五、會(huì)議演練
不演練永遠(yuǎn)不知道有多少問(wèn)題
我市的勞動(dòng)模范表彰大會(huì)即將召開(kāi)，我負(fù)責(zé)會(huì)前的演練工作。真是不演練不知道，問(wèn)題還真不少。演練開(kāi)始，一位同事對(duì)照主持詞走會(huì)議流程。主席臺(tái)有十位領(lǐng)導(dǎo)，受獎(jiǎng)的勞模有60人、先進(jìn)工作者有40人、先進(jìn)集體代表有十個(gè)，每十人一組，正好可以分六組、四組和一組上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)。每組都安排一名工作人員負(fù)責(zé)引領(lǐng)。本以為計(jì)劃周密，誰(shuí)知演練時(shí)，還是出現(xiàn)了不少問(wèn)題。
首先是不知何時(shí)上下臺(tái)。引領(lǐng)第一組的工作人員在聽(tīng)到主持人說(shuō)“頒獎(jiǎng)”的時(shí)候才讓領(lǐng)獎(jiǎng)人起身，結(jié)果導(dǎo)致頒獎(jiǎng)音樂(lè)響了好久人才到臺(tái)上。因此我們研究決定，在主持人剛剛開(kāi)始進(jìn)入頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)時(shí)，就掐準(zhǔn)時(shí)間請(qǐng)第一組領(lǐng)獎(jiǎng)人起身，等音樂(lè)一響就上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)，這樣銜接就比較順暢。同時(shí)注意當(dāng)主持人說(shuō)“有請(qǐng)第二組”的時(shí)候，工作人員趕快引導(dǎo)第一組頒獎(jiǎng)人員下臺(tái)，這樣節(jié)奏就比較緊湊。
其次是人數(shù)沒(méi)有掐準(zhǔn)。演練中，其中有一組少上去了一人，臺(tái)上就有一位頒獎(jiǎng)人站著不知把獎(jiǎng)?lì)C給誰(shuí)。原來(lái)是上臺(tái)前沒(méi)有仔細(xì)清點(diǎn)人數(shù)，如果這發(fā)生在正式頒獎(jiǎng)時(shí)就非常尷尬了。所以，我們要求每組負(fù)責(zé)的工作人員必須將本組的領(lǐng)獎(jiǎng)人通知到位、落實(shí)到位，上臺(tái)時(shí)點(diǎn)清人數(shù)，務(wù)必保證一一對(duì)應(yīng)。如遇特殊情況，必須立刻匯報(bào)，我們好依照應(yīng)急預(yù)案處理。
再次是合影畫(huà)面混亂。上臺(tái)后，領(lǐng)獎(jiǎng)人與頒獎(jiǎng)人之間有握手的，有聊天的；領(lǐng)完獎(jiǎng)之后，有往左轉(zhuǎn)身的，有往右的。特別是合影的時(shí)候，有的把證書(shū)合上拿手里，有的放在胸前，有的甚至把證書(shū)都拿反了??總之，畫(huà)面很混亂。因此我們要求工作人員提醒領(lǐng)獎(jiǎng)人，上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)后先與領(lǐng)導(dǎo)握手，然后統(tǒng)一向右轉(zhuǎn)身，將榮譽(yù)證書(shū)放在胸前合影，這樣一來(lái)不僅畫(huà)面比較和諧，同時(shí)也節(jié)省了會(huì)議時(shí)間。
最后是主持詞有缺陷。當(dāng)頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)結(jié)束之后，主持人直接宣布進(jìn)行大會(huì)下一項(xiàng)議程，可頒獎(jiǎng)人還在臺(tái)上站著。原來(lái)，主持詞中并沒(méi)有提到請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)落座。我們當(dāng)即將情況反饋給文稿組，他們立刻作出修改，避免了這個(gè)失誤。
表彰大會(huì)如期順利舉行，我們都長(zhǎng)舒了一口氣。在會(huì)后的總結(jié)中，大家都說(shuō)，不管會(huì)議設(shè)計(jì)得多么完善，都必須在會(huì)前進(jìn)行演練，有些問(wèn)題只有演練時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)。
用好微信群
一次全市性的大會(huì)，我負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)全市近30個(gè)部門(mén)的聯(lián)動(dòng)工作，其中最經(jīng)常的工作就是下發(fā)通知。以往下發(fā)通知都采取打電話的方式，一圈電話下來(lái)，基本一天時(shí)間就過(guò)去了，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。沒(méi)想到，今年新來(lái)的小李給我?guī)?lái)了新的方法。
周一例會(huì)，小李說(shuō)：“我們可以組建各部門(mén)負(fù)責(zé)人微信群，對(duì)于一些非涉密的閱知性通知可以通過(guò)微信群發(fā)的方式下發(fā)各部門(mén)。這樣做有兩個(gè)好處：一是群發(fā)一條信息就可以同時(shí)告知所有部門(mén)，各部門(mén)可直接在群里反饋；二是如果一個(gè)部門(mén)有問(wèn)題，我們?cè)诮獯饐?wèn)題的時(shí)候也相當(dāng)于告知了其他部門(mén)，大大節(jié)省了時(shí)間。”
主任對(duì)小李的建議表示贊同，同時(shí)又提醒了幾點(diǎn)：首先，利用微信群發(fā)出通知，從文字到事項(xiàng)必須言簡(jiǎn)意賅、一目了然，不能一條通知說(shuō)多件事；其次，在通知的過(guò)程中可以采用微信群的方式，但是最后是否落實(shí)還必須要逐個(gè)確認(rèn)；最后，對(duì)于涉密的重要通知，絕對(duì)不能在微信群里說(shuō)，必須慎之又慎。
電子會(huì)務(wù)系統(tǒng)的測(cè)試
某次黨代表會(huì)議第一次全體會(huì)議即將召開(kāi)，因?yàn)閰?huì)人員較多，省委辦公廳為提升會(huì)議效率，研究決定改變以往的簽到模式，采用會(huì)務(wù)電子簽到系統(tǒng)。
面對(duì)新事物，大家都認(rèn)為必須多測(cè)試幾遍以保證不出問(wèn)題，我受命負(fù)責(zé)測(cè)試工作。經(jīng)過(guò)測(cè)試，我們發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題：參與測(cè)試的工作人員都已到齊，但電子顯示屏顯示到會(huì)人數(shù)與應(yīng)到人數(shù)還差七個(gè)。這是為什么呢？原來(lái)是因?yàn)闇y(cè)試人員行走速度過(guò)快，代表證又與手機(jī)靠在一起，導(dǎo)致系統(tǒng)未能識(shí)別。隨后，秘書(shū)處召開(kāi)緊急會(huì)議，多措并舉，通過(guò)下發(fā)通知提醒、強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)值守、提高系統(tǒng)敏感度等各種方式，確保大會(huì)簽到統(tǒng)計(jì)的精準(zhǔn)性。
第二天，電子顯示屏準(zhǔn)確地顯示出到會(huì)人數(shù)，工作人員也將出席會(huì)議人數(shù)準(zhǔn)確地填寫(xiě)在主持講話稿上。經(jīng)過(guò)這次會(huì)議，我們認(rèn)為在采用新系統(tǒng)新方法時(shí)務(wù)必進(jìn)行會(huì)前的測(cè)試，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即制定應(yīng)急預(yù)案和解決方法，從而保證會(huì)議的順利召開(kāi)。
巧排座位破解換場(chǎng)難題
近年來(lái)，隨著縣域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，某些階段全縣各部門(mén)工作需要在同一個(gè)時(shí)間段集中安排部署，有時(shí)候一天連續(xù)召開(kāi)幾場(chǎng)會(huì)議的情況也很多。這對(duì)會(huì)務(wù)工作來(lái)說(shuō)是個(gè)巨大挑戰(zhàn)。
記得第一次服務(wù)這種連續(xù)幾場(chǎng)的會(huì)議，由于沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，搞得自己手忙腳亂，會(huì)場(chǎng)也顯得有些混亂。因?yàn)閾Q場(chǎng)時(shí)，前一場(chǎng)有的參會(huì)人員走了，有的還要接著參加下一個(gè)會(huì)議，我們請(qǐng)仍參會(huì)的先離席，然后待我們換上座簽后重新落座。這時(shí)，有的參會(huì)人員拿著用過(guò)的茶杯，有的則把茶杯留在原處，待座位調(diào)整后，誰(shuí)用的茶杯很難辨認(rèn)，當(dāng)時(shí)的尷尬情景可以想象。
會(huì)后，經(jīng)過(guò)認(rèn)真總結(jié)，我們改換了戰(zhàn)術(shù)：細(xì)心核對(duì)每場(chǎng)會(huì)議的參會(huì)人員，列出全部參會(huì)和參加每場(chǎng)會(huì)議的人員名單，參加全部會(huì)議的同志安排在會(huì)場(chǎng)的一側(cè)，可以不用挪位置。僅參加某一場(chǎng)會(huì)議的人員安排在另一側(cè)，這樣只更換部分座簽、茶杯就可以了。事實(shí)證明，這個(gè)辦法大大減輕了換場(chǎng)難度，節(jié)省了時(shí)間。
聲音和畫(huà)面去哪兒了
上午，接到緊急任務(wù)，市委臨時(shí)安排一場(chǎng)電視電話會(huì)議，我負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的安排。會(huì)議主會(huì)場(chǎng)安排在市委會(huì)議中心，分會(huì)場(chǎng)共有五個(gè)，分別設(shè)在下面的區(qū)縣。我趕緊聯(lián)系技術(shù)部門(mén)和涉會(huì)的區(qū)縣，通知他們會(huì)議要求以及直播所需設(shè)備，讓他們趕快布置妥當(dāng)。
下午，處長(zhǎng)問(wèn)：“直播效果怎么樣？”我才想起來(lái)，因?yàn)闀r(shí)間緊、任務(wù)重，我忽略了測(cè)試。處長(zhǎng)趕緊領(lǐng)著我到會(huì)場(chǎng)進(jìn)行測(cè)試。結(jié)果發(fā)現(xiàn)一個(gè)分會(huì)場(chǎng)有畫(huà)面沒(méi)有聲音，一個(gè)分會(huì)場(chǎng)有聲音沒(méi)有畫(huà)面，還有一個(gè)分會(huì)場(chǎng)畫(huà)質(zhì)較差。這要是正式開(kāi)會(huì)了可就麻煩大了，技術(shù)部門(mén)立刻溝通解決。當(dāng)聲音和畫(huà)面都沒(méi)問(wèn)題之后，又出現(xiàn)了新問(wèn)題：主會(huì)場(chǎng)屏幕數(shù)量有限，只能看到三個(gè)分會(huì)場(chǎng)畫(huà)面，其他的兩個(gè)看不到，而且分會(huì)場(chǎng)的鏡頭有的對(duì)著主席臺(tái)，有的對(duì)著參會(huì)席，畫(huà)面不統(tǒng)一。我趕緊聯(lián)系各個(gè)分會(huì)場(chǎng)，將鏡頭統(tǒng)一在參會(huì)席上，同時(shí)安排技術(shù)部門(mén)增加了兩個(gè)屏幕，讓主會(huì)場(chǎng)可以同步看到各個(gè)分會(huì)場(chǎng)的情況。
當(dāng)天，我一直守在主會(huì)場(chǎng)，直到會(huì)議順利閉幕，大家對(duì)效果反映都非常好，心里的大石頭才算落地了。通過(guò)這次會(huì)議，我知道，即使時(shí)間緊迫，也要對(duì)所有設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格測(cè)試，同時(shí)做好應(yīng)急預(yù)案，只有這樣才能保證會(huì)議的順利召開(kāi)。
六、現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急
局長(zhǎng)怎么沒(méi)來(lái)參會(huì)
今年年初，省領(lǐng)導(dǎo)來(lái)我市調(diào)研，其中一個(gè)環(huán)節(jié)是與各單位負(fù)責(zé)同志座談交流。座談會(huì)前一周，我就把會(huì)議通知逐一傳真到各單位辦公室，并通過(guò)電話確認(rèn)對(duì)方都已收到，于是放下心來(lái)，去忙別的事情了。
座談會(huì)如期舉行，各單位領(lǐng)導(dǎo)陸續(xù)來(lái)到會(huì)議室，找到自己的座簽一一就座。我拿著參會(huì)人員名單，把就座的畫(huà)上鉤。座談會(huì)開(kāi)始前十分鐘，除了水利局長(zhǎng)，所有單位領(lǐng)導(dǎo)都到了。我心想，水利局比較遠(yuǎn)，肯定是路上有點(diǎn)堵車耽誤了。沒(méi)想到又等了五分鐘，水利局長(zhǎng)還沒(méi)到。我心里有點(diǎn)慌了，主任也注意到還差一個(gè)人，忙過(guò)來(lái)問(wèn)我怎么回事，我不確定地說(shuō)可能是路遠(yuǎn)又堵車吧。主任問(wèn)我會(huì)議通知發(fā)過(guò)去了嗎，我說(shuō)發(fā)過(guò)去了，當(dāng)時(shí)還給他們辦公室打電話確認(rèn)過(guò)了，應(yīng)該不會(huì)有問(wèn)題，要不再等等看吧。主任說(shuō)不要等了，立即給水利局長(zhǎng)打電話。
我趕緊撥通了水利局長(zhǎng)的手機(jī)：“李局長(zhǎng)您好，座談會(huì)馬上開(kāi)始了，不知您現(xiàn)在到哪兒了？”李局長(zhǎng)被我問(wèn)得一頭霧水：“什么座談會(huì)？我在縣里調(diào)研啊?！蔽乙幌伦鱼铝耍s忙說(shuō)一周前就發(fā)了會(huì)議通知，今天省領(lǐng)導(dǎo)來(lái)座談?？衫罹珠L(zhǎng)說(shuō)自己并不知道有這個(gè)會(huì)。結(jié)局可想而知，李局長(zhǎng)沒(méi)能參加當(dāng)天的座談會(huì)，我也被領(lǐng)導(dǎo)狠狠批評(píng)了一頓。
事后了解，原來(lái)水利局辦公室的工作人員接到傳真時(shí)，局長(zhǎng)正在外出差，三天后才回來(lái)，而工作人員忘記了通知局長(zhǎng)。當(dāng)時(shí)我發(fā)完通知就覺(jué)得是落實(shí)了，沒(méi)有在會(huì)前再打電話確認(rèn)一遍領(lǐng)導(dǎo)的參會(huì)情況。這次失誤讓我明白，即便是發(fā)一個(gè)會(huì)議通知，也存在著“真落實(shí)”和“假落實(shí)”的區(qū)別，只有認(rèn)認(rèn)真真按程序再次確認(rèn)，保證最后的落實(shí)，才算是真正落實(shí)到位。
再等幾分鐘
某次會(huì)議，我負(fù)責(zé)擺放座簽和會(huì)場(chǎng)內(nèi)引導(dǎo)的工作。距離會(huì)議開(kāi)始還有二十多分鐘時(shí)，同事打來(lái)電話說(shuō)：“王副省長(zhǎng)臨時(shí)有事，秘書(shū)打來(lái)電話，說(shuō)有可能來(lái)不了?！蔽亿s快跑到主席臺(tái)，準(zhǔn)備撤去王副省長(zhǎng)的座位和座簽。這時(shí)，處長(zhǎng)正好來(lái)檢查會(huì)場(chǎng)，看見(jiàn)我急急忙忙要搬椅子，就叫住了我。我趕緊匯報(bào)了電話里說(shuō)的情況，處長(zhǎng)說(shuō)：“還有二十多分鐘，不慌，秘書(shū)說(shuō)有可能來(lái)不了，不是確定不來(lái)，這樣的情況最好再等幾分鐘，到最后五分鐘撤也還來(lái)得及，但你撤了再調(diào)整回來(lái)就麻煩了?！?/p>
果然，離會(huì)議開(kāi)始還有七八分鐘的時(shí)候，秘書(shū)打來(lái)電話說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)正在趕來(lái)的路上，馬上就到。會(huì)議結(jié)束總結(jié)時(shí)處長(zhǎng)說(shuō)，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的變化難以預(yù)料，要牢記一個(gè)“穩(wěn)”字，遇到情況不要慌、不要急，琢磨一下再去做。后來(lái)我從事會(huì)議服務(wù)工作多年，一直遵循處長(zhǎng)的這一原則，受益匪淺。
忘戴出席證
一次，我們縣召開(kāi)黨代會(huì)，我負(fù)責(zé)服務(wù)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)前，出現(xiàn)了這樣一個(gè)小插曲：一位坐在主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)匆匆趕到，進(jìn)門(mén)時(shí)才發(fā)現(xiàn)忘記佩戴出席證了。我心想，這下壞了。眼看這位領(lǐng)導(dǎo)就要去主席臺(tái)就座，我又想：要不就算了，不戴不仔細(xì)看也看不出來(lái)吧。這時(shí)，辦公室主任從我身邊走過(guò)，我想了想，還是請(qǐng)示一下吧。聽(tīng)到我說(shuō)的情況，主任趕緊找出一個(gè)備用出席證讓我給領(lǐng)導(dǎo)，事情順利解決了。
事后，主任提醒我，在這種正式會(huì)議中，不佩戴出席證無(wú)法彰顯參會(huì)資格，既不符合規(guī)定也不嚴(yán)肅，而且會(huì)議還有全程攝影攝像記錄。因此領(lǐng)導(dǎo)忘記佩戴證件不能就算了，而是應(yīng)該想在前面，多準(zhǔn)備幾張備用證件，以防萬(wàn)一。
開(kāi)哪個(gè)話筒
某次召開(kāi)全市性會(huì)議，主持領(lǐng)導(dǎo)一人，發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)四人。第二位發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始講話時(shí)，音控室的工作人員突然問(wèn)我：“有幾位領(lǐng)導(dǎo)需要講話？話筒只能同時(shí)開(kāi)三個(gè)?！甭?tīng)后我有些懵，以前在這個(gè)會(huì)場(chǎng)開(kāi)會(huì)從未出現(xiàn)過(guò)這種情況，怎么辦？
我穩(wěn)穩(wěn)心神，迅速了解會(huì)場(chǎng)情況：一是主持領(lǐng)導(dǎo)和前兩位發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)的話筒都沒(méi)有關(guān)閉；二是我們手頭沒(méi)有主持詞也沒(méi)有議程，只知道有哪些領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，不確定發(fā)言順序；三是會(huì)議正在進(jìn)行，已經(jīng)無(wú)法告知每位領(lǐng)導(dǎo)；四是目前發(fā)言的第二位領(lǐng)導(dǎo)和接下來(lái)發(fā)言的其中一位分別坐在主席臺(tái)東西兩側(cè)。
清楚情況后，立刻安排三名工作人員作了兩手準(zhǔn)備：一位電話詢問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言的順序；另兩位分坐臺(tái)下兩側(cè)，注意聽(tīng)主持領(lǐng)導(dǎo)講話，確定下一位發(fā)言的領(lǐng)導(dǎo)，如果電話反饋不及時(shí)，可根據(jù)情況上臺(tái)關(guān)閉或打開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)面前的話筒。最終，會(huì)議順利進(jìn)行，沒(méi)有出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)話筒不響的情況。
會(huì)后我們總結(jié)，話筒問(wèn)題一定要予以足夠重視，要和負(fù)責(zé)技術(shù)的同事反復(fù)溝通確認(rèn)，確保萬(wàn)無(wú)一失。同時(shí)會(huì)議的議程一定要拿給負(fù)責(zé)音控的同志，保證他們對(duì)會(huì)議的流程、發(fā)言的順序等心中有數(shù)。
話筒沒(méi)有開(kāi)
一次，市里開(kāi)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)。輪到發(fā)言席上一位領(lǐng)導(dǎo)講話，他講話時(shí)只有周圍人可以聽(tīng)見(jiàn)，坐在稍遠(yuǎn)一點(diǎn)地方的其他參會(huì)代表面面相覷。我馬上意識(shí)到，是發(fā)言席話筒的開(kāi)關(guān)沒(méi)有開(kāi)，大家只見(jiàn)其人，未聞其聲。坐在旁邊的領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)過(guò)來(lái)，伸手去幫忙開(kāi)話筒，卻沒(méi)找到開(kāi)關(guān)。我急忙跑過(guò)去查看，原來(lái)開(kāi)關(guān)在基座的后面，很不容易發(fā)現(xiàn)。這一打岔，發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)的思路被打斷了，停了幾秒鐘，他把剛才講的簡(jiǎn)單重復(fù)了一下，才接著講了下去。
這次失誤是因?yàn)闆](méi)有事前檢查，有的話筒沒(méi)有提前打開(kāi)。經(jīng)過(guò)這件事，我養(yǎng)成了習(xí)慣，正式開(kāi)會(huì)前再檢查一遍話筒，每個(gè)都試過(guò)沒(méi)有問(wèn)題，就將開(kāi)關(guān)都打開(kāi)，以防再次發(fā)生類似事故。
話筒還開(kāi)著
幾年前，我參與了某次黨員代表大會(huì)的籌備組織工作?；I備工作復(fù)雜而艱巨，我們前后準(zhǔn)備了幾個(gè)月時(shí)間。
會(huì)議當(dāng)天，各項(xiàng)議程進(jìn)行得很順利。大會(huì)進(jìn)行到選舉流程時(shí)，代表們依次走向投票箱投票，我們真是感覺(jué)松了口氣。就在這個(gè)時(shí)候，會(huì)場(chǎng)里傳來(lái)了不和諧的聲音：主席臺(tái)上兩位領(lǐng)導(dǎo)正在交流工作，渾然不覺(jué)面前的話筒還開(kāi)著，整個(gè)會(huì)場(chǎng)都能聽(tīng)見(jiàn)。離主席臺(tái)最近的同事立刻上去關(guān)掉了話筒，但已經(jīng)造成了不好的影響。幸而領(lǐng)導(dǎo)談到的工作內(nèi)容不涉密也不重要，否則后果不堪設(shè)想。
一次投入巨大精力籌備的重要會(huì)議，居然出了這樣一個(gè)大疏漏，有關(guān)人員受到了嚴(yán)厲批評(píng)。會(huì)后，我們吸取了教訓(xùn)，在之后的會(huì)議服務(wù)中加強(qiáng)了對(duì)話筒的關(guān)注和檢查，確保話筒在該開(kāi)的時(shí)候開(kāi)、該關(guān)的時(shí)候關(guān)。
默契的“配合戰(zhàn)”
這天準(zhǔn)備要召開(kāi)會(huì)議，市委主要領(lǐng)導(dǎo)主持，聽(tīng)各方面匯報(bào)工作。會(huì)議服務(wù)各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。但在會(huì)前不久，我們發(fā)現(xiàn)了一個(gè)特殊的情況——書(shū)記感冒了，一直在打噴嚏、擦鼻涕。我們馬上意識(shí)到一個(gè)問(wèn)題：會(huì)議期間，因?yàn)橐诼?tīng)匯報(bào)過(guò)程中時(shí)不時(shí)插話，主要領(lǐng)導(dǎo)面前擺放的有線話筒是一直開(kāi)著的，但這樣一來(lái)，打噴嚏、擦鼻涕的聲音也會(huì)被放大，影響會(huì)場(chǎng)的氣氛。
這時(shí)，會(huì)議馬上就要開(kāi)始了。時(shí)間緊迫，怎么辦。我們商量了一下，臨時(shí)想了一個(gè)辦法：安排一位同志通過(guò)視頻盯著會(huì)場(chǎng)，一位同志操控音響設(shè)備，一看到領(lǐng)導(dǎo)伸手拿紙巾或是身體往后傾，就趕快通過(guò)音控把聲音拉下來(lái)；身體一靠前準(zhǔn)備說(shuō)話，又趕緊把聲音拉上來(lái)。這個(gè)默契的“配合戰(zhàn)”，總算是解除了尷尬，保證了會(huì)議的良好氛圍。
會(huì)后我們總結(jié)，現(xiàn)場(chǎng)工作人員必須有善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的眼睛，敏銳捕捉到特殊情況，立刻作出安排，才能有效保障會(huì)議的順利進(jìn)行。
消防警報(bào)響了
一次，我們?cè)谑袝?huì)展中心召開(kāi)會(huì)議，正當(dāng)會(huì)議進(jìn)行到一半，突然一陣陣尖銳的警報(bào)聲傳來(lái)，是消防警報(bào)響了。我的心立刻拎到了嗓子眼，愣在了那里——這該怎么辦，是要疏散會(huì)場(chǎng)人員嗎？
“愣著干什么，按照預(yù)案辦。你們幾個(gè)先去看看什么情況。”這時(shí)，處長(zhǎng)讓我和另外兩名同志立即去了解情況，確認(rèn)是不是發(fā)生了火災(zāi)。我們這才回過(guò)神來(lái)，迅速分頭查看，發(fā)現(xiàn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外沒(méi)有任何異常的地方。處長(zhǎng)馬上和會(huì)場(chǎng)內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告了情況。同時(shí)，處長(zhǎng)拿出會(huì)前我們整理好的會(huì)場(chǎng)各部門(mén)聯(lián)系人名單，打電話給消防的負(fù)責(zé)人，對(duì)方帶人匆匆跑來(lái)，關(guān)掉了警報(bào)器。原來(lái)是消防警報(bào)器很久沒(méi)有檢修，出現(xiàn)了故障。
不到五分鐘的時(shí)間，會(huì)場(chǎng)恢復(fù)了正常的秩序。這個(gè)小插曲并沒(méi)有給會(huì)議帶來(lái)很大的影響，但會(huì)后我們的感觸很深：如果沒(méi)有應(yīng)急預(yù)案，不知道迅速查看情況后第一時(shí)間匯報(bào)會(huì)場(chǎng)內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)，而是貿(mào)然組織疏散，事后發(fā)現(xiàn)一場(chǎng)烏龍，勢(shì)必造成會(huì)議的失敗。如果沒(méi)有作充足的準(zhǔn)備，在會(huì)前整理好會(huì)場(chǎng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人和值班人員的聯(lián)系方式，第一時(shí)間找到對(duì)方，就不能這么快解決問(wèn)題。
誰(shuí)錄音了
說(shuō)起從事會(huì)務(wù)工作的酸甜苦辣，真是一言難盡。記得剛參加工作不久，我參與籌備組織一次會(huì)議。由于是新人，領(lǐng)導(dǎo)讓我給同事打打下手，同時(shí)要求我來(lái)整理會(huì)議紀(jì)要。在會(huì)議籌備和現(xiàn)場(chǎng)組織階段，我干得十分賣力，哪里需要支援我就出現(xiàn)在哪里。
會(huì)議取得了圓滿成功，我也長(zhǎng)出一口氣?？傻鹊秸頃?huì)議紀(jì)要時(shí)，我傻眼了——原來(lái)按照慣例，誰(shuí)負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要整理，誰(shuí)就在會(huì)場(chǎng)錄音。之前一直是一位老同志負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，大家習(xí)以為常，也就忘了提醒我。而我初來(lái)乍到，對(duì)錄音的事完全沒(méi)有意識(shí)，根本就沒(méi)拿錄音筆，還想著事后向別人要錄音呢。這可苦了我了，只能搜集了同事們的筆記，憑借記憶來(lái)整理。這樣的會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量可想而知，處長(zhǎng)一看就皺起了眉頭，問(wèn)明了情況，無(wú)奈地打電話給會(huì)上講話領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)——幸好那位秘書(shū)有錄音的習(xí)慣，這才沒(méi)有誤事。
事后我總結(jié)，會(huì)務(wù)工作分工明確，自己負(fù)責(zé)的工作，有不清楚的地方一定要問(wèn)明白，一定要耕好自己的“責(zé)任田”。
詳細(xì)記錄的重要性
某次，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察我單位，主持召開(kāi)專題會(huì)議。一般這類會(huì)議事前都有講話稿，我們了解這次會(huì)議也不例外。沒(méi)有想到的是，當(dāng)天領(lǐng)導(dǎo)基本脫稿作了一個(gè)即席講話，具體地講了某項(xiàng)工作應(yīng)該怎么抓、怎么做，非常有指導(dǎo)意義。大家都感到非常振奮。結(jié)果一天以后，我們接到通知，講話還是按照事先準(zhǔn)備的稿子來(lái)宣傳和下發(fā)，當(dāng)天的即席講話不公開(kāi)。
會(huì)后的總結(jié)會(huì)上，領(lǐng)導(dǎo)遺憾地說(shuō)：“會(huì)上的講話不提供講話稿，因?yàn)椴还_(kāi)報(bào)道，所以錄音電視臺(tái)也不提供，連內(nèi)部學(xué)習(xí)的材料都沒(méi)有，真是可惜了?！?/p>
正在這時(shí)，會(huì)場(chǎng)角落里一位同志說(shuō)：領(lǐng)導(dǎo)，我這里有一份較詳細(xì)的記錄。我們都愣住了。這位同志說(shuō)，因?yàn)樽约菏歉阄淖止ぷ鞒錾恚?tīng)會(huì)時(shí)習(xí)慣作詳盡的記錄。大家如獲至寶，以此為基礎(chǔ)，整理出一稿來(lái)作為內(nèi)部學(xué)習(xí)的資料。
通過(guò)這件事我總結(jié)，會(huì)議過(guò)程中，務(wù)必要養(yǎng)成多記、勤記的習(xí)慣。
念名單鬧出的笑話
一次，我縣召開(kāi)一次會(huì)議，由我負(fù)責(zé)主持。整個(gè)會(huì)議有條不紊地進(jìn)行著，不料，在請(qǐng)代表上臺(tái)發(fā)言時(shí)鬧出了不小的笑話。我把“×永昪（biàn）”念成了“×永shēng”，他本人上臺(tái)后作了自我介紹，相當(dāng)于委婉地更正了我，我的臉上火辣辣的。
我趕緊掃了一遍名單，還好，后面都是認(rèn)識(shí)的字。誰(shuí)承想，真是屋漏偏逢連夜雨，當(dāng)我念到“×朝（zhāo）陽(yáng)”的時(shí)候，想也沒(méi)想就念成了“×朝（cháo）陽(yáng)”。后來(lái)別人告訴我，人家叫×朝（zhāo）陽(yáng)。
一次會(huì)議出兩個(gè)錯(cuò)，我只能暗暗自責(zé)，提醒自己以后一定要做好預(yù)演工作，做到全流程預(yù)演，遇到生僻字一定要查，遇到多音字一定要和本人確認(rèn)好發(fā)音，千萬(wàn)要避免類似的笑話重演。
驚險(xiǎn)生僻字
一次，我隨領(lǐng)導(dǎo)一起陪同省外客人到地市調(diào)研，領(lǐng)導(dǎo)主持一個(gè)座談匯報(bào)會(huì)。事先商定，會(huì)上發(fā)參會(huì)人員書(shū)面名單，主賓雙方就不作介紹了。誰(shuí)知進(jìn)會(huì)場(chǎng)后，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，客人是第一次來(lái)，出于禮貌，我們還是介紹一下。就在這時(shí)，我快速瀏覽我方來(lái)參會(huì)的地市領(lǐng)導(dǎo)的名單，突然發(fā)現(xiàn)有個(gè)非常生僻的字。“糟了，這念什么啊？”我一下子緊張起來(lái)，心想，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)這位地市領(lǐng)導(dǎo)不太熟悉，且這個(gè)字太少見(jiàn)了，很少有人能一下子念出來(lái)，搞不好就卡殼了，那肯定很尷尬。
這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)開(kāi)始要講話了，我緊張地快速用手機(jī)查這個(gè)字的讀音，與領(lǐng)導(dǎo)講話“賽跑”。好在趕在領(lǐng)導(dǎo)介紹這位同志之前，我順利地把生僻字查出來(lái)，把拼音和同音字標(biāo)注在名單上，迅速遞上去給正在講話的領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)在有驚無(wú)險(xiǎn)。
這件事也提醒我，今后在準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言材料時(shí)，遇到生僻字都在旁邊標(biāo)注上“音同×字”。無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)是不是認(rèn)識(shí)這個(gè)字，對(duì)服務(wù)人員來(lái)說(shuō)，都要把工作做到家。
會(huì)議結(jié)束不等于會(huì)務(wù)結(jié)束
一次準(zhǔn)備要開(kāi)紀(jì)念大會(huì)，我們負(fù)責(zé)起草議程。因?yàn)檫@種紀(jì)念大會(huì)有例可循，我們覺(jué)得不難，拿出上次紀(jì)念大會(huì)的會(huì)議材料，仿照之前的方案，針對(duì)新情況略作調(diào)整，修改后就送廳領(lǐng)導(dǎo)審示了。廳領(lǐng)導(dǎo)指著其中一頁(yè)問(wèn)我們：“我記得以前這個(gè)環(huán)節(jié)不是這么安排的，你們確定是這樣的嗎？”
“之前材料上就是這樣寫(xiě)的，沒(méi)錯(cuò)啊!”領(lǐng)導(dǎo)還是有點(diǎn)不放心，讓我們?cè)賳?wèn)問(wèn)當(dāng)時(shí)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的老同志。我趕緊給已經(jīng)調(diào)走的老同志打電話。果然，對(duì)方回憶起來(lái)：“哦，我想起來(lái)了，當(dāng)時(shí)最后是沒(méi)有按照原先的方案走，具體的安排根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)作了調(diào)整，存檔的材料可能只保存了前面寫(xiě)好的方案，沒(méi)有把調(diào)整的地方記錄下來(lái)。”
原來(lái)是這樣。把這些情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，領(lǐng)導(dǎo)要求我們，今后有類似情況，一定要記錄下來(lái)，總結(jié)好，形成文字存檔，給后面辦會(huì)的同志作參考。
（文章摘自《秘書(shū)工作》雜志2017年第9期。原題目：《步步驚心：我親歷的會(huì)議服務(wù)故事》；作者：本刊策劃組）
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