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編者按：在日常的工作、學習和生活中，我們總是避免不了效率問題，我們也總是希望能夠學習和掌握一套高效方法，從而在任何方面都做到游刃有余。然而，世界上并不存在通用的高效生產力系統(tǒng)。這篇文章，原標題為How to Build Your Own Productivity System，作者是Dan Silvestre。Dan在這篇文章中，結合自身經驗，向讀者介紹了如何根據自身情況構建屬于自己的效率系統(tǒng)，希望對你有所啟發(fā)。

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每一天，都只有24小時，不多不少。對于生活在地球上的所有人而言，大家擁有的唯一相同資源，可能就只有時間。因此，高效的時間管理這項技能才顯得如此稀缺。

如果懂得如何規(guī)劃自己的效率和工作，就會給你一種優(yōu)勢，讓你變成時間管理行家。然而，并不是人人都有這種優(yōu)勢。

高效地管理自己的時間，一點都不簡單。一些人可能會借助于某種系統(tǒng)來管理自己的各項工作，而有些人可能根本不知道從何而起。

在這篇文章中，我將討論如何打造并構建一套屬于自己的效率系統(tǒng)，從而高效地管理自己的時間。

要實現(xiàn)這一目的，只需要按照以下五個步驟來執(zhí)行：

一、先刪除，再優(yōu)化

二、構建你的效率系統(tǒng)

三、加入效率訣竅

四、找到真正要解決的問題

五、高效地授權

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一、先刪除，再優(yōu)化

我自己儲存的照片和視頻錄像，容量已經超過了300G。

自智能手機推廣應用以來，我們可以隨時隨地拿著手機拍照，記錄生活中的美好時刻。

過去幾年來，我拍攝了成百上千的照片和視頻。不久之前，我把所有的圖像和視頻文件全部轉移到了Dropbox云盤，同時還把它們全部備份在了一個移動硬盤中，以防萬一。

整理照片的過程中，其實有一個比較棘手的問題。

很多時候，對于同一處景象，我可能拍攝了若干張相同或相似的照片。所以，我不得不花時間挑選最滿意的照片，然后再把其它的照片刪掉。之后再單獨新建一個文件夾，并把這些整理好的照片放進去，再按年份歸類整理所有的文件夾。

通常情況下，我都是直接在Dropbox云端中直接完成上述整理步驟的。這就意味著，我電腦和移動硬盤中的照片還是“老樣子”，并沒有同步更新。但每當從手機中轉存新照片時，我又是直接把它們轉存至電腦系統(tǒng)盤中的。

前不久，我去了日本和美國旅游?；丶液?，我想把相機里的所有照片轉存出來并進行整理。

然而，問題馬上就來了：應該把照片轉存到哪里去？

Dropbox文件夾中的照片都是整理過的，所以并不是所有的照片都在Dropbox。之前所有的照片肯定都在電腦的硬盤上。至于移動硬盤，我也不太確定到底有哪些版本的照片。

所以我決定，我必須要行動起來，一次性把所有的照片都進行同步整理和歸類。

而整理的第一步，我選擇先刪照片。實際上，那300G的照片和視頻，大多都是重復的，或者拍攝效果不好。所以，實際有用的照片也許只有100G。然后從中再刪掉一些不重要的照片，應該可以做到只剩40G至60G左右的照片。

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于是，我大膽地把所有文件夾的照片都導入了一個相同的文件夾，就開始準備刪掉所有的重復文件。在這個過程中，我也借助了一個軟件，從而讓軟件幫我自動刪除相關文件。

此外，我還運用了一個高效時間管理法則——二八定律，來快速地完成這個動作：其中20%的照片和視頻，是否占據了80%的存儲空間？

這個答案，非常明顯。許多重復拍攝的視頻片段占了大部分存儲空間，所以不到五分鐘的時間后，所有的文件就只剩下200G了。

然后，我就必須地手動挑選希望留下的照片。注意，這里是選擇留下的照片，而不是選擇刪掉的照片。

之所以這樣做，是因為我之前在日本整理收納達人麻理惠（Marie Kondo）著作的《怦然心動的人生整理魔法》（The Life-Changing Magic of Tidying Up ）一書中，閱讀到的這樣一句話：

重要的，不是要丟棄什么，而是要保留什么。

當你只保留你喜歡的東西，你會愛上每一張照片的。

現(xiàn)在，每天花上我都會找十分鐘的時間，瀏覽這個文件夾，并挑選出我想保留的文件。我想，應該用不了幾周，就可以完成這個任務。這里就涉及到第二步——借助某個效率系統(tǒng)。

這樣做有什么好處？對于手上所有的東西，直接開始優(yōu)化整理，實際上是一個經典的新手錯誤。

如果你想對你的日常工作進行優(yōu)化，你應該把所有的任務寫在一張紙上。然后，花幾分鐘進行思考。對于每一項任務，都要問自己這樣一個問題：這項任務能不能幫你實現(xiàn)目標？

只要是不能幫你實現(xiàn)目標的任務，統(tǒng)統(tǒng)刪掉。先刪掉，再優(yōu)化。

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二、構建你的效率系統(tǒng)

一旦把不重要的東西刪掉過后，就只剩下可以幫你實現(xiàn)目標的任務了。接下來，就應該構建一套屬于自己的效率系統(tǒng)，從而按重要性對各項任務進行排序，并依此完成。

不過，首先要注意的是，世界上并沒有完美的效率系統(tǒng)。你應該根據自己的需求和工作習慣方式，構建一套屬于自己的效率系統(tǒng)。

你可以借助現(xiàn)有的各種效率系統(tǒng)，然后從去其糟粕，取其精華，從而為自己量身定制一套屬于自己的效率系統(tǒng)。

一旦把這套系統(tǒng)的“大腦”構建完畢，也就是說形成這套系統(tǒng)的主要框架后，你就可以再深一步，通過效率訣竅對組成這個系統(tǒng)的各個部分進行因地制宜的優(yōu)化。

為了幫助你構建自己的效率系統(tǒng)，以下有7種常用的效率系統(tǒng)可以供你參考：

• 待辦事項清單（To-Do List）：這是最簡單的一種效率系統(tǒng)，也是其它多種效率框架的基礎。細分而言，它還可以分為多種類型，包括“必做事項清單”或者著名的“艾維·李方法”（Ivy Lee Mothod，即每晚入睡前按重要性依次寫下明天要做的最多六項任務，第一項任務沒完成絕對不做第二項任務）。
  

• 7個習慣：這套效率系統(tǒng)基于史蒂芬·柯維（Steven Covey）著作的《成功人士的7個習慣》（The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change）一書而來，主要是關于思考我們將如何改變工作和生活方式。你也可以通過這篇文章詳細了解這套生產力系統(tǒng)。
  

• 把事情做完（Getting Things Done，GTD）：這套效率系統(tǒng)是基于戴維·艾倫著作的《搞定：無壓工作的藝術》（Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity）一書而來。如果你想了解這套效率系統(tǒng)的工作原理，你可以參考這篇文章。

• 輕松搞定（Zen to Done，ZTD）：這套效率系統(tǒng)是基于效率專家萊奧·巴波塔（Leo Babauta）著作的《輕松搞定ZTD：終極簡單的效率系統(tǒng)》（Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System）一書而來。ZTD是基于GTD而形成的，但其關注的是行為習慣，而不是這個效率系統(tǒng)本身。

• 看板（Kanban）：“看板”來源于日語詞匯。它是一套視覺效率系統(tǒng)，通過敏捷項目開發(fā)框架普及開來，特別適合團隊協(xié)作。如果你想了解這套效率系統(tǒng)的工作原理，你可以參考這篇文章。

• 堅持到底（Don’t Break the Chain）：這套方法是美國著名單人脫口秀喜劇演員杰瑞·宋飛（Jerry Seinfeld）提出的，是非常簡單的效率系統(tǒng)之一。在我之前的一篇關于如何計算效率的文章中，專門對這套方法進行了描述。

• 番茄工作法（The Pomodoro Technique）：這套效率系統(tǒng)源自弗朗切斯科·齊立羅（Francesco Cirillo）著作的《番茄工作法圖解:簡單易行的時間管理方法》（The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time Management System That Has Transformed How We Work）一書而來。這套系統(tǒng)的工作原理是把番茄時間設為25分鐘，中途專注工作，不允許做任何其它無關的事情，直到番茄時鐘響起。如果你想了解這套效率系統(tǒng)的工作原理，你可以參考這篇文章。

花一點時間了解上述7種效率系統(tǒng)，特別是其工作原理。接著，你的主要任務就是取其精華，然后形成自己的一套系統(tǒng)。至于什么是精華，這個問題因人而異，必須由你自己去決定。

不過，你仍然可以參考以下高效效率系統(tǒng)的6個主要特征：

• 簡單易學：如果這套系統(tǒng)你研究了一個小時還沒上手的，那就不太適合。

• 設置簡便：設置自己的這套系統(tǒng)，應該只需要花幾分鐘，而不是多少個小時。

• 無需過多維護：這套系統(tǒng)可以協(xié)助你高效工作，同時使用這套系統(tǒng)只會占用你很少的時間。

• 適應你的工作方式：好的效率系統(tǒng)，可以支持你的工作習慣和方式，而不是讓你去配合這套系統(tǒng)。

• 適應能力強：它還應該可以根據不同使用人的不同工作方式，進行適當性調整。比如，可以根據自己的需求愛好，添加不同的效率訣竅。

• 協(xié)作簡便：這套系統(tǒng)應該可以兼容多人甚至上千人同時使用。

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三、加入效率訣竅

構建自己的效率系統(tǒng)后，你就可以開始考慮更深層次的東西，并在系統(tǒng)中加入一些效率訣竅和規(guī)則。

你可以將這套效率系統(tǒng)設想為電腦或手機系統(tǒng)，而效率訣竅就可以理解為電腦系統(tǒng)中的軟件或者手機系統(tǒng)中的App應用。

效率訣竅應該充分利用你的操作系統(tǒng)，從而讓你的工作體驗更加友好。

以下這九個效率訣竅，是我自己喜歡的，希望對你有所啟發(fā)。你也可以根據自己的習慣和需求，找到適合你的效率訣竅。

• 兩分鐘法則：如果你能夠在兩分鐘內完成某件事情，那自己就立即做。不要讓別人去做，也不要在待辦事項清單上寫下這項任務，因為你做這些事情所耗費的時間，都有可能不止兩分鐘。然而，如果兩分鐘內無法完成的事，你就應該開始做。你可以把它設置成你的待辦事項（并把它切分為若干項子任務），然后通過你做一系列兩分鐘內能完成的事情而得到的動力，依次完成這些子任務。

• 番茄工作法：這個技巧也可以用作效率訣竅，但前提是只在一天中的某個時段使用。我自己是每天早上使用這項訣竅，首先要花兩小節(jié)番茄工作時間段專注寫作，然后再做其他的事情。如果運用正確合理的話，這將是一項非常高效的時間管理訣竅。

• 飛行模式：在專注某項工作時，開啟手機的飛行模式。此外，你還可以給自己設定一些自動化規(guī)則。比如，每天早上九點至十一點自動開啟手機的飛行模式。

• 關閉所有推送通知：關閉手機、平板電腦以及電腦的所有推送通知。

• 二八定律：在前文的照片整理任務重，我已經使用了這項訣竅。值得注意的是，永遠要關注能夠帶來80%結果的那20%。

• 誘惑捆綁（Temptation Bundling）：如果遇到不太感興趣的任務，你可以嘗試將它與你喜歡的任務進行捆綁。比如，當你給客戶發(fā)說明郵件時，你可以打開播放器，收聽自己喜歡的音樂。

• 批處理（Batching）：顧名思義，批處理就是把同類型的任務進行批量處理，從而你可以保證用同樣的心態(tài)高效完成任務，并且不破壞你的工作流，比如給不同的人發(fā)郵件或打電話，或者處理相關的數(shù)字表格等。

• 帕金森定律（ Parkinson’s Law）：主動“減少”自己的空余時間，從而逼迫自己更快速地完成某項任務。

• 選擇在周末計劃自己的工作：在每周星期天的時候規(guī)劃自己下一周的工作，可以把接下來要做的事情寫在郵件里，并把這封郵件發(fā)給自己。這樣它就可以每天提醒你執(zhí)行相關工作。

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四、找到真正要解決的問題

下一步，就涉及到真正的高效時間管理，即找到自己真正要解決的問題。

即便刪掉了不能幫你達成目標的任務，你仍然還有許多要完成的任務。但這些任務的權重并不是相同的。

你必須要根據任務的重要性和緊急性來進行評估，從而找到既重要又緊急的任務，這些任務就是我所謂的“真正要解決的任務”。

找到真正要解決的任務，你可以借助艾森豪威爾矩陣，把所有的任務都列在下圖中的四個象限內。

艾森豪威爾矩陣的優(yōu)點在于，它可以適用于宏觀的效率方案。比如，我這一周應該怎么做？當然，它同時也適用于日常的細小任務。比如，我今天應該做什么？

緊急又重要的任務，你必須要積極主動地去對待，同時它們還可以助你實現(xiàn)長期的遠大目標任務。比如：

• 上司發(fā)送給你的有關你所負責項目的郵件

• 打電話給大客戶，從而拿下一筆銷售訂單

• 寫一篇文章，并且在網絡上發(fā)表

同時，緊急但不重要的事情，也會對你的目標實現(xiàn)產生影響，但這些事情基本都是整個過程的一小部分。

每天早上（甚至前一天晚上），你可以借助艾森豪威爾矩陣，讓自己意識到哪些任務對你實現(xiàn)目標起重要作用，哪些任務的影響力又比較小，從而找到自己接下來這一天的工作重點。

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五、高效地授權

這一步，是構建自己的效率系統(tǒng)中最難的一步，即如何高效地授權。

如果授權不當?shù)脑?，你可能會因此特別沮喪，不僅工作完成質量不高，還有可能根本無法按時完成相關任務。在過去的自身經驗中，我總結了如下5個高效授權的方法，希望對你有用：

• 授權給對的人：要確保被授權對象擁有必要的技能和能力。

• 提供清晰的指導：按步驟寫下被授權任務的指導說明，要做到盡可能詳盡。對于某些任務，比如數(shù)據輸入，我通常還會借助Recordit這個軟件，親身示范并錄屏給被授權對象以供參考。

• 明確結果：你對被授權任務的期待和要求，要盡可能詳盡地告知被授權對象。比如，成功完成這項任務的考核標準是什么？這項任務的截止完成時間是什么時候？

• 主動澄清確認：在被授權對象閱讀或瀏覽相關指導說明后，主動問他們，是否有不明白的內容，并且在必要的情況下更詳盡地解釋（如果必要的話，還可以重寫指導說明）。

• 反向再次確認：最后一步，則必須要求被授權對象重述相關期待和要求，讓他們通過理解并用自己的話重述這項任務是什么，從而確保他們充分理解了這項被授權任務。如果他們理解不正確的，則需要你再次解釋或說明。

譯者：井島俊一

本文翻譯自 https://medium.com/swlh/how-to-build-your-own-productivity-system-445a51b89c12，原文鏈接。如若轉載請注明出處。