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開好分會場視頻會，這些細節(jié)莫忽視

2023.03.01 浙江

全文字數(shù)：850 字

預(yù)計閱讀時間：2 分鐘

一場優(yōu)質(zhì)高效的視頻會議，不僅有效減少人員聚集，降低會議成本，更能切實提高工作效率。開好分會場視頻會議，以下細節(jié)不可忽視：

明確傳輸信號

視頻會議一般有指定的傳輸信號種類，作為統(tǒng)籌分會場的經(jīng)辦人必須向相關(guān)部門了解清楚，同一時間是否有其他上級部門召開視頻會議，采用該種信號進行傳輸。

如果有兩個或多個會議在同一時間用同一種信號召開視頻會議，則應(yīng)立即與上級部門聯(lián)系，由上級部門協(xié)調(diào)并明確是否更改傳輸信號。

了解議程和時長

為提前做好會議準備，經(jīng)辦人要主動與上級部門聯(lián)系，了解會議議程，弄清楚是否需要分會場參會領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言。確需發(fā)言的，經(jīng)辦人要提前向上級部門了解發(fā)言主題、時限、著裝等要求，據(jù)此通知相關(guān)人員準備材料。

會議通知上一般只注明會議開始時間，但領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常要安排多項工作，參加多項會議，有時上級部門的視頻會議結(jié)束后，領(lǐng)導(dǎo)會接著召開本級的視頻會議，部署相關(guān)工作。

為合理安排工作時間，經(jīng)辦人要事先與上級主辦部門聯(lián)系，提前了解該視頻會議時長，并據(jù)此做好相應(yīng)安排。

提前檢查會場設(shè)備

經(jīng)辦人要提前到會場檢查接收的畫面是否清楚、音質(zhì)是否清晰、音量大小是否合適、攝像機是否遮擋視線等。

視頻會議分會場布置現(xiàn)場

如果有分會場發(fā)言的議程，還需提前調(diào)試確認話筒是否能正常使用、發(fā)言人的畫面是否能及時切換到位等。

除此之外，經(jīng)辦人還要提醒會場工作人員做好臨時停電、線路突發(fā)問題等應(yīng)急方案。

合理擺放現(xiàn)場桌椅

分會場視頻會通常不設(shè)置主席臺，按照課堂式的方式擺放桌椅即可。座椅應(yīng)盡量避免擺放在兩個桌子的桌腳連接處。前后排桌子之間保持一定距離，便于參會人員進出。

如果每排都有桌子，則將臺簽放在桌上；如果只有第一排有桌子，則將臺簽貼在座椅上，以便參會人員有序就座。

有桌子的擺臺卡，無桌子的貼背簽

疫情防控期間，座椅要嚴格按照疫情防控要求的間隔擺放。

及時切換會場畫面

在會議進行期間，領(lǐng)導(dǎo)要掌握下級分會場參會情況。因此，本級分會場需設(shè)置顯示屏，滾動顯示下級分會場的參會實況。

經(jīng)辦人要提前與負責(zé)信號傳輸?shù)墓ぷ魅藛T溝通好，確保畫面切換正常。

（作者單位：廣西柳州市政府辦公室）

摘編自《秘書工作》2022年第11期，精彩全文歡迎閱讀雜志

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