文/無(wú)訟學(xué)院 田臻奕
上周關(guān)于PPT美化的文章發(fā)布之后，有許多律師加我微信與我交流。在交流之中我發(fā)現(xiàn)，制約大家制作一份比較高質(zhì)量的PPT的因素主要有兩個(gè)，一個(gè)是基本的操作方法和操作習(xí)慣，二是上次文章分享的設(shè)計(jì)感和審美。設(shè)計(jì)感不是一朝習(xí)得，平時(shí)需要通過(guò)多看優(yōu)秀作品、多模仿練習(xí)慢慢培養(yǎng)，但是好的制作PPT的習(xí)慣和方法，雖然不能保證做出來(lái)的PPT「高大上」、「美觀大方」，但可以避免一些基本的錯(cuò)誤，也能提升效率。今天，我就和大家分享五個(gè)制作PPT的小竅門，希望能夠減輕大家的「PPT之痛」。
一、先梳理框架，再進(jìn)行制作
「讓輸出的歸輸出，讓展示的歸展示」。在我來(lái)到無(wú)訟的第一天就聽到了這樣一句話。如果大家此前制作PPT，是直接打開Powerpoint軟件，開始制作PPT封面的話，那我非常強(qiáng)烈地建議你，先梳理演講或展示的提綱，甚至不止是大標(biāo)題和二標(biāo)題的提綱，應(yīng)當(dāng)是整個(gè)展示的主體內(nèi)容。當(dāng)然，主體內(nèi)容并不意味著直接寫一份逐字稿，而應(yīng)當(dāng)是有邏輯的，有結(jié)構(gòu)地梳理整個(gè)展示的框架和內(nèi)容。我們也曾在各個(gè)場(chǎng)合都推薦過(guò)可以方便地幫大家進(jìn)行結(jié)構(gòu)化梳理的工具：
在兩個(gè)軟件之間跳轉(zhuǎn)，看似麻煩，但是實(shí)際上，直接使用用于「展示」的PPT軟件，軟件本身的操作邏輯會(huì)阻礙流暢地思考和梳理。試想一下，直接使用PPT軟件，制作一頁(yè)之后，難免要調(diào)整字體、字號(hào)、布局和顏色，等一頁(yè)調(diào)好了，到下一頁(yè)，又要進(jìn)行「輸出」切換，這樣的切換反而是低效的。
另外，使用結(jié)構(gòu)化思維輸出的軟件，可以強(qiáng)迫大家對(duì)于一級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題和內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)和梳理，當(dāng)內(nèi)容梳理完畢，開始進(jìn)行PPT制作時(shí)，就不用再?gòu)拈L(zhǎng)篇文稿、或者干脆從腦子里，尋找應(yīng)該放在PPT頁(yè)面上的標(biāo)題和內(nèi)容了。
二、使用空白的模板
當(dāng)我們打開一個(gè)新的PPT文件的時(shí)候，往往會(huì)有一些自帶的模板，就像這樣：
我建議大家，將這些默認(rèn)的文本框刪掉，當(dāng)你需要輸入文字的時(shí)候，點(diǎn)擊「插入」菜單下的「文本框」按鈕，手動(dòng)插入文本框。
手動(dòng)加入文本框雖然會(huì)增加一個(gè)操作步驟，但可以為后期排版增加更多的可能性。默認(rèn)文本框會(huì)極大地限制排版，例如上次文章舉過(guò)的一個(gè)例子，它最終呈現(xiàn)出的效果是這樣：
但如果我們用自帶的文本框，很可能最終只能實(shí)現(xiàn)這樣的效果了：
三、更改默認(rèn)字體
上次分享我們說(shuō)過(guò)，在制作扁平化風(fēng)格的PPT時(shí)，使用非襯線字體更加穩(wěn)妥。而正常情況下，PPT軟件默認(rèn)輸入的文字是宋體。每次輸入文本后，都需要再更改字體，無(wú)疑非常麻煩，格式刷可以解決一部分問(wèn)題，但是更高效的方式是直接將輸入的默認(rèn)字體改成微軟雅黑。這個(gè)功能在PPT2013及以前的版本中非常好實(shí)現(xiàn)，只要選中一個(gè)已經(jīng)改好字體的文本框，右單擊，選擇「設(shè)置為默認(rèn)文本框」即可，之后在文本框中輸入的所有文字，都會(huì)變成剛剛設(shè)置的字體。但是在PPT2016的版本中，這個(gè)功能被隱藏的非常深，需要我們與下一個(gè)小技巧一起使用。
四、設(shè)置幻燈片母版
作為律師或企業(yè)法務(wù)人員，日常制作PPT時(shí)，通常需要加上律所或者公司的logo。一頁(yè)一頁(yè)地復(fù)制粘貼非常麻煩。我們可以通過(guò)編輯幻燈片母版，解決這個(gè)問(wèn)題，PPT2016版本中「設(shè)置默認(rèn)文本框」的功能，也需要通過(guò)編輯母版來(lái)實(shí)現(xiàn)。
首先，點(diǎn)擊「視圖」菜單下的「幻燈片母版」按鈕。
接著，將我們需要加入每一頁(yè)的Logo，直接插入第一張母版幻燈片中。
如果我們希望整套PPT的字體都是微軟雅黑，那么同樣是選中第一張母版幻燈片，點(diǎn)擊「字體」按鈕，選擇微軟雅黑。
當(dāng)我們把母版幻燈片關(guān)掉之后就會(huì)發(fā)現(xiàn)，我們每一頁(yè)P(yáng)PT的右下角，都出現(xiàn)了無(wú)訟學(xué)院的Logo，而每一個(gè)文本框輸入的默認(rèn)字體，都變成了微軟雅黑，不需要再手動(dòng)調(diào)整。如果我們對(duì)這一次的設(shè)計(jì)非常滿意，還可以點(diǎn)擊「設(shè)計(jì)」按鈕，在主題方框的下面有一個(gè)下拉箭頭，點(diǎn)擊這個(gè)下拉箭頭，選擇「保存當(dāng)前主題」。
下一次新建幻燈片時(shí)，我們就可以選擇這個(gè)已經(jīng)保存好的主題，不需要再次進(jìn)行Logo插入和設(shè)計(jì)。掌握了母版編輯功能，我們就再也不用到處找PPT模板啦。
五、一鍵去除動(dòng)畫
雖然我在上篇文章中說(shuō)，讓大家在不知道視覺(jué)邏輯如何安排的情況下不要給PPT添加動(dòng)畫效果。但是如果我們已經(jīng)精心為PPT加上了動(dòng)畫效果，但客戶臨時(shí)說(shuō)，我們時(shí)間很緊張，只能給你幾分鐘的時(shí)間展示，那么這個(gè)時(shí)候，迅速去除PPT上的動(dòng)畫效果就顯得非常重要了。那如果我們既需要在展示時(shí)去除動(dòng)畫效果，又想要保留一份有動(dòng)畫效果的版本，怎么辦呢？其實(shí)PPT動(dòng)畫設(shè)置中有一個(gè)非常有用的小功能：
點(diǎn)擊「幻燈片放映」菜單下的「設(shè)置幻燈片放映」，選中「放映時(shí)不加動(dòng)畫」。這樣，我們放映幻燈片時(shí)，就不會(huì)有動(dòng)畫效果了。動(dòng)畫效果本身并不會(huì)被刪除，下次放映時(shí)想要有動(dòng)畫效果，只要不再選中「放映時(shí)不加動(dòng)畫」按鈕，就可以正常播放動(dòng)畫了。
掌握了這五個(gè)小技巧，可以大大提高制作PPT的效率。但在撰寫這篇文章的時(shí)候，我發(fā)現(xiàn)，如果大家使用的是Mac電腦，并在上面安裝Powerpoint軟件使用的話，一些Windows系統(tǒng)里PPT的功能是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，例如「嵌入字體」，即PPT中使用了外部網(wǎng)站下載的字體，在Windows系統(tǒng)的Powerpoint里，在保存設(shè)置的地方可以選擇「嵌入字體」，這樣在使用其他沒(méi)有安裝這個(gè)字體的電腦放映時(shí)，字體不會(huì)被改變。但是在Mac版本的Powerpoint軟件中，要保存字體只能通過(guò)把字體所在的文本框變成圖片來(lái)解決。
所以在最后我也建議大家，如果大家日常使用的是蘋果電腦，那么完全可以放棄Powerpoint改用Keynote，只要花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間掌握Keynote的基本操作，從便捷性上看，Keynote比Powerpoint要友好得多，且也更容易做出好看的作品。當(dāng)我日常制作必須要使用Powerpoint打開的課件時(shí)，也會(huì)先用Keynote制作后再更改格式。之后，我也可以繼續(xù)與大家分享Keynote的使用指南和小技巧。
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