文|MBA智庫(kù)整理/秦青
圖|網(wǎng)絡(luò)
最近總會(huì)聽(tīng)到身邊的人抱怨時(shí)間不夠，干嘛都得急蹭蹭的，常常得一心多用，否則一天 24小時(shí)是絕對(duì)不夠用的。上班下班常堵在路上，工作時(shí)各項(xiàng)任務(wù)都堆積到了一塊，動(dòng)不動(dòng)就得加班，回家還得做家務(wù)，哪里還有時(shí)間自我提高？
在這個(gè)世界上，除開(kāi)一小部分含著金鑰匙出生的人，大部分人的成功都是后天決定的。有人說(shuō)窮人和富人的區(qū)別在于，窮人把錢(qián)看得比時(shí)間重要，而富人比時(shí)間看得比錢(qián)重要，想想確實(shí)在理。比如說(shuō)有人為了為了買(mǎi)一件更便宜的衣服，為了多搶幾個(gè)紅包，往往要浪費(fèi)掉很多時(shí)間，以至于本來(lái)用來(lái)提升技能的時(shí)間都泡了湯。錢(qián)對(duì)于我們大多數(shù)人來(lái)說(shuō)都是個(gè)限制性資源，可是錢(qián)可以再賺，時(shí)間卻永遠(yuǎn)無(wú)法贖回，白云蒼狗，稍縱即逝。當(dāng)然時(shí)間也沒(méi)有伸縮性，不管需求再怎么強(qiáng)烈，供應(yīng)就那么多，沒(méi)辦法調(diào)節(jié)。
我們常談要提高工作效能，無(wú)非就是要在在最短的時(shí)間內(nèi)，把需要完成的工作做到最好。
而那些商界大佬，毋庸置疑，都是高效時(shí)間管理者。廢話不多說(shuō)，我們下面來(lái)看看他們是怎樣打理時(shí)間的……
1.記錄下自己的時(shí)間使用情況，而不是憑記憶
我們常以僅僅依靠自己的記憶，就可以說(shuō)清楚時(shí)間是怎么花掉的。實(shí)際上，并非如此。管理大師德魯克曾做過(guò)一個(gè)實(shí)驗(yàn)，請(qǐng)一些自認(rèn)為記憶力很強(qiáng)的管理者將自己怎么使用時(shí)間的情況寫(xiě)下來(lái)，然后將它們暫時(shí)保存起來(lái)。與此同時(shí)，又請(qǐng)這些管理者把自己時(shí)間的實(shí)際使用倩況記錄下來(lái)。過(guò)了幾周或數(shù)月后發(fā)現(xiàn)，他們所記錄的時(shí)間的實(shí)際使用情況，與他們最初寫(xiě)下來(lái)的情況相去甚遠(yuǎn)。
其實(shí)，關(guān)于時(shí)間的使用問(wèn)題，記錄要比記憶可靠得多。做完記錄以后，每月定期檢查，有必要不斷地根據(jù)實(shí)際情況重新考慮并修訂他們的時(shí)間安排。這也是是一種時(shí)間管理練習(xí)，只有通過(guò)反復(fù)練習(xí)才能學(xué)會(huì)有效地使用自己的時(shí)間，也只有反復(fù)不斷地作出努力來(lái)能管好自己的時(shí)間，才能避免對(duì)自己時(shí)間安排計(jì)劃的偏離。
2.堅(jiān)決擯棄浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)
墨菲第二定律:你所花費(fèi)的時(shí)間永遠(yuǎn)比你想象的要多。因此要實(shí)現(xiàn)對(duì)時(shí)間的有效管理，需要找出自己的哪些活動(dòng)是浪費(fèi)時(shí)間、不產(chǎn)生效果的，并盡可能將這些活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。要做到這一點(diǎn)，可以向自己提出一些問(wèn)題來(lái)進(jìn)行診斷。
比如對(duì)記錄上的所有活動(dòng)仔細(xì)地進(jìn)行審察：“如果根本不做這件事，將會(huì)怎么樣？”假如審察下來(lái)的結(jié)果是“沒(méi)有關(guān)系"的話，那么結(jié)論就很明白：以后就不要再做這件事了。其實(shí)，很多時(shí)候只要學(xué)會(huì)說(shuō)個(gè)“不”字，問(wèn)題就容易解決得多了。
3.麥肯錫管理時(shí)間的兩張表格
（1）作息時(shí)間表:
麥肯錫高效安排時(shí)間的四大法則：吃飯的時(shí)候吃飯；睡覺(jué)的時(shí)候睡覺(jué)；工作的時(shí)候工作；休閑的時(shí)候休閑。道理很簡(jiǎn)單，可是能堅(jiān)持下來(lái)卻不容易。此外麥肯錫認(rèn)為在日常工作中很多浪費(fèi)時(shí)間的情況完全是可以避免的，比如說(shuō)在飲水機(jī)前逗留太長(zhǎng)時(shí)間聊天；閱讀一些與工作相關(guān)度不大的報(bào)刊雜志；講話沒(méi)有重點(diǎn)，還長(zhǎng)篇大論；事情一拖再拖，總想著來(lái)日方長(zhǎng)。很多時(shí)候都是這些日常的小事讓我們放松警惕，俗話說(shuō)：千里之堤，潰于蟻穴，生活中一些小習(xí)慣往往可能決定成敗。
（2）工作進(jìn)度表
在確定工作計(jì)劃之后，要持續(xù)跟進(jìn)。麥肯錫給出了以下幾點(diǎn)建議：①列出立即可做的事情，從最簡(jiǎn)單、用很少的時(shí)間就可以完成的事情開(kāi)始；②利用對(duì)事情持續(xù)五分鐘的心理熱度，著手開(kāi)始做已經(jīng)拖延的事情，可以每五分鐘休息一次，間隔期喝個(gè)咖啡或深呼吸，回頭欣賞自己的成就；③運(yùn)用切香腸的技巧，將工作切分成幾個(gè)小的步驟，在一個(gè)工作日內(nèi)完成；④在工作表上記下工作時(shí)間，包括工作開(kāi)始時(shí)間，預(yù)定完成時(shí)間和各階段完成期限。
4.一個(gè)整潔的桌面可以讓你事半功倍
一個(gè)整潔的桌面可以讓你事半功倍，看過(guò)李嘉誠(chéng)辦公室的人都知道，他的辦公桌面相當(dāng)整潔。桌面是否整潔能夠反映工作的條理性，凌亂的桌面不僅會(huì)讓我們?cè)诙虝r(shí)間內(nèi)難以找到需要的文件，甚至還會(huì)丟失一些重要的文件，而且雜亂堆積的文件也會(huì)分散我們的注意力。
①把你辦公桌上所有與正在做的工作無(wú)關(guān)的東西清理出來(lái)，把立即需要辦理的找出來(lái)，放在辦公桌中央，其他的按照分類分別放入檔案袋或者抽屜里。這樣做也可以提醒自己哪件事是最重要的，你要把所有精神集中在這件事上，不能讓其他工作影響你。
②一項(xiàng)工作做完后，一定要把與這項(xiàng)工作相關(guān)的資料收拾整齊，并按照類別把它們放到合適的位置，千萬(wàn)不要把它們就這樣攤放在辦公桌上。從辦公桌上拿開(kāi)目前不需要的書(shū)籍文件，對(duì)它們可以按照重要性和先后順序的原則，進(jìn)行分類。
③空閑時(shí)間的閱讀材料，也就是一些自己愛(ài)看的書(shū)、雜志、每日的報(bào)紙等等。這些最好看完之后就都放入自己的辦公柜中，不要讓它們?cè)谀愎ぷ鞯臅r(shí)候在你的面前擺著，因?yàn)槟愕呐d趣很有可能把你從工作中移走，而且它們還會(huì)占據(jù)你本來(lái)就不大的有用空間。
④和你的工作相關(guān)的或者對(duì)你有用的客戶、媒體、出版社及其他各界朋友的名片或者來(lái)訪者所留姓名、電話、地址、電子郵件等，一定要分門(mén)別類登記放好，以便隨時(shí)查閱。
5.利用科學(xué)的時(shí)間管理法訓(xùn)練自己
如果自制力實(shí)在不夠，可以先利用一些科學(xué)的時(shí)間管理法來(lái)訓(xùn)練自己，比如說(shuō)弗朗西斯科?西里洛的番茄工作法。使用番茄工作法，選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起。
具體步驟如下：1、每天開(kāi)始的時(shí)候規(guī)劃今天要完成的幾項(xiàng)任務(wù)，將任務(wù)逐項(xiàng)寫(xiě)在列表里2、設(shè)定你的番茄鐘，定 25分鐘。3、開(kāi)始完成第一項(xiàng)任務(wù)，直到番茄鐘響鈴或提醒（25分鐘到）。4、停止工作，并在列表里該項(xiàng)任務(wù)后畫(huà)個(gè)X。5、休息3~5分鐘，活動(dòng)、喝水、方便等等。6、開(kāi)始下一個(gè)番茄鐘，繼續(xù)該任務(wù)。一直循環(huán)下去，直到完成該任務(wù)，并在列表里將該任務(wù)劃掉。7、每四個(gè)番茄鐘后，休息25分鐘。如下圖所示：
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