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本期我們聊聊

怎么辦會務(wù)（第3期）

做好三個保障開好視頻會議

突如其來的新冠肺炎疫情，使得居家辦公、遠(yuǎn)程教學(xué)、遠(yuǎn)程醫(yī)療等遠(yuǎn)程視頻服務(wù)成為了社會熱點(diǎn)，點(diǎn)燃了整個視頻會議行業(yè)。視頻會議能極大地提高開會效率，還能適應(yīng)某些特殊情況，尤其是應(yīng)對突發(fā)事件和需緊急召開的會議。為充分發(fā)揮、利用好現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，市政府辦公室組建了視頻會議系統(tǒng)。目前已經(jīng)通過視頻會議召開了80余次會議，有效提升了政府工作效能。

視頻會議涉及要素多，不確定性強(qiáng)，技術(shù)要求高。視頻會議運(yùn)維保障的主要任務(wù)是保證承載網(wǎng)絡(luò)通信正常、相關(guān)設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定，通過保障人員的有序操作，以確保會議的順利進(jìn)行。核心就是通過制定保障方案、進(jìn)行預(yù)演，通過對網(wǎng)絡(luò)的連通性、視頻顯示效果、音頻互動效果及整體視頻會議流程進(jìn)行反復(fù)測試，確保會議效果。開好視頻會議，應(yīng)從設(shè)備、過程、人員三個方面做好保障：

◆一、視頻會議的設(shè)備保障◆

視頻會議系統(tǒng)的效果受設(shè)備狀況直接影響較大。網(wǎng)絡(luò)或會議設(shè)備不穩(wěn)定或出現(xiàn)故障，會議的效果輕則不理想，重則會導(dǎo)致無法開會的后果。

（一）保障通信線路

通信線路的暢通是視頻會議順利召開的重要保證。在接到會議通知后，保障人員應(yīng)及時測試通信線路，保障線路通信通暢，保證會議順利進(jìn)行。

（二）保障網(wǎng)絡(luò)設(shè)備

如果網(wǎng)絡(luò)連接狀況不好，速度慢，丟包多，就會出現(xiàn)會議畫面和語音延遲、馬賽克、視頻終端掉點(diǎn)等現(xiàn)象，在保障工作中，應(yīng)該重點(diǎn)檢查路由器、交換機(jī)、光纖收發(fā)器等運(yùn)行狀態(tài)，測試主會場和分會場之間網(wǎng)絡(luò)連通率和丟包率。

（三）保障會議設(shè)備

視頻會議系統(tǒng)設(shè)備包括會議終端及視音頻設(shè)備、中控等，會議保障人員應(yīng)該對其進(jìn)行全面的檢查，確保質(zhì)量都沒有問題，并調(diào)整到最佳狀態(tài)。

◆二、視頻會議的過程保障◆

為使視頻會議能流暢、自然，在視頻會議中，技術(shù)人員往往要完成大量的實(shí)時操作，這些操作一方面必須與會議議題緊密貼合，時機(jī)的把握上非常重要；另一方面不允許出現(xiàn)失誤，因?yàn)橐坏┏霈F(xiàn)失誤，馬上就會被與會人員感知，從而干擾到會議的進(jìn)行，影響與會人員的感受。上述技術(shù)保障要求給視頻會議的組織帶來很大的工作難度。

解決的方法是將視頻會議劃分為會前聯(lián)調(diào)、會中保障和會后收尾三個階段。

（一）會前聯(lián)調(diào)

國家、省級會議聯(lián)調(diào)分為會前半天和會前2個小時，市、縣級會議時分為會前半天和會前1小時。兩次聯(lián)調(diào)均進(jìn)行點(diǎn)名和登記，形成點(diǎn)名臺賬。視頻會議聯(lián)調(diào)結(jié)束后，嚴(yán)禁在會議過程中隨意改變參數(shù)配置。

1. 熟悉會議流程。會議保障人員應(yīng)與會議主辦處室做好溝通，掌握會議議程和參會人員。按照會議議程，模擬會議期間完成的各種操作。通過操作彩排，一方面測試設(shè)備和查找漏洞；另一方面，也是提高保障人員的動作熟練度。

2. 調(diào)整視頻畫面。攝像機(jī)鏡頭應(yīng)置于會議室最前端正對參會人員中心位置，略高于參會人員水平視線。攝像畫面應(yīng)突出第一排座席。參會人員應(yīng)居中入座，以保證攝像畫面人員飽滿。原則上，沒有發(fā)言的分會場第一排領(lǐng)導(dǎo)入鏡3至5人，有發(fā)言的會場第一排領(lǐng)導(dǎo)入鏡1至3人。

視頻會議桌簽注意文字字號適宜、顏色醒目、字形規(guī)整，確保在視頻畫面中清晰可辨。

3. 調(diào)節(jié)會場燈光。會場使用人工照明，窗戶應(yīng)采用遮光窗簾遮擋自然光，保證主要參會人員面部光線良好，影像清晰明亮，禁止混光照明。

4. 調(diào)整音頻設(shè)備。連接好會議話筒并逐個試音，調(diào)整好音量。逐一檢查話筒聲音是否正常，配合調(diào)音臺調(diào)整話筒音量。除有線話筒外，至少應(yīng)準(zhǔn)備1-2只無線話筒，換上全新的電池，保證電量充足。試音后及時關(guān)閉設(shè)備。

5. 調(diào)整視頻設(shè)備。打開會場中的所有攝像頭，查看采集到的圖像情況，并預(yù)設(shè)機(jī)位。

（二）會中保障

1. 嚴(yán)明紀(jì)律。參會人員應(yīng)在會前5分鐘入場完畢。參會人員在會議期間要共同維護(hù)會場秩序。關(guān)閉手機(jī)或設(shè)置為靜音。

2. 加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)。要建立專門的工作保障群，人員要單一，直接參與會議保障。各分會場應(yīng)與主會場保持聯(lián)絡(luò)，實(shí)時掌握會議過程進(jìn)展情況，做到及時反饋、及時修正。

3. 控制音響。實(shí)時跟蹤主會場、分會場的實(shí)際情況，將音響調(diào)整到最佳音量。會議期間，無發(fā)言時，應(yīng)保持話筒靜音。

4. 調(diào)控視頻。參會人員發(fā)言時，切換為發(fā)言人的特寫鏡頭。不涉及發(fā)言時，切換為會場的全景影像。主會場和各分會場參會人員交流時，主會場顯示屏播放該分會場畫面，并給定發(fā)言人鏡頭。主會場播放各分會場現(xiàn)場畫面時，技術(shù)保障人員應(yīng)密切關(guān)注畫面內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際情況及時切換輪播畫面。

5. 信號切換。視頻會議室信號源比較多，其要求的技術(shù)性比較強(qiáng)，工作人員要根據(jù)會議的實(shí)際要求對視頻矩陣和中控進(jìn)行操作，要將互不同步的視頻信號在任意時刻不斷切換。

（三）會后收尾

會后階段的工作主要是關(guān)閉設(shè)備，做好會議整理。具體包括：關(guān)閉信號源（攝像頭、高清視頻會議機(jī)）、關(guān)閉顯示設(shè)備、關(guān)閉音響、關(guān)閉計算機(jī)、關(guān)閉矩陣、關(guān)閉電源。

◆三、視頻會議的人員保障◆

視頻會議保障工作是一項(xiàng)即時性、技術(shù)性要求非常高的工作，對保障人員的專業(yè)水平和心理素質(zhì)都提出了較高的要求。

（一）要有敬業(yè)心

視頻會議一般重要性強(qiáng)，保障要求高。因此，保障人員必須負(fù)責(zé)敬業(yè)。會議開始前，保障人員應(yīng)至少提前1小時到達(dá)會場，對設(shè)備和會場音視頻效果做最后的確認(rèn)，完成會議準(zhǔn)備工作。會議過程中要集中精力，堅守崗位，善始善終。

（二）要有平和心

視頻會議突發(fā)性強(qiáng)，保障人員對于現(xiàn)場出現(xiàn)的各種情況要及時作出預(yù)案。遇到突發(fā)故障要能夠迅速做出反應(yīng)，沉著應(yīng)對。

（三）要有進(jìn)取心

保障人員要加強(qiáng)視頻會議專業(yè)知識學(xué)習(xí)，使自己具備較深厚的知識積淀。應(yīng)熟悉會場中音視頻和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，掌握各種系統(tǒng)軟硬件操作，善于判斷各種設(shè)備故障原因并實(shí)施故障排查。

供稿：技術(shù)服務(wù)處

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