這是時(shí)間管理領(lǐng)域最重要的法則。美國總統(tǒng)艾森豪威爾、管理大師彼得·德魯克等積極倡導(dǎo)，被《時(shí)代》雜志譽(yù)為“人類潛能的導(dǎo)師”的史蒂芬·柯維，專門著寫《要事第一》，并成為全球暢銷書。
這個(gè)法則可以幫助你有效克服每日或每周的混亂，以便正確區(qū)分事項(xiàng)類型，決定事項(xiàng)的優(yōu)先順序，是否安排他人或刪減。
按照“要事第一”的法則，所有事務(wù)分為四類：
l 重要且緊急：需要盡快處理，最優(yōu)先。
l 重要不緊急：可暫緩，但要加以足夠的重視，最應(yīng)該偏重做的事。
l 緊急不重要：不太重要，但需要盡快處理，可考慮是否安排他人。
l 不重要且不緊急：不重要，且也不需要盡快處理，可考慮是否不做、委派他人、或推遲。
緊迫
不緊迫
重
要
Ⅰ
l 危機(jī)
l 急迫的問題
l 有期限壓力的計(jì)劃
Ⅱ
l 防患于未然
l 改進(jìn)產(chǎn)能
l 發(fā)覺新機(jī)會(huì)
l 規(guī)劃、休閑
不
重
要
Ⅲ
l 不速之客
l 某些電話
l 某些信件與報(bào)告
l 必要而不重要的問題
l 受歡迎的活動(dòng)
Ⅳ
l 繁瑣的工作
l 某些信件
l 某些電話
l 浪費(fèi)時(shí)間的事
l 有趣的活動(dòng)
急迫之事通常顯而易見，推托不得；也可能較討好，有趣，卻不一定重要。
重要性與目標(biāo)有關(guān)，凡有價(jià)值、有利于實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)的就是要事。一般人往往對(duì)燃眉之急立即反應(yīng)，對(duì)當(dāng)務(wù)之急卻不盡然，所有更需要自制力與主動(dòng)精神，急所當(dāng)急。
確定優(yōu)先次序的重要原則，每條都與理智、勇氣密切相關(guān)：
l 重將來而不重過去；
l 重視機(jī)會(huì)，不能只看到苦難；
l 選擇自己的方向，而不盲從；
l 目標(biāo)要高，要有新意，不能只求安全和方便。
要集中精力，全神貫注于一項(xiàng)工作，首先要有足夠的勇氣，要敢于決定真正該做和真正先做的工作。只有這樣，你才能成為時(shí)間和任務(wù)的“主宰”，而不會(huì)成為他們的奴隸。
我們常常感嘆“計(jì)劃趕不上變化”，從而對(duì)時(shí)間管理產(chǎn)生疑慮?？茖W(xué)求實(shí)的時(shí)間管理應(yīng)該是計(jì)劃性與靈活性的體現(xiàn)。
l 日常行動(dòng)計(jì)劃——60%左右
l 不期而至的或突發(fā)性的等計(jì)劃外的行動(dòng)——40%左右
在實(shí)際工作生活中，請根據(jù)你個(gè)人活動(dòng)特點(diǎn)和時(shí)間利用狀況來對(duì)時(shí)間分配做出更精確的安排。即可能是“80:20”原則，或“55:45”原則。
工作時(shí)間
60％計(jì)劃
40％未納入
每個(gè)人的精力在一天之內(nèi)有一定的節(jié)奏性，決定了每人一天精力的高峰與低谷。有的屬“早起型”，有的則是“晚睡型”。因此，有必要根據(jù)每人的生理曲線，來確定個(gè)人的工作方式特點(diǎn)，從而制定高效率的實(shí)踐計(jì)劃。
你的水平發(fā)揮取決于精力充沛與否，你需要了解自己的工作績效曲線來制定時(shí)間計(jì)劃。盡量將精力高峰時(shí)間安排做重要的事情，并注意在低谷時(shí)間安排適當(dāng)休息。
在前面?zhèn)€人時(shí)間利用記錄中，你可能已經(jīng)意識(shí)到了在許多工作時(shí)段，存在著被同事、公司、下屬或其他人反復(fù)打斷和中途干擾的情況，從而直接影響到工作效率。
除了掌握一些對(duì)抗干擾的技巧方法如學(xué)會(huì)斷然拒絕術(shù)、適當(dāng)?shù)纳眢w語言等等外，最現(xiàn)實(shí)的一種方法就是反向工作。即尊重同事、公司、下屬或其他人的工作習(xí)慣，盡量把主要的重要的事項(xiàng)安排在干擾最少的時(shí)段。
請?jiān)囍鴱膫€(gè)人時(shí)間記錄中，著手繪制你本人的日干擾曲線。根據(jù)日干擾曲線來有效地規(guī)避干擾的“風(fēng)險(xiǎn)”。
意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托（Pareto 1843—1923），提出在一個(gè)團(tuán)隊(duì)或一群人中，少部分人較大部分人創(chuàng)造出更多價(jià)值。即“80:20”原則。
在實(shí)踐中，我們經(jīng)?？吹剑?div style="height:15px;">
20% 的客戶帶來80% 的銷售額
80% 的客戶帶來20% 的銷售額
20% 的銷售人員產(chǎn)生80% 的業(yè)績
80% 的銷售人員產(chǎn)生20% 的業(yè)績
在時(shí)間管理中：
20% 的工作時(shí)間產(chǎn)生80% 的成效
80% 的工作時(shí)間產(chǎn)生20% 的成效
l 優(yōu)先解決少數(shù)重要事項(xiàng)，然后解決占多數(shù)的次要事項(xiàng)
l 盡量安排個(gè)人效率高峰時(shí)間段來處理少數(shù)重點(diǎn)事項(xiàng)
l 盡量安排日干擾曲線小的時(shí)段來處理少數(shù)重點(diǎn)事項(xiàng)
