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工作流程

1、組織會(huì)務(wù)工作小組，確定會(huì)務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會(huì)議準(zhǔn)備工作部署；

2、研討會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議材料種類、數(shù)量；

3、發(fā)布會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、提交會(huì)議材料格式要求、參會(huì)人員；

4、確定明確的會(huì)議議程、落實(shí)參會(huì)人員參加情況、會(huì)議具體地點(diǎn)情況、參會(huì)人員住宿安排情況、會(huì)議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會(huì)務(wù)指南樣稿，經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后開始印刷；

5、根據(jù)確定的會(huì)議議程，制定會(huì)議預(yù)算，申請(qǐng)專項(xiàng)會(huì)務(wù)費(fèi)用；

6、確定橫幅、參會(huì)證、桌簽、路引的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會(huì)證、桌簽；

7、組織布置會(huì)議室，并確定室內(nèi)各項(xiàng)設(shè)備到位情況，包括桌椅擺設(shè)、投影儀、會(huì)議電腦、麥克風(fēng)、電話會(huì)議機(jī)、打印機(jī)、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應(yīng)急藥品、攝影攝像設(shè)備；

8、檢查各項(xiàng)宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會(huì)證；

9、檢查各項(xiàng)會(huì)務(wù)資料到位情況，包括匯報(bào)材料、會(huì)務(wù)指南；

10、檢查會(huì)議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水；

11、跟蹤參會(huì)人員行程安排，人員到位后發(fā)放資料袋，包括會(huì)務(wù)指南、參會(huì)證、紙筆、溫馨提示；

12、安排好會(huì)議車輛，迎接參會(huì)人員到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，安排參會(huì)人員住宿；

13、會(huì)議前期，全面檢查各項(xiàng)工作落實(shí)情況，安排好指引人員、會(huì)議記錄人員、會(huì)議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員；

14、會(huì)議開始前，做好參會(huì)簽到，向會(huì)議主持人通報(bào)人員參會(huì)情況；

15、會(huì)議開始后，安排會(huì)議期間茶歇的催要，會(huì)后餐飲落實(shí)；

16、會(huì)議結(jié)束后，回收自帶設(shè)備、整理會(huì)議紀(jì)要，發(fā)布會(huì)議成果，總結(jié)會(huì)議組織經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；

注意事項(xiàng)

1、會(huì)務(wù)組確定會(huì)議主題及會(huì)議時(shí)間、內(nèi)容后，要制定詳細(xì)的會(huì)議方案，對(duì)材料準(zhǔn)備、物資準(zhǔn)備、組織安排設(shè)定專門的人員負(fù)責(zé)完成；

2、根據(jù)會(huì)議方案制定會(huì)議預(yù)算，并提前申請(qǐng)費(fèi)用，費(fèi)用要以7分支票和3分現(xiàn)金組成；

3、因會(huì)務(wù)指南需要確定的事項(xiàng)較多，因此會(huì)議通知要提前發(fā)布，會(huì)務(wù)指南可在參會(huì)人員到達(dá)后分發(fā)；

4、會(huì)務(wù)組要提前安排人員到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，安排會(huì)議室、住宿、餐飲事宜；

5、會(huì)后餐飲要與會(huì)議安排時(shí)間緊密銜接，并要注意餐飲菜單的確定以及臺(tái)形圖設(shè)置；

6、整個(gè)會(huì)議過程中，要安排監(jiān)控人員，檢查會(huì)務(wù)組各項(xiàng)工作落實(shí)情況，所有異常情況記入工作日志，作為會(huì)議經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)的依據(jù)；

例外情況

1、發(fā)生安全事故，立即上報(bào)會(huì)務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)，并按照應(yīng)急預(yù)案解決，并記入工作日志；

2、發(fā)生會(huì)議議程的變更，要立即通知所有參會(huì)人員，并記入工作日志；

3、發(fā)生會(huì)務(wù)組人員的變更，要重新明確分工，并尋找替補(bǔ)人員，變動(dòng)情況記入工作日志；