會務(wù)工作是指會議服務(wù)的事務(wù)性工作，是綜合性很強的組織協(xié)調(diào)和服務(wù)保障工作，既是鍛煉機關(guān)工作人員綜合能力的重要平臺，也是展現(xiàn)機關(guān)工作水平的重要窗口。那么，在會務(wù)工作中，要把握好哪些關(guān)鍵環(huán)節(jié)呢？
起草好一個通知
會議通知應(yīng)當(dāng)讓大家明白以下幾點 ：在什么時間、什么地點圍繞什么主題開會，會議的議程有哪些，什么人員參加會議，參加人員在會議上要干些什么，以及食宿如何安排，交通工具如何保障，著什么裝，報到的時間、地點以及接站安排，會務(wù)工作的聯(lián)系人和聯(lián)系方式等。
一個好的會議通知，應(yīng)當(dāng)是對以上列舉的事項一看就明白，沒有歧義和疑問。對不能確定的事項有告知和提示，有大致安排。因此，起草會議通知時，有大量的工作在里面：一是要落實好領(lǐng)導(dǎo)要求。會議的時間、地點、議程、參加人員范圍等核心內(nèi)容，都是領(lǐng)導(dǎo)最終確定的，要用簡練的語言把內(nèi)容全面地反映到紙面上。二是協(xié)調(diào)好部門工作。涉及其他部門參與保障的工作，先要提前溝通了解，再給領(lǐng)導(dǎo)提建議，確保銜接順暢。三是核實好具體事項。像會議地點、食宿場地、會上任務(wù)、有無發(fā)言、人員著裝等具體安排，要逐一核實清楚，確保落實起來順暢。
擬制好一個須知
會議須知是整個會務(wù)工作的“腳本”。可以說，把會議須知擬制好了，會務(wù)工作就成功了一半。對會務(wù)人員而言，則要通過須知的擬制，掌握整個會議的流程和安排，做到胸有成竹。會議須知一般包括會議日程、參加人員、住宿安排、就餐安排、作息安排、安全保密要求、人員車輛管理、各類保障組設(shè)置等。需要分組討論的，還要有人員分組安排、會議室安排、車輛安排等 ；會議人數(shù)較多的，還要有座位安排示意圖。
會議須知的一個重點是會議日程，包括時間、內(nèi)容、主持人、地點四個要素。日程安排必須具體明確，讓與會人員對會議的時間安排和需要自己參加的活動有一個清楚的認識。看到這個日程安排，領(lǐng)導(dǎo)知道活動安排和擔(dān)負的任務(wù)，文稿組知道要準備的文件材料，與會代表知道要參加的活動和準備的事項，保障組人員知道自己要如何服務(wù)。
會議須知的另一個重要內(nèi)容就是食宿安排。食宿安排的關(guān)鍵是參會人員的名單，要確保參會人員名單的準確，反復(fù)校對，對于重要領(lǐng)導(dǎo)的姓名、職務(wù)和部門（單位），還要與有關(guān)部門核對，防止出現(xiàn)差錯。
除此之外，要把安全保密、人員管理、著裝要求、證件佩戴等相關(guān)要求寫在須知里，這也是以會議文件的形式產(chǎn)生強制的制度約束，讓大家共同遵守。
開好一個協(xié)調(diào)會
會務(wù)工作的分工協(xié)調(diào)會，一般來講，先由會務(wù)部門匯報會議的各項安排，讓大家在全局上對會議進行了解掌握 ；再就是由業(yè)務(wù)部門對會務(wù)需要完成的工作進行分工 ；然后，各部門討論分工安排，研究商定細節(jié) ；最后就是分管領(lǐng)導(dǎo)對分工負責(zé)和工作標準提出要求。
這個協(xié)調(diào)會，實際上是對會議須知內(nèi)容的細化補充和具體落實。協(xié)調(diào)會通常需要明確以下內(nèi)容 ：通知和協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)以及與會人員按時參會，會議文件的發(fā)放和回收，會場服務(wù)保障，保密工作和通信保障，食宿行的保障，安全警衛(wèi)、會場秩序，攝影攝像、宣傳報道，防疫要求和醫(yī)療保障，等等。
做好一遍檢查
要按照會議程序在會前把各項準備檢查一遍。一方面是物品準備。例如，會議證件要嚴格管理，制作數(shù)量應(yīng)當(dāng)嚴格控制并做好登記，同時報保衛(wèi)部門備案。名簽，包括座位簽、餐桌簽、房間簽、文件袋姓名簽以及各類指示性質(zhì)的標牌，要逐一核對名單，確保不出錯。
另一方面是場地準備。會議場地要認真檢查會標、主席臺、音響、話筒、燈光、桌椅、供電、空調(diào)、保密設(shè)備等。其中重點是主席臺布置，這是人員目光的聚焦點，從背景、會標到燈光、話筒，要一項一項地檢查。食宿場地則主要看房簽與須知安排是否一致，房間物品是否擺放到位，房間電話是否開通，餐廳桌椅是否按要求設(shè)置。還有就是各類保障場地，如保密室、醫(yī)療室、接待室、休息室、警衛(wèi)室等，是否按要求時間開設(shè)。
另外有一些準備工作，像車輛保障準備、攝影攝像準備、前期報到人員食宿準備、證件材料準備和各項物品發(fā)放登記準備等，都要按照會議程序巡查一遍。
盡好一份責(zé)任
從人員報到開始，會務(wù)人員就正式進入會議期間的工作，要各司其職，擔(dān)負好自身職責(zé)。要掌握會議人員到會情況，督促參會人員按時參加會議、各類保障人員到崗到位。還要抓好具體事項的落實。不論會議期間要召開幾次會議，要堅持做到每次會議前都要對照會議安排，把名簽和座次檢查一遍，把話筒和音響調(diào)試一遍，把會場座次和參會人員核對一遍，把分發(fā)的會議材料特別是發(fā)給參會領(lǐng)導(dǎo)的材料檢查一遍，把會場電力、空調(diào)等設(shè)備運行情況檢查一遍，同時確保有人在會議現(xiàn)場值守，負責(zé)協(xié)調(diào)解決突發(fā)情況。只有這樣，才能心中有數(shù)，忙而不亂。
搞好一個結(jié)尾
要堅守崗位，使會務(wù)工作善始善終。會議結(jié)束時，對一些常用的會議用品，如房卡、名簽、投票箱等，該歸還的歸還，該整理的整理，該留用的留用。
會議形成的一切文件材料，要收集好、排列好、裝訂好，留作資料。會議印發(fā)的屬于保密范圍的文件材料，在會議結(jié)束前應(yīng)予以回收，以防發(fā)生失泄密問題。
還要安排好人員返程事項，做好送站工作，及時報告收集人員返程情況，確保人員安全順利歸隊。
會務(wù)工作基本結(jié)束后，還應(yīng)及時召集全體會務(wù)人員進行總結(jié)，肯定成績，指出問題，找出經(jīng)驗教訓(xùn)。
（選自《秘書工作》雜志，作者系軍委中央政治工作部直屬工作局原副局長張瑞志）
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