在時間的安排上，首先必須明確有哪些工作必須完成。一個具有良好的時間管理能力的人，往往是"事務安排表"的管理高手。所以，建議你準備一個筆記本或者白板之類的工具，將自己每日的工作羅列出來，但不能太抽象或者僅僅是泛泛而談。"日常事務安排表"僅包括那些你在一定時間內可以完成的事情，即使一個目的或甚至是一個行動步驟。最好在安排表中列出事件處理結果情況或者進展的欄目，以便跟蹤每日的工作進展。
其次，分清這些工作的主次和緊迫性的差別。考察自己手中所必須做的工作，依據其重要性，將工作分為三類：第一類為緊急事務，與目標相關，當日必須完成；第二類：很重要，與目標相關，不需占用黃金時間段，有時間則做；第三類：目前不重要的事務。在完成第一類事務后，檢查日常事務安排表，重新考察，所要完成的工作，檢查是否第二類事務已經轉化為第一類事務，或者已經不再重要而成為三類事務。同樣，也要檢查三類事務的變化情況。日常事務管理表整理完成后，根據表中的時間安排來繼續(xù)完成相應的緊急事務。
制定相應的短期、中期、長期的時間安排計劃對于有效地提高工作效率也很重要。短期時間計劃與日常時間管理類似，同樣將事務按重要性一次分類，不同之處是要安排一周左右的事務。中期時間計劃主要用來說明近期內一些大事件的安排。而長期計劃則比短期、中期計劃更抽象，長期計劃是你努力過程中的一幅地圖，表明工作的理想、目標。
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