文/小魔進(jìn) 首發(fā)于一周進(jìn)步

哈嘍早上好，這里是一周進(jìn)步。

今天我是打字很慢，但錄入超快的小魔進(jìn)。

在 Excel 中數(shù)據(jù)錄入是最基本的操作，經(jīng)常有 Excel 小白半開玩笑滴說：“Excel 里我最擅長的就是打字了?！蹦呛?，今天就比你最擅長的。

比如給你這樣一張圖，把它錄入到 Excel 表格里需要多久？5 分鐘？3 分鐘？1 分鐘？

雖然我打字很慢，但我只需要 5 秒鐘，就可以把這張圖里的全部數(shù)據(jù)錄入到 Excel 中！

01. 超強(qiáng)表格識別工具

打開微信，搜索小程序「表格文字識別」，打開小程序，跟我一起倒數(shù) 5 秒鐘，見證奇跡！

① 選擇「拍照」或在「相冊」，識別表格圖片

② 調(diào)整圖片，將圖片內(nèi)的文字轉(zhuǎn)為正向

③ 選擇范圍，拖動識別頂點到表格的四個頂點上，保留表格邊框線

④ 預(yù)覽效果，綠線為可識別的表格機(jī)構(gòu)，如果表格比較密集，識別不完整，可以選擇密集表格

⑤ 轉(zhuǎn)換，支持預(yù)覽文件，復(fù)制下載鏈接到電腦中下載或直接發(fā)送到郵箱

這樣是不是就可以一勞永逸啦，而且它還支持手寫字體識別哦，當(dāng)然，識別率取決于你的字是正楷還是狂草了，我是狂草，所以就不演示啦。

但是如果我們沒有已經(jīng)做好的 Excel 圖表樣式，只有一個文本格式的數(shù)據(jù)，要怎樣快速錄入呢？

02.文本格式轉(zhuǎn)表格

把圖中的文本錄入到 Excel 中，你會怎樣做呢？復(fù)制粘貼？粘貼后的這些數(shù)據(jù)會全部保存在同一列里，其實最快速的方法是直接導(dǎo)入文本！

在「數(shù)據(jù)」選項卡中依次選擇「獲取外部數(shù)據(jù) - 自文本」，選擇要導(dǎo)入的文本文檔。

① 判定數(shù)據(jù)分隔符

如果文本數(shù)據(jù)間有相同的分隔符（比如逗號、空格等），則選擇「分隔符號」，如果每列數(shù)據(jù)為固定寬度，則選擇「固定寬度」。

② 選擇分隔符號

文本每列數(shù)據(jù)間都有個空格，所以選擇「空格」

③ 設(shè)置數(shù)據(jù)格式

文本中身份證號如果按常規(guī)格式導(dǎo)入Excel 中，會變成科學(xué)記數(shù)法導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整，所以選擇身份證號列，設(shè)置為文本格式。

④ 選擇數(shù)據(jù)放置位置

注. Excel錄入數(shù)字型數(shù)據(jù)最多保存 15 位，15 位后面的數(shù)字會自動變成 0，我們的身份證號是18 位的，超過 15 位，按常規(guī)格式導(dǎo)入，后面 3 位數(shù)會變成 0。

那么根據(jù)已有的身份證號，怎樣快速錄入出生年月呢？智能填充快來了解一下~

03.「Ctrl E 」智能填充

首先設(shè)置「出生日期」所在列的單元格格式為「yyyy'年'mm'月'dd'日'」（使日期與身份證號的日期位數(shù)保持一致），根據(jù)身份證號輸入前兩個員工的出生日期，按下快捷鍵「Ctrl E」智能填充。

發(fā)現(xiàn)「M14」單元格居然出現(xiàn)了 15 月，好吧，可能是 Excel 還沒有完全領(lǐng)會我的意思，幫它修正一下，根據(jù)身份證號把 15 月改成 05 月，其他數(shù)據(jù)也跟著智能修正了。

但是發(fā)現(xiàn)第 10 行和第 12 行數(shù)據(jù)格式好像和其他的不太一致，再簡單修正一下，完成！

04. 自定義單元格格式

上面的智能填充不只用到了「Ctrl E」，為了讓向下填充更智能，還用到了自定義單元格格式，那么怎樣利用「自定義單元格格式」進(jìn)行快速錄入呢？這個可厲害了。

① 快速錄入工號

選中「工號」列，設(shè)置自定義單元格格式「'YZ'000」，輸入編號時直接輸入后面的數(shù)字就可以啦。

②快速錄入性別

選中「性別」列，設(shè)置自定義單元格格式「[=1]'男';[=2]'女'」，之后只需要輸入 1 或 2 就可以快速錄入性別啦。

③ 快速添加單位

選中「工資」列，設(shè)置自定義單元格格式「0'元'」，搞定！

利用自定義單元格格式實現(xiàn)快速錄入，就是根據(jù)數(shù)據(jù)規(guī)律寫入統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，更多設(shè)置就不一一列舉啦，請隨機(jī)應(yīng)變 ~

那么如果沒有給你這些數(shù)據(jù)的文本文檔，而是讓你根據(jù)實際情況“無中生有”自行錄入呢？沒關(guān)系，我們可以語音輸入呀！

05. 訊飛輸入法

從我有第一部手機(jī)開始就一直在用訊飛輸入法，它支持語音輸入、方言輸入，疊寫連寫識別率超高，雖然 PC 端開發(fā)力度不大，在官網(wǎng)的最角落才能找到下載鏈接，但同樣支持語音輸入，識別率也不錯，結(jié)合 Excel 錄入效率翻倍。

注意，訊飛輸入法的默認(rèn)環(huán)境應(yīng)該是聊天對話的輸入，所以在語音結(jié)束轉(zhuǎn)換成文字時會在末尾根據(jù)你的語氣自動添加標(biāo)點符號，我們只需要把末尾標(biāo)點修改為「無」，就可以啦。

如果需要錄入的數(shù)據(jù)太多，全部朗讀出來也很費力，或者你的錄入環(huán)境不允許你大聲朗讀怎么辦呢？，別慌，還有這些技巧可以提高你的錄入效率。

06.「Alt ↓」下拉列表

利用「Alt ↓」生成下拉列表時，列表的內(nèi)容來源于前期錄入的數(shù)據(jù)。比如，我已經(jīng)在前幾行輸入了各個部門，繼續(xù)輸入時，只需要在目標(biāo)單元格中按快捷鍵「Alt ↓」，根據(jù)下拉列表選擇需要填入的內(nèi)容即可。

07.「Ctrl Enter」批量錄入

如果我們需要重復(fù)錄入很多相同的數(shù)據(jù)，只需要選中所有目標(biāo)單元格（如果目標(biāo)單元格不連續(xù)可以按住 Ctrl 鍵連續(xù)選中），輸入數(shù)據(jù)，比如“破冰行動”，按下快捷鍵「Ctrl Enter」，批量錄入相同數(shù)據(jù)。

08.「Ctrl G」定位錄入

如果錄入時遇到很多合并單元格，不方便進(jìn)行數(shù)據(jù)透視表、篩選等操作時，我們常常需要拆分原來的合并單元格，并把空出的單元格補充完整。

這時我們可以利用「Ctrl G」定位空值，在編輯欄輸入公式「=A2」，再按下快捷鍵「Ctrl Enter」批量填充。

09.「Ctrl D」錄入上一單元格內(nèi)容

實際錄入時如果發(fā)現(xiàn)目標(biāo)單元格需要錄入的數(shù)據(jù)與上一單元格相同，我們常常采用下拉填充柄的方式錄入，但如果遇到數(shù)字、日期等數(shù)據(jù)系統(tǒng)會自動計算，導(dǎo)致下拉后的數(shù)據(jù)發(fā)生變化，這時我們可以按下快捷鍵「Ctrl D」錄入上一單元格內(nèi)容。

10.「F4」重復(fù)上一步操作

比如，插入行、設(shè)置格式等等頻繁的操作，第一次鼠標(biāo)操作之后，只需要按下「F4」鍵即可重復(fù)上一步操作。

筆記本電腦如果快捷鍵沖突可以按「Fn F4」組合鍵，實現(xiàn)重復(fù)操作。

11.多表同步錄入

如果我們有多個表需要在相同位置輸入相同數(shù)據(jù)，比如表格標(biāo)題，可以在工作表名稱處按下鼠標(biāo)右鍵，選定全部工作表（如果表格不連續(xù)，可以按住 Ctrl 鍵逐個選中），之后只需要輸入一個表格的內(nèi)容，其他工作表自動同步。

12.智能表格一鍵美顏

錄入數(shù)據(jù)不只要完整，還要美觀，在「開始」選項卡中選擇「套用表格樣式」即可一鍵美顏，超多好看的樣式供你選擇，還支持自定義樣式哦。

且支持表格自動擴(kuò)展，公式自動向下填充等，大大提高你的錄入效率。