把辛苦做好的PPT推翻重來固然痛苦
但至少還可以補(bǔ)救……
如果在會場放映時出現(xiàn)了事故
那才真的叫人欲哭無淚……
這篇文章封面的背景圖片，是北京國家會議中心，Smartisan T2手機(jī)發(fā)布會的現(xiàn)場。
在半年前的堅果手機(jī)發(fā)布會上，一個紅色的二維碼在屏幕上滯留了一個多小時，羅永浩的開場姍姍來遲，這是一次嚴(yán)重的會場事故。
至今沒人知道錘子科技那天出了什么問題，但現(xiàn)場觀眾看到了老羅幻燈片團(tuán)隊(duì)緊張忙碌的身影……
許岑在堅果發(fā)布會的現(xiàn)場忙碌著……
2010年公司年會，我制作的PPT首次展現(xiàn)在幾百人面前！但PPT上的一個錯字，讓這場首秀變得不那么完美……
那個錯字，是領(lǐng)導(dǎo)上臺前3分鐘才修改的，恰恰是這最后一刻的修改，產(chǎn)生了瑕疵。
很多演講人在演講前都會頻繁修改PPT，直到上臺前的最后一刻！越是重要的場合，他們就更會想把所有問題都體現(xiàn)在演講中，當(dāng)然也就免不了對PPT反復(fù)修改。
我們曾經(jīng)不止一次的提到過——演講對觀眾而言是沉浸式體驗(yàn)，稍有不慎就會讓觀眾出戲。
那“錯字”對于PPT放映意味著什么？毫無疑問，是個不大不小的“事故”……
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會場的一切環(huán)節(jié)，都可能會影響觀眾的信息接受，那在PPT制作環(huán)節(jié)我們有哪些需要注意的呢？
我們最希望看到的，是制作PPT和放映PPT的效果完全一致，所以，盡量使用制作PPT的電腦進(jìn)行放映，這是最穩(wěn)妥的方法。退而求其次，最好保證兩臺電腦的Office版本完全一致。
此外，我們要特別注意的是——橫縱比（分辨率）、屏幕、字體、動畫。
關(guān)于Office版本的一致
有的朋友可能會感到疑惑，就算不能更換放映電腦，重裝放映電腦的Office軟件不該是難事……
但事實(shí)上啥奇葩事態(tài)都有可能，有的會場電腦是XP操作系統(tǒng)，那么這就決定了最高只能安裝到Office 2010。
我甚至經(jīng)歷過為會場電腦安裝新版本Office，結(jié)果導(dǎo)致操作系統(tǒng)崩潰……對于會場電腦，真的不能期待太高……
所以，在重要場合，我甚至還會準(zhǔn)備PDF和JPG版本的幻燈片，就是怕遇到意想不到的問題。之前提到的原則——“不要讓圖層遮蓋文字內(nèi)容”，在此時就非常重要了。
圖片版幻燈片會丟失掉很多動畫效果
再說說橫縱比
關(guān)于橫縱比的重要性昨天已經(jīng)提到過，只是需要再補(bǔ)充幾點(diǎn)——
1、保證電腦的分辨率與放映屏幕相匹配；
2、電腦顯示內(nèi)容輸出至屏幕的快捷鍵是Winkey+P（Winkey就是那個小旗子按鍵）；
3、如使用演示者視圖，可能要切換成“擴(kuò)展”顯示模式。
這就是切換投影的選項(xiàng)（XP系統(tǒng)不適用）
關(guān)于屏幕亮度
在正式演示之前，將PPT在會場播放幾遍非常有必要，關(guān)注幾個問題——
1、是否存在色差或諧色；
2、亮度或流明度是否足夠。
根據(jù)演示的效果，再決定是否調(diào)整PPT的配色體系。
當(dāng)然試播也可能會發(fā)現(xiàn)更多PPT存在的問題，例如字號、布局、動畫……但這些對于我們來說是相對可控的。
保險起見還要站在會場不同角度去體驗(yàn)幾遍，并留意現(xiàn)場的返回屏和腰屏（如果有的話）的顯示效果。
關(guān)于字體
“嵌入字體”操作，應(yīng)該不需要我過多提醒了，如果使用了特殊字體，要前往文件 - 選項(xiàng) - 保存選項(xiàng)中，選“僅嵌入……”，將字體嵌入至PPT文件……
但有很多存在編輯權(quán)限的字體，無法通過這個方法嵌入……
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提供三個保持文字不變形的方法，各有利弊——
1、字體權(quán)限破解：門檻高，有版權(quán)風(fēng)險，一勞永逸……
2、粘貼為圖片：操作簡單，但無法作為文字進(jìn)行編輯，如果文字有動畫會很麻煩；
3、在放映電腦上安裝字體：是最推薦的方式，字體安裝比較簡單，可編輯，可控程度高。
右鍵單擊字體文件，選擇“安裝”即可
（XP需復(fù)制字體文件至Windows/fonts文件夾）
關(guān)于動畫
其實(shí)隨著Office升級，發(fā)生變化的主要是“切換”動畫（也就是換頁、過場動畫）。
印象中，紅框里的效果不兼容2013以下版本
所以，如果你用的切換動畫無法在低版本呈現(xiàn)，建議換一個相同邏輯的切換效果。
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比較特殊的是“變體”切換，因?yàn)橛泻芏嘧凅w動畫效果暫時還無法被其他效果替代。
解決方法其實(shí)很簡單——將含有變體動畫的兩頁P(yáng)PT轉(zhuǎn)制成視頻，插入到幻燈片中即可！
將需要轉(zhuǎn)視頻的幾頁P(yáng)PT拷至新文件，用“文件 - 另存為”，轉(zhuǎn)成Mp4格式。
千萬不要用導(dǎo)出視頻的方式，這種方式導(dǎo)出的視頻，有一個從全黑淡出的效果，可能會穿幫！
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還有一個神奇的功能——“檢查兼容性”，這個功能可以檢查PPT是否存在不能被低版本兼容的情況。
例如你用PPT做了炫酷的變體，用低版本播放，分分鐘變成了淡出……
檢查后發(fā)現(xiàn)，33個變體動畫在低版本播放不出
如果你不知道哪個切換效果會受到影響，用這個功能檢查再好不過！
最后，分享一句話給大家——
風(fēng)險掌握在自己手上，再大的風(fēng)險也是小風(fēng)險
風(fēng)險掌握在別人手上，再小的風(fēng)險也是大風(fēng)險
我糾結(jié)演示各個環(huán)節(jié)、方方面面，也正因?yàn)橄Ｍ阉械娘L(fēng)險都提前預(yù)知，也只有如此，才能讓我們的PPT和演示趨于完美！
希望PPT能為你的前進(jìn)鋪平道路，愿你出彩不出錯，演示萬無一失~
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