坊間有個(gè)秘書(shū)體順口溜“領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)講我先講，看看話筒響不響?！?，即指會(huì)場(chǎng)檢查?；I備會(huì)議很辛苦，往往消耗大量時(shí)間和精力，經(jīng)常到會(huì)議召開(kāi)前夕還要處理文稿寫(xiě)作、人員統(tǒng)計(jì)、會(huì)場(chǎng)安排、材料印刷等繁雜事務(wù)。有的秘書(shū)此時(shí)最易懈怠，懶于親自檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況，結(jié)果很有可能臨到開(kāi)會(huì)才發(fā)現(xiàn)這樣那樣問(wèn)題。會(huì)議召開(kāi)前20分鐘時(shí)間往往是與會(huì)者入場(chǎng)時(shí)候，人來(lái)人往、嘰嘰喳喳較為混亂。這時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題也不易處置，結(jié)果不是“吃蒼蠅”，就是挨領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)。從大量生動(dòng)活潑的慘痛教訓(xùn)看，會(huì)前檢查不但必不可少，而且必須提前半天時(shí)間，上午召開(kāi)會(huì)議必須前日下午就要布置完畢并且檢查好會(huì)場(chǎng)，下午召開(kāi)會(huì)議最遲要在當(dāng)天上午10點(diǎn)前布置并檢查好會(huì)場(chǎng)，才能有備無(wú)患、從容不迫。筆者認(rèn)為，會(huì)前重點(diǎn)檢查七個(gè)內(nèi)容：
一是話筒響不響。這是首要檢查任務(wù)。話筒不響是會(huì)務(wù)籌備工作中最不容易忽視，也是最容易出現(xiàn)問(wèn)題且直接暴露在眾目睽睽之下的要命環(huán)節(jié)，萬(wàn)一出現(xiàn)問(wèn)題將直接影響會(huì)議效果以及領(lǐng)導(dǎo)講話情緒。話筒之所以容易出現(xiàn)問(wèn)題，主要是話筒技術(shù)狀態(tài)做不到萬(wàn)無(wú)一失。會(huì)前務(wù)必逐個(gè)調(diào)試話筒，確認(rèn)無(wú)誤后才能放心。如有無(wú)線話筒，還要檢查話筒通話質(zhì)量及驅(qū)動(dòng)電池，防止講話時(shí)突然沒(méi)電。
二是燈光亮不亮。千萬(wàn)不要以為每個(gè)會(huì)場(chǎng)都是燈火通明、線路通暢。特別是召開(kāi)大型會(huì)議或在情況不熟會(huì)場(chǎng)開(kāi)會(huì)，秘書(shū)要特別注意巡查會(huì)場(chǎng)燈光照明狀態(tài)，是否存在黑燈情況，主動(dòng)與會(huì)場(chǎng)保障人員溝通電路最近有無(wú)故障，哪里出現(xiàn)過(guò)問(wèn)題；如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就要與保障人員仔細(xì)溝通改進(jìn)措施。如果會(huì)前能檢修完畢則可，否則必須斬釘截鐵另選會(huì)場(chǎng)，千萬(wàn)不要心存僥幸。很多會(huì)場(chǎng)出現(xiàn)技術(shù)故障并非會(huì)前沒(méi)有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，而是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后沒(méi)有及時(shí)維護(hù)到位，心存僥幸結(jié)果恰恰出現(xiàn)問(wèn)題。
三是通道暢不暢。每個(gè)會(huì)場(chǎng)都有安全通道。秘書(shū)要熟悉安全通道位置，萬(wàn)一發(fā)生火災(zāi)等緊急情況時(shí)可以迅速引導(dǎo)疏散撤離。如果籌備大型會(huì)議，還要與會(huì)場(chǎng)負(fù)責(zé)人溝通安全通道保障及應(yīng)急疏散等處置措施。如果是跨區(qū)域性會(huì)議，與會(huì)者可能不太熟悉地形，還要檢查會(huì)議指南是否標(biāo)示會(huì)場(chǎng)緊急疏散通道，看看圖示與現(xiàn)場(chǎng)是否符合，是否容易辨認(rèn)。另外，我們還要現(xiàn)場(chǎng)查看應(yīng)急燈是否正常發(fā)光。
四是席卡齊不齊。實(shí)踐反復(fù)證明，只要有人工操作的地方，就會(huì)存在差錯(cuò)概率。差錯(cuò)概率大小與細(xì)心程度呈反比。首先，檢查席卡紙色是否一致。有些紙張顏色深淺度不一致，擺在一起容易給人花臉感覺(jué)，看起來(lái)不舒服。其次，檢查席卡數(shù)量是否欠缺。有些會(huì)議需要幾百個(gè)席卡，打印起來(lái)往往發(fā)生疏漏現(xiàn)象。這時(shí)就要拿著名單對(duì)著席卡逐個(gè)清點(diǎn)過(guò)數(shù)。第三，檢查席卡名字有無(wú)錯(cuò)誤。席卡名字打印錯(cuò)誤是常有事情。特別是人名，會(huì)務(wù)人員容易發(fā)生對(duì)同音字或同形字之間理解誤差。第四，檢查席卡擺放次序是否正確。會(huì)務(wù)人員要拿著參會(huì)名單及會(huì)議通知對(duì)照席卡逐個(gè)檢查排序是否正確，特別是主席臺(tái)席卡及臺(tái)下前三排席卡擺放次序不能出現(xiàn)差錯(cuò)。坐在前三排以上的與會(huì)人員對(duì)次序講究程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于前三排，而且出現(xiàn)問(wèn)題也很少現(xiàn)場(chǎng)嚷嚷，更多是會(huì)后跟會(huì)務(wù)人員提醒通氣。規(guī)避辦法有二：首先，會(huì)議名單務(wù)必發(fā)送郵件或傳真紙質(zhì)件，盡量避免電話通知，防止出現(xiàn)諧音差錯(cuò)。其次，請(qǐng)同事或分管領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)場(chǎng)巡查，就可以有效規(guī)避問(wèn)題。不同的人過(guò)濾就可顯著規(guī)避差錯(cuò)。
五是材料少不少。檢查主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)的材料，特別是最高領(lǐng)導(dǎo)材料更要對(duì)照材料清單逐項(xiàng)過(guò)濾。重點(diǎn)檢查材料份數(shù)是否齊全、是否混雜其他無(wú)關(guān)材料、裝訂是否齊整、擺放是否整齊。從實(shí)踐看，會(huì)議召開(kāi)之前查出材料問(wèn)題是常有事情。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題如果來(lái)不及更換就要親自手寫(xiě)更正。自己發(fā)現(xiàn)問(wèn)題總比領(lǐng)導(dǎo)先發(fā)現(xiàn)問(wèn)題好。領(lǐng)導(dǎo)席前材料有：會(huì)議議程、參會(huì)名單、講話稿等。從上到下擺序同此。
六是環(huán)境好不好。如在單位會(huì)議室召開(kāi)會(huì)議，會(huì)場(chǎng)環(huán)境總體都在掌握之中，不需過(guò)多檢查。如果在新地方籌備規(guī)模較大會(huì)議，就要檢查會(huì)場(chǎng)及周邊交通疏導(dǎo)、環(huán)境衛(wèi)生、潛在危險(xiǎn)源、噪音源、人員集散等情況，以備萬(wàn)一發(fā)生緊急狀況能夠應(yīng)變自如。合格的會(huì)務(wù)籌備者要比參會(huì)人員考慮更多、更廣、更遠(yuǎn)的事情。
七是規(guī)定守未守。中央“八項(xiàng)規(guī)定”要求精簡(jiǎn)會(huì)議活動(dòng)，切實(shí)改進(jìn)會(huì)風(fēng)。各地相繼出臺(tái)更為細(xì)致規(guī)定，都要求會(huì)場(chǎng)布置儉樸，一律不擺放花草綠植，不制作背景板，不發(fā)文件袋，不擺放水果，不擺放香煙、懸掛會(huì)標(biāo)與宣傳標(biāo)語(yǔ)，不鋪紅地毯，不在五星級(jí)賓館和景區(qū)開(kāi)會(huì)，不發(fā)放紀(jì)念品，不安排禮儀小姐，不懸掛彩球及空飄，不掛歡迎標(biāo)語(yǔ)，少用一次性用品等。會(huì)務(wù)人員要始終繃緊勤儉節(jié)約弦，率先遵守和嚴(yán)格執(zhí)行“八項(xiàng)規(guī)定”，發(fā)現(xiàn)不符合“八項(xiàng)規(guī)定”之處就要在第一時(shí)間糾正，堅(jiān)決不能放松要求，導(dǎo)致不應(yīng)有后果。
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