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瓦特產(chǎn)品設計公眾號 堅持日更的 29/40 天
多的時候感覺一天都在開會，導致白天什么事情也沒干完，時間被切割成一小塊一小塊，無法完整地加以利用，反而效率非常低。我想未必，因為有些會，說是尋求大家?guī)兔?，但是會上往往卻沒有幾個人提出建議，甚至會出現(xiàn)片刻的寧靜，最后也是不了了之，又說下次我們再約個會商議吧。這樣的會，不開也罷。有些人卻很喜歡組織開會，尤其是有些管理人員，好像只有看到自己的日程表鋪滿紅紅綠綠的會議，才感覺自己的一天過得非常充實。那么有些人為什么會喜歡呢？我認為是他們想讓別人同他一起分擔責任，一起背鍋唄。領導不想獨自決策，就想通過開會，來讓大家共同決策。長此以往，喜歡通過開會來決策的領導，我想過不了多久，他們也會被逐漸淘汰。在職場，要想有KPI，有業(yè)績，對組織和公司做出貢獻，還是要腳踏實地地干實事，只有通過做事情，才能拿到結(jié)果。整天通過“大家來來來，我們開個會集思廣益下，做個決定吧”，只會帶來組織成員的抱怨，并且經(jīng)常將每個人的工作時間打斷，不知道會對團隊的工作帶來多大影響。通過觀察我還發(fā)現(xiàn)，每天開會較多的團隊，往往還都喜歡加班，有些可能是因為白天確實會議多了，工作只能晚上做。有時我想也是久而久之，養(yǎng)成了習慣而已，其實并沒有那么多工作。另一種情況就是這個團隊真的沒有多少實際工作，而只能通過開會或者內(nèi)部培訓，來找回團隊的價值，外在看來可能他們還真的在工作在做事。這是一種特殊的情況，往往出現(xiàn)在公司當初未能準確預測業(yè)務的工作量，導致擴招人員，當業(yè)務萎縮時，出現(xiàn)人員的閑置；還有就是公司原先想拓展一個新領域，需要重新組建團隊，抱著一定要做大做強的心態(tài)，早期大量擴大組織，但是經(jīng)過幾年的業(yè)務摸索和市場的殘酷競爭，最后還是決定關掉新業(yè)務。但是又不能把這么多人全部裁掉，對于公司的社會面影響不好，于是就將這些人員安排到原先的業(yè)務組織中去，從而也就造成了原先組織的龐大，每個人沒有那么多工作，也就會閑下來，那么組織領導不想被裁或者找點存在感，于是就只能通過不斷開會，來偽裝成工作忙碌的樣子。
上面的這種情況，我想無論是團隊領導或者組員，都不應該在這種情況下長期發(fā)展，因為根本看不到發(fā)展，沒有業(yè)務，就等于沒有經(jīng)驗，更不會有年底的績效，對于個人職業(yè)發(fā)展也會不利。所以，能走還是盡快走。
說了那么多，對于什么情況下需要通過開會、什么情況下我們需要去參會以及開會的注意事項等，我想從一個小組織的角度，來做下簡單的個人對于會議的見解分享：
什么是重大信息？我個人認為就是來自上面的管理層決定，對于組織有重大影響的信息，一般都是不確定的時間通知或者緊急的情況下。比如，公司決定暫停一個項目或者某一塊業(yè)務，又或者公司決定今天裁員多少。大多數(shù)是一些負面的消息，需要通過全員參加的形式告知。因為，往往這些信息會帶來員工的負面情緒，需要正式，但會議時間最好控制在15~30分鐘，并會后通過一對一溝通，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決。
這是必要的定期的會議。為什么，因為作為管理者需要及時了解組內(nèi)各成員的工作量、工作進展以及是否需要尋求幫忙等，作為成員，通過每周的匯報，可以鍛煉自己的表達能力，增加自發(fā)地管理自己工作的能力，要說的是，必須及時匯報工作上的困難，及時舉手，不要將問題和困難藏著掖著，導致后面連領導都沒法幫你。
由于每個人的工作內(nèi)容不一樣，這種會如果時間過長，會導致不相干的人無所事事，浪費他們的時間。所以，組織領導需要嚴格把控每個人匯報以及和他們交流的時長，最好一個人3~5分鐘左右，要求團隊成員簡明扼要，挑重點難點講，以及尋求幫助的內(nèi)容說，然后需要詳細討論的，會后單獨找你再說。整個會議最好控制在半小時左右。
研發(fā)人員，通常是按照帶的項目不同而進入不同的項目組，項目組有項目經(jīng)理牽頭，為了把控項目進度，項目經(jīng)理一般會組織個項目周會，每周循環(huán)。但是，由于項目組的成員太多，多則10~20人，這樣一來，導致整個會議時間會在2小時左右。而我們反過來想想，其實和自己強相關的內(nèi)容，卻不足10分鐘。
作為參加會議的人員，我覺得我們可以私底下和項目經(jīng)理說好，等有與自己相關的話題的時候，再進入會議，而且自己事先準備好議題，需要與項目組成員共享的信息以及需要尋求項目組幫助的話題，并要求找到解決方案。對于這種會，最好自己也設定時間，半小時左右，不要泡在里面太長時間，否則只會聽了一堆聊天，卻拿不到你想要的結(jié)論。
如果條件允許，必須全部當面會議，因為面對面才方便交流，才最有效，做到及時溝通。線上會議，看不到每個人的表情，有時會因為設備的原因，調(diào)試等浪費太多時間。而且不要每次會議，都對著PPT開講，準備個幾十頁的報告，沒有必要，需要直接切入主題，從問題--原因--對策三個角度去主持會議，不要廢話。
最多半小時，超過半小時的會議，往往都會浪費大家的時間。
無論是主持者還是參會者，都需要提前了解會議的主題，需要解決的問題，有沒有相應的對策，如果沒有方案，拿到會上來討論，只會浪費時間，且不會有結(jié)論。會后也需要做到及時跟進，否則，就會出現(xiàn)會議開和沒開一個樣子。工作中，不可能大部分時間都需要拉一堆人來開會，而是個別的點對點的，所以通過線下走動式的溝通和交流，速度最快也最直接。
結(jié)束語
最后，學會拒絕，有時候不必要的會議可以直接拒絕，能不參加就不參加?，F(xiàn)在有些供應商不打招呼就直接來拜訪，導致和你瞎聊了半天，啥有用的信息或者結(jié)論都沒拿到。愿我們從今天起，學會開會和不開會，提升個人的效率，將主要精力用于重大問題的解決上，給自己和團隊帶來更多的收益。共勉。
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