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一、文件管理技巧

二、文本編輯技巧

三、圖片和圖形編輯技巧　

四、表格和圖表編輯技巧

五、頁面排版技巧

六、樣式和模板技巧

七、郵件和網(wǎng)頁編輯技巧

八、打印技巧

九、設(shè)置技巧

十、文檔安全和保護技巧

十一、其它技巧

1.1打開WPS文檔

在默認情況下，我們用Word打開WPS文檔時，系統(tǒng)提示打不開，這是不是就代表Office不能讀取WPS文件呢？其實不是，只要你經(jīng)過一些簡單的操作，就能達到目的，下面就是具體的方法。

在默認情況下OfficeXP并沒有安裝轉(zhuǎn)換器，我們可以在安裝時安裝WPS文件轉(zhuǎn)換器，這樣就可以打開WPS文件了。在光驅(qū)中放入OfficeXP安裝光盤，運行安裝程序，并選擇“添加或刪除功能-更改已安裝的功能或刪除指定的功能”按鈕，接著選擇“Office共享功能→轉(zhuǎn)換和過濾器→文本轉(zhuǎn)換器”中的“中文WPSFORDOS”和“中文WPS97/2000FORWindows”選項即可。這樣再在Word中單擊“文件→打開”命令時，在打開對話框中的“文件類型”中就可以看到打開“WPSDOS導(dǎo)入”和“WPS文件”兩個選項，分別對應(yīng)DOS版的WPS文件和WPS97／WPS2000/WPSOffice文件，選中文件就可以在Word中打開。

1.2顯示更多最近使用的文檔列表

Word2002在新建文檔任務(wù)窗格中顯示了你最近打開的4個文檔的列表，用這種方式可以非常輕松地打開文檔，不過你可能常常會感覺只顯示最近的4個文檔有些不夠用，想在該列表中看到第5個或更多打開過的文檔嗎？方法如下:單擊“工具→選項”命令，打開對話框，然后單擊“常規(guī)”選項卡，在“列出最近所用文件”框中指定你想在新建文檔任務(wù)窗格中顯示的最近所用文檔的數(shù)量，這個數(shù)字最高可以指定為9，單擊“確定”按鈕即可。

1.3同時打開多個文檔

方法一:單擊“文件→打開”命令下的“打開”對話框，選中要打開的多個文檔，若文檔順序相連，可以選中第一個文檔后按住Shift鍵，再用鼠標(biāo)單擊最后一個文檔，若文檔的順序不相連，可以先按住Ctrl鍵，再用鼠標(biāo)依次選定文檔;單擊“打開”按鈕即可。

方法二:在“資源管理器”中，選中要打開的多個Word文檔，按下回車鍵，系統(tǒng)會自動啟動Word2002，并將所選文檔全部打開。在選擇文檔時，如果是要選中多個連續(xù)文檔，可以按下Shift鍵再用鼠標(biāo)單擊相應(yīng)的文件名;如果要選中多個不連續(xù)文檔，就按下Ctrl鍵再用鼠標(biāo)單擊相應(yīng)的文件名。

方法三:如果文件在不同的目錄中，可以在“資源管理器”的相應(yīng)目錄中，選中要打開的文檔，按下鼠標(biāo)左鍵，將文檔拖到任務(wù)欄中的Word圖標(biāo)上（注意:此時的Word中沒有打開的文檔），所選文檔就被打開了;再找到其它目錄，用同樣方法將所選文檔拖到Word圖標(biāo)上。

1.4快速打開以前的文檔

選擇“文件”菜單，在菜單最下方會出現(xiàn)最近編輯過的4個文件名，單擊其中一項，便可快速打開相應(yīng)文檔。

1.5自動打開指定的文檔

如果希望Word每次啟動時都能自動打開某個文檔，可以通過簡單的宏命令來實現(xiàn)這個功能，方法是:

1.選擇“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制宏”對話框;

2.在“錄制宏”對話框中，在“宏名”輸入框中輸入要建立的宏的名稱，如“auto”，點擊“確定”;

3.從菜單中單擊“文件”，點擊最近打開文件列表中顯示的某一個文件名;

4.選擇“工具”菜單中的“宏”菜單項，單擊“停止錄制”命令;

5.退出Word前保存宏。

這樣當(dāng)你再次啟動Word時，它會自動加載你所選擇的那個文檔。

1.6一次保存多個打開的文件

在Word2002中想保存多篇打開的文檔，可以先按住Shift鍵，然后單擊“文件”菜單，這時原來的“保存”命令就變成了“全部保存”命令，單擊它就可以保存所有打開的Word文檔。也可以先按住Shift鍵，然后用鼠標(biāo)單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，這時“保存”按鈕的圖標(biāo)就變成“全部保存”的圖標(biāo)，松開鼠標(biāo)，即保存完畢。

1.7快速關(guān)閉多個打開文檔

你可以一次性關(guān)閉所有打開的文檔，方法是:按住Shift鍵，單擊“文件”菜單，在“文件”菜單中將出現(xiàn)“全部關(guān)閉”選項，單擊該命令即可一次性關(guān)閉所有打開的文檔，且在關(guān)閉文檔前Word將提示你保存所作的改動。

1.8快速關(guān)閉指定的多個文檔

對于打開的多個Word文檔，如果只想關(guān)閉其中的幾個文檔（不是全部關(guān)閉），可以按下Ctrl鍵再單擊任務(wù)欄上要關(guān)閉的文檔的圖標(biāo)，圖標(biāo)都呈凹下狀態(tài)，在圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“關(guān)閉組”命令，可將所選中的文檔全部關(guān)閉。

用這種方法還可以將所選文檔最小化、還原或最大化。并且此法也適用于其它的0ffice組件，如Excel、PowerPoint、Access等。

1.9快速訪問常用的文檔

“工作”菜單是Word中很少有人知道的一個重要特征，你可以使用“工作”菜單對你常用的Word文檔列表保持輕松訪問。在使用前首先要往菜單欄或工具欄上添加“工作”菜單，方法如下:

點擊“工具→自定義”命令，然后點擊“命令”選項卡，在類別框中點擊“內(nèi)置菜單”，在命令框中點擊“工作”，并把它拖到菜單欄或已顯示的工具欄上。

下面就可以使用“工作”菜單把任何打開的Word文檔添加到你的列表中，操作方法如下:

◆要想把當(dāng)前文檔添加到“工作”菜單中，點擊“工作”菜單上的“添加到工作菜單”命令。

◆要想打開“工作”菜單上的文檔，在“工作”菜單上點擊你想要打開的文檔。

◆要想把一個文檔從工作菜單中移走:按下“Ctrl+Alt+-（破折號鍵）”，你的鼠標(biāo)指針看起來將像一個大大的粗體底線，在“工作”菜單上點擊你想要移走的文檔。

1.10在屏幕上同時顯示多個文檔

單擊“窗口→全部重排”命令，這樣就會將所有打開了的但未被最小化的文檔顯示在屏幕上，每個文檔存在于一個小窗口中，而且當(dāng)前也只有標(biāo)題欄高亮顯示窗口中的那個文檔被激活，若需要切換，可在要激活的窗口的任意處單擊一下鼠標(biāo)即可。你還可以用鼠標(biāo)按住某窗口的標(biāo)題欄拖動該窗口，也可將鼠標(biāo)放在窗口邊沿上拖動鼠標(biāo)調(diào)整窗口的大小。

1.11更改Word文檔默認的存盤格式

在默認情況下，Word都將文件存為“Word文檔”格式（DOC格式），但是有時候我們出于特殊的要求，需要把文檔存為其它格式，如TXT、HTML、RTF等。把Word文檔存為其它格式非常方便，只要單擊“文件另存為”命令，然后在“保存”對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”按鈕就行了。但每次這樣做未免有些麻煩，其實，只要我們單擊“工具選項”命令，打開設(shè)置窗口，點擊“保存”標(biāo)簽，在“將Word文件保存為”下拉列表框中把默認的“Word文檔（*.doc）”改為自己想要的格式，以后每次存盤時，Word就會自動將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。

1.12快速新建Office文檔

平時大家總是按部就班地單擊“開始→程序→MicrosoftWord”來啟動Word或其它Office組件，然后按下“Ctrl+N”鍵或工具欄上的“新建”按鈕新建文件，這樣顯得有些麻煩。其實我們完全可以進入OfficeXP安裝目錄下的Officel0文件夾，找到OSA．EXE文件，右鍵單擊，選擇“發(fā)送到→桌面快捷方式”命令，在桌面上建立OSA的快捷方式。然后在這個OSA快捷方式上右鍵單擊，選擇“屬性”命令，并選擇“快捷方式”選項卡，在“目標(biāo)”命令行的最后增加“-n”參數(shù)，然后單擊“確定”即可。以后要新建Office文檔時，只要雙擊桌面上的OSA快捷方式，就會彈出“新建Office文檔”窗口，從中選擇自己喜歡的模板文件，單擊“確定”按鈕，就會以選定模板為原型新建一個Office文件了。

利用這個方法來新建Office文件較在Word2002、Excel2002等程序中新建文件要方便許多，因為有很多模板可供我們速擇。其實OSA還有一個參數(shù)，是“-f”，它表示“打開Office文件”，利用這個參數(shù)就可以快速打開Word的“打開”對話框。

1.13快速查找文件

當(dāng)我們需要查找某文件時，經(jīng)常只對內(nèi)容有個大概的印象，而記不清確切的文件名。這時可以逐個打開文件尋找，也可采取逐個查看文件摘要的方法來加快查找速度。但兩種方法都費時且費力。有沒有更快捷的辦法呢？其實Word2002提供了快速查找文件的最佳方法。只要我們單擊選擇“文件→打開”命令，然后選擇打開對話框最右邊“工具”按鈕下的“查找”命令，此時會彈出一個“搜索”對話框，填入文件中的內(nèi)容、文件類型（系統(tǒng)默認搜索帶doc擴展名的文件），并選擇搜索路徑（默認是從“我的文檔”文件夾中搜索），Word會把找到的所有文件名列隊顯示出來，雙擊它就可以打開。

1.14快速另存文件

在要保存的文檔窗口中按下F12鍵，就可以打開“另存為”對話框快速另存文件。

1.15從Word文檔中打開文檔

對于包含超鏈接對象的文檔，如果想快速打開超鏈接所指向的文檔，只需按住Ctrl鍵并單擊超鏈接文字即可打開相應(yīng)的鏈接文檔。

1.16快速保存或打開文檔

由于“快速保存”每次只保存改變過的內(nèi)容，所以用它來保存文檔最節(jié)省時間。設(shè)置啟用快速保存的方法:單擊“工具→選項”命令;在“選項”對話框中選擇“保存”標(biāo)簽，然后選中“允許快速保存”復(fù)選框即可。啟用快速保存后，可快速打開和保存文檔。

1.17快速打開新文件

在打開的Word窗口中按“Ctrl+F12”鍵，就會打開文檔“打開”對話框，選中文檔就可以快速打開新文件。

1.18快速關(guān)閉當(dāng)前文檔

如果要想關(guān)閉當(dāng)前打開的文檔，可以按“Ctrl+W”鍵，就可以立即關(guān)閉它，對于沒有保存的文檔，系統(tǒng)會提醒你進行保存。

1.19保存文檔中的部分內(nèi)容

當(dāng)我們想把文檔中的部分內(nèi)容保存下來時，可以使用Word2002中的文檔碎片的功能。在文檔中選中要保存的內(nèi)容，將其拖動到桌面上，它將自動在桌面上存為一個文檔片斷文件，當(dāng)你需要將其插入另一文檔時，直接把它從桌面上拖到插入點處即可。如果雙擊這個文檔片斷文件，可以在新窗口中打開它。

1.20啟動Word時自動打開“打開”對話框

如果在啟動Word的同時能自動打開“打開”對話框，這就會大大加快我們打開文檔的速度，提高工作效率，但Word中并沒有這個功能，要想實現(xiàn)這個目的，我們可以這樣做:

1.單擊“工具→宏→宏”命令，打開“宏”對話框;

2.在“宏名”框中輸入宏名，如“aaa”，單擊“創(chuàng)建”按鈕打開宏編輯器;

3.在“Subaaa（）”和“EndSub”之間輸入語句“Dialogs（wdDialogFileOpen.Show）”;

4.保存該宏并退回到Word2002下;

5.關(guān)閉Word，重新啟動Word，就可以直接打開“打開”對話框。

1.21快速搜索0ffice文件

我們對Windows中的搜索對話框并不陌生，不過，如果要搜索Office系列的文件，如DOC、XLS、PPT等，則可以到Office安裝目錄＼Office10文件夾下雙擊一個名為FINDER.EXE的程序，啟動后，即可看到專業(yè)的Office文件查找器，從中可以選擇查找文件的類型，有任何類型的Outlook項目、任務(wù)、便箋、文件、文件（Outlook／Exchange）、日記條目、約會與會議、聯(lián)系人、郵件，再選擇一下文件類型（默認為Office文件），在“名稱”中輸入要查找的文件名，再在“查找文宇”框中輸入要查找文件中包含的文字（這樣查找起來將會更加準(zhǔn)確），單擊“開始查找”按鈕后就可以查找到相應(yīng)的文件。雙擊查找后的文件會將它打開。

注意:利用該查找器選擇起始搜索文件夾時是可以同時選擇多個文件夾的，這一點是Windows的搜索文件功能所不具有的，而且，由于Office中文件的結(jié)構(gòu)較為特殊，用Windows的包含文字搜索功能有時往往找不出自己想要的文件，但使用這個工具卻可以很容易就查找出來，對于我們更高效地管理Office文件是很有用的。

1.22查看文件的內(nèi)容和屬性

查看的方法是:

1.單擊“打開”按鈕;

2.在“查找范圍”框中，單擊包含要查看文件的驅(qū)動器;

3.雙擊文件夾列表中的文件夾，直到打開包含所需文件的文件夾，如果文件夾列表中沒有所需文件，則可以對其進行搜索;

4.單擊選中文件，要查看文件屬性，如文件長度、創(chuàng)建日期、主題、統(tǒng)計信息、最后修改日期等，單擊“工具”按鈕中的“屬性”命令即可。

1.23快速查找打開過的文檔

日常的文件不僅數(shù)量多，而且種類也數(shù)不勝數(shù)，如果存放的位置不固定，查找的時候，就要花費大量的時間。怎么才能在一大堆文件中，準(zhǔn)確而快捷地找到所需要的Word文件呢?我們可以單擊“文件”菜單中的“打開”，或者在工具欄上直接單擊“打開”按鈕，在對話框中單擊“歷史”按鈕，在文件類型中選擇“所有Word文檔”這一項，這時你會發(fā)現(xiàn)，對話框中列舉了你所有打開過的Word文件，選中需要的文件雙擊就可以打開。

1.24快速啟動Word

方法一:單擊“開始”菜單中的“文檔”命令里的任一Word文檔即可。

方法二:用鼠標(biāo)從“我的電腦”中將Word應(yīng)用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當(dāng)前位置創(chuàng)建快捷方式”以創(chuàng)建它的快捷方式，啟動時只需單擊其快捷方式即可。

1.25給啟動Word程序建立快捷鍵

右鍵單擊“開始→程序”菜單中的“MicrosoftWord”選項，在彈出的菜單中選擇“屬性”選項，打開該快捷方式的屬性對話框，點擊“快捷方式”選項卡，在“快捷鍵”框中，你可以為其設(shè)置一個快捷鍵，如“Ctrl+Alt+W”（系統(tǒng)默認用“Ctrl+Alt”組合鍵），以后直接按下“Ctrl+Alt+W”組合鍵，即可啟動Word。

二、文本編輯技巧

1.2.1快速選擇多處不連續(xù)的文本

先選中一處文本，然后在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)在其它文本上拖拉，可以選中多處不連續(xù)的文本，并可以一次性完成被選中文本的復(fù)制（剪切）與粘貼操作。

1.2.2合并剪貼板中的內(nèi)容

單擊“視圖→任務(wù)窗格”命令，打開“任務(wù)窗格”窗口，單擊標(biāo)題欄右側(cè)的下拉按鈕，選中“剪貼板”選項，使“剪貼板”任務(wù)窗格可見。然后反復(fù)對多處文本執(zhí)行復(fù)制（剪切）操作，將多處文本復(fù)制（剪切）到剪貼板中（Word2002剪貼板最多可以容納24條復(fù)制內(nèi)容），最后將光標(biāo)移到需要粘貼的位置，可通過單擊剪貼板上相應(yīng)的條目逐一粘貼，也可按剪貼板上的“全部粘貼”按鈕，把剪貼板上的所有內(nèi)容一次性粘貼到當(dāng)前文檔。

1.2.3并排顯示文字

“雙行合一”命令本來是將選擇的兩行文字并排顯示的，其實對于一行的文本同樣適用。只需選擇一行中的文本，單擊“格式→中文版式→雙行合一”命令，按”確定“按鈕，Word就會自動將選中的文字進行切分并排顯示。

1.2.4將輸入的文字自動變成標(biāo)題

先單擊“工具→自動更正選項”命令，選擇“鍵入時自動套用格式”標(biāo)簽，在“鍵入時自動應(yīng)用”下選擇“內(nèi)置標(biāo)題樣式”，然后按“確定”按鈕?，F(xiàn)在輸入文字后連續(xù)按兩次Enter鍵就自動將輸入的文字變成標(biāo)題。

1.2.5快速打開“剪貼板”任務(wù)窗格

按下“Ctrl+C+C”鍵（即在按住Ctrl鍵的同時連按兩下字母C），可以快捷打開“剪貼板”任務(wù)窗格。

1.2.6自動更正以提高輸入速度

如果你發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)常需要輸入長單詞，就應(yīng)該考慮設(shè)置輸入快捷鍵，這樣你只需要輸入單詞的一部分，剩下的由Word來完成。例如，我想輸入“電腦報”，我只需輸入“DNB”，然后按空格鍵，Word會自動拼寫所有的單詞。

下面介紹如何設(shè)置快捷鍵:

1.單擊“工具→自動更正選項”命令，在“自動更正”選項卡中選中“鍵入時自動替換”復(fù)選框;

2.在“替換”欄中，鍵入單詞的縮寫，例如“DNB”;

3.在“替換為”一欄中，鍵入單詞的完整的拼寫，例如“電腦報”，單擊“添加”按鈕;

4.重復(fù)第2和第3步，加入新的項目，然后單擊“確定”按鈕。

現(xiàn)在你可以利用這個技巧快速地鍵入人名、科技術(shù)語，以及所有你要輸入的詞。而且，一旦你在自動更正列表中加入新的條目，在PowerPoint和Outlook也將起作用，當(dāng)然了，前提是你已經(jīng)將Word設(shè)置為你的默認的E-mail編輯器。

1.2.7快速在多個文檔間進行切換

Word2002允許我們打開多個文檔進行編輯，每個文檔都會在任務(wù)欄上顯示一個圖標(biāo)，要想切換到不同的文檔，就需要單擊任務(wù)欄中的圖標(biāo)，事實上這種切換方式并不方便，如果在工具欄上有切換文檔的按鈕那就太好啦。下面我們就來在工具欄上添加這些按鈕，單擊“工具→自定義→命令”，在類別列表中選取“所有命令”，然后在右邊的命令框中找到“NextWindow”和“PrevWindow”兩個命令，將其拖放到工具欄上，這兩個命令將分別顯示為“下一窗口”和“上一窗口”兩個按鈕，其功能就是向前和向后切換文檔，有了它們，我們就可以很方便地在文檔間進行切換了。

1.2.8快速輸入中文省略號

選擇一種通用漢字輸入法（不包括“智能五筆”和“萬能五筆”等），按住Shift鍵不放并按下主鍵盤區(qū)的數(shù)字6鍵即可快速輸入省略號。

1.2.9快速輸入間隔號

在一些中文輸入法狀態(tài)下，選擇全角，按組合鍵“Shift+2”即可。

1.2.10輸入漢字偏旁

常規(guī)方法輸入漢字容易，若想輸入漢字偏旁卻不太容易。下面我們就來看如何輸入，單擊“插入→符號”命令，在彈出的“符號”對話框中選擇“符號”選項卡，在“字體”下拉列表中選擇“普通文本”，在“子集”框中選擇“CJK統(tǒng)一漢字”，然后就可以在下面的列表中選擇你所需要的偏旁，選中之后，單擊“插入”按鈕就可以把它插入到當(dāng)前文檔中。

1.2.11快速輸入特殊符號

對于一些特殊的符號，我們可以用下面的方法輸入:

1.版權(quán)符號:按“Alt+Ctrl+C”組合鍵;

2.注冊符號:按“Alt+Ctrl+R”組合鍵;

3.商標(biāo)符號:按“Alt+Ctrl+T”組合鍵;

4.上下顛倒的“?”號:按“Shift+Alt+Ctrl+?”組合鍵即可輸入。

1.2.12插入特殊字符

單擊“插入→符號”命令，打開“符號”對話框，選擇“特殊字符”選項卡，在下面的列表中有“商標(biāo)”、“長矩線”、“版權(quán)所有”、“段落”、“小節(jié)”、“空格”等特殊字符，選中它，單擊“插入”按鈕即可。

1.2.13利用改變字體設(shè)置巧輸特殊符號

如果你想在文檔中插入一個特殊的符號，除了用插入圖片的方法外，還有一些更為簡便的方法，例如輸入一個數(shù)字“8”，將其字體設(shè)置為Wingdings，即出現(xiàn)一個鼠標(biāo)的符號。為什么會有這種方法呢？這主要是因為在字體列表中有幾種字體，如:Wingdings、Wingdings2、Wingdings3、Webdings、MSOUTLOOK，它們是定義特殊符號的，你可以試著用不同的字體，就會得到意想不到的結(jié)果。需要注意的是，不同的字體定義了不同的符號，這些符號的內(nèi)容非常豐富。知道了這個方法，以后你就可以輸入一些奇特的符號了。

1.2.14快速輸入中文數(shù)字

選擇智能ABC輸入法，要輸入“十、百、千、萬”等單位，可以在輸入i后輸入s、b、q、w，然后打回車即可。

1.2.15快速進行大小寫數(shù)字轉(zhuǎn)換

可能我們都有這樣的體會，當(dāng)文檔中有多個大寫數(shù)字或大寫金額要輸入時，一個個地輸入非常麻煩。其實，在Word2002中可以很容易地實現(xiàn)大小寫之間的轉(zhuǎn)換，只要點擊菜單“插入→數(shù)字”，在“數(shù)字”文本框中輸入需要的數(shù)字，再在“數(shù)字類型”下拉列表框中選擇需要的方式就可以了。

另外一種方法是:直接輸入阿拉伯?dāng)?shù)字（如763210），選中它們后，使用“插入→數(shù)字”命令，在彈出的“數(shù)字”對話框中，選中“數(shù)字類型”下面的“壹、貳……”項后確定，則阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換成大寫數(shù)字。反之亦然，可以把大寫數(shù)字變成小寫數(shù)字。

1.2.16用快捷鍵加快文字輸入

眾所周知，在Word中按F4鍵可以緊接著重復(fù)輸入已輸入過的內(nèi)容。但重復(fù)的內(nèi)容對于不同的輸入法略有區(qū)別:對于英文輸入，F(xiàn)4重復(fù)的是上一次使用F4鍵后所輸入的所有內(nèi)容（包括回車換行符）。而輸人中文，用微軟拼音輸入法時，選擇正確的漢字后，只要不按回車鍵，漢字下面會有虛線，整個虛線上的內(nèi)容作為一個詞條，按回車后，再按F4鍵，重復(fù)的將是整個詞條。對全拼、五筆及智能ABC輸入法，按F4鍵則重復(fù)的是上一次使用F4鍵后所輸入的所有內(nèi)容。

1.2.17快速輸入系統(tǒng)即時時間

按下“Shift+Alt+D”鍵，即可快速輸入隨系統(tǒng)時間改變而改變的即時日期（時間）。

1.2.18快速將輸入的日期定位

一般情況下，我們在起草文件時，日期都是在文件的右下角，在輸入日期后我們要手動把它調(diào)整到文檔的右邊，比較慢。利用下面的方法，只須你單擊一鍵，就能讓日期自動定位到文檔右邊。具體的操作是:單擊“工具→自動更正選項”命令，選擇“鍵入時自動套用格式”標(biāo)簽，在“鍵入時自動應(yīng)用”項目下選擇“內(nèi)置標(biāo)題樣式”，然后按“確定”按鈕。現(xiàn)在輸入日期后按Enter鍵日期就會自動移到文檔右邊指定的位置。

1.2.19快速復(fù)制文本

選中需要復(fù)制的文本，在按住Ctrl鍵的同時，按住鼠標(biāo)左鍵，將其拖放到需要的位置后松開，即可快速完成對所選文本的復(fù)制操作。

1.2.20快速輸入破折號

利用“Alt+Ctrl+Num+-（數(shù)字小鍵盤上的連接號）”組合鍵可以用來輸入破折號，而且在英文狀態(tài)下輸入的破折號中間沒有間斷，就像一條直線;在中文輸入法狀態(tài)下，可以輸入間斷的破折號。

1.2.21利用自動更正輸入特殊字符

一般情況下我們輸入字符，要打開相應(yīng)的菜單進行選擇，或者用輸入法中的軟鍵盤來進行輸入，這樣效率都比較低。實際上在Word中就提供了一個快速輸入特殊字符的方法，單擊“工具→自動更正選項”命令，打開自動更正窗口，在“自動更正”選項卡中選中“鍵入時自動替換”選項，在“替換”框中輸入用來作為替換時要輸入的單詞，如“換”;在“替換為”框中輸入要替換的特殊字符，如“★”，單擊“確定”按鈕，以后在Word中要想輸入五角星這個特殊符號時，只需輸入“換”字，Word就會自動顯示出“★”號。

1.2.22輕松輸入數(shù)學(xué)公式

“公式編輯器”是Word2002中一個十分實用的組件，利用它可以很方便地插入各種數(shù)學(xué)公式，但它是一個可選組件，在默認安裝狀態(tài)下沒有安裝，要想使用它，首先要安裝。在安裝對話框中選擇Office工具中的“公式編輯器”在本機運行就可以進行安裝了。

要利用“公式編輯器”數(shù)學(xué)公式插入特殊符號，可以執(zhí)行以下步驟:點擊菜單“插入→對象”，打開“對象”選擇窗口，在“新建”列表框中選擇“Microsoft公式3.0”，然后點擊“確定”按鈕即打開公式編輯窗口。這時我們可以看到Word的菜單欄發(fā)生了改變，工具欄消失，只有一個公式編輯器的工具欄，這時的輸入將顯示在一個虛線框內(nèi)，我們可以通過快捷鍵或用鼠標(biāo)左鍵點擊工具欄上的不同按鈕就可以輸入不同的符號和公式。輸入完畢后，可以通過點擊輸入框外的任意地方退出“公式編輯器”窗口回到Word編輯窗口，如果需要更改輸入內(nèi)容，則可以雙擊對象打開“公式編輯器”窗口修改。

1.2.23快速選中文檔中采用相同格式的文本

如果你編輯了一篇長文檔，共有40章，而且對所有的文章標(biāo)題你都使用了“標(biāo)題1”樣式?，F(xiàn)在你想選中文檔中所有的40章標(biāo)題，如果我們想對文檔中采用相同格式的文本（例如“標(biāo)題”）統(tǒng)一進行格式修改，可以采用下面的方法:

1.單擊“格式→樣式和格式”命令，打開“樣式和格式”任務(wù)窗格;

2.在文檔中，單擊想要修改的任一個標(biāo)題。此時，“樣式和格式”任務(wù)窗格中的”所選文字的格式”下將顯示該格式的描述;

3.在“樣式和格式”任務(wù)窗格中，單擊“全選”按鈕，則可選中文檔中所有與選定內(nèi)容或插入點所在文本的格式相同的文本。選中所有標(biāo)題后，你就可以一次重新定義所有標(biāo)題的格式，或者使用“復(fù)制”、“粘貼”命令提取文章的標(biāo)題了。

1.2.24多人協(xié)作完成文檔

在平時的工作中我們經(jīng)常要與同事共同完成一個文檔，這時就需要把自己對文檔的意見提出來供大家參考，以便大家協(xié)作完成文檔，這時，你可以單擊“插入→批注”命令，在文檔中出現(xiàn)一個批注條，你就在批注條中輸入內(nèi)容，提出自己的看法和意見，而且這些內(nèi)容以清晰、易讀的標(biāo)記在原文檔的左邊顯示，不會遮蓋原文檔或影響其布局。

1.2.25快速選取超長文本

先將插入點移到要選取的文本開始處，按下Shift鍵再在結(jié)束處單擊，就可以快速選取超長文本。如果將插入點移到要選取的文本開始處，再同時按下Alt和Shift鍵，在結(jié)束選取的地方單擊鼠標(biāo)，就可以選擇一個矩形區(qū)域的大片文本。

1.2.26輸入中文年份中的○

大寫的時間落款往往是經(jīng)常用到的，尤其是進入21世紀后，大寫的零使用率很高，往往讓用戶大傷腦筋，有一些朋友是利用中文輸入法中的軟鍵盤來實現(xiàn)的，實際上Word2002已經(jīng)能徹底解決該問題，我們只要簡單的單擊“插入→日期和時間”命令，從中選擇“二○○二年十一月九日”就可以了，至于日期和時間你可以自行調(diào)整。

1.2.27快速剪切文本

選中需要剪切的文本，按下“Shift+Delete”組合鍵，可以將選中的文本剪切到剪貼板中，進而實現(xiàn)粘貼操作。

1.2.28快速去掉自動編號

我們在編輯文檔時，如果你在輸入“一、使用方法”后，按下回車鍵，系統(tǒng)會自動將其變?yōu)轫椖烤幪柕男问剑⒃谙乱恍刑砑恿恕岸?、”字樣，如果你不想使用項目編號，這個自動添加的編號就給你帶來了很大的不便。其實你只要在按過回車鍵后，再順手按一下“Ctrl+Z”，即換了一行，同時又將自動添加的項目編號給去掉了。

1.2.29在多個文本框間建立鏈接

如果你在文檔中插入了多個文本框，想把這幾個文本框鏈接起來，可以將鼠標(biāo)移到第一個文本框邊緣變成十字雙箭頭狀時，右鍵單擊選擇“創(chuàng)建文本框鏈接”命令，此時鼠標(biāo)變成茶杯狀，將其移到第二個文框內(nèi)單擊左鍵，就可以在這兩個文本框間建立起鏈接。重復(fù)該操作就可以將多個文本框鏈接起來。多個文本框建立了鏈接以后，當(dāng)我們向第一個文本框中輸入文字時，如果該文本框容納不下，則文字會自動移至第二個文本框、第三個文本框……

1.2.30快速移動文本

選中需要移動的文本，按住鼠標(biāo)左鍵，將其拖到需要的位置后松開，即可快速完成對所選文本的移動操作。

1.2.31批量使用格式刷

一般情況下，我們是這樣使用格式刷:選中需要復(fù)制的格式文字，單擊格式刷按鈕，然后將格式刷光標(biāo)移動到所要格式化的文字位置，按鼠標(biāo)左鍵拖曳所選范圍，放開左鍵，實現(xiàn)了格式復(fù)制。要多次復(fù)制一種格式，則多次重復(fù)剛才的步驟。這樣的操作非常麻煩，其實Word給我們提供了一種批量復(fù)制格式的方法:雙擊格式刷，你可以將選定格式復(fù)制到多個位置，再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關(guān)閉格式刷。

1.2.32快速選中多處不相連的文本

在Word2002中，要選擇多處不相連的文本，例如，你可以在第一段中選中一個單詞并在第五段中選中一個單詞，但卻不選中這兩個單詞之間的任何單詞，操作方法如下:首先選中第一處文本，然后按住Ctrl鍵，再選中其它各處需要選擇的文本即可。

1.2.33快速選中全部文檔中重復(fù)的單詞

如果在一篇文檔中多次使用了相同的單詞，我們想一次全部選中它，然后對它的格式進行調(diào)整，那么可以采用下面的操作方法:

1.單擊“編輯→查找”命令，系統(tǒng)彈出“查找和替換”對話框;

2.在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找的單詞或詞組，然后選中“突出顯示所有在該范圍找到的項目”復(fù)選框，并從列表中選擇要進行搜索的文檔部分，在此我們選擇“主文檔”;

3.單擊“查找全部”按鈕，程序就會自動選中所有相同的單詞，然后單擊“關(guān)閉”按鈕，就可以對選中的文本格式進行修改了。

1.2.34巧妙選擇文字下方的對象

如果文字把它下方的圖形、藝術(shù)字、剪貼畫或圖片等對象完全遮?。@時直接用鼠標(biāo)單擊對象時很難選中它們。不過，可以單擊“視圖→工具欄→繪圖”命令，打開“繪圖工具欄”，然后單擊工具欄最左側(cè)的“選擇對象”按鈕．再在要選擇的對象四周拖動鼠標(biāo)，這樣就可以方便地選擇對象了。用這個方法還可以快速選取多個對象，以便編輯。

1.2.35快速選擇文本

下面的幾個方法，可以幫助我們快速選擇文本，方法雖然不復(fù)雜，但卻可以明顯提高效率。

將鼠標(biāo)移到文檔的左邊，鼠標(biāo)變成空心箭頭狀，此時單擊鼠標(biāo)可以選定一行文字;雙擊則選定整個段落;按住Ctrl單擊鼠標(biāo)，選定全文。

如果在文檔中:雙擊鼠標(biāo)選定詞組;三擊鼠標(biāo)選定段落。

將鼠標(biāo)放在一句話（句號與句號之間）文本中任一位置，按住Ctrl鍵后單擊鼠標(biāo)左鍵，則選中這一句話文本。

用鼠標(biāo)將光標(biāo)移至文本中任意位置，按住Shift鍵后，再用鼠標(biāo)將光標(biāo)移至下一個位置單擊，則會選中兩處光標(biāo)之間的所有文本。

1.2.36利用F8鍵快速選定文本

按下F8功能鍵（或者雙擊狀態(tài)欄中的“擴展”文字），激活“擴展”狀態(tài)（狀態(tài)欄中的“擴展”按鈕成激活狀），此時可以實現(xiàn)以下操作:

1.按光標(biāo)鍵，即可從光標(biāo)處向四周的擴展選定文本;

2.按Home或End鍵，即可選定從光標(biāo)至行首或尾的文本;

3.按PageDown或PageUp鍵，即可向下或向上選定文本;

4.第二次按F8鍵選定光標(biāo)所在詞，第三次按F8鍵選定光標(biāo)所在句子（兩個句號之間），第四次按F8鍵，選定光標(biāo)所在段，第五次按F8鍵，選定整個文檔。

注意:如果要進行其它操作，按Esc鍵取消“擴展”功能即可。

1.2.37在多文檔中快速傳遞文本

打開多個文檔窗口，用“窗口+全部重排”命令將窗口重新排一下（即每個窗口都可見），在一個文檔中選中需要移動的文本，按住鼠標(biāo)左鍵將其直接拖到另一個文檔中松開，即完成該文本的“剪切”（如果在拖放的同時按住Ctrl鍵，則完成文本的“復(fù)制”）。

1.2.38選擇單詞中的部分字母

在Word文檔中，有時可能需要選擇某個英文單詞的一部分，但是只要你一選定該單詞的一部分，Word便自動選定整個單詞及其后的空格。這是怎么回事呢?其實，這是Word提供給用戶的一項智能本領(lǐng)。如果你不需要可將其關(guān)閉，方法如下:

1.單擊“工具→選項”命令，系統(tǒng)彈出“選項”對話框;

2.單擊“編輯”選項卡，清除“選定時自動選定整個單詞”復(fù)選框，若選中該復(fù)選框，則在你選定單詞的一部分時，Word將自動選定整個單詞及其后的空格;

3.單擊“確定”按鈕。

1.2.39創(chuàng)建樣式奇特的水平線

在Word文檔中添加各種水平分隔線是很方便的。例如，要想創(chuàng)建一個實心的黑線，只需在新段落的開頭鍵入3個“-”并按下回車鍵即可。鍵入3個“_”將生成一個較粗的線。除此之外，你還可以用其它符號來生成各種線形，下面是詳細的說明，要創(chuàng)建以下的線形，只需輸入以下符號并按下回車鍵即可。

---3個連字符生成細黑線

___3個下劃線生成粗黑線

===3個等號生成雙細黑線

###3個井號生成雙細線中間夾一個粗黑線

***3個星號生成點線

~~~3個約等號生成波浪線

注意:以上的符號是英文半角符號。如果該技巧不能生效，請執(zhí)行以下操作:從“工具”菜單中選擇“自動更正”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，選擇“鍵入時自動應(yīng)用”標(biāo)題下的復(fù)選框。

1.2.40快速刪除文檔中大量重復(fù)的文字

對于文檔中重復(fù)出現(xiàn)多次的文字，如果用手工的方法來刪除它，既費時又費力。我們可以單擊“編輯→替換”命令，在“查找內(nèi)容”框中輸入要刪除的文字，將“替換為”框設(shè)為空，按“替換”按鈕可以逐個刪除，如果按“全部替換”按鈕則一次性刪除所有的重復(fù)文字。

1.2.41快速返回上次編輯的位置

當(dāng)我們需要反復(fù)修改一篇文章的時候，總希望每次打開文檔時，光標(biāo)能夠自動定位到上次編輯的位置，這樣就不用我們再來回尋找了。你可以試試下面的方法，打開文檔，按“Shift+F5”快捷鍵，輸入光標(biāo)就會迅速跳到上次結(jié)束編輯工作的位置，你很快就可以開始繼續(xù)你的修改工作，實在是方便極了。

提示:Word可以記錄鍵入或編輯文字的最后3個位置，在保存了文檔之后，仍可用此功能回到以前進行編輯的位置。要進到前兩次編輯的位置，繼續(xù)按下“Shift+F5”快捷鍵，直到所需的位置。

1.2.42給漢字標(biāo)注漢語拼音

在輸入中文時可能需要在文字上面標(biāo)注拼音，最原始的方法就是把拼音按輸入文字的方法來輸入，然后通過調(diào)整字體的大小和行距等來排版。但這樣往往會造成文字與拼音對不齊而影響版面。要解決這個問題也不難，按如下步驟操作即可:先選擇需標(biāo)注拼音的文字，然后單擊“格式→中文版式→拼音指南”命令，出現(xiàn)拼音指南對話框，系統(tǒng)已經(jīng)自動為文字加上了拼音，拼音后面的數(shù)字是聲調(diào)，你可以在“拼音文字”欄中進行修改，單擊“組合”和“單字”按鈕可以讓文字組成詞組或分成單個的字，最后單擊“確定”按鈕完成拼音的標(biāo)注。

1.2.43快速插入當(dāng)前的日期和時間

你可以使用快捷鍵在Word文檔中插入當(dāng)前的日期或時間，以下就是具體的操作方法:

將光標(biāo)置于需要插入日期或時間的地方，按照需要進行以下操作:

按下“Alt+Shift+D”可插入日期。

按下“Alt+Shift+T”可插入時間。

注意:在使用這些快捷鍵插入日期或時間時，你實際上插入了一個在Word文檔打開或打印時自動更新的域。

1.2.44自動選擇段落標(biāo)記

段落標(biāo)記是按下Enter鍵結(jié)束一個段落后，Word在文檔中插入的一個非打印符號。在選中“視圖”菜單中的“顯示段落標(biāo)記”命令時，段落標(biāo)記在段落尾部顯示為一個彎箭頭，它包含了段落格式信息。默認方式下，選中段落中的所有文本時，Word將自動選擇段落標(biāo)記，并默認段落格式與文本一起復(fù)制。但有時可能你僅需要復(fù)制段落中的文本而不需要其格式，那么請關(guān)閉自動選擇段落標(biāo)記功能，步驟如下:

1.單擊“工具→選項”命令，再單擊“編輯”選項卡;

2.清除“使用智能段落選擇范圍”復(fù)選框。該選項用來確定在選定整個段落文本時，是否自動選定段落標(biāo)記。如果在剪切和粘貼段落時包含段落標(biāo)記，則源文檔中不會留下一個空段落，并且所選內(nèi)容自動包含段落格式;

3.單擊“確定”按鈕。

1.2.45從Excel表格中復(fù)制數(shù)據(jù)

從Excel向Word粘貼過數(shù)據(jù)的人都知道，如果你選中了含有數(shù)據(jù)的Excel單元格，復(fù)制到Word文檔中以后，文檔中顯示的數(shù)據(jù)全部帶有虛框。如果你只想粘貼單元格中的數(shù)據(jù)，可以使用如下方法:首先在Excel中復(fù)制選中的單元格，然后切換到Word中，單擊“編輯→選擇性粘貼”，在打開的對話框中選中“無格式文本”，單擊“確定”按鈕，粘貼至Word文檔的文本即按模板默認的字體、字號等顯示，傾斜、虛框等從Excel帶來的格式全部消失。如果你只想粘貼Excel表格中的文本，也可以采用上述方法去除表格線。

1.2.46將特殊符號標(biāo)記為索引項

對于@、＊、￥之類的特殊符號，如何將它們標(biāo)記為索引項呢？方法如下:首先選定文檔中的單個符號，然后單擊“插入→引用→索引和目錄”命令，在出現(xiàn)的對話框中單擊“標(biāo)記索引項”按鈕，打開“標(biāo)記索引項”對話框，在“主索引項”框中，緊隨此符號鍵入“;#”，最后單擊“標(biāo)記”按鈕。編制索引時，Word將符號放在索引的開始部分。如果所選索引格式包含用于字母組的標(biāo)題，則符號將歸為一組，置于數(shù)字標(biāo)志#標(biāo)題之下，既可以刪除該數(shù)字符號，也可用“符號”等其它標(biāo)題來替換它。

1.2.47快速插入特殊字符

你是否厭倦了在文檔中插入特殊字符的繁瑣操作？以下是一個快速而簡便的方法。

1.將光標(biāo)移到你想要插入字符的位置;

2.確信數(shù)字鍵盤上NumLock指示燈為點亮狀態(tài);

3.按住Alt鍵，并使用小鍵盤輸入字符編碼（例如大括號的編碼為123），就可以插入相應(yīng)的符號。

注意:這種方法要求你要記住一些常用的符號編碼，要想知道具體的字符編碼，請單擊“插入”菜單的“符號”命令，并在出現(xiàn)的對話框中查找編碼。

1.2.48微調(diào)對象

我們知道在Word2002中可以用光標(biāo)控制健移動圖像、藝術(shù)字或者其它一些自選圖形，但是它移動的距離是否讓你滿意呢？是不是距離太大了？其實你可以通過對“繪圖網(wǎng)格”的設(shè)置來確定它每次移動的距離。具體步驟如下:

1.單擊“視圖→工具→繪圖”命令，打開繪圖工具欄;

2.單擊工具欄上的“繪圖”按鈕，選“繪圖網(wǎng)格”，打開對話框，將水平間距和垂直間距都變?yōu)?.01厘米（具體大小可根據(jù)需要自己調(diào)整），單擊“確定”按鈕。再移動對象時，它就聽話了。

還有一種方法就是我們可以在移動“對象”的同時按住Ctrl鍵，也能達到微調(diào)的目的。

1.2.49利用書簽快速定位文檔中的重要內(nèi)容

當(dāng)你在編輯一篇長文檔時，你會發(fā)現(xiàn)瀏覽其中的某個關(guān)鍵部分是一件非常麻煩的事，你需要不斷地移動屏幕進行尋找，盡管如此，還是經(jīng)常找不著。如果你在關(guān)鍵部分的開頭設(shè)個書簽．那么一切就簡單多了。操作方法如下:選擇“插入→書簽”命令，在彈出的“書簽”對話框中輸入書簽的名字，單擊“添加”按鈕關(guān)閉對話框，一個書簽就設(shè)置好了。使用時按以上步驟打開“書簽”對話框，在書簽名字上雙擊左鍵，即可快速定位到指定處。

1.2.50創(chuàng)建自定義樣式目錄

1.單擊要插入目錄的位置;

2.指向“插入→引用→索引和目錄”;

3.單擊“目錄”選項卡;

4.單擊“選項”按鈕;

5.在“有效樣式”下查找應(yīng)用于文檔的標(biāo)題樣式;

6.在樣式名右邊的“目錄級別”下鍵入1到9的數(shù)字，表示每種標(biāo)題樣式所代表的級別;

注意:如果僅使用自定義樣式，請刪除內(nèi)置樣式的目錄級別數(shù)字，例如“標(biāo)題1”。

7.對于每個要包括在目錄中的標(biāo)題樣式重復(fù)步驟5和步驟6;

8.單擊“確定”;

9.若要使用現(xiàn)有的設(shè)計，請在“格式”框中單擊一種設(shè)計;

10.根據(jù)需要，選擇其它與目錄有關(guān)的選項。

1.2.51使用“標(biāo)記目錄項”框?qū)⒛夸浻虿迦胛臋n

1.請選擇要包含在目錄中的第一部分文本;

2.按“Alt+Shift+O”;

3.在“級別”框中，選擇級別并單擊“標(biāo)記”;

4.若要標(biāo)記其它條目，可選擇文本，單擊“條目”框，再單擊“標(biāo)記”。添加條目結(jié)束后，請單擊“關(guān)閉”;

5.單擊要插入目錄的位置;

6.指向“插入”菜單上的“引用”，再單擊“索引和目錄”;

7.單擊“目錄”選項卡;

8.單擊“選項”按鈕;

9.在“目錄選項”框中，單擊選擇“目錄項域”復(fù)選框;

10.清除“樣式”和“大綱級別”復(fù)選框。

1.2.52快速查找錯誤的拼寫

要想在文檔中查找一個錯誤的拼寫，按下“Alt+F7”即可。

1.2.53利用Insert鍵進行粘貼操作

單擊“工具→選項”命令，在“編輯”標(biāo)簽中，選中“用INS鍵粘貼”選項，以后你復(fù)制或剪切了文本后，按下“Insert”鍵，即可快速將文本插入相應(yīng)位置。

1.2.54快速重復(fù)輸入

在Word中當(dāng)輸完一些內(nèi)容后，按下“Alt+Enter”鍵則剛才輸入的內(nèi)容會被自動拷貝一遍，并且適用于拷貝粘貼后的重復(fù)粘貼。其實這個快捷鍵對應(yīng)的就是編輯菜單中的“重復(fù)”命令，與此技巧相同的還有“Ctrl+Y”快捷鍵，利用它們都可以達到快速重復(fù)輸入相同內(nèi)容的目的。

1.2.55記憶式輸入

Word2002也具有智能化功能，可以自動進行“記憶式輸入”，當(dāng)你在輸入常用詞組和常用句子時，用它可以幫上大忙。方法如下:

1.單擊“插入→自動圖文集→自動圖文集”命令，這時會彈出一個自動更正對話框;

2.選擇“自動圖文集”選項卡下的“顯示‘記憶式輸入’建議”選項，單擊“確定”按鈕;

3.這樣當(dāng)你在進行文字處理，碰到常用的詞組或常用的句子時，你只要選定它們，按下“Alt+F3”組合鍵，在彈出的窗口中按下“確定”，即可完成準(zhǔn)備工作;

4.今后，當(dāng)你輸入這些常用詞組或常用句子時，只要輸入前幾個字符，Word就會自動給出建議使用的完整詞條項，你只要按回車或F3即可接受該建議，若不想采用則繼續(xù)輸入其它字符即可。

1.2.56重復(fù)最后一次操作

對于重復(fù)性的工作，請使用鍵盤上的F4鍵。當(dāng)你按下該鍵時，最后一次操作將重復(fù)一次。例如，你可以重復(fù)添加邊框的操作，重復(fù)向所選文字添加加粗格式的操作，重復(fù)插入文件或圖片的操作。

注意:格式刷適合于添加復(fù)雜的格式，但如果你只需重復(fù)簡單的操作，還是使用F4鍵吧。該技巧同樣適用于以下程序:Excel、PowerPoint。

1.2.57縱向選擇文本

先單擊要選擇文本的一角，再按下“Ctrl+Shift+F8”組合鍵，然后按方向鍵→、←、↑或↓進行選擇，也可以單擊或拖動鼠標(biāo)進行選擇，此時，Word也是按列反白顯示文本。按Esc鍵或者在被選中的文本上單擊鼠標(biāo)左鍵，則取消選擇。

1.2.58快速更改字體或字號

你可以使用快捷鍵來訪問格式工具欄上的字體或字號框，然后快速更改所選文字的字體或字號。

以下是具體的操作方法:

1.選擇需要更改的文字;

2.按下“Ctrl+Shift+F”可訪問字體框，按下Ctrl+Shift+P可訪問字號框;

3.使用↑或↓鍵選擇所需的字號或字體;

4.按下回車鍵接受該字體或字號。

注意:這一技巧適用于Excel、FrontPage、PowerPoint。

1.2.59定義特大字和特小字

Word文檔字號的默認設(shè)置最大只能為72磅，最小只有5磅，那么如何輸入比72磅還大或者比5磅更小的字呢？操作的步驟是:先選中要修飾的文本，然后點擊“格式→字體”命令，直接在“字號”欄輸入所需的磅值即可，字體大小的磅值范圍為1～1638之間。

1.2.60刪除Word中漢字與英文字母間的空格

在中文Word中，為突出顯示漢字與英文之間的區(qū)別，漢字與英文字母和數(shù)字之間一般都存在一個空格大小的間隔，如果要刪除，則進行如下操作:

1.按“Ctrl+A”選定全部文檔;

2.單擊“格式”菜單中的“段落”命令，在“段落”對話框中點擊“中文版式”標(biāo)簽;

3.在“字符間距”設(shè)置框下面，取消“自動調(diào)整中文與西文的間距”選項左邊的鉤即可。

1.2.61在文檔中輸入表情符號

在Word文檔中，如果你試著打入“:(”，看看是不是變成了哭喪臉符號;打入“:)”，是不是變成了笑臉符號，另外，輸入:-)、:-(、:|、:-|都可以呈現(xiàn)不同的表情符號，非常有意思（注意:此功能必須在英語輸入法狀態(tài)下才有效）。這是為什么呢？其實這是Word利用自動更正功能進行替換。要啟用或關(guān)閉此功能，可以單擊“工具→自動更正選項”命令，在打開的窗口中單擊“自動更正”選項卡，將“鍵入時自動替換”一項選中或取消即可。

1.2.62快速轉(zhuǎn)換文字的大小寫

選擇你想要更改大小的文字并按下“Shift+F3”鍵，每次按下“Shift+F3”鍵時，文字格式將在全部大寫和小寫之間切換。

1.2.63快速進行語法和拼寫檢查

Word提供了進行語法錯誤和拼寫錯誤檢查的功能，對于一些常用英語詞匯有一定作用。但是，當(dāng)遇到一些專業(yè)性較強的詞匯時，它也會自作聰明，在它認為輸入錯誤的詞條下添加波浪線條來提醒你更正。一般情況下，我們只能用鼠標(biāo)選中一個詞條，然后鼠標(biāo)右鍵單擊，在彈出的菜單中選擇“全部忽略”命令進行更正，之后再選中另一個詞條進行更正，這樣一條一條的進行操作，方法比較繁瑣。其實我們可以用下面的方法來加快操作:鼠標(biāo)左鍵雙擊下面狀態(tài)欄的“拼寫和語法狀態(tài)”標(biāo)志，選擇“全部忽略”進行更正，就可快速執(zhí)行整個Word文檔的語法錯誤和拼寫錯誤檢查。

1.2.64創(chuàng)建更豐富的藝術(shù)字效果

Word中提供了多種藝術(shù)字格式，為用戶建立漂亮的文檔提供了幫助。如果將藝術(shù)字功能與三維及陰影功能相結(jié)合，會使藝術(shù)字的形式更多樣。具體操作方法為:

1.首先把鼠標(biāo)移動到需要插入藝術(shù)漢字的位置，然后用鼠標(biāo)單擊“插入→圖片→藝術(shù)字”命令，出現(xiàn)“藝術(shù)字”庫窗口，然后選中一種藝術(shù)字樣式，在文檔中插入藝術(shù)字;

2.用鼠標(biāo)單擊藝術(shù)字選中它，然后將藝術(shù)字作為圖片進行編輯，單擊“繪圖”工具欄中的“陰影樣式”或“三維效果樣式”按鈕對藝術(shù)字進行三維或陰影效果處理;

3.如果大家對三維效果的深度、照明角度及表面效果或陰影的位置、顏色等不滿意，可點擊三維（陰影）效果按鈕，進行三維（陰影）設(shè)置。

1.2.65調(diào)整文本格式

要想在你的Word文檔中調(diào)整格式，可用以下方法:

1.單擊“格式→顯示格式”命令，顯示格式任務(wù)窗格;

2.選擇需要查看其格式的文字，格式信息將出現(xiàn)在顯示格式任務(wù)窗格中;

3.現(xiàn)在，你有以下幾種格式化選項:

◆若要更改格式屬性，例如字體，可單擊帶有超鏈接的文字，然后在出現(xiàn)的對話框中作出更改;

◆要確定格式源，例如格式是否來源于樣式，請選中“區(qū)分樣式源”復(fù)選框;

◆要顯示格式標(biāo)記，例如段落標(biāo)記和制表符，請選中“顯示所有格式標(biāo)記”復(fù)選框;

◆要將所選文本格式設(shè)置為周圍文本的格式，請選定該文本。然后在所選文字框中，單擊箭頭，再單擊應(yīng)用周圍文本的格式。

1.2.66增減文字大小

要想快速增大或減小Word中文字，首先選中要更改的文字。如果要加大文字，按下“Ctrl+Shift+>”;如果要減小文字，按下“Ctrl+Shift+<”。

注意:該技巧在PowerPoint、FrontPage中同樣適用。

1.2.67用圖片替換文字

我們一般都是用一段文字替換另一段文字，但是你想過用圖片替換文字嗎，可能你以前沒試過，因為你無法在“替換為”框中輸入圖片，事實上這是可以實現(xiàn)的。它的操作方法是，首先把圖片復(fù)制到剪貼板中，然后打開替換對話框，在“查找內(nèi)容”框中輸入將被替換的文字，接著在“替換為”框中輸入“^c”（注意:輸入的一定要是半角字符，c要小寫），單擊“替換”即可。

1.2.68給文本加注釋

如果你想為Word的某個文本（如一個新名詞、一個英文縮寫等）加注釋，而又不想讓注釋出現(xiàn)在文檔中，下面3種方法中的任意一種可以幫你實現(xiàn):

1.先選中需要注釋的文本，單擊“插入→批注”命令，打開“批注”窗口，在其中輸入注釋文字后關(guān)閉該窗口，則該文本被加上黃色底紋（不會打印出來），當(dāng)鼠標(biāo)移至該文本時，注釋文字則顯示在該文本的上方;

2.將光標(biāo)移至需要加注釋的文本后面，單擊“插入→腳注或尾注”命令，打開“腳注或尾注”對話框，適當(dāng)設(shè)置后確定，則光標(biāo)移至該頁文本的左下方，輸入注釋文本，則在上述文本后面出現(xiàn)一個數(shù)字序號，光標(biāo)移至該序號處，注釋文本即顯示出來（不過該注釋文本會顯示在文檔下方，并能打印出來）;

3.如果注釋文本比較長，我們可以先將注釋文本（圖片也可以）存放在一個獨立的文件中（非Word格式也行），然后建立一個鏈接:選中要加注釋的文本，單擊“插入→超級鏈接”命令，打開“插入超級鏈接”對話框，在“要顯示的文字”右邊的方框中輸入需要加注釋的文本，在“請鍵人文件名稱或Web頁名稱”下面的方框中輸入前面建立的注釋文本文件的詳細路徑及名稱（也可以用“瀏覽”按鈕查找到），按“確定”按鈕，則需要加注釋的文本變成藍色帶下畫線形式（并不影響文檔的打印），按住Ctrl鍵，點擊該文本則可直接打開注釋文本所在的文件。

1.2.69讓W(xué)ord支持半磅字體

Word中表示字體大小時，通常采用的單位是號（一號、二號）和磅（16磅、28磅）。如果我們希望設(shè)置一種既比某磅（如24磅）稍大一些，又比某磅（如25磅）稍小一些，我們可以選中字形窗口，直接在其中輸入24．5即可。

注意:此法只支持半（即0．5）磅字體，不支持如0．2磅、0．7磅等字體。這一技巧適合于Word和Excel中任何字號的TrueType字體（比如28.5）。

1.2.70批量設(shè)置文字格式

在平時的替換操作中，我們一般都是進行不同內(nèi)容的簡單文字替換，對文字的格式?jīng)]有特殊的要求。如果要將全文中的某個詞或者字替換為統(tǒng)一的格式，比如將“電腦報”改為紅色、斜體、下劃線，一個一個地改當(dāng)然費時費力。用下面的方法可以輕松實現(xiàn)批量替換:打開“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“電腦報”，在“替換為”中同樣輸入“電腦報”，然后打擊“高級”選項，打開“格式”菜單，將字體設(shè)置為紅色、斜體、下劃線，單擊“全部替換”即可。

1.2.71快速刪除換行符

我們將網(wǎng)頁保存為文本文件后再用Word打開后發(fā)現(xiàn)有一些文本不到一段就換行或者兩行間還有個空行，用手工刪除整篇文章中無用的換行符十分麻煩。利用Word的“替換”功能，可以快速刪除換行符。方法是:單擊“編輯→替換”命令，在彈出的替換窗口中單擊“高級”按鈕，在“查找內(nèi)容”和“替換為”中使用“特殊字符”在查找內(nèi)容中輸入兩次“段落標(biāo)記”，在替換為中輸入一個“段落標(biāo)記”，然后單擊“全部替換”按鈕，數(shù)千個沒用的空行瞬間清理完畢。

1.2.72自定義語法和寫作風(fēng)格

如果你有特殊的語法和風(fēng)格的規(guī)則，并且想把它應(yīng)用到每個Word文檔中（例如:句子間只要一個空格或者在列表的最后一項前面加逗號），你可以對Word進行定制，讓它為你自動檢查這些規(guī)則。自定義語法和寫作風(fēng)格的操作是:

單擊“工具→選項”命令，然后點擊“拼寫和語法”選項卡，點擊“設(shè)置”按鈕，在“寫作風(fēng)格”框中選擇你想為語法和風(fēng)格這二者還是單單只對語法自定義設(shè)置，在“語法和風(fēng)格”選項框中進行下面的步驟:

1.在需要下面為連續(xù)逗號、引號中的標(biāo)點符號以及句子間的空格數(shù)選定你想要的選項;

2.在語法和風(fēng)格下面,對于那些你希望語法檢查器檢查或忽略的規(guī)則，選中或者清除規(guī)則旁邊的復(fù)選框。

如果要想恢復(fù)選中的語法和寫作風(fēng)格的原始設(shè)置，點擊“全部重設(shè)”按鈕。

1.2.73用通配符替換文字

通配符可以進行模糊匹配，提高效率，在查找文字中得到大量應(yīng)用，例如要將全文引號中的內(nèi)容設(shè)置為統(tǒng)一的格式，而引號中的內(nèi)容又不一致，這就需要我們使用通配符。通配符有兩個:“*”號和“?”號，“*”表示多個字符，“?”表示一個字符。操作方法如下:單擊“編輯→替換”命令，打開替換對話框，單擊“高級”按鈕，在“使用通配符”前打鉤，在“查找內(nèi)容”中輸入通配符，在“替換為”中用鼠標(biāo)點一下，什么也不輸入，直接打開“高級”選項，設(shè)置好格式后全部替換。

1.2.74轉(zhuǎn)換文檔字體

有時我們打開別人傳來的文檔，發(fā)現(xiàn)里面含有自己計算機中尚未安裝的字體。如果打開的文檔中包含這樣的字體，Word會將字體替換為機器中已安裝的字體。如何來控制要替換的字體，將其設(shè)置為自己希望出現(xiàn)的某種字體呢？方法如下:單擊“工具欄→選項”命令，選擇“兼容性”選項卡，單擊“字體替換”按鈕，在“字體替換”下，在“文檔所缺字體’中選擇所缺少的字體名稱。在“字體替換”列表框中，選擇用以替換的另一種字體，再單擊兩次“確定’，系統(tǒng)就會按要求進行宇體的轉(zhuǎn)換。

1.2.75快速定位文檔

當(dāng)你在Word中對長文檔進行操作時，要想記住某個特定信息出現(xiàn)在什么地方是很困難的。但當(dāng)你使用隱藏書簽時，就可以快速導(dǎo)航到該信息。隱藏書簽容易添加和使用，你可以把它們放在你想要的任何地方，方法如下:

1.添加書簽

將鼠標(biāo)移到文檔中要插入書簽的位置，單擊“插入→書簽”命令，打開書簽對話框，在其中為你的書簽命名，點擊“添加”按鈕即可。

2.查找書簽

單擊“編輯→定位”命令打開定位對話框，在“輸入頁號”域中鍵入書簽名，然后單擊“定位”按鈕，就可以到達你用書簽標(biāo)記過的文檔位置。

1.2.76給字體添加花樣繁多的下劃線

有時為了美化文檔，我們要給文字添加下劃線，一般是橫線或波浪線，但除此而外，我們還可以給文檔添加更豐富多彩的下劃線，方法是:選中文字，單擊“格式→字體”命令，出現(xiàn)字體設(shè)置對話框，在“下劃線線型”下拉菜單中可以選擇需要的線型，有十多種樣式供你選擇。

1.2.77添加動態(tài)文字

想讓文檔中的文字閃爍不斷、具有霓虹燈樣的效果嗎？請跟我來:

1.選定要添加動態(tài)效果的文字;

2.單擊“格式”菜單中的“字體”命令，打開“字體”對話框;

3.單擊“文字效果”標(biāo)簽，在“動態(tài)效果”下拉列表框中選擇所需效果（如赤水情深、禮花綻放、七彩霓虹、閃爍背景等），然后單擊“確定”按鈕即可。若要取消動態(tài)效果，可選中“動態(tài)效果”下拉列表框中的“無”選項，再點擊“確定”按鈕。

1.2.78給文字加著重號

在編輯過程中我們難免要對于某些文字下方加上著重號加以顯示，以使讀者們閱讀時引起注意。具體操作方法是:選擇需要加上著重號的文字，單擊“格式→字體”命令，彈出字體對話框，在該對話框中的“著重號”下選擇“.”，單擊“確定”按鈕即可完成設(shè)置過程。

1.2.79制作陰影字

先畫出一個文本框并在其中輸入文字，設(shè)好字體、字號，設(shè)定好字體顏色，如紅色，然后在該文本框上右擊，選“設(shè)置文本框格式”，將填充顏色設(shè)成無;接著選定該文字框，按住Ctrl鍵并用鼠標(biāo)左鍵拖動它以便復(fù)制一份;再將復(fù)制得到的文字選中，修改其顏色為藍色，不要修改字體和字號;選中紅色文字所在的文本框，將它移到紅色文字框附近，注意不要重合，使它們稍有位置偏移以產(chǎn)生陰影效果（調(diào)整時可以按住Ctrl鍵再用光標(biāo)鍵來微移）;按住Shift鍵再選中這兩個文本框，點擊右鍵，從快捷菜單中選擇“組合”命令將它們組合在一起，這樣，陰影文字效果就做好了。

1.2.80同時移動多個對象

在Word2002中，要將多個不同位置的對象（可以是文字、圖片等）移動到某一位置，不必再像以前那樣對每一個需要移動的對象依次進行選擇、剪切、粘貼了。你可以先選中一個希望移動的對象，然后按住Ctrl鍵，再依次選取其它需要移動的部分，然后剪切，最后在希望插入以上對象的目標(biāo)位置單擊，執(zhí)行“粘貼”命令，則所有在前面選中的部分就在指定位置連續(xù)排放了。

1.2.81給頁眉和頁腳加上頁號

單擊“視圖→頁眉和頁腳”命令，屏幕上就出現(xiàn)“頁眉和頁腳”工具條，開始時光標(biāo)位于頁眉區(qū)域，它是一個帶虛線邊框的區(qū)域，要切換到頁腳區(qū)域，請點擊“頁眉和頁腳”工具條上的“在頁眉和頁腳之間切換”按鈕。要為頁腳（頁眉）加上頁號，首先請切換到頁腳（頁眉）設(shè)置模式，然后單擊“頁眉和頁腳”工具條上的“插入頁碼”按鈕，就可以在頁腳（頁眉）區(qū)看到插入的頁碼。

1.2.82插入個性化頁號

如果你想把頁號設(shè)置成“第X頁”這種形式，可以直接在頁號前后加上“第”和“頁”即可，以后再增加頁面時，系統(tǒng)就會自動把你添加的文字顯示出來。利用這種方法你可以把頁號設(shè)計成你想要的任何形式。另外，你還可以用鼠標(biāo)選中頁號，然后為頁號設(shè)置文本格式，比如不同的字體大小和字體類型。

在單獨使用頁號的情況下，你可以把頁號調(diào)整為“第X頁共Y頁”這種形式。要實現(xiàn)這一點，請單擊“視圖→頁眉和頁腳”命令，然后切換到頁腳區(qū)域。接下來不要點擊“插入→頁碼”命令，而是單擊“插入→自動圖文集→第X頁共Y頁”，“第X頁共Y頁”的域代碼就會出現(xiàn)在頁腳之中。

1.2.83把文件名插入到頁腳

對于任何文檔，我們還可以把文檔的文件名字插入到頁腳。具體方法是:單擊“視圖→頁眉和頁腳”命令，切換到頁腳，單擊“插入→自動圖文集”，然后從菜單選擇“文件名”。如果你希望文件路徑也一同出現(xiàn)，請用“文件名字和路徑”代替“文件”。

1.2.84取消首頁的頁眉和頁腳設(shè)置

對于大型文檔，我們常常希望取消第一頁的頁眉和頁腳。你可以用以下方法來實現(xiàn):在“頁眉和頁腳”工具條上點擊“頁面設(shè)置”按鈕，選擇“版式”選項卡，選中“首頁不同”，然后單擊“確定”按鈕即可。

取消首頁的頁眉和頁腳之后，我們往往還要給文檔重新排頁碼，以便后面的頁號從第一頁開始。要實現(xiàn)這一點，請選擇頁腳，然后用鼠標(biāo)選中頁號，再點擊“設(shè)置頁碼格式”按鈕，把起始頁號設(shè)置成0，然后點擊“確定”，這樣，文檔第2頁的頁號就變成了1。

1.2.85輸入帶圈文字

在文檔中可以輸入①②⑧④之類的序號，如果你想給文字也帶上圈，該如何做呢？

選中要加上帶圈的文字，然后單擊“格式→中文版式→帶圈字符”命令，在出現(xiàn)的“帶圈字符”對話框中選擇好“樣式”及“圈號”類型，單擊“確定”按鈕即可。

1.2.86改變文字方向

在字體設(shè)置對話框中只要把字體設(shè)成“@字體”，如“@宋體”就可以令文字逆時針旋轉(zhuǎn)90度了，這種方法對于設(shè)置與正文同方向的頁眉頁腳是非常有用的。

提示:如果通過“文字方向”命令修改文字的方向，則會自動添加一個“下一頁”類型的分節(jié)符，而本方法則可以將不同方向的文字在同一段落中顯示。

1.2.87在Word文檔中添加偽文本

這是一個非常方便的函數(shù)，當(dāng)你需要使用偽文本來填充某頁面時，就可以使用它。使用方法如下:

在Word文檔中鍵入“=rand（4,5）”，然后按下回車鍵。括號中的4代表段落數(shù)，5代表每段的句子數(shù)。你可以更改括號中的數(shù)字，以便限定每頁中文字的多少。如果需要一個較長的段落，你可以僅在括號中放置一個數(shù)字，用于指示每段中應(yīng)該出現(xiàn)的句子數(shù)。

1.2.88同時編輯長文檔的多個部分

單擊“窗口→拆分”命令，將當(dāng)前文檔窗口分割為兩個子窗口，分別顯示長文檔的不同內(nèi)容，且兩個子窗口都是激活的，你可以對任何一個子窗口獨立地進行操作。要想結(jié)束這種子窗口狀態(tài)，可以單擊“窗口→取消拆分”命令。

1.2.89大小寫字母轉(zhuǎn)換

選中英文字母，按“Ctrl+Shift+K”組合鍵，將小寫字母轉(zhuǎn)換成大寫字母，再按一次大寫字母變?yōu)樾?，這是一個開關(guān)鍵。

1.2.90巧用樣式添加目錄

當(dāng)我們打印一個由多篇文章組成的小冊子時，為了使小冊子裝訂更完美一些，要在小冊子的最前面加上所有文章的標(biāo)題及頁碼作為目錄，而要對齊右側(cè)的頁碼則需一次次地調(diào)整字號大小、插入空格鍵，非常費勁。其實利用樣式來進行目錄的添加非常方便，它用不著再向文件中輸入任何文字，而且操作更簡單，修改更方便。具體做法是這樣的:

1.定義目錄標(biāo)題的樣式

先選定文章中的任意一篇的標(biāo)題，對標(biāo)題進行字體、字號、加粗、顏色等字體格式的定義及居中、左右縮進、行距等段落格式的定義。然后選擇“格式”菜單中的“樣式和格式”，新建一個樣式。

2.設(shè)目錄標(biāo)題的樣式

在文件中選中第一個目錄標(biāo)題的文本，從“格式”菜單中選取“樣式”選項，并從中選取剛才定義的樣式,其它的目錄標(biāo)題文本也采用相同的方法處理。

3.插入目錄

將光標(biāo)移到要插入目錄標(biāo)題的位置，從“插入”菜單中選取“索引和目錄”項，并選取“目錄卡”，確定是否顯示頁碼、前導(dǎo)符樣式及顯示級別。這樣，在光標(biāo)處就產(chǎn)生我們所需要的目錄，該目錄包含有所選文本的目錄標(biāo)題并產(chǎn)生相應(yīng)的頁碼。

4.目錄的更新

如果以后在文章中的某處插入了新的內(nèi)容，則其后的所有頁碼將全部發(fā)生變化，如果沒有采用樣式產(chǎn)生相應(yīng)目錄，還需將目錄的頁碼全部手工更改一遍，使用以上方法后，只需選取目錄，點鼠標(biāo)右鍵，選擇更新域，則目錄的目錄標(biāo)題及相應(yīng)頁碼將全部被更新。

以前，在長文章的編輯中，要將光標(biāo)移動到文章某處，需要移動滾動條或通過定位方式來完成，非常繁瑣。而采用樣式添加目錄，只須用鼠標(biāo)點擊所產(chǎn)生目錄的某個標(biāo)題，光標(biāo)就會快速定位到相應(yīng)標(biāo)題的頁碼上，實現(xiàn)了光標(biāo)的快速移動。

1.2.91利用拖放快速插入對象

打開Word，新建一文檔，調(diào)整一下窗口的大?。ㄗ⒁獯翱谝欢ú荒茉谧畲蠡癄顟B(tài)），然后從桌面或其它地方把一個BMP或JPG圖片拖放到文檔中，你將發(fā)現(xiàn)該圖片被自動插入到文檔中了;拖放一個通用文件，比如TXT、HTML或ZIP文件等，你將發(fā)現(xiàn)這些文件的名稱和圖標(biāo)被插入到Word中了;如果你拖動的是Word文檔，它會變成一幅圖片插入在文檔中。

1.2.92巧設(shè)英文字體

我們在打印文件時正文往往使用仿宋字體，有時文件中會包含有很多數(shù)字和英文，用仿宋體便感覺不好看。英文和數(shù)字一般用英文字體比較好，例如“Arial字體”，這樣文檔就顯得美觀大方了。但是如何快速讓文章中的數(shù)字及英文都變成英文字體而漢字采用中文字體呢？

其實很簡單，先按“Ctrl+A”全選整篇文章，選擇自己想要的中文字體，然后再選擇相應(yīng)的英文字體，如“Arial字體”，你就會發(fā)現(xiàn)所有的數(shù)字和英文都變成了“Arial字體”，而漢字卻保留了原來的字體。此技巧對于其它的英文字體也適用，但對于在英文中替換想要的漢字字體卻不可以。

1.2.93設(shè)置自己的默認字體

Word默認的字體是宋體五號字，如果你感覺宋體過于呆板，五號字稍小，則可以將默認的字體改為自己喜歡的設(shè)置，步驟是:

1.單擊“格式→字體”命令，系統(tǒng)彈出“字體”對話框;

2.在“中文字體”下拉列表框中，選擇喜歡的字體、字號;

3.最后單擊“默認”按鈕，系統(tǒng)彈出確認對話框，請單擊“是”按鈕，就可以更改Word對字體的默認設(shè)置。

1.2.94快速定位到指定頁碼

在用Word編輯一篇長文檔時，若想快建定位到某頁，只要按下F5鍵，在彈出的對話框中輸人頁碼即可。

1.2.95快速剪切粘貼內(nèi)容

在Word文檔中選中需要“剪切”移動的內(nèi)容，按下F2功能鍵（不需要按“剪切”和“粘貼”按鈕），然后將光標(biāo)移至需要插入“剪切”內(nèi)容的地方，按下“Enter”鍵，即可快速實現(xiàn)內(nèi)容的準(zhǔn)確“剪切”移動。

1.2.96利用剪貼板快速輸入特定的短語

我們在用Word編輯文檔時，像專業(yè)術(shù)語、單位名稱等這些特定的短語，在一篇文章中可能要反復(fù)輸入，如果每次都是一個字（詞）一個字（詞）地去輸入，不僅麻煩、速度慢，而且容易出錯。利用Word“剪貼板”功能，可以實現(xiàn)特定短語的一次性輸入，方法如下:

1.單擊“視圖→任務(wù)窗格”命令，打開任務(wù)窗格，然后打開“剪貼板”任務(wù)窗格;

2.選將特定的短語（如“電腦報編輯部”）輸入到文檔中，然后選中，用“復(fù)制”命令將他們添加到“剪貼板”中，如果有多條短語，可以重復(fù)以上操作;

3.在需要某一短語的位置，單擊“剪貼板”工具欄上相應(yīng)短語的圖標(biāo)就可以一次性輸入該短語。

注意:如果短語太多，記不清某條短語在“剪貼板”上的具體位置也沒關(guān)系，當(dāng)你將鼠標(biāo)指向某條短語時，就會顯示出短語的內(nèi)容，點擊你需要的短語即可。

1.2.97取消系統(tǒng)生成的自動編號

可執(zhí)行菜單“工具→自動更正”命令，在打開的“自動更正”對話框中，切換到“鍵入時自動套用格式”選項卡，然后取消選擇“自動編號列表”復(fù)選框中的復(fù)選標(biāo)志，然后單擊“確定”按鈕完成即可。

1.2.98自動添加題注

在Word中，可以在插入表格、圖表、公式或其它項目時自動添加題注，也可以為已有的表格、圖表、公式或其它項目添加題注。下面介紹插入項目時自動添加題注的方法:

1.單擊“插入→引用→題注”命令，打開“題注”對話框，單擊對話框中的“自動插入題注”按鈕，打開“自動插入題注”對話框;

2.在“插入時添加題注”列表中，選擇要用Word插入題注的項目。如果要在插入表格時自動添加題注，則選中“MicrosoftWord”復(fù)選框;

3.在“標(biāo)簽”框所帶的下拉式列表中選擇相應(yīng)的標(biāo)簽。如果“標(biāo)簽”列表中沒有想要的標(biāo)簽，單擊“新建標(biāo)簽”，打開“新建標(biāo)簽”對話框，在“標(biāo)簽”文本框中輸入想用的標(biāo)簽如“附表”，然后單擊“確定”按鈕;

4.在“位置”框所帶的下拉列表中選擇題注所處的位置;

5.Word一般是以阿拉伯?dāng)?shù)字1，2，3，…來為題注編號的，如想使用其它編號方式，單擊“編號”按鈕打開“題注編號”對話框，在“格式”框所帶的的下拉列表中選擇一種編號方式;

6.單擊“確定”按鈕。這樣，每次在文檔中插入表格時，Word就會按剛才所選擇的方式為其添加題注。

1.2.99字符與Unicode代碼的互換

首先，輸入一個需轉(zhuǎn)換的字符。接著，將光標(biāo)移至它的右邊。最后，按下組合鍵“Alt+X”，此時，Unicode字符便展現(xiàn)在你眼前;反之，若需將Unicode代碼轉(zhuǎn)換為字符時，和上述操作一樣。先輸一組Unicode字符，還是將光標(biāo)移至它的右邊，按下組合鍵“Alt+X”。

提示:記住某些特殊字符的Unicode代碼是有用的，一般也可以在插入符號的對話框找到。而查閱Unicode代碼，則很難找到更簡單的方法了。

1.2.100使用雙擊修改項目符號和編號

你是否已經(jīng)厭倦了通過層層迭迭的菜單命令來修改你的Word文檔中的編號方案了呢？如果是，那就跳過菜單，轉(zhuǎn)而使用快捷方式吧:要想打開“項目符號與編號”對話框并調(diào)整編號方案，請雙擊編號列表中的一個編號。

1.2.101自動用同義詞替換詞條

想快速找到你需要的單詞嗎？無需使用同義詞庫命令，你也可以查找某個單詞的同義詞。只需用鼠標(biāo)右擊該單詞，并用鼠標(biāo)指向快捷菜單中的“同義詞”命令，然后單擊你需要的同義詞，它將自動替換原先的單詞，這個只適用于英文。

注意:Word有時也為選定的單詞提供反義詞，請注意不要搞錯了。你可以單擊快捷菜單中的同義詞庫命令，以訪問同義詞庫。

1.2.102使用自動圖文集自動完成重復(fù)性鍵入工作

當(dāng)你在編輯文檔時，是否對一遍又一遍地鍵入相同的內(nèi)容（如單位名稱）感到厭煩，怎樣才能通過簡單的幾次敲鍵輸入這些文字呢？使用Word中的“自動圖文集”詞條吧。

創(chuàng)建“自動圖文集”詞條的方法:

1.選擇需要存儲在自動圖文集中的文字（或圖片），如果要在詞條中保存段落格式，請將段落標(biāo)記包含在選定內(nèi)容中;

2.單擊“自動圖文集”工具欄上的“新建”按鈕;

3.單擊“插入→自動圖文集→自動圖文集”命令，你將在此看到剛才選擇的文字;

4.單擊“添加”按鈕，Word將存儲該“自動圖文集”詞條，以備日后之用。

插入“自動圖文集”詞條的方法:

1.在文檔中輸入自動圖文集詞條的前兩個字符;

2.當(dāng)Word提示完整的“自動圖文集”詞條時，按下回車鍵或F3鍵接受該詞條。如果要拒絕該“自動圖文集”詞條，請繼續(xù)鍵入。

注意:要使用自動圖文集，你必須打開記憶式鍵入功能。要打開記憶式鍵入功能，請單擊“插入”菜單“自動圖文集”子菜單中的“自動圖文集”命令，選擇顯示有關(guān)“自動圖文集”和日期的“記憶式鍵入”提示復(fù)選框。

1.2.103自定義常用短語

在輸入文章時，你肯定會經(jīng)常遇到“XX公司”之類重復(fù)性高、字數(shù)又很多的詞句。如果整篇文章中它們出現(xiàn)的幾率很高，用傳統(tǒng)的復(fù)制、粘貼等方式來解決就會很麻煩，如何能快速輸入呢？下面就是具體的方法:

1.單擊“插入→自動圖文集→自動圖文集”命令，在打開的“自動圖文集”對話框中輸入一條你常用的短語，如:“電腦報編輯部”，單擊“添加”按鈕，再按“關(guān)閉”;

2.單擊“工具→自定義”命令，在打開的對話框中單擊“鍵盤”按鈕，打開“自定義鍵盤”對話框;

3.在“類別”中選“自動圖文集”，在右邊的“自動圖文集中”點選你剛輸入的“電腦報編輯部”;

4.在“請按新快捷鍵”中設(shè)置快捷鍵，注意這組按鍵不能和內(nèi)定的快捷鍵重復(fù)！否則會造成日后操作上的困擾。按一下指定的快捷鍵，如此處選用“Alt+L”鍵，單擊“指定”按鈕，再單擊“關(guān)閉”按鈕;

5.以后只要想用這個詞句，按住Alt鍵不放，接著再按L鍵，就會出現(xiàn)你剛才輸入的長串字句啦。

1.2.104添加聲音批注

在Word中不僅能添加文字批注，還允許添加聲音作為批注。這樣，別人打開你的文檔時可以聽到你的聲音，文檔自然會變得更加生動。方法如下:

1.將光標(biāo)移動到要添加批注的位置，或選中需要做出批注的文字;

2.單擊批注工具欄中“插入新批注”按鈕右邊的下拉菜單，選擇“聲音批注”命令，這時會彈出錄音機窗口，單擊“錄音”按鈕，對著話筒說出作為批注的話;

3.錄音完成后，單擊錄音機中的“停止”按鈕，然后退出錄音機窗口返回到Word文檔，這時可以在文檔中看到一個黃色的喇叭圖標(biāo);

4.重復(fù)多次以上步驟，可添加多條聲音批注。全部完成后，按常規(guī)方法保存文檔即可。

注意:由于文檔嵌入了聲音，所以體積會大大增加。要想播放聲音批注，可用鼠標(biāo)右擊黃色喇叭批注標(biāo)記，在快捷菜單中速擇“聲音對象”菜單下的“播放”命令即可。

1.2.105快速查找特定批注

如果你想快速找到某位審閱者的批注，可以用以下方法:單擊“編輯→定位”命令，在彈出的“定位”對話框中單擊左側(cè)“定位目標(biāo)”下拉列表框中的“批注”項，在“請輸入審閱者姓名”框中單擊審閱者的姓名，然后單擊“下一處”按鈕，就可以快速找到某位審閱者的審閱批注。

1.2.106取消項目編號

當(dāng)我們在文檔中輸入了項目編號1，回車之后Word2002會自動為我們生成項目編號2、3、4……如果我們想取消這些項目編號，一般的方法比較繁瑣，下面介紹一個簡單的方法:將文檔全選，然后剪切，再粘貼回去，在Word2002中的智能標(biāo)記中選“僅保留文本”格式，即可快速取消項目編號。

1.2.107使用智能標(biāo)記輕松恢復(fù)編號

有時你需要中斷一個編號列表以便插入一段常規(guī)文本，要想在下一段上快速恢復(fù)編號，請單擊“格式”工具欄上的“編號”按鈕，然后，當(dāng)“自動更正選項”智能標(biāo)記出現(xiàn)時，選擇“繼續(xù)編號”選項，編號將從你停止的地方繼續(xù)。

注意:如果“自動更正選項”按鈕沒有自動出現(xiàn)，可以單擊“工具”菜單中的“自動更正”選項，然后選中顯示“自動更正選項”按鈕復(fù)選框。接下來，單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，然后選中“自動編號列表”復(fù)選框。

1.2.108快速建立上、下標(biāo)

我們一般創(chuàng)建和撤銷上、下標(biāo)的方法是通過點擊“格式→字體”命令，在字體對話框中進行設(shè)置，比較麻煩，其實它們都可用快捷鍵。下標(biāo):“Ctrl+=（等號）”;上標(biāo):“Ctrl+Shift++（加號）”。

1.2.109給對象同時添加上下標(biāo)

在Word中可以使用“字體”對話框中的“上標(biāo)”和“下標(biāo)”命令來設(shè)置上下標(biāo)，但是用這種方法對同一對象同時添加上、下標(biāo)時，上下標(biāo)是錯開的，并未對齊。其實，我們可以使用“合并字符”功能來給對象同時添加上下標(biāo)，方法如下:

1.先在編輯區(qū)相應(yīng)位置輸入要作為上下標(biāo)的字符，并選定希望作為上下標(biāo)的字符（注意每次最多只能夠選定6個漢字或字符）;

2.單擊“格式→中文版式→合并字符”命令，在出現(xiàn)的對話框中設(shè)置上下標(biāo)所需字體和字號;

3.在作為上下標(biāo)字符之間擊一次空格鍵，然后單擊“確定”按鈕。

如果要合并8個以上的字符，可用“雙行合一”命令，方法如下:

1.選中作為上下標(biāo)的文字;

2.單擊“格式→中文版式→雙行合一”命令，在彈出的對話框中可以看到效果，單擊“確定”按鈕即可。

1.2.110快速對齊上下標(biāo)

我們知道，在文字錄入時要輸入上下標(biāo)可采用菜單操作輸入，即選中字符在“格式→字體”，在“字體”對話框中的“效果”欄中選擇“上標(biāo)”或“下標(biāo)”即可。但是當(dāng)我們要同時輸入上下標(biāo)時，這樣輸入的上下標(biāo)是錯開的，如何才能把錯開的上下標(biāo)對齊呢？

1.把上下標(biāo)用正常的方式輸入后（這時上下標(biāo)是錯開的），選中它們;

2.單擊“格式→中文版式→雙行合一”命令;

3.在彈出的對話框中，單擊“確定”即可。

1.2.111刪除空行

對于文章中的空行，手工刪除是一件很麻煩的事情，其實我們用Word的替換功能就可實現(xiàn)快速刪除文章中的空行。方法是:單擊“編輯→替換”命令，打開“替換”對話框，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，按下“高級”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”兩次，在輸入框中會顯示為“＾p＾p”，在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標(biāo)記”，即“＾p”，然后按下“全部替換”按鍵，可刪除單行的空行，對于多行空行，可進行重復(fù)替換，直到刪除全部空行為止。

1.2.112選擇垂直的文本列

要想在Word中選擇一塊垂直的文本，如一列數(shù)字等，在按住Alt的同時拖動鼠標(biāo)選擇即可。然后，你可以刪除該列或?qū)⑵鋸?fù)制到其它文件中，相當(dāng)方便。

注意:如果文本列在Word表格中，你將不能使用這一技巧選擇該列文本。

1.2.113選擇多個頁面

在Word窗口底部的狀態(tài)欄中除了顯示文檔當(dāng)前的狀態(tài)，在右邊還有一個“擴展”功能，平時它顯示淺灰色，表示未“未激活”，只要用鼠標(biāo)雙擊即可激活。用鼠標(biāo)拖動來選取文字部分時，經(jīng)常不能準(zhǔn)確選定范圍，特別是當(dāng)范圍超過了一屏幕時，這時“擴展”功能就有用了，可用以下方法操作:

1.先將鼠標(biāo)的光標(biāo)置于選取范圍的起始處;

2.雙擊狀態(tài)欄的“擴展”按鈕，打開“擴展”功能;

3.單擊邊框的滾動條的移動按鈕，如翻頁、前后調(diào)整等操作;

4.將光標(biāo)移到范圍的結(jié)束處，這樣就可以選取大塊范圍了。

1.2.114選擇超長文檔

不知你有沒有發(fā)現(xiàn)，當(dāng)你想選擇一段超過屏幕長度的文本時，文字處理器滾動得太快，很難一次就選正確?，F(xiàn)在介紹一種有效地選擇大段文本的方法:點擊你想選擇的開始處，用滾動條代替光標(biāo)鍵向下移動文檔，直到你看到想要選擇的結(jié)束部分，按下Shift鍵，然后點擊想要亮顯文本的結(jié)束處。

1.2.115快速復(fù)制區(qū)域

有些時候，某段文字或圖形需要在不同地方重復(fù)出現(xiàn)，反復(fù)輸入會浪費大量時間，這時使用Word的區(qū)域復(fù)制功能就會顯得輕松快捷。方法是:用鼠標(biāo)在選定段落連擊3次，然后同時按住Shift和Alt健，再同時按上下方向鍵，選定的段落就會隨你的操作移動到所需位置。

1.2.116跨頁選擇對象

我們一般都用按住鼠標(biāo)左鍵不放，直接往下拖曳選取對象，不過這種方法（特別在跨頁時）非常容易超出選取范圍，但用F8鍵可幫助我們準(zhǔn)確選取文章范圍。其方法是:

1.首先把光標(biāo)插入到要選取范圍的起點;

2.按一下F8鍵，此時狀態(tài)欄中的“擴展”功能被激活;

3.光標(biāo)移到欲結(jié)束的地方按一下鼠標(biāo)左鍵。這樣，起點與結(jié)束點之間的內(nèi)容就被選中了。欲取消此功能時，按一下Esc鍵。

1.2.117讓保存的Word文檔自動添加摘要內(nèi)容

打開Word，新建一個空白文檔，點擊“文件→另存為”命令，彈出“保存”對話框，在“保存文件名”上輸入“Normal”，在“保存類型”上選擇“文檔模板”，保存在任意一個地方，然后關(guān)閉Word。下面用資源管理器打開Office存放模板的路徑（Office安裝\MicrosoftOffice\Templates），把Normal.dot改名為ab.dot（此文件只是以后恢復(fù)所用，因此更改的文件名可自定），然后把剛才保存的Word文檔模板Normal.dot移動到此文件夾，并且在這個文檔模板上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“屬性”，在“摘要”選項卡上依次把標(biāo)題、主題、作者、上司、公司、類別、關(guān)鍵字、說明等填寫上去。以后，你保存的Word文檔就自動填寫上這些項目了。

三、圖片和圖形編輯技巧　

1.3.1重復(fù)使用“繪圖”欄中的同一按鈕

如果想連續(xù)多次使用同一繪圖按鈕，則雙擊該按鈕即可。使用完畢，單擊該按鈕或按“Esc”鍵可退出。

1.3.2畫圈組合圖片

把數(shù)個連在一起的圖片組合起來成為一個對象，可以方便你的編輯工作。在Word中，同時選中多個圖形對象的方法是按住Shift鍵，并單擊各個圖形。但在圖片很多很小又擠在一起時，這種選多個圖形的方法就很難奏效了。這時，可以單擊“視圖→工具欄→繪圖”命令，打開“繪圖工具欄”，單擊繪圖工具欄的左端有一個白色的箭頭形狀的“選擇對象”按鈕，再拖動鼠標(biāo)在想要“組合”的圖片周圍畫一個圈，則圈中的圖片就全部被選中了，現(xiàn)在再進行“組合”就容易多了。

1.3.3在文檔中插入圖標(biāo)

在文檔中加上一個圖標(biāo)，不但可以形象地說明問題，而且能夠使文章圖文并茂。具體操作是:單擊“插入→對象”命令，打開對話框，選中“顯示為圖標(biāo)”選項，然后在“對象類別”列標(biāo)框中選取所需，單擊“確定”即可。如不滿意圖標(biāo)的樣式，可以單擊“更改圖標(biāo)”進行修改，隨后彈出“更改圖標(biāo)”對話框，默認文件是Windows的系統(tǒng)文件shell32.dll，這里包含了幾乎所有的Windows系統(tǒng)圖標(biāo)。如果插入的是程序圖標(biāo)，則點擊“瀏覽”按鈕，找到所需的程序或dll文件，如IEXPLORER.EXE。選中需要的圖標(biāo)后單擊“確定”，或雙擊選定的圖標(biāo)，此時它就會出現(xiàn)在“對象包裝程序”窗口中，單擊“文件→更新”，需要的圖標(biāo)就會出現(xiàn)在當(dāng)前文檔的插入點上了。如果我要插入的是Word工具欄按鈕的圖標(biāo)呢？可以在“工具欄”任意位置單擊右鍵，選擇“自定義”，打開“自定義”對話框。不作任何操作，保持打開狀態(tài)，在需要插入的按鈕上點擊右鍵，選擇“復(fù)制按鈕圖標(biāo)”，此時按鈕圖標(biāo)已被復(fù)寫至內(nèi)存，在文檔中需要的地點粘貼即可。這一招同樣適用于Office系列的其它軟件，如FrontPage、Excel、PowerPoint等。

1.3.4為圖形加上題注

當(dāng)你在文檔中加入圖形和圖表時，不要忘了對它們進行編號并加上說明。在Word中，為圖形加上題注是很方便的:先選中圖形，然后單擊“插入→引用→題注”命令，在對話框中輸入對圖形的說明，最后點擊“確定”，Word將自動對圖形進行編號并加上說明。如果你以后在這個圖形之前加上了其它圖形，或者刪除了這個圖形之前的圖形，則Word將自動修改圖形編號。

如果你想要在文檔內(nèi)部引用圖形的題注，你首先必須把題注轉(zhuǎn)換成圖文框。然后，把光標(biāo)移到需要插入題注引用的地方，單擊“插入→引用→交叉引用”命令，從“引用類型”列表，選擇“圖表”，從“引用內(nèi)容”列表選擇你想要的引用類型．在“引用哪一個題注”中選擇正確的題注，最后點擊“插入”按鈕?，F(xiàn)在文檔中插入了對指定圖形題注的引用。如果由于圖形的前面加上或者刪除了其它圖形而導(dǎo)致圖形編號改變，文檔將自動進行相應(yīng)的更新。

1.3.5畫圓和圓弧

在繪圖工具欄中點擊“橢圓”按鈕，按Shift鍵，可拖動以指針起點為圓心的圓。單擊“自選圖形”，指向“基本形狀”，指向“圓弧”點擊，按住Shift鍵拖動，可畫出圓弧。

1.3.6畫正弦曲線

單擊“繪圖”工具欄上的“自選圖形→線條→曲線”圖標(biāo)，沿右上角拖動指針至峰點，松手，向右下拖動指針至橫軸、松手，向右下拖動指針至谷點、松手……在曲線要結(jié)束處雙擊，一個正弦曲線就畫好了。

1.3.7畫直線、正圓、正方形

用Word自帶的畫圖工具畫圖時，按住Shift鍵后再畫，則畫出的線條是直線，畫出的橢圓變成了圓，畫出的長方形變成了正方形。

1.3.8將圖片和自選圖形組合在一起

我們在使用Word進行圖文混排時會遇到這樣的問題:在文檔中插入圖片時，如果要為其加上標(biāo)注圖形，最后應(yīng)當(dāng)將圖片和標(biāo)注圖形組合成為一個整體，以便于改變圖片的位置。可是在Word中，卻怎么也不能將兩個圖形組合。這是為什么呢？試試下面的方法，也許可以給你一個明確的答復(fù)。

在Word中插入圖片，在圖片上單擊鼠標(biāo)的右鍵，在彈出的“設(shè)置圖片格式”對話框中選中“版式”標(biāo)簽，看到在環(huán)繞方式中有這樣幾種:嵌入型、四周型、緊密型、浮于文字上方、襯于文字下方。Word默認的圖片與文字的排版方式是嵌入型，我們把圖片和文字的排版方式設(shè)置為四周型，確定之后回到編輯狀態(tài)再單擊圖片，再進行圖片與圖片的組合也可以進行了。看來問題出在圖片與文字的排版方式設(shè)置上。那么Word默認的嵌入型是怎么回事呢？所謂嵌入型是把插入的圖片當(dāng)作一個字符插入到文本中，要改變其位置可以像改變文字位置一樣用鍵盤上的空格鍵或Backspace鍵。我們雖然可以使用圖片處理工具對其進行處理，但是在與別的圖片進行排版時它卻被當(dāng)成了文字對象處理，所以就會出現(xiàn)插入的圖片與制作的標(biāo)注圖形無法組合的問題。此時我們把圖片與文字的環(huán)繞方式改為其它形式即可。

1.3.9組合文字和圖形

要把某些文字與某些圖形組合成一體，讓它們在編輯排版時不至于分離，其操作方法是:

1.用“繪圖”工具欄上的相應(yīng)按鈕繪出需要的圖形;

2.單擊“文本框”圖標(biāo)，向“文本框”中添加文字，如果不要框線和填充顏色，則選擇”無線條顏色”和“無填充顏色;

3.全選”文本框”和“圖形”，單擊“繪圖”菜單中的“組合”命令。

1.3.10分離文檔中的圖片

要實現(xiàn)文稿中圖片的完整分離，可以利用Word中的HTML超文本轉(zhuǎn)換輸出功能。方法如下:首先在Word中打開含有圖片的文稿，用鼠標(biāo)單擊“文件→另存為”命令，在彈出的對話框“保存類型”里，選取“Web頁（*.html;*.htm）”，起好文件名，單擊“保存”按鈕，就可以將文檔另存為超文本格式。然后打開剛剛保存的“Web頁”文件的文件夾，你會發(fā)現(xiàn)該文件夾中有一個與保存文件同名的文件夾，打開它，就可以發(fā)現(xiàn)里面有多個圖片（JPG或GIF格式），這就是文檔中的圖片。

注意:當(dāng)所插入的圖片顏色為256色以上時，則分離后的圖片格式為JPG格式，否則為GIF格式。

1.3.11固定圖片說明文字

我們在用Word編輯文章時經(jīng)常需要插入圖形，并配上相應(yīng)的說明文字?？墒且坏┻M行字間距、行間距、字體調(diào)整或移動圖片時，原先圖片的說明文字就會移位，不得不重新進行調(diào)整，其實，利用Word的文本框可以輕松解決這個問題。

調(diào)整好圖片的位置后，單擊“插入→文本框→橫排（或豎排）”命令，在圖片旁適當(dāng)位置拉出一個文本框，加入說明文字。然后設(shè)置文本框格式，雙擊文本框，在彈出的對話框中選擇“顏色與線條”標(biāo)簽，在“填充”的“顏色”選項中選擇“無填充顏色”，在“線條”的“顏色”選項中也選擇“無線條顏色”，單擊“確定”后可用鼠標(biāo)再調(diào)整一下文本框的精確位置，將文本框和圖片同時選中，單擊右鍵選擇“組合”命令將文本框與圖形聯(lián)成一體，這樣當(dāng)你再進行文檔編輯或移動圖片時，圖片的說明字符會與圖片一起移動，再也不會到處亂跑了。

1.3.12精確旋轉(zhuǎn)圖片

對于添加到文檔中的圖片，單擊選中它，我們可以利用圖片上方的調(diào)節(jié)旋轉(zhuǎn)柄旋轉(zhuǎn)圖片，但這種調(diào)節(jié)只是一種粗略的調(diào)節(jié)，如果要想精確地調(diào)整圖片的旋轉(zhuǎn)角度，可以雙擊圖片，在彈出的“設(shè)置圖片格式”對話框中選擇“大小”，在“旋轉(zhuǎn)”中就可以任意輸入旋轉(zhuǎn)的角度。

注意:此時圖片的“環(huán)繞方式”要為除嵌入式外的其他形式。若是嵌入式則可在“設(shè)置圖片格式”的“版式”中修改。

1.3.13隱藏圖形

如果覺得屏幕滾動得太慢，則請按如下方法操作:在頁面視圖中單擊“工具→選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡，選中“圖片框”復(fù)選框，可隱藏以嵌入方式（直接在插入點插入至文字的圖片）插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。

清除“圖形”復(fù)選框上的選中標(biāo)記，可以隱藏以浮動方式導(dǎo)入的圖片（即位于圖形層并可根據(jù)需要精確地放置在頁面上的、還可置于文字和其它對象之前或之后的圖片）和用繪圖工具創(chuàng)建的對象，如自選圖形等。

1.3.14快速還原圖片尺寸

有時我們會在文檔中放置一些圖片，并作適當(dāng)?shù)男薷?，如果修改得不滿意，想還原后重新修改，可按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)雙擊該圖片，即可快速還原。

1.3.15將“圖片”轉(zhuǎn)換成“圖形對象”

文檔中的“圖形對象”比“圖片”有更大的靈活性，不但可以縮放、移動，還可以旋轉(zhuǎn)，因此，我們有時就想讓圖片也轉(zhuǎn)換成圖形，這樣就可以更加自由地進行編輯了。轉(zhuǎn)換的方法是:選中圖片，單擊繪圖工具欄中的“繪圖”按鈕，在彈出的菜單中選中“文字環(huán)繞”中的一種方式，此時，文檔中的“圖片”就轉(zhuǎn)換成與“圖形對象”一樣可自由移動、旋轉(zhuǎn)的對象。如果要幾個圖片與圖形對象組合，經(jīng)過對圖片的上述操作，就可利用“繪圖”工具欄的“選擇對象”按鈕和“繪圖”菜單中的“組合”命令，使幾個對象組合成一體。

1.3.16組合圖形

用Word自帶的繪圖工具，將幾個簡單的圖形拼接成一個復(fù)雜的圖形;或者用插入圖片的方法插入多個圖片構(gòu)成一個復(fù)雜的圖片。如果想要將這些圖片組合成一個圖形后整體移動，可以在按住Shift鍵的同時，逐個點擊單個的圖片選中所有的圖片，再右擊鼠標(biāo)，選“組合”選項下的“組合”命令即可。

1.3.17讓圖形排列整齊

首先通過按Shift鍵并依次單擊想對齊的每一個圖形來選中它們，然后單擊繪圖工具欄上的“繪圖”按鈕，選取彈出式菜單中的“對齊或分布”選項，并選擇一種對齊或分布的方法。

1.3.18編輯環(huán)繞頂點

單擊“繪圖”工具欄上“文字環(huán)繞”中的“編輯環(huán)繞頂點”，圖片周圍會出現(xiàn)許多頂點，拖動它們可以調(diào)整文字環(huán)繞位置，按住Ctrl鍵再單擊頂點間連線（頂點）可以增加（或刪除）頂點。

1.3.19精確地控制圖片移動的位置

當(dāng)你在Word文檔中放置圖片時，它會自動與一個可見的網(wǎng)格對齊，以確保所有內(nèi)容整齊地排列。如果需要精確地控制圖片的放置位置，你可以在拖動對象時按住Alt鍵，以暫時忽略網(wǎng)格。你可以看到該圖片將平滑地移動，而不是按照網(wǎng)格間距移動。

注意:如果圖片不需要與文字對齊，你可以使用這一技巧。為了確保該技巧生效，雙擊該圖片，然后選擇“版式”選項卡，選擇環(huán)繞方式區(qū)域下非嵌入式的任意方式，最后單擊“確定”。

1.3.20快速復(fù)制圖片

按住CtrI鍵，光標(biāo)再移動到對象上且拖動，可在新位置處復(fù)制出圖片。

1.3.21快速復(fù)制、移動圖形對象

按住Shift鍵，光標(biāo)移動到對象上且拖動．可按垂直或水平方向移動圖形對象到新位置;按住Shift鍵的同時再按住Ctrl鍵，光標(biāo)移動到對象上且拖動．可在垂直或水平方向上的新位置處復(fù)制出圖形對象。

1.3.22快速插入多個相同圖片

有時候在Word文檔中想多次插入一種小圖標(biāo)，反復(fù)用“插入→圖片→來自文件”命令則非常麻煩，其實可以用“替換”的方法來快速實現(xiàn):

1.先在文檔中需要插入圖片的地方輸入一個字母組合（如tu）;

2.整篇文檔錄入完畢后，將需要插入的圖片復(fù)制到“剪貼板”上;

3.單擊“編輯→替換”命令，打開“查找與替換”對話框，并點擊“高級”按鈕，在“查找內(nèi)容”框中填入“tu”，點擊“替換為”框，再單擊“特殊字符”按鈕，并選“剪貼板內(nèi)容”選項;

4.按“全部替換”按鈕，即可將全文的字母“tu”一次性替換為剪貼板上的圖片了。

1.3.23一次在文檔中插入多個圖片

在一般情況下，我們是利用“插入→圖片→來自文件”打開插入圖片對話框，然后選擇圖片進行插入。如果我們要在文檔中插入數(shù)個圖片，一個一個的重復(fù)以上的操作就顯得很煩瑣，事實上我們可以在插入圖片對話框中用Ctrl和Shift鍵來幫助我們快速選定多個圖片。你可以按住Ctrl鍵的同時用鼠標(biāo)逐個點擊要添加的圖片，也可以按住Shift鍵，然后單擊不同的兩個圖片，也可以將處在它們之間的圖片選中，最后單擊“插入”按鈕即可把選中的圖片一次性插入到文檔中。

1.3.24找回丟失的圖片

單擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，在文檔中丟失的原有圖片，就會再現(xiàn)出來。

四、表格和圖表編輯技巧

1.4.1設(shè)計斜線表頭

將插入點定位在單元格中，單擊“表格→繪制斜線表頭”命令，出現(xiàn)對話框，單擊“表頭樣式”下拉菜單選擇一種樣式（共有5種可選擇），分別填入“行標(biāo)題”（右上角的項目）、“列標(biāo)題”（左下角的項目）和“數(shù)據(jù)標(biāo)題”（中間格的項目）以及“字體大小”等，最后單擊“確定”退出。刪除斜線表頭的方法是，單擊要刪除的斜線表頭，當(dāng)周圍出現(xiàn)選定標(biāo)記時，按Del鍵即可刪除該斜線表頭。

1.4.2自由修改斜線表頭

斜線表頭繪制好后，如果改變字號，或者調(diào)整斜線位置，斜線表頭便出現(xiàn)諸如字與字互相疊壓或線條移動等不匹配的情況，往往令許多人感到束手無策。其實，我們可利用Word的繪圖功能加以調(diào)整，具體作法是:

1.選中該表頭（其實表格斜線是由線條組合在一起的圖形），使之周圍出現(xiàn)8個控點;

2.在“繪圖工具欄”上單擊“繪圖”按鈕，在彈出的菜單中選擇“取消組合”命令，并在斜線表頭所在的單元格之外的區(qū)域單擊（即取消選定狀態(tài)）;

3.這時表頭中的線條和文字（其實是文本框）均成為獨立可調(diào)整狀態(tài)，我們可以任意調(diào)整表頭的線條和每一個文字的位置，直到滿意為止;

4.按Shift鍵，依次選擇每個線條和每個文字塊;

5.再次在“繪圖工具欄”上單擊“繪圖”按鈕，選擇“組合”。

在上面第三步中，你還可能遇到另一種令人頭疼的事情:那就是雖然可獨立移動斜線位置，但就是移動不到準(zhǔn)確的位置，或者說誤差非常大。這時，你可嘗試如下的步驟:

1.選中該表頭;

2.在“繪圖工具欄”上單擊“繪圖”按鈕，選擇“繪圖網(wǎng)格”，彈出“繪圖網(wǎng)格”對話框;

3.在“繪圖網(wǎng)格”對話框中將“水平間距”和“垂直間距”均調(diào)整成最小值，然后單擊“確定”，表頭中的內(nèi)容便可任意調(diào)整大小、位置了。

1.4.3把文字轉(zhuǎn)換成表格

選中需要轉(zhuǎn)換的文字，單擊“表格→轉(zhuǎn)換→文本轉(zhuǎn)換成表格”命令，設(shè)置好需要轉(zhuǎn)換的列數(shù)、行數(shù)和套用的格式，在“文字分隔位置”中選中文字分隔符，按“確定”按鈕就可以把文字轉(zhuǎn)換成表格。

1.4.4把表格轉(zhuǎn)換成文字

選中表格，單擊“表格→轉(zhuǎn)換→表格轉(zhuǎn)換成文本”命令，在打開的對話框中選好文字分隔符，單擊“確定”按鈕即可。

1.4.5快速選定整張表格

按“Alt+5（數(shù)字鍵盤上的數(shù)字，且NumLock鍵處于關(guān)閉狀態(tài)）”，就可以快速選定整張表格。

1.4.6隨心所欲調(diào)整單元格中的文字對齊方式

對于單元格中的文字，你可以隨意調(diào)整它的位置，上、下、左、右、中間任意設(shè)定，設(shè)置的方法是:在單元格中右鍵單擊，彈出快捷菜單，在“單元格對齊”子菜單中單擊相應(yīng)的命令即可，共有9種設(shè)定可供選擇。

1.4.7更方便地調(diào)整表格的位置

這是在Word中重新定位表格的一個捷徑。單擊“視圖→頁面”命令，轉(zhuǎn)換到頁面視圖模式，在頁面視圖中，把鼠標(biāo)指針放在表格的左上角直到出現(xiàn)移動柄（框中有一個4個頭的箭頭），點擊移動柄，用它把表格拖動到一個新位置。

1.4.8整體縮放表格

將光標(biāo)停留在表格內(nèi)部，直到表格尺寸控點（一個小“口”）出現(xiàn)在表格右下角，將鼠標(biāo)移至表格尺寸控點上，待向左傾斜的雙向箭頭出現(xiàn)，沿需要的方向拖動即可整體縮放表格。

1.4.9使你的列標(biāo)題可見

當(dāng)你在Word中創(chuàng)建一個表格時，你可以利用列標(biāo)題來描述每一列是什么信息。但如果表格很長，超過一頁時，第一頁后面的頁列標(biāo)題將看不到，這樣你很難分辨每一列的主題是什么。這里將介紹一種使標(biāo)題可見的技巧:

選擇表格的第一行或多行，單擊“表格→標(biāo)題行重復(fù)”命令，現(xiàn)在，Word能夠自動在后續(xù)頁的頂端重復(fù)表格的標(biāo)題。

注意:只有在自動分頁時，Word才能夠自動重復(fù)表格標(biāo)題，如果你手工插入分頁符，表格標(biāo)題將不會重復(fù)。而且，重復(fù)的表格標(biāo)題只要在打印預(yù)覽視圖或當(dāng)你打印文檔時才可見。

1.4.10用鍵盤建立表格

你想過只需簡單地輸入一連串+號和-號，就可以在Word中創(chuàng)建表格嗎？下面就是具體的操作方法:

利用一個+號開始一行，然后不停輸入-號，直至達到合適的列寬度。要想添加一個新列，再次輸入+號。在輸入最后一個+號后按下回車。Word將把文本轉(zhuǎn)換為表格。要想向表格添加更多的行，移到表格的最后一個單元格并按下Tab鍵。

注意:如果這一技巧不起作用，那么你需要打開Word中的自動套用格式特性。單擊“工具→自動更正”命令，然后單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡并選中“表格”復(fù)選框。

1.4.11給表格增加行

用鼠標(biāo)點中表格中的最后一個單元，然后按Tab鍵，即可在表格末端增加一行。

1.4.12快速給單元格編號

選定需要進行編號的行或列后，單擊工具欄中的“編號”或“項目符號”按鈕就可以自動對單元格逐項進行編號，這種方法不但對單個的行或列起作用，對整個表格也可以使用。

1.4.13對齊單元格中的內(nèi)容

選中要對齊內(nèi)容的行或列，然后右鍵單擊，在彈出的“單元格對齊方式”菜單中選擇相應(yīng)的方式即可。

1.4.14快速插入一行

將光標(biāo)移到表格右側(cè)換行符前按回車鍵可在下一行插入一行。

1.4.15快速插入多行（列）

選定多行（列）后再右鍵單擊，選擇“插入行（列）”命令，即可一次插入多行或多列。

1.4.16在表格頂端加空行

要在表格頂端加一個非表格的空白行，可以使用“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵通過拆分表格來完成。但當(dāng)你的表格位于文檔的最頂端時，有一個更為簡捷的方法，就是先把插入點移到表格的第一行的第一個單元格的最前面，然后敲Enter鍵，就可以添加一個空白行。

1.4.17將Word表格轉(zhuǎn)換為Excel表格

1.將光標(biāo)移至Word表格的任意單元格中，單擊“表格→選擇→表格”命令，選定整個表格;

2.單擊“編輯→復(fù)制”命令，將Word表格拷貝到剪貼板中;

3.啟動ExceI，然后打開需要轉(zhuǎn)換的工作簿，井將光標(biāo)移至所需的單元格中;

4.單擊“編輯→粘貼”命令，即可將剪貼板中的信息（即我們所需的表格內(nèi)容）粘貼到Excel中。

1.4.18快速插入公式

在一個公式較多的中文Word文檔中編輯公式時，不但每次都需要調(diào)入“公式編輯器”，而且影響了“公式編輯器”的運行速度。為了解決這個麻煩，可以在插入一個公式之前，建立一個新的文檔（作為臨時文檔），在該臨時文檔中用“公式編輯器”編輯公式，然后將編輯好的公式復(fù)制到剪貼板中，再將公式粘貼到需要的位置即可。當(dāng)需要再一次插入公式時，通過選擇窗口直接切換到臨時文檔中進行編輯，然后再按照上述方法進行編輯。

1.4.19插入雙表

Word中的表格兩側(cè)不能插入其它表格，不過把一個表格“一分為二”可間接得到雙表，方法是:選定表格中間作為“分隔”的某列后，然后右鍵單擊，選擇“邊框和底紋”命令，通過“邊框和底紋”對話框中的預(yù)覽圖取消所有的橫邊框”，就可得到“雙表”。

1.4.20快速拆分表格

首先在要拆分的表格行中任一處單擊，然后按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵，就會在插入點所在行的上方插入一個非表格式的空白行，將表格一分為二。

1.4.21把表格一分為二并分頁放置

首先在要拆分的表格行中任一處單擊，然后按下“Ctrl+Enter”組合鍵，就會把表格一分為二并分頁設(shè)置。

1.4.22在Word中復(fù)制Excel表格和它的格式

從Excel復(fù)制一個表格到Word,方法如下:

打開你想要把表格復(fù)制到其中的Word文檔和包含表格的Excel工作表，在Excel中選中想要復(fù)制的表格，單擊“編輯→復(fù)制”命令，切換到Word，單擊要顯示表格的位置，再單擊“編輯→粘貼”命令，使用“粘貼選項”智能標(biāo)記，選擇下列選項中的一種:

1.若要保留在Excel中應(yīng)用的格式，選擇保留源格式;

2.若要匹配已經(jīng)在你的Word文檔中的表格的樣式，選擇匹配目標(biāo)區(qū)域表格樣式。

1.4.23文字與單元格對齊

Word2002文字與單元格可以多種方式對齊，操作方法是:選中需要設(shè)置文字對齊的單元格，打開“表格和邊框”工具欄中的“對齊”工具，單擊你需要的對齊方式按鈕就可以了。

1.4.24按姓氏筆畫排序表格中的內(nèi)容

在Word的表格功能中，為了適應(yīng)中文習(xí)慣，新增了按“姓氏筆畫”排序功能。具體使用方法是:選擇需要排序的列，單擊“表格→排序”命令，出現(xiàn)“排序”對話框，選擇“類型”組合框中的“筆畫”項，并選擇“升序”或“降序”，點擊“確定”即可。你會看到，此時的表格已按“姓氏筆畫”（而不是“姓名筆畫”）的升序（或降序）排列好了。

1.4.25快速選定整個表格

按住Alt鍵后雙擊表格中任意位置，可快速選定整個表格，再按“Ctrl+X”可快速刪除表格。

1.4.26快速選定整行內(nèi)容

將鼠標(biāo)移動到一行左格線和文本之間的空白處，指針變?yōu)橄蛴壹^后單擊可選定整行內(nèi)容。

1.4.27快速選定整列內(nèi)容

將鼠標(biāo)移動到一列最上方邊線處，指針變?yōu)橄蛳录^后單擊可選定整列內(nèi)容。

1.4.28固定列寬

在Word中，表格的列寬可自動調(diào)整尺寸以適應(yīng)文本或圖形。如果鍵入的文字長度超過了列寬，Word將調(diào)整列寬以包含文字。如果不需要在鍵入時調(diào)整列寬，請選中表格，然后單擊“表格→表格屬性”命令，選擇“表格”選項卡，單擊“選項”按鈕，清除“自動重調(diào)尺寸以適應(yīng)內(nèi)容”復(fù)選框，最后依次單擊“確定”按鈕。

1.4.29顯示正確行號

我們在制作大型表格時，會發(fā)現(xiàn)分頁后行號顯示不正確，這是因為在分頁時如果分頁符拆分了表格中單獨的一行，對于新的一頁上位于該行以外的其它各行，Word有時會在狀態(tài)欄中顯示不正確的行號。如果需要準(zhǔn)確的行號，可以禁止表格跨頁斷行，方法是:單擊“表格→表格屬性”命令，選擇“行”選項卡，清除“允許跨頁斷行”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕。

1.4.30快速復(fù)制表格

1.首先切換到頁面視圖方式，然后將指針停留在表格的左上角，直到表格移動控點（即一個方框內(nèi)有一個四向箭頭）出現(xiàn);

2.將指針停留在表格移動控點上，直到一個黑色四向箭頭出現(xiàn);

3.按住Ctrl鍵，將副本拖動到新的位置。

1.4.31粘貼表格

當(dāng)你要將表格項從一個表格粘貼到另一個表格中，而且作為該表格中的行、列或嵌套表格，而不是作為文本時，你就必須用到“粘貼表格”命令了?？墒沁@個命令在哪里呢？

l.單擊“工具→自定義”命令，然后選擇“命令”選項卡;

2.在“類別”框中，單擊“編輯”，在“命令”框中，找到并選中“粘貼表格”，然后將其拖放到常用工具欄中的適當(dāng)位置。此時，“粘貼表格”按鈕出現(xiàn)在該工具欄中。該按鈕命令也被稱作“粘貼行”、“粘貼列”或“粘貼為嵌套表格”，這取決于粘貼時單擊表格的位置;

3.單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉“自定義”對話框。

現(xiàn)在，你就可以使用這個“粘貼表格”命令，方便地完成從一個表格到另一個表格的復(fù)制工作了。

1.4.32自由移動表格

將光標(biāo)停留在表格內(nèi)部，當(dāng)表格移動控點（帶框的四向箭頭）出現(xiàn)在表格左上角后，將鼠標(biāo)移到控點上。待鼠標(biāo)指針變成四向箭頭，你就可以將表格拖動到虛框指示的任意位置。

1.4.33將數(shù)據(jù)庫直接轉(zhuǎn)換為Word表格

單擊“視圖→工具欄→數(shù)據(jù)庫命令”，在工具欄上出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫按鈕，單擊“插入數(shù)據(jù)庫→獲取數(shù)據(jù)→瀏覽”，找到需要插入的數(shù)據(jù)庫（表），當(dāng)然首先確定是插入access數(shù)據(jù)庫還是vfp、dbase等類型數(shù)據(jù)表，然后選擇需要插入的字段再單擊“確定”、“調(diào)整”按鈕即可。

提示:Word不僅可以導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，還可以動態(tài)刷新，可以處理字段和記錄，活脫脫一個小DBMS。

1.4.34防止表格在頁面末尾被切斷

如果Word表格長度超過了一頁，而且在頁面末尾被切斷，下一頁的內(nèi)容沒法正確顯示，你可以選中表格，單擊“表格→表格屬性”命令，然后單擊“表格”選項卡，在“文字環(huán)繞”標(biāo)題下，選擇“無”，最后單擊“確定”按鈕即可。

1.4.35隱藏表格邊框

如果你在文檔中輸入一個數(shù)字清單，常常上下行的數(shù)字難以對齊。如果插入一個表格，對齊的問題就好解決了，但由于表格的行、列邊框顯示出來，又使文章不美觀。怎么辦？——隱藏表格邊框。

方法是:插入一個表格，將數(shù)字輸入到表格中，設(shè)置好對齊方式后，選中整個表格，單擊“表格→表格屬性”，在“表格”選項卡中單擊“邊框和底紋”按鈕，單擊“邊框”，在設(shè)置中選“無”即可。

1.4.36設(shè)置表格內(nèi)容對齊

Word2002表格可以像文字那樣設(shè)置其中的內(nèi)容對齊方式，從而給排版帶來了極大的方便。設(shè)置方法是:在表格的任意位置單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“表格屬性”命令，打開“表格”選項卡，選中“對齊方式”下需要的選項，單擊“確定”按鈕即可。

如果將整個表格選中，使用“格式”工具欄中的“居中”、“右對齊”等按鈕，也可以設(shè)置表格的內(nèi)容對齊方式。

1.4.37套用表格樣式

選中制作好的表格，單擊“表格→自動套用格式”命令，打開“表格自動套用格式”對話框，在“表格樣式”中選擇你喜歡的某種樣式，然后單擊“應(yīng)用”按鈕即可作用到表格上。

1.4.38任意合并單元格

在Word中只要是相鄰的單元格都可以合并。操作方法是:選中要合并的單元格，單擊“表格→合并單元格”命令即可完成合并，各單元格內(nèi)原有的文字能自動分行排列。

1.4.39表格嵌套

常用下面兩種方法在表格中嵌套表格，即建立表中表。

1.先按常規(guī)方法建立一個表格，將光標(biāo)放入需要嵌套表格的單元格，單擊“表格→繪制表格”命令，按需要畫表中的小表即可，此法可以創(chuàng)建比較復(fù)雜的嵌套表格;

2.將光標(biāo)放入需要嵌套表格的單元格，單擊“表格→拆分單元格”命令，根據(jù)需要在對話框中選擇合適的行、列數(shù)，單擊“確定”按鈕即可在該單元格中嵌套一個小表格。

1.4.40任意拆分單元格

選中要拆分的所有單元格，單擊“表格→拆分單元格”命令，打開對話框，在“行數(shù)”和“列數(shù)”后輸入該區(qū)域拆分后的表格行列數(shù)，單擊“確定”按鈕即可。

1.4.41任意擦除表格線

打開“表格和邊框”工具欄，單擊“擦除”按鈕，拖動“橡皮”光標(biāo)劃出紅色方框，方框圍住的所有表格線就會變粗，松開鼠標(biāo)，選定的表格線立刻被“擦除”。

1.4.42修改表格線

Word能用各種方法修改表格線，如果修改量不大，可以打開“表格和邊框”工具欄，在“線型”和“粗細”下拉列表中選擇你喜歡的表格線，按下“繪制表格”按鈕，在需要修改的表格線上拖動光標(biāo)即可。也可將光標(biāo)放在表格內(nèi)，單擊“格式→邊框和底紋”命令，在“邊框”選項卡中進行修改。如果表格的規(guī)模較大，此法更加方便快捷。

1.4.43表格左右并列

用鼠標(biāo)在表格的左或右邊的空白處雙擊，使該處出現(xiàn)插入點，然后插入一個新表格，只要頁面能容納后插入的表格，這兩個表格即可左右“和平共處”。

1.4.44將Excel表格粘貼為圖片

如果想把Excel表格變?yōu)閳D片插入到Word文檔中，可以進行以下操作:選中要粘貼的Excel單元格區(qū)域，單擊“復(fù)制”按鈕將其存入剪貼板。然后切換至Word文檔，單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，在彈出的對話框中選擇“圖片”或“圖片（增強型圖元文件）”選項，單擊確定，即可將Excel表格以圖片形式插入到當(dāng)前文檔中。

1.4.45行的求和

有以下兩種方法:

1.把插入點插入到要求行的最后一個單元格內(nèi)，單擊“自動求和”按鈕，則該單元格中自動輸入該列數(shù)字的和;

提示:計算表格每行數(shù)字之和時，要從有數(shù)字的最后一行開始，把插入點移到該行中的最后一列，從下向上依次單擊“自動求和”按鈕，如果某行有空單元格或字母單元格時，則計算的是空單元格或字母單元格之后格中數(shù)字的和，若字母單元格之后同行為空單元格，計算的是字母單元格之前同行的數(shù)字之和。如果“自動求和”按鈕沒有出現(xiàn)，可以單擊“視圖→工具欄→表格和邊框”打開表格工具欄，“自動求和”的圖標(biāo)為“∑”。

2.把鼠標(biāo)移到該行之前，當(dāng)鼠標(biāo)變成空心的右向上黑箭頭時，單擊左鍵，則選中該行。單擊“工具計算”按鈕，則在當(dāng)前窗口下面的提示行中顯示出“計算結(jié)果為:xxx”，只要把該結(jié)果填入表格中的單元格中即可。

提示:默認情況下，Word工具欄中沒有“工具計算”按鈕，添加方法為:首先單擊“工具→自定義→命令”，在“類別”下拉列表框中選中“工具”，再在右邊“命令”列表框中找到“工具計算”，用鼠標(biāo)按住“工具計算”并拖至Word工具欄中適當(dāng)?shù)奈恢冕尫攀髽?biāo)，此時新增的“工具計算”按鈕就出現(xiàn)在工具欄中。

1.4.46列的求和

有以下兩種方法:

1.把插入點插入到要求列的最后一個單元格內(nèi)，單擊“自動求和”按鈕，則該單元格中自動輸入該列數(shù)字的和;

提示:計算表格每列數(shù)字之和時，應(yīng)從最后有數(shù)字一列開始由右向左依次單擊“自動求和”按鈕，若遇到列中有字母單元格或空單元格，則計算的是最后空單元格或字母單元格之后同列數(shù)字的和，若空單元格或字母單元格之后同列為空單元格，則計算它之前的數(shù)字之和。

2.把鼠標(biāo)移到該列之上，當(dāng)鼠標(biāo)變成實心向下的黑箭頭時，單擊左鍵，則選中該列。單擊“工具計算”按鈕，則在當(dāng)前窗口下面的提示行中顯示出“計算結(jié)果是:xxx”，只要把該結(jié)果填入表格中的單元格中即可。

1.4.47求整個表格數(shù)字之和

選中整個表格，單擊“工具計算”按鈕，則在當(dāng)前窗口下面的提示行中顯示出“計算結(jié)果是:xxx”，只要把該結(jié)果填入表格中的單元格中即可。

1.4.48計算表格中數(shù)據(jù)

在用“公式”命令計算表格數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)有一個問題，就是不能用一個公式計算很多行的數(shù)值，此時有一個好的方法:

先將“=SUM（LEFT）”公式復(fù)制一下，然后在要計算的表格欄內(nèi)按“Ctrl＋F9”，出現(xiàn)｛　｝標(biāo)志，此時就處在輸入公式的狀態(tài)，按“Ctrl＋C”將公式粘貼進來，依此類推，很快就可以將要計算的表格單位全部打上公式，此時選中整個表格，按F9，就可以通過公式算出所要的數(shù)值。值得注意的是，在Excel中，如果表格中的源數(shù)據(jù)出現(xiàn)變化，結(jié)果是及時更新的，而在Word中源數(shù)據(jù)變化，結(jié)果是不會自動更新的，要重新選擇整個表格，然后按F9更新所選域數(shù)據(jù)才會更新。

1.4.49對表格進行排序

1.將插入點置于要進行排序的表格內(nèi)的任意位置;

2.單擊“表格→排序”命令，打開“排序”對話框;

3.在“排序依據(jù)”列表框中選擇要作為第一個排序依據(jù)的列名稱，在后面的“類型”列表框中選擇“筆畫”、“拼音”、“數(shù)字”或“日期”，然后選擇“升序”或“降序”選項按鈕;

4.如果要用到更多的列作為排序依據(jù)，在“次要關(guān)鍵字”、“第三關(guān)鍵字”中重復(fù)步驟3的操作即可。

1.4.50利用表格快速生成編號

在現(xiàn)實應(yīng)用中，有時會出現(xiàn)需要打印很多編號的工作，用Word可以很方便地產(chǎn)生編號。方法如下:如現(xiàn)在我們要產(chǎn)生1～800的編號，首先在Word中使用表格菜單中的插入表格在選項卡中輸入需要的行和列，此時我們輸入20和40，如果要打印成一列，最好選擇1和800。此時生成了一個有800個單元格的表格，選中整個表格，然后選擇格式菜單中的項目符號和編號，選擇第二項編號欄，根據(jù)自己的需要選擇一種編號形式，此時電腦自動生成編號，選中整個表格，用“Ctrl＋X”剪切，然后使用選擇性粘貼，選用無文本格式，此時會直接粘貼上編號而不會出現(xiàn)表格，然后根據(jù)自己的需要進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整就行了。

1.4.51在Word中使用Access的數(shù)據(jù)

利用下面的方法可以在原有Word文檔中插入Access表或查詢的內(nèi)容:

1.在一篇Word文檔中選定要插入表或查詢的位置;

2.單擊“視圖→工具欄→數(shù)據(jù)庫”命令，顯示“數(shù)據(jù)庫”工具欄，然后單擊“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕;

3.在彈出的“數(shù)據(jù)庫”窗口中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕獲取數(shù)據(jù)，在“選取數(shù)據(jù)源”的“文件類型”中選擇“MSAccess數(shù)據(jù)庫”，選中所需MicrosoftAccess數(shù)據(jù)庫的名稱，然后單擊“打開”按鈕;

4.單擊“表格”或“查詢”，然后選擇所需表格或查詢，最后單擊“確定”按鈕;

5.如果要選定記錄、域或二者的子集，并將它們包含在Word表格中，請單擊“查詢選項”按鈕，選好所需選項，再單擊“確定”按鈕;

6.如果要自定義Word的表格形式，單擊“表格自動套用格式”按鈕，選定所需選項后單擊“確定”按鈕;

7.單擊“插入數(shù)據(jù)”按鈕，在“插入記錄”下，選定希望包括在Word表格中的記錄;

8.如果希望源數(shù)據(jù)改變時可更新Word表格中的數(shù)據(jù)，可再選中“將數(shù)據(jù)作為域插入”復(fù)選框，然后單擊“確定”即可。

1.4.52微調(diào)表格線

在調(diào)整表格時，可以在按住鼠標(biāo)左鍵的同時按住鍵盤上的Alt鍵實現(xiàn)微調(diào)，但有時會遇到這樣的問題，即當(dāng)多次調(diào)節(jié)表格大小時總有那么一兩條表格線怎么也對不齊，只差那么一點點，這時候你可以用鼠標(biāo)選中這條線然后雙擊左鍵，表格線就會自動合成一條了，有時這樣調(diào)整后差距會轉(zhuǎn)移到最右邊的線上，這時只需雙擊一下這條線即可。

1.4.53利用“公式”命令求和

要計算Word表格中的數(shù)據(jù)，請先將光標(biāo)置于需要放置數(shù)據(jù)計算結(jié)果的單元格中，再單擊“表格→公式”命令，彈出“公式”對話框。

1.求某列數(shù)字的和

將光標(biāo)插入到數(shù)字列底部的單元格中，單擊“表格→公式”命令，Word自動建議使用“=SUM（ABOVE）”公式，表示自動將光標(biāo)之上該列的數(shù)字進行求和，單擊“確定”，則計算結(jié)果輸入到光標(biāo)所在的單元格中。

2.求某行數(shù)字的和

將光標(biāo)插入到數(shù)字行右邊的單元格中，單擊“表格→公式”命令，Word自動建議用“=SUM（LEFT）”公式，表示自動將光標(biāo)所在行的左邊的數(shù)字進行求和，單擊“確定”，則計算結(jié)果輸入到光標(biāo)所在的單元格中。

提示:利用“公式”命令求和時，如果遇到行或列中有空單元格和字母單元格情況，求得的數(shù)字的和只是一部分數(shù)據(jù)的和，至于是哪部分數(shù)字的和，請看利用“自動求和”情況。要逐行求和，請從最末行開始向前求起;要逐列求和，請從最末列向前求起。

五、頁面排版技巧

1.5.1快速知道文字應(yīng)用的格式

要想確定Word中的某一段文字應(yīng)用了何種格式（字體、樣式、對齊方式等），可以單擊幫助菜單中的“這是什么?”命令，在鼠標(biāo)指針變?yōu)橐粋€問號時，單擊需要確定格式的文字，在右面的任務(wù)窗格中將顯示出該文字的格式。

1.5.2手工分頁

在編輯文檔時，Word會根據(jù)頁面設(shè)置和文檔的長度自動對文檔進行分頁，但有時我們需要強制進行分頁，怎么辦呢？

單擊“插入→分隔符”命令，在彈出的對話框中選擇“分頁符”，單擊“確定”，就可以在文檔中插入一個分頁符（或者直接按鍵盤上的“Ctrl+Enter”組合鍵）。

1.5.3建立稿紙格式文檔

在日常工作中，我們有時會用到稿紙格式的文檔，下面我們就來介紹建立稿紙格式文檔的方法:

1.單擊“文件→新建”命令，打開新建文檔任務(wù)窗格;

2.單擊“根據(jù)模板新建”項目中的“通用模板”鏈接，打開模板對話框，單擊“報告”選項卡，選中“稿紙向?qū)А边x項，單擊“確定”按鈕;

3.出現(xiàn)“稿紙向?qū)А?，按照提示一步步設(shè)置好頁面大小、字數(shù)、行數(shù)、格線、頁號等，最后單擊“完成”按鈕，就可以建立一個稿紙格式文檔了，與WPS中一模一樣。

注意:如果你在安裝時沒有選擇安裝模板向?qū)?，在你選中“稿紙向?qū)А睍r，系統(tǒng)會提示你插入Office安裝盤進行安裝，按照提示進行操作即可。

1.5.4快速對齊文本

利用如下的快捷鍵，可以幫你快速對齊文本:

左對齊Ctrl+L

居中Ctrl+E

兩端時齊Ctrl+J

右對齊Ctrl+E

分散對齊Ctrl+Shift+D

1.5.5建立“小字本”格式的文檔

1.單擊“文件→新建”命令，單擊“根據(jù)模板新建”項目中的“通用模板”鏈接，打開模板對話框，單擊“報告”選項卡，選擇“稿紙向?qū)А?，生?0×20的稿紙文檔;

2.單擊“視圖→頁眉和頁腳”命令;

3.單擊“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕;

4.右鍵單擊“稿紙”，選擇“組合→取消組合”命令;

5.拖動方格列，排成31×20的“小字本”格式;

6.單擊“文件→頁面設(shè)置”，選擇“文檔網(wǎng)格”卡;

7.將每頁行數(shù)設(shè)置為31后確定;

8.關(guān)閉“頁眉/頁腳”即可。

1.5.6兩行合成一行顯示

將插入點置于希望插入“雙行合一”文字的地方，單擊“格式→中文版式→雙行合一”命令，在“文字”文本框中輸入希望兩行合并成一行的文字，輸入的文字將顯示在“預(yù)覽”柜中。若要自動輸入包含雙行合一文字的括號，可選中“帶括號”復(fù)選框，然后在“括號類型”框中選擇所需括號，最后單擊“確定”按鈕即可。

1.5.7在窗口中顯示全部文檔

在打開文檔時，有時會發(fā)現(xiàn)因為文檔過寬，屏幕上顯示不全，這可怎么辦，總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧！這時我們可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具→選項”命令，再單擊“視圖”選項，然后選中“窗口內(nèi)自動換行”復(fù)選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適用于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口，這時我們單擊“視圖→顯示比例”命令，然后選擇“頁寬”選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動換行。

1.5.8給文檔加上漂亮的花邊

單擊“格式→邊框與底紋”命令，在彈出的設(shè)置窗口中選擇“頁面邊框”標(biāo)簽頁，然后在“線型”列表中選擇你需要的各種邊框線形，如果你需要將邊框做得更花哨點，“藝術(shù)型”邊框列表中提供給你許多更漂亮的圖案，選擇你喜歡的，然后在“應(yīng)用范圍”選擇列表中選擇“整篇文檔”，這樣整個文檔的每一頁都會出現(xiàn)你剛才選擇的花邊了。

1.5.9自動斷字

用斷字功能可以避免在兩端對齊的文本中出現(xiàn)大片空白，或在窄行文本中保持相同的行寬?？梢杂迷O(shè)置自動或人工斷字。下面介紹設(shè)置自動斷字的方法:

1.單擊“工具→語言→斷字”命令，打開“斷字”對話框。如果“斷字”命令沒有出現(xiàn)在“語言”子菜單中，則需要安裝斷字工具;

2.選中“自動斷字”復(fù)選框;

3.在“斷字區(qū)”框中，輸入一行中最后一個單詞的右頁邊距。要減少連字符的數(shù)量，應(yīng)放寬斷字區(qū)。要減小右邊參差不齊的現(xiàn)象，應(yīng)縮小斷字區(qū);

4.“連續(xù)斷字次數(shù)限為”框中，輸入可連續(xù)斷字的行數(shù)。

1.5.10增加段首空格

一般情況下我們都是在每段的首行縮進兩格，默認情況下，Word并沒有這個功能，不過我們完全可以在文檔中按下“Ctrl+H”組合鍵，在彈出的“查找和替換”對話框中單擊“高級”按鈕，單擊“查找內(nèi)容”輸入框，然后單擊“特殊字符”按鈕，選中“段落標(biāo)記”。用同樣的方法在“替換內(nèi)容”中插入“段落標(biāo)記”并加上兩個全角空格，最后按一下“全部替換”按鈕，Word文檔中每段文字就會自動縮進兩格了。

1.5.11指定Word中的句子間隔

你可能喜歡在句子間使用一個或兩個空格，Word能夠幫助你確保單個文檔內(nèi)部以及多個文檔間的句子間隔均是一致的，方法是:

點擊“工具→選項”命令，然后點擊“拼寫和語法”標(biāo)簽，點擊“設(shè)置”，在“所需風(fēng)格”下面的“語法和風(fēng)格選項”框中，選中你想要的選項即可。要想恢復(fù)所選語法和寫作風(fēng)格的原始規(guī)則，請點擊“全部重設(shè)”。

1.5.12縱橫混排文字

在Word文檔中，有時出于某種需要必須使文字縱橫混排（如對聯(lián)中的橫聯(lián)和豎聯(lián)等），這時Word的“縱橫混排”命令就派上了用場，操作如下:

1.選定需要豎排的文字;

2.單擊“格式→中文版式→縱橫混排”命令，出現(xiàn)對話框，若要將豎排文字與行寬對齊，可選中“適應(yīng)行寬”復(fù)選框;

3.最后單擊“確定”按鈕。

1.5.13改變Word中的字間距

Word的字距有“標(biāo)準(zhǔn)”、“加寬”、“緊縮”等3種，其中“標(biāo)準(zhǔn)”字距即默認字間距，它的實際距離不是一成不變的，而是與文檔中字號的大小有一定的關(guān)系，可以自動調(diào)整?！凹訉挕遍g距或“緊縮”是在“標(biāo)準(zhǔn)”的基礎(chǔ)上再增加或減去一個用戶指定的數(shù)值，間距會自動調(diào)整，不至于出現(xiàn)字與字間距不匹配的情況。

調(diào)整字間距的方法如下:選定文本，單擊“格式→字體”命令，選擇“字符間距”標(biāo)簽，在“間距”下拉列表框中選擇適當(dāng)?shù)念愋秃驮鎏砘驕p小的間距數(shù)值，最后確定即可。

1.5.14刪除中文與數(shù)字間的間隔

在Word的文檔中，中文與數(shù)字混排時，它們之間一般都存在一小段間隔，這個間隔有一個空格大小，影響文檔的對齊，但我們卻無法刪除掉。如不需要這段間隔，可采用如下方法關(guān)閉它:按“Ctrl+A”選定全部文本，單擊“格式→段落→中文版式”，取消“字符間距”項中的“自動調(diào)整中文與數(shù)字的間距”選項左邊的復(fù)選框即可。

1.5.15修改行間距

Word中提供了多種標(biāo)準(zhǔn)的行距供選擇，單擊“格式→段落→縮進和間距”，在“行距”框里提供了多種選擇，可是標(biāo)準(zhǔn)行距并不一定符合我們的需要。如果我們想要任意設(shè)置行距的大小，可以將行距設(shè)為“固定值”，然后在右邊的“設(shè)置值”對話框里任意輸入行距的數(shù)值即可做出相應(yīng)的調(diào)整。

1.5.16快速改變行間距

選中你需要設(shè)置行距的文本段落，按照需要進行以下操作:

按“Ctrl+1”的組合鍵，即可將段落設(shè)置成單倍行距;

按“Ctrl+2”的組合鍵，即可將段落設(shè)置成雙倍行距;

按“Ctrl+5”的組合鍵，即可將段落設(shè)置成1.5倍行距。

1.5.17自動首行縮進兩個漢字

我們中國人寫東西都有段首空兩個漢字，俗稱“低2格”的習(xí)慣，如果每次都要在段首敲4個空格半角鍵，實在是太麻煩了，Word為我們提供了更為方便的辦法，單擊“格式→段落”命令，選擇“縮進和間距”選項卡，在“特殊格式”下拉框中選擇“首行縮進”，在“度量值”中選擇“2字符”即可。

1.5.18去除頁眉橫線

在頁眉插入信息的時候經(jīng)常會在下面出現(xiàn)一條橫線，如果不想在頁眉留下任何信息也無法自動去除此橫線。這時可以采用下述的方法去掉它:確認插入點位于頁眉，單擊“格式→邊框和底紋”命令，在彈出的對話框中選擇“邊框”，在邊框設(shè)置選項選擇“無”，“應(yīng)用于”選擇“段落”，單擊“確定”即可。

1.5.19定義印刷樣式的頁眉

印刷制品的頁眉經(jīng)常是章節(jié)標(biāo)題加頁數(shù)，十分漂亮，其實Word也可以達到這個功能。

1.插入頁碼:位置在頁眉，對齊方式為外側(cè);

2.分別在奇數(shù)頁頁眉和偶數(shù)頁頁眉插入域代碼:STYLEREF“標(biāo)題1”（其中“標(biāo)題1”為你想使用的樣式名稱）;

3.通過制表位調(diào)節(jié)顯示位置使其美觀;

4.根據(jù)章節(jié)劃分應(yīng)用樣式后，頁眉自動顯示相應(yīng)的標(biāo)題。

如果你有雙面打印機，那打印出的成品將和印刷品一樣，馬上去試一下吧。

1.5.20自定義插入頁碼樣式

單擊“插入→頁碼”命令，打開“頁碼”對話框，在該對話框中的“位置”框中可選擇頁碼插入的位置，在“對齊方式”框中可選擇頁碼的對齊方式，然后單擊“確定”按鈕，即可插入頁碼。如果要在插入頁碼前后添加文字，可雙擊插入的頁碼，激活頁眉或頁腳，選擇所插入的頁碼，該頁碼位于一個圖文框中，在該圖文框中的頁碼前后增加文字即可使每一頁的頁碼前后都有相同的文字內(nèi)容，變成諸如“第X頁”的形式。

1.5.21巧用章節(jié)設(shè)頁碼

如果我們編輯的文檔包括許多章，我們想讓每章都重新編排頁碼，也就是根據(jù)章節(jié)自動連續(xù)改變頁碼，如第一章有3頁，頁碼分別表示為“1-1，1-2，1-3”;第二章有4頁，頁碼分別表示為“2-1，2-2，2-3，2-4”，這該如何辦呢？

單擊“插入→頁碼”命令，打開“頁碼”對話框，設(shè)置好顯示“位置”和“對齊方式”后單擊“格式”按鈕，在打開的“頁碼格式”對話框中選中“包含章節(jié)號”選項，選擇好“章節(jié)起始樣式”和“使用分隔符”;在“頁碼編排”中選中“起始頁碼”，并設(shè)為1，單擊“確定”按鈕即可。

1.5.22精確調(diào)整縮進量

我們通過拖動標(biāo)尺上的縮進浮標(biāo)來調(diào)整相應(yīng)的縮進量時，常常難以達到平滑、精確的調(diào)整縮進量的目的。如果我們先按住Alt鍵，再拖動浮標(biāo)，就可以精確地調(diào)整相應(yīng)的縮進量了。

1.5.23文檔分欄

方法一利用“頁面設(shè)置”分欄

單擊“文件→頁面設(shè)置”命令，出現(xiàn)“頁面設(shè)置”對話框，單擊對話框中的“文檔網(wǎng)絡(luò)”標(biāo)簽，在“欄數(shù)”文本框中輸入要分割的欄數(shù)，在“應(yīng)用于”下拉列表中選擇分欄的范圍（選擇整篇文檔或所選文字），單擊”確定”按鈕即可。

方法二巧用“分欄”命令分欄

單擊“格式→分欄”命令，彈出“分欄”對話框，在“預(yù)設(shè)”選項框中選擇分欄的格式，如果“預(yù)設(shè)”分欄格式都不符合要求，則在“欄數(shù)”文本框中輸入要分割的欄數(shù)。

1.5.24給分欄添加分隔線

在分欄工作中，我們經(jīng)常會遇到欄與欄之間的界限并不是分隔得很明顯，因此我們可在欄與欄之間設(shè)置分隔線使各欄之間的界限更加明顯。具體操作方法是:先將光標(biāo)置于要設(shè)置分隔線的欄中，單擊“格式→分欄”命令，彈出“分欄”對話框，在對話框中選中“分隔線”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，即可完成設(shè)置。

1.5.25快速進行首行縮進

將光標(biāo)放在行首，按住Ctrl鍵后，連續(xù)按字母T鍵，你想縮進多少都可以。

1.5.26Word文檔的平均分欄

我們在對Word文檔進行分欄的過程中，往往會遇到最后一頁的欄是不等長的，其實，你只要將定位插入點到文檔末尾，然后選擇“插入→分隔符”命令，在彈出的對話框中選擇“連續(xù)”單選按鈕，然后“確定”，這時候最后一頁的欄也變成等長的了。本方法將在分欄內(nèi)容的最后插入一個連續(xù)型分節(jié)符。通常的作法是，先在內(nèi)容后面插入一個空行，但分欄時不選中此空行。與上述方法是異曲同工。如果僅對文檔中間的一部分分欄，則直接分欄即可，不必這么麻煩。

1.5.27插入水印

水印是顯示在現(xiàn)有文本下方的文本或圖片，水印可以給文檔增添一些樂趣并標(biāo)識文檔的狀態(tài)，在Word2002中你可以用圖形或文本作為水印。要想在Word2002的文檔中添加自己喜歡的“水印”，只要單擊“格式→背景→水印”命令，就會出現(xiàn)關(guān)于“水印”的設(shè)置欄，執(zhí)行下列操作之一:

◆若要將一幅圖片插入為水印，請單擊圖片水印選項，再單擊選擇圖片，然后單擊插入。

◆要插入文字水印，請單擊文字水印選項，然后選擇或輸入所需文本。

選擇你所需的其它選項，然后單擊“應(yīng)用”。要查看水印在打印出的頁面上的效果，請在“視圖”菜單中點擊“頁面”。

注意:要在屏幕上查看水印，請在“視圖”菜單中點擊“頁面”，或者點擊“文件”菜單中的“打印預(yù)覽”。

1.5.28利用頁眉和頁腳插入水印

如果每頁要制作相同的水印，就可用“頁眉和頁腳”來處理。在“頁眉和頁腳”視圖中，用圖形、文本框或圖文框把圖案置于合適的位置上，再關(guān)閉“頁眉和頁腳”視圖。具體步驟如下:

1.單擊“視圖→頁眉和頁腳”命令，打開“頁眉和頁腳”工具欄;

2.在“頁眉和頁腳”工具欄上，單擊“顯示／隱藏文檔文字”按鈕，隱藏文檔中的文本和圖形，此時將看到頁面上是空白的;

3.在“繪圖”工具欄上，選擇需要的圖形，然后在頁面的適當(dāng)位置繪制圖形，也可以單擊“插入→圖片”命令，插入剪貼畫、圖片文件、藝術(shù)字，調(diào)整好大小;

4.從右擊自選圖形或圖片彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置圖片格式”或“設(shè)置自選圖形格式”命令，打開相應(yīng)的對話框，從“版式”標(biāo)簽中的“環(huán)繞方式”欄選中“襯于文字下方”，然后單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對話框;

5.單擊“頁眉和頁腳”工具欄的“關(guān)閉”按鈕，返回文檔，自選圖形或圖片將自動減淡顏色襯于正文下方成為水印。

1.5.29巧妙刪除行首行尾空格

由于網(wǎng)頁排版中的“低2格”都是通過插入空格來實現(xiàn)的，我們從網(wǎng)上拷貝下來的文章段落在Word中進行段落重排時，因為已經(jīng)設(shè)置了自動“首行縮進”兩個漢字，再加上這2個全角空格，就成了段首4個漢字空格，手工進行刪除實在是太麻煩，這時我們可以選中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具欄中的“居中”按鈕，使段落的對齊方式為居中，這時行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左對齊”按鈕，使段落恢復(fù)原來的對齊方式。

1.5.30在Word中獲取更為精準(zhǔn)的標(biāo)尺

在默認情況下，標(biāo)尺的精度為十分之一英寸。舉例來說，如果你點擊標(biāo)尺設(shè)置頁邊框或標(biāo)簽，你可以將其設(shè)置為1.5英寸，但不能設(shè)置為1.48英寸。要想設(shè)置更為精確的度量單位（例如百分之一英寸），請按住Alt鍵，同時點擊并移動標(biāo)尺或邊框，此時標(biāo)尺將用數(shù)字顯示出當(dāng)前的位置，顯示數(shù)字精確到百分之一英寸。

1.5.31利用不間斷空格使單詞保持在同一行文字里

當(dāng)你在Word中鍵入一段文字時，是否遇到過這樣的情況:一個由多個單詞組成的詞組（如人名）被分隔在兩行文字里？你可以通過一個不間斷空格使該詞組保持在一行文字里。方法是:將光標(biāo)移到要連在一起的兩個字之間，按下“Ctrl+Shift+Space”組合鍵，這兩個字就被連在一起了，利用同樣的操作，我們可以把多個字連在一起，這樣在換行時，這幾個字就會作為一個整體進行移動，不會再出現(xiàn)被分隔的情況。

1.5.32給分欄文檔設(shè)置跨欄文字

選定位于所有各欄上面的作為跨欄文字的內(nèi)容，單擊“格式→分欄”，在出現(xiàn)的對話框中的“預(yù)設(shè)”選項組中選擇分欄格式為一欄，在“應(yīng)用于”下拉菜單中選擇“整篇文檔”，然后單擊“確定”按鈕即可。要確定跨欄文字的對齊方式，請單擊工具欄中相應(yīng)的對齊方式按鈕。

多欄的設(shè)置方法:將光標(biāo)移至要分多欄內(nèi)容文字的第一個字前，單擊“格式→分欄”命令，出現(xiàn)“分欄”對話框，在“預(yù)設(shè)”選項組中選擇分欄格式的欄數(shù)（也可直接在“欄數(shù)”文本框中輸入要分的欄數(shù)），在“應(yīng)用于”下拉菜單中選擇分欄的范圍，單擊“確定”按鈕。

1.5.33讓分欄等寬

如果所分的各欄的長度不一致，只要單擊“格式→分欄”，把出現(xiàn)的對話框中的“欄寬相等”前面的復(fù)選框選中即可。

1.5.34設(shè)置文檔網(wǎng)格

單擊“文件→頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對話框。在“頁面設(shè)置”對話框中，選“文檔網(wǎng)格”項，點擊“指定行和字符網(wǎng)格”項。此時你可以在“頁面設(shè)置”對話框中，設(shè)定頁面中的行數(shù)、每行的字符數(shù)及行與行之間的寬度和字符與字符之間的間隔等;若選定“只指定行網(wǎng)格”選項，則只能設(shè)置每頁的行數(shù)和行跨度;若選定“文字對齊字符網(wǎng)格”選項，則只能設(shè)置每行的字符個數(shù)和每頁的行數(shù)。這些設(shè)置給用戶打印自定義文檔提供了方便。在以網(wǎng)格方式設(shè)置頁面后，文檔標(biāo)尺自動轉(zhuǎn)成以字為單位，用戶在設(shè)置段落縮進及頁邊距時，可以方便地參考。

1.5.35縱橫混合排版頁面

某些特殊文檔需要混合設(shè)置頁面，例如第一頁縱向第二頁橫向。這時可以將光標(biāo)放到需要改變頁面方向的頁首處，單擊“插入→分隔符”命令打開對話框。選中其中“分隔符”下的“下一頁”后“確定”。然后單擊“文件→頁面設(shè)置”命令，在“頁邊距”選項卡中選擇好頁面方向并“確定”，你就可以看到分節(jié)符后面的頁面發(fā)生了變化。如果你想在該節(jié)后面的某頁重新設(shè)置頁面方向，只要在該頁的頁首再次插入分節(jié)符，就可以使用相同方法再一次修改頁面方向了。

1.5.36隱藏頁面空白

在Word中，每一頁的頁面上端都有一條空白，占據(jù)了頁面上寶貴的空間，嚴重影響了顯示效果。在Word2002中這個問題得到了很好解決:將鼠標(biāo)移至任一頁面頂端成上、下相對箭頭時（此時有“隱藏空白”提示顯示出來），按鼠標(biāo)左鍵即可。

1.5.37隱藏空白區(qū)以節(jié)省屏幕空間

你可以通過隱藏每頁頂部和底部的空白區(qū)（頁眉和頁腳）以及頁面之間的灰色區(qū)域，節(jié)省頁面視圖中的屏幕空間。要想隱藏空白區(qū)，默認情況下你可以通過單擊“工具→選項”命令，取消選擇“視圖”選項卡上的“頁面間空白”選項來隱藏空白區(qū)域。

1.5.38設(shè)置頁碼位置

如果想讓頁碼在頁腳居中，雙擊頁腳位置，然后點工具欄中的“居中”按鈕即可，當(dāng)然你也可以讓它居左、居右。

六、樣式和模板技巧

1.6.1創(chuàng)建自己的模板

你可以創(chuàng)建一個由你喜歡的字體風(fēng)格和大小構(gòu)成的模板并在你需要的時候隨時使用它，創(chuàng)建一個自定義模板的方法是:

單擊“視圖→任務(wù)窗格”命令，打開任務(wù)窗格，在“新建文檔”任務(wù)窗格中點擊“通用模板”。在出現(xiàn)的“模板”對話框中，選中“常用”標(biāo)簽并點擊“空白文檔”一次以選中它（它將成為你的新模板的基礎(chǔ)）。在“新建”部分選中“模板”，然后點擊“確定”。在新模板中添加任意你想在所有基于你的模板的文檔中出現(xiàn)的文本和圖形，并刪除不想讓其出現(xiàn)的項目。把邊框設(shè)定、頁面大小和方向、風(fēng)格及其它格式改為你想要的。點擊“文件→保存”命令，給新模板起一個名字，然后點擊“文件→關(guān)閉”命令。你新創(chuàng)建的自定義模板將出現(xiàn)在新文檔任務(wù)窗格的常用模板下面并可以使用。

1.6.2定制個性模板

用Word建立的文件默認頁面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁面設(shè)置”對話框進行設(shè)置，同時，Word中默認生成的文檔文件是不自動縮進的，必須使用手工調(diào)整它們的縮進，非常麻煩。其實，巧妙利用Word的模板文件功能可以設(shè)置Word的默認頁面大小和自動縮進，從而實現(xiàn)個性模板。方法如下:

1.進入Word2002的模板文件夾，在Windows9x和WindowsMe下為C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows2000和WindowsNT上為C:\DocumentsandSettings\用戶名\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，必須對文件夾選項進行設(shè)置才能夠進入），你會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件，此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會自動調(diào)用Word2002打開它;

2.單擊“文件→頁面設(shè)置”，調(diào)出頁面設(shè)置對話框，將頁面大小及上下左右邊距設(shè)置為自己所需的值;

3.單擊“格式→段落”，在段落設(shè)置對話框中選擇“縮進和間距”標(biāo)簽，點擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進”，并設(shè)置度量值為0.7厘米（相當(dāng)于兩個漢字字符），即設(shè)置每段自動縮進兩格;

4.單擊“文件→保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時normal.dot原模板已經(jīng)啟動，所以無法直接保存為normal.dot文件，在此，我們將它保存為normal1.dot文件;

5.再次進入C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夾下，這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件;

6.上面的制作步驟完成后，使用起來就方便多了，單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設(shè)置來進行文件處理了。

1.6.3自定義格式按鈕

在Word中，有一個自動套用格式功能，目的是為了讓我們利用現(xiàn)成的樣式處理文檔，以節(jié)省時間。但你可能會覺得并不太好用，而我們在日常工作中，經(jīng)常會用到一些固定的格式，比如打印文件，標(biāo)題一般用黑體、三號、居中設(shè)置。利用Word中的宏功能，我們可以將這些固定的格式集中到一個按鈕中去，以方便平時工作。如以“黑體、三號、居中”格式為例，先任意編輯一些文字，選中它，單擊“工具→宏→錄制新宏”命令，輸入合適的名稱后確定，按居中命令按鈕，選擇字體為黑體，字號為三號后，結(jié)束新宏錄制。這時再任意輸入一些文字并選中，打開工具菜單中的宏功能，運行剛才錄制的宏，這些文字便會自動被設(shè)置成黑體、三號、居中格式。再打開自定義對話框，從宏中將新錄制的宏拖至工具欄，一個格式按鈕便設(shè)置好了。

1.6.4復(fù)制和刪除模板

一般情況下我們不建議你對系統(tǒng)向?qū)Ш湍０暹M行復(fù)制、刪除或移動。如果你確實想操作，可以通過Windows資源管理器進入Word2002安裝文件夾下的Template文件夾（如C:＼ProgramFiles＼MicrosoftOffice＼templates＼2052），對相應(yīng)模板文件進行操作即可。要注意在Word2002中有兩種“模板”，向?qū)募訵IZ為擴展名，而模板文件以DOT為擴展名。

如果你想將自己的模板作品拷貝給別人，只需要將相應(yīng)的模板文件拷貝到對方的C:＼Windows＼ApplicationData＼Microsoft＼Templates文件夾下即可。

1.6.5使用多個模板

默認情況下，我們在用Word時發(fā)現(xiàn)它只能夠支持惟一的默認模板．這往往不能夠滿足我們的需求。其實，我們可以利用其它方法，讓W(xué)ord使用多個模板。

打開資源管理器，先在一個文件夾下右鍵單擊，選擇“新建→MicrosoftWord文檔”命令生成幾個Word文件，然后分別用Word打開它們，按照自己的要求對這些文件進行處理。最后選中它們，右擊鼠標(biāo)，選擇“屬性”命令，在打開的“屬性”窗口中選中“只讀”，把多個“模板”文件設(shè)置成只讀文件。以后要應(yīng)用某一個“模板”文件時，只要雙擊它，此時Word會打開一個以當(dāng)前選中的“模板”文件為藍本的“只讀”文件，我們只要按下Ctrl+S鍵，Word就會彈出“另保存”對話框供我們另存文件，而且原來“模板”文件中的內(nèi)容并不會被覆蓋。利用這種方法可以實現(xiàn)無數(shù)個“模板”，真是方便極了。

1.6.6制作帶有提示信息的模板

所謂提示信息是指一個“域”。域是保存在文檔中的可能發(fā)生變化的數(shù)據(jù)。我們最常用到的域有PAGE域，即在添加頁碼時插入的能夠隨文檔的延伸而變化的符號。我們可以利用域在文檔的特殊位置布置一些提示信息，告訴用戶可以單擊該信息，并輸入新的文字代替這些信息。同時，新輸入的文字可以繼承提示信息的外觀特征，如字體、字號、段落特點等等。

比如，如果我們需要在一個模板中指明標(biāo)題、作者等信息的輸入位置，并賦予適當(dāng)?shù)母袷?，就可以這么做:

1.按下“Ctrl＋F9”組合鍵，插入一對標(biāo)明域代碼的花括號（{}）;

2.在花括號之間鍵入“MacroButtonNoMacro[單擊此處輸入文檔標(biāo)題]”或“MacroButtonNoMacro[單擊此處輸入作者姓名]”;

3.對插入的域和文字進行必要的格式設(shè)置;

4.在域上方單擊鼠標(biāo)右鍵，并選擇“切換域代碼”。

經(jīng)過上面的設(shè)置，我們就可以在屏幕上得到帶有相應(yīng)格式的兩條信息，使用鼠標(biāo)單擊每個提示的結(jié)果，該提示將處于被選中狀態(tài)，如果是輸入文字，它將替換提示。插入域代碼時需要注意的是，標(biāo)識域代碼的花括號不能使用鍵盤上的現(xiàn)有符號鍵入，而必須使用Word制定的組合鍵。

1.6.7讓頁眉隨文檔標(biāo)題改變

有沒有辦法讓頁眉自動反映文檔的標(biāo)題呢？有，就是利用宏，這個宏的名稱是{STYLEREF}。

我們一般把文檔的標(biāo)題定義為“標(biāo)題”或“標(biāo)題一”。如果文檔標(biāo)題的樣式名稱為“標(biāo)題”，那么，讓頁眉自動與標(biāo)題文字保持同步的辦法是:

1.使用“Ctrl＋F9”組合鍵，插入花括號;

2.插入域代碼:{STYLEREF"標(biāo)題"}。注意這里引號的使用。當(dāng)指定對象包含空格時，要使用引號。指定對象的名稱一定要和文檔中實際有的樣式嚴格一致，包括空格的數(shù)目，不然域?qū)⒎祷劐e誤信息。另外使用的引號應(yīng)該是西文字符;

3.定義好頁眉的外觀，保存對模板的改動。

這樣，當(dāng)用戶使用該模板編輯文件，鍵入新的文檔標(biāo)題后，頁眉的文字也就會隨之而改變了，而且，如果用戶使用這樣的一個模板編輯長篇文檔，并且所有章節(jié)的主標(biāo)題都設(shè)為“標(biāo)題”樣式，那么，各章節(jié)的頁眉也會隨章節(jié)名稱而改變，用戶會很方便地獲得具有一定專業(yè)水準(zhǔn)的外觀效果。

1.6.8顯示所有樣式

要把樣式應(yīng)用到文檔，請先用鼠標(biāo)選中文字，然后從“格式”工具條的“樣式”下拉列表框選擇樣式。如果你找不到自己想要的樣式，點擊樣式下拉列表的時候按住Shift鍵就可以顯示出完整的樣式清單。如果要把文字格式轉(zhuǎn)化成3種主要的標(biāo)題樣式:“標(biāo)題1、“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3”的話，你可以直接使用鍵盤快捷方式，它們分別是:“Ctrl+Alt+1”、“Ctrl+Alt+2”、“Ctrl+Alt+3”。

1.6.9快速查看文檔樣式

在Word中可以給文字設(shè)置很多格式，以至于過了一段時間后我們自己都不能確切地說出設(shè)置了哪些格式，這時，只需選擇“幫助”菜單下的“這是什么?”選項，鼠標(biāo)指針將變成帶著問號的左向箭頭，將其指向被查詢的文字，單擊左鍵，就會出現(xiàn)提示框，告訴你相應(yīng)的段落格式和字體格式。

1.6.10去掉文本的一切修飾

假如你用Word編輯了一段文本，并進行了多種字符排版格式，有宋體、楷體，有上標(biāo)、下標(biāo)等等。但是，現(xiàn)在你卻對這段文本中字符排版格式不太滿意，那么你不妨選中這段文本，然后按下“Ctrl+Shift+Z”組合鍵就可以去掉選中文本的一切修飾，以缺省的字體和大小顯示文本。

1.6.11所有格式都發(fā)生改變

我們在修改一個表格的樣式后，發(fā)現(xiàn)文檔中的所有表格都發(fā)生了改變，為了避免更改文檔中的其它表格，可新建一個樣式，而不是改變現(xiàn)有的樣式。若要新建樣式，請單擊“格式→樣式和格式”命令，打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，然后單擊“新樣式”。

七、郵件和網(wǎng)頁編輯技巧

1.7.1在Word中發(fā)送郵件和傳真

一般在“文件”菜單中選擇“發(fā)送”命令下的“郵件收件人”和“傳真收件人”命令就可以將Word文檔發(fā)送出去。但如果在IE中不將OutlookExpress設(shè)置為電子郵件程序，執(zhí)行上述命令就會出錯。解決的方法是:運行IE，單擊“工具→Internet選項”命令，選“程序”選項卡，將“Internet程序”下的“電子郵件”選項設(shè)為OutlookExpress，按“確定”按鈕后退出IE，重新進入Word就可以發(fā)送郵件和傳真了。

1.7.2避免在Word中不慎打開Web頁面

在Word文檔當(dāng)要選中的文字中包含超鏈接時一定要小心一點，如果不小心點擊了錯誤的地方，將會意外地打開一個Web頁面或已鏈接的文檔?，F(xiàn)在你可以在避免打開Web頁面的情況下輕松地修改超鏈接文字了，方法如下:單擊“工具→選項”命令，然后單擊“編輯”選項卡，選中“使用Ctrl+單擊跟蹤超鏈接”復(fù)選框。

1.7.3建立超鏈接

用Word將輸入的網(wǎng)址與網(wǎng)站鏈接起來，上網(wǎng)時，只要點擊某個網(wǎng)址即可快速瀏覽該網(wǎng)站。這里有兩種方法來實現(xiàn):

1.按“Ctrl+K”鍵，打開“插入超鏈接”對話框，在“要顯示的文字”框中輸入“電腦報”（此文本將在Word文檔中顯示出來），在“地址”框中輸入“http://www.cpcw.com”（如果是E-mail地址，請鍵人“mailto:step@cpcw.com”），按“確定”按鈕即可;

2.單擊“工具→自動更正選項”命令，打開“自動更正”對話框，將“鍵入時自動套用格式”選項卡下的“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超鏈接”選項選中后確定，在文檔中直接輸入網(wǎng)址或E-mail地址后，緊接著按一下空格鍵即可建立起超級鏈接。

1.7.4自動創(chuàng)建超級鏈接

超級鏈接帶有顏色和下滑線的文本或圖形，如果單擊，就會跳轉(zhuǎn)至某個文件或文件中的某個位置，或者跳轉(zhuǎn)到某個HTML頁。此外，超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet和FTP站點。

用Word的自動套用格式功能，只需鍵入所欲跳轉(zhuǎn)到文件的地址，即可創(chuàng)建超級鏈接。自動創(chuàng)建的步驟為:

1.單擊“工具”菜單中“自動更正選項”命令，然后單擊“鍵入時自動套用格式”標(biāo)簽;

2.選擇“鍵入時自動替換”標(biāo)題下的“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換成超級鏈接”復(fù)選框;

3.這樣，鍵入位于網(wǎng)絡(luò)或Internet文件的地址時，Word2002將其轉(zhuǎn)化為超級鏈接，顏色變成帶下劃線的藍色文本，單擊它就可跳至相應(yīng)位置。例如鍵入電腦報的網(wǎng)址:http://www.cpcw.com，該網(wǎng)址立即成為超級鏈接，你只要單擊它，就可以到該網(wǎng)址進行瀏覽了。

1.7.5取消Word自動轉(zhuǎn)換的超級鏈接

在Word中，當(dāng)我們輸入了含有超級鏈接的文字內(nèi)容時，Word會把這些內(nèi)容識別出來，并以藍色加下劃線的超級鏈接格式顯示出來，當(dāng)你輸錯了超級鏈接中的內(nèi)容，想要對它進行編輯時，可就不太方便了。如何取消Word自動轉(zhuǎn)換的超級鏈接呢？

方法一:在輸人的超級鏈接內(nèi)容剛變成藍色加下劃線的格式時，立即按下“Ctrl+2”組合鍵，可立刻取消超級鏈接格式，變成正常的文本格式。也可以把鼠標(biāo)置于該超級鏈接上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成手的形狀后，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“取消超鏈接”命令即可。

方法二:上面的方法在文檔中含有少量的超級鏈接內(nèi)容時，可隨時方便地修改，但如果遇到文檔中含有大量的超鏈接內(nèi)容時，方法一就顯得很麻煩了，別急，我們有更快的辦法。選中所有要取消超級鏈接的內(nèi)容，點擊工具欄上的“復(fù)制”按鈕，然后再選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”，在彈出的對話框中選擇“無格式文本”，覆蓋原來的內(nèi)容就可實現(xiàn)一次性取消全部超級鏈接。

方法三:使用方法二將會丟失已經(jīng)設(shè)置好的文字格式，下面要介紹的方法將會讓你從此擺脫超級鏈接的困擾，而不會丟失設(shè)置好的文字格式。單擊“工具→自動更正選項”命令，打開“自動更正”對話框，單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，清除“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超鏈接”復(fù)選框前的標(biāo)記，然后單擊“自動套用格式”選項卡，清除這里的“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”復(fù)選框前的標(biāo)記，“確定”后退出。輸入一個超級鏈接文本試試，果然不再變成超級鏈接格式了。

八、打印技巧

1.8.1禁止打印附加信息

有時在打印一篇文檔時會莫名其妙地打印出一些附加信息，如批注、隱藏文字、域代碼等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前單擊“工具→選項”命令，在“打印”選項卡中取消選擇“打印文檔的附加信息”下的相應(yīng)的內(nèi)容即可。

1.8.2在打印預(yù)覽模式下編輯文字

當(dāng)你在打印預(yù)覽模式下查看某Word文檔時，可能想要直接調(diào)整或編輯某些圖片和文字。如何辦呢？

1.點擊“文件→打印預(yù)覽”命令;

2.點擊需要編輯區(qū)域中的文字，Word將放大該區(qū)域;

3.點擊打印預(yù)覽工具欄上的放大鏡，當(dāng)鼠標(biāo)指針從放大鏡圖標(biāo)變?yōu)镮型圖標(biāo)時，你就可以編輯該文檔了。要想退出打印預(yù)覽并返回到原先的文檔視圖，點擊“關(guān)閉”按鈕。

1.8.3不能打印灰色邊框

編輯表格時，我們會發(fā)現(xiàn)表格線顯示為灰色，而且不能夠打印出來，這是怎么回事呢？

在默認情況下創(chuàng)建表格時，表格帶有寬0．5磅的可打印黑色邊框。不過，刪除該邊框后，表格線就顯示為灰色的虛框，這些虛框不會被打印出來。如果要打印表格中的線條，必須添加邊框，方法是:單擊“格式→邊框和底紋”，選擇“邊框”選項卡，在“設(shè)置”標(biāo)題下單擊“全部”，最后單擊“確定”按鈕。如果不需要在文檔中顯示虛框，請在“表格”萊單上單擊“隱藏虛框”。

1.8.4隨心所欲打印批注

單擊“文件→打印”命令，在彈出的“打印”對話框中，單擊“打印內(nèi)容”下拉列表框，選擇“顯示標(biāo)記的文檔”項目則可以把文檔連同批注打印出來;如果選擇“文檔”則只會打印出文檔內(nèi)容，不會打印出文檔批注內(nèi)容;而選擇“標(biāo)記列表”只會打印出文檔批注內(nèi)容，不會打印文檔。

1.8.5橫向打印

在工作中有時需要使用8開紙打印，而Word的頁面設(shè)置中僅提供了16開紙型，如何解決這個問題呢？

我們可以使用“橫向打印法”來解決這個問題。單擊“文件→頁面設(shè)置”命令，在“頁面設(shè)置”對話框中選擇“紙張”選項卡，選擇“紙型”為“自定義大小”，并把“高度”設(shè)為26厘米，“寬度”設(shè)為36.8厘米;在“頁邊距”選項卡中把“方向”選為“橫向”，這樣我們就做出了一個8開紙了，編輯完成后直接打印即可。

1.8.6在同一文檔中同時使用兩種頁面打印方向

如果要在一篇文檔中同時使用豎向和橫向兩種不同的頁面方向，我們可先選中需要改變方向的文檔內(nèi)容，然后單擊“文件→頁面設(shè)置”命令，在彈出的“頁面設(shè)置”對話框中的“頁邊距”選項卡中選擇所需的頁面方向，并在“應(yīng)用于”選項欄中選中“所選文字”即可。其實Word是在所選內(nèi)容的前后各插入一個分節(jié)符，并僅對這一節(jié)中的內(nèi)容進行頁面方向更改，從而實現(xiàn)了在同一文檔中使用不同的頁面方向。

1.8.7只打印奇（偶）數(shù)字頁

在Word打印時想紙的正反兩面都打，先打奇（偶）數(shù)頁但因為頁數(shù)太多不想敲頁碼范圍，你可以這樣進行設(shè)置，就只打奇（偶）數(shù)頁:單擊“文件→打印”，出現(xiàn)“打印”對話框，選擇“打印”下拉框中的“奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”即可。

1.8.8同時打印多個文檔

在Word中可同時打印多個文檔，其方法為:

1.單擊“文件→打開”命令，打開“打開”對話框;

2.選中要打印的多個文檔，用Shift可選擇順序相連文檔，用Ctrl鍵可選擇不相連的多個文檔;

3.選擇“打開”對話框中“工具”下拉菜單的“打印”即可。

1.8.9打印含窗體的文檔

利用Word中的窗體可以創(chuàng)建諸如統(tǒng)計表格之類的格式化的文檔，其它用戶可在文檔中特定的地方填寫相關(guān)的信息，而不能更改其它處于非填寫區(qū)的內(nèi)容。如果要利用已事先打印好的含窗體的空白文檔（即在填寫區(qū)還沒有填寫內(nèi)容）來打印多份不同的統(tǒng)計信息，我們可以單擊“工具→選項”命令，在“打印”選項卡中選中“僅打印窗體域內(nèi)容”選項，這樣當(dāng)在窗體中填寫完信息后，打印出來的僅僅是所填寫的信息，而不是將整個統(tǒng)計表格文檔打印出來。

1.8.10打印到文檔

如果需要將一篇用Word編輯好的文檔進行打印，而正好這臺電腦又沒有配備打印機，我們可以在“打印”對話框中選中“打印到文檔”選項后確定，在接下來彈出的對話框中輸入一個文件名后再確定，即可生成一個后綴名為prn的打印機文件，然后將上述文件拷貝到軟盤上或網(wǎng)絡(luò)傳送，再到另外一臺電腦上，在DOS狀態(tài)下用“copya.prnLPT1”命令，即可按排版的格式將文檔打印出來（即使那臺電腦上沒有安裝Word也行）。

1.8.11在一張紙上打印多頁文檔

想把多張文檔打印在同一張紙上嗎?可以通過下述方法實現(xiàn):單擊“文件→打印”，出現(xiàn)“打印”對話框，在“按紙型縮放”下拉列表框中選擇所使用的紙張即可實現(xiàn)縮印。例如你在編輯文件時所設(shè)的頁面為A4大小，如果想用16開紙打印，就可以在“打印”對話框下拉列表中選擇16開紙型，Word會通過縮小整篇文件的宇體和圖形的尺寸將文件打印到16開紙上，完全不需重新設(shè)置頁面并重新排版。

1.8.12打印快捷鍵列表

下面的方法可以幫你快速制作和打印一份Word中的快捷鍵列表:

1.單擊“工具→宏→宏”命令，打開宏對話框;

2.在“宏的位置”框中，選擇“Word命令”項;

3.在“宏名”框中，單擊“ListCommands”命令;

4.單擊“運行”按鈕;

5.在“命令列表”對話框中，單擊“當(dāng)前菜單和快捷鍵設(shè)置”;

6.單擊“文件→打印”命令。

1.8.13有選擇地打印部分頁碼

有時我們需要在一篇很長的文章中有選擇地打印其中幾頁或其中幾節(jié)，如果一頁一頁地查找并打印會非常麻煩，這時我們可利用Word給我們提供的部分打印功能:

1.如果打印范圍是連續(xù)頁，只需直接在打印對話框的“頁碼范圍”內(nèi)輸入頁碼即可，如“3-10”等;

2.如果打印范圍雖然是連續(xù)頁，但中間有間斷，可用逗號進行分隔。例:想打印第3頁至第6頁和第10頁至第20頁，這時可在“頁碼范圍”內(nèi)輸入“3-6，10-20”;

3.如果打印不連續(xù)的若干頁，可直接輸入用逗號間隔的頁碼。例:想打印第2、第4、第6、第9頁，可在“頁碼范圍”內(nèi)輸入“2，4，6，9”;

4.如果想打印某節(jié)文件，可按“S節(jié)號”的格式輸入?！癝2”表示打印第2節(jié);如果有不連續(xù)的節(jié)，也可用逗號間隔，例:“S2，S4，S8”表示打印第2節(jié)、第4節(jié)和第8節(jié);

5.如果想打印某一節(jié)內(nèi)的某頁，可輸入“P頁碼S節(jié)號”。例:“P3S8'，表示第8節(jié)的第3頁，“P2S4-P6S6”表示打印第4節(jié)的第2頁至第6節(jié)的第6頁;

6.如果打印某文件內(nèi)的某一部分，可以先選中要打印的內(nèi)容，然后在“打印”對話框中的“頁面范圍”下選擇“所選內(nèi)容”項后即可。

1.8.14打印副本

有時想多打印幾份同一個文件，但我們沒有必要按幾次“打印”按鈕，只要在打印對話框中的“副本”選項區(qū)域下的“份數(shù)”框中輸入要打印的份數(shù)，即可同時打印出幾份相同內(nèi)容的文件。如果選中“逐份打印”選項，則Word會按打印完一份再打印另一份的順序打印文件，這樣我們就不用在打印完后再分類。如果不選“逐份打印”選項則會將所有份數(shù)的第一頁打印完之后，再打印以后各頁。

1.8.15不見內(nèi)容打印文檔

單擊“文件→打開”命令，在打開的對話框中，選定文件名后右擊，在出現(xiàn)的菜單中選擇“打印”命令，就可不打開文件而快速打印Word文檔。

1.8.16倒序打印

如果你有一篇很多頁的文檔需要打印，按照Word中的默認設(shè)置總是從第一頁打印到最后一頁，所以整篇文檔打印完后是最后一頁在上面，第一頁在最下面，這樣我們又要手工將所有的頁逆序整理一遍，十分麻煩。其實我們在打印前只要單擊“工具→選項”命令，在“打印”選項卡中選中“逆頁序打印”，即可在打印時按逆序從最后一頁打印到第一頁，從而打印完后所有的頁是順序排列的。

1.8.17自動調(diào)整文檔打印效果

在用Word打印文檔時，我們會發(fā)現(xiàn)有時打印出的頁面效果與顯示的版式有明顯的差別，這主要是因為正在打印的文檔中是用其它語言版本的Word創(chuàng)建的文檔，并且文檔的紙張大小也與當(dāng)前打印機的要求不同。要想改變文檔設(shè)置格式，使其符合所用打印機的類型，可單擊“文件→打印”命令，在“縮放”下的“按紙型縮放”中選擇所用紙型，Word將調(diào)整頁面使其適合你所用的紙型。

要在每次打印時都以這種方式調(diào)整文檔比例，可單擊“工具選項”命令，然后單擊“打印”選項卡，選中“允許重調(diào)A4／Letter紙型”復(fù)選框。

1.8.18文檔鏡像打印

利用“選擇性粘貼”命令可以讓W(xué)ord2002提供鏡像打印功能，其操作方法是:

在Word中完成文檔的編輯排版，按常規(guī)方法保存待打印文件。根據(jù)待打印文件的頁面設(shè)置建立一個新文件，再切換到待打印文件的第一頁，將其中的全部內(nèi)容選中并復(fù)制到剪貼板?；氐叫陆ㄎ募目瞻醉撁?，單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，打開對話框，選中其中的“圖片”（或“增強型圖元文件”）后單擊“確定”按鈕，鼠標(biāo)單擊新文件中的內(nèi)容，可以看到其四周的圓形控點，說明它們已經(jīng)變?yōu)閳D片。在“繪圖”工具欄上單擊“繪圖→旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)”子菜單下的“水平翻轉(zhuǎn)”命令，新文件中的圖片就被翻轉(zhuǎn)成了鏡像。重復(fù)上面的操作，將待打印文件中的其它頁變?yōu)閳D片鏡像，最后單擊工具欄中的“打印”按鈕逐個打印即可。

1.8.19調(diào)整頁面設(shè)置

在更改紙張大小、方向時，有時會出現(xiàn)因錯誤提示而無法修改的現(xiàn)象，這多半是因為有些段落的欄太窄或左右邊距太小造成的。只要打開“分欄”對話框后復(fù)選“欄寬相等”，就可以進行其它設(shè)置了。

1.8.20打印大字

1.設(shè)置頁面大小

單擊“文件→頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，選擇“紙張”標(biāo)簽，并選擇“紙型”為“自定義大小”，設(shè)置紙張的大小，如寬55厘米、高55厘米等，單擊“確定”按鈕，此時Word會提示“有一處或多處頁邊距設(shè)在了頁面之外，選擇‘調(diào)整’按鈕可適當(dāng)增加頁邊距”，我們選擇“忽略”按鈕。

2.設(shè)置文字大小

在頁面直接輸入需要打印的漢字內(nèi)容，然后選中它們，單擊“格式→字體”命令，在打開的“字體”對話框中選中“字號”輸入框，輸入字號大小，輸入字號的大小在1～1638磅之間。一般縱向A4幅面單字大小為500磅．縱向A3幅面單字大小為750磅，注意輸入字號后一定不要忘了回車，否則字號設(shè)置不起作用，最后單擊“確定”按鈕保存。

3.打印輸出

此時我們可以看到Word窗口中漢字明顯大了，為了取得更好的效果，我們單擊工具欄上的比例縮放下拉框，選擇一個合適的比例，就可以看到整體效果，單擊“打印”按鈕后即可把當(dāng)前大字打印出來了。

九、設(shè)置技巧

1.9.1讓字數(shù)統(tǒng)計結(jié)果隨時顯示在屏幕上

Word2002設(shè)計了更方便的字數(shù)統(tǒng)計功能，使用“字數(shù)統(tǒng)計”工具欄可以檢查文檔中的當(dāng)前字數(shù)，而不必重復(fù)打開“字數(shù)統(tǒng)計”對話框。要想讓“字數(shù)統(tǒng)計”工具欄顯示在屏幕上，可以單擊“工具→字數(shù)統(tǒng)計”命令，在彈出的對話框中單擊“顯示工具欄”按鈕，就可以在文檔編輯窗口上看到出現(xiàn)的“字數(shù)統(tǒng)計”工具欄，以后要統(tǒng)計字數(shù)時直接單擊“重新計數(shù)”按鈕即可，單擊其中的下拉菜單可以看到更多字數(shù)統(tǒng)計內(nèi)容。

1.9.2添加/刪除工具欄按鈕

利用工具欄可以大大加快操作的速度，因此我們會把經(jīng)常使用的工具放在工具欄上。一般來說，我們是通過“視圖→工具欄”命令來選擇顯示在工具欄上的項目，這比較麻煩。事實上，要想快速向工具欄中添加/刪除項目，可以直接在工具欄上右鍵單擊，在彈出的菜單中直接選擇有關(guān)的項目即可，選中該項目，可以使它顯示在工具欄上;取消選擇，就可以使它從工具欄中刪除。

1.9.3快速刪除工具欄中不用的按鈕

在Word的工具欄中有不少按鈕，可是有很多我們并不是經(jīng)常用到，這些按鈕白白地占著我們本來就不寬敞的屏幕，實在是一種浪費，那么怎樣才能快速地刪除這些按鈕呢?你只要按住A1t鍵，再用鼠標(biāo)左鍵把不需要的按鈕拉到工具欄外，待鼠標(biāo)指針下方出現(xiàn)一把小叉后放開鼠標(biāo)左鍵，你就會發(fā)現(xiàn)這個按鈕已被刪除了。

如果想恢復(fù)原來的工具欄樣式，那么可以點擊“工具→自定義”按鈕，在彈出的對話框的“工具欄”選項卡的列表框中選中要恢復(fù)的工具欄名稱，然后點擊右側(cè)的“重新設(shè)置”按鈕，接下來確認要恢復(fù)的工具欄樣式僅限于當(dāng)前的文檔還是作用于所有的Word文檔，點擊“確認”按鈕即可。

1.9.4添加/刪除按鈕分隔線

在Word工具欄中有一些分隔線，把工具欄按鈕按功能分成不同的區(qū)域。當(dāng)你為工具欄增減按鈕之后，如果覺得某分隔線的位置不合適，可按住Alt鍵，同時左鍵拖動工具欄按鈕，若拖動方向為增大按鈕間距，則自動在其中間增加分隔符;若拖動方向為減小按鈕間距，則自動去掉兩者中間的分隔符。

1.9.5分兩排顯示常用工具欄和格式工具欄

缺省情況下，“常用”工具欄和“格式”工具欄共享同一行，不便于使用。如果把“常用”工具欄和“格式”工具欄分開，具體操作是:單擊菜單“工具→自定義”命令，選擇“選項”標(biāo)簽，選中“分兩排顯示常用工具欄和格式工具欄”復(fù)選框即可。

1.9.6設(shè)置不同的奇偶頁頁眉或頁腳

有時需要奇數(shù)頁的頁眉或頁腳與偶數(shù)頁的設(shè)置不相同，只需單擊“文件→頁面設(shè)置”命令，在打開的對話框中單擊“版式”選項卡，選中“奇偶頁不同”選項即可。

1.9.7備份“自動更正”

因工作需要，我們常常向Word的“自動更正”中添加一些新內(nèi)容，可一旦重新安裝Word后，這些信息就全部丟失了，讓人非常難受。事實上你可以采用下面的方法保存“自動更正”:每次重新安裝Word前，用“查找”的方法把Word安裝目錄下所有擴展名為ACL的文件找到，然后把它們復(fù)制到軟盤或硬盤的其它分區(qū)保存，并記錄下每個文件所對應(yīng)的路徑，一同保存。這樣，一旦重新安裝Word后，將這些文件復(fù)制到對應(yīng)文件夾中覆蓋掉同名文件，馬上就可以使用以前添加的“自動更正”內(nèi)容。

1.9.8始終顯示整個菜單

在默認情況下，當(dāng)我們打開菜單時，它并沒有完全展開整個菜單，而是在菜單下面出現(xiàn)一個向下的雙箭頭，當(dāng)你將鼠標(biāo)放到這個箭頭上片刻，就會展開整個菜單，這樣不利于我們快速找到需要的命令。我們能否一打開菜單，就能看到所有的命令呢？

單擊“工具→自定義”命令，打開自定義對話框，單擊“選項”標(biāo)簽，選中其中的“始終顯示整個菜單”選項，然后單擊“關(guān)閉”按鈕，再單擊菜單，是不是立即看到了所有的命令。

1.9.9調(diào)整工具按鈕布局

如果想調(diào)整工具欄中按鈕的布局，把按鈕從一個位置移動到另一個位置，可以采用以下方法:按住Alt鍵，同時左鍵拖動工具欄按鈕，拖到到合適位置釋放即可。

1.9.10快速插入圖片文件

文檔要做到圖文并茂，首先就要為自己的Word工具欄添加一個“插入圖像”按鈕，方法是:單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，選擇“命令”標(biāo)簽，在“類別”中選擇“插入”項目，然后在右側(cè)“命令”中找到“來自文件”圖標(biāo)，用鼠標(biāo)按住該圖標(biāo)不動，將其拖放到工具欄上，插入到工具欄中任一位置，松開手，你就會發(fā)現(xiàn)該圖標(biāo)已經(jīng)位于工具欄中了。以后要插入圖片文件時，直接單擊“插入圖片”按鈕，就會馬上打開“插入圖片”對話框．是不是方便很多呢。

1.9.11更改默認標(biāo)尺單位

在Word中編輯文檔時，為了精確地控制文檔的左右邊界和某些字符的制表位，一般是在頁面視圖中使用垂直與水平標(biāo)尺來達到這個效果。你是否注意到，水平標(biāo)尺與垂直標(biāo)尺使用的度量單位默認為字符，這與我們常用的以厘米為單位來計算不同。為適合習(xí)慣，我們可以將標(biāo)尺上的默認的度量單位由字符單位設(shè)置為比較熟悉的厘米單位，設(shè)置非常簡單，可以在菜單欄中選擇“工具→選項”命令，在出現(xiàn)的窗口中選擇“常規(guī)”選項卡，將“使用字符單位”選項取消即可。

1.9.12讓所有打開的文檔在一個窗口中顯示

默認情況下，我們每次打開或新建一個文檔，Word都會自動新建一個窗口，每個Word文檔在Windows任務(wù)欄均顯示為一個圖標(biāo)，這雖然對切換文檔帶來很大方便，但你不能一次操作即關(guān)閉所有打開的文檔并退出Word。為了用戶使用方便，微軟增加了讓用戶自行決定是否讓打開的每個Word文檔都在任務(wù)欄顯示為一個圖標(biāo)，設(shè)置方法是:

1.單擊“工具→選項”命令，系統(tǒng)彈出“選項”對話框;

2.單擊“視圖”選項卡，在“顯示”標(biāo)題下，清除“任務(wù)欄中的窗口”復(fù)選框;

3.單擊“確定”按鈕。

之后，無論你打開幾個Word文檔，在Windows任務(wù)欄上只顯示一個Word程序圖標(biāo)，這樣，你就可以單擊Word程序的“關(guān)閉”按鈕或者“文件”菜單中的“退出”命令，快速退出Word程序了。

1.9.13為命令指定快捷鍵

在Word2002中，你可以為命令、宏、字體、自動圖文集詞條、樣式或常用符號指定快捷鍵。方法如下:

1.單擊“工具→自定義”命令，打開自定義對話框架;

2.單擊“鍵盤”按鈕，打開自定義鍵盤窗口;

3.在“將更改保存在”框中，單擊要用于保存對快捷鍵所作修改的文檔或模板名稱;

4.在“類別”框中，單擊包含所需命令或其它項目的類別;

5.在“命令”框中，單擊所需命令或其它項目的名稱，如果已經(jīng)為其指定了快捷鍵，該快捷健將出現(xiàn)在“當(dāng)前快捷鍵”框中;

6.在“請按新快捷鍵”框中，鍵入要指定的快捷鍵組合;

7.單擊“指定”按鈕。

1.9.14給特殊字符定義快捷鍵

在Word中輸入特殊符號挺麻煩的，如果能用快捷鍵輸入常用的符號那就好了。定義快捷鍵的方法如下:單擊“插入→符號”命令，打開對話框架，選中要定義快捷鍵的符號，單擊“快捷鍵”按鈕，打開自定義鍵盤對話框，在“請按新快捷鍵”框中，鍵入要使用的組合鍵，單擊“指定”按鈕即可。

1.9.15取消快捷鍵定義

1.單擊“工具→自定義”命令，打開自定義對話框;

2.單擊“鍵盤”按鈕，打開自定義鍵盤對話框;

3.在“將更改保存在”框中，單擊包含要刪除其快捷鍵的命令或其它項目的文檔或模板;

4.在“類別”框中，單擊包含所需命令或其它項目的類別;

5.在“命令”框中，單擊命令或其它項目;

6.在“當(dāng)前快捷鍵”框中，單擊要刪除的快捷鍵;

7.單擊“刪除”按鈕。

1.9.16恢復(fù)快捷鍵的初始設(shè)置

單擊“工具→自定義”命令，打開自定義對話框，單擊“鍵盤”按鈕，在“將更改保存在”框中，單擊包含要恢復(fù)的快捷鍵設(shè)置的文檔或模板名稱，單擊“全部重設(shè)”按鈕。

1.9.17在工具欄中添加“自動求和”按鈕

在編輯Excel工作表時，有時要用到常用工具欄中的“自動求和”按鈕。那么你想不想讓W(xué)ord的常用工具欄中也有一個“自動求和”按鈕呢?設(shè)置方法如下:

1.單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框;

2.單擊“命令”選項卡，然后在“類別”框中，單擊“表格”，在“命令”框中，找到并單擊“自動求和”，按住左鍵將其拖動到常用工具欄適當(dāng)位置并釋放左鍵，此時“自動求和”按鈕出現(xiàn)在工具欄中;

3.單擊“關(guān)閉”按鈕。

之后，在Word表格中，要計算并顯示插入點所在單元格上方或左方單元格中數(shù)值的總和時，只需單擊常用工具欄中的“自動求和”按鈕即可。

1.9.18設(shè)定自動保存文檔的時間

Word利用自動保存功能，能夠在一定的時間范圍內(nèi)保存一次，若突然斷電或出現(xiàn)其它特殊情況，它能幫你減少損失。自動保存時間越短保險系數(shù)越大，在Word中打開文檔后出現(xiàn)斷電或類似問題時，能夠恢復(fù)的信息就越多，當(dāng)然占用系統(tǒng)資源越多。你可以改變自動保存的時間間隔，方法如下:

單擊“工具→選項”命令，然后單擊“保存”選項卡，選中“自動保存時間間隔”復(fù)選框，在“分鐘”框中，輸入時間間隔，以確定Word保存文檔的頻繁程度。

1.9.19建立個性化菜單

如果想建立一個自己的菜單，把常用的命令都放在其中，該如何做呢？

1.添加新菜單

單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，單擊“命令”選項卡，然后在“類別”中單擊“新菜單”項目，這時在右側(cè)“命令”項中將顯示出“新菜單”項目，用鼠標(biāo)選中“新菜單”，把它拖到Word的菜單欄中，放開鼠標(biāo)左鍵，就可以在菜單欄中添加一個“新菜單”，不過目前它還只是一個空菜單。

2.添加命令

下面就把一些常用的功能命令放入新建立的菜單中。單擊“工具→自定義”命令，在“自定義”窗口中選擇“命令”，在“類別”中可以找到所有Word菜單、命令與按鈕，選中某個命令，把它拖到新建立的菜單中釋放即可，重復(fù)以上操作，可以把多個命令添加到菜單中，這樣我們就建立起了自己的菜單。

1.9.20給工具欄添加一個計算器按鈕

計算器小巧玲瓏，計算數(shù)據(jù)非常方便，我們可以把它添加到工具欄上，以便隨時調(diào)用。添加的方法如下:

單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，右擊工具欄上“插入超鏈接”按鈕，單擊“分配超鏈接→打開”命令，打開“分配超鏈接”對話框，單擊“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，找到計算器程序文件CALC．EXE（通常位于C:\Windows目錄中），按下“確定”按鈕退出。以后需要調(diào)用“計算器”時，只要按工具欄上“插入超鏈接”按鈕，啟動前會彈出一個安全警示對話框，請按“確定”按鈕，即可啟動“計算器”程序。

注意:給“插入超鏈接”按鈕另行分配了超鏈接后，單擊工具欄中的“插入超鏈接”按鈕后只會直接打開“計算器”，如果按下“Ctrl+K”鍵或選擇“插入→超鏈接”命令，仍可以打開原來的“插入”對話框。

要想恢復(fù)原來的超鏈接功能，可以再次打開“自定義”對話框，然后右擊該按鈕，選擇“編輯超鏈接→打開（或刪除超鏈接）”命令，可以重新分配（或刪除）該按鈕的超鏈接。而選擇“編輯超鏈接→刪除分配”命令則可恢復(fù)其原有的功能。

分配的超鏈接對象不僅是應(yīng)用程序，還可以是文件夾和具體文件。如果是文件夾，按下按鈕后會快速定位到該文件夾，方便打開其中的文件;如果是具體文件，就會調(diào)用相應(yīng)的關(guān)聯(lián)程序打開該文件。

1.9.21拆分窗口

將鼠標(biāo)指針移動到垂直滾動條頂端上的拆分條上，此時鼠標(biāo)變成上下箭頭，然后雙擊或拖動，就把當(dāng)前窗口拆分為兩個窗口。當(dāng)要合為一個窗口時，則再用鼠標(biāo)雙擊或拖回原處即可。

1.9.22實現(xiàn)字體無級縮放

在Word2002中，我們要縮放文字的大小，可以通過工具欄上的字號列表選取。但這種方式是有局限性的，中文字體只能在初號到八號之間選取，英文字體的磅值也僅限于5～72磅之間，不能滿足我們打印超大字體的要求。如何才能實現(xiàn)字體無級縮放呢？

單擊“工具→自定義”命令，單擊“命令”選項卡，在“類別”列表框中選取“所有命令”，在其右邊列表框中找到“ShrinkFont”和“GrowFont”命令，將其拖放到Word2002工具欄上，這兩個命令是對文字的大小進行無級縮放，前一個是以當(dāng)前設(shè)置值的10%縮小所選文字的字號，后一個是以當(dāng)前設(shè)置值的10%增大所選文字的字號。你還可以把“ShrinkFontonepoint”和“GrowFontonepoint”這兩項命令也拖放到Word2002工具欄上，它們執(zhí)行的命令分別是將所選文字減小一磅和增大一磅。如果你不愿意添加上述按鈕，可以使用如下快捷鍵，放大字體:“Ctrl+]”或者“Ctrl+Shift+>”;縮小字體:“Ctrl+[”或者“Ctrl+Shift+<”。

1.9.23將字體放到工具欄上

為了達到快速選擇字體的目的，可以將常用字體以按鈕形式設(shè)置在工具欄上。操作如下:單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，然后在“自定義”界面中選擇“命令”選擇卡，并移動光標(biāo)條到“類別”欄中的“字體”項，在“字體”項中有系統(tǒng)中安裝的各種字體，此時就可以通過使用鼠標(biāo)直接將相應(yīng)的字體拖曳到工具欄上，利用這種方法可以將經(jīng)常用的字體都放到工具欄上。

1.9.24將多余文檔縮小到一頁顯示

打印文檔時，如果只有一兩行落在最后一頁，那么打印出來的效果一定十分別扭。這時，快速使文檔減少一頁的方法是使用“縮至整頁”功能，方法如下:

1.單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框;

2.單擊“命令”選項卡，然后在“類別”框中單擊“工具”，在“命令”框中找到并單擊“減少一頁”，用左鍵將其拖放到常用工具欄中的適當(dāng)位置;

3.單擊“關(guān)閉”按鈕。

現(xiàn)在，單擊常用工具欄中的“縮至整頁”按鈕，Word將自動減小字號，使文檔頁數(shù)少去一頁。當(dāng)然，Word減小字號并非無原則地減小，它遵循既要使文檔減少一頁，又要使減小后的字號最接近原字號的雙原則。

1.9.25自定義批注框文本

Word2002默認的注釋字體有些太小，可以通過以下方法很容易地改變字體和大小。

1.單擊“格式→樣式與格式”命令，打開“樣式與格式”任務(wù)窗格;

2.在任務(wù)窗格上的“請選擇要應(yīng)用的格式”下面，如果“批注框文本”條目可見，則轉(zhuǎn)入第3步，如該條目不可見就繼續(xù)下面的步驟:在“顯示”下拉菜單中點擊“自定義”，在“格式設(shè)置”對話框中的“可見樣式”下面，點擊“批注框文本”，然后點擊“確定”;

3.在“請選擇要應(yīng)用的格式”下面，用右鍵點擊“批注框文本”條目，然后點擊“更改”;

4.選擇你想要的選項;

5.要想看到更多選項，點擊“格式”，然后點擊你想要改變的屬性;

6.在更改了每一個屬性后點擊“確定”;

7.對你想要更改的其它屬性，重復(fù)5、6步。

1.9.26快速自定義快捷鍵

同時按下“Ctrl+Alt++（數(shù)字鍵盤上的加號鍵）”，這時鼠標(biāo)符號會變成一個奇怪的形狀，將這個鼠標(biāo)符號移動到菜單上或工具欄上，左鍵單擊你想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出“自定義鍵盤”對話框，將光標(biāo)放到“請按新快捷鍵”輸入框中，按想要新建的快捷鍵后，輸入框中會顯示你的快捷鍵組合。在“當(dāng)前快捷方式”文本框里選中要刪除的快捷方式，單擊“刪除”可以去除不需要的快捷鍵。

1.9.27從工具欄中選擇自動圖文集

使用“自動圖文集”可以大大加快我們的輸入速度，提高工作效率，對于一些經(jīng)常使用的詞條都可以定義成“自動圖文集”。一般情況下，我們是通過“插入→自動圖文集”命令來選擇要插入的內(nèi)容，這顯得很麻煩，我們可以單擊“插入→自動圖文集→自動圖文集”命令，在彈出的對話框中單擊“顯示工具欄”按鈕，就可以把“自動圖文集”顯示在工具欄上，這樣就可以單擊“所有詞條”下拉菜單來進行選擇了。

1.9.28變換菜單彈出方式

是不是覺得普通的菜單彈出方式太枯燥了，那就試試改變一下吧。單擊“視圖→工具欄→自定義”，在“自定義”對話框中選擇“選項”，然后你就會在“其它”中看到“菜單的打開方式”項，在下拉菜單中選擇一種打開方式，任意、展開或滑動，關(guān)閉對話框。再次打開菜單，看看是不是與以前不同了。

1.9.29刪除菜單中的命令

按下“CtrI+Alt+-（減號）”組合鍵，這時光標(biāo)將變成粗減號（按Esc鍵可以取消），然后在要刪除的菜單命令上單擊就可以將它刪除。這個方法也可以刪除“文件”菜單中打開過的文檔記錄。

1.9.30恢復(fù)菜單中丟失的命令

如果誤刪了菜單中的命令項，可以單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，選擇“命令”選項卡，從“類別”列表中選中丟失的命令所在的菜單，從“命令”列表中選擇丟失的命令，然后將命令拖放到菜單欄中合適的位置即可恢復(fù)。

1.9.31向菜單中添加命令

我們以向“文件”萊單里添加一個“全部保存”命令的操作方法為例。

單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，單擊“文件”菜單，在“自定義”對話框里選擇“命令”標(biāo)簽，再在“類別”列表框中選“文件”，用鼠標(biāo)將“命令”列表框中的“全部保存”命令拖到“文件”菜單的“保存”命令下，然后關(guān)閉“自定義”對話框，這樣“全都保存”就被添加到了“文件”菜單下。其它命令的添加方法同上。

1.9.32從菜單中刪除命令

這里以刪除“文件”菜單下的“全部保存”為例來說明。

單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，打開“文件”菜單，單擊“全部保存”命令，在“自定義”對話框中單擊“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出的對話框中選“刪除”命令，最后單擊“自定義”對話框中的“關(guān)閉”按鈕，這樣，“全部保存”命令就從“文件”菜單中刪除了。

1.9.33定制個性化菜單欄和工具欄

按下Alt鍵后，就可以用鼠標(biāo)將菜單欄上的某個菜單拖到工具欄上（如果拖到文本區(qū)域，就會將其刪除;左右拖動可以改變排列順序），或者將其從工具欄上拖回菜單欄上，還可以將工具欄上的工具按鈕拖到某個“菜單”中。利用此法，可以快速打造“菜單欄”和“工具欄”。

1.9.34保存用戶個性化設(shè)置

Word2002自帶有一個保存用戶個性化設(shè)置的工具，利用它可以集中保存Office指定設(shè)置，你可以將這些設(shè)置保存到文件或Web，還可以在需要時將保存的設(shè)置恢復(fù)到本機或其它機器上。保存設(shè)置的操作是:單擊“開始→程序→MicrosoftOffice工具→用戶設(shè)置保存向?qū)А保瑢⒊霈F(xiàn)個性設(shè)置對話框，按提示操作就行。

1.9.35快速打開幫助窗口

在Word中，只要按下F1鍵，總是彈出一個“請問你要做什么”的小窗口，然后提示你輸入要搜索的問題，感到非常不便。怎樣才能按下F1鍵就直接打開幫助窗口呢?

按下F1鍵，在彈出一個提示窗口中單擊“選項”按鈕，在彈出的窗口中選擇“選項”，取消選擇“響應(yīng)F1鍵”選項，單擊“確定”按鈕，這時你再按下F1鍵，就會出現(xiàn)熟悉的幫助窗口了。

1.9.36更改頁畫默認設(shè)置

Word默認的頁面為A4紙，如果想把默認的頁面改為自己喜歡的，以便以后打開Word就是這種頁面，你可以單擊“文件→頁面設(shè)置”命令，選擇“紙張”標(biāo)簽，在“紙型”下拉列表框中，選擇自己的紙型，選中后，單擊“默認”按鈕，在出現(xiàn)的提示中，單擊“是”即可。

1.9.37快速打開頁面設(shè)置窗口

雙擊橫標(biāo)尺上的空白灰色區(qū)域或豎標(biāo)尺上任意位置，會彈出“頁面設(shè)置”對話框。

1.9.38快速打開制表位窗口

雙擊標(biāo)尺上任何一個制表位，會彈出“制表位”對話框。

1.9.39快速打開自定義窗口

雙擊工具欄兩側(cè)空白處會彈出“自定義”對話框。

1.9.40為Word添加聲音效果

想不想在打開和關(guān)閉Word時伴隨悅耳的聲音效果呢？下面就是具體的設(shè)置方法:

1.單擊“開始”菜單，選擇“運行”，在“運行”對話框中輸入regedit,按“確定”進入“注冊表編輯器”;

2.打開HKEY_CURRENT_USER\AppEvents\Schemes\Apps;

3.在“Apps”項上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建主鍵”，將新出現(xiàn)的鍵名命名為“Word”，然后雙擊右面窗口中的“默認”，在打開的鍵值中輸入“Word2002”;

4.再分別在“Word”上單擊右鍵，新建兩個名為“Close”和“Open”的主鍵，退出“注冊表編輯器”;

5.單擊“開始→設(shè)置→控制面板”，打開“聲音”選項，在“事件”欄中出現(xiàn)“Word2002”一項，你可以為其中“打開程序”和“關(guān)閉程序”選擇合適的聲音文件。再次打開或關(guān)閉Word，就可以聽到聲音了。

1.9.41刪除第三方軟件的工具按鈕

有一些第三方軟件安裝后會在Word工具欄中添加一些快捷工具按鈕，如Foxmail，而且此按鈕不能關(guān)閉，這次關(guān)了，下次重新啟動Word時又會自動打開，非常討厭?，F(xiàn)在有辦法了，只要打開注冊表進入[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Word\Addins\]中，將WordAddIn.KSWordAddIn.1子項全部刪除，這樣再啟動Word時就不會出現(xiàn)這個工具按鈕。

1.9.42制作個性化按鈕圖標(biāo)

單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，然后鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄中要修改的按鈕，在彈出的快捷菜單中單擊“編輯按鈕圖像”命令，在打開的“按鈕編輯器”窗口中單擊“清除”按鈕刪除原來的圖片，然后用鼠標(biāo)編輯一個有個性的圖形符號，單擊“確定”按鈕，最后單擊“自定義”對話框中的“關(guān)閉”按鈕，你制作的按鈕圖標(biāo)就會出現(xiàn)在工具欄上。

1.9.43在屏幕提示中顯示快捷鍵

在Word中，通過在屏幕提示中顯示快捷鍵，你就可以知道最常用Word命令的快捷鍵。在選擇顯示工具欄屏幕提示時，你可以指定Word同時顯示該工具欄按鈕的快捷鍵。

在屏幕提示中顯示快捷鍵的操作方法:

1.單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后單擊“選項”選項卡;

2.選中“顯示關(guān)于工具欄的屏幕提示”復(fù)選框;

3.選中“在屏幕提示中顯示快捷鍵”復(fù)選框;

4.設(shè)置完畢，單擊“關(guān)閉”按鈕。

1.9.44向上、向下快速翻頁

單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，單擊對話框中的“命令”標(biāo)簽，在“類別”下拉列表框中選擇“所有命令”，在右邊的“命令”下拉列表框中將“PageUp”和“PageDown”拖到工具欄上，就會出現(xiàn)“向上翻頁”和“向下翻頁”按鈕。以后預(yù)覽多頁文檔時，只要單擊工具欄上的“向上翻頁”和“向下翻頁”按鈕，即可輕松快速翻頁。

1.9.45自動翻頁

單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，單擊對話框中的“命令”標(biāo)簽，在“類別”下拉列表框中選擇“所有命令”，在右邊的“命令”下拉列表框中將“AutoScroll”拖到工具欄上，此時工具欄上出現(xiàn)“自動滾動”按鈕。單擊“自動滾動”按鈕，鼠標(biāo)會變成三角形，移動鼠標(biāo)，文檔就會自動向上或向下移動。要關(guān)閉自動翻頁功能，只要隨便點一下鼠標(biāo)，鼠標(biāo)指針就會自動回到原來的位置。

1.9.46創(chuàng)建自定義工具欄

1.創(chuàng)建新工具欄

單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，選擇對話框中的“工具欄”標(biāo)簽，單擊“新建”按鈕，在“新建工具欄”對話框的“工具欄名稱”文本框中輸入要建立的工具欄名稱，如“我的工具欄”，然后再在“工具欄可用于”下拉列表框中選定“normal”，最后單擊“確定”按鈕，則此時在當(dāng)前的Word編輯區(qū)出現(xiàn)一個空的“我的工具欄”。

2.向工具欄中添加對象

單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，選擇“命令”標(biāo)簽，將“命令”列表中的命令拖到“我的工具欄”中釋放即可。另外還可以在按住Alt鍵的同時，用鼠標(biāo)把要粘貼的按鈕從其它工具欄中直接拖到“我的工具欄”中。

1.9.47刪除自定義工具欄

單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，選擇“工具欄”標(biāo)簽，從“工具欄”列表框中單擊要刪除的自定義工具欄名稱，再單擊“刪除”按鈕，在隨后的對話框中單擊“確定”按鈕，所選取的“工具欄”即被刪除。

注意:只有自定義的工具欄可以被刪除，系統(tǒng)本身所提供的工具欄是不能被刪除的。

1.9.48快速打開右鍵菜單

按下“Shift+F10”組合鍵，就可以彈出右鍵快捷菜單，這在鼠標(biāo)右鍵失靈時很有用。

1.9.49修改自定義詞典

在自定義詞典中添加、刪除或編輯單詞的方法:單擊“工具→選項→拼寫和語法”，單擊“自定義詞典”按鈕，選中要編輯的詞典前面的復(fù)選框，單擊“修改”按鈕，然后執(zhí)行下列操作之一:

◆若要添加單詞，請在詞匯框中鍵入單詞，再單擊“添加”。

◆若要刪除單詞，請在詞典框中選擇單詞，再單擊“刪除”。

◆若要編輯單詞，在詞典框中選中要編輯的單詞，修改它，然后單擊“添加”，刪除拼寫錯誤的單詞。

1.9.50設(shè)置自動恢復(fù)文件功能

單擊“工具→選項”命令，在彈出的對話框中選擇“文件位置”，在“文件類型”框中選擇“自動恢復(fù)”文件，然后單擊“修改”按鈕，選擇你保存文檔的文件夾，最后單擊“確定”，這樣Word會自動備份文檔到指定文件夾中，當(dāng)出現(xiàn)異常情況時，Word會自動在下一次打開程序時給予恢復(fù)。

1.9.51更改按鈕圖標(biāo)

單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框，然后鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄中要修改的按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“更改按鈕圖像”命令，在它的子菜單中有42種圖標(biāo)可供選擇，選中一種單擊，就可以變成當(dāng)前按鈕的圖標(biāo)。

1.9.52讓字體設(shè)置隨文件走

編輯完文檔后，單擊“工具→選項→保存→嵌入TrueType字體”，再選中“只嵌入所用字符”，這樣在把文件拿到別的電腦中打開時，即使該電腦中沒有你編輯文檔時用的字體，文章還可以保持原樣。

1.9.53自由設(shè)定Word啟動后的默認文件夾

Word啟動后，使用“打開”命令打開文件時，Word使用的默認文件夾通常是“我的文檔”文件夾。實際上很多時候需要打開的文件都存放在自己事先設(shè)定好的文件夾中，怎樣才能讓W(xué)ord識別自己的文件夾呢？你可以按照如下步驟設(shè)置Word啟動后的默認文件夾:

1.單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對話框;

2.選擇“文件位置”標(biāo)簽，在“文檔類型”選中“文檔”;

3.單擊“修改”按鈕，打開“修改位置”對話框，在“查找范圍”下拉框中選擇文件夾所在的盤符。光標(biāo)指向你希望設(shè)置的默認文件夾并單擊“確定”按鈕，此時Word的默認文件夾就指向用戶自己設(shè)定的文件夾;

4.最后單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置工作。

十、文檔安全和保護技巧

1.10.1刪除最近打開的文檔列表

在Word的“文件”菜單中總是保存著最近打開的4個文件列表，如果想清除它，可以按住“Ctrl+Alt+-（減號）”鍵，鼠標(biāo)箭頭就會變成黑色的減號。打開文件萊單，在要清除的文檔上點擊一下，文件名就會從菜單中消失。文件名雖然從列表中消失但是文件卻還保存著，不過別人無法知道你最近打開的文檔了。

1.10.2防止修改文檔

如果只希望別人看，而不希望別人修改自己的文檔，怎么辦?

可以將其制成圖片格式，方法是:一頁一頁地分別選中Word文檔（可以包括頁面中的圖片），復(fù)制，再新建一個Word文檔，單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中“圖片”選項后，按“確定”按鈕，上述所選中的文檔（包括圖片）即以圖片格式粘貼到文檔中，別人就只能看不能修改了。

注意:此法只能騙過一些菜鳥，對Word略為精通的人，只要右擊圖片，選“編輯圖片”選項，進入圖片編輯狀態(tài)，仍可將你的文檔改得面目全非。

1.10.3給文檔加密

你可以給自己的文檔創(chuàng)建密碼，如果丟失密碼，將無法打開或訪問受密碼保護的文檔。建立的步驟是:打開文件，在“工具→選項→安全性”，在“打開權(quán)限密碼”框中鍵入密碼，再單擊“確定”;在“請再鍵入一遍打開權(quán)限密碼”框中再次鍵入該密碼，然后單擊“確定”。在“修改權(quán)限密碼”框中鍵入密碼，再單擊“確定”;在“請再鍵入一遍修改權(quán)限密碼”框中再次鍵入該密碼，然后單擊“確定”。

1.10.4設(shè)置打開文檔密碼

單擊“文件→另存為”命令，在“另存為”對話框中，單擊“工具”菜單中的“安全措施選項”命令，在“打開權(quán)限密碼”框中鍵入密碼，再單擊“確定”按鈕;在“請再鍵人一遍打開權(quán)限密碼”框中再次健入該密碼，然后單擊“確定”按鈕，最后單擊“保存”按鈕即可。如果要設(shè)置修改文檔密碼，可以在“修改權(quán)限密碼”框中鍵入密碼即可。

1.10.5自動建立文檔備份

對Word進行設(shè)置，使其在每次保存文檔時自動保留一個備份。該備份提供了上一次所保存的副本，這樣，原文檔是當(dāng)前的信息，而副本中是上次所保存的信息。每次保存文檔時，新的備份都會取代已有的備份。如果擔(dān)心不小心保存了不需要的信息或刪除了源文件，保留備份可使文檔恢復(fù)。

1.單擊“文件→另存為”命令，出現(xiàn)對話框，單擊“工具→保存選項”命令，選中“保留備份”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，這樣我們就保存了備份;

2.選中“打開→文件類型→所有文件”選項（注意:如果要打開保存在另一個文件夾中的備份，請找到并打開該文件夾），單擊“視圖”按鈕旁的箭頭，然后單擊“詳細資料”命令，找到并雙擊要打開的備份。

1.10.6取消顯示打開過的文件列表

如果不想讓別人看到自己打開過的文件列表，請單擊“工具→選項”命令，點擊“常規(guī)”標(biāo)簽，取消選中“列出最近所用文件”選項，按“確定”按鈕即可。這樣，你操作的文件名就再也不會出現(xiàn)在“文件”菜單中了。

1.10.7自動修復(fù)Word2002

Word2002使用久了，或者因某些誤操作等，使用是不是越來越不順手了？沒關(guān)系，用“幫助→檢測與修復(fù)”命令打開“檢測與修復(fù)”對話框，在光驅(qū)中放入OfficeXP安裝光盤后，按下“開始”按鈕，Word2002就可以自動進行自我修復(fù)，以后使用起來又是那么順手了！

1.10.8自動恢復(fù)“自動保存”文檔

要自動恢復(fù)“自動保存”的文檔，步驟如下:

重新啟動Word，則所有在發(fā)生故障時處于打開狀態(tài)的文檔都會自動顯示出來。單擊“文件→另存為”命令，系統(tǒng)彈出“另存為”對話框，在“文件名”框中，鍵入或選定原有文檔的文件名，單擊“保存”按鈕，如有提示信息出現(xiàn)，詢問是否要替換原有文檔時，請單擊“是”按鈕，否則請單擊“否”按鈕，重新命名文檔。注意，在退出Word時，所有未保存的自動恢復(fù)文件都將自動被刪除。

1.10.9手動打開自動恢復(fù)文件

如果重新啟動Word后，自動恢復(fù)文檔沒有自動打開，你可以手動將其打開，步驟如下:

1.單擊常用工具欄中的“打開”按鈕，系統(tǒng)彈出“打開”對話框;

2.找到包含恢復(fù)文件的文件夾，默認情況下，Word把自動恢復(fù)文件保存在C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Word文件夾中，在“文件類型”下拉列表框中，單擊“所有文件”，每個自動恢復(fù)文件都命名為“自動恢復(fù)保存<原文件名>”，并以.wbk作為其擴展名（在未出故障前，自動恢復(fù)文件以.asd為擴展名）。單擊需要的自動恢復(fù)文件，單擊“打開”按鈕;

3.單擊常用工具欄中的“保存”按鈕，系統(tǒng)彈出“另存為”對話框，在“文件名”框中鍵入或選中已經(jīng)存在的文件名，單擊“保存”按鈕。當(dāng)有提示信息詢問是否覆蓋原有文檔時，請單擊“是”按鈕，否則請單擊“否”按鈕，重新命名文檔。

1.10.10修復(fù)損壞的文檔

當(dāng)你試圖打開一個Word文檔時，如果系統(tǒng)沒有響應(yīng)，有可能是該文件已經(jīng)損壞，你可以在任何時候使用“恢復(fù)文本轉(zhuǎn)換器”來打開被損壞的文檔并恢復(fù)文本。此外，你也可以進行以下操作:

1.單擊“文件→打開”命令，在“打開”對話框中選定要恢復(fù)的文件;

2.單擊“打開”按鈕旁邊的箭頭，選擇“打開并修復(fù)”命令。

此時，Word將檢測文檔中的問題，并顯示是什么錯誤及出錯的部位，同時，Word會對錯誤進行修復(fù)并提示用戶保存修復(fù)結(jié)果。

1.10.11以只讀方式打開文檔

單擊“工具→選項”，單擊“安全性”標(biāo)簽，選中“建議以只讀方式打開文檔”復(fù)選框，再單擊“確定”即可。

如果用戶以只讀的方式打開了文檔并對其進行了更改，則只能以其它的文件名保存該文檔。

1.10.12保護批注和修訂

單擊“工具→保護文檔”命令，在打開的對話框中執(zhí)行下列操作之一:若要使審閱者可以通過插入批注和修訂的方式更改文檔，請單擊“修訂”;若要使審閱者只能插入批注，請單擊“批注”;若要允許經(jīng)授權(quán)的審閱者清除對文檔的保護，只需將密碼鍵入到“密碼”框中。

1.10.13對模板加密

如果不想讓別人使用Word提供的通用模板或自己精心創(chuàng)作的模板，可以對它加密，方法如下:

1.首先找到通用模板文件normal.dot，該文件在Windows9X和WindowsMe中保存在C:\ProgramFiles＼Microsoft＼Templates中，雙擊該文件，系統(tǒng)會自動調(diào)用Word打開它，點擊“工具→選項”命令，并選擇“安全性”標(biāo)簽，在“打開權(quán)限密碼”中輸入密碼，點擊“確定”按鈕退出;

2.單擊“文件→保存”命令，在“另存為”對話框中“文件類型”必須選擇保存為“文檔模板”，此時Word會自動將它保存在C:\Windows\applicationdata\microsoft\Templates中，由于normal.dot文件已經(jīng)被打開，所以此時不能夠保存為默認的normal.dot模板，先改名保存為normal1.dot，然后再使用資源管理器將原來的模板文件normal.dot刪除，再把normal1.dot改名為normal.dot，即可制作成一個加密的模板文件。以后每次啟動Word打開模板時，就會提示你輸入密碼了，沒有密碼，雖然可以進入，但是卻無法使用默認的模板。

1.10.14防止Word宏病毒

可以通過設(shè)置Word宏的安全級別來防止Word宏病毒，方法如下:單擊“工具→選項”命令，單擊“安全性”選項卡，單擊“宏安全性”按鈕，在彈出的窗口中選擇“安全級”選項卡，里面包含了高、中、低3種安全級別，選擇所要使用的安全級即可。這樣，根據(jù)宏安全設(shè)置的不同，在打開一個宏時，你會收到一條警告，而且已安裝的模板和加載項（包括向?qū)В┲械暮昕赡軙唤?。接著單擊“可靠來源”選項卡，清除“信任所有安裝的加載項和模板”復(fù)選框。

1.10.15保護文檔

當(dāng)你需要別人給你的文檔加上批注而又不能修改你的文檔時，或者在網(wǎng)絡(luò)中聯(lián)機使用你的文檔不被別人有意無意地修改時，你就需要將你的文檔保護起來。單擊“工具→保護文檔”命令，在對話框中選擇保護的文檔內(nèi)容，如果需要密碼，可以在密碼框中輸入密碼，確定后，需要再次輸入密碼加以確認。解除文檔只需單擊“工具→解除文檔保護”即可。

1.10.16保護窗體

你可以保護正在處理的窗體，以及窗體的最終版本，防止用戶在填充的過程當(dāng)中對其進行更改。方法是:單擊“工具→保護文檔”命令，單擊“窗體”，若要給窗體指定密碼，以便知道密碼的用戶能解除保護并修改窗體，請在“密碼”框中鍵入密碼。不知道密碼的用戶仍可在窗體域中輸入信息。如果要保護整個窗體，請單擊“確定”按鈕。若要只保護部分窗體，這些部分必須處于不同的節(jié)中，請單擊“節(jié)”，然后清除不需要保護的節(jié)的旁邊的復(fù)選框。

1.10.17刪除個人信息

在將文檔交給其它人之前，為了保證文檔中不包含個人信息，可以采用以下方法:單擊“工具→選項”命令，再單擊“安全性”選項卡，選中“保存時從此文件中刪除個人信息”復(fù)選框，然后保存文檔即可。

十一、其它技巧

1.11.1快速最大化和還原窗口

在水平和垂直滾動條的交叉處雙擊鼠標(biāo)鍵，可以讓W(xué)ord編輯窗口在最大化和還原之間變化。

1.11.2使用Word漢英互譯

中文版Word中支持英漢、漢英互譯，方法是將光標(biāo)定位在要翻譯的詞，或者選中目標(biāo)詞匯，然后按下“Alt+Shift+F7”即可在編輯窗口的右面出現(xiàn)一個對話框，單擊其中的“瀏覽”按鈕，就可以看到翻譯的結(jié)果。借助Internet可以進行9國語言的全文互譯。

1.11.3快速翻譯你的Word文檔

在Word2002中,你可以用翻譯任務(wù)窗格把一個單詞、短語或者整個文檔翻譯成另外一種語言。要打開這個任務(wù)窗格，請單擊“工具→語言→翻譯”命令。使用這個工具，你可以進行下列操作:

◆在其它語言的詞典中查找單詞或短語，但前提是計算機中裝有該語言的詞典。

◆直接從翻譯任務(wù)窗格將翻譯后的文本插入到文檔中。

◆在翻譯任務(wù)窗格中使用萬維網(wǎng)上的翻譯服務(wù)。如果你需要翻譯大量文本，可以在翻譯任務(wù)窗格中點擊通過Web翻譯下的瀏覽按鈕。

注意:大部分語言（非英語和西歐語言）不屬于Word標(biāo)準(zhǔn)安裝的一部分，如果你想使用這個特性，請準(zhǔn)備好你的安裝盤。

1.11.4使用聰明的“智能標(biāo)記”

Word2002能夠識別文檔中的許多數(shù)據(jù)類型，如名稱、日期、地址等符號。它將每一種識別出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為一個智能標(biāo)記，并提供可以選擇的按鈕，以便進行有用的操作。例如，有了包含一個人名的智能標(biāo)記，即可打開這個人的Outlook“聯(lián)系人”項目，或者給此人發(fā)送電子郵件。

要在Word2002中啟用智能標(biāo)記并激活一個或多個特定的智能標(biāo)記識別器，請執(zhí)行下列操作:

1.單擊“工具→自動更正選項”命令;

2.在“自動更正”對話框中，單擊“智能標(biāo)記”選項卡;

3.選擇“使用智能標(biāo)記標(biāo)識文字”，使Word能夠識別文檔中的智能標(biāo)記;

4.選擇“顯示智能標(biāo)記操作按鈕”，使Word能夠顯示智能標(biāo)記按鈕，這樣你就能夠?qū)ξ臋n中的智能標(biāo)記數(shù)據(jù)進行操作;

5.選擇你想使用的所有智能標(biāo)記識別器，例如，你可以選擇“人名”或“地址”等;

6.要從Microsoft下載額外的智能標(biāo)記識別器，單擊“其它智能標(biāo)記”按鈕;

7.要更改智能標(biāo)記保存的方式，單擊“保存選項”按鈕，進行你的選擇，然后單擊“確定”。

1.11.5將Word文檔變?yōu)閳D片

Word2002可以將文字快速轉(zhuǎn)換為圖片，而且不需要專門的圖形編輯器，方法如下:首先，將編輯的文件存為“Word文檔”格式（.doc），然后將其關(guān)閉。再在Word2002中新建一個文件，打開資源管理器，把剛才存盤的那個文件拖到新建的文件中，你會發(fā)現(xiàn)，你看見的雖然是文字，但Word2002已經(jīng)把它轉(zhuǎn)換成圖片啦。

1.11.6精確統(tǒng)計指定字詞出現(xiàn)的次數(shù)

有時我們需要統(tǒng)計一篇文章中指定字符的個數(shù)，可以這樣做:單擊“編輯→替換”命令，在“替換”對話框的“查找內(nèi)容”和“替換為”對話框中填入欲統(tǒng)計的字符串，按“全部替換”命令。執(zhí)行完命令后，Word會彈出對話框提示有XX個被替換（XX就是該字符串出現(xiàn)的次數(shù)）。

1.11.7快速統(tǒng)計文檔字數(shù)

將光標(biāo)置于文檔中，單擊“插入→域”命令，打開“域”對話框，在“類別”中選中“文檔信息”，在“域名”中選中‘NumWords”，按“確定”按鈕，重復(fù)以上操作，將域中的NumChars和NumPage插入文檔中，則文檔字數(shù)、文檔字符數(shù)和文檔頁數(shù)將顯示在光標(biāo)處。以后，當(dāng)對文檔進行了修改，只要選中剛插入的域，右鍵單擊，選擇“更新域”命令，修改后的文檔字（符）數(shù)及頁數(shù)即被快速統(tǒng)計出來。

1.11.8插入日歷

運行Word2002，確定要插入日歷的地方，單擊“插入→對象”命令，在打開的對象窗口中，選擇“新建”選項卡，在“對象類型”中選中“日歷控件”，單擊“確定”按鈕，就可以在當(dāng)前文檔中插入一個日歷表，這個日歷中的時間是從1900至2100。

1.11.9轉(zhuǎn)換圖像格式

如果你想將其它格式的圖像轉(zhuǎn)換成GIF、JPG格式，用Word就可以幫你實現(xiàn)。方法是:在文檔中插入一個圖像文件（凡是它支持的都可以），然后將文檔保存為“Web頁”格式（比如起名為“AA.HTM”），此時Word會自動在指定目錄創(chuàng)建一個與文件名相同的文件夾（如對應(yīng)“AA.HTM“的文件夾為“AA.FILES”）。進入這個子文件夾，你會發(fā)現(xiàn)帶編號的圖像文件，它們的擴展名已經(jīng)改變?yōu)镴PG或者GIF，這樣就實現(xiàn)了圖像格式的轉(zhuǎn)換。

1.11.10在文檔中添加個人信息

當(dāng)你完成一篇文稿時，有時會在文章里附加你的個人資料，如:姓名、單位、郵編、地址、電話等，如果每次都要重復(fù)輸入很麻煩，事實上我們可以使用Word2002的域來實現(xiàn)個人信息的自動輸入，方法如下:

1.制作用戶信息

單擊“工具→選項”命令，打開選項對話框，選擇“用戶信息”項，在“姓名”中輸入姓名，在“通訊地址”中輸入詳細資料。填寫好后，單擊“確定”按鈕保存信息。

2.添加用戶信息

如果想在文檔的末尾添加個人信息，請在文章的最后單擊“插入→域”命令，在“類別”中選擇“用戶信息”，單擊“確定”按鈕即可在文檔中加上你的個人信息。

1.11.11快速切換到其它Office程序

我們可以在Word工具欄上建立其它Office程序的快捷按鈕，這樣就可以快速打開其它程序，方法如下:

1.新建一個工具欄

單擊“工具→自定義”命令，彈出自定義對話框，在“工具欄”選項卡中單擊“新建”命令，在彈出的“新建工具欄”對話框中，為工具欄取一個名字，如“Office程序欄”，單擊“確定”。

2.將命令按鈕添加到工具欄中

仍然在上一步的“自定義”對話框中，單擊“命令”選項卡，在左邊的“類別”列表中選擇“所有命令”，在右邊的“命令”列表中找到“MicrosoftAccess、MicrosoftExcel、MicrosoftFrontpage、MicrosoftPowerpoint”等Office程序命令，將它們一一拖到新建的工具欄上，單擊“確定”即可。

1.11.12轉(zhuǎn)換簡繁詞語

由于兩岸三地的用語標(biāo)準(zhǔn)并未統(tǒng)一，一些簡單的常用詞在港澳臺會有不同的稱呼，如我們常說的“例程”，到了港臺就變成了“常式”;“芯片”在港臺叫做“晶片”。利用Word2002繁簡轉(zhuǎn)換功能，可以很方便地把這些詞匯轉(zhuǎn)換過來。使用方法是:把需要轉(zhuǎn)換的詞放到打開的文檔中，單擊“工具→語言→中文簡繁轉(zhuǎn)換”命令，在對話框中選擇好轉(zhuǎn)換方向。在“詞匯”下，選中“轉(zhuǎn)換時包括詞匯”復(fù)選框，選中該復(fù)選框，則Word在轉(zhuǎn)換字符的同時，轉(zhuǎn)換詞匯，比如把繁體的“軟髓”（軟體）轉(zhuǎn)換為“軟件”等，最后單擊“確定”按鈕。

1.11.13保持文檔原貌不變

你在電腦上使用Word編輯了一篇精美文檔，當(dāng)拿到其它的電腦上打開該篇文檔時，看到的卻是另外一個樣子。這是怎么回事呢?其實，要讓你的Word文檔無論在哪臺計算機或打印機上查看或打印均能保持其原始外觀，可以進行以下操作。

1.保留版式和分頁

在默認情況下，Word97及以后版本的文檔版式取決于字體。就是說，只要字體保持不變，任何人都可以按原始的換行與分頁查看并打印該文檔。如果打開一個在Word早期版本中創(chuàng)建的文檔，Word按所使用的打印機決定文檔的版式。如果希望文檔版式與打印機無關(guān)，可以使Word按字體決定文檔版式，方法是:

單擊“工具→選項”命令，然后單擊“兼容性”選項卡，在“選項”框中，清除“用打印機標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計文檔版式”復(fù)選框。

該選項只影響在Word中處理文檔時的顯示方式，它不會對文檔進行永久性修改。如果要恢復(fù)文檔的原始版式，可重新選中該選項。

2.嵌入TrueType宇體

在創(chuàng)建或編輯文檔時，如果使用了TrueType字體，就可將其保存或“嵌入”文檔。這樣其他人就能以原始字體查看、修改和打印文檔，即使他們的計算機上沒有安裝TmeType字體。

在文檔中嵌入TrueType字體的方法是:

單擊“工具→選項”命令，然后單擊“保存”選項卡，選中“嵌入TrueType字體”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，保存文檔。

不過，嵌入TrueType字體會增加文檔大小，同時選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，可以減小文檔的文件大小。該選項只嵌入文檔中使用的字體樣式。

注意:因為不能在編輯時使用沒有嵌入的字體字符和樣式，所以如果其他用戶只需要查看或打印文檔，則此選項將很有用處。

3.指定替換字體

在某些情況下，文檔可能包含除TrueType字體外的其它字體。在查看文檔時，如果計算機上未安裝這些字體，可用與丟失字體最接近的字體替換丟失字體，操作如下:打開需要替換字體的文檔，單擊“工具→選項”命令，然后單擊“兼容性”選項卡，單擊“字體替換”按鈕，然后在“文檔所缺字體”框中，單擊要替換的字體，在“替換字體”框中單擊用于替換缺失字體的字體。

如果當(dāng)前文檔使用的所有字體都是有效的，則不能使用“字體替換”命令，“字體替換”僅是將當(dāng)前文檔中不可用的字體替換為你的系統(tǒng)可用的字體。而且Word不替換缺失字體的名稱，只是用系統(tǒng)提供的一種字體，改變?nèi)笔ё煮w在屏幕上顯示和打印時的外觀。如果替換字體被列為“默認”，請閱讀對話框底部旁邊的信息，了解將替換哪種字體。對每種要改變的字體重復(fù)該步驟。

1.11.14為Windows2000/NT/XP增加五筆輸入法

在Windows2000／NT／XP中，一般的五筆輸入法（尤其是為Windows9x設(shè)計的五筆輸入法）無法安裝和使用。其實，只要將OfficeXP光盤插入光驅(qū)，運行安裝程序，選擇“自定義”安裝類型，同時單擊“Office共享功能”下“五筆型輸入法”，并選中“從本機運行”選項，安裝后就可以使用OfficeXP為我們準(zhǔn)備的五筆輸入法了。

注意:如果已經(jīng)安裝OfficeXP，請運行安裝光盤中的安裝程序，并選擇“添加或刪除功能-更改已安裝的功能或刪除指定的功能”按鈕，就可選擇安裝五筆輸入法了。

1.11.15安裝更多中文字體

安裝OfficeXP后，系統(tǒng)的字庫多了。但默認情況下，OfficeXP安裝程序只會安裝華文中宋、華文細黑、隸書、幼圓、華文行楷、方正舒體等9種字體。而OfficeXP安裝光盤上還有華文宋體、華文楷體、華文仿宋、華文隸書和華文琥珀5種字體可供安裝，這些字體制作相當(dāng)精美而且大多數(shù)支持GBK字符集。只要在安裝時選中“Office共享功能→中文字體→所有項目”即可安裝。

1.11.16用主控文檔編輯大文件

為了解決Word編輯大文件時運行速度慢的問題，可以首先將一份大文件按照某種順序分別保存到幾個小文件中，然后在這些小文件中進行編輯，從而有效地提高工作效率。每個小文件完成編輯之后，再使用“Includetext”域建立一個主控文檔，直接控制和連接先前建立的獨立的小文件，然后在Word中不但可以把這幾個小文件當(dāng)作一個大文件進行打印，而且還可以將頁碼、腳注、索引、目錄等順序自動排好。

1.11.17文檔比較

如果你想比較一篇文章修改前與修改后都有什么不同之處（需要分別保存成兩個文檔），那么可以借助Word中隱藏的比較功能。在工具欄上單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“自定義”，接著進入“命令”選項卡，在“類別”列表中找到“工具”，然后在右側(cè)“命令”列表中找到“比較并合并文檔”，將其拖放至工具欄中?，F(xiàn)在打開你的原稿，然后單擊工具欄中新建的“比較并合并文檔”圖標(biāo)，并在“選擇與當(dāng)前文檔比較的文件”對話框中打開修改后的文件，這樣Word將自動用紅色高亮顯示兩個文檔中不同的地方。

1.11.18減少文檔容量

Word文檔往往體積很大，其實完全可以采用一些方法來減少文檔的容量。下面就是一些行之有效的方法:

1.取消快速保存

當(dāng)文檔打開時，使用快速保存比使用完全保存需要更多的磁盤空間。只要我們單擊“工具→選項”命令，在打開的窗口中選擇“保存”標(biāo)簽，并取消選擇“快速保存”選項即可。

2.不嵌入TrueType字體

在Word中有一項嵌入字體技術(shù)，它能夠?qū)⒁黄臋n和這篇文檔所包含的字體結(jié)合成一個文件，以便傳輸?shù)搅硪慌_計算機上。嵌入字體保證了在傳輸?shù)奈募兴褂玫淖煮w能夠顯示在接收文件的計算機上，但是這樣做會使得文檔的容量大大增加。我們可以單擊“工具→選項”命令，再單擊“保存”選項卡，然后取消“嵌入TrueType字體”選項。

注意:在文檔中盡量使用Windows中自帶的字體，如果為了美觀或特殊排版需要而選擇了其它字體，請將包含有此TrueType字體文件的光盤帶上，以便隨時安裝。

3.只嵌入所用字符

在文檔中嵌入TrueType字體會增加文檔的尺寸，但有時原先的字體盤由于某種原因找不到了或者有些不方便，這時只有嵌入TrueType字體。如果選擇嵌入TrueType字體，則請選中“只嵌入所用字符”選項減小文檔的尺寸，此選項只嵌入你的文檔中使用的字體樣式，也能夠使你的文檔的容量大大減少。

4.將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖像處理

給文檔添加嵌入對象會增加文檔的字節(jié)，如果不需要更新包含在文檔中的嵌入對象，可以通過將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖形的方式減小文檔的文件尺寸。完成對象轉(zhuǎn)換后，可以像編輯其它Word圖形一樣進行編輯。在將嵌入對象轉(zhuǎn)換為圖形后，不能再將其轉(zhuǎn)換回嵌入對象。

5.使用鏈接的對象代替嵌入對象

將對象嵌入到Word文檔中后，我們可以將原對象刪除，這樣顯然方便了許多。但同時一方面會增加文檔的容量，二來不便于對象的修改。其實，使用鏈接對象不僅僅可以在源文件中的內(nèi)容改變時，方便地更新Word文檔中的內(nèi)容，同時也能夠使文檔的容量變小。

6.不創(chuàng)建多個版本

使用“版本”功能為一個文檔創(chuàng)建多個版本可供其它版本的Word（如Word97）來讀取，但是這樣也會增加文件尺寸。單擊“文件→版本”命令，可查看某個文檔是否有其它版本。如果存在其它版本，可以通過刪除最老的版本來減小文件字節(jié)。

7.文件另存法

可能大家不知道，Word在保存DOC文件時只是把一些后來的信息存入，這樣就會出現(xiàn)即使你刪除了文檔中的內(nèi)容也會使它的文件越來越天的情況。這時候，只要我們使用“另存為”命令，Word則會重新將信息進行整理存盤，這樣反而會使得文件的容量大大減少。

8.“頁面虛假設(shè)置”法

在保存之前，單擊“文件→頁面設(shè)置”命令，打開對話框，然后用鼠標(biāo)任意點擊幾下其中的“紙張大小”、“頁邊距”等標(biāo)簽（其中的內(nèi)容可以不改動），點擊“確定”后再保存。通過這一系列的假動作，你會發(fā)現(xiàn)文檔也莫名其妙地變小了。

9.保存為RTF文件

如果我們把Word文件保存為文本文件，那毫無疑問，文件肯定會小很多，但關(guān)鍵是保存成了文本文件后，其中的格式會丟失。而我們試著另存為RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能夠被許多Windows應(yīng)用程序所支持，同時容量還會大大地減少。

1.11.19不打開文件預(yù)覽文檔

單擊“文件→打開”命令，在打開的對話框中單擊“視圖”按鈕，選擇“預(yù)覽”選項，就可以在打開的對話框中出現(xiàn)一個小的預(yù)覽窗口瀏覽文檔。

1.11.20快速獲得文檔格式或工具按鈕幫助信息

按下“Shift+Fl”組合鍵，可以得到有關(guān)文本格式或文檔圖片的直接信息，這時光標(biāo)變成一個帶有箭頭的問號？用它點擊文本或圖片，屏幕上出現(xiàn)一個顯示格式信息的對話框。按下“Shift+Fl”后，點擊任何命令、圖標(biāo)、工具欄或其它Word窗口中的功能，可以看到關(guān)于它們的描述。按下Esc鍵就可恢復(fù)光標(biāo)的正常功能。

1.11.21替換無效的字體

由于在不同計算機上安裝的字體不同，所以在不同的電腦上瀏覽文檔就會出現(xiàn)兼容性問題，如出現(xiàn)無效的字體等，如何解決這個問題呢？方法如下:

1.單擊“文件→打開”命令，將包含有無效字體（即本計算機沒有安裝的字體）的文檔調(diào)入內(nèi)存，此時文檔中那些無效字體將顯示為系統(tǒng)默認的宋體;

2.單擊“工具→選項”命令，系統(tǒng)彈出“選項”對話框;

3.在“選項”對話框中單擊“兼容性”標(biāo)簽;

4.單擊“替換字體”按鈕，若該文檔中不存在無效字體，則系統(tǒng)就會彈出“Word不需要進行字體替換，文檔中的所有字體都是有效的”提示，否則將會彈出“替換字體”對話框要求替換字體;

5.“替換字體”對話框的“文檔所缺字體”框中將顯示出所有本篇文檔中使用了、而該計算機上又沒有安裝的字體，并將同時顯示出Word默認的替換字體（系統(tǒng)默認的替換字體一般多為宋體）;

6.從“文檔所缺字體”框中選擇某種無效的字體（如“微軟簡楷體”）;

7.單擊“替換字體”下拉框，從本機上所有已安裝的字體中選擇某種用以替換“微軟簡楷體”的字體。如“楷體”，這樣即可令Word用“楷體”來代替“微軟簡楷體”進行顯示及打印;

8.采用同樣方法將本篇文檔中無效的字體都替換為相似的字體。

1.11.22Word教你認字

如果有些文字你不認識，沒關(guān)系!你先將他們輸入到Word2002的一個文檔中，再選中它們，單擊“格式→中文版式→拼音指南”命令，打開“拼音指南”對話框后，直接按“確定”按鈕，Word會將這兩個字的拼音自動加到文字的上一行，怎么樣?認識它們了吧。

1.11.23制作聯(lián)合行文文件頭

在工作中常常遇到兩家以上單位聯(lián)合行文的情況，怎樣設(shè)計聯(lián)合行文文件頭呢?下面以兩家聯(lián)合行文為例，淺談一下制作技巧。

1.在打開的新建文檔中多打幾行回車（視發(fā)文單位多少，如兩家6～9行即可），留足文件頭的高度。打開“繪圖”工具欄，用左鍵單擊“文本框”按鈕，這時鼠標(biāo)指針成十字形，在第二行建立文本框，把文本框拉伸至長1厘米，高7厘米;

2.在文本框中輸入第一個單位的名稱，硬回車后，輸入第二個單位名稱，設(shè)置字體、字號、分散對齊;

3.重復(fù)上述步驟，把文本框建在第一個文本框后面，把“文件”二字輸入，并選擇字符縮放（一般選66％），設(shè)置字號為二號，字間距選緊縮;

4.選直線圖標(biāo)，按住Shift鍵畫直線，線型選1.5磅即可;

5.在編輯菜單中選擇“全選”命令，把顏色設(shè)置為紅色，然后用打印機打出即可。

1.11.24快速打開“系統(tǒng)信息”

有時我們需要打開“系統(tǒng)信息”窗口來了解系統(tǒng)配置情況，在打開Word文檔的情況下按“Alt+Ctrl+F1”鍵，就可以迅速打開“系統(tǒng)信息”窗口。