大家好，我是終于來填坑的 Taka......
好久不見啦，覺得快要凍死在北京來暖氣之前了，不過 Taka 在這么冷的天氣下突然勤奮起來了，下周開始重構(gòu)自己的更新頻率會提高一些，也會有新欄目的嘗試，歡迎大家多多提意見啦~
今天要說的，就是大家非常關注的「時間管理」問題。大家都在說自己很忙，工作很辛苦，但是又找不到方向和意義，連帶著生活作息也一片混亂。所以時間管理變得對每個人都越來越重要。
而一提到時間管理，其實現(xiàn)在市面上也有各種各樣的方法，不同派系，不同表述，不同工具看都看不過來了，好像學起來非常的復雜。所以 Taka 今天想要最簡單的方式，講清楚時間管理的核心原則，以及一些我自己正在做的方法給大家一點啟發(fā)。
如果你只有1分鐘
兩個核心原則
你只需要記住兩個原則并在生活中實踐下去：
1.「要事第一」，找到對你最重要的事情，每天最先去完成
2.「一次只做一件事情」：集中精力，少就是多
就像所有教你怎樣保持健康的文章和書，最核心的本質(zhì)就圍繞這12個字：作息規(guī)律，飲食清淡，適度運動。
但是「道理」是一回事，需要的「知識和方法」也并不多，而「具體怎么做的技巧」就可以無窮無盡的講下去了，這就是道術器的分別。
不要覺得 Taka 在開玩笑，在看過幾十本時間管理的書籍，資料，視頻之后，發(fā)現(xiàn)核心原則也基本上離不開這兩點，只不過大家在從不同的角度反復論證，然后拆分出非常多的實際技巧。
所以我們再來詳細展開講講這兩點以及具體的訓練計劃。
如果你還有10分鐘
▍普遍的誤區(qū)
很多人提到時間管理的時候，其實是有很多錯誤理解的，也導致依然無法提高效率。
1.誤區(qū)一：要在相同時間內(nèi)做完更多的事情
有些人會認為時間管理就是要高效的工作，做的越快越好，這樣就能不加班不熬夜了。但其實是還有一句話，「事情是做不完的」，尤其是瑣事，會自發(fā)的膨脹，越做越多，反而更加辛苦。
2.誤區(qū)二：忙=生產(chǎn)力，不愿意閑下來
還有一些人其實在內(nèi)心深處會迷戀那種「一天到晚忙個不?！沟母杏X。希望通過把自己時間擠滿的這種忙碌，來印證自己是「有價值」的，你看有那么多人在找我，你看，這個工作就是要我來完成，以「忙碌」為榮的傾向，閑下來反而會開始恐慌和空虛。
3.誤區(qū)三：要安排好每分每秒的時間進度，絕不能浪費
時間管理就要把每個行程都安排的非常有序而且填滿，利用好每個碎片化的時間，不能浪費。
但是，時間不是節(jié)省下來的，我們不能制造出更多時間，但是能夠充分利用，這取決于我們「選擇」用時間去做什么。
▍管理時間的終極目的
本質(zhì)上，我們想要管理時間是為了更好管理生活，一種主動選擇的自己想要的生活。
我們并不是通過節(jié)約一些時間去做自己喜歡的事情，這樣會非常辛苦而且拘束，更好的方式是通過選擇來創(chuàng)造我們想要的生活，時間就會變得更多了。
有一種人是被動管理時間，就是每天都被時間期限給推著走，被任務在屁股后面追趕，處理的事情都是別人要求完成的任務，然后焦頭爛額，越忙越亂。
更高效的人能主動管理時間，他們不去做A,B,C的原因，不是因為沒時間，而是這些事情對我不重要。
所以我們需要自己掌握對時間和生活的主動權(quán)，去過上更有價值的生活。
核心原則
▍原則一：要事第一
我們明白了，對于時間這個無形卻又特殊的資產(chǎn)，重要的是自己進行主動的選擇。在選擇的時候就需要遵循這一個原則：
選擇那些最重要的事，優(yōu)先去完成——也就是「要事第一」。
史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個習慣》中提出第四代時間理論，將事物按照重要性和緊急程度分為四個象限，分別是一「重要且緊急」，二「重要但是不緊急」，三「不重要且不緊急」，四「不重要但緊急」」。對于不同象限的工作事物推薦用不同策略去進行處理。
「要事第一」原則強調(diào)的就是，我們需要以第二象限那些「重要但是不緊急」為工作的重心，每天優(yōu)先去完成。
但是我們往往在工作出現(xiàn)問題，卻是花大量時間在「救火」。處理那些「緊急又重要」的危機或者問題，會消耗大部分的精力，整天都在處理危機，滿腦子都是問題，忙于應付各種緊急任務。
然后在閑暇時候只想通過「不重要不緊急」的事情來放松下緊張的心情，其實時間一長就會發(fā)現(xiàn)自己并沒有有效的產(chǎn)出。
比如說 Taka 之前因為比較忙，所以沒有建立出一個完整的培訓體系，這樣來了實習生之后，就會出現(xiàn)很多低效的問題，那我每天還得一直自己干，來處理運營里緊急而且瑣碎的任務，那我就越?jīng)]有時間去培養(yǎng)實習生。
這樣不斷形成一個惡性循環(huán)，永遠在忙，永遠被各種問題推著走，永遠在「救火」。
這也是為什么進化論之前專門花了1個多月時間，飼主帶著所有內(nèi)容部的同學閉門集訓，所有發(fā)文頻率都降低甚至暫停。
因為這件「要事」不做好，大家的寫作習慣和方法沒有得到改善，沒有足夠穩(wěn)定的輸入，一直出于趕活兒的狀態(tài)，最后只能是導致工作壓力越來越大，內(nèi)容質(zhì)量的降低。
而且事實和我們想象中不同，其實這些「要事」并不會占據(jù)掉我們所有的時間。因為真正極其重要的，對自己的生活和工作產(chǎn)生影響的，一般只有少數(shù)幾件，但是這些「要事」產(chǎn)生的回報和成果卻會非常大。
被驗證過無數(shù)次的帕累托法則（Pareto Principle）告訴我們，關鍵的80%的成果是由20%的關鍵活動（也就是那些「要事」）決定的。
就像飼主，你能夠想象她做為老板每天有無數(shù)大小事情要去處理，但是卻完全不像 Taka 那樣處在「緊迫」的工作節(jié)奏中，工作和生活都能平衡的很好。
所以如果把時間當做資產(chǎn)進行投資，這些要事就是那些「績優(yōu)股」，值得我們投入更多，并放在足夠優(yōu)先的位置。
▍原則二：一次只做一件事
了解了第一個「要事第一」的原則，我們知道哪些是要事，并且要優(yōu)先去安排。但是在執(zhí)行過程中，還需要遵守第二個原則：一次只做一件事。
把重要的事情放在前面去做，能夠讓我們集中有限的精力和意志力。而且一次只做好一件事，才能完全發(fā)揮出大腦最高效的產(chǎn)出。
正因為要做的事情太多太雜，才特別需要專心，一次只做好一件事，集中時間精力和資源，恰恰就是加快工作速度的最佳方法。
之前 Taka 在《精力管理》的文章中提到過，盡量減少多任務的切換。
索菲·格魯瓦在09年的一篇論文中提到「注意力殘留」（Attention Residue）的效應：就是當你從某項任務 A 轉(zhuǎn)移到任務 B 的時候，你的注意力并沒有即使轉(zhuǎn)移，你的大腦依然停留在思考之前的任務A上，而且因為注意力的分散，降低對任務B的完成進度。
一旦你的思路或者任務被中斷，等到再次撿起來的時候至少要花15分鐘的時間。所以對于要事，我們更加需要極度專注來提高完成的質(zhì)量和效率。
而當我們集中注意力在某一件事上的時候，大腦會調(diào)動所有的力量努力搜集和當前這件事相關的任何信息，能夠極大的提高創(chuàng)造力，思維會更加活躍，可以更清晰有邏輯地去思考。
當然，一次只做一件事情的過程中需要我們保持高強度的專注力，盡可能排除干擾，這里面也涉及到很多方法， Taka 下期再詳細展開。
訓練計劃
▍記錄/分析時間
首先，我們像去醫(yī)院看病一樣，需要對自己的時間和生活進行診斷，知道平常的時間都花在哪里了，找到時間黑洞以及自己的工作習慣。
以1周為單位，記錄你每個小時的時間走向。蘋果系統(tǒng)的話 Taka 之前是使用一個「時間塊」的應用，方式工具不限，只要能有具體的記錄作用就可以了。
如果覺得很難做到這么具體詳細記錄的話，也可以以1周為單位，整理你每天工作和生活的具體任務。把所有大大小小的任務列出來，然后按照上面提到的「四象限」歸類法，把這些任務進行分類，統(tǒng)計出一個大致的比例。
這樣可以清晰的看到自己「以為」的和「實際」的時間消耗中的誤差，也能發(fā)現(xiàn)為什么自己一直這么忙碌的原因了。
然后還要找到自己最高效的工作時間段，看看上面你大部分有效的產(chǎn)出一般是在什么時間就可以了。
比如 Taka 每天下午一到3，4點就困的不行...或者每天到5，6點的時間需要忙著發(fā)文檢查調(diào)整這些事情，肯定這段時間就不適合拿來做關鍵的任務，但是早上的兩小時會精神比較集中。
▍找出最重要的事 / 拆解計劃
然后就是要找出對我們工作和生活來說最重要的幾件「要事」。
重要性和目標有關，凡有價值，有利于實現(xiàn)個人目標的就是要事。
可以對照著步驟一中你列出來的任務清單，問自己幾個問題：
比如在3年，5年后，你想成為什么樣的人？
有哪些事情能夠徹底使你的個人生活和工作得到改觀，但是你一直沒去做？
有哪些事能帶來最大或者最長遠的回報？
這項任務能否在本周或本月之后持續(xù)發(fā)揮影響力？
而且「要事」的標準：需要面對將來而非過去。比如 Taka 一直覺得自己的手寫字不好看拿不出手，而且過去很多年一直都想要系統(tǒng)開始練字，卻總是反復開頭沒有堅持，這幾乎快成了我的一個「執(zhí)念」了，每次新年計劃我都會把它拎出來。
但是當 Taka 把自己的工作以及生活目標列出來，發(fā)現(xiàn)對未來自己的職業(yè)發(fā)展，有更重要的事情要先去完成。而練字只是為了彌補過去的一個缺陷和想法，在時間有限的情況下，就并不是最優(yōu)先的事情。
還有特別重要的一點：用10年甚至更長的周期去看待自己想做的任務，是否能在10年后依然帶來回報，很多事情就沒那么重要了。
如果我們把時間當做一種無形資產(chǎn)進行投資，最終目標是希望獲得長期股利收入，這樣投資就變成了長期投資，我們需要以10年甚至更長的時間來考慮問題。
如果你還是困惑的話，時間管理專家Laura Vanderkam 在一次 TED 演講中提到一個有趣的方法：
我們來做一個未來的展望，假如明年這個時候你要給自己寫工作績效和報告，這一年中你做的極其出色，所以你可以寫下，你是做了哪3-5件事讓你能夠表現(xiàn)優(yōu)異，讓你自己也覺得驕傲，覺得這一年自己沒有白過的。
這就是你需要專注的3個目標了。
▍分解目標
再將這幾個重要的目標分解為可行的落地步驟，從月計劃，再到周任務，再到每天的行動。拆分的時候注意以下幾點：
最好是動詞開頭，有明確的行動指示，比如「搜索時間管理相關論文」
有明確的時間期限
有明確的交付成果任務，比如如果你是「看書」，那你可能需要提交一個「讀書筆記」或者思維導圖，PPT之類的
要事不要多，尤其是在剛開始練習的時候，建議落實到每一天的時候，最重要的事情列在3件以內(nèi)。
至于其他的事情怎么辦？就要學會授權(quán)和拒絕，盡可能將自己的精力集中和專注在少數(shù)的地方。
▍將時間分塊，一次只做一件事
將對自己工作和生活有極大影響的「要事」拆分出每天的行動和任務之后，放在你最高效的時間段去完成，一般情況下建議在早上一上班就去完成，因為這時候往往是自己精力最集中，而且也相對不受打擾的時間段。
而且提前完成最重要的事情，也會給自己帶來更大的滿足感。
比如硅谷創(chuàng)業(yè)之父 Paul Grahum 建議將時間分為兩大塊：創(chuàng)造者時間表和管理者時間表。在創(chuàng)造者時間中，不受任何人打擾，安靜深入的思考，完成個人最重要的項目進度。在管理者時間中，來進行跨部門的溝通協(xié)作，開會，以及一些必須完成的瑣事。
之前 Taka 也提過，我自己這段時間就是按照這個方法來安排自己的工作，效果確實非常明顯。
▍統(tǒng)一工具
還有一個小的 TIPS 就是我們在工作中，盡量把做目標，拆分計劃，完成任務的list，記錄想法等等這些事情都集中在一個工具上，而且這個工具需要你在5秒鐘之內(nèi)能夠立刻拿出來的。
像飼主和 Taka 現(xiàn)在在用的是「Xmind」軟件，雖然本來是用來做思維導圖的工具，但是也同樣能夠靈活用來記錄時間和行程，因為會一直在電腦上打開，隨時能夠看到，記錄，跟蹤和更新。
比如 Taka 現(xiàn)在會有一個季度目標，然后拆分到月度計劃，以及一周的安排，最后把每天的節(jié)奏都固定下來。而且都放在一起，這樣每周回顧的時候可以看到自己的進度完成情況。而且隨時有一些其他的想法或者瑣事都能夠記錄下來，再統(tǒng)一去整理。
其實相應的具體工具有非常多，大家可以自由選擇適合自己的，Taka 也是因為其他工作中這個用的最多所以才選擇的。不過如果你們感興趣，在評論里告訴我，Taka 之后可以整理出我過去用過的一些工具，APP 或者表格，給大家一個參考。
更多閱讀
最后，如果你還想再了解更具體的方法，Taka 再給大家推薦幾本書，感興趣的可以看看。
比如 GTD 里面很有名的「2分鐘處理法」，「吃掉青蛙」，「番茄工作法」之類的，雖然 Taka 還是希望具體的方法和技巧盡可能簡單，不過對于新手來說還是會更容易上手吧。
▍《稀缺》塞德希爾·穆來納森
從特別反常識的角度講稀缺的問題，認為「稀缺」是一個「心理問題」而不是「資源問題」。其中通過一個非常重要的關鍵點，講解大腦的「認知帶寬」，來告訴我們為什么忙人越忙，窮人越窮，以及如何擺脫這種狀態(tài)。
不過更多也是從心理層面來提供方法和啟發(fā)，如果你覺得看完就能立刻變富，那還是別指望了，沒天上掉餡餅的好事。
▍《卓有成效的管理者》彼得·德魯克
管理大師德魯克的經(jīng)典作品，出版已經(jīng)很多年卻依然使用，而且易讀性也很高，每次看 Taka 都會有新的收獲和啟發(fā)。
就算你不是管理者，你也可以從中學會如何管理「個人的生活和工作」，才能夠更有成效。其中管理好自己的時間和要事優(yōu)先原則也有具體的分析。以及在工作中如何和同事上級相處，如何提高工作的表現(xiàn)和成果，對每個人做出有效的決策都很有幫助。
▍《少做一點不會死》里奧·巴伯特
我更喜歡它的英文原名：less is more，在現(xiàn)在信息爆炸，每個人都異常忙碌的背景下，這本書反復表達了一個觀點，通過自我設限的方法，精簡自己的生活，無論是信息，環(huán)境，還是目標，任務。讓自己聚焦和專注在最應該關注的事情上，減少壓力，實現(xiàn)更高效的生活。
Taka 也在努力做到這樣一個「簡單生活」的狀態(tài)。
▍《小強升職記》鄒鑫
這本其實相當于是對于時間管理工具 GTD 的中文漢化落地版，對于具體的時間管理入門是很好的介紹，里面也提供了大量的實踐方法和技巧。不過有些步驟會顯得比較復雜，可以了解一下，再結(jié)合今天 Taka 提供的原則靈活應用。
現(xiàn)在大家應該清楚一些關于怎么管理自己生活和時間的方法了吧，不過還是會有人面對一些問題，比如「我知道要事第一，我也想去完成，但是就是不愿意去做，沒辦法集中注意力，總是不斷地分心和被打斷」。
所以下期，Taka 就來說說「如何保持長時間的注意力」，提高現(xiàn)在大家可能越來越缺乏的專注能力。
end.
反雞湯，每天打碎一點你的「幻想」
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