| 我的時(shí)間管理實(shí)踐（軟件應(yīng)用篇） |
| [ 01/11/2007 09:46:00 | By: ] |
| 常用軟件：筆記本電腦：Outlook2007、MindManager pro7、OneNote2007、同步軟件； PDA手機(jī)：Spb Diary 軟件的選擇經(jīng)歷了一個(gè)到處試用然后固定的過(guò)程。了解GTD是從去年購(gòu)買了PDA手機(jī)后才開(kāi)始的，當(dāng)時(shí)主要在PDA的論壇里看到了許多介紹PDA管理時(shí)間的介紹，試用了MLO、ListPro等軟件，但都沒(méi)有堅(jiān)持下來(lái)，原因是沒(méi)有很好的中文版本，更重要的是因?yàn)榕c電腦的同步不方便。 在經(jīng)歷了一番選擇之后，還是確定以O(shè)utlook做為時(shí)間管理、人脈管理、郵件管理的主要工具。 具體方法結(jié)合GTD的五個(gè)流程“ 收集、加工與組織、排程、行動(dòng)、檢視”展開(kāi)闡述： 一、收集： 理念： GTD一書中建議我們需要通過(guò)記錄的方式把頭腦中的各種雜事移出來(lái)，放入收件匣。通過(guò)這樣的方式，頭腦不用塞滿各種需要完成的事情，才能集中精力在目前進(jìn)行的事上，這也就是時(shí)間管理的第一階段收集雜事。 具體方法：通過(guò)Outlook里的“新建任務(wù)”來(lái)做收集的動(dòng)作，并匯總成“待辦事項(xiàng)列表”，這樣對(duì)自己的工作就了然在胸，同時(shí)通過(guò)同步工具將任務(wù)同步到PDA手機(jī)里，以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)查看、隨時(shí)提醒。  在GTD里，建立完整的行動(dòng)清單是非常重要的環(huán)節(jié)，按twshi的說(shuō)法即是：“ 如果能把建立清單當(dāng)作是一種生活及工作的習(xí)慣，日復(fù)一日不間斷，就是在練習(xí)黑帶級(jí)時(shí)間管理了。因此，想要做好時(shí)間管理，學(xué)習(xí)列好完整清單的習(xí)慣相當(dāng)重要。” 我們常常面臨的不僅僅是小事，更多的是一個(gè)一個(gè)的項(xiàng)目，按GTD的說(shuō)法是應(yīng)該將項(xiàng)目分解成具可操作性的待辦事項(xiàng)，也就是將復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化、可操作化，這點(diǎn)非常重要，也是實(shí)施GTD時(shí)經(jīng)常會(huì)犯的錯(cuò)誤，即只列明項(xiàng)目而沒(méi)有分解，如“看書”其實(shí)是一個(gè)項(xiàng)目，可操作的“任務(wù)”應(yīng)該是“看該書的第X章節(jié)”。只有這樣，GTD才會(huì)持久堅(jiān)持下去。 對(duì)項(xiàng)目分解這項(xiàng)重要的工作，我利用MindManager這個(gè)思維導(dǎo)圖軟件軟件： MM軟件中有新建任務(wù)的選項(xiàng)，通過(guò)思維導(dǎo)圖的形式分解項(xiàng)目成為一件件可操作的具體任務(wù)，清晰明了。  從電子郵件中拖拽添加任務(wù)的方法也非常方便： 我們經(jīng)常收取郵件，并因此按郵件的要求完成相應(yīng)的任務(wù)。在outlook中支持方便地拖拽添加任務(wù)的方式，即用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊郵件并拖拽至任務(wù)欄后立即可彈出新建任務(wù)對(duì)話框。（詳見(jiàn)附圖）  以上即是收集的相關(guān)步驟與方法。 二、加工與組織： 理念：（摘自twhsi的GTD文章） 我們的收件匣中堆積了許多雜事，但是雜事無(wú)法管理，我們必須加工成行動(dòng)，并用不同的場(chǎng)合來(lái)組織，這樣到了要執(zhí)行時(shí)，生產(chǎn)力才能大增，這個(gè)階段有三件重要的事情。 a. 清空收件匣-就是將雜事一件一件的拿出來(lái)。 b. 將雜事加工-將雜事轉(zhuǎn)化成可以執(zhí)行的行動(dòng)。 c. 依場(chǎng)合放置-將加工后的行動(dòng)放在行動(dòng)清單。 建立完整的行動(dòng)清單是一種聚沙成塔方式，加工處理每一件雜事產(chǎn)生行動(dòng)，再將每一個(gè)行動(dòng)，放到一個(gè)合適的場(chǎng)合，日積月累，我們的系統(tǒng)就放置了許多行動(dòng)。一來(lái)，我們要做事時(shí)，可以依照?qǐng)龊吓螆?zhí)行，節(jié)省大量時(shí)間。二來(lái)，當(dāng)我們擁有完整的行動(dòng)清單，腦袋就不用擔(dān)心有哪件事情忘記了，壓力就減少了。 我的具體方法： 關(guān)于如何組織待辦事項(xiàng)這部分，我的實(shí)踐與GTD不同，GTD強(qiáng)調(diào)的是場(chǎng)合（place)，按不同的場(chǎng)合來(lái)組織。但我的實(shí)際工作中場(chǎng)合比較簡(jiǎn)單，基本上是單位、家的兩點(diǎn)一線，因此我的實(shí)踐是以柯維的“角色”理念為基礎(chǔ)。 我以自己的擔(dān)負(fù)的職責(zé)為基礎(chǔ)劃分待辦事項(xiàng)的類別，具體說(shuō)就是：我在工作上是一家保險(xiǎn)公司的管理人員，主要負(fù)責(zé)各級(jí)銷售組織的銷售管理工作；同時(shí)，我擁有律師執(zhí)業(yè)證，也有往律師行業(yè)發(fā)展的規(guī)劃，因此專門設(shè)定了一項(xiàng)分類；在生活上，我是父親、是丈夫、是兒子，是家庭的支柱，因此歸納為家庭生活；同時(shí)我自己有一些個(gè)人興趣（看美劇、電影等）及學(xué)習(xí)一些投資理財(cái)，因此將之專門歸納成“休閑娛樂(lè)、個(gè)人生活”等。在outlook里設(shè)定以上各種分類后，通過(guò)顏色區(qū)分開(kāi)來(lái)，非常的簡(jiǎn)單明了。（詳見(jiàn)附圖）  以下是與PDA手機(jī)同步后的圖片。  三、排程： 理念：排程就是安排行程，在GTD的理念中，日歷是個(gè)“圣地”，只有明確時(shí)間約定的事件才放入日歷，其余就放在待辦事項(xiàng)欄里。這點(diǎn)其實(shí)和outlook的程序設(shè)置是不謀而合的，在outlook中為什么要分別設(shè)置“任務(wù)”和“日歷”呢，我想它們的區(qū)別也就在于一個(gè)是確定時(shí)間的（即Must do)，另一個(gè)則相對(duì)沒(méi)有確定罷了(可做可不做， 希望你盡快做，但不設(shè)時(shí)間，根據(jù)地點(diǎn)、剩余時(shí)間、精力、優(yōu)先度而定）。 前兩天在GTD LIFE的論壇上一篇《銷售時(shí)間管理培訓(xùn)感想》中有一段話我感觸很深：“最簡(jiǎn)單或最原始的時(shí)間管理工具就是"記錄自己的時(shí)間并回顧"。”老子說(shuō)：“天下難事必做于易，天下大事必做于細(xì)”，時(shí)間管理的實(shí)踐中最基本的也就是從“記錄自己的時(shí)間”開(kāi)始。 我的具體實(shí)踐： 每當(dāng)我將“待辦事項(xiàng)欄”里的任務(wù)完成時(shí)，我會(huì)用鼠標(biāo)將該條“任務(wù)”拖往“日歷”欄，即彈出一個(gè)新建“日歷”的對(duì)話框，我會(huì)詳細(xì)設(shè)置“開(kāi)始時(shí)間”和“結(jié)束時(shí)間”，同時(shí)將這件事的相關(guān)情況（比如心得、體會(huì)、感想等）記在下方的編輯欄里。這樣不斷重復(fù)，一天的時(shí)間就被這一件件完成的任務(wù)所排滿，日子自然過(guò)得充實(shí)而豐富了。（詳見(jiàn)附圖3）  四、行動(dòng) 關(guān)于行動(dòng)最重要的是“一次只做一件事”，這點(diǎn)在褪墨的文章里有精彩的闡述： 執(zhí)行，作為一切時(shí)間管理的核心，同樣是ZTD中非常重要的一部分。如果你不執(zhí)行計(jì)劃的行動(dòng)，那其他的所有管理習(xí)慣也就是無(wú)意義的，你準(zhǔn)備的工具、管理系統(tǒng)、計(jì)劃列表、任務(wù)清單等等也就是白費(fèi)了。所以執(zhí)行是所以習(xí)慣中最最重要的！ ZTD著重于在不分心的情境下，一次只執(zhí)行一件事。千萬(wàn)不要多線工作，也不要讓你的工作突然中斷。這里是一些建議，希望你能夠真正地執(zhí)行行動(dòng)并且完成它們。具體的建議詳見(jiàn)以下鏈接：http://www.mifengtd.cn/articles/ztd-habit-4-do.html 五、檢視：也就是回顧的意思。在GTD里強(qiáng)調(diào)要做每周回顧，關(guān)于這點(diǎn)，我的實(shí)踐是設(shè)置每周日的晚上用一個(gè)小時(shí)進(jìn)行GTD的每周回顧，這點(diǎn)通過(guò)周期性地日歷安排設(shè)置在outlook里了。并明確地記載了回顧的內(nèi)容： 1. Email：回顧并且清理“待定”和“即將到來(lái)”的文件夾。把那些拖了很長(zhǎng)時(shí)間都沒(méi)有處理的事情都刪去。 2. To-do列表：瀏覽現(xiàn)在所有的任務(wù)清單，刪除那些已經(jīng)不重要的任務(wù)，并且重新給下周要完成的工作項(xiàng)目進(jìn)行安排。 3. 項(xiàng)目: 把每一個(gè)項(xiàng)目中的下一步行動(dòng)都放入任務(wù)清單。對(duì)項(xiàng)目列表進(jìn)行更新和整理。 4. 日歷: 檢查下一周的約會(huì)和會(huì)議。把(參加約會(huì)或會(huì)議) 要做的預(yù)先準(zhǔn)備加入任務(wù)清單中。 |
聯(lián)系客服
