1.目的：
印章與證照是公司經(jīng)營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，為進一步規(guī)范公司所有印章、證照的安全使用及管理，維護印章與證照的嚴肅性，加強印章制發(fā)、使用、廢止及證照管理，提高各相關使用環(huán)節(jié)的工作效率，保障公司的合法權益與經(jīng)營活動的正常運行，特制定本制度。
2.適用范圍：
本制度適用于公司各部門、各子公司所有的印章和證照。
3.職責范圍：
3.1集團總裁辦
3.1.1 負責建立健全公司印章、證照管理制度，負責本制度的制定與修改。
3.1.2 負責本制度的實施與監(jiān)督。
3.2 集團其它各部門、子公司
3.2.1負責按本制度規(guī)定執(zhí)行
4.印章、證照分類：
4.1公司印章、證照的分類
4.1.1公司印章包括行政專用公章、法人代表私章、財務專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、業(yè)務專用章、部門章、公司銀行U盾等。
4.1.2證照包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（正本、副本）、組織機構代碼證（正本、副本）、衛(wèi)生許可證、特種行業(yè)許可證、銀行開戶許可證、稅務登記證（國稅、地稅）、法人代表身份證（復印件）等。
5．印章的刻制與注銷:
5.1.1凡因工作需要并符合規(guī)定配置或更換印章的部門，由申請部門填寫《刻制印章申請表》向總裁辦或財務室提出申請，經(jīng)集團領導確認同意并批準后方可刻制或更換。
5.1.2印章刻制或新證照辦理或更換由總裁辦及財務室統(tǒng)一負責，刻制標準或證照辦理應符合國家相關規(guī)定。
5.1.3申請新辦的印章或證照須在總裁辦及財務室進行登記，并做好印模采樣或證照掃描、復印工作，由總裁辦進行存檔后，原件由使用部門簽收方可進行辦理。印章刻好后由總裁辦辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。
6. 印章、證照的管理
6.1印章、證照的管理
6.1.1公司印章、證照由公司總裁授權以下部門分別管理：
（一）公司的所有印章、證照，均由總裁辦負責登記、留樣與存檔，印章應注明啟用時間、廢止時間、廢止原因等，證照應注明年檢年審時間，均應明確相關保管人、經(jīng)辦人。
（二）由于印章磨損而需要更換印章或證照年檢到期，統(tǒng)一由公司總裁辦及財務室登記、留樣或辦理年檢年審手續(xù)。公司總裁辦及財務室應對公司各類印章和證照保管明細進行匯總并定期更新，明細表包括印章證照名稱、主管部門、專管人、辦理日期、年檢年審日期等。
（三）所有印章或證照均由專人管理，不得轉(zhuǎn)借他人，如有遺失、損壞和作廢，必須及時向公司總裁辦及財務室報告。
6.1.2 公司營業(yè)執(zhí)照（正副本）、公司公章、稅務登記證（正副本）、組織機構代碼證（正副本）由總裁辦主任負責管理及使用。
6.1.3銀行開戶許可證、銀行支付U盤、法人印章、支票購買憑證由財務室出納員負責管理及使用。
6.1.4財務專用章、發(fā)票專用章由財務室會計負責管理及使用。
6.1.5總裁辦及財務室專人保管《印章規(guī)范使用表》，財務專用章、法人代表私章統(tǒng)一收歸集團財務部專管，行政公單統(tǒng)一收歸集團公司總裁辦專管，不得授權委托管理。
6.1.6部門撤銷或重組，原使用部門有關印章、證照應交回公司總裁辦，由公司總裁辦上報總經(jīng)理核準后負責作廢、保存、銷毀或辦理注銷手續(xù)。
6.1.7印章或證照丟失、損毀、被盜，要及時向公司總裁辦及財務室書面報告，并與總裁辦及財務室商量補救措施。
6.1.8各部門不得擅自刻制印章或辦理證照，由此引起的一切法律責任均由相關責任人承擔，并一并追究所在部門主要負責人的管理責任。
6.2印章遺失處理
6.2.1印章因不慎遺失或損壞，可以按下述程序補刻：公司印章遺失應于發(fā)現(xiàn)當日登報掛失并報總裁辦備案，然后憑掛失公告及工商部門開具的證明到公安局指定點刻制；若各部門使用的印章遺失或要求更換新的應向總裁辦部出具書面申請，經(jīng)總裁辦報送集團領導審批通過后，由總裁辦（或指派人員）辦理。
6.3印章注銷
6.3.1公司印章如果需要注銷的，先填寫印章注銷申請報告，上報總裁辦，由總裁辦報送集團領導審批。印章注銷申請報告批準之后，由總裁辦派專人與需要注銷印章部門管理人員按照國家規(guī)定的注銷程序進行注銷。
7. 印章、證照的使用：
7. 1印章、證照的使用
7.1.1所有涉及公司公章、法人代表私章、合同專用章、財務專用章的手續(xù)均要填寫《用印申請表》。
7.1.2按《用印申請表》內(nèi)容填寫完整，且由申請部門負責人簽字確認，否則將不予審批。
7.2主要用印文件審批流程：
7.2.1合同：主辦部門負責人簽字確認 → 公司總裁辦及財務室審核 → 集團總裁級以上領導審批 →
7.2.3支票等其他用印文件：主辦部門 →財務部審核 →報集團總裁批準 →
8.印章、證照的使用要求：
8.1印章、證照的使用要求
8.1.1印章或證照管理人員對不符合用印手續(xù)、用印文件內(nèi)容與審批件不符的，或不符合證照辦理程序的，有權拒絕辦理并及時告知部門負責人。
8.1.2蓋章確保規(guī)范、清晰，上不壓正文，下騎年蓋月。
8.1.3財務人員依日常的權限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務印章無需經(jīng)上述程序，但內(nèi)部須建立用印登記表備查。
8.1.4公司印章（一般為行政專用公章、法人代表私章）不允許隨意帶出公司，確因工作需要將印章或證照帶出使用的，應按規(guī)定填寫《用印申請表》說明事項，經(jīng)總裁授權批準后攜帶使用；使用完畢，立即歸還印章保管部門。
8.1.5對外使用證照，一般使用復印件，并注明只限于當次使用范圍；如必須使用證照原件，需總裁授權批準后攜帶使用，或者由證照保管部門授權相當人員陪同前往辦理相關業(yè)務。
8.1.6公司不允許開具蓋有公司公章的空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具的，由申請人寫明原因（用途），并在審批表上注明為何需蓋空白資料，必須經(jīng)總經(jīng)理書面批準，公司總裁辦及財務室做特別登記、追蹤管理。持空白介紹信外出工作歸來必須向公司原開具處匯報登記其介紹信的用途，未使用的必須交回。
9.附則
9.1.1嚴禁未經(jīng)批準私自刻制公章或挪用證照，否則無論用于何種目的，都要嚴肅追究責任。任何人員必須嚴格依照本制度和程序使用印章或辦理證照借用。
9.1.2未嚴格履行印章、證照的保管與使用規(guī)定，由于保管不慎而導致印章、證照丟失，將追究保管人員及相關負責人的責任。
9.1.3若因擅自用印導致公司遭受經(jīng)濟損失時，由其承擔全部賠償責任并由公司對違紀者予以行政處分；造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送有關機關處理。
9.1.4本制度由總裁辦制定，本制度的解釋、修改、廢止權歸總裁辦。
9.1.5本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
10.附件：
附件10.1：《用印申請表》
附件10.2：《刻制印章申請表》
附件10.3：《印章管理登記表》
附件10.4：《印章規(guī)范使用表》
企業(yè)管理百寶箱
全站內(nèi)容電子版
聯(lián)系客服
