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在 Word 文檔中插入圖片是再日常不過(guò)的操作之一。然而，如果你有過(guò)批量向 Word 中插入圖片的經(jīng)歷，那大概不會(huì)是什么令人愉快的體驗(yàn)——不僅要考慮粘貼格式、文字環(huán)繞等千奇百怪的格式問(wèn)題，還要應(yīng)對(duì) Word 頑疾一般的卡頓和崩潰。這些軟件缺陷經(jīng)常能讓加圖片這類(lèi)本不費(fèi)工夫的操作變成一種煎熬。
設(shè)想這樣的工作場(chǎng)景：你的老板準(zhǔn)備對(duì)三國(guó)公司進(jìn)行投資，但在此之前想對(duì)它的三個(gè)子公司——魏國(guó)公司、蜀國(guó)公司和吳國(guó)公司——進(jìn)行調(diào)查，看它們是否在幾家主流假新聞媒體——《扭腰時(shí)報(bào)》、《花兒街日?qǐng)?bào)》和蓬勃新聞——上有過(guò)負(fù)面報(bào)道。為此，你被要求在上述媒體的網(wǎng)站上搜索三家公司的相關(guān)報(bào)道，并將搜索結(jié)果截圖，分類(lèi)匯總到一份報(bào)告中。
上面的任務(wù)只涉及三家公司和三個(gè)網(wǎng)站，加起來(lái)也不過(guò)需要?jiǎng)?chuàng)建 3 個(gè)文檔，插入 9 次圖片。但如果需要調(diào)查的是 30 家公司和 30 個(gè)網(wǎng)站呢？逐一手工創(chuàng)建文檔并插入圖片似乎就不是明智的做法了。且不論操作繁瑣和浪費(fèi)時(shí)間，忙中出錯(cuò)的機(jī)率也會(huì)大大增加。
有沒(méi)有什么更省事的方法——比如，能不能只提供圖片素材和文檔模板，剩下的配圖工作讓機(jī)器自動(dòng)完成？答案是肯定的，方法就是借助 Word 內(nèi)建的自動(dòng)化工具——郵件合并。
這個(gè)答案聽(tīng)起來(lái)可能讓人有些摸不著頭腦——發(fā)郵件和插入圖片有什么關(guān)系？實(shí)際上，郵件合并是一個(gè)「名不副實(shí)」的功能。它的作用是以一個(gè)模板為基礎(chǔ)，批量將用戶(hù)提供的信息填入留空位置。之所以被稱(chēng)作「郵件合并」，是因?yàn)槠渥钪饕氖褂脠?chǎng)景之一就是制作群發(fā)郵件——內(nèi)容相同、只有稱(chēng)呼等部分因收件人而異。
但郵件合并功能的潛力并不止于填寫(xiě)收件人；它能填寫(xiě)任何文本變量。另一方面，Word 文檔中的圖片不僅可以直接嵌入在文件中，也可以是指向外部文件（包括本地和遠(yuǎn)程）的鏈接。而既然鏈接的本質(zhì)是文本，我們就可以通過(guò)插入文本的方式插入鏈接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)插入圖片。這樣，郵件合并和插入圖片間的橋梁就被打通了。后文就以上面設(shè)想的工作場(chǎng)景為例，說(shuō)明如何使用郵件合并功能批量插入圖片。
在正式使用郵件合并前，需要先做一些準(zhǔn)備工作。
1. 按一定的命名規(guī)律收集資源文件。 這實(shí)際上應(yīng)該是任何資料收集工作都應(yīng)遵循的原則，只是對(duì)于自動(dòng)化操作來(lái)說(shuō)格外重要。例如，在上面的情境中，我們可以將針對(duì)魏國(guó)公司的三張截圖分別命名為 1-NYT.png、1-WSJ.png 和 1-BBG.png，而將針對(duì)另外兩家公司的截圖各自以 2- 和 3- 為前綴。在此過(guò)程中，還可以使用 ShareX 這類(lèi)具有一定編程能力的截圖工具進(jìn)一步簡(jiǎn)便操作，但這不是本文重點(diǎn)，在此不贅。
2. 準(zhǔn)備存放待填充信息的 Excel 表格。 盡管郵件合并的信息輸入可以直接在 Word 中進(jìn)行，但對(duì)于涉及多個(gè)變量、條目較多的情況，使用獨(dú)立的文件作為數(shù)據(jù)源顯然更加可靠、更便于后續(xù)修改。其中，表格的第一行是變量的名稱(chēng)，可以自己任取。還是以上述情境為例，涉及的變量包括公司的名稱(chēng)（不妨稱(chēng)作 corpName）和三張截圖的文件名（不妨稱(chēng)作 pathNYT、pathWSJ 和 pathBBG）。之后的各行則依次填入實(shí)際信息。注意 Excel 的自動(dòng)填充功能可以極大加快填寫(xiě)進(jìn)度。例如，填寫(xiě)第一張截圖的名稱(chēng) 1-NYT（擴(kuò)展名 .png 是始終不變的，故無(wú)需作為變量的一部分）后，按住單元格右下角向下拖動(dòng)，即可將同列單元格快速填好。
3. 最后，將上述所有圖片資源文件和 Excel 表格放在同一個(gè)項(xiàng)目文件夾下（不妨稱(chēng)作 fakeNews），就完成了全部的準(zhǔn)備工作。
任何郵件合并操作都是以建立模板為起點(diǎn)的。為此，我們?cè)陧?xiàng)目文件夾下新建一個(gè) Word 文檔（不妨稱(chēng)為 fakeNews.docx），在其中填好最終所需成品中共同的部分，并將變化的部分留空。
接著，切換到「郵件」選項(xiàng)卡，選擇「開(kāi)始郵件合并」>「信件」，啟動(dòng)郵件合并功能。然后，點(diǎn)擊「選擇收件人」>「使用已有列表」，在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇之前準(zhǔn)備好的 Excel 表格。
這時(shí)，在「插入合并域」的下拉菜單中，就可以看到我們?cè)诒砀竦谝恍刑顚?xiě)的變量名稱(chēng)了。
我們首先填寫(xiě)最簡(jiǎn)單的一個(gè)變量。將光標(biāo)移動(dòng)到模板標(biāo)題的「負(fù)面報(bào)道」字樣之前，然后在「插入合并域」的下拉菜單中點(diǎn)選存放公司名稱(chēng)的變量 corpName。這時(shí)，如果你選中工具欄中的「預(yù)覽結(jié)果」選項(xiàng)，就可以通過(guò)右邊的箭頭按鈕實(shí)時(shí)預(yù)覽填充效果。
接下來(lái)的重點(diǎn)就是插入圖片。上面提到，Word 中的圖片可以通過(guò)鏈接的形式插入。用 Office 的術(shù)語(yǔ)來(lái)說(shuō)，就是插入一個(gè)指向外部圖片的域（field）。
什么是域？這個(gè)名字聽(tīng)起來(lái)很玄乎，但所謂的「域」就是一個(gè)占位符，它的作用是告訴 Word「顯示的時(shí)候把我換成別的東西」。例如，上一步插入的公司名稱(chēng)變量，本質(zhì)也是一個(gè)域。我們可以通過(guò)按下 Option-F9 (macOS) / Alt-F9 (Windows) 讓它現(xiàn)出原形：
{ MERGEFIELD corpName }這就是 Office 中域代碼的一般形式：大寫(xiě)字母標(biāo)示的域類(lèi)型，后接參數(shù)指定要顯示的內(nèi)容，最外部由一對(duì)花括號(hào)包裹。在上面的域代碼中，MERGEFIELD 域告訴 Word：「把我換成數(shù)據(jù)源中 corpName 變量的內(nèi)容」。
回到我們的問(wèn)題，圖片的插入是由 INCLUDEPICTURE 域?qū)崿F(xiàn)的。它的語(yǔ)法是：
{ INCLUDEPICTURE [開(kāi)關(guān)] '文件名' }其中，開(kāi)關(guān)（switch） 是可寫(xiě)可不寫(xiě)的控制選項(xiàng)，位置也可以挪到代碼最后。就 INCLUDEPICTURE 域而言，最常用的開(kāi)關(guān)是 \d，其作用是避免把引用的圖片文件嵌入到文檔中。考慮到處于制作初期，圖片資源可能還需要更新，同時(shí)出于節(jié)約空間和提高性能的考慮，建議使用這個(gè)選項(xiàng)。（后文會(huì)提及如何在定稿后嵌入圖片的問(wèn)題。）這樣，如果要引用在《扭腰時(shí)報(bào)》網(wǎng)站上搜索魏國(guó)公司的截圖，相應(yīng)的域代碼是：
{ INCLUDEPICTURE \d '1-NYT.png' }延伸說(shuō)明：關(guān)于域代碼的輸入
Word 中插入域的「官方」途徑是使用「插入」選項(xiàng)卡下的「域」按鈕。但這種方法不夠快捷，也不能滿(mǎn)足很多復(fù)雜的需求；手工輸入域代碼大多時(shí)候是更好的方式。不過(guò)，Word 并不會(huì)識(shí)別直接輸入或從別處粘貼的域代碼；要將文本形式的代碼轉(zhuǎn)換為實(shí)際起作用的域，需要按照如下步驟操作：
通過(guò) Option-F9 (macOS) / Alt-F9 (Windows) 組合鍵將顯示模式切換為顯示域代碼本身。
輸入（或粘貼）所需域代碼中不包含最外側(cè)花括號(hào)的部分。
選中上述不帶外側(cè)括號(hào)的代碼，注意一定不要選中行尾的換行符。如果不小心選多了，可以按 Shift-← 取消選擇最后一個(gè)字符。
按組合鍵 Command-F9 (macOS) / Ctrl-F9 (Windows)，Word 會(huì)自動(dòng)在選中區(qū)域兩側(cè)加上花括號(hào)并將其轉(zhuǎn)化為域代碼。
域代碼的另一項(xiàng)重要特性是可以相互嵌套。因此，既然郵件合并的變量本質(zhì)上也是一個(gè)域，就可以一步到位地寫(xiě)出插入任何一家公司《扭腰時(shí)報(bào)》截圖的代碼：
{ INCLUDEPICTURE \d '{ MERGEFIELD pathNYT }.png' }請(qǐng)注意，手工輸入帶有嵌套的域代碼時(shí)，需要按照前段所述方法，自?xún)?nèi)而外地將各部分代碼轉(zhuǎn)化為實(shí)際起作用的域（如本例中，就應(yīng)先處理內(nèi)層的 MERGEFIELD 域，再處理外層的 INCLUDEPICTURE 域）。當(dāng)然，你仍然可以通過(guò)「插入合并域」下拉菜單直接插入 pathNYT 變量，其效果是相同的。
延伸說(shuō)明：關(guān)于 MERGEFORMAT 開(kāi)關(guān)
如果你觀(guān)察通過(guò)「插入域」對(duì)話(huà)框所插入的域的代碼，會(huì)發(fā)現(xiàn)代碼最后往往帶了一個(gè) \* MERGEFORMAT 的尾巴。這里的 MERGEFORMAT 也是一個(gè)開(kāi)關(guān)，其作用是在域的內(nèi)容更新時(shí)，維持之前內(nèi)容的格式。
但這很多時(shí)候并不是我們預(yù)期的效果，在用域插入圖片時(shí)尤其如此。例如，你先用 INCLUDEPICTURE 域引用了一張尺寸為 1920×1080 像素的截圖，但后來(lái)用另一張尺寸為 1920×1200 像素的新截圖覆蓋了原來(lái)的文件。如果你的域代碼中包含了 \* MERGEFORMAT，那么在刷新文檔后就會(huì)發(fā)現(xiàn)新的截圖被「壓扁」了，原因正是 MERGEFORMAT 開(kāi)關(guān)保留了原來(lái)圖片的 16:9 寬高比，而不是自動(dòng)適應(yīng)到新圖片的 16:10。因此，除非的確需要 MERGEFORMAT 的格式維持功能，否則一般無(wú)需在域代碼中加上這個(gè)開(kāi)關(guān)。
最后，我們依次輸入并處理用于插入其余兩個(gè)網(wǎng)站截圖的域代碼；完成后的效果如下圖所示：
舞臺(tái)搭好以后，郵件合并功能終于可以開(kāi)始它的表演了。
首先，再次按下 Option-F9 (macOS) / Alt-F9 (Windows)，關(guān)閉顯示域代碼的模式。然后，點(diǎn)擊「郵件」選項(xiàng)卡下的「完成并合并」>「編輯單個(gè)文檔」，在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇「確定」。
Word 會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)文檔，其中合并了針對(duì)每家公司的內(nèi)容?？梢钥吹?，標(biāo)題的位置已經(jīng)被更換為各個(gè)公司的名稱(chēng)，但截圖的位置仍然是空白。這并不是因?yàn)椴僮饔姓`，而是因?yàn)槲覀儾迦氲挠蜻€沒(méi)有更新。
為此，先將文件另存到圖片文件所在文件夾（本例中即之前創(chuàng)建的 fakeNews 文件夾），然后按 Command-A (macOS) / Ctrl-A (Windows) 全選，再按 F9 更新選中部分的域。
稍等片刻，就可以看到圖片紛紛顯示出來(lái)了。（如果你事后檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)某張圖片需要更換，只需直接在原始圖片的基礎(chǔ)上修改，然后回到 Word 中選中相應(yīng)圖片，再按一次 F9，就可以將變動(dòng)體現(xiàn)出來(lái)。）
延伸說(shuō)明：關(guān)于相對(duì)路徑
出于簡(jiǎn)化演示的考慮，上述步驟將文檔和圖片資源平級(jí)地放在同一文件夾下，以便在域代碼的路徑部分直接通過(guò)文件名引用圖片。但這未必是最佳實(shí)踐方式；更多時(shí)候，我們傾向于將圖片等外部資源進(jìn)一步整理在項(xiàng)目文件夾的子文件夾，例如 ./res 或 ./img 等中。
這就會(huì)涉及路徑格式的問(wèn)題。最省事的做法當(dāng)然是直接用絕對(duì)路徑；考慮到圖片文件最終會(huì)被嵌入到文件內(nèi)部，在準(zhǔn)備步驟中使用絕對(duì)路徑并不影響最終成品的可交換性。使用時(shí)，注意將路徑中的分隔符同一為域代碼可識(shí)別的雙反斜杠（\\），斜杠（/）或冒號(hào)（:）即可。
但絕對(duì)路徑畢竟看起來(lái)有些蠢笨，用起來(lái)也不夠靈活。能否在域代碼中使用相對(duì)路徑呢？答案是肯定的。注意到域代碼 { FILENAME \p } 會(huì)返回當(dāng)前文檔的完整路徑，因此，域代碼 { FILENAME \p }\\..\\ 返回的就是當(dāng)前文件夾的完整路徑。于是，路徑
{ FILENAME \p }\\..\\Child\\image.png指向當(dāng)前文件夾的名為 Child 的子文件夾下名為 image.png 的圖片文件。
類(lèi)似地，路徑
{ FILENAME \p }\\..\\..\\scan.pdf指向當(dāng)前文件夾的上一級(jí)文件夾下名為 scan.pdf 的 PDF 文檔。
據(jù)此，在上面的例子中，如果其他安排不變，只是所有圖片素材存放在主文檔所在文件夾下名為 res 的子文件夾中，那么插入《扭腰時(shí)報(bào)》網(wǎng)站截圖的代碼應(yīng)改為：
{ INCLUDEPICTURE \d '{ FILENAME \p }\\..\\res\\{ MERGEFIELD pathNYT }.png' }不過(guò)，這份文件現(xiàn)在還不能直接發(fā)給別人。如果你充分理解了上面步驟的原理，就會(huì)意識(shí)到目前所插入的圖片并沒(méi)有嵌入在文檔中，而只是以鏈接的形式從文檔外部調(diào)用的。因此，如果換一臺(tái)電腦打開(kāi)這份文件，圖片就會(huì)因?yàn)槟桥_(tái)電腦上沒(méi)有相應(yīng)的原件而不能顯示。
因此，解決的方法就是斷開(kāi)鏈接，讓圖片直接存儲(chǔ)在文檔內(nèi)部。首先確保文件內(nèi)容無(wú)誤、圖片均能正常顯示。然后，對(duì)于 Windows 版 Word，點(diǎn)擊「文件」>「信息」，然后在右下角的「相關(guān)文檔」 下, 單擊「編輯文件鏈接」；對(duì)于 Word for Mac，點(diǎn)擊「編輯」>「鏈接…」。在彈出的對(duì)話(huà)框中，選中所有圖片鏈接，然后單擊「斷開(kāi)鏈接」。這樣，以鏈接形式插入的圖片就被固化在文檔內(nèi)部了。
如果你觀(guān)察這步操作前后的文件屬性，會(huì)發(fā)現(xiàn)其占用空間有明顯的增加，多出的部分正是圖片資源所占用的；這也是為什么我們?cè)谥熬庉嬘虼a時(shí)，建議暫不使用 \d 選項(xiàng)過(guò)早嵌入圖片的原因。
這就是我們需要的成品文檔。
延伸說(shuō)明：讓郵件合并輸出多個(gè)文件
盡管上面的步驟已經(jīng)達(dá)到了我們的目的，但還有一處不足：郵件合并的結(jié)果是一個(gè)整合版，而不是若干獨(dú)立的文檔。能不能讓郵件合并為每條記錄生成一個(gè)單獨(dú)的文件呢？很遺憾，Word 并沒(méi)有提供這樣的選項(xiàng)。
當(dāng)然，解決辦法還是有的，那就是通過(guò) Word 內(nèi)建的編程工具——宏（Marco）。思路是：通過(guò)郵件合并生成的文檔會(huì)用分節(jié)符（section mark）隔開(kāi)為每條記錄輸出的部分。因此，只要通過(guò)查找文檔中的分節(jié)符識(shí)別出針對(duì)各條記錄的部分，然后將其內(nèi)容創(chuàng)建為新文檔并保存，就實(shí)現(xiàn)了拆分的目的。比較諷刺的是，微軟顯然是知道這個(gè)功能缺失的，甚至曾經(jīng)專(zhuān)門(mén)編寫(xiě)過(guò)一篇知識(shí)庫(kù)文章（原文已撤下，鏈接為網(wǎng)頁(yè)快照）提供了反映上述思路的代碼?？上В@段針對(duì) Word 97 編寫(xiě)的代碼已經(jīng)不適用于現(xiàn)在的版本了。
在民間自創(chuàng)的解決方案中，最完善的要數(shù) Graham Mayor 制作的「Merge and Split」加載項(xiàng)。下載解壓后，Windows 用戶(hù)可以直接雙擊其中 exe 格式的自解壓安裝包，加載項(xiàng)會(huì)被自動(dòng)安裝到 Word 的啟動(dòng)目錄。Mac 用戶(hù)則需要自行將其中 dotm 格式的加載項(xiàng)源文件復(fù)制到 Word 的啟動(dòng)目錄（~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content/Startup/Word）。重啟 Word 后，就可以看到「郵件」選項(xiàng)卡下多出了一個(gè)功能區(qū)，點(diǎn)擊其中的「Merge & Split」按鈕即可啟動(dòng)郵件合并、且將結(jié)果保存為獨(dú)立的文件。如果你之前已經(jīng)通過(guò)郵件合并功能生成了整合版的結(jié)果，也可以點(diǎn)擊「Split Merged Letter」按鈕將其拆分。
本文的寫(xiě)作背景是我在工作中遇到的實(shí)際任務(wù)。在那些任務(wù)中，最終需要生成的文件從幾個(gè)到十幾個(gè)不等，每份文件包含的圖片有二十多張。這樣的工作量盡管咬咬牙也不是不能接受，但作為一個(gè)被 AppleScript/Shortcuts 這些自動(dòng)化工具慣壞的人，還是不可避免地打起了自動(dòng)化的歪腦筋，翻出 Office 的文檔開(kāi)始折騰起來(lái)，沒(méi)想到最后確實(shí)天無(wú)絕人之路。
郵件合并能做的也不只是插入文本和圖片。由于它可以插入任意文本，任何可以通過(guò)域代碼插入的內(nèi)容，都可以借助郵件合并實(shí)現(xiàn)批量添加。這包括了超鏈接（籍由 HYPERLINK 域）、外部文件（籍由 LINK 域）、引注（籍由 CITATION 域）等。再加上 IF、= (Formula) 等可進(jìn)行簡(jiǎn)單邏輯和公式運(yùn)算的域，可以挖掘的自動(dòng)化潛力幾乎是無(wú)限制的。
不過(guò)，正如任何自動(dòng)化/編程操作一樣，使用郵件合并功能時(shí)，也應(yīng)該對(duì)其快捷程度抱有合理的預(yù)期。因?yàn)?，如果工作涉及的文件?shù)量相對(duì)較少（例如上文示例中的情形），那么直接手動(dòng)完成也要不了多久；即使工作量真的很大，考慮到因?yàn)椴皇炀毣虿僮魇д`而耽誤的調(diào)試時(shí)間，最終花費(fèi)的時(shí)間總和也未必更少。
我嘗試使用郵件合并完成工作任務(wù)的過(guò)程正是如此：因?yàn)橹皩?duì) Word 的自動(dòng)化功能幾乎一無(wú)所知，最開(kāi)始的操作可謂處處受阻；上文步驟描述中的每一段，幾乎都對(duì)應(yīng)著我遇到的一個(gè)坑。結(jié)果，盡管最后一步到位的感受的確很爽，但最后并沒(méi)有比手工完成節(jié)約太多時(shí)間。
但這并不是要否認(rèn)自動(dòng)化的價(jià)值。畢竟，自動(dòng)化的意義不僅在于節(jié)約時(shí)間，還在于減少錯(cuò)誤。通過(guò)將需要人工介入的步驟盡可能減少（只剩下準(zhǔn)備文檔素材和模版），郵件合并回避了復(fù)制粘貼、格式調(diào)整這些最容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)，保證了輸出結(jié)果都是「一個(gè)模子里倒出來(lái)的」。如果后期發(fā)現(xiàn)素材或模板需要調(diào)整，要做的也無(wú)非是重新生成一遍，而不需要扎進(jìn)文件堆里逐個(gè)修改替換。
更重要的是，哪怕沒(méi)能節(jié)省時(shí)間，自動(dòng)化也讓枯燥的工作變得不那么枯燥——至少，你能感受到自己是在思考，而不是僅僅在搬磚。
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