左手職場(chǎng).右手采購(gòu)
有故事.有方法.有工具
2022年3月25日
這是2022年第029篇原創(chuàng)文章
總第462篇原創(chuàng)文章
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現(xiàn)在假設(shè)你帶領(lǐng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)，有ABC三個(gè)組。
01
集團(tuán)來(lái)了一個(gè)項(xiàng)目，該讓哪個(gè)組做呢？A組說(shuō)，上次的集團(tuán)項(xiàng)目就是我們做的，這次給別的組吧！B組說(shuō)，我們沒(méi)有專長(zhǎng)，做不了這個(gè)項(xiàng)目。C組說(shuō)，最近我們忙死了，完全沒(méi)有時(shí)間精力做這個(gè)項(xiàng)目??！
分析：缺乏全局的統(tǒng)籌。
02
到了月度匯報(bào)績(jī)效的時(shí)候了，ABC三個(gè)組分別提交了報(bào)告。你花了不少時(shí)間，一個(gè)一個(gè)的看過(guò)去之后還是很迷茫。因?yàn)槿齻€(gè)組的數(shù)據(jù)范圍不一致，數(shù)據(jù)來(lái)源不一樣，統(tǒng)計(jì)方法不一樣，計(jì)算邏輯也不一樣。更不用說(shuō)書(shū)寫(xiě)的格式，呈現(xiàn)的樣式，突出的重點(diǎn)了那就更不一樣了，這讓你很傷腦筋……
分析：缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
03
作為管理者，你很重視流程的優(yōu)化和迭代。同時(shí)，你也一直沒(méi)有找到好的方法把流程有效的管理起來(lái)。同樣一個(gè)流程，今年分給了A組，明年分給了B組，后年可能是C組。這就導(dǎo)致每次流程迭代的內(nèi)容和質(zhì)量參差不齊。
分析：缺乏運(yùn)營(yíng)的管理。
來(lái)源：walesqualitycentre
要想解決缺乏統(tǒng)籌，缺乏標(biāo)準(zhǔn)，缺乏管理這三大難題，你需要一個(gè)卓越中心。
什么是卓越中心（CoE, Center of Excellence）？
有常規(guī)的運(yùn)營(yíng)職能，負(fù)責(zé)提升自我的專業(yè)技能和知識(shí)資源，以便CoE團(tuán)隊(duì)成員可以幫助組織中的其它職能部門(mén)解決問(wèn)題和不斷改進(jìn)。
CoE的一個(gè)職能是知識(shí)管理，特別是管理那些隱性知識(shí)。這些隱性知識(shí)通過(guò)口口相傳，所以很難被記錄在技術(shù)手冊(cè)里。另外，為了適應(yīng)運(yùn)營(yíng)的要求，它需要不斷做出變化和調(diào)整。
CoE團(tuán)隊(duì)可以包含一個(gè)職能或跨職能團(tuán)隊(duì)的成員。ta們捕捉組織內(nèi)外部的知識(shí)和實(shí)踐，既可以是一個(gè)“實(shí)體團(tuán)隊(duì)”（有共同目標(biāo)，也有“實(shí)線匯報(bào)”關(guān)系），也可以是一個(gè)虛擬團(tuán)隊(duì)（有共同目標(biāo)，但是沒(méi)有“實(shí)線匯報(bào)”關(guān)系）。它是一直存在的，不應(yīng)該是項(xiàng)目式的。注：“實(shí)線匯報(bào)”是指實(shí)際關(guān)系中的上下級(jí)，通常下級(jí)在上級(jí)的團(tuán)隊(duì)里。上級(jí)對(duì)下級(jí)的角色&職責(zé)定位、目標(biāo)設(shè)定、工作分配、績(jī)效評(píng)估、工資福利、培訓(xùn)和晉升機(jī)會(huì)等等全權(quán)負(fù)責(zé)。
之所以都分享出來(lái)是想讓大家了解一下CoE的多元化定義。同時(shí)，每個(gè)定義都有我比較認(rèn)同的部分，比如以下幾點(diǎn)：
【01】提供領(lǐng)導(dǎo)力、最佳實(shí)踐、研究、支持與或培訓(xùn)的一個(gè)團(tuán)隊(duì)、共享設(shè)施或?qū)嶓w。
【02】最主要目的不是重復(fù)完成這類工作，更重要地是推動(dòng)該項(xiàng)技能能力的發(fā)展和持續(xù)卓越
【03】一旦完成了能力的獲取，就可以轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)然后交給能力中心去落地做常規(guī)執(zhí)行
【04】有常規(guī)的運(yùn)營(yíng)職能，負(fù)責(zé)提升自我的專業(yè)技能和知識(shí)資源，以便CoE團(tuán)隊(duì)成員可以幫助組織中的其它職能部門(mén)解決問(wèn)題和不斷改進(jìn)。
【05】CoE的一個(gè)職能是知識(shí)管理，特別是管理那些隱性知識(shí)。這些隱性知識(shí)通過(guò)口口相傳，所以很難被記錄在技術(shù)手冊(cè)里。另外，為了適應(yīng)運(yùn)營(yíng)的要求，它需要不斷做出變化和調(diào)整。
鑒于CoE有常規(guī)的運(yùn)營(yíng)職能，我更愿意叫它卓越運(yùn)營(yíng)中心——卓越的目標(biāo)是圍繞著運(yùn)營(yíng)展開(kāi)的。因?yàn)閼?zhàn)略是決定方向的，更多是對(duì)和錯(cuò)的問(wèn)題，談不上卓越不卓越。而運(yùn)營(yíng)決定的是每分每秒的效能，卓越與否會(huì)讓結(jié)果天差地別。
為什么我這么強(qiáng)調(diào)運(yùn)營(yíng)呢？
因?yàn)閷?duì)于任何一個(gè)組織來(lái)說(shuō)，運(yùn)營(yíng)都是必不可少的。這些運(yùn)營(yíng)工作有的是肉眼可見(jiàn)的，比如行政，物流，工程部做的工作。有些是在幕后默默做貢獻(xiàn)的，就像我們手機(jī)和電腦里的操作系統(tǒng)一樣。典型的包括采購(gòu)，IT和EHS。平時(shí)可能不會(huì)留意，但是一旦離開(kāi)了就會(huì)影響正常業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)。毫不客氣地講，運(yùn)營(yíng)工作是否有效決定了一個(gè)組織是否可以持續(xù)經(jīng)營(yíng)下去，是否高效和卓越則決定了一個(gè)組織是否可以成為一個(gè)行業(yè)的頭部。
根據(jù)我的實(shí)踐，卓越運(yùn)營(yíng)中心本質(zhì)是一個(gè)平臺(tái)。
對(duì)內(nèi)，它支持這個(gè)平臺(tái)上的各個(gè)功能團(tuán)隊(duì)的通用需求，比如主導(dǎo)制定各類政策、標(biāo)準(zhǔn)（包括SOP）、指導(dǎo)、作為唯一源提供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、報(bào)告/報(bào)表模板。同時(shí)，做具體的一些項(xiàng)目和工作（后續(xù)有舉例）
對(duì)外，它是組織的小喇叭、廣播站，負(fù)責(zé)組織對(duì)外的溝通和聯(lián)絡(luò)。同時(shí)，協(xié)調(diào)公司/集團(tuán)層面的項(xiàng)目，比如數(shù)據(jù)安全項(xiàng)目，外部盡職調(diào)查，公司參與的各種評(píng)獎(jiǎng)（比如，質(zhì)量獎(jiǎng)）和認(rèn)證（比如ISO系列，ESG等等）
下面以采購(gòu)為例，我們來(lái)梳理一下卓越運(yùn)營(yíng)中心的角色定位、工作范圍和工作職責(zé)（以下部分內(nèi)容來(lái)自我曾經(jīng)撰寫(xiě)的招聘卓越運(yùn)營(yíng)中心總監(jiān)的工作描述。根據(jù)文末指引操作后可以下載中英文雙語(yǔ)版PDF文件）
角色定位
支持所有采購(gòu)職能部門(mén)的戰(zhàn)略計(jì)劃和實(shí)施。目前的采購(gòu)職能部門(mén)包括直接物料采購(gòu)、間接物料采購(gòu)、OEM采購(gòu)、物流采購(gòu)和采購(gòu)執(zhí)行。采購(gòu)卓越中心團(tuán)隊(duì)將通過(guò)優(yōu)化流程，提供有洞察力的數(shù)據(jù)分析和報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化、市場(chǎng)情報(bào)收集研究和企業(yè)項(xiàng)目等舉措，來(lái)激發(fā)業(yè)務(wù)增長(zhǎng)并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。
工作范圍
所涉及的職責(zé)范圍包括但不限于：數(shù)據(jù)分析和報(bào)告、采購(gòu)系統(tǒng)能力持續(xù)提高、流程和程序、內(nèi)部和外部審計(jì)、業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃、市場(chǎng)情報(bào)收集和分析、合同管理和公司通用項(xiàng)目（比如數(shù)據(jù)安全保護(hù)項(xiàng)目）等等。
工作職責(zé)
利用數(shù)據(jù)分析學(xué)為企業(yè)提供價(jià)格趨勢(shì)，供需情況，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別等方面的前瞻性預(yù)測(cè)。
領(lǐng)導(dǎo)包括提高采購(gòu)系統(tǒng)能力和效率，數(shù)據(jù)管理，標(biāo)準(zhǔn)交貨周期管理，采購(gòu)報(bào)表管理和規(guī)劃，采購(gòu)知識(shí)庫(kù)管理和商業(yè)智能報(bào)告等在內(nèi)的若干采購(gòu)舉措。
推動(dòng)組織在采購(gòu)政策和程序，供應(yīng)商審批，競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)，授權(quán)下放等方面100％履行率。當(dāng)出現(xiàn)與采購(gòu)政策/流程相關(guān)的不確定性或不當(dāng)行為時(shí)，扮演內(nèi)部利益相關(guān)者的“顧問(wèn)”角色來(lái)解決問(wèn)題。
推動(dòng)采購(gòu)表格，模板，追蹤報(bào)表和文檔的標(biāo)準(zhǔn)化。
牽頭采購(gòu)內(nèi)部審計(jì)，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部審計(jì)和外部客戶審計(jì)工作。
領(lǐng)導(dǎo)并積極參與創(chuàng)新業(yè)務(wù)解決方案的創(chuàng)建，以支持采購(gòu)計(jì)劃和舉措。
不斷尋找市場(chǎng)洞察力和最佳實(shí)踐案例，將其帶回團(tuán)隊(duì)并在此方面推動(dòng)組織取得更好的績(jī)效/結(jié)果。
持續(xù)努力地提高采購(gòu)全方位的標(biāo)準(zhǔn)化和流程化，包括流程，程序，工作指導(dǎo)書(shū)，附加文件等等。
信息來(lái)源：維基百科，華為云社區(qū)，《管理服務(wù)》期刊，walesqualitycentre
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