采購(gòu)管理制度
4.1 采購(gòu)質(zhì)量管理
4.1.1.制訂采購(gòu)質(zhì)量依據(jù)：
a) 有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定；b) 本公司質(zhì)量目標(biāo)要求。
4.1.2 采購(gòu)質(zhì)量政策的原則：
a) “擇優(yōu)、擇廉、先優(yōu)后廉”原則。選擇合格供方，做到“貨比三家”，擇優(yōu)、擇廉購(gòu)買；
b) “防范”原則。
c) “就近”原則。在質(zhì)量、價(jià)格相同的情況下，就近采購(gòu)，先市內(nèi)后市外，先省內(nèi)后省外，先國(guó)內(nèi)后國(guó)外；
d) “誠(chéng)信、共榮”原則。堅(jiān)持信守合同，建立平等互利、共存共榮的供方關(guān)系；
e) 采購(gòu)貨品必須在合格供方中采購(gòu)。除經(jīng)批準(zhǔn)，任何人無(wú)權(quán)決定在非合格供方中進(jìn)行采購(gòu)（低值易耗品除外）。
4.3 采購(gòu)文件和資料
4.3.1 采購(gòu)文件和資料的范圍：
a） 國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；
d） 圖樣和技術(shù)條件；
e） 采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單和供方質(zhì)量檔案；
f） 采購(gòu)手冊(cè)；
g） 經(jīng)認(rèn)可的供方產(chǎn)品規(guī)格書(shū)；
h） 特殊合同要求的質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)。
4.3.2 采購(gòu)文件和資料的作用
a) 明確外購(gòu)件貨品質(zhì)量要求，質(zhì)量要求有書(shū)面文件和資料可依；
b) 為供方通過(guò)工藝設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)化貨品技術(shù)要求提供書(shū)面明確的依據(jù)；
c) 交貨驗(yàn)收和檢驗(yàn)時(shí)，有明確的判定基準(zhǔn)；
d) 處理外購(gòu)貨品質(zhì)量問(wèn)題和質(zhì)量爭(zhēng)端有文件依據(jù)。
4.3.4采購(gòu)文件的接收
4.3.4.1采購(gòu)部負(fù)責(zé)接收設(shè)計(jì)部下發(fā)的各類采購(gòu)文件, 并做好文件接收登記。
4.3.4.2采購(gòu)部負(fù)責(zé)將需換版的產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件, 及時(shí)收回并移交產(chǎn)品開(kāi)發(fā)部處理。
4.4采購(gòu)貨品的訂貨或招標(biāo)、簽訂合同和/或質(zhì)量保證協(xié)議、采購(gòu)實(shí)施（有關(guān)“材料定價(jià)”內(nèi)容詳見(jiàn)《物資采購(gòu)定價(jià)管理辦法》（經(jīng)營(yíng)ZD-004））
4.4.1 當(dāng)采購(gòu)貨品采用談判議價(jià)的方式，必需經(jīng)過(guò)以下步驟：
● 對(duì)供方質(zhì)量保證能力、技術(shù)能力、生產(chǎn)能力、服務(wù)水平、合作年限及前景等的綜合評(píng)價(jià)；
● 應(yīng)提供完整的采購(gòu)文件；
● 與供方談判，達(dá)成質(zhì)量（質(zhì)量要求、驗(yàn)收方法、檢驗(yàn)手段等）、交貨期、價(jià)格、質(zhì)量保證能力要求、技術(shù)服務(wù)要求、質(zhì)量責(zé)任處理、環(huán)保、安全等方面的協(xié)議；
● 達(dá)成協(xié)議后，簽定合同和各種協(xié)議。
4.4.2當(dāng)采購(gòu)貨品采用招標(biāo)定價(jià)的方式，必須包含以下內(nèi)容（詳見(jiàn)《競(jìng)價(jià)招標(biāo)管理制度》（經(jīng)營(yíng)ZD-001）執(zhí)行）：
● 提供采購(gòu)文件和采購(gòu)貨品的數(shù)量；
● 擬定招標(biāo)標(biāo)書(shū)，標(biāo)書(shū)應(yīng)包括貨品的質(zhì)量要求、質(zhì)量保證能力（QMS）、供方對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)、價(jià)格等因素；堅(jiān)決防止單純以價(jià)格作為中標(biāo)的條件；
● 與中標(biāo)單位簽訂供貨合同、質(zhì)量保證協(xié)議等各種協(xié)議。
4.4.3采購(gòu)合同的簽訂
●采購(gòu)部負(fù)責(zé)外購(gòu)貨品價(jià)格談判、會(huì)審。
● 設(shè)計(jì)部起草外購(gòu)貨品技術(shù)協(xié)議書(shū)（必要時(shí)），采購(gòu)部擬定外單位送貨安全協(xié)議書(shū)作為附件與供方簽訂采購(gòu)合同。
●采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織和供方簽訂采購(gòu)合同，合同范本按公司合同管理規(guī)定定稿。簽訂合同前必須收集以下合同附件資料：
*公司原材料價(jià)格審批表；
* 質(zhì)量保證協(xié)議；
* 技術(shù)協(xié)議或產(chǎn)品規(guī)格書(shū)（必要時(shí)）；
* 保證供貨協(xié)議；
*外單位送貨安全協(xié)議；
* 其它必要時(shí)的協(xié)議。
4.4.4公司各部門在與供方簽訂合同前必須填寫“合同簽約申請(qǐng)表”由經(jīng)辦人簽名，本部門部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
4.4.5采購(gòu)部在相應(yīng)的手續(xù)和合同、協(xié)議簽定后按采購(gòu)計(jì)劃及采購(gòu)合同實(shí)施采購(gòu)。
4.5 采購(gòu)的實(shí)施
4.5.1采購(gòu)部負(fù)責(zé)下達(dá)《采購(gòu)訂單）給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)供貨日期。
4.5.2《采購(gòu)訂單》必須注明生產(chǎn)訂單號(hào)、數(shù)量（含預(yù)損量）、送貨數(shù)量及時(shí)間分配等情況，并送一聯(lián)《采購(gòu)訂單》到相關(guān)倉(cāng)管員，以便倉(cāng)管員按計(jì)劃數(shù)量（日期）安排收貨和倉(cāng)儲(chǔ)布置。
4.5.3 《采購(gòu)訂單》發(fā)出后，業(yè)務(wù)員密切與供方聯(lián)系跟蹤，出現(xiàn)異常情況及時(shí)協(xié)調(diào)處理。
4.5.4 貨品到倉(cāng)后，倉(cāng)管員應(yīng)在1個(gè)小時(shí)內(nèi)通知進(jìn)貨檢驗(yàn)進(jìn)行檢驗(yàn),檢驗(yàn)結(jié)果及時(shí)傳遞相關(guān)部門的人員。
4.5.6 倉(cāng)管員根據(jù)進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告結(jié)果對(duì)合格貨品進(jìn)行入庫(kù)，不合格品通知相關(guān)采購(gòu)員協(xié)廠家退貨或辦理回用手續(xù)（填寫回用申請(qǐng)單），經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)簽名后交倉(cāng)管員對(duì)物料辦理入庫(kù)。
4.6貨款支付
4.6.1供方5號(hào)前把上月對(duì)帳單交事業(yè)物控部和財(cái)務(wù)部對(duì)賬，確認(rèn)上月的送貨數(shù)量、金額無(wú)誤后，25號(hào)前根據(jù)確認(rèn)金額的對(duì)帳單開(kāi)具“增值稅專用發(fā)票”或“普通發(fā)票”。
4.6.2采購(gòu)部成本核算主辦，每月的5號(hào)和15號(hào)根據(jù)已確認(rèn)的對(duì)帳單、供方發(fā)票和入庫(kù)單，按采購(gòu)合同規(guī)定辦理“用款申請(qǐng)單”：
a) 附倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)管員確認(rèn)的入倉(cāng)單和財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)主辦確認(rèn)的對(duì)帳單；
b) 送財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)主辦審核(輔料部份送材料會(huì)計(jì)主辦審核)。
c) 部門領(lǐng)導(dǎo)審簽；
d) 生產(chǎn)總監(jiān)審簽；
e) 財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)審簽；
4.6.3 采購(gòu)部把經(jīng)審批后的用款單送交財(cái)務(wù)部資金計(jì)劃主管支付貨款給供應(yīng)商。
4.7 供方管理
物控部對(duì)供方采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行有效管理，對(duì)違反采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單的供應(yīng)商按相關(guān)合同、協(xié)議進(jìn)行考核，考核結(jié)果填入《供方考核通知單》經(jīng)物控部部長(zhǎng)批準(zhǔn)，相關(guān)方確認(rèn)后，交財(cái)務(wù)部執(zhí)行考核。
提問(wèn)人的追問(wèn) 2010-07-02 09:56能說(shuō)明下物資倉(cāng)儲(chǔ)管理這塊嗎？
團(tuán)隊(duì)的補(bǔ)充 2010-07-02 10:52倉(cāng)庫(kù)管理制度
1．目的及適用范圍
為了規(guī)范公司物料流轉(zhuǎn)程序，實(shí)行訂單式生產(chǎn)，限額收發(fā)物料，使所有物料收發(fā)存管理做到有據(jù)可依，有章可循，配合公司做好物流成本控制。
本程序適用于******有限公司。
2．術(shù)語(yǔ)和定義
無(wú)
3．管理職責(zé)
3.1 生產(chǎn)部：訂單的評(píng)審接單，生產(chǎn)計(jì)劃的擬定和實(shí)施、生產(chǎn)物料的領(lǐng)退補(bǔ)及產(chǎn)成品交庫(kù)。
3.2 采購(gòu)部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)與評(píng)審、價(jià)格的核定、物料采購(gòu)下單及跟催；原材料和產(chǎn)成品的收、發(fā)、存管理，安全庫(kù)存量缺料報(bào)警。
3.3 設(shè)計(jì)部：產(chǎn)品結(jié)構(gòu)(BOM)清單制作。
3.4 品管部：
負(fù)責(zé)進(jìn)料（IQC）、退料、退貨及成品進(jìn)倉(cāng)時(shí)物品的品質(zhì)狀態(tài)和責(zé)任的判定。
負(fù)責(zé)對(duì)本控制程序的執(zhí)行情況進(jìn)行督導(dǎo)管理與考核。
4．管理程序
4.1采購(gòu)原材料進(jìn)倉(cāng)程序
4.1.1采購(gòu)員根據(jù)銷售訂單及供應(yīng)商的供貨周期，合理安排采購(gòu)計(jì)劃并下單，采購(gòu)員下《采購(gòu)訂單》時(shí)必須注明生產(chǎn)訂單號(hào)、數(shù)量、預(yù)損量、批量送貨數(shù)量及時(shí)間分配等情況，并送一聯(lián)審批后的《采購(gòu)訂單》到相關(guān)倉(cāng)管員，以便倉(cāng)管員安排收貨時(shí)間和庫(kù)容。
4.1.2供應(yīng)商送貨到公司后，倉(cāng)管員根據(jù)《采購(gòu)訂單》對(duì)照供應(yīng)商的《送貨單》和實(shí)物，包括物料名稱、編碼、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤，暫收于品質(zhì)待檢區(qū)，并送IQC進(jìn)料檢驗(yàn)(送貨單有報(bào)檢單欄)。
4.1.3倉(cāng)管員接到IQC進(jìn)貨檢驗(yàn)結(jié)果后,根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果，合格品堆放于定置管理區(qū)，并建立物料標(biāo)識(shí)卡《存卡》標(biāo)識(shí)清楚，辦理進(jìn)倉(cāng)手續(xù)。
4.1.4不合格品倉(cāng)管員應(yīng)在第一時(shí)間通知采購(gòu)員或廠家進(jìn)行退貨處理。不合格品不得在倉(cāng)庫(kù)呆滯超過(guò)48小時(shí)。
4.1.6為了降低公司的倉(cāng)儲(chǔ)成本，到貨提前期不得超過(guò)48小時(shí)，做到適時(shí)、適物、適質(zhì)、適量。
4.1.7材料進(jìn)倉(cāng)后，相應(yīng)倉(cāng)管員進(jìn)行物料入庫(kù)登記、建卡、做賬，隨時(shí)保持賬、卡、物一致。
4.2退貨處理程序
4.2.1倉(cāng)庫(kù)辦理過(guò)暫收或進(jìn)倉(cāng)手續(xù)的物料，經(jīng)品管部IQC檢驗(yàn)屬來(lái)料不合格品，倉(cāng)管員要及時(shí)通知采購(gòu)員使其與廠家協(xié)商退貨事宜。
4.2.2倉(cāng)管員填寫紅色《原材料進(jìn)倉(cāng)單》（返沖退貨。
4.3原材料及成品倉(cāng)管理
4.3.1材料發(fā)放原則
4.3.1.1各類材料的發(fā)出，專用件嚴(yán)格按訂單、按生產(chǎn)計(jì)劃發(fā)放;專用件/通用件倉(cāng)管員必須按包裝上粘貼的進(jìn)倉(cāng)月份的顏色標(biāo)簽遵循先進(jìn)先出的原則組織發(fā)放。
4.3.1.2對(duì)有期限的物料按有效期的先后為準(zhǔn)的發(fā)料原則。
4.3.1.3返包拆下可回用的物料，倉(cāng)庫(kù)必須優(yōu)先發(fā)放原則。
4.3.1.4對(duì)IQC判定回用或挑選使用的物料要優(yōu)先發(fā)放原則。
4.3.1.5按訂單批量不易分解物料的數(shù)量依最少量發(fā)放原則。
4.3.1.6未檢驗(yàn)的物料嚴(yán)禁發(fā)放原則。
4.3.2原材料發(fā)放依據(jù)
4.3.2.1各倉(cāng)管員嚴(yán)格按照生產(chǎn)車間《領(lǐng)料單》內(nèi)容發(fā)放物料。
4.3.2.2因特殊原因，需領(lǐng)代用材料，《領(lǐng)料單》（必須附有設(shè)計(jì)部、品管部確認(rèn)簽字的相關(guān)文件。
4.3.2.3若訂單有環(huán)保等特殊要求的，必須按要求收發(fā)料，分區(qū)放置，并認(rèn)真做好記錄。
4.3.3原材料發(fā)放程序
4.3.3.1各車間由統(tǒng)計(jì)員開(kāi)出《領(lǐng)料單》，必須完整填寫領(lǐng)料部門、訂單號(hào)、物料名稱、物料編碼、規(guī)格/
型號(hào)、數(shù)量，經(jīng)車間主任審核簽字。
4.3.3.2倉(cāng)管員核對(duì)《領(lǐng)料單》與《訂單生產(chǎn)評(píng)審單》并嚴(yán)格按照《領(lǐng)料單》限額發(fā)料。
4.3.3.3凡是超訂單批量領(lǐng)料或退料后補(bǔ)領(lǐng)材料，領(lǐng)料員必須在《領(lǐng)料單》上增加注明領(lǐng)料原因，并經(jīng)車
間主任審核后方可辦理補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)。
4.3.3.4 同一份《領(lǐng)料單》填寫的物料必須當(dāng)天下班前領(lǐng)發(fā)完畢。
4.3.3.5 同一份《領(lǐng)料單》只能領(lǐng)用倉(cāng)庫(kù)同一貨位的物料。
4.3.3.7領(lǐng)料完畢，倉(cāng)管員填卡記錄、做帳，并搞好6S管理工作。
4.3.3.8結(jié)束訂單時(shí)，倉(cāng)管員要及時(shí)對(duì)已發(fā)放的專用物料進(jìn)行標(biāo)注，以免車間重復(fù)領(lǐng)料。
4.3.4委外加工收發(fā)料程序
4.3.4.1需要委外加工的物料各采購(gòu)員根據(jù)生產(chǎn)部主生產(chǎn)計(jì)劃和供應(yīng)商供貨周期用《委外發(fā)貨通知單》（經(jīng)采購(gòu)主管簽字審核有效，發(fā)一份給材料倉(cāng)負(fù)責(zé)發(fā)貨的倉(cāng)管員作為發(fā)貨依據(jù)。
4.3.4.3倉(cāng)管員和車間統(tǒng)計(jì)員共同點(diǎn)數(shù)、確認(rèn)簽字，嚴(yán)格按照《委外發(fā)貨通知單》辦理委外加工手續(xù)。
4.3.4.5供應(yīng)商送貨到廠后倉(cāng)管員通知品管部IQC驗(yàn)貨，并辦理相關(guān)手續(xù)。
4.3.9盤點(diǎn)
為了及時(shí)掌握物料變動(dòng)情況，避免物料的短缺、丟失和超儲(chǔ)積壓，保持帳、卡、物相符，必須進(jìn)行盤點(diǎn)。
4.3.9.1盤點(diǎn)原則：
a)靜態(tài)盤點(diǎn)，車間領(lǐng)料員盤點(diǎn)前必須將車間不能按訂單配套生產(chǎn)的材料退回倉(cāng)庫(kù)，以便盤點(diǎn)對(duì)賬。
b)實(shí)盤實(shí)報(bào)，盤點(diǎn)的物、表、帳必須真實(shí)。
4.3.9.2盤點(diǎn)方法
a)分區(qū)盤點(diǎn)：將倉(cāng)庫(kù)管理區(qū)內(nèi)所有物料進(jìn)行分區(qū)域放置不定期盤點(diǎn)。
b)經(jīng)常性盤點(diǎn)：倉(cāng)管員每天通過(guò)收發(fā)料及時(shí)檢查庫(kù)存物料的賬、卡、物是否相符，對(duì)有動(dòng)態(tài)的物料進(jìn)行巡回抽盤。
c)定期盤點(diǎn)
1）由財(cái)務(wù)部組織，各車間、倉(cāng)庫(kù)按規(guī)定時(shí)間（月底）對(duì)物料進(jìn)行全面盤點(diǎn)。
2）盤點(diǎn)時(shí)必須在標(biāo)識(shí)卡上注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、品質(zhì)狀態(tài)、盤點(diǎn)人等,并做好盤點(diǎn)記錄。
3）盤點(diǎn)表經(jīng)部門主管確認(rèn)簽字，一式兩份，一份留底，一份交財(cái)務(wù)抽盤人。
4）財(cái)務(wù)部組織月初定期盤點(diǎn)抽查：抽盤時(shí)要求由倉(cāng)管員陪同一起，對(duì)各倉(cāng)管員所管貨物抽盤數(shù)量5項(xiàng)以上， 若抽盤到貨物數(shù)量與倉(cāng)管員所報(bào)數(shù)量不準(zhǔn)：A類物資有一項(xiàng)、B類有兩項(xiàng)、C類有三項(xiàng)，抽盤人判本倉(cāng)庫(kù)重盤并上報(bào)財(cái)務(wù)部。若二次抽盤仍不合格或拒絕重盤，財(cái)務(wù)部將進(jìn)行全公司通報(bào)并給予考核。
4.3.9.3 盤盈盤虧處理要求
a)當(dāng)倉(cāng)管員對(duì)倉(cāng)庫(kù)貨物盤點(diǎn)時(shí)出現(xiàn)盤虧或盤盈時(shí)，要求倉(cāng)管員重盤所有虧盈貨物，檢查有無(wú)盤錯(cuò)；
b)當(dāng)重盤確定物與帳卡不符時(shí)，查明所有盤虧或盤盈的全部原因，進(jìn)行分析處理；
c)盤虧或盤盈原因分析后，對(duì)外協(xié)廠少送缺數(shù)的要求外協(xié)補(bǔ)數(shù)，對(duì)車間、檢驗(yàn)員或其它部門領(lǐng)用或耗用未開(kāi)領(lǐng)料單的要求補(bǔ)回領(lǐng)料單，對(duì)自己入錯(cuò)數(shù)的應(yīng)當(dāng)對(duì)單查清改正過(guò)來(lái)，可糾正的一切糾正后，用V8系統(tǒng)打印出《倉(cāng)庫(kù)物料收發(fā)存報(bào)表》（送財(cái)務(wù)部。
d) 盤虧或盤盈原因分析后, 倉(cāng)庫(kù)編制《盤盈盤虧報(bào)表》（交部門領(lǐng)導(dǎo)審核（對(duì)超出盈虧允許范圍的出具考核方案），品管部、財(cái)務(wù)部會(huì)簽，進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)帳處理。
e) 盤盈盤虧允許范圍:
A類物資（單價(jià)≥5元）：允許范圍金額、種類都為０，即不能有一種貨物盤盈盤虧；
B類物資（單價(jià)≥3元＜5元）：允許范圍金額為100元，種類為2％，即100種物料中允許2種。
C類物資（單價(jià)＜3元）：允許范圍金額為100元，種類為3％，即100種物料中允許3種。
f)盤盈盤虧對(duì)倉(cāng)管員及主管領(lǐng)導(dǎo)的考核標(biāo)準(zhǔn):
A 貨物盤盈盤虧種類超過(guò)允許范圍，總金額未超過(guò)100元，給予倉(cāng)管員通報(bào)批評(píng)；
B貨物盤盈盤虧金額超過(guò)100元倉(cāng)管員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)扣罰并通報(bào)批評(píng)，對(duì)倉(cāng)管員的經(jīng)濟(jì)扣罰公式為：
貨物盤盈盤虧扣罰金額 ＝（貨物盤盈盤虧金額—100）×0.2
C貨物盤盈盤虧金額數(shù)≥10000元的除進(jìn)行扣罰外，調(diào)離倉(cāng)管員崗位，并對(duì)其主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)扣罰。
6 庫(kù)房管理要求
6.1為了確保本管理流程嚴(yán)格有效的實(shí)行，特配制相應(yīng)表格，所有表格均由相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)、審
批，歸口為財(cái)務(wù)部。
6.2為了確保帳、卡、物的一致性，要求各倉(cāng)管員每天不定時(shí)巡回盤點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)物料，并每天9點(diǎn)鐘前完成前一天的物料數(shù)據(jù)錄入工作。
6.3倉(cāng)庫(kù)所有進(jìn)倉(cāng)單據(jù)必須在四個(gè)工作日內(nèi)打印制單，并上交財(cái)務(wù)部。
6.4采購(gòu)員每天對(duì)倉(cāng)庫(kù)的帳、卡、物進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后跟相應(yīng)倉(cāng)管員進(jìn)行核對(duì)，并上報(bào)采購(gòu)部部長(zhǎng)，并對(duì)相關(guān)人員給予考核。
6.5要求各倉(cāng)管員嚴(yán)格按照《采購(gòu)訂單》收發(fā)物料。
