住宿（套間、單人間、標間）、餐飲等齊備。
說明：對符合上述條件的場所應(yīng)先初選2-3個地點進行綜合比較，提交會議組織部門確定后作后續(xù)工作。
3. 會議通知的起草：
（1） 應(yīng)在會前一周確定本次會議的議程，其中包括會議的具體時間、主要內(nèi)容及安排、議題匯報人、參會人員及列席人員等事項。
（2） 結(jié)合會議議程起草會議通知，其中應(yīng)注明會議的時間、地點、主持人、議程、會議的注意事項（包括著裝要求、內(nèi)容保密要求、會議文件的要求、請假的要求、會議的紀律等）及路線圖，并在會前十天發(fā)出。
（3） 會議所需文件、資料、講話的準備、起草、審批、打印。
4. 申報會議預(yù)算：
根據(jù)會議的長短及對參會人員情況的確認，作如下費用明細。會議室費用、住宿費用、餐飲費用、娛樂費用、水果食品費、交通費、相關(guān)費用、機動費用等。會議預(yù)算要求在會前四天完成，經(jīng)會議組織部門審閱后，報公司總經(jīng)理審批。
5. 人員確認：
結(jié)合會議通知中所注明的參會人員名單，與其確認住宿、交通（往返）情況。
6. 設(shè)備準備（常用設(shè)備，根據(jù)不同會議及實際情況進行調(diào)整）
7. 預(yù)定：
根據(jù)征詢結(jié)果進行預(yù)定。其中要求確定的有：會議室、房間、餐飲、娛樂。
8. 車輛安排：
根據(jù)會議議程確定車輛的安排。要求明確到達方式（飛機、火車、汽車）、到達時間、地點、路線，并將安排情況通知會務(wù)車輛調(diào)度人。
9. 會務(wù)通知起草：
在所發(fā)會議通知的基礎(chǔ)上，結(jié)合以確定的參會及預(yù)訂情況，起草會議的會務(wù)通知，要求所有安排詳細并確定。
（1） 應(yīng)包括會議時間、地點、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動安排、會務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會議注意事項及會址路線圖注。
（2） 會務(wù)通知要求在會前四天前完成，三天前發(fā)給參會人員。
10. 起草會務(wù)組工作安排表：
在所發(fā)會務(wù)通知的基礎(chǔ)上，按會務(wù)流程分析會務(wù)工作，要求盡量詳細并將任務(wù)落實到人。
11. 會務(wù)宣傳品的制作：
根據(jù)會議名稱制作相應(yīng)的簽到背景板、歡迎條幅、會議條幅、溫馨提示卡等，并根據(jù)會議議程需要，制作相應(yīng)的宣傳品。
12. 食品的采買：
根據(jù)會議的長短，采購相應(yīng)的水果（水果應(yīng)盡量選擇應(yīng)季、便于剝皮的水果，水果旁擺放干、濕紙巾及溫馨提示卡等）、干果及小點心，參考明細如下：
13. 會務(wù)指導(dǎo)服務(wù)人員的工作：
（1） 確定每次會議須有2-3名會務(wù)人員。
（2） 通知服務(wù)員每15分鐘續(xù)茶。
（3） 事先與酒店人員聯(lián)系，保證服務(wù)人員的及時到位。
（4） 在抵達酒店后將會議所用水果及點心交由服務(wù)人員清洗，并在會前30分鐘擺放完畢（需覆保鮮膜，臨近會前取下）
（5） 擺放指路導(dǎo)示牌，指明會議室及會務(wù)組的地點。會務(wù)人員需在會前30分鐘布置好簽到臺，做好會議簽到準備。
（6） 所有會議所需用品必須在會前2小時運送到場。會議室所需物品（投影儀、幕布、白板、激光筆）需在會前30分鐘擺放并調(diào)試完畢。
（7） 會議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會前30分鐘準備并調(diào)試完畢。
（8） 會議室內(nèi)的茶水需在會前10分鐘開始沖泡。
（9） 通知匯報人員于會前5分鐘就坐并貯備好匯報資料。
*會中工作（按順序）
1. 會議室的保障：
（1） 會議室全程要有一名會務(wù)人員留在會議室，保障會議的服務(wù)工作。
（2） 每次匯報開始時，要隨時關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況。
（3） 協(xié)助匯報人員做好包PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作。
（4） 在會議休息期間，要協(xié)助下一個匯報人員進行調(diào)試及資料的收發(fā)。
（5） 及時了解會議的進展情況并及時通知外部會務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整。
2. 參會人員的保障：
（1） 落實參會人員及時到會，了解參會人員資料的準備情況，并協(xié)助做好準備工作（如筆記本、資料準備等）
（2） 落實參會人員的用餐情況。
（3） 落實參會人員的返回情況。
3. 用餐的保障：
（1） 要結(jié)合會議的進程和人數(shù)，通知餐廳飯餐的準備情況（人數(shù)）及用餐時間。
（2） 要求涼菜在正餐開始前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開始時上桌，盡量減少等待時間。
（3） 如果下午有會議議程，午餐應(yīng)安排為工作餐。
（4） 午餐時間原則上不能晚于12:30開餐。
4. 住宿的保障：
（1） 提前與酒店溝通房間及房卡的去用程序，盡量先取得房卡。在需要住宿的人員抵達酒店時，要及時做好簽到。手機身份證并提供相應(yīng)的房卡。待酒店將身份證登記后再予以退還住宿人。
（2） 在當晚要與總臺確定設(shè)定好第二天早上及中午的叫醒服務(wù)。
（3） 會議期間落實住宿人的時間安排，確定退房時間。做好與酒店的房卡交還。
*會后工作（按順序）
1. 離會車輛安排：
全部會議結(jié)束后，做好參會人數(shù)返程車輛安排工作。確定尚需要住宿人員名單及客房號碼，做好用餐及退房安排。
2. 退房：
在會議最后一天的中午12:00之前，將所有住宿房間的房卡收齊后，辦理退房手續(xù)，并向酒店索要住宿清單。
3. 設(shè)備整理：
在送走所有參會人員后，進行設(shè)備的收拾和整理工作。
4. 結(jié)賬：
在確認所有會議項目均已結(jié)束后，結(jié)賬并開具發(fā)票。
5. 設(shè)備歸還：
返回公司后，歸還所有所借設(shè)備。
6. 費用報銷：
在會后一周內(nèi)進行費用報銷，并附此次會議的費用決算表。
7. 會務(wù)總結(jié)：
會后盡快進行會務(wù)總結(jié)工作。
4、 注意事項
1. 會務(wù)人員要做好會議保障工作并攜帶公司通訊錄方便聯(lián)系。
2. 全程會議至少保證有1輛會議用車。
3. 會議所需儀器應(yīng)在出發(fā)前進行檢測與調(diào)試。
4. 會務(wù)人員要攜帶至少5份會務(wù)通知，以備查詢。
5. 對于涉及機密的受控文件，要指定專人做資料的發(fā)放工作。
6. 會議期間如發(fā)生緊急情況，會務(wù)人員要沉著冷靜，及時檢查可能導(dǎo)致的原因并盡快解決。
附件：
附件一：會議通知 樣式
附件二：會務(wù)通知 樣式
附件三：會議期間 公司領(lǐng)導(dǎo)行程安排
附件四：會議預(yù)算 /結(jié)算清單樣式
附件五：會務(wù)分工 明細表
附件六：會議簽到 表
附件一：會議通知樣式
XXX單位
XXXXXX會議通知
一、會議地點： ；
二、會議時間： ；
三、會議主題： ；
四、參會人員名單： ；
五、會議議程安排：
六、注意事項：
1.著裝要求： ；請參會人員按照會議安排準時出席會議；會議期間，請參會人員將通訊工具關(guān)閉或調(diào)成振動模式；
2.匯報人嚴格控制時間，保證會議議程順利、按時進行；
3.對請假的要求： ；（例：原則上不得請假與遲到，如因時間無法配合需請假的人員應(yīng)事先向總經(jīng)理說明情況，請假批準后并告知會務(wù)組。）
七、會務(wù)成員及聯(lián)系方式：
本次會議相關(guān)的接待、住宿等會務(wù)事宜請于會務(wù)組聯(lián)系；
會務(wù)組成員及聯(lián)系方式： ；
附件二：會務(wù)通知樣式
XXX單位
XXXXXX會議會務(wù)通知
目 錄
目 錄................................................
會議須知..............................................
日程安排..............................................
參會人員名單..........................................
友情提醒..............................................
會務(wù)組成員及聯(lián)系方式
會議須知
尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)：
歡迎您參加本次 會議，為開好本次會議，請您參考以下幾點說明：
1.本次會議安排在 ，會議地址： ，酒店總機： ；
2.請參會人員按照會議安排準時出席會議；會議期間，請參會人員將通訊工具關(guān)閉或調(diào)成振動模式；
3.會議內(nèi)容涉及企業(yè)商業(yè)秘密，請務(wù)必注意保存好會議材料；
4.會議期間，請注意安全，并妥善保管好財物；
5.會務(wù)中心為客房每天配送 ；客房均已設(shè)置叫醒服務(wù)，時間定為：上午XX:XX；中午：XX:XX；
6.會務(wù)中心設(shè)在 房，酒店內(nèi)線直撥 ；備有 （碗面、咖啡、茶葉、藥品等），如有需要請致電會務(wù)中心領(lǐng)用；
7.其余未盡事宜，請致電會務(wù)中心安排解決。
祝您會議期間工作、生活愉快！
友情提醒
1. 酒店位置及地圖：
酒店名稱： （地址： ；酒店總機： ）
（酒店地圖）
2. 天氣預(yù)報：
未來六天天氣預(yù)報（由中央氣象局XXXX年XX月XX日發(fā)布）：
（天氣預(yù)報）
提示：
1） 帶齊證件出行，并注意路途安全；
2） 并請準備部分個人藥品，如遇雨水較多，注意準備雨具出行。
附件三：會議預(yù)算/結(jié)算清單樣式
XXXXXXXXX會議費用預(yù)算/結(jié)算清單
附件四：會務(wù)分工明細表
XXX單位
XXXXXX會務(wù)分工明細表
會議設(shè)總協(xié)調(diào)人：XXX，聯(lián)系電話：XXX-XXXX-XXXX；
每個項目設(shè)負責(zé)人，分配任務(wù)落實到執(zhí)行人，最終信息匯總至?xí)h總協(xié)調(diào)人；
以下表格中未盡事宜根據(jù)實際情況予以補充。
附件四：會務(wù)分工明細表
XXX單位
XXXXXX會議—簽到表
會議時間： 會議地點：
聯(lián)系客服
