工作分析通常是人力資源規(guī)劃過程中必不可少的環(huán)節(jié)，是招聘、培訓、薪酬、績效、職業(yè)生涯規(guī)劃、培訓等模塊的基礎(chǔ)。工作分析是對組織中各崗位的特征、規(guī)范、要求、流程以及對完成此工作員工的素質(zhì)、知識、技能要求進行描述的過程，主要解決工作活動、工作中人的行為、工作中所使用的機器、工具及設(shè)備、工作背景、工作對人的要求等方面重要的問題。工作分析的結(jié)果是產(chǎn)生工作描述和工作規(guī)范，在人力資源管理過程中，這種結(jié)果就是形成規(guī)范的崗位說明書。但是在現(xiàn)實的很多HR工作中，崗位說明書的制作并非那么簡單，他們經(jīng)常會不是很清楚崗位說明書需要做什么、怎么做，以下三步，教你如何做好崗位說明書。
第一步，內(nèi)容有哪些
作為人力資源管理工作的基礎(chǔ)性文件，崗位說明書與各個人力資源管理模塊都有接口，但能否因此就將所有與崗位相關(guān)的人力資源信息全部納入，并一次性地在工作分析后編寫完整呢？這種目標過于理想化，在實際運作過程中很難實現(xiàn)。崗位說明書的要素設(shè)計應結(jié)合企業(yè)管理的實際需求和基礎(chǔ)，逐步在人力資源管理體系搭建和完善的過程中補充、調(diào)整。
常用的崗位說明書內(nèi)容一般包含兩大部分內(nèi)容：崗位描述和任職資格。崗位描述的常見要素包括：崗位基本情況、崗位總體目標、工作職責、工作權(quán)限、關(guān)鍵業(yè)績指標、主要工作聯(lián)系等。任職資格的常見要素包括：教育背景、工作經(jīng)驗、從業(yè)資格、知識技能、個人素質(zhì)等。
除了崗位描述和任職資格，還有關(guān)鍵業(yè)績指標、職業(yè)發(fā)展通道和工作環(huán)境等內(nèi)容。
第二步，內(nèi)容怎么寫
崗位描述相對容易容易，無非就是這個崗位的具體工作內(nèi)容，按輕重緩急順序羅列即可，一般在最后，都會加上一條：完成領(lǐng)導交代的其他工作。那其他內(nèi)容項，可以按以下方式書寫。
關(guān)鍵業(yè)績指標。績效管理體系通常緊隨崗位管理體系，因此，很多客戶希望在崗位說明書中的崗位工作職責之后，列入該崗位的關(guān)鍵業(yè)績指標，以使得崗位說明書的要素顯得更加完善。但是，往往關(guān)鍵業(yè)績指標的具體內(nèi)容直至崗位管理體系模塊結(jié)束也很難填寫完整，僅憑借管理者或任職者的經(jīng)驗，零星填寫一些指標，其科學性和可操作性較低，很難達到預期的效果和目的。
究其原因，主要是項目模塊操作的邏輯順序出現(xiàn)了問題。工作分析和崗位說明書是績效管理體系建立的必備基礎(chǔ)。在崗位設(shè)置目的、主要工作職責、任職資格等崗位工作分析的關(guān)鍵要素未被確定之前，崗位的業(yè)績結(jié)果要求無從談起。通常而言，一個崗位的關(guān)鍵業(yè)績指標來源于四大方面：1）上級指標分解，主要是所在部門關(guān)鍵業(yè)績指標的分解；2）由崗位主要工作職責產(chǎn)生的預期工作結(jié)果；3）績效期內(nèi)，崗位階段性的重點工作；4）崗位任職者的工作短板。除了源自崗位主要職責的預期工作結(jié)果外，其他三大方面的指標都有較強的階段性和個體性特點，不適用于填寫在崗位說明書中。
針對上述情況，通常有兩種解決方式：
第一種方式，崗位說明書中的關(guān)鍵業(yè)績指標部分，只列入與崗位職責密切相關(guān)的業(yè)績指標，即分析崗位主要職責所產(chǎn)生的預期工作成果，并制定相應的業(yè)績標準形成關(guān)鍵業(yè)績指標。這種關(guān)鍵業(yè)績指標明顯是不完整的，它僅考慮了關(guān)鍵業(yè)績指標體系來源的一個方面。在實際績效管理操作中，還需要企業(yè)對指標體系進行整體性的完善，而崗位說明書中所列指標，只作為關(guān)鍵業(yè)績指標的來源之一。
第二種方式適用于人力資源管理體系相對完善和規(guī)范的企業(yè)，即崗位說明書基本全面地包含該崗位的關(guān)鍵業(yè)績指標，但要求企業(yè)能夠做到及時修訂。實際操作過程中，企業(yè)可以在績效管理體系建立，崗位關(guān)鍵業(yè)績指標體系基本完善的情況下，將崗位關(guān)鍵業(yè)績指標填寫入崗位說明書，但必須做到崗位說明書根據(jù)業(yè)務(wù)變化或階段性地及時修訂，以保證崗位信息和相關(guān)業(yè)績指標的有效。同時要說明的是，這種方式下同樣不應包含源自崗位任職者的工作短板所提取的指標，以確保崗位說明書“對崗不對人”。
任職資格。崗位任職資格是崗位說明書中必不可少的一類要素，是崗位對任職者在知識、技能、能力及其他方面特質(zhì)的要求，通常包括教育背景、工作經(jīng)驗、從業(yè)資格、知識技能、個人素質(zhì)等內(nèi)容。任職資格通常由任職者本人負責填寫，由直接上級審核，或者是公司統(tǒng)一規(guī)定。在實際操作過程中，最常見的問題有兩個：一是“對人不對崗”，無論任職者還是其直接上級都容易依據(jù)目前崗位任職者的實際情況填寫任職資格，而非基于崗位本身工作職責的要求。二是崗位任職資格標準不統(tǒng)一，工作性質(zhì)和層級相似的崗位在學歷、工作經(jīng)驗從業(yè)資格等項目上要求水平差異明顯。
那么，崗位任職資格應該如何要求呢？固然任職資格越高，任職者綜合素質(zhì)得到保障，崗位產(chǎn)出高績效的可能性也越高，但相應的企業(yè)成本也會提升。因此，通常企業(yè)所要求的崗位任職資格，指的是崗位任職者基本履行崗位職責所需要具備的最低資格要求，即，崗位任職資格是任職者就任崗位的最低標準，而非越高越好。為保證企業(yè)內(nèi)部崗位任職資格的相對公平，通常學歷水平、工作經(jīng)驗等內(nèi)容，由人力資源部門依據(jù)客觀需要，按職位層級劃定統(tǒng)一標準并在公司內(nèi)推行。而“從業(yè)資格”應與崗位主要職責緊密相關(guān)，一般指的是任職該崗位所需要具備的國家、行業(yè)有關(guān)資質(zhì)，如會計需要會計從業(yè)資格證、電工需要電工證、駕駛員需要駕駛執(zhí)照等。一些更高水準的證書通常是任職者為體現(xiàn)個人價值而額外考取的資質(zhì)，具備這些資質(zhì)可能產(chǎn)出更優(yōu)秀業(yè)績，但并非任職某崗位的必要條件，因此不應作為任職資格要求填入崗位說明書。此外，知識技能、個人素質(zhì)等要素，雖然是崗位任職資格的必備內(nèi)容，但應與企業(yè)的職業(yè)技能評估體系和能力素質(zhì)模型緊密結(jié)合，若企業(yè)尚未建立健全上述體系，則應審慎填寫崗位說明書中相應內(nèi)容，建議人力資源部門依據(jù)崗位序列、職位層級進行統(tǒng)一規(guī)范，以保證崗位任職資格的相對公平和未來與職業(yè)技能評估體系、能力素質(zhì)模型的平穩(wěn)對接。
職業(yè)發(fā)展通道。隨著企業(yè)對人力資本視角的轉(zhuǎn)變和關(guān)注度的提升，越來越多的企業(yè)開始為員工進行職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，因此，越來越多的企業(yè)希望在崗位說明書中明確員工的職業(yè)發(fā)展路徑，增加類似“可晉升崗位”、“可輪換崗位”等要素。但企業(yè)實際操作中，“可晉升崗位”的填寫結(jié)果通常是該崗位直接上級，而“可輪換崗位”通常是部門內(nèi)部同級別其他崗位，這種簡單而機械的結(jié)果往往失去了其原有的目的和效果。造成這種結(jié)果的主要原因，通常是企業(yè)尚未建立科學、完整的職業(yè)發(fā)展通道體系，或是企業(yè)人力資源相關(guān)部門對員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃的認識欠缺和偏頗。員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道的設(shè)計，與崗位管理體系存在著根本的區(qū)別，后者是基于崗位的分析和設(shè)計，而前者更多的是人的因素。員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道設(shè)計，是在員工個體的主客觀條件測定、分析、總結(jié)研究的基礎(chǔ)上，對員工個人的興趣、愛好、能力、特長、經(jīng)歷及不足等各方面進行綜合分析與權(quán)衡，結(jié)合時代特點，根據(jù)自己的職業(yè)傾向，確定其最佳的職業(yè)奮斗目標，并為實現(xiàn)這一目標做出行之有效的安排。這一切的測定、分析和規(guī)劃都有著強烈的員工個體獨立性，以員工個人的主客觀條件和意愿為主要基礎(chǔ)，這就與崗位工作分析和崗位說明書有著最根本的不同。每個崗位的任職者都是獨立的個體，有著各自獨立的特點和要求，由于其個人特質(zhì)的不同，例如性格特征、發(fā)展興趣、知識技能的擅長領(lǐng)域等因素的差異，每個人的職業(yè)發(fā)展路徑都不可能完全相同。也就是說，同一崗位的任職者，由于個體特性差異，其能夠晉升和輪換的崗位應有所不同。“可晉升崗位”和“可輪換崗位”等項目，應依據(jù)員工個體特征進行設(shè)計和規(guī)劃，而不能夠僅基于崗位工作分析的結(jié)果，進行一刀切的規(guī)定和要求。因此，與員工個體特征緊密相關(guān)的職業(yè)生涯規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道等相關(guān)內(nèi)容，不適于被列入崗位說明書范疇。
崗位說明書并非包羅萬象就好，其中究竟要包含那些要素，應取決于企業(yè)既有的管理基礎(chǔ)、人力資源管理體系建設(shè)的實際情況，以及管理咨詢項目過程中各個模塊的成果預期，并應充分考慮到工作分析作為人力資源管理體系的核心基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，與各個模塊之間的接口關(guān)系。只有建立清晰的人力資源管理體系框架，遵循科學的邏輯順序開展工作分析及后續(xù)人力資源管理各模塊的建設(shè)和完善工作，使各個模塊有機地聯(lián)系在一起，才能保證整個人力資源管理體系有效運作、充分發(fā)揮作用，為企業(yè)的長期、可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。
以上兩項，可保證你做好崗位說明書。
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