秘書作為辦公室的重要組成人員，承擔(dān)著參謀助手、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)等重要職能，是領(lǐng)導(dǎo)決策和聯(lián)系職工群眾的橋梁紐帶。秘書人員工作效率與質(zhì)量的高低對于快速落實領(lǐng)導(dǎo)決策部署，推動各項工作高效運轉(zhuǎn)和有序開展，樹立良好形象起著十分重要的作用。筆者幾年秘書工作經(jīng)歷和體會可以用一句話來概括，那就是“細(xì)節(jié)決定秘書工作成敗”。正如周恩來總理曾語重心長地告誡?！懊貢ぷ鳠o小事，有時說錯一句話，做錯一件事，辦錯一個文件，往往會造成很嚴(yán)重的后果?！?/span>
“細(xì)節(jié)”一詞，《新華字典》的釋義有二：一是“細(xì)小的環(huán)節(jié)或情節(jié)”，二是“瑣碎而不重要的小節(jié)”。《辭?！返亩x，即“瑣細(xì)的事情，無關(guān)緊要的行為?！?唯物辯證法認(rèn)為，事物都是普遍聯(lián)系的。細(xì)節(jié)是事件的顆粒、鏈條的環(huán)節(jié)，世上的大事大節(jié)都是由一件件的小事、一個一個的小節(jié)構(gòu)成的。任何事件發(fā)生、發(fā)展的過程，都是由一個個細(xì)節(jié)的量變積累到質(zhì)變的過程。細(xì)節(jié)再怎么細(xì)、再怎么小，都是事件鏈條上不可或缺的、重要的一個環(huán)節(jié)?！扒Ю镏校加谧阆隆薄扒Ю镏?，潰于蟻穴”“小不忍，則亂大謀”說的都是細(xì)節(jié)決定成敗的道理。
北京汪中求細(xì)節(jié)管理咨詢公司首席咨詢師汪中求先生所著《細(xì)節(jié)決定成敗》一書中更是一針見血地指出，“對細(xì)節(jié)的重要性認(rèn)識不足、了解不夠，是不可能做好細(xì)節(jié)的?！?0世紀(jì)世界最偉大的建筑師之一的密斯？凡？德羅在要求用一句最概括的話來描述他成功的原因時，他只說了5個字：“魔鬼在細(xì)節(jié)”。他強調(diào)，“不管你的建筑設(shè)計方案如何恢弘大氣，如果對細(xì)節(jié)的把握不到位，就不能稱之為一件高質(zhì)量的好作品，細(xì)節(jié)的準(zhǔn)確、生動可以成就一件偉大的作品，細(xì)節(jié)的疏忽也可造成一個宏偉規(guī)劃的失敗。”
筆者認(rèn)為秘書要做到對細(xì)節(jié)工作善于捕捉、精于運作、高效處理，必須從四方面提高自身素養(yǎng)。
秘書在工作中發(fā)揮著上情下達(dá)、下情上報、輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、參與政務(wù)、辦理事務(wù)等職能作用，是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系部門和基層單位的重要紐帶，是領(lǐng)導(dǎo)掌握工作動態(tài)和單位信息的重要渠道，是領(lǐng)導(dǎo)決策部署和指示精神快速落實的重要載體。秘書工作的優(yōu)劣，在一定程度上影響著領(lǐng)導(dǎo)的工作效率和決策成敗。首先要正確認(rèn)識自己的工作意義和價值，找準(zhǔn)自己的角色，把握好工作分寸即把握好“度”，多一步是越位，少一步是缺位，偏一步是錯位。把握好“度”說起來容易，真正做起來確實比較難，因為“度”的把握實在是太難以拿捏了，這需要秘書人員不斷地在工作中反復(fù)探索、總結(jié)、提高才能把握好。其次，秘書工作的性質(zhì)是服務(wù)，不是決策，要力求找準(zhǔn)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的對接點，找準(zhǔn)參謀與盡職盡責(zé)的融合點，把握適度原則，力爭使工作到位不越位，始終保持積極進(jìn)取、樂觀向上的精神風(fēng)貌，堅持高標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量，高效率地干好本職工作。
秘書工作一個很重要的特點，就是按照單位領(lǐng)導(dǎo)的指示去開展各項工作，秘書工作的這種“受命性”特點，要求秘書人員必須認(rèn)真地掌握和理解領(lǐng)導(dǎo)的思想，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
一要善于“察言觀色”。不同的領(lǐng)導(dǎo)，由于知識、經(jīng)歷、經(jīng)驗、工作習(xí)慣等方面的不同，決策的思維習(xí)慣和特點不盡相同，交代意圖的方式也因人而異。秘書人員要做“有心人'，留心領(lǐng)導(dǎo)平時在不同場合的講話，對一些具體問題的看法，以及一些有感而發(fā)形成的思想等，善于將領(lǐng)導(dǎo)的這些斷斷續(xù)續(xù)、零零散散的思想進(jìn)行系統(tǒng)總結(jié)和歸納，從中把握領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏和思維走向，更加深刻準(zhǔn)確地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。
二要及時請示匯報。在遇到領(lǐng)導(dǎo)交代模糊不清的時候，秘書必須多思考、多動腦筋。比如可以在不誤事的情況下，在適當(dāng)?shù)臅r候，借討論某一件事、某一觀點，自然而然地談到自己要問的事情，從而把領(lǐng)導(dǎo)的意圖引出來。如果任務(wù)比較緊，自己又把握不準(zhǔn)時，要及時請示匯報，爭取主動，求得領(lǐng)導(dǎo)的理解和指點，不要有虛榮心，因為怕領(lǐng)導(dǎo)說“這么小的事都辦不了”或者怕暴露了自己的無知、無能和某些方面的不足而自己藏著、掖著，導(dǎo)致誤時誤事。
三要不斷豐富提高。領(lǐng)導(dǎo)意圖受時機、范圍、透明度等種種因素影響，具有不確定性，雖然基本形成，但還有一個逐步調(diào)整、逐步完善的過程。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對某項工作、某件事情有了思維苗頭和導(dǎo)向時，秘書要發(fā)揮自己的“悟性”，根據(jù)這種意向信息，分析感知領(lǐng)導(dǎo)意圖產(chǎn)生的背景和過程，進(jìn)行跟蹤性補充調(diào)查，輔助領(lǐng)導(dǎo)歸納、概括、闡發(fā)、補充意向性的想法。對領(lǐng)導(dǎo)容易疏忽的細(xì)節(jié)，要仔細(xì)推敲、反復(fù)斟酌，利用恰當(dāng)?shù)臅r機和場合，及時向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，盡量使領(lǐng)導(dǎo)意圖更加完善，更加符合實際，確保領(lǐng)導(dǎo)意圖和決策順利落實。
政治素質(zhì)的高低，決定著秘書人員精神狀態(tài)的好壞，決定著其事業(yè)心、責(zé)任感的強弱。作為秘書，沒有較高的政治素質(zhì)，就不能擔(dān)負(fù)起秘書工作的職責(zé)，就很難為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手。
一要強化政治意識。政治立場堅定，堅決服從上級組織領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家各項方針政策和單位管理制度，不折不扣地落實上級的決策部署，無條件服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，自覺維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威和威信，在政治上始終與黨中央保持高度一致，在工作上始終與上級和領(lǐng)導(dǎo)的要求保持一致。
二要樹立大局意識。時刻牢記自己是一名秘書，自己的言行在一定程度上折射著領(lǐng)導(dǎo)和單位的形象，所做的很多工作都事關(guān)整體、事關(guān)全局，在任何時候、任何地方，都要清楚自己有所為、有所不為。要以大局為重，不計較個人得失，不拉幫結(jié)派、勾心斗角，與同事相互幫助、積極配合，只要是領(lǐng)導(dǎo)安排和工作需要，就要不講條件地努力把事情做好，相反，對有損領(lǐng)導(dǎo)和公司形象的事堅決不能為之。增強全局意識，切實做到“圍繞大局、謀劃全局、服務(wù)全局”，從全局著眼，從細(xì)處著手、從小事做起，把工作做得更圓滿、更扎實。大事講原則，小事講風(fēng)格、講諒解。要有寬廣的胸懷，有容言、容人、容事的大氣量。要學(xué)會換位思考，善學(xué)人之長，勤補己之短，用謙虛的作風(fēng)、寬廣的胸懷、無私的品德，努力做到政治上互相信任不猜疑，思想上互相交流不隔膜，工作上互相支持不拆臺，失誤上互相諒解不推諉，生活上互相關(guān)心不冷漠，盡心盡力于工作。
三要增強責(zé)任意識。秘書對領(lǐng)導(dǎo)安排的事要牢記在心上，記錄在冊，迅速落實在行動上，要做到不過夜，堅持高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的完成。要定期回顧領(lǐng)導(dǎo)安排的事做了哪些、還有哪些沒做。要注重細(xì)節(jié)，堅持精益求精、好上加好，不能滿足于一般水平，更不能馬馬虎虎、應(yīng)付了事，否則小失誤就可能變成大錯誤。讓而不爭，勤而不怨，盡心政務(wù)是秘書的本份，秘書熬夜守更，傷神累心是家常便飯，平時應(yīng)高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，早來一點，晚走一步，多干一點，干好一點，工作不推三擋四，拈輕怕重，但凡定下來的事就要立說立行，說到做到，不能虎頭蛇尾，半途而廢，特別是待人接物、辦文辦會、處理公務(wù)。要精益求精，慎重周詳，抓綱舉目，不出紕漏，要牢固樹立愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)精神，要恪盡職守，兢兢業(yè)業(yè)，全身心地投入到工作中去。
四要提高服務(wù)意識。作為秘書，首要是服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，其次是服務(wù)好部門和基層單位、服務(wù)好職工群眾。在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)方面，要換位思考領(lǐng)導(dǎo)需要什么，掌握領(lǐng)導(dǎo)工作作風(fēng)，熟悉領(lǐng)導(dǎo)生活習(xí)慣，認(rèn)真思考自己該為領(lǐng)導(dǎo)做些什么，超前做好領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動和日常生活等服務(wù)。在服務(wù)部門和基層單位方面，要認(rèn)真聽取部門和基層單位的意見，對其合理的建議意見要在適當(dāng)?shù)臅r候及時向領(lǐng)導(dǎo)反映，對部門和基層單位報送的請示報告等文件要及時呈送領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)批示后要及時轉(zhuǎn)送有關(guān)部門和單位辦理，多為部門和基層單位工作提供方便。在服務(wù)職工群眾方面，要關(guān)心職工群眾、體諒職工群眾，對來訪職工群眾要笑臉相迎、熱茶相待，對其合理訴求要積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門幫助解決，對其無理要求要曉之以理、動之以情，耐心細(xì)致地解釋疏導(dǎo)，絕不能“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”，損害領(lǐng)導(dǎo)和單位形象。
五要樹立保密意識。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，知道好多機密事情，有的事要比其他人員早一點知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩。秘書人員接觸和保管的文件密級高、數(shù)量多，稍有不慎，就有可能發(fā)生泄密問題。對文件要及時分類歸檔，尤其對絕密件的管理，要認(rèn)真登記，專柜專放。在承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常工作中，會接觸大量的機密，不能向任何無關(guān)人員泄露，平時堅持做到不該問的不問，不該說的不說，切實做到守口如瓶、辦事穩(wěn)靠。
政治素質(zhì)決定秘書工作態(tài)度，業(yè)務(wù)素質(zhì)決定秘書工作水平。
一是要有扎實的理論功底。理論是行動的先導(dǎo)。郭沫若指出：“形成天才的決定因素應(yīng)該是勤。有幾分勤學(xué)苦練，天資就能發(fā)揮幾分。天資的充分發(fā)揮和個人的勤學(xué)苦練是成正比例的?！比瞬皇巧鷣砭褪裁炊紩?，很多東西我們不懂得、不熟悉，必須在發(fā)揮自己特長的同時，見賢思齊，有恒心、有毅力來彌補自己的不足。作為秘書，首先必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、掌握黨和國家各項方針政策及上級重大決策部署，單位各項管理制度和工作重點及領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖。其次，要認(rèn)真學(xué)習(xí)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、法律法規(guī)、市場經(jīng)濟、財稅金融、公文寫作等多方面的知識，努力提高分析問題、解決問題的能力，只有這樣，服務(wù)才會得心應(yīng)手，才能左右逢源。
二是要有較高的寫作水平。寫好文章是對秘書最基本的要求。秘書都與材料打交道，比如擬寫會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作安排文件、匯報材料等等。要寫出一手好材料，沒有捷徑可走，必須勤寫多練，把握好“四個字”：一是“想”。圍繞主題，結(jié)合實際，苦思冥想，潛心琢磨，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，超前思考，定位要高。二是“議”。動筆之前，要多向各位主任請教、交流自己的寫作思路，以便拓寬自己的思維，提升材料的高度。也可幾個秘書在一起議一議，互相啟發(fā)，集思廣益，使材料框架更加合理，邏輯層次更加清晰，重點內(nèi)容更加突出。
三是“寫”。一字一句，寫出高度，寫出深度，寫出新意。四是“改”。修改處理是相當(dāng)重要的一個環(huán)節(jié)。機關(guān)公文需要嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，必須千錘百煉。多一個字是累贅，少一個字是缺陷?！罢Z不驚人誓不休”，如果時間允許，可以多聽聽各位主任和各位同事的意見，對結(jié)構(gòu)、段落、句子和詞語，反復(fù)多改幾遍，千萬不要急于交稿，這樣才能錘煉出一篇篇好文章。要學(xué)會“吸眾家之長，補一己之短”，把提高自己的寫作水平作為增強能力的重點來勤學(xué)苦練，使自己成為“雜家”，做到“提筆能寫、開口能講、遇事能辦”。
四是要有較強的溝通能力。上情下達(dá)、下情上報是秘書的一項重要職責(zé)，這就要求秘書人員要善于與領(lǐng)導(dǎo)交流，充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，掌握領(lǐng)導(dǎo)工作思路。在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)旨意、落實領(lǐng)導(dǎo)精神時，語氣柔和、旨意清楚；在向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作時，言簡意賅、準(zhǔn)確無誤。同時還要加強與部門和基層單位的聯(lián)系溝通，多深入基層調(diào)研，善于收集掌握單位工作動態(tài)和市場經(jīng)濟信息，并及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。
五是要有靈活的協(xié)調(diào)能力。單位各項決策部署的貫徹執(zhí)行，領(lǐng)導(dǎo)指示精神的落實和公務(wù)活動的開展，都離不開各部門和各基層單位的支持配合。作為秘書，自然承擔(dān)著大量的協(xié)調(diào)任務(wù)，秘書人員要充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，努力消除領(lǐng)導(dǎo)之間可能出現(xiàn)的誤解，打通部門和基層單位之間的隔閡，搞好“上下左右”之間的銜接，積極爭取部門和基層單位的理解支持，切實做到各項工作不延誤在自己手中，各項失誤不發(fā)生在自己手中，以優(yōu)良的工作作風(fēng)和精細(xì)化的工作水平推動各項工作務(wù)實高效落實。
秘書工作十分辛苦，工作任務(wù)重，工作時間長，工作壓力大，這就要求秘書除了具有較高的政治素質(zhì)、較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還必須具有較好的心理素質(zhì)和身體素質(zhì)。
一是要耐得住寂寞。領(lǐng)導(dǎo)在辦公室，秘書必須在辦公室；領(lǐng)導(dǎo)離開辦公室，秘書還得在辦公室。大量工作都必須在辦公室完成，辦公室?guī)缀醭闪嗣貢藛T的家。除了工作時間長以外，秘書工作還十分枯燥，大多數(shù)時間都是“咬文嚼字”。要有自我約束力，不能隨便選擇放松，不論朋友如何相邀，不論自己有多喜好，各種娛樂活動、朋友聚會、家庭瑣事都得拋在一邊。要有奉獻(xiàn)精神，一切以工作為重，始終埋頭苦干、兢兢業(yè)業(yè)。
二是要頂?shù)米毫Α?/span>秘書工作很繁瑣、很艱辛，而很多時候，朋友不理解、家人不支持、領(lǐng)導(dǎo)不了解，所有的苦和累只能自己一個人承受。秘書工作還是成績不突出、錯誤易顯現(xiàn)的工作，領(lǐng)導(dǎo)更多的是看結(jié)果、要成績，干好了理所當(dāng)然，干差了理應(yīng)批評，有時就因一點小小的失誤而被“一票否決”。作為秘書，胸懷要寬、度量要大，要經(jīng)得起各種誤解，承受得住各種委屈和挫折，俗話說的“要能挨得住罵、受得了氣、吃得了苦、干得了事”。
三是要穩(wěn)得住情緒。情緒好壞直接影響工作質(zhì)量和工作效率，保持良好的心態(tài)和穩(wěn)定的情緒是秘書人員必須具備的基本心理素質(zhì)。作為秘書，再大的委屈和困難都要沉著應(yīng)對，不能風(fēng)云變幻、大喜大悲；要能把所有酸甜苦辣都裝在肚里，不能把情緒掛在臉上、帶到工作中，更不能經(jīng)常牢騷滿腹、怨聲載道，長此以往必將在領(lǐng)導(dǎo)和同事中產(chǎn)生不好的印象，對工作造成不利影響。
四是要守得住清貧。秘書加班加點是常事，分內(nèi)的事，把全部心思和精力用在工作上，不計較個人得失、不與人爭名奪利，要經(jīng)得起誘惑，不能有貪欲之心，更不能打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號向部門和基層單位攤派或利用職務(wù)之便非法謀取私利。
五是要有良好的身體素質(zhì)。健康的身體是做好一切工作的前提，只有保持健康的體魄，才能有充足的體力和良好的精神投入工作。作為秘書要從來不分下班時間和公休時間，也不分白天和黑夜，一切只以工作任務(wù)完成為目標(biāo)，很多時候都是通宵達(dá)旦，真正做到“五加二、白加黑”，而且生活完全沒有規(guī)律，很容易積勞成疾，沒有良好的身體顯然吃不消，秘書崗位的特殊性要求秘書人員必須具有良好的身體素質(zhì)。
綜上所述，秘書工作，大多都是一些瑣碎的、繁雜的、細(xì)小的事務(wù)，這些事做成了、做好了，并不見什么成就，一旦做不好、做壞了，就使其它工作和其他人的工作受連累，甚至把一件大事給弄垮了?！懊恳粋€細(xì)節(jié)的疏忽，都可能對整體上的成功形成'一票否決權(quán)'”“細(xì)節(jié)造成差距”，忽視細(xì)節(jié)就會付出代價，對于秘書來說，這些道理尤為重要。為此，秘書要善于從被動中尋求主動，要善于從按部就班到適當(dāng)超前，要善于避免各種紕漏而實現(xiàn)“零差錯”，就必須在加強學(xué)習(xí)、提高素質(zhì)、理清思路和改進(jìn)方法上下功夫，在“節(jié)奏”上超前，在“平淡”中求創(chuàng)意，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平，在“創(chuàng)新”中轉(zhuǎn)換思維，真正將工作做好、做細(xì)、做精，始終保持良好的精神狀態(tài)、旺盛的工作熱情和奮發(fā)有為的昂揚斗志，在平凡的崗位上體現(xiàn)自身的人生價值。
作者：劉曉康
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