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對歸檔文件進(jìn)行整理 → 分類 → 排列 → 編號 → 編目 → 裝盒

第一步：歸檔文件的整理

1、歸檔文件的整理單位

以“件”為整理單位，一般為一份文件為一件。

特例：

正本與定稿、正文與附件、請示與批復(fù)、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，實體上裝訂在一起，編目時只體現(xiàn)為一條條目

2、文件修整

破損文件進(jìn)行修裱（修補(bǔ)、托裱）

對字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制（字跡材料要選用耐久的墨、墨汁，或較耐久的藍(lán)黑墨水、印泥等，不能選用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆油、鉛筆等材料）

去掉文件上易腐蝕的金屬物（材料以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)的活潑的金屬為主的訂書釘、曲別針、大頭針等）

超大紙張進(jìn)行折疊（盡量減少折疊次數(shù)，折痕盡量位于文件、圖表字跡之外，文件頁數(shù)多時，宜單頁折疊）

3、文件裝訂
左上角裝訂，左、上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂，左、下側(cè)對齊

裝訂要求：

材質(zhì)符合檔案保護(hù)要求：裝訂用品對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。

裝訂方式能較好地維護(hù)文件的原貌

裝訂方法簡便易行，盡量降低成本。

裝訂方式：

線裝：最利于檔案保護(hù)的一種裝訂方式

變形材料：金屬制品（不銹鋼夾、燕尾夾）和塑料制品

粘接式：膠水或漿糊粘貼

無酸紙封套

裝訂前排序：

正本在前、定稿在后

正文在前、附件在后

原件在前、復(fù)制件在后

轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后

復(fù)文在前、來文在后

漢文本在前、少數(shù)民族文本在后

中文本在前，外文本在后

文件處理單在前、正本在后

第二步：歸檔文件分類

歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。分類包括：選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等內(nèi)容。

1、選擇分類方法

年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。

一份文件有多個時間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通過日期、公布日期、收發(fā)文日期等，一般以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，對于跨年度的計劃、規(guī)劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、法規(guī)性文件等均以簽發(fā)日期為準(zhǔn)，如：1995年形成的《1996-2000工作計劃》，歸入1995年，2000年形成的《1999年工作總結(jié)》，歸入2000年。

機(jī)構(gòu)（問題）分類法：各機(jī)關(guān)在制定分類方案時，機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法，不能同時采用，只能選擇其一。

機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)文書形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)名稱就是類名，如：辦公室、業(yè)務(wù)處、管理處等

問題分類法：按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。應(yīng)參照本機(jī)關(guān)單位的基本職能來設(shè)置類別，如：黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類等

保管期限分類法：根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進(jìn)行分類。分為永久、長期、短期三類

2、復(fù)式分類法與分類方案

復(fù)式分類法：在機(jī)關(guān)檔案室的實際工作中，單純采用一種分類方法的情況比較少見，較多的是將幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法。年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（或問題）3種分類方法，可以組合成多種復(fù)式分類法。在選擇分類法時年度、保管期限為必選項，機(jī)構(gòu)（或問題）為選擇項。

分類方案：在確定分類方法的基礎(chǔ)上，標(biāo)列各級類目名稱，固定全宗內(nèi)分類體系的分類綱要。分類方案是機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)，中檔案室規(guī)范化管理的起點。

年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類法：（推薦使用）

適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)有變化但不復(fù)雜的立檔單位

先按年度分類

在每一年的文件按機(jī)構(gòu)分類

再區(qū)分劃入每一機(jī)構(gòu)文件的保管期限

每年形成的文件按機(jī)構(gòu)序列依次上架，不必預(yù)留空間

同一年度同一機(jī)構(gòu)的文件排在一起，便于查找

保管期限-年度-機(jī)構(gòu)分類法：（推薦使用）

適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)有變化但不復(fù)雜的立檔單位

先按保管期限分類

在將每一保管期限的文件按年度分類

再將每一年的文件按機(jī)構(gòu)分

適用于機(jī)構(gòu)不復(fù)雜的立檔單位

便于向檔案館移交

應(yīng)預(yù)留空架

機(jī)構(gòu)-年度-保管期限分類法：

適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷機(jī)關(guān)

先按機(jī)構(gòu)分類

每個機(jī)構(gòu)下再按年度分

再在每個年度下分劃入文件的保管期限

應(yīng)預(yù)留空架，空架數(shù)量不好掌握

年度-問題-保管期限分類法：

適合于機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜、機(jī)構(gòu)之間分工不明確

先按年度分類

在每一年的文件按問題分類

再區(qū)分劃入每一問題文件的保管期限

保管期限-年度-問題分類法：

先按保管期限分類

再按年度分類

最后在每一年內(nèi)將文件按問題分類

多用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)

問題-年度-保管期限分類法：

適用于撤消機(jī)關(guān)、整理歷史檔案

先按問題分類

在文件按的年度分類

再區(qū)分劃入每一年文件的保管期限

年度-保管期限分類法

適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡單的基層單位或小機(jī)關(guān)，形成文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)

先按年度分類

再區(qū)分劃入每一機(jī)構(gòu)文件的保管期限

保管期限-年度分類法：

適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡單的基層單位或小機(jī)關(guān)，形成文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)

先按保管期限分類

再按年度分類

第三步：歸檔文件的排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。其它諸如不同類別歸檔文件之間的排列、檔案盒排架等則不在此范圍內(nèi)。

歸檔文件的排列強(qiáng)調(diào)事由原則。

1、事由原則：同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起

按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”這一整理原則的體現(xiàn)。按公文辦理過程的先后順序，將同一事由形成的文件排列在一起，可以客觀地反映出某一事由的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過程，反映出這些文件之間的客觀聯(lián)系。

2、排列方法

在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

同一事由內(nèi)的歸檔文件排列：

同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡單的方法是按文件形成時間先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。

不同事由內(nèi)的歸檔文件排列：

按形成時間的先后順續(xù)進(jìn)行排列

按事由的重要程度進(jìn)行排列

按事由具有的共同屬性分別集中排列

《規(guī)則》強(qiáng)調(diào)指出，“會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列”。這里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此間聯(lián)系比較松散，但這些事由間則有著較密切的聯(lián)系。例如一次會議往往包括許多事由，它們形成的文件在時間上可能跨度很大，但表現(xiàn)出較強(qiáng)的系統(tǒng)性，利用時需要相互參照、查證，集中排列更方便檢索。統(tǒng)計報表、內(nèi)部刊物等在形式上較為特殊，成套利用的情況也較普遍，因此也宜于集中排列。

第四步：歸檔文件編號

1、件號

室編件號：

歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)的排列順序號

在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件的排列順序從“1”開始標(biāo)注

館編件號（進(jìn)檔案館后由檔案館統(tǒng)一編制）

2、編號項目

必備項目：

全宗號：檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號

年度：歸檔文件形成年度。采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2001

保管期限：分為永久、長期、短期3種，填寫時采用簡稱（永、長、短）或代碼（Y、C、D）

件號：室編件號

選擇項目：

機(jī)構(gòu)（問題）

各單位檔案部門可設(shè)置其他一些選擇項目

3、蓋章

歸檔章的項目：

全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、室編件號、館編件號

歸檔章格式

長45mm,寬16mm，等分成6小塊          

帶*號為可選項

實際填寫為：

蓋章位置：

首頁上端空白處，不要蓋在文字上

第五步：歸檔文件的編目

依據(jù)分類方案和室編件號編制歸檔文件目錄

1、歸檔文件目錄的項目

件號：檔案室填寫室編件號

責(zé)任者：填寫全稱或通用簡稱，如：大連市檔案局

如文件未注明責(zé)任者，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫

文號：即發(fā)文的字號，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成，如：大檔發(fā)[2005]24號

題名：即文件標(biāo)題。是重要的檢索途徑。完整的題名由責(zé)任者、問題、文種3部分組成，如：國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知

正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般不錄。并列題名，需要時可一并抄錄。文件的附件，如需要可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（   ）”，如：關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）

    題名應(yīng)全面揭示文件內(nèi)容，如不能，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充，并在新加內(nèi)容外加“[   ]”，如：大連市檔案局通報，重新擬寫為：大連市檔案局[關(guān)于市直機(jī)關(guān)達(dá)標(biāo)升級情況]的通報

日期：即文件的形成時間（文件的落款時間）。標(biāo)注為8位阿拉伯?dāng)?shù)字，如2005年7月10日，標(biāo)注為20050710，填寫目錄時，一般填寫成二行，即：2005

                                                              0710

頁數(shù)：一件文件的總頁數(shù)，文件中有圖文的即為一頁，空白頁不計

備注：填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明情況，包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀情況。如情況較多時，可在備注中加“*”，在備考表中填寫具體內(nèi)容。

2、歸檔文件目錄的格式

歸檔文件目錄

                                          機(jī)構(gòu)：辦公室

歸檔文件目錄應(yīng)單獨裝訂成冊并編制封面，封面如圖：

第六步：裝盒

1、裝盒要求

按件號先后順序裝盒

與歸檔文件目錄相應(yīng)的條目順序一致

不同年度的不能放入同一檔案盒

不同保管期限的不能放入同一檔案盒

不同機(jī)構(gòu)（問題）的不能放入同一檔案盒

嚴(yán)格按件號的先后順序裝入檔案盒

2、檔案盒格式

長310mm、寬220mm、厚度20mm、30mm、40mm

檔案盒封面

盒脊                 

3、備考表

放在所有文件的最后，對盒內(nèi)文件情況進(jìn)行說明，包括下列內(nèi)容

盒內(nèi)文件情況說明：文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況；整理工作完畢后文件的修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；目錄備注項中填寫不下的內(nèi)容。

整理人：填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名。

檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。

備考表：