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在這個時代，「忙」，似乎成了一個全民的關鍵詞。
我經(jīng)常收到許多來自讀者的求助：
總感覺自己的生活一團糟，想要改變，但該從何入手呢？
每天醒過來，想到又要面對做不完的事情，就一點斗志都沒有了。怎么辦？
想做的事情堆積如山，但一直找不到機會去行動，感覺在荒廢生命……
之前也寫過一些關于時間管理和效率的文章，不過，基本都停留在方法層面。它們有用，但始終不夠深入，未必適合每一個人，也不一定能復制。
所以，我今天想用這篇文章，把時間管理和效率的底層原理講清楚。
也因為如此，我不會講市面上常見的方法論，比如番茄鐘、重要/緊急四象限、GTD……這些都很好，但它們太有名了，沒必要講。
希望這篇文章，能幫你打通「如何管理時間」的思路，幫助你結合自己的需求和實際情況，管理好自己的生活。
1. 「必須做」和「我要做」
我把一個人每天所有要做的事情，大致劃分成兩部分：「必須做」，和「我要做」。
什么意思呢？前者指的是「為了維持生存所不得不做的事情」，后者指的是「我發(fā)自內(nèi)心想做的事情」。
舉幾個例子：通勤，開會，日常重復的機械性事務 —— 比如填表、整理文檔、拉取數(shù)據(jù)，這些都屬于前者。
吃飯，睡覺，打掃衛(wèi)生，如果有孩子，還要帶孩子、哄孩子，這些也屬于前者。
如果你習慣在家做飯，那么還得算上買菜、備菜、做飯、洗碗、清理灶臺油污的時間，等等，這些都屬于「必須做」。
為什么我們每天都覺得不堪重負？很多時候就是因為，我們的時間，被這些雞毛蒜皮、無關緊要的瑣事填滿，每當我們想歇口氣時，它們又悄悄冒出來，讓你感覺，每天都在陷入一個黑暗的無底洞。
更可怕的是：當我們終于把它們消滅掉了、騰出了時間，我們往往又會覺得「好累啊，讓自己休息一下吧」。于是，我們用娛樂來填補本該是「我要做」的時間，把它們揮霍掉。
這導致什么呢？我們每天都在做著「必須做」的事情，都在為了維持生存而奔波，而僅剩的一點時間，卻又輕易地它溜走。日復一日，一天就這樣過去了，一生也就這樣過去了。
這就是一個不為人知的真相：吞噬你時間的，往往并不是龐大而復雜的事物，而是這些分散在每一天里面的、平淡無奇的日常。
所以，我要跟你分享第一個大原則就是：想辦法壓縮一切「必須做」，盡力騰出時間，去做「我要做」。
不妨試一試，把自己每天、每周，所有的「必須做」列出來，再逐條去問自己：
1）這件事情一定要做嗎？不做后果會怎么樣？我能不能盡量拖延或干脆放棄？
比如：領導隨手丟給你一個活，這個活一定要做嗎？其實不妨判斷一下，如果沒有明確的截止時間，領導似乎也不是很上心，那不妨先放著，等有空再說。
2）我能否把它外包、移交出去？或者壓縮流程，利用工具，來減少它的時間？
如果你需要每天做飯，那能否盡可能壓縮流程？比如，一次性買齊三天或一周的菜；購買已經(jīng)加工好、備好的材料包；用更簡單、更流程化的烹飪方式……等等。
3）如果上面都不行，我能否將它們「化零為整」，集中起來安排一個時間去處理，避免打亂自己的節(jié)奏和狀態(tài)？
舉個例子，我常用的方式，是建立一個清單，叫做「Dessert」。然后，把所有「不得不做」的瑣事，全部丟進里面。每一天，等手頭的事情告一段落，或是需要休息一下時，就打開這張清單，一件一件去做。
一方面，這可以幫助我切換思緒，恢復精力；另一方面，又可以避免這些瑣事占用我正常的時間，影響我的狀態(tài)和節(jié)奏。
只有直面這些「時間黑洞」，我們才能獲得自由。
2. 目標感和意義感
在第一點中，可能有些朋友會說：
你說得很對，可是我就喜歡做飯呀，做飯對我來說是一種享受，我干嘛要「壓縮」它的時間呢？
很簡單，這時，做飯對你來說，就不是「必須做」了，而是一種享受生活樂趣的「我要做」。這當然是沒有任何問題的。
不過，僅僅停留在這一步，或許還不夠。我會建議你：帶著「目標感」去生活。
舉個例子：每一期智識營，我都會花許多時間跟學員互動，答疑，溝通，整理信息。這個過程無聊嗎？一點都不，我覺得很有意思。但僅僅止步于此是不夠的。我會去想：這一期比起上一期，還有哪些地方可以優(yōu)化？我還可以做些什么，讓整體的效果和體驗更好，更接近我心目中的「完美」？
這就是「目標感」：不僅僅滿足于手頭的事情，更要去思考，從長遠來看，它的意義是什么？它可以如何幫助我達到更高層次的目標？
這里要提一個概念：OKR目標思維。
傳統(tǒng)的KPI，是自上而下的：上級給你指定一個要求，你想方設法去完成它，只看結果，不問其他。
但OKR的思維，更多是一種自下而上的平衡和和諧：大家坐在一起，通過溝通，一起得出一個共識：我們的目標是什么？（Objectives）。然后，每個人再分頭去思考：圍繞這個目標，我可以做些什么，來更好地滿足它、達成它（Key Results）？
盡管OKR主要用在職場里，但在生活中，我們也可以從中得到兩個啟發(fā)。
第一個啟發(fā)，是跳脫你的「圈層規(guī)訓」，更多地從你的自主性出發(fā)，去思考：「我想要什么？」而不是「我應該怎么樣」。
什么意思呢？舉個例子：每個人在生活中都會有許多角色，公司里的部門主管，伴侶面前的另一半，子女眼中的父母，等等。但這些角色往往都是別人貼在我們身上的標簽，它們承載的，是別人對我們的理解和期望，也是這個身份所必須盡到的義務和職責。
你有沒有想過，除去了這些身份和標簽之外，你想做的事，想過的生活，是什么樣的？
很多人總是在說「以后」「等有機會了」「將來」……不要再無限期推遲了，不要為了滿足別人的期望而活著。不妨問一問自己：那些我真正想做的，能夠給予我激情和滿足感的，能讓我感到存在的意義的，究竟是什么？
這些才是你的「目標」。
第二個啟示，是把目標分解到生活中，讓通往目標的路徑，成為你的「我要做」。
如果你想開一間店，那么，你可以試著去籌備一筆款項，去學習相關的知識，去認識和接觸行業(yè)里的人，去尋求潛在的合作伙伴和團隊伙伴，去做一些微小的常識和探索……這些都可以安排起來，作為你年度、季度、月度的「關鍵結果」。
關鍵在于：當你在做一件事情的時候，你是單單為了它本身而做，還是為了一個更高層次的意義而做？
這就是「目標感」。帶著目標感去做一些短期未必有用，但長遠來看，跟你的「目標」保持一致的事情，才是保證你不斷前進、成長 —— 而不是每天周而復始地重復 —— 的關鍵。
當然，也可能有朋友會問：可是我為什么一定要追求成長呢？我難道就不能安于現(xiàn)狀嗎？當然也是可以的。不過，這樣的讀者應該也不會喜歡看我的文章吧（笑）。
3. 過濾箱
過濾箱是時間管理的一個核心技巧。可以說，掌握了過濾箱，你就已經(jīng)有能力，自己構建出一套適合自己的管理體系了。
什么是過濾箱呢？想一想：我們寫在待辦清單里面的事項，可能有好幾十件。這里面，可能有長期的，短期的，重要的，次要的，需要用電腦完成的，需要手機的，可能還有購物清單、學習清單、待看的影視劇清單……
這么多的事情，我該如何快速選出「我此時此刻要做的事情」呢？
這就是過濾箱的作用。它的本質(zhì)其實就是「場景」：在不同的場景，我可能有不同的事情要做，那么，無需我手動去找，我就可以通過事先定義好的規(guī)則，把適用于該場景的任務全部呈現(xiàn)出來。
最簡單的過濾箱，就是標簽。舉個我自己的例子：我的任務清單里面，會對不同的任務打上標簽，比如：購物，學習，娛樂，外出，思考……
這樣，當我出門購物時，打開「購物」標簽，就能直觀看到有哪些東西是要買的；
當我忙完手頭的事情、想休息一下時，打開「娛樂」標簽，就能選一部片子開始看；
當我在外面，暫時沒有事情可以做時，打開「思考」標簽，就能看到有哪些問題需要進一步考慮，就可以把這些碎片時間利用起來……
這兩年我去深圳去得多，所以甚至還放了一個「深圳」標簽。平時看到一些有趣的小店就順手放進去，當我到深圳出完差，就可以按圖索驥去逛一逛、看一看。
再舉個例子：如果你的團隊里有三個人，暫且稱為小白、小王和小火鍋，那么，不妨在記錄任務時，順手打上他們的名字作為標簽。這樣，打開「小火鍋」標簽，就可以快速看到，他完成了哪些事情，目前還有哪些任務需要跟進。
這些是最簡單的做法。很多時候，情況可能會更復雜一些。比如：我現(xiàn)在狀態(tài)非常好，想把這一周里優(yōu)先級最高的那件事情趕緊拿出來完成，怎么做呢？我就可以設立一個過濾箱，令其滿足：時間=本周 且 優(yōu)先級=最高 且 標簽=無。
再比如，明天周五了，我想把團隊里已經(jīng)過了截止日期、但還沒搞定的任務匯總一下，敲打敲打他們，怎么建立過濾箱呢？就可以是：時間=已過期 且 標簽=小白or小王or小火鍋。
再比如：我想總結一下，上個月都干了哪些比較重要的事情，那么就可以是：時間=上個月 且 標簽=無 且 優(yōu)先級不等于無（這樣就可以把設置了優(yōu)先級的都篩選出來）。
諸如此類。
在絕大多數(shù)任務管理軟件中，每一個任務，一般都有4種屬性：清單（有些叫項目），標簽，時間，優(yōu)先級，每個屬性又可以有不同的取值。因此，巧妙地組合它們，就可以構建出幾十上百種不同的條件，來滿足你的需求。
基本上，只要是需要反復使用的場景，都可以為它建立一個過濾箱，成為一個固定的視圖。
幾乎所有的任務管理軟件都有這個功能（不同的工具，可能會寫作「智能清單」「篩選」「透視」，功能是一樣的），當然，大多數(shù)需要付費。
如果你每天要做的事情很少，或許用不上；但如果事情很多，又不希望在繁復的條目里面來回翻找，那這個功能是非常必要的。
4. 收集和分發(fā)
所有的時間管理方法和工具，本質(zhì)上，其實都是在解決一個問題：如何實現(xiàn)有效的收集和分發(fā)？
打個比方：你可以把我們的時間看作一輛列車。每天，列車都會從起點站出發(fā)，駛向終點站。在這個過程中，不斷會有人上車（收集）、下車（分發(fā)） —— 那么，如何把每位上車的乘客都順利送到他們的目的地，就是我們要達到的目的。
經(jīng)典的 GTD 工作法，思路是這樣的：
1）把所有想到的、突發(fā)的任務，全部記下來，清空大腦。
2）2分鐘內(nèi)能否完成？能，立刻去做。不能，進入下一步。
3）是一個想法還是一個行動？前者，放進倉庫里待用；后者，進入下一步。
4）是一個復雜項目還是一個簡單行動？前者，把它拆解成一系列簡單行動；后者，進入下一步。
5）最后，決定它的最終去向：今天待辦；安排給別人；推遲。
嚴格踐行這套流程，就可以使得每一個任務，最終都能流動到一個合理的「歸宿」，不遺漏，不拖延。
另一個 AutoFocus 方法則更簡單：列一張清單，每有新的任務進來，就添加到清單底部。工作時，從清單頂部往下逐條檢查，覺得哪一項任務想做就立刻去做，做完再把它劃掉，重新從頂部開始往下檢查，循環(huán)往復。
我自己的流程是這樣：
1）產(chǎn)生任何想法或任務時，立刻記下來。
2）如果是想法或信息，轉(zhuǎn)移到筆記軟件里面，留著備用。
3）每天定期對任務進行檢視，如果有明確場景的，打上標簽。沒有的進入下一步。
4）預估任務完成所需的時間和截止日期，給任務標上時間。如果不重要的，就先放著。
5）如果一項任務長期停留在「已過期」或「待安排」里面，那就說明它不是那么重要，考慮把它刪掉。
所有的待安排事項，放在工作臺的「已過期」和「無日期」里面。
持續(xù)跟進，指的是安排給別人執(zhí)行的工作。
長期目標，指的是在第二點「目標感與意義感」中提到的OKR。
你可以參考我的流程，自己設立一套任務分發(fā)流程。大體上，滿足這幾個條件就好了。
1）先把任務統(tǒng)一收集到收集箱里，再每天定期對任務進行檢查，挑出「需要做的」。
這樣做的目的，是把收集箱當成一道篩子，對任務篩一遍。只有那些真正重要的、必須去做的，才會進入正式的執(zhí)行流程。其他的，先放著，實在安排不上就刪掉。
這可以幫助我們做到「聚焦」，避免把時間花在無用的瑣事上面。
2）每一個任務都必須有歸宿。
要使一套流程能夠長期、持續(xù)運轉(zhuǎn)下去，就必須能夠保持適當?shù)目臻g，不會使到任務無限制地堆積。所以，每一個任務，要么去落實，要么安排明確的時間去落實，要么把它清理掉，不要讓它們?nèi)慷逊e在清單里。
3）化囤積為流動。
這一點主要是針對進入筆記的想法和信息。我們總是特別喜歡囤積，但不喜歡消化 —— 你每天可能把數(shù)十條信息丟進筆記里，卻再也不會去看它們一眼。
這就導致了：久而久之，你連筆記里有哪些信息，自己都記不得了。又怎么能讓這些信息派上用場呢？
所以，我同樣在筆記里建立了一個過濾箱「本周」，定期打開，檢視一下：這周又新增了哪些筆記？我可以如何處理它們？是整合起來，去查詢相關信息，還是去補充完善它們？
需要執(zhí)行的，就按照前面的流程，新增任務到待辦清單里面。
5. 精力和時間塊
請你快速回答一個問題：你認為，每天真正能用在工作上，實現(xiàn)有效產(chǎn)出的時間，是幾個小時？
8小時？7小時？6小時？
但實際上，許多研究表明：在傳統(tǒng)的 8 小時工作模式下，大多數(shù)辦公室白領實際的工作時間，大約在 3-4 個小時左右。
比如：工作心理學家 K. Anders Ericsson 的研究表明：一個人每天「最優(yōu)」的工作時間，是 4-5 小時。超出了這個時間，人們就會疲勞、分心、狀態(tài)低落，會導致工作出錯或表現(xiàn)不佳。
而哪怕是在這4-5小時里面，不同的時間段，每個人的精力狀態(tài)也是不同的。有些人在早上會精力充沛，斗志昂揚；但有些人整個早晨都無精打采，從下午三四點開始才達到高峰期；也有些人到了晚上9點、10點，狀態(tài)最好，可以心無旁騖地工作……
無論你是哪一種，原則都是一樣的：把你狀態(tài)最好的時間段，用來處理「最重要」的事情。再把其他次要的事情，安插到狀態(tài)一般的時間段。
我自己的習慣是這樣：每天安排5小時的時間，并以15分鐘為一個時間塊，也就是每天會有20個「時間塊」。然后，安排任務時，我會預估：這個任務大概需要多少個時間塊？2個，5個，還是10個？
一旦填滿這20個時間塊，我就視為「這一天已經(jīng)排滿了」，接下來的事情，就會安排到下一天。
當然，在安排任務的時候，也可以視任務的重要性和優(yōu)先級，安排到具體的時間段上面 —— 這一塊可以參考前面的過濾箱。
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