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 可通過(guò)使用條件格式和 COUNTIF 函數(shù)在一系列數(shù)據(jù)中查找重復(fù)數(shù)據(jù)。下面是如何使其奏效的詳細(xì)信息。

設(shè)置首個(gè)條件格式公式

我將從對(duì)第一個(gè)數(shù)據(jù)單元格設(shè)置條件格式入手，稍后將對(duì)整個(gè)區(qū)域復(fù)制此條件格式。

在我的示例中，單元格 A1 包含的是列標(biāo)題（發(fā)票），所以我將選中單元格 A2，然后單擊“格式”菜單上的“條件格式”。將打開(kāi)“條件格式”對(duì)話(huà)框。第一個(gè)框中包含的是文本“單元格數(shù)值”。如果單擊此框旁邊的箭頭，則可以選擇“公式”。

單擊“公式”后，對(duì)話(huà)框會(huì)變樣?，F(xiàn)在顯示的不是“介于”x 與 y，而是一個(gè)公式框。此公式框的強(qiáng)大令人難以置信?？捎闷漭斎肴魏蜗氲降墓剑灰降挠?jì)算結(jié)果為 TRUE 或 FALSE。

在本例中，我們需要使用 COUNTIF 公式，要鍵入此框的公式為：

=COUNTIF(A:A,A2)>1

此公式的含義是：徹底查看列 A 的整個(gè)區(qū)域。計(jì)算此區(qū)域內(nèi)有多少單元格的值與單元格 A2 相同。然后進(jìn)行對(duì)比以確定該計(jì)數(shù)是否大于 1。

沒(méi)有重復(fù)數(shù)據(jù)時(shí)，計(jì)數(shù)將始終為 1；因?yàn)閱卧?A2 在該區(qū)域內(nèi)，所以我們將在列 A 中恰好找到一個(gè)包含的值與 A2 相同的單元格。

注釋  在此公式中，A2 代表當(dāng)前單元格— 也就是正在對(duì)其設(shè)置條件格式的單元格。所以，如果數(shù)據(jù)位于列 E 中，而且您正在單元格 E5 中設(shè)置首個(gè)條件格式，則此公式將是 =COUNTIF(E:E,E5)>1。

選擇突出顯示重復(fù)條目的顏色

現(xiàn)在是選擇令人生厭的（也就是顯而易見(jiàn)的）格式，以標(biāo)識(shí)找到的重復(fù)數(shù)據(jù)的時(shí)候了。在“條件格式”對(duì)話(huà)框中，單擊“格式”按鈕。

單擊“圖案”選項(xiàng)卡，然后單擊一種鮮艷的色樣，如紅色或黃色。然后單擊“確定”以關(guān)閉“單元格格式”對(duì)話(huà)框。

您將在預(yù)覽框中看到選定的格式，單擊“確定”以關(guān)閉“條件格式”對(duì)話(huà)框，然后……

沒(méi)有任何反應(yīng)。哇。如果這是第一次設(shè)置條件格式，則此時(shí)得到其已奏效的反饋將是非常令人愉快的。但是，除非運(yùn)氣很好，單元格 A2 中的數(shù)據(jù)與某個(gè)其他單元格中的數(shù)據(jù)是重復(fù)的，否則條件將為 FALSE 并且不會(huì)應(yīng)用格式。

將條件格式復(fù)制到其余的單元格中

需要將條件格式從單元格 A2 向下復(fù)制到區(qū)域內(nèi)的其他單元格中。讓光標(biāo)仍在 A2 中，單擊“編輯”菜單上的“復(fù)制”。按 Ctrl+空格鍵以選擇整列。然后單擊“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”。在“選擇性粘貼”對(duì)話(huà)框中，單擊“格式”，然后單擊“確定”。

這會(huì)將條件格式復(fù)制到該列中的所有單元格內(nèi)。現(xiàn)在終于可以看到某些單元格帶有彩色填充格式了，這表明有重復(fù)的數(shù)據(jù)。

轉(zhuǎn)到單元格 A3 并查看其條件格式（從 A2 將其復(fù)制過(guò)來(lái)之后）可以得到一些信息。選擇單元格 A3 并單擊“格式”菜單上的“條件格式”。“公式”框中的公式已變?yōu)橛?jì)算單元格 A3 中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)在列 A 中的次數(shù)。

可對(duì)最多 65536 個(gè)單元格應(yīng)用條件格式，其中每個(gè)單元格都將當(dāng)前單元格與 65535 個(gè)其他單元格相比較。從技術(shù)角度來(lái)看，第一步中的公式也可能是 =COUNTIF($A$2:$A$1751,A2)>1。

此外，將條件格式復(fù)制到整列中時(shí)，您可能只選擇了其中包含使用“選擇性粘貼”命令之前的數(shù)據(jù)的單元格。

只突出顯示重復(fù)數(shù)據(jù)的第二個(gè)實(shí)例

前面的解決方案假定您要突出顯示兩個(gè)重復(fù)的發(fā)票號(hào)，以人工方式判斷要?jiǎng)h除或糾正的號(hào)碼。如果不想標(biāo)記出現(xiàn)的第一處重復(fù)數(shù)據(jù)，則可以將公式改為：

=COUNTIF($A$2:$A2,A2)>1

注釋   按所示的公式輸入美元符號(hào)是很重要的。

在此公式的第一個(gè)參數(shù)中，只有對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域的第二個(gè)單元格的引用會(huì)隨其向下復(fù)制的過(guò)程而變化。這意味著在查找重復(fù)條目時(shí)，此公式將只對(duì)從當(dāng)前單元格向上直到數(shù)據(jù)區(qū)域第一個(gè)單元格的單元格進(jìn)行比較。

對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序

實(shí)際上不能根據(jù)條件格式對(duì)某列進(jìn)行排序。如果要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，以使重復(fù)數(shù)據(jù)位于同一區(qū)域，請(qǐng)按照下列步驟操作：

首先，在單元格 B1 中鍵入標(biāo)題重復(fù)，然后將下面的公式鍵入 B2 中：

=COUNTIF(A:A,A2)>1

讓光標(biāo)在單元格 B2 中，雙擊自動(dòng)填充控點(diǎn)（單元格右下角的小方塊），將此公式在列中一直向下復(fù)制。

現(xiàn)在可以先按列 B（降序）然后按列 A（升序）對(duì)各列進(jìn)行排序了，以在區(qū)域頂部顯示重復(fù)的發(fā)票號(hào)。