神譯局是36氪旗下編譯團(tuán)隊(duì)，關(guān)注科技、商業(yè)、職場(chǎng)、生活等領(lǐng)域，重點(diǎn)介紹國(guó)外的新技術(shù)、新觀點(diǎn)、新風(fēng)向。
編者按：創(chuàng)業(yè)維艱。對(duì)于初次創(chuàng)業(yè)者而言，他們?cè)趧?chuàng)業(yè)初期可能還會(huì)經(jīng)歷各種意想不到的問(wèn)題。在有限的時(shí)間內(nèi)，如何才能實(shí)現(xiàn)做到最大化，這就對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間管理能力要求非常高。這篇翻譯自First Round Review的文章，原標(biāo)題是An Exact Breakdown of How One CEO Spent His First Two Years of Company-Building，文中分享了生物可穿戴設(shè)備公司Levels創(chuàng)始CEO科科斯在創(chuàng)業(yè)前兩年的時(shí)間管理方法，希望對(duì)你有所啟發(fā)。這是本系列文章的第一篇，主要講述的是作為CEO應(yīng)該做到對(duì)優(yōu)先事項(xiàng)的絕對(duì)把控。
山姆·科科斯（Sam Corcos）是生物可穿戴設(shè)備公司Levels聯(lián)合創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官。Levels公司主要通過(guò)實(shí)時(shí)生物數(shù)據(jù)向人們展示食物是如何影響健康的。在創(chuàng)立Levels公司之前，科科斯還創(chuàng)立了汽車售后產(chǎn)業(yè)鏈創(chuàng)企CarDash（CarDash公司是美國(guó)著名孵化器Y Combinator的第17批學(xué)員單位)。
人們經(jīng)常好奇創(chuàng)業(yè)公司的CEO是如何管理時(shí)間的。對(duì)我而言，我有點(diǎn)強(qiáng)迫癥，多年來(lái)我一直堅(jiān)持每隔15分鐘便記錄一下自己所做的事情。簡(jiǎn)單介紹一下，作為有四次創(chuàng)業(yè)經(jīng)歷的創(chuàng)業(yè)者，無(wú)論是作為個(gè)人還是領(lǐng)導(dǎo)公司工程團(tuán)隊(duì)，我一直都在負(fù)責(zé)公司技術(shù)板塊的工作。因此，擔(dān)任Levels公司的CEO，是我首次擔(dān)任非技術(shù)性職務(wù)。
在手機(jī)上安裝了RescueTime這一應(yīng)用程序后，我會(huì)更加嚴(yán)于追蹤管理我的時(shí)間。我驚恐地發(fā)現(xiàn)，我每天花在社交媒體上的時(shí)間竟然超過(guò)了三小時(shí)，并且還花了若干小時(shí)在瀏覽新聞上。這令我大吃一驚，因?yàn)槿绻腥藛?wèn)我每天在這些瑣事上花了多久時(shí)間，我心目中以為只有二十分鐘。這一醒悟，促使我在時(shí)間管理上做出了重大的改變。
有意識(shí)地進(jìn)行時(shí)間管理，也迫使我對(duì)自己在一定時(shí)間內(nèi)能完成的工作量有了“自知之明”。對(duì)于公司的創(chuàng)始CEO來(lái)說(shuō)，似乎每時(shí)每刻都有做不完的工作，我發(fā)現(xiàn)，在我嚴(yán)格追蹤管理我的時(shí)間以后，我能做到把更多的時(shí)間放在我的業(yè)務(wù)關(guān)鍵領(lǐng)域。
在Levels公司成立兩周年之際，我想與大家分享一下自己在前兩年是如何管理時(shí)間的，同時(shí)還將輔以有關(guān)數(shù)據(jù)支撐。我的目標(biāo)，是希望讓那些想成為初創(chuàng)公司CEO的人，能夠了解創(chuàng)立公司背后的故事，并引導(dǎo)你思考自己在創(chuàng)業(yè)期間應(yīng)該如何管理你的時(shí)間。
這不是一篇積極樂(lè)觀充滿美好設(shè)想的時(shí)間管理主題文章，而是我過(guò)去兩年創(chuàng)業(yè)生活的真實(shí)寫(xiě)照。舉例來(lái)說(shuō)，當(dāng)我寫(xiě)這篇文章的時(shí)候，我當(dāng)下這一周的日程安排是這樣的。
當(dāng)你計(jì)劃成為一家初創(chuàng)公司CEO時(shí)，你應(yīng)該知道你將要適應(yīng)什么樣的生活。盡管有些人能做到在工作和生活中維持平衡，但大多數(shù)時(shí)候，這的確是一項(xiàng)耗時(shí)又耗力的工作。這篇文章并不是為了美化CEO這個(gè)職位的盡心竭力，但也不要期待這份工作會(huì)和那些普通的辦公室職位一樣。
在這篇文章中，我將跟大家分享自己在深入分析有關(guān)數(shù)據(jù)后的驚喜發(fā)現(xiàn)，以及這些數(shù)據(jù)背后所反映出的初創(chuàng)公司CEO在每個(gè)階段的角色變化。我有驚無(wú)險(xiǎn)地避開(kāi)了其他創(chuàng)始CEO可能掉入的陷阱，這些陷阱，稍有不慎便會(huì)降低公司影響力，阻礙公司的發(fā)展與成長(zhǎng)。
此外，在文中我還會(huì)詳細(xì)介紹，我在商業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域具體的時(shí)間分配，以及我是如何過(guò)渡創(chuàng)立Levels公司以來(lái)的每個(gè)階段的。我還會(huì)跟你分享一些久經(jīng)測(cè)試的“錦囊妙計(jì)”，希望能對(duì)你優(yōu)化時(shí)間管理有所幫助，為成為更好的CEO做準(zhǔn)備。
在分享有關(guān)數(shù)據(jù)之前，首先我希望跟大家分享一下我的一些發(fā)現(xiàn)。
回顧作為創(chuàng)始CEO的兩年時(shí)間，最令我感到驚訝的，可能是在公司發(fā)展的不同階段，自己的角色是不斷變化、多種多樣的。從這些數(shù)據(jù)中，不難發(fā)現(xiàn)的是，CEO必須“身兼數(shù)職”。
隨著公司需求的變化，我的時(shí)間分配及重心也會(huì)隨之變化，就好像在駕駛自動(dòng)擋汽車的時(shí)候，我可能隨時(shí)都會(huì)換擋。
不同月份在各個(gè)分類的工作方面時(shí)間投入分布圖。
有幾個(gè)月，我接手了能發(fā)揮重要重要作用的工程方面的職責(zé)，有時(shí)候我又會(huì)負(fù)責(zé)銷售，還有些時(shí)候，我會(huì)主要負(fù)責(zé)公司融資的工作。這些不斷變化的優(yōu)先任務(wù)和目標(biāo)，讓人難以判斷你是否在時(shí)間管理方面保持正確的做法。
無(wú)論你是專注于籌資、銷售還是產(chǎn)品，作為CEO，你要對(duì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作結(jié)果負(fù)責(zé)。目前，我對(duì)自己在公司的角色認(rèn)識(shí)是信息“路由器”。因此，我的首要任務(wù)是為每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員掃清障礙，以確保他們達(dá)到最高工作效率。
如果把公司比作是一臺(tái)發(fā)動(dòng)機(jī)，那我就是潤(rùn)滑油。我最重要的任務(wù)，就是讓機(jī)器的每個(gè)“零部件”都順暢運(yùn)作。
在公司各部門遇到困難時(shí)，比如我發(fā)現(xiàn)工程團(tuán)隊(duì)因?yàn)閿?shù)據(jù)的完整性問(wèn)題而受阻，或者增長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)因?yàn)槿狈γ鞔_的公司戰(zhàn)略而困擾，或者產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)因?yàn)槿狈α鞒潭鴮?dǎo)致進(jìn)度緩慢時(shí)，我會(huì)介入并提供支持。
我已經(jīng)習(xí)慣于在日常的工作溝通中發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致公司發(fā)展進(jìn)度緩慢的原因。比如，運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)手動(dòng)協(xié)調(diào)訂單耗費(fèi)太長(zhǎng)時(shí)間，導(dǎo)致我接下來(lái)的一個(gè)星期都忙于“亡羊補(bǔ)牢”。
小結(jié)1：作為CEO，你應(yīng)該主要發(fā)揮信息“路由器”的功能，溝通才是你的首要職責(zé)。每天留出一部分固定時(shí)間來(lái)處理郵件，我每天都需要3至4小時(shí)時(shí)間來(lái)處理郵件，以便于保持和各部門的溝通。因此我會(huì)在日程安排上預(yù)留這些時(shí)間，同時(shí)也便于讓我認(rèn)識(shí)到在一周之內(nèi)我還剩多少時(shí)間，這些時(shí)間又能完成多少工作量（下圖中，是我計(jì)劃某周的工作，其中紅色方框都是預(yù)留處理郵件的）。不要認(rèn)為溝通都是事后的工作，它應(yīng)該是你的主要職責(zé)。
小結(jié)2：確保你的帶寬充足，始終致力于讓自己“閑下來(lái)”。只有當(dāng)你時(shí)間寬裕之時(shí)，你才有時(shí)間發(fā)現(xiàn)公司的不足之處。如果你埋頭專注于自己將要交付的工作內(nèi)容，那你可能會(huì)因?yàn)橐豢脴?shù)而失去整個(gè)森林。因此，如果你手頭上總是有做不完的事情，那你應(yīng)該嘗試把它授權(quán)分配給其他人去完成。如果你手頭上總是有做不完的事情，這要么意味著不夠信任自己的團(tuán)隊(duì)，不敢將重要工作委任給他們，要么就意味著你還需要聘請(qǐng)更有能力的人來(lái)完成這些工作。
成為時(shí)間管理大師，是作為CEO的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。你會(huì)面對(duì)很多項(xiàng)工作，但你要確保自己不會(huì)遺忘這些事情，至少，不會(huì)主動(dòng)去遺忘這些事情。以下是我學(xué)到的一些時(shí)間管理原則。
首先，在時(shí)間管理能力方面，我最實(shí)質(zhì)性的進(jìn)步來(lái)源于使用日程安排替代待辦事項(xiàng)清單（并最終棄用待辦事項(xiàng)清單）這一改變。出乎意料的是，這個(gè)改變減輕了我的壓力和焦慮感，是我這么久以來(lái)感受到的心理健康方面最積極的變化。
待辦事項(xiàng)清單的弊端在于，它會(huì)讓你對(duì)自己能完成的工作量盲目樂(lè)觀，因?yàn)榍鍐紊系母鞣N事項(xiàng)，欠缺對(duì)最現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的考慮，即有限的時(shí)間。
我以前有些過(guò)度自信，導(dǎo)致我會(huì)給自己設(shè)定許多待辦事項(xiàng)。但由于時(shí)間限制因素，很多事情無(wú)法如期完成，這讓我感到很焦慮。此外，如果計(jì)劃的事情沒(méi)做完，還會(huì)讓很多人對(duì)我失望。如今，我調(diào)整并證明有效的策略是，如果我接到別人請(qǐng)求我完成的任務(wù)，或者我自己有需要完成的任務(wù)，我會(huì)在個(gè)人日歷上專門預(yù)留一段時(shí)間。
當(dāng)別人現(xiàn)在問(wèn)我：“你能在周五之前完成這項(xiàng)任務(wù)嗎？”我會(huì)先直接查看我的日程安排，再回答他：“我這周剛好有兩個(gè)小時(shí)的空閑時(shí)間，如果這項(xiàng)任務(wù)用時(shí)超過(guò)了兩小時(shí)的話，我們就要再調(diào)整一下優(yōu)先事項(xiàng)，不然的話就得等到下周才能完成了?！睍r(shí)間規(guī)劃能做到如此清晰，這對(duì)我來(lái)說(shuō)就是非常大的進(jìn)步。
此外，我還發(fā)現(xiàn)，以這種方式來(lái)安排自己的日程，還有助于明確自己的優(yōu)先事項(xiàng)。通常，我只會(huì)提前一到兩周安排接下來(lái)的日程。填滿日程后，在回顧自己安排接下來(lái)一兩周的工作時(shí)，我會(huì)想，“這些工作真的是我最應(yīng)該做的嗎？”對(duì)此，答案通常都是“否”。于是，我會(huì)把這些工作安排給團(tuán)隊(duì)中更合適的人去做，或者直接把這項(xiàng)計(jì)劃砍掉。
把日歷作為待辦事項(xiàng)清單的另一個(gè)好處是，它能夠讓你在各項(xiàng)工作的執(zhí)行方面有始有終，并且將相關(guān)工作進(jìn)展反饋給你的同事。例如，假如你答應(yīng)別人在周二之前完成某項(xiàng)工作（并且在日歷中添加了這項(xiàng)安排），但情況有變，你可能無(wú)法如期完成。這時(shí)候，由于日歷是你的待辦事項(xiàng)清單，你就不得不將這項(xiàng)工作安排在其他的時(shí)間段去完成，這也會(huì)提醒你去聯(lián)系與這項(xiàng)工作相關(guān)的人員，向?qū)Ψ礁嬷憧赡軣o(wú)法在周二之前完成這項(xiàng)工作。
小結(jié)：棄用待辦事項(xiàng)清單，改用日歷來(lái)安排各項(xiàng)工作。這可以說(shuō)是這篇文章中最有用的“錦囊妙計(jì)”。
我在為幾家初創(chuàng)公司提供咨詢服務(wù)，其中大多數(shù)公司的創(chuàng)始人都是首次創(chuàng)業(yè)者。在他們身上，就時(shí)間管理最常見(jiàn)的問(wèn)題是：他們有許多重要的事項(xiàng)，卻總是被一些看似緊急的事項(xiàng)打斷。不要被“煙霧彈”所分心，我們最重要的任務(wù)是如何推動(dòng)公司發(fā)展。
作為CEO，你要做的，不是自己親自下場(chǎng)去救火，而是成立一支“消防隊(duì)伍”。如果你總是在救火，那只能證明你走上了一條不對(duì)的路。你應(yīng)該把時(shí)間花在思考如何讓團(tuán)隊(duì)成員學(xué)會(huì)自己滅火。
如果你發(fā)現(xiàn)自己因?yàn)樘喙ぷ鞫稚矸πg(shù)，你應(yīng)該立馬反思原因并且做出改變。如果是因?yàn)槟闳狈尚湃蔚哪塥?dú)立解決問(wèn)題的人（比如首席運(yùn)營(yíng)官），那么你需要立即招聘這樣一個(gè)人到崗。如果你的分身乏術(shù)是因?yàn)槟銦o(wú)法分辨緊急和非緊急事項(xiàng)，我就會(huì)反思并自問(wèn)，“如果一年以后再回頭看這個(gè)決定，它是否是導(dǎo)致公司瀕臨倒閉的主要因素？”
對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我的答案通常都是“否”。初創(chuàng)公司的發(fā)展本就有點(diǎn)類似于絕地求生，所以你必須“無(wú)情地”優(yōu)先考慮能使自己公司生存下去的事項(xiàng)，這才是CEO的核心職責(zé)。
小結(jié)：有可能團(tuán)隊(duì)內(nèi)部使用的協(xié)作通訊工具導(dǎo)致了這個(gè)問(wèn)題，尤其是短信和團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件Slack的聊天工具。如果在收到信息過(guò)后不即時(shí)處理，這些信息很快就被信息潮水所淹沒(méi)（不像郵件，便于分類）。
對(duì)此，我建議使用像電子郵件這種異步軟件來(lái)作為主要通訊手段，同時(shí)關(guān)閉Slack等可能分心的協(xié)作工具的消息推送通知。如果有緊急事項(xiàng)，別人可以打電話給你。從我的經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)，這種情況很少發(fā)生，大部分事情都并不緊急。
這里，我推薦使用電子郵件管理軟件Mailman，它是處理郵件的“好幫手”，你可以設(shè)置批量接受郵件，也可以設(shè)置希望收到郵件的時(shí)間段（比如每天下午兩點(diǎn)到六點(diǎn)）。這個(gè)工具有助于讓我集中注意力，并且讓我不由自主刷新郵箱的強(qiáng)迫癥改善了不少。
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