現在用清單的人越來越多了，因為我們的忘性越來越大了。隨著社會的發(fā)展，科學技術的提高，各種APP相應而出，然后，我們學會了實用各種工具APP幫助我們處理事務。
清單，可以幫我們高效地完成任務和規(guī)劃好時間。在清單中記錄和規(guī)劃我們的時間，讓待辦事項一目了然，用更少的時間達成目標，從冗雜的待辦事項中解脫出來。所以學好時間管理，一張好的清單是必不可少的。
但，很多人的清單用的不對。清單一詞的定義是：詳細登記有關項目的單子。實際上，清單分為很多種類，常見的主要是以下三種：待辦清單、檢查清單、愿望清單。
一般來說，時間管理使用最多，并且談到清單時所指的「待辦清單」，即 Todo List。這篇文章，將告訴你怎樣正確的使用待辦清單，讓它真正創(chuàng)造價值，讓時間為你所用。
1.不是什么事兒都叫待辦
待辦清單，自然是先有待辦后有單。之所以說很多人的清單用的不對，問題主要就出在這里。在這個部分，我們先搞清楚到底什么才是待辦。
待辦不是日程。舉個例子你就明白了：
日程：今天 9~11 點有課
待辦：課前完成預習
日程是在一定的時間段內，需要你參與的活動；而待辦則是在某個時間點前，需要你完成的任務。所謂的時間點，也就是我們常說的 Deadline。仔細體會它們的分別，之所以要區(qū)分待辦和日程，是因為你無法決定日程的開始，日程應該出現的地方是日歷。
還是覺得有點繞，對嗎？這很正常。因為嚴格來講，待辦和日程不是完全獨立的概念。當我上完晚上八點到九點的健身課程，我打開清單，劃掉那條「晚上健身」的待辦好像很順理成章。本質上，還是因為日歷可以完美承載日程，而拿走日程的清單，可以最大程度的被我們掌控。
如果在三分鐘內可以完成某項待辦，那么就立刻完成它，而不是記在清單上，除非你已經處在專注工作的狀態(tài)了。常見的比如說打個電話給 XX、回復一封郵件等等。這樣做一來可以避免你的清單臃腫不堪，二來可以幫助你更從容的應對打斷；因為當你開始考慮三分鐘的問題時，你也順便過濾掉了那些不屬于你的任務。
通過上面的兩點，我們可以確認，這是一項可記錄的待辦事項。接下來，你應該確保出現在清單中的待辦，使用相同的表述方式。我的建議是用詞精煉，并且要有明確的動詞。前者的好處顯而易見，我們重點聊聊使用動詞的必要性。
使用動詞可以幫助你完成任務的拆分。你也許聽說過關于目標設定的 SMART 法則：
目標必須是具體的（Specific）
是可以衡量的（Measurable）
是可以達到的（Attainable）
和其他目標具有相關性（Relevant）
有明確的截止期限（Time-based）
發(fā)現了嗎？當我們使用明確的動詞時，就自然的確保了目標是具體的、可衡量的并且是可以達到的?？墒裁床攀敲鞔_的動詞呢？說實話，我也給不出定義，但「完成」絕對不是個好選擇。還是用剛才的例子：
完成課前預習
使用模糊的動詞，就好比讀了一大碗心靈雞湯，低頭一看沒給勺。試試改成這樣呢：
掃讀一遍文章
劃出生僻單詞并查清釋義
慢讀一遍
是不是好多了？也許你會說，我知道怎么預習，沒必要搞這么麻煩。話是沒錯，但那是因為在預習這件事上，你已經形成了思維套路，可以自動的完成目標拆解。
如果把「完成課前預習」換成「完成畢業(yè)論文」，你一定就會明白，我們談到動詞的時候，到底在談什么。
記得設定 Deadline。如果一件事不好定 deadline，那就給確定 deadline 這件事定一個 deadline。
開夜車突擊考試的經歷，想必大家都有體會，每次考完頭昏腦漲但結果竟都還湊合，也難怪有人說 deadline 才是第一生產力。在記錄待辦時，我們設定 deadline 一方面是為了提升自己完成的動力，另一方面，還可以充分利用很多 App 自帶的智能提醒功能。
奇妙清單
比如在我個人在用的「奇妙清單」中，會自動把 deadline 為當日的待辦生成一張「今天」清單，這樣就避免了反復翻查。當然，制訂期限只是為了幫助我們更好的完成事項，如果實在沒能完成也沒必要過于糾結，這點我們等下還會聊到。
信任你的清單，然后忘掉它
清單就像一位嚴格的教練，督促著我們完成任務；但在場上的球員，沒工夫看教練。隨著我們使用清單的不斷熟練，有時會陷入一種焦慮。我都記了什么？是不是漏了什么？然后你開始不斷的翻查，反而停下了手頭的工作，到頭來還不如不記。
其實，如果能按照上面的幾點記錄待辦，那么你需要做的就是 100% 的信任你的清單，然后在做事時忘掉它的存在。說到底，使用它的意義就在于外部記憶，騰出大腦空間去考慮更重要的問題。
2.做事，讓清單為你所用
記錄好了各項待辦，我們終于可以輕裝上陣，專注于學習和工作了。
對重要的事情，標記番茄鐘
重要 - 緊急四象限怎么和清單結合？我的答案是對重要的事進行番茄鐘標記。很多人都有這樣的感覺：每天忙的不可開交，但階段總結時發(fā)現沒什么成績。原因就在于沒有把精力放在那些真正重要的事項上，而僅僅是在 緊急但不重要 甚至 既不緊急也不重要 的事上疲于奔命。對于那些工作中的重點項目，在待辦命名時我會加上「- 1T」標記，代表預估耗時為一個番茄鐘（25 分鐘）。這樣做有兩個好處：
在「今天」清單內快速找到重要項目；
執(zhí)行這些事項時使用特定的番茄鐘軟件，這樣很容易回顧每天在重點事項上投入了多少時間；
如果每天都能至少完成 8~10 個番茄鐘，相信你的工作狀態(tài)一定不錯。國產軟件「番茄土豆」，就是將番茄鐘和待辦事項結合在了一起，感興趣的同學可以用用看。
相似性質的事，放在一起做
大腦好比一臺多核處理器，每個腦區(qū)有著不同的分工，而機器是需要潤滑和預熱的。頻繁切換使用的腦區(qū)，就會導致大腦一直處在低功率輸出的狀態(tài)。通過「相似歸類」就可以讓大腦一直高效運轉，在正確的時間做正確的事。
那么，又該如何分類呢？一個實用的標準是：是否需要與他人溝通。比如匯報、開會、跨部門溝通等等，都需要你保持良好的精神狀態(tài)，并且不斷傾聽、談論。將這些事項盡可能安排在一起，會讓你更加從容。我曾與一位前輩在咖啡廳約見，我告辭時問他是否一起，他答說：下午我在這要見七個人。
我猜測這些人里，有的可能是面試者，有的可能和我一樣只是后輩約見，但無疑他正在使用「相似歸類」的方式來安排事項。當然，分類標準上，找到適合自己的最重要，比如簡單與復雜、輸入與輸出等等都可以考慮。
故意讓開頭變簡單
接近目標時會加快人的行動。當我們看到待辦任務時，0/10 要比 2/12 更讓你心煩。其實，很多社交產品為了誘導用戶填寫個人資料，就用了這個小花招，你從來沒見過在完善度上是 0% 的產品，對嗎？既然萬事開頭難，那就干脆讓開頭變的不能再簡單。
回到清單上，如果你想要讀二十頁書，那完全可以將「把書翻開」作為第一項待辦，甚至「找到書并且放在桌子上」也完全可以。慢慢的，你會進入到做事的節(jié)奏中來，直到把一件事徹底搞定。懶惰是人的天性，那同樣的，我們也可以利用天性來提高效率。
今日事未必今日畢
理想的狀態(tài)是，把每天計劃做的事全部做完，然后滿足的去睡覺，周而復始，但現實卻總是計劃沒有變化快。每天的時間是有限的，臨時的調整在所難免，我們應該學會接受這一點，而不是為沒能完成所有待辦感到自責。
加利福尼亞多米尼克大學教授蓋爾-馬修斯（Gail Matthews）博士研究發(fā)現，光是把事情寫下來就能提高 33% 做到的概率。如果你能熟練的運用文章中提到的每一點，我相信做到的概率會很接近 100%，就算把它挪到明天又怎樣呢？
關于清單的總結
清單無疑是一件利器。在蘋果 AppStore 的效率欄目下，清單類 App 占據了最靠前的位置；而在沒有手機的年代，也有些人因為有意識的使用清單而邁向成功，比如流行天后麥當娜在跑通告的時候，會在她的加長保姆車里列好待辦，寫下要做的事情，而這些手稿曾拍出幾千美元的高價；再往前，美國著名的科學家本杰明·富蘭克林更是清單控。
在日常生活中，清單的合理實用，充分規(guī)劃自己的待辦事項，合理分配自己的時間，能幫到我們節(jié)省更多的時間去做自己想要做的事情。
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