事實(shí)證明，在職位說(shuō)明書(shū)管理上大部分的企業(yè)都是這么一種規(guī)律：企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)組織建設(shè)進(jìn)行系統(tǒng)思考，對(duì)它的重視度不夠，平時(shí)對(duì)職位也沒(méi)有有效的管理起來(lái)。很多公司對(duì)職位是沒(méi)有規(guī)劃的，需要人員處理事情了，馬上申請(qǐng)?jiān)O(shè)立一個(gè)職位，招聘人員，入職上崗。人力資源部到處去發(fā)布信息，找人、挖人、面試，向用人部門推薦，可是推薦了很多人都不是用人部門想要的，或者是招進(jìn)來(lái)試用了一段時(shí)間，發(fā)現(xiàn)不行又重新要求人力資源部去招人。如此，一來(lái)二往，人力資源部就弄不明白了“這么多人都不行，是不是故意刁難我呀”；用人部門也不干了“推薦的都不是我想要的，人力資源部是不是能力有問(wèn)題呀”。好不容易招到人了，把人員的問(wèn)題解決了。各部門內(nèi)部和部門之間又出現(xiàn)了很多問(wèn)題。招來(lái)的人不知道怎么去培訓(xùn)，不知道怎么用，今天安排干這個(gè)，明天安排干那個(gè)，社會(huì)主義的一塊磚，哪里需要哪里搬。新進(jìn)員工也弄糊涂了，我究竟來(lái)干什么的？為什么沒(méi)有告訴我呢？這時(shí)候，企業(yè)意識(shí)到需要明確部門和職位的職責(zé)，由人力資源部牽頭，開(kāi)始著手編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)。人力資源部制定了詳細(xì)的計(jì)劃，把任務(wù)分派到每個(gè)部門負(fù)責(zé)人，各部門開(kāi)始下筆。有些部門負(fù)責(zé)人不愿意動(dòng)筆，人力資源部干脆就自己代筆。終于，公司大大小小的職位說(shuō)明書(shū)都提交上來(lái)了，人力資源部對(duì)所有的職位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行編號(hào)、封檔、下文。這時(shí)候，人力資源部終于松了一口氣了，這下可以交差了，公司的管理一定會(huì)隨著上升一個(gè)檔次。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后，令人力資源部詫異的是，最嚴(yán)重的，還是那些問(wèn)題，一點(diǎn)都沒(méi)有解決，而且新問(wèn)題還在不斷涌現(xiàn)。于是，開(kāi)始質(zhì)疑職位說(shuō)明書(shū)的作用了，抗拒的人員越來(lái)越多，使用的地方、頻次慢慢減少了，最后，鎖在人力資源的電腦了，再也沒(méi)有出現(xiàn)過(guò)。以上，就是職位分析在企業(yè)里通常的命運(yùn)。那么這是為什么呢？我們一起來(lái)分析根源。
1、管理人員不夠重視。在這里不是說(shuō)企業(yè)家不重視，而是企業(yè)的管理人員，特別是中層管理人員不夠重視，認(rèn)為這是人力資源部的事。人力資源部在這里只能充當(dāng)監(jiān)督、指導(dǎo)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)的角色，真正的責(zé)任人是各部門負(fù)責(zé)人。因?yàn)椴块T負(fù)責(zé)人才最了解部門內(nèi)部職位的職責(zé)，部門運(yùn)作的流程和人員的分工合作。部門負(fù)責(zé)人要 對(duì)部門內(nèi)所有職位負(fù)責(zé)，安排任職者編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)，對(duì)提交上來(lái)的職位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行審核。
2、忽視職位分析。職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)包括兩部分，一是職位分析，二是職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)。職位分析就是以戰(zhàn)略為導(dǎo)向，以組織為基礎(chǔ)，與流程相銜接，對(duì)職位 信息進(jìn)行收集、整理、分析與綜合的一系列工作程序、技術(shù)與方法。職位分析的成果就是職位說(shuō)明書(shū)。只有把職位分析做好了，職位說(shuō)明書(shū)的質(zhì)量才能保證。
3、沒(méi)有使用職位說(shuō)明書(shū)的意識(shí)和流程。職位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)出來(lái)以后，人力資源部就以為萬(wàn)事大吉了，把職位說(shuō)明書(shū)鎖在電腦里。職位說(shuō)明書(shū)如果沒(méi)有使用的話，只是一張張廢紙，沒(méi)有任何作用，只有跟人力資源的具體工作聯(lián)系起來(lái)，才能起到基礎(chǔ)的作用。所以，完成職位說(shuō)明書(shū)以后，人力資源部需要做的不是松懈下來(lái)，而是趁熱打鐵，宣貫職位說(shuō)明書(shū)的重要性，培訓(xùn)、指導(dǎo)各部門如何使用職位說(shuō)明書(shū)，建立一系列的制度、流程來(lái)充分發(fā)揮職位說(shuō)明書(shū)的作用。
4、忽略動(dòng)態(tài)管理。職位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)好以后，不是一勞永逸的事。隨著企業(yè)的變化、戰(zhàn)略方向的改變、組 織發(fā)生變革、流程優(yōu)化，職位的職責(zé)也會(huì)發(fā)生變化。所以，一定要建立職位說(shuō)明書(shū)的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，適時(shí)更新職位說(shuō)明書(shū)。
5、人力資源人員指導(dǎo)作用偏弱。人力資源人員在編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)的工作中，雖然不是編寫(xiě)的主要負(fù)責(zé)人，但是作用非常重大，需要組織、培訓(xùn)、指導(dǎo)各部門進(jìn)行職位分析，編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)，對(duì)質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，最后，還需要使用、維護(hù)職位說(shuō)明書(shū)管理系統(tǒng)。如果，人力資源人員的專業(yè)水平不到位的話，必然會(huì)影響職位說(shuō)明書(shū)的質(zhì)量和系統(tǒng)管理。在我們的調(diào)查中，職位說(shuō)明書(shū)半路夭折的原因，很多就是人力資源部門的專業(yè)指導(dǎo)不夠，缺少足夠的技能和方法。最多的是，不知道如何使用職位說(shuō)明書(shū)，放著一把利劍不知道如何使用。
以上5點(diǎn)，是在職位分析里常犯的錯(cuò)誤，希望能給企業(yè)和人力資源人士一些提示。職位分析是人力資源管理的基礎(chǔ)，希望企業(yè)能夠認(rèn)識(shí)到職位分析的重要性，建立一套真正適合企業(yè)實(shí)際需要的職位管理體系。
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