在日常使用Excel工作表過(guò)程中，在一些特定需求下，經(jīng)常需要將輸入的內(nèi)容作出相應(yīng)的轉(zhuǎn)換以滿足需求，如將簡(jiǎn)體字轉(zhuǎn)換為繁體字，將貨幣金額轉(zhuǎn)化為相對(duì)應(yīng)的大寫(xiě)金額，而且使用的頻率比較高。倘若通過(guò)手工逐字逐句進(jìn)行轉(zhuǎn)換，不僅轉(zhuǎn)換繁瑣，效率低下，而且容易犯錯(cuò)。通過(guò)對(duì)其進(jìn)行特定設(shè)置和輸入公式，當(dāng)使用時(shí)能夠自動(dòng)轉(zhuǎn)換，保證其轉(zhuǎn)換效率和正確性。本文將重點(diǎn)介紹繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換和人民幣大寫(xiě)轉(zhuǎn)換，在工作中能夠降低工作量和保證工作質(zhì)量。
一、繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換不求人
使用Excel內(nèi)置的繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換功能，可以快速實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)體中文和繁體中文之間的轉(zhuǎn)換。使用該功能不僅可以對(duì)單元格區(qū)域進(jìn)行繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換，也可以實(shí)現(xiàn)整個(gè)工作表甚至整個(gè)工作簿的轉(zhuǎn)換。
1.加載“繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換”命令組
一般情況下，“繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換”命令組是默認(rèn)加載的。單擊【審閱】選項(xiàng)卡，如未看到“繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換”命令組，可以對(duì)其進(jìn)行加載，方法如下。
依次單擊【開(kāi)發(fā)工具】選項(xiàng)卡、【COM加載項(xiàng)】，打開(kāi)【COM加載】對(duì)話框。勾選【Microsoft Chinese Conversion Addin】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕完成加載，如圖1所示。
2.轉(zhuǎn)換單元格區(qū)域
步驟1選擇需要轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域，如A3:A12，在【審閱】選項(xiàng)卡中單擊【簡(jiǎn)轉(zhuǎn)翻】按鈕；
步驟2如果文件尚未保存，將彈出是否繼續(xù)轉(zhuǎn)換的詢問(wèn)框，單擊【是】按鈕完成轉(zhuǎn)換，如圖2所示。
注意：【繁轉(zhuǎn)簡(jiǎn)】或【簡(jiǎn)轉(zhuǎn)繁】命令執(zhí)行后不可撤銷(xiāo)。因此建議使用此功能前進(jìn)行文件備份。
3.轉(zhuǎn)換整張工作表
切換到轉(zhuǎn)換的工作表，單擊工作表中任意一個(gè)單元格，然后在【閱讀】選項(xiàng)卡中單擊【簡(jiǎn)轉(zhuǎn)繁】按鈕，完成轉(zhuǎn)換。
4.轉(zhuǎn)換整個(gè)工作簿
先單擊工作簿中的第一個(gè)工作表標(biāo)簽（如Sheet1），按Shift鍵不放，再單擊工作簿中最后一張工作表標(biāo)簽，選中所有工作表，然后單擊【審閱】選項(xiàng)卡中的【簡(jiǎn)轉(zhuǎn)繁】按鈕。
“繁轉(zhuǎn)簡(jiǎn)”的操作可以按照相同的方法，只需在【審閱】選項(xiàng)卡中單擊【繁轉(zhuǎn)簡(jiǎn)】按鈕即可。
注意：工作表中的名稱和批注、工作簿中的宏代碼，均不在轉(zhuǎn)換范圍之內(nèi)。
5.自定義詞典
單擊【審閱】選項(xiàng)卡中的【簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換】按鈕，在彈出的【中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換】對(duì)話框中單擊【自定義詞典】按鈕，彈出【簡(jiǎn)體繁體自定義詞典】對(duì)話框，如圖3所示。用戶可以在這個(gè)對(duì)話框中對(duì)詞典進(jìn)行維護(hù)。
二、人民幣金額大寫(xiě)公式
財(cái)務(wù)人員進(jìn)場(chǎng)需要將計(jì)算所得的金額轉(zhuǎn)換為中文大寫(xiě)的人民幣金額，Excel中雖然沒(méi)有可以直接用于轉(zhuǎn)換人民幣大寫(xiě)金額的函數(shù)，但通過(guò)一些函數(shù)組合，還是可以會(huì)很好地解決以上問(wèn)題。
假定需要轉(zhuǎn)換的數(shù)值存放于A2單元格中，要求在轉(zhuǎn)換中進(jìn)行四舍五入保留兩位小數(shù)?？梢允褂靡韵鹿剑?/p>
=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(ROUND(A2,2),TEXT(A2,”;負(fù)”)TEXT(INT(ABS(A2)+0.5%),”[dbunum2]G/通用格式圓;;”)TEXT(RIGHT(TEXT(A2,”.00”),2),”[dbnum2]0角0分;;整”),),”零角”,IF（A2^21,,”零” )),”零分”,”整”）
思路解析：
公式分為以下幾個(gè)主要部分：
1.TEXT(A2,”;負(fù)”)
判斷數(shù)值是否小于0，如果小于零，需要在中文字符前添加“負(fù)”字。
2.TEXT(INT(ABS(A2)+0.5%),”[dbnum2]G/通用格式圓;;”)
這部分公式對(duì)四舍五入保留兩位小數(shù)以后的整數(shù)部分進(jìn)行中文大寫(xiě)轉(zhuǎn)換，其中INT(ABS(A2)+0.5%部分比較巧妙，既排除了數(shù)值正負(fù)符號(hào)的干擾，又用十分簡(jiǎn)潔的方式提取到舍入以后的整數(shù)部分。如果用一般思路解讀這部分內(nèi)容，則與下面的公式等價(jià)：
=TEXT(INT(ROUND(ABS(A2),2)),”[dbnum2]G/通用圓;;”)
3. TEXT(RIGHT(TEXT(A2,”.00”),2),”[dbnum2]0角0分;;整”)
這部分公式對(duì)四舍五入保留兩位小數(shù)以后的小數(shù)部分進(jìn)行了中文大寫(xiě)轉(zhuǎn)換。
這三部分主要公式構(gòu)成了一組大寫(xiě)中文圓角分字符串，其中在某些特殊情況下可能會(huì)出現(xiàn)多余的字符，因此需要使用SUBSTIITUTE函數(shù)等進(jìn)行進(jìn)一步修正。
公式轉(zhuǎn)換的效果如圖4所示。
對(duì)于這個(gè)公式中使用到的保留兩位小數(shù)的四舍五入運(yùn)算，中文版Excel中還有一個(gè)RMB函數(shù)可以適用此類(lèi)運(yùn)算。
RMB函數(shù)可以按數(shù)值的絕對(duì)值進(jìn)行四舍五入，進(jìn)位后生成一個(gè)以符號(hào)“￥”為首的字符串。與ROUND函數(shù)有所區(qū)別的是，RMB可以在舍入進(jìn)位后保留指定的有效數(shù)字個(gè)數(shù)，而ROUND函數(shù)則不再保留末尾無(wú)意義的數(shù)字0。
因此，如果這個(gè)公式中使用RMB函數(shù)，可以將公式簡(jiǎn)化為如下內(nèi)容：
=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(-RMB(A2,2),TEXT(A2,”;負(fù)”)TEXT(INT(ABS(A2)+0.5%),”[dbunum2]G/通用格式圓;;”)TEXT(RIGHT(RMB(A2,2),2),”[dbnum2]0角0分;;整”),),”零角”,IF（A2^21,,”零” )),”零分”,”整”）
注意：RMB函數(shù)通常只適用于中文版Excel中。
