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1. 概述

Microsoft Excel是Microsoft(微軟公司)為使用Windows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)的電腦編寫的一款電子表格軟件。

1.1 主要功能

Excel的主要功能就是進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。它作為數(shù)據(jù)處理的工具，擁有強(qiáng)大的計算、分析、傳遞和共享功能，可以幫助我們將繁雜的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息。

Excel的功能樹

數(shù)據(jù)記錄與整理

在一個Excel文件中可以存儲許多獨(dú)立的表格，我們可以把一些不同類型但是有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)存儲到一個Excel文件(工作簿)中，這樣不僅可以方便整理數(shù)據(jù)，還可以方便我們查找和應(yīng)用數(shù)據(jù)。后期還可以對具有相似表格框架，相同性質(zhì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并匯總工作。

Excel可以將不同類型的數(shù)據(jù)存儲在一張表格中

將數(shù)據(jù)存儲到Excel后，我們可以使用該軟件圍繞表格制作與使用而開發(fā)的一系列功能(大到表格視圖的精準(zhǔn)控制，小到一個單元格格式的設(shè)置)。

例如，如果需要查看或應(yīng)用數(shù)據(jù)：

• 可以利用Excel中提供的查找功能快速定位到需要查看的數(shù)據(jù)；
• 可以使用條件格式功能快速標(biāo)識出表格中具有指定特征的數(shù)據(jù)，而不必肉眼逐行識別；
• 可以使用數(shù)據(jù)有效性功能限制單元格中可以輸入的內(nèi)容范圍；
• 對于復(fù)雜的數(shù)據(jù)，還可以使用分級顯示功能調(diào)整表格的閱讀方式，既能查看明細(xì)數(shù)據(jù)，又可獲得匯總數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)加工與計算

在現(xiàn)代辦公中對數(shù)據(jù)的要求不僅僅是存儲和查看，很多時候是需要對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工和計算。例如，每個月我們會核對當(dāng)月的考勤情況、核算當(dāng)月的工資、計算銷售數(shù)據(jù)等。此時，可以使用Excel公式和函數(shù)等來對數(shù)據(jù)進(jìn)行計算。

使用函數(shù)計算員工的平均業(yè)績

數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析

要從大量的數(shù)據(jù)中獲得有用的信息，僅僅依靠計算是不夠的，還需要用戶沿著某種思路運(yùn)用對應(yīng)的技巧和方法進(jìn)行科學(xué)的分析，展示出需要的結(jié)果。例如。

• 排序、篩選、分類匯總數(shù)據(jù)：排序、篩選、分類匯總是最簡單、也是最常見的數(shù)據(jù)分析工具，使用它們能對表格中的數(shù)據(jù)做進(jìn)一步的歸類與統(tǒng)計。比如，對銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行各方面的匯總，對銷售業(yè)績進(jìn)行排序;根據(jù)不同條件對各銷售業(yè)績情況進(jìn)行分析;根據(jù)不同條件對各商品的銷售情況進(jìn)行分析;根據(jù)分析結(jié)果對未來數(shù)據(jù)變化情況進(jìn)行模擬，調(diào)整計劃或進(jìn)行決策等。
• 使用函數(shù)分析數(shù)據(jù)：部分函數(shù)也可用于數(shù)據(jù)分析的，例如，對商品分期付款決策分析。
• 使用數(shù)據(jù)透視表：數(shù)據(jù)透視圖表是分析數(shù)據(jù)的一大利器，只需幾步操作便能靈活透視數(shù)據(jù)的不同特征，變換出各種類型的報表。
• 使用外部數(shù)據(jù)庫文件：在使用Excel進(jìn)行工作的時候，不但可以使用工作簿中的數(shù)據(jù)，還可以訪問外部數(shù)據(jù)庫文件。使用外部數(shù)據(jù)庫文件最大的優(yōu)點(diǎn)是用戶通過執(zhí)行導(dǎo)入和查詢，能夠在Excel中使用軟件提供的工具對外部數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析。
• 使用Excel進(jìn)行模擬分析：模擬分析，又稱為假設(shè)分析或What-if分析，它主要是基于現(xiàn)有的模型，在影響最終結(jié)構(gòu)的諸多因素中進(jìn)行測算和分析。在Excel中，提供了多項功能支持類似的分析，例如模擬運(yùn)算表、方案管理。

制作可視化圖表

當(dāng)我們需要將大量向別人展示或者顯示數(shù)據(jù)結(jié)果的時候，為了使數(shù)據(jù)更加清晰，易懂，可以通過圖表來呈現(xiàn)。例如：

• 想要表現(xiàn)一組數(shù)據(jù)的變化過程，用一條拆線或曲線;

• 想要表現(xiàn)多個數(shù)據(jù)的占比情況，用多個不同大小的扇形來構(gòu)成一個圓形;

• 想比較一系列數(shù)據(jù)并關(guān)注其變化過程，用多個柱形圖來表示。

數(shù)據(jù)處理的自動化功能

雖然Excel自身的功能已經(jīng)能夠滿足絕大部分用戶的需求，但對小眾用戶的高數(shù)據(jù)計算和分析需求，Excel也沒有忽視，它內(nèi)置了VBA編程語言，允許用戶可以定制Excel的功能，開發(fā)出適合自己的自動化解決方案。

同時，還可以使用宏語言將經(jīng)常要執(zhí)行的操作過程記錄下來，并將此過程用一個快捷鍵保存起來。在下一次進(jìn)行相同的操作時，只需按下所定義的宏功能的相應(yīng)快捷鍵即可，而不必重復(fù)整個過程。

1.2 軟件版本

歷史版本

Excel 誕生于1985年，之后幾乎每幾年都會發(fā)布一個版本。截止目前，Excel 已經(jīng)更新發(fā)布了Excel 1.0、Excel 1.5、Excel 2.1、Excel3.0、Excel 4.0、Excel 95、Excel 97、Excel 98、Excel 2000、Excel2003、Excel 2007、Excel 2013、Excel 2016、Excel 2019、office365等諸多版本。不同的版本，在界面、功能和使用技巧上都有或多或少的差異。

下圖所示為Excel 2019的主要新增功能。

目前Excel 2019只能在Windows 10系統(tǒng)上運(yùn)行

常用版本

雖然Excel每一次更新迭代都帶來新的功能，讓Excel 的處理水平不斷躍升。但目前人們常用的版本，卻不是最新的Excel 2019版本，而是版本更低一些的Excel 2016、2013、2010,甚至更低的Excel 2007和2003版。

許多人固執(zhí)地堅守著低版本的Excel軟件，原因無非有三點(diǎn)，一是對舊版本軟件的熟悉；二是對Excel功能需求的有限；三就是考試需要。

Excel 2016

版本選擇

就功能方面而言，最新Excel版本會比較強(qiáng)大，包括打開速度，使用流暢度，以及存儲大小都會有很大的優(yōu)勢。

但Excel從07、10版本以后其功能實(shí)際上就基本定型了，后續(xù)版本的只是進(jìn)行小的修補(bǔ)。準(zhǔn)確來說Excel 07版應(yīng)該是個過渡版，而Excel 10版是一個功能相對完備的正式版，但比較Excel 2007功能也沒有太多變化。所以綜合來看，對于應(yīng)用要求較專業(yè)的用戶而言，選擇Excel版本時，肯定是最新版的好點(diǎn)，但是如果用于學(xué)習(xí)Excel知識和操作，使用07或者10版也可以，只要通過學(xué)習(xí)掌握了Excel的基礎(chǔ)操作，無論使用什么版本的Excel都不會有太大的困難。

1.3 學(xué)習(xí)路徑

學(xué)習(xí)Excel入門容易深入難。新手用戶雖然可以通過觀看視頻，閱讀資料初步掌握Excel的基礎(chǔ)操作，但要進(jìn)一步深入學(xué)習(xí)Excel的進(jìn)階內(nèi)容，則需要投入大量的精力和時間。

Excel發(fā)展至今，其功能龐大，內(nèi)容復(fù)雜，使得極少有人能夠精通它的全部操作。普通用戶只要能夠掌握其5%左右的操作，就可以稱之為“高手”了。以Excel函數(shù)為例，Excel中光函數(shù)的數(shù)量就有400多個，光是掌握所有函數(shù)的格式，對于一般用戶而言就是一項非常艱巨的任務(wù)。

因此，在開始學(xué)習(xí)Excel之前，我們通常要做的第一件事情，就是根據(jù)自己的工作(或?qū)W習(xí))需求，確定自己需要學(xué)習(xí)的范圍。

然后，就是明確一個系統(tǒng)學(xué)習(xí)Excel的路徑。通常，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)Excel軟件，可以參考下圖所示的路徑。

從零開始學(xué)習(xí)Excel的路徑

熟悉Excel基本操作

簡單地說，就是掌握Excel界面中各種工具欄、菜單和快捷鍵的操作，并養(yǎng)成高效使用Excel軟件的習(xí)慣。

這一步是學(xué)習(xí)Excel的基礎(chǔ)，如下圖所示。

Excel的基本操作是每個用戶都需要掌握的

學(xué)習(xí)Excel公式與函數(shù)

學(xué)習(xí)Excel函數(shù)，沒必要所有函數(shù)都學(xué)習(xí)，除了最基本的統(tǒng)計、求和和查找函數(shù)以外，還需要學(xué)會函數(shù)之間的嵌套。這些都掌握了以后，還可以根據(jù)自己的工作需要學(xué)習(xí)一些和工作相關(guān)的函數(shù)、數(shù)組函數(shù)。

下圖所示為在學(xué)習(xí)公式與函數(shù)中需要掌握的知識。

學(xué)習(xí)Execl函數(shù)中需要掌握的內(nèi)容

學(xué)會制作可視化圖表

在Excel中，用戶可以繪制各種各樣的圖形和圖表。用戶只要掌握繪制圖表的一些基本原理，再參考一些優(yōu)秀的設(shè)計，就可以創(chuàng)造出效果不錯的圖表。

下圖所示為學(xué)習(xí)用制作圖表時，需要掌握的內(nèi)容。

制作Excel圖表時需要掌握的內(nèi)容

掌握數(shù)據(jù)透視表

當(dāng)我們完成以上步驟的學(xué)習(xí)以后，要進(jìn)一步地提升工作效率，就需要掌握數(shù)據(jù)透視表。Excel數(shù)據(jù)透視表常用于快速匯總數(shù)據(jù)。它在許多方面都能大大提升工作效率。是Excel高手的必備技能之一。

錄制宏和VBA

當(dāng)我們需要在Excel中重復(fù)執(zhí)行相同的操作時，可以通過錄制宏并自定義快捷鍵來實(shí)現(xiàn)。例如：

• 批量修改格式；
• 批量完成打??；
• 制作炫目視覺效果（圖表、動畫）；
• 管理項目及同步內(nèi)容。

而當(dāng)我們要在Excel中實(shí)現(xiàn)一些特殊的自定義功能時，就需要學(xué)習(xí)VBA了。VBA的基本語法并不，但它同樣入門容易深入難。越往深處研究你就越能發(fā)現(xiàn)它的博大精深。

學(xué)習(xí)PowerQuery

PowerQuery是PowerBI的一個組件，在Excel 2010和Excel2013中以官方插件的形式出現(xiàn)。在Excel 2016以上版本中則內(nèi)置在Excel功能中，可以直接使用。PowerQuery通過簡化數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)、訪問和合作操作，增強(qiáng)商業(yè)智能自助服務(wù)體驗。在學(xué)習(xí)PowerQuery的過程中，你可能要學(xué)習(xí)一門新的語言——M語言。

學(xué)習(xí)PowerPivot

當(dāng)我們學(xué)習(xí)了PowerQuery后，還需要繼續(xù)學(xué)習(xí)PowerPivot，它也是PowerBI的一個組件。PowerPivot就像它的名字一樣，是數(shù)據(jù)透視表的加強(qiáng)版。同時，它又有點(diǎn)像數(shù)據(jù)庫，需要創(chuàng)建表之間的關(guān)系，有主鍵和外鍵，在處理大量數(shù)據(jù)時有比Excel更快的速度。

學(xué)習(xí)Power BI

當(dāng)我們學(xué)習(xí)了PowerQuery和PowerPivot后，還可以進(jìn)一步學(xué)習(xí)PowerBI。PowerBI包括PowerQuery、PowerPivot、PowerView、PowerMap幾個組件。主要用于數(shù)據(jù)的可視化。

下一課：Excel的基礎(chǔ)知識

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