兩周前的一天，我到領(lǐng)導(dǎo)辦公室去簽字時(shí)，他正在朝著阿莫發(fā)脾氣。原來阿莫給他匯報(bào)一項(xiàng)工作的進(jìn)展，談到當(dāng)前面臨的困難時(shí)，阿莫總說不到點(diǎn)子上，讓領(lǐng)導(dǎo)無法了解到真實(shí)的情況。領(lǐng)導(dǎo)問是不是這樣，他說不是；又問是不是那樣，還說不是。可是他又說不出問題的關(guān)鍵，因此領(lǐng)導(dǎo)就冒火了，而他們處長(zhǎng)坐在旁邊打著圓場(chǎng)，又無可奈何。
阿莫與我關(guān)系還不錯(cuò)，他是個(gè)工作辦事都很實(shí)在的小伙子。下來之后，他找到我訴說'姐姐一定要幫幫我，工作干了不少，可是每次匯報(bào)時(shí)卻難以得到肯定和表揚(yáng)。'我答應(yīng)他，將匯報(bào)的誤區(qū)和技巧好好理一理，然后分享給他。
01 工作匯報(bào)
工作匯報(bào)，是指向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作方案、進(jìn)展、結(jié)果等有關(guān)情況。職場(chǎng)中人，因?yàn)槊總€(gè)人都扮演了不同的職場(chǎng)角色，有職業(yè)分工，因此在一定的時(shí)候都需要向領(lǐng)導(dǎo)作工作匯報(bào)。如果你處于中層以上的領(lǐng)導(dǎo)崗位，還要聽取下屬的工作匯報(bào)。按照匯報(bào)主題，可以大致將工作匯報(bào)分為三種類型：
1.匯報(bào)工作方案。工作還未正式開始，還處于策劃階段，需要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作方案的有關(guān)情況，等待領(lǐng)導(dǎo)定奪。
2.匯報(bào)工作進(jìn)展。對(duì)一些比較重要的專項(xiàng)工作，在工作開展的過程中，需要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，便于領(lǐng)導(dǎo)掌控事態(tài)發(fā)展和解決協(xié)調(diào)有關(guān)問題。
3.匯報(bào)工作成果。工作完成后，結(jié)果是怎樣的？需要向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告有關(guān)成果，讓領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)。
02 工作匯報(bào)易步入的幾個(gè)誤區(qū)
匯報(bào)工作時(shí)為什么總是得不到肯定？很大程度上，是在匯報(bào)之前，你的心思只專注于事情本身，而沒有專注于匯報(bào)上。沒有站在領(lǐng)導(dǎo)的角度和立場(chǎng)去思考問題，而是糾結(jié)于事情本身，按照自己表達(dá)習(xí)慣的方便，以致領(lǐng)導(dǎo)聽不懂你要表達(dá)的真正內(nèi)容。具體來說，容易步入以下幾個(gè)誤區(qū)：
1. 事先未做充分準(zhǔn)備。在匯報(bào)之前，并沒有就工作匯報(bào)做充分的準(zhǔn)備。造成的原因一是態(tài)度應(yīng)付，就想著把自己做過的工作講一遍算完成任務(wù)；二是沒有管理者的經(jīng)驗(yàn)，不能理解領(lǐng)導(dǎo)的思維，不知道該怎么準(zhǔn)備。
2. 以自己的主觀感受來代替事情的客觀狀態(tài)。在匯報(bào)中，更多地強(qiáng)調(diào)自己的主觀感受，而不能站在客觀的立場(chǎng)上，來敘述事情的真實(shí)狀態(tài)。
3. 重點(diǎn)不突出。亂七八糟講一大通，就是說不到關(guān)鍵點(diǎn)，喜歡講工作細(xì)節(jié)，體現(xiàn)不了重點(diǎn)，無法讓領(lǐng)導(dǎo)了解關(guān)鍵的情況。
4. 上來就講問題，不講事情的來龍去脈。不說清楚事情的來龍去脈，直接上來就開始講存在的問題，讓領(lǐng)導(dǎo)無法了解整件事情，無法做出正確的判斷。
5. 光講困難，不了解相關(guān)政策和背景。只強(qiáng)調(diào)工作中存在的困難，沒有事先了解相關(guān)的政策和背景，更別談?lì)A(yù)先準(zhǔn)備相關(guān)的解決方案。
6.不關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的情緒變化。在匯報(bào)的過程中，自說自話，也不管領(lǐng)導(dǎo)是否聽明白了，不關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的情緒變化。
阿莫上次向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的是直屬某單位內(nèi)部審計(jì)的工作方案。因事先并未做充分準(zhǔn)備，他一方面無法向領(lǐng)導(dǎo)解釋清楚財(cái)務(wù)收支審計(jì)和預(yù)算執(zhí)行審計(jì)的差別；另一方面又無法說出全年的審計(jì)工作思路，而且對(duì)如何選擇被審計(jì)單位和采購(gòu)第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)做出有說服力解釋，比如采購(gòu)政策、內(nèi)審政策的支持等。因此，領(lǐng)導(dǎo)詢問的問題得不到有效的解答，讓領(lǐng)導(dǎo)大為光火。
03 工作匯報(bào)的'五性'
認(rèn)清了工作匯報(bào)容易步入的誤區(qū)，我們?cè)賮砜匆粋€(gè)避開了這些誤區(qū)的、得體的工作匯報(bào)，應(yīng)該具有哪些特征。總體來說，應(yīng)該在匯報(bào)中體現(xiàn)'五性'：謀劃性、客觀性、邏輯性、聚焦性、互動(dòng)性。
1. 謀劃性
所謂謀劃性，就是要把工作匯報(bào)當(dāng)做一項(xiàng)重要的工作任務(wù)，事先做好充分的匯報(bào)準(zhǔn)備工作。一般來說，應(yīng)該與該項(xiàng)工作相關(guān)的同志一起討論，形成匯報(bào)思路和方案，然后指定專人開始著手撰寫工作匯報(bào)材料。對(duì)一些重要的工作，為讓領(lǐng)導(dǎo)更加直觀地理解有關(guān)內(nèi)容，可以在匯報(bào)材料的基礎(chǔ)上，再編制PPT，以PPT的形式進(jìn)行呈現(xiàn)和匯報(bào)。
2. 客觀性
所謂客觀性，就是要實(shí)事求是，成績(jī)不夸大，缺點(diǎn)不縮小，在基于客觀事實(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行陳述和匯報(bào)，決不能弄虛作假。匯報(bào)中一旦出現(xiàn)不實(shí)的數(shù)據(jù)或描述，領(lǐng)導(dǎo)察覺后，就會(huì)對(duì)整個(gè)匯報(bào)甚至匯報(bào)的下屬都產(chǎn)生懷疑和不信任的態(tài)度。
客觀性要求在匯報(bào)中不能挾帶自我的主觀情緒，不過多強(qiáng)調(diào)自我的感受，而是始終圍繞工作事項(xiàng)本身的情況展開匯報(bào)。
3. 邏輯性
所謂邏輯性，就是匯報(bào)內(nèi)容目的明確、脈絡(luò)清晰、條理清楚、剪裁得體。整個(gè)匯報(bào)內(nèi)容是為了達(dá)到什么目標(biāo)、解決什么問題？領(lǐng)導(dǎo)邊聽你匯報(bào)邊瀏覽材料時(shí)才能知其然，也知其所以然，達(dá)到匯報(bào)的目的。
要做到邏輯嚴(yán)密，就要在匯報(bào)材料中先構(gòu)建主脈絡(luò)，在清晰的主脈絡(luò)下，分條理地列出各個(gè)相關(guān)事項(xiàng)?？梢赃\(yùn)用現(xiàn)代管理學(xué)中，有名的'魚骨圖'來進(jìn)行脈絡(luò)構(gòu)建和任務(wù)分解。另外在描述中還要注意語言簡(jiǎn)潔、詳略得當(dāng)。
4. 聚焦性
所謂聚焦性，是指工作匯報(bào)時(shí)聚焦到主要的工作任務(wù)上，不發(fā)散，一個(gè)問題一個(gè)問題地匯報(bào)和解決。而不是胡亂地眉毛胡子一把抓，想到哪說到哪，把涉及到不同領(lǐng)域、不同事項(xiàng)的內(nèi)容全都夾雜在一起，沒有主次、邏輯混亂，讓領(lǐng)導(dǎo)聽不明白你究竟是想解決哪個(gè)問題，最后的結(jié)果就是既浪費(fèi)了領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，也得不到領(lǐng)導(dǎo)的決策支持。
5. 互動(dòng)性
關(guān)注上司的情緒變化，及時(shí)跟上并與上司良性互動(dòng)。在匯報(bào)的過程中，應(yīng)該隨時(shí)關(guān)注上司的情緒變化，如果上司有什么疑問，要及時(shí)進(jìn)行解釋。而不是只顧自說自話，或者按照自己的思路一味狡辯或爭(zhēng)論。工作匯報(bào)的核心是讓領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、解決問題。有些人在匯報(bào)時(shí)過于強(qiáng)調(diào)自己的感受，甚至與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行激烈的爭(zhēng)論，這是要不得的。
解釋與狡辯的差別在于依據(jù)和邏輯。解釋是有理有據(jù)的有邏輯的，而狡辯則是為自己未深入研究尋找借口，用一些不明所以、可以解決的問題來當(dāng)做不可抗拒的原因。工作匯報(bào)工時(shí)，如果用狡辯來應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的疑問，會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)的強(qiáng)烈反感，甚至否定你這個(gè)匯報(bào)的下屬。
04 工作匯報(bào)框架及重點(diǎn)注意事項(xiàng)
上面講到，一個(gè)完整的工作匯報(bào)，應(yīng)該有清晰的架構(gòu)和方法，這對(duì)自己業(yè)務(wù)的梳理推進(jìn)和個(gè)人職業(yè)生涯的發(fā)展提升其實(shí)都是有所幫助的。針對(duì)不同類型的工作匯報(bào)，整理出相應(yīng)的匯報(bào)方案框架和重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)如下。
1.匯報(bào)工作方案：因工作尚未開展，所以方案匯報(bào)應(yīng)講透該項(xiàng)工作的工作背景、有關(guān)要求、政策支持、相似做法和具體方案等方面的內(nèi)容。從文字框架上來說，可以分為三至四部分：第一部分陳述工作背景；第二部分陳述相關(guān)的要求和政策情況；第三部分描述相似的做法，比如兄弟省市、同行業(yè)部門的有關(guān)做法或通俗做法；第四部分陳述制定的具體方案。其中，有些工作無需描述第三部分。
2.匯報(bào)工作進(jìn)展：重要的工作，進(jìn)行一個(gè)階段以后，需要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)開展的情況。這種情形下，開頭應(yīng)簡(jiǎn)略介紹一下工作背景及審定的方案，然后再簡(jiǎn)明扼要地匯報(bào)前期主要工作的開展情況，重點(diǎn)匯報(bào)存在的主要問題和解決的建議意見。從文字框架上來說，可以分為三至四部分：第一部分簡(jiǎn)述前期審定的方案；第二部分陳述當(dāng)前工作的進(jìn)展情況；第三部分重點(diǎn)介紹當(dāng)前工作推進(jìn)中存在的主要問題及產(chǎn)生問題的根本原因（政策障礙、路徑障礙還是操作障礙）；第四部分陳述下一步的工作建議。根據(jù)具體情況，第三部分和第四部分也可以進(jìn)行合并。
需要注意的是，對(duì)存在的主要問題進(jìn)行闡述時(shí)，應(yīng)該事先進(jìn)行判斷，哪些問題是屬于政策層面的，哪些問題是屬于管理層面的，哪些問題是屬于操作層面的。并有針對(duì)性地分析了產(chǎn)生問題的根本原因。
對(duì)于解決問題的建議意見，要注意以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)存在的問題，最好提供兩個(gè)以上的解決方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇。領(lǐng)導(dǎo)站的角度不一樣，掌握的信息量也更多，思考問題的方式也不同，因此能夠更全面地衡量，作出決斷。第二，如果該項(xiàng)工作事關(guān)重大，作為下屬不好提解決方案時(shí)，可以先思考解決方案，但是不在匯報(bào)材料里進(jìn)行展示，匯報(bào)時(shí)也先不要說出來，只是請(qǐng)示問題，以顯示對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的尊重。如果領(lǐng)導(dǎo)自己有解決方案，則按照領(lǐng)導(dǎo)的方案執(zhí)行。如果領(lǐng)導(dǎo)讓你提方案，你就可以將自己準(zhǔn)備的方案作為建議提出來，分析利弊，最終由領(lǐng)導(dǎo)決定怎么做。第三，如果遇上疑難問題，完全一籌莫展，提不出解決方案時(shí)，要將問題所涉及的各個(gè)方面摸細(xì)摸透，將掌握的所有信息詳細(xì)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，包括但不限于：?jiǎn)栴}的根源、導(dǎo)火索、經(jīng)過、政策規(guī)定等等，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握所有的信息，便于決策。
3.匯報(bào)工作成果：工作完成后，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作取得的成果。這種情況下，主要應(yīng)該突出工作是否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)、是否符合上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)的要求、工作中總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)做法有哪些、還有哪些值得改進(jìn)的地方等。需要注意的是，在總結(jié)成績(jī)時(shí)，要突出領(lǐng)導(dǎo)指揮得當(dāng)，思路方向上把控有力，切忌把功勞都攬?jiān)谧约荷砩稀Ｊ聦?shí)上，有能力的領(lǐng)導(dǎo)，哪怕他在工作過程中沒太過問你細(xì)節(jié)，并不代表他沒有關(guān)注事態(tài)的進(jìn)展，他對(duì)你充分放權(quán)除了是一種信任和認(rèn)可，也是對(duì)事態(tài)的發(fā)展有可控的把握。因此，這并不算拍馬屁。從文字框架上來說，可以分為三至四部分：第一部分簡(jiǎn)述工作背景和方案；第二部分詳述工作成果：工作結(jié)果是否客觀中立、是否符合上級(jí)部門的要求、是否符合領(lǐng)導(dǎo)的要求、是否達(dá)到預(yù)期的效果；第三部分總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)；第四部分陳述工作結(jié)果的運(yùn)用。
05 工作匯報(bào)后的落實(shí)。
工作匯報(bào)不是目的，推進(jìn)工作往前進(jìn)展才是工作匯報(bào)想要達(dá)到的最終效果。匯報(bào)完成后，領(lǐng)導(dǎo)一般會(huì)針對(duì)匯報(bào)的情況，作出下一步行動(dòng)的指示。需要認(rèn)真記錄，下來后逐項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)。
阿莫在聽完我的分析后，感嘆說以前真的是光埋頭干活了，對(duì)匯報(bào)工作的技巧研究得太少。按照我整理的框架，他重新把今年的內(nèi)審工作方案進(jìn)行了書面的梳理，前兩天重新去給領(lǐng)導(dǎo)做了匯報(bào)，得到了領(lǐng)導(dǎo)的肯定和表揚(yáng)。
06 結(jié)束語
工作匯報(bào)是職場(chǎng)人的必備技能，應(yīng)避免走入六個(gè)誤區(qū)，注意要體現(xiàn)'五性'和做到兩個(gè)注意事項(xiàng)：
1. 謀劃性。事先做好充分的匯報(bào)準(zhǔn)備工作：通過討論，形成匯報(bào)思路和方案后，指定專人撰寫工作匯報(bào)材料。也可以在匯報(bào)材料的基礎(chǔ)上，以PPT的形式進(jìn)行呈現(xiàn)和匯報(bào)。
2. 客觀性。在基于客觀事實(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行陳述和匯報(bào)，決不能弄虛作假。
3. 邏輯性。匯報(bào)內(nèi)容目的明確、脈絡(luò)清晰、條理清楚、剪裁得體、語言簡(jiǎn)潔、詳略得當(dāng)。
4. 聚焦性。工作匯報(bào)時(shí)聚焦到主要的工作任務(wù)上，不發(fā)散，一個(gè)問題一個(gè)問題地匯報(bào)和解決。
5.互動(dòng)性。關(guān)注上司的情緒變化，及時(shí)跟上并與上司良性互動(dòng)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的疑問進(jìn)行解釋，而不是狡辯。
6.匯報(bào)工作方案、工作進(jìn)展、工作成果的匯報(bào)材料，應(yīng)分別按照不同的架構(gòu)進(jìn)行，詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出，邏輯嚴(yán)密。
7.工作匯報(bào)完成后，應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)指示，逐項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)。
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