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Access 2003 提供了一組功能強(qiáng)大的工具，用于快速建立完整的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。由于 Access 支持基于窗體的豐富用戶界面，并可以訪問多種數(shù)據(jù)源（包括 Microsoft SQL Server™ 2000）中的數(shù)據(jù)并對其進(jìn)行操作，所以它是適合各種業(yè)務(wù)自動(dòng)化和報(bào)表需求的理想解決方案。

不過，Access 并不是唯一支持基于窗體的客戶端開發(fā)的 Microsoft Office System 產(chǎn)品。Microsoft Office InfoPath™ 2003 是一種新推出的 Microsoft Office System 程序，工作組和組織可以使用該程序輕松地創(chuàng)建和使用豐富的動(dòng)態(tài)窗體。與 Access 不同，InfoPath 主要側(cè)重于收集數(shù)據(jù)，而不是存儲(chǔ)或報(bào)告數(shù)據(jù)。使用 InfoPath 創(chuàng)建的窗體可以與 Access 或 SQL Server 數(shù)據(jù)庫方便地進(jìn)行集成，或通過 Web 服務(wù)與支持 XML 的任何其他后端系統(tǒng)進(jìn)行集成。另外，您還可以使用 InfoPath 創(chuàng)建基于窗體的解決方案，將窗體分別保存到服務(wù)器或 Microsoft Windows® SharePoint™ Services 窗體庫中。

如果您的解決方案需要使用數(shù)據(jù)庫，InfoPath 并不取代數(shù)據(jù)庫 — 而是提供靈活的前端系統(tǒng)，可以直接（對于 Access 和 SQL Server）或通過 Web 服務(wù)與數(shù)據(jù)庫連接。如果您的解決方案不需要使用數(shù)據(jù)庫 — 例如，如果您希望建立一個(gè)解決方案，允許用戶通過電子郵件互相發(fā)送窗體，或者使用 SharePoint 窗體庫保存和合并窗體，InfoPath 也是一種很好的候選方案。在這種情況下，窗體中的數(shù)據(jù)將被保存為單獨(dú)的 XML 文件。

通過使用 Access 或 InfoPath，您可以：

• 創(chuàng)建豐富的圖形窗體以添加、編輯、刪除或查看數(shù)據(jù)。
• 直接連接到外部數(shù)據(jù)源。
• 在窗體中使用一系列圖形控件。
• 打印窗體或窗體設(shè)計(jì)。
• 利用數(shù)據(jù)驗(yàn)證規(guī)則確保窗體中輸入數(shù)據(jù)的正確性。
• 以 XML 格式導(dǎo)出或保存窗體數(shù)據(jù)。

使用這兩種產(chǎn)品，您都可以創(chuàng)建豐富的動(dòng)態(tài)客戶端體驗(yàn)。因?yàn)?InfoPath 支持創(chuàng)建功能豐富的基于窗體的界面，并且由于它支持從 SQL Server 以及 Access 的本機(jī)數(shù)據(jù)庫格式訪問數(shù)據(jù)，所以您可能希望了解哪一種產(chǎn)品最能滿足您的業(yè)務(wù)自動(dòng)化需求。

在本文中，我們將提供一些常規(guī)的指導(dǎo)性說明，幫助您做出正確的選擇。

Access 的主要不同點(diǎn)：數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和報(bào)告

根據(jù) Access 和 InfoPath 之間的一些主要不同點(diǎn)來衡量您的需求不失為一種很好的方法。第一點(diǎn)（也是最重要的一點(diǎn)），Access 是用于創(chuàng)建基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理的解決方案的平臺，而 InfoPath 則是使用 XML 建立基于窗體的數(shù)據(jù)輸入和編輯解決方案。

這意味著 Access 主要側(cè)重于數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、檢索和報(bào)告。Access 將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在基于主題的表中；數(shù)據(jù)本身由數(shù)據(jù)庫引擎管理，該引擎可以檢索信息并實(shí)施用來確保數(shù)據(jù)完整性的規(guī)則。默認(rèn)情況下，Access 將使用 Microsoft Jet 數(shù)據(jù)庫引擎。

大多數(shù)基于窗體的應(yīng)用程序在輸入數(shù)據(jù)后都需要具備存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的功能。在 Access 中，輸入到窗體中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫表中。在創(chuàng)建窗體前，您應(yīng)仔細(xì)考慮數(shù)據(jù)庫的各項(xiàng)功能并相應(yīng)地進(jìn)行設(shè)計(jì)。當(dāng)使用 InfoPath 作為數(shù)據(jù)庫的前端系統(tǒng)時(shí)，這一點(diǎn)對于 InfoPath 來說也是至關(guān)重要的。對于不需要使用數(shù)據(jù)庫的解決方案，InfoPath 將自動(dòng)為窗體中的控件生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)源。例如，如果您在窗體的重復(fù)節(jié)（用戶通過重復(fù)節(jié)可以在填寫窗體的同時(shí)添加其他控件組）中添加日期選取器和文本框控件，數(shù)據(jù)源將由重復(fù)組中的兩個(gè)字段組成 — 一個(gè)字段的數(shù)據(jù)類型是“日期”，另一個(gè)字段的數(shù)據(jù)類型是“字符串”。

報(bào)表生成是需要考慮的另外一個(gè)方面。許多應(yīng)用程序都需要使用匯總和打印銷售數(shù)據(jù)或按地區(qū)或地域?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行分組的功能。實(shí)際上，大多數(shù) Access 應(yīng)用程序都需要利用該功能生成打印報(bào)表。通過 Access 中的報(bào)表設(shè)計(jì)功能，您可以輕松地創(chuàng)建具有圖形并能執(zhí)行計(jì)算的高級多級報(bào)表。例如，您可以使用它來組織并打印產(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)，以用于正式的演示活動(dòng)。由于 InfoPath 不具備報(bào)表功能，所以您需要使用其他程序（如 Access 或 Microsoft Office Excel 2003）生成報(bào)表。

如果正在進(jìn)行復(fù)雜的商業(yè)分析，您可能需要?jiǎng)?chuàng)建自定義查詢，從多個(gè)表中收集信息，或可能需要查詢數(shù)據(jù)庫以創(chuàng)建特定供應(yīng)商的所有產(chǎn)品的列表。InfoPath 允許您通過在窗體中提供示例值來進(jìn)行查詢，但是該程序?qū)嶋H上并不是專門針對復(fù)雜的自定義查詢而設(shè)計(jì)的。相反，Access 包含豐富的圖形查詢設(shè)計(jì)界面，您可以在表之間拖放連接，或使用 SQL 命令快速建立自定義查詢。

InfoPath 的主要不同點(diǎn)：數(shù)據(jù)收集、窗體設(shè)計(jì)和 XML 支持

InfoPath 主要用于建立和填寫窗體以收集數(shù)據(jù)。InfoPath 不能取代解決方案中的數(shù)據(jù)庫；更確切地說，InfoPath 只是便于與現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫直接（對于 Access 和 SQL Server）或間接（通過 Web 服務(wù)）地集成數(shù)據(jù)收集功能。另外，您還可以使用 InfoPath 建立解決方案，將窗體保存到 SharePoint 窗體庫或文件共享中。如果您的數(shù)據(jù)需要使用數(shù)據(jù)庫解決方案（即需要表之間具有一對多關(guān)系的基于記錄的數(shù)據(jù)），InfoPath 可以用作此類解決方案的前端系統(tǒng)。

對于不需要使用數(shù)據(jù)庫的解決方案，InfoPath 將基于窗體設(shè)計(jì)自動(dòng)為您推斷設(shè)計(jì)方案并生成 XML 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。如果您認(rèn)為這意味著 InfoPath 可能更適用于相對簡單的窗體自動(dòng)化任務(wù)，事實(shí)上的確如此。如果您需要部門級的應(yīng)用程序，其中的數(shù)據(jù)可能被許多應(yīng)用程序訪問，則最好選擇單獨(dú)使用 Access 或與 InfoPath 一起使用 Access。

InfoPath 基于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的可擴(kuò)展標(biāo)記語言 (XML)，這使得它非常適合與需要以 XML 格式共享數(shù)據(jù)的應(yīng)用程序進(jìn)行集成。在您設(shè)計(jì)窗體時(shí)，InfoPath 將創(chuàng)建一個(gè)窗體模板 (.xsn) 文件，這是一種擴(kuò)展名為 .xsn 的 Cabinet (.cab) 文件。.xsn 文件包含標(biāo)準(zhǔn)的 XML 文件，如 XML 架構(gòu) (XSD) 文件和 XSL 轉(zhuǎn)換 (XSLT) 文件。當(dāng)用戶在 InfoPath 中填寫窗體時(shí)，該窗體中的數(shù)據(jù)將以 XML 格式保存或提交。這便于組織在其他地方（可能是基于 XML 的現(xiàn)有過程，如開支報(bào)告過程）重復(fù)使用這些數(shù)據(jù)。

另外，您還可以基于組織已經(jīng)使用的 XML 文件設(shè)計(jì)窗體。例如，如果您的組織的采購訂單使用特定的 XML 架構(gòu) (.xsd) 文件，您可以基于該 .xsd 文件設(shè)計(jì) InfoPath 采購訂單窗體。

Access 的優(yōu)點(diǎn)

使用 Access，您可以：

• 允許多種類型的應(yīng)用程序訪問您的數(shù)據(jù)庫，并可以自動(dòng)實(shí)施隨同數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的規(guī)則。
• 創(chuàng)建多用戶部門級或工作組級的應(yīng)用程序。
• 使用一個(gè)應(yīng)用程序從多個(gè)數(shù)據(jù)源中收集數(shù)據(jù)，以用于報(bào)告或打印。例如，您可能希望聯(lián)接幾個(gè)表中的信息，以用作報(bào)表的數(shù)據(jù)來源。
• 在日后添加其他表。
• 創(chuàng)建復(fù)雜的特別查詢。例如，如果您經(jīng)常需要聯(lián)接數(shù)據(jù)庫內(nèi)存儲(chǔ)的多個(gè)表中的信息，以進(jìn)行特別分析，請選用 Access。
• 創(chuàng)建可以使用多個(gè)節(jié)和多種分組級別的打印業(yè)務(wù)報(bào)表。例如，如果您需要按分支機(jī)構(gòu)、地區(qū)和區(qū)域列出并匯總訂單，請選用 Access。
• 使用以 Visual Basic for Applications (VBA) 編程語言編寫的現(xiàn)有代碼庫。
• 部署數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行時(shí)版本，該版本不需要用戶安裝 Access。
• 創(chuàng)建簡單的 Web 應(yīng)用程序，以在 Intranet 上顯示或編輯數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。使用 Access 可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)訪問頁。數(shù)據(jù)訪問頁是一種直接連接到數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)的網(wǎng)頁。您可以使用這些網(wǎng)頁通過 Microsoft Internet Explorer 查看、編輯、更新、刪除、篩選數(shù)據(jù)庫中的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)并對其進(jìn)行分組和排序。

InfoPath 的優(yōu)點(diǎn)

使用 InfoPath，您可以：

• 允許用戶在脫機(jī)模式（未連接網(wǎng)絡(luò)時(shí)）下填寫窗體，以后再提交數(shù)據(jù)。
• 創(chuàng)建基于窗體的解決方案，用于可以收集數(shù)據(jù)并將每個(gè)窗體存儲(chǔ)為單獨(dú)的 XML 文件。
• 從多個(gè)數(shù)據(jù)源收集數(shù)據(jù)，在同一窗體中進(jìn)行查看和編輯。
• 將窗體直接保存到 Windows SharePoint Services 窗體庫中。
• 創(chuàng)建用戶可以互相通過電子郵件發(fā)送的窗體。
• 創(chuàng)建連接到 Access 或 SQL Server 數(shù)據(jù)庫的窗體，而無需進(jìn)行編程。
• 創(chuàng)建連接到 Web 服務(wù)的窗體，而無需進(jìn)行編程。
• 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有紙質(zhì)表單的自動(dòng)化操作，而無需創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫或進(jìn)行編程。
• 基于現(xiàn)有 XML 架構(gòu)創(chuàng)建窗體。
• 在 XML 窗體中使用結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以簡化業(yè)務(wù)過程和工作流程，或者與 Microsoft Biztalk® Server 2004 進(jìn)行集成。
• 創(chuàng)建具有一對多關(guān)系的窗體，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有手動(dòng)過程的自動(dòng)化操作，或添加到不使用 Access 的現(xiàn)有應(yīng)用程序。

組合使用 InfoPath 和 Access

在解決方案中可以結(jié)合 InfoPath 和 Access 的優(yōu)點(diǎn)，將 InfoPath 用作 Access 數(shù)據(jù)庫的基于窗體的前端系統(tǒng)。

組合使用 InfoPath 和 Access 可以提供一種在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)并允許用戶脫機(jī)填寫窗體的解決方案，使得連接各種數(shù)據(jù)源、利用 Web 服務(wù)以及支持不同的工作流程方案（如通過電子郵件多次提交和發(fā)送窗體等）更加方便。

您可以將 InfoPath 窗體連接到 Access 數(shù)據(jù)庫，用作主要數(shù)據(jù)源（當(dāng)希望編輯數(shù)據(jù)庫中的記錄以及向數(shù)據(jù)庫中添加記錄時(shí)）或用作輔助數(shù)據(jù)源（例如，當(dāng)需要填寫列表框中的選項(xiàng)時(shí)）。在這兩種情況中，創(chuàng)建連接都十分簡單：使用 InfoPath 中的向?qū)?，您可以指定您的窗體要使用的數(shù)據(jù)庫中的表和查詢。InfoPath 隨后會(huì)基于該數(shù)據(jù)庫（包括表之間的關(guān)系、所有數(shù)據(jù)驗(yàn)證規(guī)則和列的數(shù)據(jù)類型）自動(dòng)創(chuàng)建窗體。

您的用戶隨后可以使用 InfoPath 窗體查詢數(shù)據(jù)庫中的記錄、修改這些記錄，并添加新記錄。因?yàn)樵摯绑w既可以將數(shù)據(jù)提交給 Access 數(shù)據(jù)庫，本身又可以另存為獨(dú)立的 XML 文件，所以用戶可以在脫機(jī)時(shí)填寫窗體，以后聯(lián)機(jī)時(shí)再提交數(shù)據(jù)。

有關(guān)組合使用 InfoPath 和 Access 的詳細(xì)信息，請參閱以下文章：

使用指南：將 InfoPath 表單連接到 Access 數(shù)據(jù)庫

設(shè)計(jì)連接到數(shù)據(jù)庫的表單

案例分析：National Clinical Research（英文）

案例分析：Commercial and Industrial Design Co.（英文）