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如何將不同文件夾下的報表快速匯總到一個表格

在日常工作中我們需要將下屬公司或其他部門打包提交的表格或報表匯總到一個表格,如果一個個去打開復(fù)制,是低效又痛苦的,那如何才能快速將所有表格匯總到一個表格里呢?我們以之前在《“偷懶”的技術(shù):打造財務(wù)Excel達(dá)人》讀者群給大家做的“練習(xí)題019:匯總各公司報表”為例,介紹如何快速匯總多個文件夾下的表格。



題目要求


假定各公司上交的報表名稱均為“XX公司月報表”,報表內(nèi)工作表名稱和表格布局相同(如果下屬公司報上來的工作簿或表格名稱、表格格式五花八門,這需要集團公司對下屬公司的信息上報制度進行規(guī)范)。集團報表匯總?cè)藛T收集到各公司的報表分別放在以各公司命名的文件夾里,這些文件夾均放在名稱為“3月”的文件夾內(nèi)。


各公司的報表如下,

要求將各公司報表匯總成下面的表格樣式


第3行各公司的先后順序沒有要求。這個工作每個月都要進行,假定每個月上交報表的各公司不固定,也就是并不是每個公司每個月都要提交報表。


解題思路:

如果各公司每月都要準(zhǔn)時提交報表,并且各公司報表都匯總收集在同一文件夾下,加上工作表名稱以及工作表格式都相同,我們可以應(yīng)用《“偷懶”的技術(shù):打造財務(wù)Excel達(dá)人》第二章第三節(jié)“坐享其成:報表翻新的偷懶妙招”的相關(guān)技巧,進行報表翻新。但是,本題不符合那種情況,該如何辦呢?

我們可以想辦法將各文件夾的工作簿轉(zhuǎn)移至同一文件夾下,然后提取各工作簿的名稱,使用Indirect函數(shù)引用各公司的報表,或使用查找替換批量翻新公式。因而,這個問題可以轉(zhuǎn)換為下面三個問題

1、如何批量將各文件夾的文件轉(zhuǎn)移至同一文件夾

2、如何提取某文件夾下各工作簿的名稱

3、如何批量引用已知路徑工作簿中某工作表單元格的數(shù)據(jù)


下面逐一介紹:

一、如何批量將各文件夾下的文件轉(zhuǎn)移至同一文件夾


可以使用查找+剪切,將其轉(zhuǎn)移至同一文件夾。詳見昨天在“Excel偷懶的技術(shù)”公眾號發(fā)布的文章。地址

http://mp.weixin.qq.com/s?src=3×tamp=1476625965&ver=1&signature=UmZtAL2k3z5AzYNa85b2-G7cjbcC*h9wB50*Omeg-QFheSFghuf-YlaiXHmgQEn8Ue6zXAB*GfRlm0Lo8i446u6YWqTTzItf3RdoISEYsEfxH1hTSp-rMxzUNLkOMABfWlsO8ygeIfMF8AxxEPJQvEKvlsiY6-0i-418Cp0MfyA=


二、如何提取某文件夾下各工作簿的名稱


根據(jù)步驟一,已經(jīng)將各公司報表轉(zhuǎn)移至E盤“我的桌面”文件夾下,假設(shè)各公司的報表均為2007格式,即文件后綴名為“.xlsx”,我們在Excel公式選項卡下點擊的“定義名稱”按鈕,在彈出的新建名稱對話框,按下圖新增自定義名稱“文件列表”


自定義名稱的公式為:

=FILES('E:\我的桌面\匯總各公司報表\*.xlsx')


然后在某空白列的第一行輸入下面的公式,然后下拉填充至其他行:

=INDEX(文件列表,ROW())


如上圖,就提取出3月文件夾下的所有Excel工作簿,將錯誤值行刪除,復(fù)制A列并粘貼為數(shù)值,

然后使用查找替換,在查找欄輸入“月報表.xlsx',替換欄什么都不輸入,點擊“全部替換”即可將“月報表.xlsx'批量刪除,僅保留各公司的名稱。

全部替換后效果如下圖:


選中A2:A16單元格,Ctrl+C復(fù)制,然后用選擇性粘貼-轉(zhuǎn)置,將其轉(zhuǎn)置粘貼到費用統(tǒng)計表的B3:P3單元格。


三、如何批量引用已知路徑下工作簿中某工作表單元格的數(shù)據(jù)


我們使用簡單的鏈接公式引用已經(jīng)移至3月文件下A公司和B公司的報表,其公式如下


B4單元格的公式:

='E:\我的桌面\3月\[A公司月報表.xlsx]費用表'!B4

C4單元格的公式:

='E:\我的桌面\3月\[B公司月報表.xlsx]費用表'!B4

二者不同之處就是公司的名稱,而這正是第三行相應(yīng)單元格的內(nèi)容。


下面有二個方法引用各工作簿的數(shù)據(jù)。

方法一:使用Indirect函數(shù)

由于前述特點,因而可以使用Indirect函數(shù),將工作表名稱,已經(jīng)引用的行號使用變量代替,B4公式如下:

=INDIRECT(''E:\我的桌面\3月\['&B$3&'月報表.xlsx]費用表'!B'&ROW())

然后往下拖動填充填充,再將B4:B13往右拖動填充。

此時公式計算結(jié)果為錯誤值“#REF!”,這是因為:

Indirect函數(shù)引用其他工作簿時,需要其他工作簿處于打開狀態(tài),如果未打開,則會出錯。

因而選定所有工作簿,將其批量打開。公式就會得出正確的計算結(jié)果。

這種方法的優(yōu)點是用一個公式即可搞定所有引用。

注:

批量打開所有工作簿方法:

使用Shift或Ctrl鍵,選定需要打開的工作簿,敲擊回車鍵。

批量關(guān)閉工作簿的方法:

本文經(jīng)授權(quán) 尊重原創(chuàng)
文章來源:Excel偷懶的技術(shù)
作者:龍逸凡,圖書《“偷懶”的技術(shù):打造財務(wù)Excel達(dá)人》作者 
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