黃花菜：小丸子，在前幾次時間里，我們學(xué)習(xí)了Excel的各項基礎(chǔ)操作，以及如何利用Excel在日常工作中進(jìn)行計算。對于Excel的公式與函數(shù)，你現(xiàn)在掌握得怎么樣了？
小丸子：經(jīng)過您的講解，加上我回去以后的大量實踐，應(yīng)該算是能熟練運用了。嘿嘿，您可不是要考考我吧？
黃花菜：我當(dāng)然相信你，所以考試嘛暫時就不必了。其實，Excel不但是一個功能強(qiáng)大的計算工具，同時也是一個出色的數(shù)據(jù)管理分析工具。
小丸子：數(shù)據(jù)的管理與分析——這好像是數(shù)據(jù)庫軟件才有的功能嘛，怎么，Excel連這個也會？
黃花菜：當(dāng)然了。與Office里的另一個軟件——Access相比，Excel的確不是專業(yè)的數(shù)據(jù)庫軟件。但是，Excel也具備了不少的數(shù)據(jù)管理分析的功能，而且在某些操作上，更加簡便。今天，我就來講講如何在Excel里管理與分析數(shù)據(jù)。
首先，我們來講講Excel的數(shù)據(jù)排序功能。我們先來看看這張表格：
這是一張普通的工資表，但我們可以把它看成一個簡易的數(shù)據(jù)庫。在這個數(shù)據(jù)庫里，每一行是一條記錄，它分別包含每一位員工的所有工資明細(xì)；而每一列則是一個字段，它對應(yīng)著所有員工的某一項工資明細(xì)。第一行則是字段名稱，它反映出每一列數(shù)據(jù)的標(biāo)題?，F(xiàn)在的行次順序是按照流水號來進(jìn)行排列的。這樣排列很可能無法滿足我們的需要。比如說，我們要按本薪的高低，或者按應(yīng)發(fā)工資的高低，或者按績效獎的高低來進(jìn)行數(shù)據(jù)的排列，才能看出個門道來……
小丸子：對，現(xiàn)在我就想看看誰拿的錢最多，拿了多少；誰的錢最少，又是多少？
黃花菜：在這種情況下，就要用到Excel的排序功能了。Excel可以對行進(jìn)行排序，也可以對列進(jìn)行排序。在默認(rèn)情況下，Excel是對列進(jìn)行排序的。如果要完成你剛才所說的任務(wù)，我們就需要按照“實發(fā)工資”這列里的數(shù)據(jù)的多少，重新排列這張表格。
我們先將表格中要排序的數(shù)據(jù)區(qū)域A3：K19全部抹黑，這樣做的意思是告訴Excel我們要對哪些數(shù)據(jù)進(jìn)行重排序。注意，這一步很重要，
如果我們選擇的數(shù)據(jù)區(qū)域范圍不正確，就會直接導(dǎo)致后面的排序結(jié)果錯誤，甚至將表格的數(shù)據(jù)弄得一團(tuán)糟。 小丸子：這下我不明白了！既然我們要重新排序的是“實發(fā)工資”這一列，為什么要把整個表格全部都抹黑呢？
黃花菜：問得好。剛才我說過，我們可以把這張表格看作是一個數(shù)據(jù)庫，把其中的每一行看作是數(shù)據(jù)庫里的一條記錄，而每一列是數(shù)據(jù)庫里的一個字段。我們現(xiàn)在要做的是按照一個新的準(zhǔn)則來排序，但排序并不是針對某一列來進(jìn)行的，而是只以某一列為準(zhǔn)則——行話叫做“關(guān)鍵字”，對所有的記錄進(jìn)行排序。也就是說，
無論我們將要怎樣排序，每一條記錄的內(nèi)容是不容改變的，改變的只是它在數(shù)據(jù)庫中顯示的位置。如果我們只選擇“實發(fā)工資”這一列強(qiáng)行進(jìn)行重新排序的話，結(jié)果會是只有“實發(fā)工資”這一列的數(shù)據(jù)順序被改變了，而其它列的數(shù)據(jù)順序沒有被改變，那么……
小丸子：那么就慘了，辛辛苦苦做好的表格全亂了！這下我明白了！
黃花菜：選擇好數(shù)據(jù)區(qū)域以后，我們來點擊一下菜單里的“數(shù)據(jù)”——“排序”，這個時候，會彈出一個“排序”窗口。首先，我們要在“當(dāng)前數(shù)據(jù)清單”這組選項里選擇“有標(biāo)題行”——我們已選定的數(shù)據(jù)區(qū)域的第一行就是標(biāo)題行。這樣，在待會兒排序的時候，Excel不會把這一行也當(dāng)成要參加排序的數(shù)據(jù)了。接下來要選擇“主關(guān)鍵字”，也就是我們要按哪一列進(jìn)行排序。點擊那個小箭頭，會出現(xiàn)一個下拉列表框，每一列的列標(biāo)題都顯示在這兒了。在這里，我們選擇“實發(fā)工資”這一項。然后，在它的右邊選擇“遞增”——遞增是指從小到大，按升序排列；相反的，遞減就是指從大到小，按降序排列。最后，按確定，就完成了！
小丸子：這下我可看清楚了，工資拿得最多的是黑金剛，最少的是大頭，我嘛，還不錯，排第三位！
黃花菜：現(xiàn)在你對排序的工作原理有了一定的了解了吧？其實，剛才我反復(fù)強(qiáng)調(diào)的在排序前一定要先選擇好數(shù)據(jù)區(qū)域這一步操作，在大多數(shù)情況下是可以簡化掉的。只要你選擇了數(shù)據(jù)區(qū)域里任何一個單元格，Excel會自動推測并選定整個數(shù)據(jù)區(qū)域，然后進(jìn)行排序。而且，就算你錯誤的只選擇了數(shù)據(jù)區(qū)域的某一部分而不是全部，在要求Excel排序時，它會友善地提
醒你沒有選擇完整的數(shù)據(jù)區(qū)域，并幫助你做出正確的選擇。當(dāng)然如果為了某些特定的要求，你仍然可以固執(zhí)地要求Excel服從你的指令來進(jìn)行排序。
還記得嗎？在上次學(xué)習(xí)公式的時候我們就有了這樣的教訓(xùn)——不要過分相信電腦。當(dāng)你的表格不規(guī)范、有太多的不連續(xù)的空單元格或有其它特定的原因時，我可不能保證Excel每次都能做出正確的選擇喲！所以嘛……
小丸子：那我以后還是老老實實地自己先選擇好數(shù)據(jù)區(qū)域再來排序，這樣比較保險。
黃花菜：如果我們只需要按一列進(jìn)行排序的話，操作步驟其實可以簡化成：先點擊“實發(fā)工資”列中任何一個有數(shù)據(jù)的單元格，然后點擊工具欄中“升序”按鈕
，Excel就會按照實發(fā)工資的多少，以升序排列整個表格的數(shù)據(jù)。相反的，如果你要進(jìn)行降序排列的話，就點擊工具欄中“降序”按鈕
。
小丸子：原來還有這么方便的方法呀，您怎么不早說??？
黃花菜：不是我不愿意早點說，先說了這個，可能你就不能很深刻的理解“排序”操作的原理以及錯誤的操作可能帶來的危害性了，這可是不利于你的學(xué)習(xí)的啊。
小丸子：那我可得謝謝黃花菜老師您了。哎，對了，在剛才的“排序”窗口里，除了“主要關(guān)鍵字”以外，我還看到有“次要關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”什么的，它們是干什么用的？
黃花菜：剛才我們是按一列進(jìn)行排序，但在實際工作中，如果我們只按一列進(jìn)行排序，可能會遇到這一列里有相同數(shù)據(jù)的情況。這個時候，如果想要進(jìn)一步排序，就需要使用多列排序了。在進(jìn)行多列排序的時候，Excel會根據(jù)我們指定的關(guān)鍵字的優(yōu)先級來操作。首先按“主要關(guān)鍵字”排序，如果“主要關(guān)鍵字”列里有相同數(shù)據(jù)時，這些包含相同數(shù)據(jù)的記錄再按“次要關(guān)鍵字”來排序，依此類推。正如你在“排序”窗口里看到的，Excel最多只能按3列進(jìn)行排序。
比如，對于上面那條工資表，我們按照“本薪”——“生活津貼”——“工作津貼”的優(yōu)先級來排序，小丸子，你來試試看！
小丸子剛才聽得非常認(rèn)真，所以現(xiàn)在不慌不忙地接過鼠標(biāo)，先將數(shù)據(jù)區(qū)域A3：K19全部抹黑，然后點了一下菜單里的“數(shù)據(jù)”——“排序”，在彈出的“排序”窗口里，他在“當(dāng)前數(shù)據(jù)清單”這組選項里選擇了“有標(biāo)題行”，然后在“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”分別選擇了“本薪”、“生活津貼”和“工作津貼”，并分別設(shè)置成“遞增”，最后點了一下“確定”。
新的排序結(jié)果瞬間就生成了！
黃花菜：小丸子，你進(jìn)步得越來越快了，做得好！
小丸子：是嗎？嘿嘿，嘿嘿……小丸子每次受了表揚，都高興得只會一邊摸后腦勺，一邊傻傻的笑。
黃花菜：排序是Excel里簡單但卻又非常有用的操作，我們平時不光可以對數(shù)字進(jìn)行排序，還可以按文字等其它內(nèi)容進(jìn)行，這些你都可以在今后的工作中運用到。接下來，我們來學(xué)習(xí)Excel的數(shù)據(jù)篩選。
篩選，顧名思義，就是同類事物中去掉不需要的,留下需要的。在Excel里，我們可以利用篩選在一大堆數(shù)據(jù)中找出符合我們所指定的條件的來，以供我們進(jìn)行下一步的分析。與排序一樣，篩選的對象也是一條一條的記錄，而不是某一列中的數(shù)據(jù)。
排序的結(jié)果是改變了記錄的排列順序，而篩選的結(jié)果則是把不滿足條件的記錄隱藏起來，只在屏幕上顯示滿足條件的記錄。 Excel的篩選有兩種，一是操作簡單的“自動篩選”，另一個是功能強(qiáng)大的“高級篩選”。這兩種篩選實際上差不多，因為時間的關(guān)系，今天我們先只學(xué)習(xí)“自動篩選”。
要對表格進(jìn)行自動篩選非常簡單，首先，我們先選定整張表格，或者只選擇表格內(nèi)的任意一個單元格，然后點擊菜單欄“數(shù)據(jù)”里面的“篩選”，在其子菜單中選擇“自動篩選”。
我們可以看到，在每一個列標(biāo)題的右邊都出現(xiàn)了一個小小的下拉箭頭按鈕。這表明我們的表格已經(jīng)進(jìn)入了自動篩選的狀態(tài)。
小丸子：這樣子倒蠻有意思的，那么再怎么來篩選呢？
黃花菜：接下來的篩選就簡單了。比如說我們要把“本薪”是450的記錄篩選出來，就點擊一下“本薪”右邊的小箭頭，這時候會出現(xiàn)一個下拉列表框，這里頭有好多可選項，“全部”就是不篩選，“前10個”是篩選出前N個（N>0）最大或最小的記錄，“自定義”是手動設(shè)置這一列的篩選條件，再后面的都是在這一列里出現(xiàn)過的數(shù)值。在此，我們選擇“450”就行了。
你看，現(xiàn)在表格里只剩下“本薪”是450的記錄了！
小丸子：那表格里的其它記錄呢？
黃花菜：它們只是暫時隱藏起來而已。你注意看看行號就明白了！
小丸子：如果我要同時按兩個條件進(jìn)行篩選該怎么操作呢？
黃花菜：沒關(guān)系。同一張表格，我們可以進(jìn)行好幾次篩選，下一次篩選的對象是上一次篩選的結(jié)果，也就是說，需要同時按多個條件進(jìn)行篩選的話，我們只要多篩選幾次就行了。比如說，我們要看看“本薪”是450，同時“工作津貼”是340的記錄，那么現(xiàn)在要做的只是在當(dāng)前的篩選結(jié)果上按新的條件再篩選一次就行了。小丸子，你來試試！
小丸子抓起鼠標(biāo)，點擊了一下“工作津貼”右邊的小箭頭，然后在下拉列表框里選擇了“340”。只見新的篩選結(jié)果馬上就出來了。
黃花菜：小丸子，你注意到了嗎？現(xiàn)在那些小箭頭有的是黑色的，而有的則是藍(lán)色的。
小丸子：啊——我知道了，哪一列如果進(jìn)行過自動篩選，列標(biāo)題右邊的小箭頭會由原來的黑色變成藍(lán)色！
黃花菜：如果想取消某一個自動篩選，我們只要在相應(yīng)的列里把篩選設(shè)置成“全部”就行了。比方說我們現(xiàn)在想看看所有“生活津貼”是340的記錄，那么就把“本薪”的篩選設(shè)置成“全部”。你看，這樣設(shè)置以后，小箭頭又由剛才的藍(lán)色變成黑色了。
黃花菜：小丸子，現(xiàn)在你再來試試篩選出“實發(fā)工資”最多的三條記錄！
小丸子聽到又讓他試試，挺高興的接過鼠標(biāo)，點擊了一下“實發(fā)工資”右邊的小箭頭，在下拉列表框里選擇了“前10個”，接著又在彈出的小窗口里做好了各項設(shè)置，最后按了下“確定“。
小丸子：咦？這篩選結(jié)果怎么好像不對??？
黃花菜：看來對于我剛才的講解，你還沒有完全理解?。∧阌涀?，
如果做過多次篩選的話，最后的篩選結(jié)果是根據(jù)所有篩選的共同影響而生成的。剛才你在做篩選之前，還有一個“工作津貼”是340的篩選在起作用。你這樣直接在上一次篩選結(jié)果下做第二次篩選，結(jié)果當(dāng)然不正確！現(xiàn)在你知道錯在哪里了吧？來，改改看！
這回小丸子可不敢大意了，按照黃花菜剛才用過的方法，把關(guān)于“工作津貼”的篩選設(shè)置成“全部”。這下篩選結(jié)果就對了！ 黃花菜：
自動篩選不會對表格進(jìn)行任何修改，因為歸根到底它只不過是做了一些隱藏的操作而已，這一點你也務(wù)必要記住。
小丸子：那萬一我不想自動篩選了，該怎么辦呢？
黃花菜：想要取消自動篩選也很簡單，我們只要按照前面說的選擇“自動篩選”的方法，再做一次就行了，也就是把菜單里 “自動篩選” 左邊的那個小勾去掉。
除了排序和篩選，Excel還有一套分析數(shù)據(jù)的有力工具——分類匯總。
小丸子：分類匯總？
黃花菜：分類匯總就是在表格里頭，根據(jù)某一列數(shù)據(jù)的不同類別，對其它列的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種匯總。比如說吧，剛才我們的表格里頭，每一位員工都屬于不同的部門，如果我們需要匯總每一個部門的工資數(shù)據(jù)，該怎么做呢？
小丸子：用公式算唄！
黃花菜：用公式當(dāng)然能完成，但是效率太低！現(xiàn)在我們來看看這個問題如果用“分類匯總”來解決的話應(yīng)該怎么做。
首先，我們先要按“部門”把表格重新排序，升序或者是降序都無所謂。接著，我們點擊數(shù)據(jù)區(qū)域里任意一個單元格，然后在菜單欄“數(shù)據(jù)”里選擇“分類匯總”，這個時候會彈出一個窗口。我們把分類字段設(shè)置成“部門”，“匯總方式”設(shè)置成“求和”，在“選定匯總項”里，把所有的工資項目全部選上，最后按“確定”，Excel就會按照部門把所有的工資記錄進(jìn)行匯總了。
你看，按部門分類的工資匯總數(shù)據(jù)和總計都出來了！
這個還不算厲害，厲害的是分類匯總后的表格具備了分級顯示的功能！ 小丸子：分級顯示？
黃花菜：你瞧，在表格的左側(cè)出現(xiàn)了一些類似于Windows資源管理器的目錄樹相似的按鈕，而最上方有標(biāo)著1、2、3的按鈕！它們就是用來控制分級顯示的。3是最明細(xì)的數(shù)據(jù)，2是上一級的匯總數(shù)據(jù)，1就是最上級的匯總數(shù)據(jù)了。目前，我們正處于第3級的顯示狀態(tài)，所以能看到所有的明細(xì)數(shù)據(jù)與匯總數(shù)據(jù)。這個時候，如果我點擊一下“2”這個按鈕，就會從第3級進(jìn)入到第2級匯總的狀態(tài)下進(jìn)行顯示。
小丸子：哇，真神奇呀！
黃花菜：“+”按鈕表示這個級別的數(shù)據(jù)還有下級明細(xì)，我們只要點一下它，就能看到相應(yīng)的下層數(shù)據(jù)；“-”按鈕恰恰相反，如果點一下它，就會隱藏相應(yīng)的明細(xì)數(shù)據(jù)，回到上一級的匯總里去。
小丸子一邊左點右點，一邊高興的說，“用起來還真方便，跟資源管理器一模一樣！那如果我不想再要這些分類匯總的數(shù)據(jù)呢？”
黃花菜：只要點擊分類匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域里任意一個單元格，然后在菜單里再選擇一次分類匯總，并在用于設(shè)置的窗口里選擇“全部刪除”就行了。
小丸子：今天又見識到了Excel在數(shù)據(jù)分析方面的強(qiáng)大威力，而且這排序呀，篩選呀，分類匯總什么的，用起來還蠻有意思的。我要把它們?nèi)加玫焦ぷ髦腥?，讓大家大吃一驚！
黃花菜：那我等著你的好消息！
