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歸檔文件整理五十問
　　歸檔文件整理五十問
1、如何保存文件正本與不同稿本？
同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。對于只需保留定稿和正本的文件來說，計算機打印的定稿，如與正本一樣，即領導通過口頭修改而沒有筆頭修改的，可以只保存正本和發(fā)文稿紙，不必再保存定稿，以避免重復。

　　2、如何保存正文與附件？

　　附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數字，正文批準或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數量較多或太厚不易裝訂時，也可各為一件。對于一些非本單位形成、卻是正文的必要補充的文件，例如，具有審批權力的部門，在審批項目時需要申報單位上報的資格證明、單位情況介紹等復印件，這些材料是做出審批決定的依據，可以作為審批決定的附件。再如，本單位向計劃部門申報項目的文件，往往帶有包括項目說明、論證材料、計劃書、相關財務文件等在內的很多文件，雖然是本單位形成的，檔案里已經保存了，但由于比較分散，也可以作為申報文件的附件，以便于今后利用。

　　3、如何保存正文與文件處理單？

　　文書處理較規(guī)范的機關，文件在運轉過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件。

　　4、什么是需要復制的文件？

　　對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些復制件應與原件作為一件。

　　5、怎樣保存轉發(fā)文與被轉發(fā)文？

　　轉發(fā)文與被轉發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件。

　　6、怎樣保存組織關系介紹信、各種審批表等文件？

　　組織關系介紹信、各種審批表(離退休審批表、表彰獎勵審批表)等內容都相對完整，各單位可根據本單位情況保存。如果數量少，可以一份作為一件。如果數量多，可以幾份文件作為一件，但要有一定的規(guī)律，例如文件產生月份相同的作為一件，或單位性質相似的作為一件。需要注意的是，如果多份文件作為一件保存，在填寫文件題名時除填寫文件名稱如組織組織關系介紹信、離退休審批表外，必須加注“[ ]”，在“[ ]”內逐個揭示文件所涉及到的人員姓名、單位名稱，以便計算機能夠直接檢索。

　　7、怎樣保存來文與復文？

　　“來文與復文”是對聯(lián)系密切的來往性質的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復文”，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等等，根據檢索需要的不同，如果來文和復文產生在同一年，可以作為一件。如果來文與復文產生在不同年度，也可以分別各作為一件，故《細則》中采用“可為一件”的表述方式。需要注意的是，來文與復文“為一件”時實體上要裝訂在一起，填寫文件題名時要把兩個文件一起注明。

　　8、什么樣的文件需要修裱？

　　歸檔文件材料由于使用不當，可能產生文件材料被損、局部殘缺等現(xiàn)象。這類文件在裝訂前需要進行修裱。修裱是指使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行“修補”或“托裱”，以恢復文件的原有面貌，增加強度，延長壽命。其中，修補主要針對一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，包括補缺和托補；托裱是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。需要往意的是；由于《細則》遵循盡量保持文件原貌的思想，立卷時修裱的一些工作內容已無意義，例如為方便裝訂成卷而對裝訂邊狹小的文件加邊，將幅面過小或不規(guī)則的文件粘貼在其他紙張上等。此外，修裱工作主要針對有重要保存價值的歸檔文件，無需移交進館的檔案一般保持原貌即可。

　　9、如何判斷字跡材料的耐久性？

　　復制字跡模糊或易褪變的文件檔案字跡材料的耐久性是關系到檔案壽命長短的重要因素。檔案字跡材料發(fā)生褪變，如褪色、擴散等而變得模糊不清時，就會影響檔案的利用。決定檔案字跡材料耐久性的因素包括字跡色素成分和字跡轉移固定方式。在環(huán)境條件相同時，一般來說，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結膜為轉移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等；比較耐久的是以顏料為色素成分，以結膜或吸收方式轉移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍黑墨水、印泥等；不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，加純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆油、印油等，或者以粘附為轉移固定方式的字跡材料，如鉛筆。對字跡模糊或易退變的文件，目前一般采用復印的方式進行復制。比如傳真件字跡耐久性差，須復制后才能歸檔。但復印件本身也存在耐久性方面的問題，如易粘連等，需要采取一定措施加以防范。為減少復印件粘連的機率，復印時墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復櫻

　　10、怎樣折疊超大紙？

　　《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》對公文用紙幅面規(guī)格都有明確規(guī)定，即A4型。實際工作中，某些特殊形式的文件，如報表、圖樣等，紙張幅面大于上述兩種規(guī)格。由于檔案盒尺寸是按照A4紙張的大小設計的，為方便將來文件裝盒，就需要對超大紙張加以折疊。折疊的操作要求比較簡單，但要注意盡量減少折疊次數，同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外。此外文件頁數較多時，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

　　11、裝訂時是否必須去除金屬裝訂物？

　　是否需要去除金屬裝訂物，可以視具體情況靈活掌握。一般來說，由于氣候比較干燥，機關檔案室在具備較好庫房條件的情況下，對不需要移交進館的檔案可以不拆釘。此外，對于裝打成冊不便拆釘的刊物、書籍等，由于金屬裝訂物已經嚴密封裝在其中，拆訂會嚴重損害原貌，此時可不再拆訂重裝。但對于需要永久保存的歸檔文件來說，必須去除易銹蝕的金屬物，，如訂書釘、曲別針、大頭針等，以避免對檔案潛在的危害。因為這些金屬物其材質以鐵、鋁等化學性質活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。

　　12、一件文件如何確定排列順序？

　　《細則》規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復制件、來文與復文等也可作為一件，因此裝訂前首先必須對它們進行排序。一般來說順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后。漢文本在前，少數民放文字文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。文件處理單和發(fā)文稿紙可放在正本的后面。

　　13、裝訂時怎樣對齊？

　　裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。一般來說，采用左上裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。

　　14、怎樣選擇裝訂方式和裝訂用品？

　　對于裝訂方式和裝訂用品的選擇，《細則》中并未進行統(tǒng)一規(guī)定，只提出“裝訂材料應符合檔案保護要求”。這是因為件的裝訂有許多可能的方式和用品，在沒有明顯優(yōu)劣的情況下，簡單地加以規(guī)定，反而會限制機關檔案室的選擇。具體選擇時應考慮到以下要求：（1）符合檔案保護的要求。裝訂用品必須對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命，裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌。(2)選用裝訂用品應盡量降低成本，裝訂方式應簡便易行。具體方法有線裝法、變形材料裝訂法、粘接式、穿孔式、鉚接式等裝訂方法。裝訂方式和用品各有利弊，因此在同一機關檔案部門，應保持裝訂方式的統(tǒng)一，以確保檔案的安全。下面簡要介紹幾種方法，供各單位選擇。

　　15、什么是線裝法？

　　線裝法。從檔案保護的角度講，線裝無疑是最好的選擇。但除了較厚的文件，“三孔一線”的裝訂方法已不再適用于文件級整理。現(xiàn)有的常見做法是使用縫紉機在文件左上角或左側軋邊，但這種方式存在針腳過密、易造成紙頁從裝訂處折斷的問題，設備成本也相對較高。此外也有在文件左上角或在側穿針打結的，但操作比較繁瑣，一般不采用。

　　16、什么是變形材料裝訂法？

　　此方法比較簡單，但對材質必須有較高要求。金屬制品，如不銹鋼夾、燕尾夾等，必須采用質地優(yōu)良的不銹鋼制品，同時考慮檔案室?guī)旆康谋９軛l件；塑料制品則必須有足夠強度，以免年久斷裂。要注意，使用金屬裝訂材料的歸檔文件材料，不能使用微波設備進行消毒，否則可能引起火災。

　　17、為何不選用其它方法？

　　粘接式裝訂法一般采用漿糊及膠水粘貼的辦法，成本較低。但這種方式存在可逆性差、復印及掃描時不能拆除的缺點，材料的可靠性也有待進一步改善。還有使用熱熔膠封裝的辦法，但由于成本較高不易推廣。穿孔式、鉚接式裝訂法對文件的破壞性比較強，所以一般不采用。

　　18、如何理解”來文與復文可為一件”？

　　來文和復文從嚴格意義上講完全是兩個不同的責任者產生在兩個單位的兩個獨立文件，應該是各為一件，但由于內容所指的問題相同，又存在著因果的邏輯關系，特別是在利用時往往需要相互印證。在歸檔文件整理中，絕大部分歸檔文件是以自然件（即單份文件）的形式出現(xiàn)，而需要重新界定的“件”，只是為了方使整理和利用的需要采用的一種補充形式。實際操作中，界定“件”，既要有原則性，又要有靈活性，兼顧到簡化整理與便于檢索。例如，各單位在實際工作中經常產生向上級的請示、報告和平行機關的協(xié)商函件，這些文件發(fā)出后往往難以確定這些機關是否復文或復文的時間，因此，外機關的來文與本機關的復文作為一件，本機關向同級或上級機關的去文與這些機關的復文可以各為一件，這就是對《細則》精神的一種很好的掌握。

　　19、是否可以將同一事由的若干文件作為一份主要文件的附件來處理？

　　不能。這種做法雖然使整理工作簡化了，但卻給將來的檢索利用設置了障礙。例如，將某下屬單位申請某項專業(yè)經費的請示、該局的批復和局內承辦部門的經辦過程文件作為一件裝訂在一起。試想，如果將來利用者只想查看關于這項經費申請工作的經辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，從而違背深化檢索的目的。所以這種做法應該避免。

　　20、怎樣選用適合本單位的分類方法？

　　《細則》推薦使用“年度－保管期限”或“年度－機構(問題)－保管期限”，各單位可根據本單位實際情況，選用其中的一種。一般來說，在文件形成量較大、科室設置較多的機關，文件一般由各文書處理部門分工整理歸檔，宜選用“年度－機構(問題)－保管期限”分類法。文件形成量相對較少、科室設置較少的機關，一般宜采用“年度－保管期限”分類法。

　　21、怎樣理解“年度－機構(問題)－保管期限”？

　　“年度一機構(問題)一保管期限“分類法即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機構或問題分類，再在組織機構或問題下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內部機構雖有變化但不復雜的立檔單位。采用此種分類方法，在庫房排架時，每年形成的檔案按機構序列依次上架，不必預先留空，也避免了倒架，庫房管理非常方便。同時，可將一個年度內同一機構形成的文件，按保管期限的不同依次排列在一起，更便于實體查閱。此方法適用于推行部門整理歸檔的機關單位。

　　此時分類方案為：

　　年度機構保管期限件號

　　1995年辦公室永久 1、2、3……

　　長期 1、2、3……

　　短期 1、2、3……

　　業(yè)務一處永久 1、2、3……

　　長期 1、2、3……

　　短期 1、2、3……

　　上述工作形成的全部歸檔文件，原則上應在工作結束年即2003年一并整理歸檔。在分類時，將這些文件全部歸入2003年這一年度，將來在檔案案管理和提供利用時，可在工作結束年的檔案中找到該項工作形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。但對此也不能機械理解，要同時考慮機關文件歸檔制度和這項工作每年的文件形成量。如果機關文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散到5個年度內歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應掌握同一尺度，保證查找時的方便。此外，如果這項工作每年的文件形成量較大，如果不及時歸檔就有可能會影響到這些文件的齊全完整并加大平時管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個年度內歸檔。

　　28、為什么排列時要遵循事由原則？

　　事由原則對歸檔文件的排列，《細則》強調了“事由原則”，即同一事由的相關文件應當排列在一起。這里的事由是一個比較原則性的概念，可以是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等等。通過界定“事由”，使密切相關、參照性強的文件從實體上相對集中；可以進一步體現(xiàn)出最低一級類目內歸檔文件之間的有機聯(lián)系，方便檢索利用。事由的界定可以有較大的靈活性。由于事由的概念既簡單又靈活。一件具體的事、一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等等都可以看作一個事由，所以以事由為單位排列歸檔文件，既順應工作活動的自然流程，易于理解和掌握，又能集中反映事由的全貌，滿足了利用的需要，例如：請示或報告，批復收到后，就可視為事由辦理完畢；一項工程、一次活動或一次會議，可以視為一個事由；一項工作如果辦理時間長需要跨年度，為了及時歸檔，也可以按不同階段分為幾個事由；一次會議，也可以分為籌備、開幕、不同議程、閉幕等幾個事由。事由的具體劃分尺度，由整理者根據辦理時間的長短、形成文件的數量以及文書處理程序的不同等，本著便于整理和利用的原則自行掌握。按公文辦理過程的先后順序，將同一事由形成的文件排列在一起，可以客觀地反映出某一事由的發(fā)生、發(fā)展、結束的全過程，反映出這些文件之間的客觀聯(lián)系。文件間在同一具體事件上的這種有機聯(lián)系，對充分體現(xiàn)文件的價值，尤其是憑證價值是十分必要的；而這種有機的歷史聯(lián)系是現(xiàn)有條件下任何人工智能都無法模擬的。如果不是人為在文件形成過程中加以記錄或描述，或在信息整序過程中加以處理（將同一事由的文件排列在一起），那么隨著時間的推移，這種歷史聯(lián)系就根本不可能保持住或檢索出來。從實際工作著，歸檔文件的排列，直接影響到目錄檢索和實體存取工作。

　　29、怎樣理解最低一級類目？

　　《細則》中規(guī)定：“在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。”這里的“最低一級類目”，是指分類時所確定的類目體系中設在最低一級的類目，例如按照“年度一機構一保管期限”分類，“保管期限”即為最低一級類目。

　　30、如何排列文件？

　　排列的實際操作可分為兩步，即先按照事由原則，將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列。

　　31、同一事由內歸檔文件如何排列？

　　同一事由內歸檔文件的排列，最簡單的方法是按文件形成時間的先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相對重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。同一事由的歸檔文件只有經過進一步的系統(tǒng)排列，才能更好地反映歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，體現(xiàn)事情的前因后果，從而滿足利用者的利用需要。例如，如果將有關某干部的處分決定、該干部的自述材和本局的調查材料、本局要求公安機關協(xié)助的函、群眾舉報信、局長辦公會的會議記錄、有關領導對該案的批示等等，既不按案件處理過程(時間)順序排列，也不按歸檔文件的重要程度排列，只是一種非常隨意的放置，這種放置看不到事情的處理過程，不利于檔案管理和提供利用的工作。因此，同一事由的文件排列在一起時，必須體現(xiàn)時間或重要程度等順序。

　　43、是否可以以每盒為單位流水編制件號？

　　不可以。《細則》規(guī)定，室編件號應在最低一級類目內流水編制，這樣既能使編制方法自然、簡單，也便于進行類內歸檔文件數量統(tǒng)計等工作。先編盒號再編流水件號的做法，使得件號必須與盒號配合才能實現(xiàn)文件調用后的歸位。這樣，既增加了編號層次，又增加了檢索層次。而增加這些步驟對實現(xiàn)歸檔文件的有效檢索完全是多余的，完全違背了文書立卷改革“簡化、高效”的原則，因此《細則》將其排除在外。

　　44、成套文件是否也需要逐一填寫歸檔文件目錄？

　　是的。會議文件、報表、刊物等成套文件也必須和其他歸檔文件一樣逐一填寫歸檔文件目錄。因為成套文件也是逐件加蓋歸檔章的，因此按照編目原則，填寫歸檔文件目錄時也必須逐一填寫。具體編目時，由于成套文件的題名大都相似，難以準確揭示具體文件的內容，填寫時應根據文件內容重擬標題，加括號附于原標題后，以方便檔案的查找利用。例如，“XX工作會議文件之一”后應加上“XXX同志在會議開幕式上的講話”字樣。又如：“簡報第三期”后應加入“關于XXX活動情況的報道”字樣。

　　45、歸檔文件目錄除集中裝訂成冊外，還需要分別在檔案盒中放置嗎？

　　按照《細則》的制定思想：檔案盒只是歸檔文件的保管裝具，而不再是一級整理單位。提供利用時，檔案人員是根據歸檔文件目錄按照“全宗、年度、保管期限、機構（問題）、件號”的順序確定所需檔案的位置后，再按照盒脊上的起止件號找到相應檔案盒需要抽取的實體。由此可見，在每盒內設置“卷內文件目錄”，對檢索并無意義，因此，《細則》沒有要求在盒內放置目錄。但如果認為管理時確有必要，也可由機關自行規(guī)定。

　　46、歸檔文件目錄采用橫式還是豎式？

　　兩種都可以?！都殑t》條文中只規(guī)定了歸檔文件目錄的樣式，附圖也只是示意圖，沒有規(guī)定各欄目的詳細尺寸，也沒有規(guī)定橫式或豎式。歸檔文件目錄的具體格式，各機關單位可以根據需要，在一般格式的基礎上自行確定。只要歸檔文件目錄真實反映歸檔文件本身的原貌，目錄欄目齊全，填寫規(guī)范，其形式是橫式還是豎式都是可以的。同一立檔單位的目錄格式應保持一致，不要隨意更改，以保持美觀，并便于使用。

　　47、編制歸檔文件目錄時，對項目中的責任者如何掌握，如何體現(xiàn)承辦部門？

　　責任者是文件的署名者，但實際工作中有些由業(yè)務部門起草承辦的文件是以機關名義或辦公室的名義發(fā)出的，實行文書處理部門或業(yè)務部門整理歸檔文件的單位，這些文件發(fā)出后，存檔的文件往往就退回到承辦部門整理歸檔，承辦部門在整理歸檔文件時也習慣在“責任者”一欄填入承辦部門的名稱，這種做法是不正確的。如果需要將承辦部門作為文件的檢等情況，增加檔案提供利盡的困難。實際操作時，必須檢索依據，那么在分類的機構項上就能體現(xiàn)出來，因此責任者必須是文件的署名者，而不是承辦者。

　　48、裝盒的具體要求？

　　裝盒時應注意以下幾點：(1)不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒中。要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度裝盒并不意味著同一檔案盒內的文件都是一個年度寫成的。例如，跨年度事由形成的文件，在某一年度整理歸檔的，應放入歸檔的年度中。(2)不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒。(3)分機構(問題)的情況下，不同機構(問題)形成的歸檔材料不應放入同一檔案盒。即使形成的文件數量少，裝不滿一盒時，也不宜將其混裝入其它檔案盒，而應選用不同厚度的檔案盒來解決。

　　49、裝盒應注意的問題？

　　(1)應視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲變形受損。有時某個類目的最后幾件文件不夠裝滿一個檔案盒，應選用較薄的檔案盒。(2)檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內，只須按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒。

　　50、怎樣編制盒號？

　　盒號是指檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，歷年大流水編號，以4位數為限幾年一斷號。

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