第一章    電子表格的基本知識

Excel是目前最流行的電子表格軟件，使用它可以很方便的對表格中的數(shù)據(jù)進行數(shù)學運算，制作分析圖表；實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動處理。在后面的學習中您將逐漸地領會到Excel的妙處。

1．1 Excel的基本功能

1.數(shù)據(jù)分析功能

EXCEL提供了常規(guī)的計算功能，還提供了多種類型的函數(shù)以完成數(shù)字、財務、字符串等操作，及各種工程上的分析和計算。

2． 圖表功能

在EXCEL97中，可以利用工作表數(shù)據(jù)創(chuàng)建格式各異的圖表。

3． 數(shù)據(jù)鏈接功能

如果某些數(shù)據(jù)在多個工作簿中都用到，可以利用EXCEL97提供的數(shù)據(jù)鏈接功能，使依賴源工作簿數(shù)據(jù)的工作簿能隨源工作簿數(shù)據(jù)的變化而自動更新。

4． 網(wǎng)絡功能

EXCEL97將EXCEL與網(wǎng)絡資源充分地結合起來，可方便地從網(wǎng)絡中獲取或發(fā)送工作簿，實現(xiàn)多用戶對工作簿的共享。

5． 自定義功能

EXCEL有許多自定義功能，用戶可以在實際操作中能夠簡便，快速地使用系統(tǒng)提供的各種命令。例如通過自定義宏，可以使繁瑣或頻繁執(zhí)行的動作自動化。

另外，EXCEL97還有許多與WORD97相似的功能，如插入圖片及圖形對象，以及打印功能等等。

1．2  EXCEL97窗口

啟動EXCEL97后，就打開EXCEL窗口。它由EXCEL程序窗口和工作簿窗口嵌套構成。（如圖1.1所示）。

1.2.1  EXCEL程序窗口

程序窗口包括標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、狀態(tài)欄等，其中編輯欄內(nèi)顯示所選單元格的名稱及內(nèi)容，單擊編輯欄后可以修改單元格中的內(nèi)容。

在“常用工具欄”中提供了一些常見的工具按鈕，，其中【新建】【打開】、【保存】、【打印】【打印預覽】【拼寫檢查】【剪切】、【復制】、【格式刷】【撤消】【重復】和（【繪圖】按鈕，以及【顯示比例】子菜單按鈕的功能與WORD中相同，此外還增加了一些新的工具按鈕。

l         【自動求和】：插入SUM函數(shù)，并自動默認一個求和的區(qū)域。

l         【粘貼函數(shù)】：顯示“粘貼函數(shù)”對話框以插入或編輯函數(shù)。

l         【升序】或【降序】：將某種數(shù)據(jù)按升（或降）序排列。

l         【圖表向?qū)А浚航⑶度雸D表或編輯活動圖表。

l        
【地圖】：創(chuàng)建數(shù)據(jù)地圖

圖1.1 EXCEL工作窗口

在“格式工具欄”中提供了一些常見的對數(shù)據(jù)進行格式化處理的工具，除了一些與WORD中相同的功能按鈕外，還增加了一些新的格式化按鈕，如【貨幣樣式】、【百分比樣式】、【千位分隔樣式】等等。

編輯欄的左側(cè)是名稱框，用于定義單元格或區(qū)域的名字，或者根據(jù)各字查找單元格或區(qū)域。如果沒有定義名字，在名稱框內(nèi)顯示單元格地址。

   1.2.2   工作簿窗口

EXCEL的工作簿窗口如圖1.2所示。當啟動EXCEL時自動新建一個名為BOOKL的工作簿文件（缺省擴展名為.XLS）,同時打開該工作簿窗口.工作簿是運算和儲存數(shù)據(jù)的文件,每一個工作簿由一些工作表組成. EXCEL97中,每個工作簿缺省包含三張工作表,缺省的工作表名依次為SHEET1、SHEET2、SHEET3……，根據(jù)需要可以添加更多的工作表。

工作表也稱作電子表格，是用來存儲和處理數(shù)據(jù)的最主要的文檔。工作表由若干行和若干列構成，行各列相交形成的每個網(wǎng)格叫做單元格，它是存儲數(shù)據(jù)的基本單位，當前正在操作的單元格叫做活動單元格，用一個選擇框標識，此時該單元格的行號上的數(shù)字和列標上的字母“突出”顯示。在活動單元格方框的右下角有一個黑點，叫“填充柄”。每個單元格都有一個地址，由它所在的列標和行號構成。比如，第一行第一列對應的單元格地址為A1，第三行第四列對應的單元格地址為D3。若列數(shù)超過26個，則列標順序排列為AA，AB，AC……BA，BB，BC……IU，IV，最多可有256列。行號順序為1、2、3……，最多可有65536行。

圖1.2  工作簿窗口

工作簿窗口包括以下幾個部分：標題欄、控制欄，控制菜單圖標，最小化窗口按鈕，最大化窗口按鈕、關閉窗口按鈕、行號、列標、全選按鈕、垂直滾動條、水平滾動條、垂直分割條、水平分割條（用來拆分窗口）。此外，還有一個重要的部分，即工作表標簽欄。

工作表標簽顯示在工作簿窗口的底部，用來顯示工作表的名稱，其中白底黑字顯示的工作表是處于活動狀態(tài)，稱為當前工作表（或活動工作表）。用鼠標單擊工作表標簽，可以切換當前工作表（也可按CTRL+PGUP和CRTL+PGDN切換）。

如果在一個工作簿內(nèi)有多張工作表，窗口底部并不能顯示所有的工作表標簽，因此在工作表標簽的左側(cè)提供了四個滾動按鈕，單擊它們可以獲得當前不可見的工作表標簽。

                   向前顯示一張工作表標簽

顯示第一張工作表標簽              顯示最后一張工作表標簽

向后顯示一張工作表標簽

1.3  創(chuàng)建、打開、保存和關閉工作簿文件

1.3.1新建文檔

要想新建一個Excel的文檔，除了使用“開始”菜單和在Excel中使用新建按鈕外，還可以這樣：在桌面的空白區(qū)域上單擊右鍵，在菜單中單擊 “新建”項，打開“新建”子菜單，從子菜單中選擇“Microsoft Excel 工作表”命令，如下圖所示：

　　執(zhí)行該命令后，在桌面上出現(xiàn)了一個新的Excel工作表圖標如下圖所示，在文件名稱處輸入一個合適的名字，注意不要把擴展名“.xls”丟掉。雙擊桌面上的文件圖標就可以打開它進行編輯了。

　　同樣，在資源管理器和“我的電腦”中也可以這樣新建一個Excel工作表。在資源管理器中選擇一個文件夾，然后單擊菜單中的“文件”菜單，選擇“新建”項中的“Microsoft Excel 工作表”命令，就可以在當前的文件夾中建立一個新的Excel工作表；使用右鍵菜單也可以，這里就不再講述了；使用“我的電腦”瀏覽框也一樣。

　　另外，在Excel中還有其它的方法新建文檔：按快捷鍵Ctrl+N，可以新建一個空的工作簿；打開“文件”菜單，單擊“新建”，會打開“新建”對話框如下圖：

可以使用對話框提供的模板來新建一個工作簿，建立一個空的工作簿可以選擇“工作簿”項，然后單擊“確定”按鈕。

1.3.2 打開文檔

我們已經(jīng)知道了在桌面和資源管理器中雙擊相應的文檔可以直接打開這個文檔；使用開始菜單中的“打開Office文檔”項可以打開Excel的工作簿；在Excel中使用工具欄上的打開按鈕也可以打開一個Excel工作簿。

　　我們還有其它的方法：打開“文件”菜單，單擊“打開”命令，就會彈出“打開”對話框如下圖：

　　在Excel中按快捷鍵Ctrl+O，同樣可以彈出“打開”對話框。 在Excel的“文件”菜單下方可以看到四個最近打開的文檔名稱，有時工作重復性高時這樣打開文檔是很方便的：打開“文件”菜單，在文件列表中選擇相應的文件名，就可以打開相應的文檔；我們還可以設置在這里顯示的文檔數(shù)目：在“工具”菜單中選擇“選項”命令，彈出“選項”對話框如下圖：

　　單擊“常規(guī)”選項卡，在“列出最近顯示文件數(shù)”后面的輸入框中可以設置在“文件”菜單中顯示的文件數(shù)目；取消這個復選框的選中可以使“文件”菜單中不顯示最近打開的文件。

1.3.3保存文檔

在Excel中打開“文件”菜單，單擊“保存”命令。如果文檔沒有保存過，會彈出“保存”對話框如下圖：

　　在“保存位置”中選好目錄，在“文件名”中輸入名字，單擊“保存按扭”就可以了。

　　如果編輯的文件以前已經(jīng)保存過了，則自動進行保存一次，不彈出對話框。

　　按快捷鍵Ctrl+S也與單擊“保存”命令效果相同。

1.3.4關閉工作簿

單擊標題欄上的“關閉”按鈕的作用是退出Excel。如果同時打開了兩個工作簿，單擊“關閉”按扭會同時將這兩個工作簿都關閉。如果要關閉的只是當前編輯的一個，可以單擊菜單欄上的“關閉窗口”按鈕，工作簿就被關閉了。單擊“最小化”按鈕，界面中工作簿就變成了小條：

　　我們可以用鼠標任意的拖動，改變它們的位置，這樣在同時使用多個工作簿時就可以方便地選擇要編輯的工作簿，切換起來也很容易。

第二章    表格數(shù)據(jù)（常量和公式）的輸入和編輯

2.1輸入數(shù)據(jù)

     2.1.1  數(shù)據(jù)類型

    EXCEL工作表單元格中的數(shù)據(jù)有以下兩種來源：常量和公式。常量包括文字、數(shù)值、日期、時間和邏輯值等，公式用于各類計算，公式中還可以包含各種函數(shù)。

     2.1.2  選定單元格區(qū)域

在處理數(shù)據(jù)之前，首先要選定單元格。定位選取單元格最簡單的方法是直接用鼠標選定，也可以使用名稱框快速定位單元格。

1.選定單元格或單元格區(qū)域

l         選定單個單元格：用鼠標左鍵單擊該單元格。

l         選定連續(xù)單元格區(qū)域：單擊首單元格，按SHIFT 鍵的同時單擊尾單元格，或從首單元格開始拖動鼠標到尾單元格。

l         選定非連續(xù)單元格區(qū)域：單擊其中一個單元格，按CTRL鍵的同時逐個單擊需選定的其它單元格。

l         選定一行（或一列）：單擊該行行號按鈕（或該列列標按鈕）。

l         選定連續(xù)多行（或多列）：單擊首行行號按鈕（或首列列標按鈕），按SHIFT的同時單擊尾行行號按鈕（或尾列列標按鈕）也可以從首行行號按鈕（或首列列標按鈕拖動鼠標到尾行行號按鈕（或其它列列標按鈕。）

l         選定工作表的全部單元格：單擊（全選）按鈕。

l         撤消選定的單元格，當選取多個單元格后，被選中的區(qū)域反白顯示，若單擊工作表中任意單元格都會撤消對單元格的選定。這時恢復正常顯示。

2. 使用鍵盤定位單元格

使用四個光標移動鍵可以上下左右切換活動單元格，另外幾種操作意義如下：

l         CTRL+HOME：移至當前工作簿的A1單元格。

l         ENTER：下移一個單元格。

l         SHIFT+ENTER：上移一個單元格。

l         PAGE  UP：  上移一幕內(nèi)容。

l         PAGE  DOWN：下移一幕內(nèi)容。

3. 利用名稱框定位單元格

l         單擊編輯欄中“名稱框”，輸入單元格地址并打回車。

l         若單元格已被命令，則可從名稱框的下拉列表中選擇單元格的名稱。

4.    使用定位命令選定單元格

在【編輯】菜單中選擇【定位】命令以打開“定位”對話框，在“引用位置”框里鍵入單元格（或單元格區(qū)域）的地址或名稱，然后單擊【確定】按鈕。

在“定位”對話框中，我們還可以單擊（定位條件）按鈕打開“定位條件”對話框，再選擇一定的條件以選到一些特殊的單元格，如“常量”、“公式”、或“最后一個單元格”等等。

2.1.3  輸入文本

文本包括漢字、英文字母、數(shù)字、空格以及其它鍵盤鍵入的符號，默認為沿單元格左對齊。

在活動單元格中輸入數(shù)據(jù)時，編輯欄中同步顯示輸入的內(nèi)容，也可以單擊編輯欄出現(xiàn)插入點后輸入數(shù)據(jù)。在輸入過程中，按BACLSPACE鍵可隨時刪除插入點左邊的字符。輸入完畢后，單擊編輯欄中的（√）(“確認”)按鈕,或者按鍵盤上的回車鍵、TAB鍵以及光標移動鍵，都可以確認本將輸入。若想取消此次操作，可以按ESC鍵或者單擊編輯欄中的（X）（“取消”）按鈕。

當用戶輸入的文本超過單元格的寬度時，如果右邊相鄰的單元格中沒有數(shù)據(jù)，則超出的文本延伸到右邊單元格中。如果右邊相鄰的單元格中已有數(shù)據(jù)，則  EXCEL隱藏超寬的文本，隱藏的部分文本并未被刪除，只要增加列寬或以自動換行的方式顯示該單元格內(nèi)容，就可以看到全部內(nèi)容。

如果在輸入數(shù)字時加上一個半角的單引號，如輸入’110015，EXCEL就會把該數(shù)字做為字符處理。

2.1.4輸入數(shù)字

選中單元格后，可以直接由鍵盤輸入正負號、貨幣符號（如￥）百分號、小數(shù)點、指數(shù)符號以及小括號等數(shù)據(jù)，默認為沿單元格右對齊。

在單元格內(nèi)輸入“（10）”或“-10”都要在單元格得到一個負數(shù)“一10”。

當輸入一個較長的數(shù)字時，若單元格顯示“########”則意味著列寬不夠，不能正常顯示該數(shù)，當增大列寬之后，就可以正常顯示整個數(shù)字。

2.1.5  輸入時間日期和時間

時間的輸入格式采用“時：分：秒”形式，也可以利用函數(shù)“TIME”來輸入，“TIME”函數(shù)的一般格式為：=TIME（時，分，秒）

例如在A1單元格中輸入“=TIME”（8，25，50），則顯示時間為“8：25：50”。也可以直接輸入時間時間值8：25：50。

日期的輸入格式常采用“年—月—日”形式，也可以利用函數(shù)“DATE”來輸入。DATE函數(shù)的一般格式為：=DATE（年，月，日）

例如在單元格A5中輸入“=DATE（1998，7，23”，則顯示日期為：“1998，7，23”。也可以直接輸入日期值1998-7-23。

  EXCEL中還有一種邏輯值，它為TRUE和FALSE兩種狀態(tài)，默認為沿單元格居中對齊，主要用于公式中的比較運算。

2.2   設置有效數(shù)字

    有效數(shù)據(jù)的定義功能可用于預先對某一單元格所允許輸入的數(shù)據(jù)類型以及數(shù)據(jù)范圍進行設定，并且可以設置有數(shù)數(shù)字的輸入信息和輸入錯誤提示信息，避免在輸入數(shù)據(jù)時出現(xiàn)錯誤，例如，設置A8單元格輸入的數(shù)據(jù)必須是大于60且小于100的整數(shù)，其操作步驟如下：

(1)   選A8 單元格；

(2)   選擇【數(shù)據(jù)】菜單中【有效數(shù)據(jù)】命令，以打開“有效數(shù)據(jù)”對話框。

(3)   單擊“設置”選項卡；在“許可”欄中選擇相應的數(shù)據(jù)類型，例如選擇“整數(shù)”；在“數(shù)據(jù)欄中選擇限制條件，限制條件有：“介于”、“并非介于”，“等于”，“不等于”、“大于”等多種，這里我們選擇“介于”，在“最小值”框中鍵入60，在“最大值”框中鍵入100。

(4)   單擊“輸入信息”選項卡；選中“選定單元格時顯示輸入信息”框，在“標題”欄中輸入提示信息的標題，例如鍵入“注意”；在“輸入信息”欄中輸入提示信息，此處鍵入“在此輸入大于60且小于100的整數(shù)”。

(5)   單擊“錯誤警告”選項卡；在“圖案樣式”欄中選擇相應的錯誤類型，類型有三種：中止、警告和信息，例如選擇“中止”，則要求用戶需輸入符合數(shù)據(jù)范圍的數(shù)值。在“標題”欄中輸入提示信息的標題，此處鍵入“錯誤提示”；在“錯誤信息”欄中輸入錯誤信息的內(nèi)容，此處鍵入“您輸入的是大于100或小于60的整數(shù)”；

(6)   按【確定】按鈕，完成設置。

2.3   復制和移動數(shù)據(jù)

    有時需將工作表中的數(shù)據(jù)由一個區(qū)域移動到另一個區(qū)域，或由一個區(qū)域復制到另一個區(qū)域，復制數(shù)據(jù)可以提高工作效率。復制或移動數(shù)據(jù)有以下幾種方法；

1. 利用剪貼板進行數(shù)據(jù)的復制（或移動）

(1)   選擇要復制（或移動）的數(shù)據(jù)區(qū)域；

(2)   單擊常用工具欄中的【復制】或【移動】按鈕，或在編輯菜單中單擊【復制】（或移動）命令，也可用鼠標右鍵單擊數(shù)據(jù)區(qū)域，在彈出的快捷菜單中選復制（或移動）項。

(3)   選定目標區(qū)域；

(4)   單擊【粘貼】按鈕，剪貼楹的內(nèi)容被復制（或移動）到目標區(qū)域。

2.  利用鼠標拖放進行數(shù)據(jù)復制（或移動）

(1)  選擇要復制（或移動）的數(shù)據(jù)區(qū)域；

(2)  定位鼠標指針至源數(shù)據(jù)區(qū)域的邊框上（指針變?yōu)榭招募^形狀。）

(3)  按下CTRL鍵的同時拖動鼠標至目標區(qū)域，釋放鼠標左鍵和CTRL鍵，復制完成，移動數(shù)據(jù)的操作與復制過程相似，只是在拖動過程中不按CTRL鍵。

3.利用“填充”命令向相鄰單元格復制數(shù)據(jù)

“填充”是將一個區(qū)域的數(shù)據(jù)復制到與其相鄰的其它單元格中。利用菜單命令填充數(shù)據(jù)的方法如下:

(1)  選擇包括源數(shù)據(jù)區(qū)域和目標區(qū)域在內(nèi)的整個區(qū)域；

(2)  打開【編輯】菜單，單擊【填充】選項，出現(xiàn)填充級聯(lián)菜單；

(3)  根據(jù)目標區(qū)域與源數(shù)據(jù)區(qū)域的相對位置，可以選擇向下填充、向上填充、向左填充和向右填充來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的復制。

4.利用“填充柄”向相鄰單元格復制數(shù)據(jù)

(1)  選擇源數(shù)據(jù)區(qū)域；

(2)  鼠標指針定位至“填充柄”上，指針變成實心的十字形；

(3)  按下鼠標左鍵，并拖動鼠標到目標區(qū)域（可以是連續(xù)多個區(qū)域，）釋放鼠標左鍵即可。

5.向非連續(xù)的單元格輸入相同數(shù)據(jù)

(1)  選定所有需要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格；

(2)  輸入數(shù)據(jù)；

(3)  按CTRL+ENTER鍵。

2.4              自動輸入數(shù)據(jù)

如果用戶需要向相鄰的單元格填充一系列的日期、數(shù)字或文本數(shù)據(jù)（如“星期一、星期二、……”或者“1，2，3……”等），可以使用序列填充功能。

1.  對單個數(shù)據(jù)進行加1（或減1）遞增（或遞減）填充

若要在連續(xù)的單元格區(qū)域中輸入某種數(shù)字序列（如“1、2、3……”），可在輸入首數(shù)字（如1）并選定該單元格后，按CTRL鍵的同時向下或向右拖動“填充柄”進行“加1”填充操作。若向左或向上拖動“填充柄”則是進行“減1”填充操作。

2.  按步長遞減或遞增填充數(shù)據(jù)

若在上下兩個相鄰的單元格中分別輸入數(shù)據(jù)，選定這兩個單元格，并向上（或向下）拖動“填充柄”，可將兩個數(shù)據(jù)之差作為步長遞減（或遞增）填充數(shù)據(jù)。例如，A3和A4單元格內(nèi)容分別是“100”和“200”，向下拖動它們的“填充柄”可以在A5至A8單元格中自動填充數(shù)據(jù)“300”、“400”、“500”和“600”。

處理左右兩個相鄰的單元格數(shù)據(jù)的方法與上述方法相似。

3.  利用“自定義序列”自動輸入數(shù)據(jù)

用戶可以利用“自定義序列”功能，將已存儲的自己定義的一組數(shù)據(jù)做為自動填充序列，具體操作步驟如下：

(1)  在【工具】菜單中選擇【選擇】命令，彈出“選項”對話框（如圖2.3所示）；

(2)  單擊“自定義序列”選項卡；

(3)  選到“自定義序列”欄中的“新序列”選項，在“輸入序列”框內(nèi)輸入數(shù)據(jù)序列。方法是每輸入一個序列項的打一次回車；

(4)  單擊【添加】按鈕，新的數(shù)據(jù)序列被加入到自定義序列清單中。

另外，若數(shù)據(jù)序列已輸入在工作表中，也可以在“導入序列所在單元格”框中輸入序列數(shù)據(jù)在工作表中的絕對地址，然后單擊【導入】按鈕，將新序列加入“輸入序列”框中。

圖2.3“自定義序列”對話框

2.5  刪除數(shù)據(jù)

利用【編輯】菜單中的【清除】命令可以選擇性地清除單元格中的格式，內(nèi)容和批注，也可以刪除全部內(nèi)容（包括格式、內(nèi)容和批注）。清除數(shù)據(jù)的操作步驟是：

（1）       選擇要清除的區(qū)域（可以是一個也可以是多個區(qū)域）；

（2）       打開（編輯）菜單，單擊（清除）選項，彈出級聯(lián)菜單；

（3）       在清除級聯(lián)菜單中選擇要刪除的項目，清除完成。

如果僅想清除選定單元格區(qū)域的內(nèi)容，也可直接按DEL鍵清除。

2.6  數(shù)據(jù)的查找和替換

2.6.1 數(shù)據(jù)的查找

   EXCEL中數(shù)據(jù)的查找方法與在WORD中有些相似，數(shù)據(jù)的查找方法如下：

（1）       選擇【編輯】菜單中的【查找】命令，以打開“查找”對話框（如圖2.4所示）：

圖2.4“查找”對話框

（2）       在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的內(nèi)容，還可以在“搜索方式”和“搜索范圍”下拉列表框中選擇不同的搜索方式和搜索范圍。

（3）       單擊【查找下一個】按鈕，自動定位查找到的第一個單元格。如果繼續(xù)查找，可繼續(xù)單擊該按鈕。

（4）       若單擊【替換】按鈕，可以切換到“替換”對話框。

2.6.2  數(shù)據(jù)的替換

    數(shù)據(jù)替換的方法是：

（1）       選擇【編輯】菜單中【替換】命令，彈出“替換”對話框；

（2）       在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的數(shù)據(jù)，在“替換值”文本框中輸入要替換的數(shù)據(jù)；

（3）       單擊【查找下一個】按鈕開始查找，并定位到查找到的單元格。

（4）       單擊【替換】按鈕，進行替換，若單擊【全部替換】按鈕，系統(tǒng)將自動把查找到的內(nèi)容全部進行替換。

2.7  批注

      為包含有特殊數(shù)值或公式的單元格添加批注，可以幫助用戶記憶和理解相應單元格的信息。

  2.7.1  為單元格添加批注

為單元格添加批注的步驟如下：

(1)  選中需要加入批注的單元格；

(2)  選擇【插入】菜單中【批注】命令；

(3)  在批注編輯框內(nèi)輸入批注內(nèi)容；

(4)  輸入結束后，單擊其它任意單元格即可。

2.7.2 批注的隱藏和顯示

隱藏批注的步驟如下：選擇要隱藏的批注的單元格；在【工具】菜單的【選項】對話框中選擇“視圖”選項卡；在批注欄中選擇“無”選項；單擊【確定】按鈕后，批注標記和批注內(nèi)容都被隱藏起來。也可以從單元格的右鍵快捷菜單中選擇“隱藏批注”命令。

如果希望鼠標指針指向該單元格時，批注內(nèi)容才顯示出來，應選擇【只有標識符】選項，如果希望始終顯示批注標記及內(nèi)容，則選擇【批注和標識符】項。

另外，可以通過打開【視圖】菜單，單擊【批注】選項，在出現(xiàn)“審閱“工具欄后來查看批注和對批注進行操作。

2.7.3設置批注文本的顯示格式

    在批注編輯框內(nèi)單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【設置批注格式】命令，可以在打開的“設置批注格式“對話框中設置批注文本的字體、字型、大小、顏色等。

   選定批注編輯框后，拖動批注框邊框可以任意移動批注框位置，但該框與原單元格的連接關系依然保持。拖動批注框邊框上的八個尺寸控制點，可以任意調(diào)整批注框大小。

 2.7.4 編輯批注文本

選定需編輯批注內(nèi)容的單元格；選擇【插入】菜單中的【編輯批注】命令，在批注框中出現(xiàn)一個閃爍的插入點，可以對原內(nèi)容進行修改；單擊其它單元格則結束本次編輯。也可以直接右擊需編輯批注內(nèi)容的單元格，在快捷菜單中選擇“編輯批注”命令。

2.7.5  刪除批注

     以下幾種方法均可以刪除不需要的批注。

1.右擊需要刪除批注的單元格，選擇“刪除批注”命令。

2.選定需要刪除批注的單元格，在【編輯】菜單的【清除】級聯(lián)菜單中選擇“批注”。

3.在“審閱”工具欄中單擊【刪除批注】按鈕。

2．8   插入與刪除行、列和單元格

    2．8．1  插入行和列

    在工作表中插入行和列的方法相似。在插入新行或新列的位置選擇任何一個單元格或單元格區(qū)域（即插入多行或多列），也可以選擇多行或多列。再選擇（插入）菜單中（行）或（列）命令，即可插入等數(shù)量的行或列。新行插入到原行的上邊，新列插入到原列的左邊，而原行和原列將分別下移和右移。

   2．8．2  刪除行和列

    單擊要刪除的行號或列標以選擇整行或整列（也可以拖動選擇多行或多列）；再選擇（編輯）菜單中（刪除）命令，即可刪除被選擇的行或列，后續(xù)的行或列自動上移或左移。

 2．8．3  插入和刪除單元格

1．插入單元格

    選定要開始插入單元格的那個單元格（若要插入多個單元格則選擇單元格區(qū)域）；再選擇（插入）菜單中（單元格）命令，在“插入”對話框（如圖2.5所示）中選擇一種插入方式，單擊（確定）按鈕后，即可在指定的位置按指定的方式插入一個（或多個）單元格。

圖2.5  “插入”對話框

2．單元格的刪除

選擇要刪除的單元格或單元格區(qū)域，選擇（編輯）菜單中（刪除）命令，在“刪除”對話框中根據(jù)實際需要選擇一種刪除方式，如“右側(cè)單元格左移”或“下方單元格上移”等，單擊（確定）按鈕后，選定的單元格即被刪除。

第三章    常用函數(shù)及其應用

    公式與函數(shù)作為EXCEL的重要組成部分，有著非常強大的計算功能，為我們分析與處理工作表中的數(shù)據(jù)提供了很大的方便。

3．1  單元格地址

公式中經(jīng)常引用單元格中的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的引用是以單元格地址的引用來實現(xiàn)的。引用的作用在于標識工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。引用可分為絕對單元格地址引用、相對單元格地址引用和混合單元格地址引用三種類型，EXCEL缺省設置為相對單元格地址引用形式。

公式中對單元格或單元格區(qū)域的引用，一般是針對它們與公式單元格的相對位置而言。“相對單元格地址引用”是最常用的引用形式，它表示的是兩個單元格的相對位置關系，類似于解析幾何中的相對坐標。在圖3.1的示例中，單元格B3包含公式=2*A2，EXCEL將在距單元格B3上面一個單元格左面一個單元格處的單元格中查找數(shù)據(jù)并與常量2相乘，A2就是相對引用。

當復制使用相對引用的公式時，被粘貼公式中的引用將被更新，并指向與當前公式位置相對應的其它單元格。在該示例中，若將B3單元格中公式復制到D4單元格，D4單元格公式自動修改為=2*C3.

圖3.1  相對地址示例           圖3.2  絕對地址示例

“絕對單元格地址引用”就是指單元格在工作表中的絕對位置，在列標和行號前面分別加上美元“＄”就是絕對引用。在圖3.2的示例中，B3單元格的公式中包含了絕對單元格地址引用＄A＄2。當該公式被復制到D4單元格后，引用不會發(fā)生改變。

“混合單元格地址引用”綜合了上述兩種地址引用形式，比如對A2單元格的混合引用形式為＄A2和A＄2。

除了可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或在多個公式中使用同一個單元格的數(shù)值外，還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其它應用程序中的數(shù)據(jù)。引用不同工作簿中的單元格稱為外部引用。引用其它程序中的數(shù)據(jù)稱為遠程引用。

對同一工作簿的其它工作表中單元格的引用形式：工作表名！單元格地址

對其它工作簿中某種工作表的單元格的引用形式：（工和簿名）工作表名！單元格地址

3．2  運算量、運算符與運算優(yōu)先級

公式由運算符號與運算量組成,且遵循一定的運算規(guī)律.

3．2．1  運算量

在EXCEL中，運算量可以用多種形式來表示：

l         【地址】比如在公式2*A2中使用D4表示D列，第4行單元格內(nèi)的值作為運算量。

l         【常量】直接用一個數(shù)值或字符參與運算，如公式2*A2中的數(shù)字2。

l         【名字】指用某一單元格的名字來表示這個單元格的值。

l         【函數(shù)】用函數(shù)的返回結果作為公式的運算量。

   3．2．2  運算符

   在EXCEL公式中，運算符分為以下四種類型：

1. 算術運算符

            +：加號      —：減號    * :  乘號

/：除號      % ：百分號   ^ :乘方符號

2. 比較運算符

         = :  等于        > :大于      < : 小于

        >=:  大于等于    <=:小于等于  <>: 不等于

3. 文本運算符

     &:連接運算,可將兩個文本連接為一個連續(xù)的文本.

4. 引用運算符

     在計算公式、打印區(qū)域的設置等多種場合，經(jīng)常需用引用單元格地址。引用運算符包含以下三種：

【：】（冒號）：區(qū)域運算符，對兩個引用之間（包括兩個引用在內(nèi)）的所有單元格進行引用，如A2：B3是指A2、B2、A3和B3四個單元格區(qū)域。

【，】（逗號）：聯(lián)合運算符，將多個引用合并成一個引用，如A2，B4，C6是指引用這三個單元格。

【  】（空格）：交叉運算符，產(chǎn)生同時屬于兩個引用單元格或單元格區(qū)域的引用，如B4：E5C3：D6。

3．2．3  運算優(yōu)先級

  為避免發(fā)生運算順序的錯誤，EXCEL規(guī)定了運算的優(yōu)先級。按優(yōu)先級由高到低的順序排列：：、，、空格、負號、%、^、*和/、+和-、&、=、>、<、>=、<=、<>.

運算符                                                    說明

：(冒號) ，(逗號)  空格                        引用運算符

_                                              負號

%                                              百分比

^                                              乘冪

*和/                                           乘和除

+和-                                           加和減

&                                              連接兩串文本(連接符)

= >  <   >=  <=   <>                          比較運算符

表3.1和圖3.3示例了公式的格式和運算符號的使用.

表3.1運算符的使用                 圖3.3示例所用數(shù)據(jù)

3．3  輸入公式

公式的構成必須遵循一定的規(guī)律，即以“=”（等號）開頭，后面是參與計算的各種表達式（即計算公式），表達式由各種運算量和運算符組成（可包含成對的小括號以改變運算順序）。運算量可以是常量值、單元格引用、標志名稱以及函數(shù)等等。

公式的一般輸入的步驟如下：

（1）       選定要輸入公式并存放結果的單元格；

（2）       鍵入等號“=”（或單擊編輯欄中“輸入”按鈕【=】）；

（3）       輸入公式內(nèi)容；

（4）       按ENTER鍵或單擊編輯欄中【√】按鈕（也可單擊其它任一單元格或按任一光標移動鍵）確認輸入。若取消本次輸入可單擊編輯欄中“取消”按鈕【×】或按ESC鍵。

   例如，求兩數(shù)2.4與1.6之和的平方，其操作步驟如下：選定輸入公式的單元格，輸入公式：=（2.4+1.6）^2，打回車后計算機結果16自動填入活動單元格。

3．4  自動求和

在處理表格中的數(shù)據(jù)時，可能會進行大量的求和運算。除了直接在公式中使用“加號”運算符號連接運算量進行求和操作之外，EXCEL為用戶提供了自動求和按鈕【∑】,可以方便快速地實現(xiàn)求和功能.常用的自動求和方法如下:

1.自動按行或按列進行求和運算

先選取需要按行或按列進行求和運算的單元格區(qū)域(如圖3.4所示,這里有三個區(qū)域的數(shù)據(jù)需要分別求和),再單擊自動求和按鈕【∑】.系統(tǒng)自動進行求和運算,且運算結果自動放在相應行的下方單元格或相應列的右端單元格(如圖3.5所示)

圖3.4  選定的區(qū)域                  

                 圖3.5計算結果

實際上,單擊“自動求和”按鈕完成的是在公式中粘貼求和函數(shù)SUM(  )的操作,只不過將選取的連續(xù)單元格中的數(shù)據(jù)作為函數(shù)的參數(shù).

2.對選取的任意單元格數(shù)據(jù)進行求和運算

   選定存放求和結果的單元格后,單擊自動求和按鈕【∑】,EXCEL自動掃描周圍可以參與運算的數(shù)據(jù),這時用戶可以拖動鼠標選取連續(xù)或非連續(xù)的單元格區(qū)域,被選中的單元格區(qū)域的地址引用自動填入公式中,最后單擊編輯欄中確定輸入按鈕【√】,結果自動填入.

   3.直接輸入計算公式且公式中引用求和函數(shù)SUM( )

  用戶可以直接在存放結果的單元格中輸入求和公式,例如,在D8單元格存放2與3之和,可以在D8單元格中輸入公式=SUM(2,3),確認本次輸入后結果5自動填入.再比如,如圖5.5所示的操作中,在選定A5單元格后,直接輸入公式=SUM(A2:A4),并打回車,結果69自動填入A5單元格.

   4.利用自動計算功能顯示計算結果

利用EXCEL提供的自動計算功能,可以自動計算選定單元格的合計值或其它預先設計的均值、計數(shù)值等,并把結果顯示在狀態(tài)欄中的“自動計算”框內(nèi).

當用戶選取需要顯示求和結果的單元格區(qū)域時,狀態(tài)欄中的“自動計算”框內(nèi)自動顯示所選取的數(shù)據(jù)之和。若要選擇其它的運算方式）如求均值、計數(shù)值、最大或最小值等）則右擊狀態(tài)欄中“自動計算”框，從其快捷菜單中選擇選取所需的計算方式。

3．5  使用函數(shù)

  3．5．1函數(shù)的格式

  函數(shù)是預定義的內(nèi)置公式，它提供一些已經(jīng)定義的內(nèi)部公式。它使用特定數(shù)值（即參數(shù)），并按特定順序（即語法）進行計算。使用函數(shù)可以方便地完成諸如數(shù)學、財務、統(tǒng)計等方面復雜的運算或操作。

函數(shù)由兩部分構成：函數(shù)名和參數(shù)。函數(shù)的一般格式是“函數(shù)名（參數(shù)）。參數(shù)可以是數(shù)字、文本、邏輯值（TRUE或FALSE）、數(shù)組、錯誤值（如#N/A）或單元格引用等，參數(shù)也可以是函數(shù)（即嵌套函數(shù)）或公式。

  3．5．2  引用函數(shù)

 下面以計算圖3.4所示的A2至A4單元格區(qū)域數(shù)據(jù)的平均值為例，介紹幾種在公式中引用函數(shù)的方法。

1.使用“粘貼函數(shù)“按鈕或【插入】菜單中【函數(shù)】命令

（1）       選擇要存放結果的單元格，例如選擇A6。

（2）       單擊常用工具欄中【粘貼函數(shù)】按鈕，或者選擇【插入】菜單中【函數(shù)】命令，以打開【粘貼函數(shù)】對話框。

（3）       在“函數(shù)分類”列表框中選擇要引用的函數(shù)類型（如選擇“常用函數(shù)”），在“函數(shù)名”列表框中選擇需要使用的函數(shù)名（如選擇求平均值函數(shù)AVERAGE）。再單擊【確定】按鈕，彈出“公式選項板”（如圖3.6所示）。

EXCEL自動掃描周圍數(shù)據(jù)并在參數(shù)定義框中加入一個缺省值（如本例中自動顯示A2：A5）。在此，用戶可以根據(jù)需要輸入數(shù)值、單元格或區(qū)域引用，或者單擊“折疊對話框”按鈕后拖動鼠標在工作表中選擇所需數(shù)據(jù)，再單擊“展開對話框”按鈕返回公式選項板，所選數(shù)據(jù)的單元格或區(qū)域的地址引用自動填入該框。本例應重新定義運算參數(shù)為A2：A4。

（4）       單擊【確定】按鈕后關閉公式選項板，并在指定單元格中顯示計算結果。本例是在A6單元格中顯示結果23。

圖3.6  公式選項板

從上述例子中我們看到，使用“粘貼函數(shù)”功能出現(xiàn)的公式選項板會自動顯示函數(shù)的名稱、它的每個參數(shù)、函數(shù)的當前結果和整個公式的結果。

2.輸入公式并在公式中直接輸入函數(shù)名

（1）       選擇要存放結果的單元格，例如選擇A6。

（2）       單擊編輯欄中“輸入”按鈕【=】；

（3）       輸入函數(shù)，本例輸入AVERAGE（A2：A4）。

（4）       按ENTER鍵即可。

3．5．3  EXCEL  常用函數(shù)簡介

1．SUM（求和）函數(shù)：用于計算單個或多個參數(shù)之和。

  語法：SUMI（N1，N2，……），其中可以包含1—30個需要求和的參數(shù)。

  例：SUM（3，8）等于11。

2.AVERAGE（求平均值）函數(shù)：用于計算所有參數(shù)的算術平均值。

語法：AVERAGE（N1，N2……），其中可以包含1—30個需要求平均值的參數(shù)。

例：若A1單元格為12，A2單元格為6，則AVERAGE（A1，A2）等于9。

3.MAX（求最大值）函數(shù)：返回參數(shù)序列中的最大值。

  語法：MAX（N1，N2……），若參數(shù)中不包含數(shù)字，則該函數(shù)返回值為0。

  例：若單元格A1到A5的數(shù)據(jù)分別為14、27、15、12、6，則MAX（A1：A5）等于27。

4.COUNT（計數(shù)函數(shù)）：計算數(shù)組或數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)數(shù)字的個數(shù)。

語法：COUNT（VALUE1，VALUE2，……），其中可以包含1—30個參數(shù)，但只有數(shù)字型的數(shù)據(jù)才被計數(shù)。

例：若A2至D2單元格中數(shù)據(jù)分別是數(shù)字12，字符ABC，邏輯值TRUE，數(shù)字48，則．COUNT（A2：D2）的函數(shù)值為2。

COUNT（A2：D2 TRUE）的函數(shù)值為3，直接輸入的邏輯值被計數(shù)；

COUNT（A2：D2“2”）的函數(shù)值為3，其中“2”是代表數(shù)字的文字。

5.SQRT（求平方根函數(shù)）：返回一個數(shù)的平方根值。

語法：SQRT（NUMBER），其中NUMBER為要求平方根的正數(shù)，若為負數(shù)則函數(shù)返回值為#NUM

例：SQRT（9）的函數(shù)值為3，SQRT（-9）的函數(shù)值為#NUM。

6.AND（邏輯與）函數(shù)：若所有參數(shù)的邏輯值為真則返回值TRUE，只要其中一個參數(shù)為假即返回值FALSE。

語法：AND（LOGICAL1，LOGICAL2．……），其中（LOGICAL1、LOGICAL2等是用于檢測的1—30個條件值，各條件值或為TRUE，或為FLASE。

例：AND（TRUE，TRUE）的函數(shù)值為TRUE，AND（2+2=4，2+3=5）的函數(shù)值為TRUE。

AND（TRUE，FLASE）的函數(shù)值為FLASE。

7．IF（條件）函數(shù)：判斷條件是否成立，以返回不同的函數(shù)值。

 語法：IF（條件，值1，值2），其中“條件”是一個邏輯值；當“條件”為TURE時函數(shù)的返回值為值1；若“條件”為FLASE時函數(shù)的返回值為2。

   例：IF（A2<>A3,88,0）若A2不等于A3,則函數(shù)返回值為88,否返回為0.

3.6  單元格區(qū)域的命名與使用

    在函數(shù)或打印區(qū)域設置等場合,除可以直接引用單元格或單元格區(qū)域地址外,還可以引用已命名的單元格或單元格區(qū)域。

   3．6．1  單元格區(qū)域的命名

單元格區(qū)域命名的常用方法有以下幾種。

1.在名稱框中輸入?yún)^(qū)域名

   選取待命名的單元格區(qū)域（這時第一個單元格地址顯示在名稱框里），單擊編輯欄左側(cè)“名稱”框（名稱框的正文變成反白顯示），鍵入自定義的區(qū)域名稱并打ENTER鍵即可。

    2．利用“定義名稱”對話框命名單元格區(qū)域

   選定待命名的單元格區(qū)域，在【插入】菜單的【名稱】級聯(lián)菜單中選擇【定義】命令，以打開“定義名稱”對話框（如圖5.7所示），在“引用位置”框中顯示了選中的區(qū)域引用，在“在當前工作簿的名稱”框中輸入?yún)^(qū)域名稱，單擊【確定】按鈕。

圖 3.7“定義名稱”對話框                  圖3.8  “指定名稱”對話框

3．在“指定名稱”對話框中，利用區(qū)域相鄰的文字對區(qū)域命名。

   例如，在圖3.9所示的工作表中，選取待命名的單元格區(qū)域（區(qū)域中應包括要作為區(qū)域名的單元格，而且作為區(qū)域名稱的單元格應在所選區(qū)域的最左端、最右端、最上端或最下端。例如選擇A2：D5），在【插入】菜單的【名稱】級聯(lián)菜單中選擇【指定】命令，以打開“指定名稱”對話框（如圖3.8所示）。選擇名稱所在的相對位置（例如選“最左列”），單擊【  確定】按鈕后，即分別為四個單元格區(qū)域命名，其中名稱“張殿任”定義了由B4至D4三個單元格組成的區(qū)域。

   3．6．2  單元格區(qū)域名稱的使用

   單元格或單元格區(qū)域命名后，在公式中可以直接引用單元格或單元格區(qū)域的名稱參與運算.在公式中應用區(qū)域名的方法是：在公式中引用到區(qū)域數(shù)據(jù)時，直接輸入?yún)^(qū)域名稱.

    無論公式中是否包含單元格或單元格地址的絕對引用或相對引用，移動公式后公式的所有內(nèi)容保持不變。

如果公式中包含相對地址引用，則在進行公式復制（或填充）時，相對單元格地址引用將自動進行修改，請參閱圖3.1示例。如果公式中包含絕對地址引用，則復制或填充后的公式將不會發(fā)生變化。

編輯公式的方法與編輯常量的方法相同，可以雙擊單元格并定位插入點后進行修改，也可以選定單元格后，單擊編輯欄并定位插入點后進行修改。當編輯的公式中包含函數(shù)時，也可以使用“粘貼函數(shù)”功能進行編輯。

第四章    表格的格式化

4．1  改變行高和列寬

4．1．1  改變行高

    行的高度決定打印時行的間距。EXCEL能夠根據(jù)輸入字體的大小自動調(diào)整行的高度，使其能夠容納行中的最大的字體。常用以下幾種方法調(diào)整行高。

    方法一：將鼠標定位到需要改變行高的行號按鈕下邊框上（鼠標指針變成帶垂直箭頭的十字形狀），按下鼠標左鍵并拖動鼠標，該行的高度將隨之變化。若雙擊行號按鈕下邊框，則自動調(diào)整一個最適合的行高值。

如果選擇連續(xù)的或非連續(xù)的多行，采且此法改變其中任意一行的行高，其它各行行高也隨之修改，且各行高度相等。

方法二“選定需要改變行高的一行或多行，在【格式】菜單的【行】級聯(lián)菜單中選擇【行高】命令，并在“行高”對話框中輸入希望的行高值，單擊【確定】按鈕即可。

如果選取連續(xù)的或非連續(xù)的多行，用這種方法也可同時改變多行的高度。若在【行】的級聯(lián)菜單中選擇【最適合的行高】選項，EXCEL自動為所選行調(diào)整一個最適當?shù)母叨取?span lang="EN-US">

4．1．2  改變列寬

在工作表中，每列寬度的缺省值為8.38，但實際用戶可以根據(jù)需要重新設置列寬。改變列寬的方法如下：

方法一“將鼠標定位到需要改變列寬的列標按鈕右邊框上（鼠標指針變成帶水平箭頭的十字形狀），按下鼠標左鍵并拖動鼠標，該列的寬度將隨之變化。若雙擊列標按鈕右邊框，則自動調(diào)整一個最適合的列寬值。

如果選擇連續(xù)的或非連續(xù)的多列，采用此法改變其中任意一列的列寬，其它各列列寬也隨之修改，且各列寬度相等。

方法二：選定需要改變列寬的一列或多列，在【格式】菜單的【列】級聯(lián)菜單中選擇【列寬】命令，并在“列寬”對話框中輸入希望的列寬值，單擊【確定】按鈕即可。

如果選取連續(xù)的或非連續(xù)的多列，用這種方法也可同時改變多列的寬度。若在【列】的級聯(lián)菜單中選擇【最適合的列寬】選項，EXCEL自動為所選寬調(diào)整一個最適當?shù)膶挾取?span lang="EN-US">

對于工作表中沒有調(diào)整過寬度的列，可從【標準列寬】對話框中輸入0—255之間的數(shù)字來改變它們的寬度，該數(shù)字代表單元格中以標準字體所能顯示的字符數(shù)。

4．1．3  隱藏行、列及取消隱藏

選擇需要隱藏的行或列，也可以選擇相應行列的單元格，在【格式】菜單的【行】或【列】級聯(lián)菜單中選擇【隱藏】命令即可。也可以將所選行或列的行高或列寬設置為0，從而隱藏所選行或列。

行或列被隱藏后，在工作表中將看不到它們，也不能打印出來。但這些行和列并未被刪除。在取消隱藏后，這些行或列將被正常顯示出來。

取消隱藏的方法是選擇包含被隱藏行（或列）的區(qū)域，然后在【格式】菜單中選擇【行】或【列】選項,在其級聯(lián)菜單中選取【取消隱藏】命令即可。

4．2  自動套用格式

EXCEL為用戶提供了多種工作表格式，用戶可以使用EXCEL的“自動套用格式”功能。為自己的工作表套用已有的格式。具體的步驟是：

（1）       選定需要套用格式的單元格區(qū)域。

（2）       打開（格式）菜單，選擇（自動套用格式）選項，彈出“自動套用格式”對話框；

（3）       在對話框的“格式”列表框中選擇所需格式，并可通過“示例”框預覽效果。單擊（選項）按鈕，在對話框的下部將增加顯示“應用格式種類”的幾個復選框，用戶可以用它來選擇要套用格式的某幾種類型。

4．3  設定數(shù)字的格式

 數(shù)字、日期及時間的格式可以根據(jù)用戶的需要重新設置，方法如下：

（1）       選定需要重新設置格式的單元格或單元格區(qū)域；

（2）       打開【格式】菜單，單擊【單元格】選項，在“單元格格式”對話框中選定“數(shù)字”選項卡（如圖4.1所示）；

（3）       在“分類”框中選擇所需數(shù)字類型；

（4）       在右側(cè)格式框中選擇適當?shù)臄?shù)字格式；

（5）       單擊【確定】按鈕，完成數(shù)字格式的設置。

如果涉及到特殊的數(shù)字格式，用戶可以選擇“自定義”項設置一些特定的數(shù)字格式。對于郵政編碼、電話號碼和身份證號碼等數(shù)字的格式，可選分類欄中（特殊）項進行格式設置。

圖4.1  在“單元格格式”對話框中設置數(shù)字格式

4．4   改變文本外觀

EXCEL缺省的標準字體為“宋體”、“12磅”大小的常規(guī)字。用戶可以隨意修改文本（包括各種數(shù)據(jù)）的外觀，其方法類似于WORD中對字符的格式化處理。

利用格式工具欄提供的“字體”、“字號”、“加粗”、“傾斜”、“下劃線”、“字體顏色”等按鈕，可以方便地對選取的單元格或單元格區(qū)域數(shù)據(jù)設置各處格式。

此外，，還可以在“單元格格式”對話框中選擇“字體”選項卡，從中可以設置數(shù)據(jù)的字體、字型、字號、字符顏色以及下劃線等等。

4．5   設置對齊方式

EXCEL缺省設置單元格的水平和垂直對齊方式均為常規(guī)格式，即在水平方向文本左對齊，數(shù)字右對齊、邏輯值和錯誤值居中對齊，在垂直方向為“靠下”對齊。

選取單元格或單元格區(qū)域后，利用格式工具欄中的水平對齊按鈕，可以快捷地設置文本在水平方向為“左對齊”、“居中”、“右對齊”等，其中“合并及居中”方式是將選取的多個單元格合并為一個大的單元格，并將第一個單元格的內(nèi)容居中放置。

此外，也可以在“單元格格式”對話框中選擇“對齊”選項卡（如圖4.2所示）再根據(jù)需要在“水平對齊”和“垂直對齊”下拉列表框中選擇合適的對齊方式。

    若選定“自動換行”框，則將使單元格中文本自動進行折行處理，行數(shù)的多少取決于列的寬度和文本內(nèi)容的長度。

若選定“縮小字體填充”框，則將縮減單元格中字符的大小，使數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，如果更改列寬，字符的大小可自動調(diào)整，但設置的字體大小保持不變。

在“方向”框中可以拖動“角度”標尺或調(diào)整角度值來改變單元格文本的旋轉(zhuǎn)角度。若要豎排文字，可以選擇垂直的文本方式。

4．6 設置邊框

EXCEL中缺省顯示的灰色網(wǎng)格線并不是用戶需要的表格實線，若在“選項”對話框的“視圖 ”選項卡中不選“網(wǎng)格線”一項，則經(jīng)過實線處理的表格線才會顯示或打印出來。

對單元格進行實線處理就是設置邊框格式。對選取的單元格或單元格區(qū)域，直接從格式工具欄的【邊框】子菜單中選擇所需的邊框形式即可。

此外，還可以在“單元格格式”對話框中選擇“邊框”選項卡（如圖4.3所示），從中設置邊框的線型和顏色，以及邊框的樣式（若取消邊框則選擇“預置”框中“無”按鈕）。若要為選定的單元格加上斜線，則可在“邊框”選項卡中單擊相應的“斜線”邊框樣式。

                        圖4.3  在“單元格格式”對話框中設置邊框

4．7  設置底紋和背景

為了突出某些單元格或單元格區(qū)域的顯示效果，可以為它們加上不同的底紋，也可以為整張工作表設置一個背景。

4．7．1  設置單元格底紋

選擇要設置底紋的單元格或單元格區(qū)域，在“單元格格式”對話框中選擇“圖案”選項卡，從中選擇圖案的色彩和圖案的樣式。

若選擇“無顏色”項，即可取消已選取的單元格或單元格區(qū)域的底紋。

4．7．2  設置工作表背景

為工作表設置背景的方法是在【格式】菜單的【工作表】級聯(lián)菜單中選擇【背景】命令，在類似于“打開”對話框的“工作背景“對話框中選定一個圖片文件，單擊【打開】按鈕，（或雙擊該圖片文件名）后，即為工作表設置一種背景。在MICROSOFT OFFICE、CLIPART文件夾中包含有多個存放圖片文件的子文件夾（例如BACKGROUNDS、BULLETS、LINES、POPULAR等，）從中可以選擇合適的圖片作為工作表的背景。

若要刪除已設置的工作表背景，則從【格式】菜單的【工作表】級聯(lián)菜單中選擇【刪除背景】命令即可。

第五章    表格中圖表的創(chuàng)建和編輯

    在EXCEL中，可以將數(shù)據(jù)方便地以圖表的方式描述出來。圖表類型包括柱形圖、條形圖、折線圖和餅圖等等十幾種，還提供了二十余種自定義圖表類型，每一種類型的圖表還包含多種子圖表供用戶選擇。

繪制的圖表由下列部分組成：圖表標題、X軸及標題、Y軸及標題、圖表區(qū)域、繪圖區(qū)域、數(shù)據(jù)系列、數(shù)據(jù)標志、圖例、網(wǎng)格線等。如果是三維圖表還包括Z軸及標題、背影墻，基底和邊角。

5．1  創(chuàng)建圖表

EXCEL中有兩種建立圖表的方式，一種方式是嵌入圖表（即在工作表中嵌入圖表），另一種方式是在當前工作表之前建立一張包含圖表的、獨立的工作表。

繪制圖表的過程如下：

（1）       選取繪制圖表的數(shù)據(jù)源區(qū)域，例如選取圖4.9所示工作表中A1至D5單元格區(qū)域。

（2）       單擊常用工具欄中【圖表向?qū)А堪粹o（或在【插入】菜單中選擇【圖表】命令），以打開“圖表向?qū)А襟E1”對話框（如圖5.1所示），進入“圖表向?qū)?#8221;步驟之1——選擇“圖表類型”。

圖                                  5.1  “圖表向?qū)?#8221;步驟之1——圖表類型

在“標準類型”選項卡中，從“圖表類型”列表框中選擇所需的圖表類型（缺省設置為柱形圖，也稱直方圖），再在“子圖表類型”列表框中進一步選擇子圖表類型（缺省設置為“簇狀柱形圖”，若將鼠標指針定位到【按住以查看示例】按鈕并按下左鍵不放，則可在該對話框中預覽圖表。單擊【下一步】按鈕進入“圖表向?qū)?#8221;步驟之2——選擇“圖表數(shù)據(jù)源”。（如圖5.2所示。）

（3）       若需要重新設置圖表的數(shù)據(jù)源，可在“數(shù)據(jù)區(qū)域”框中直接引用區(qū)域地址，也可以單擊其右端“折疊對話框”按鈕拖動鼠標重新選擇數(shù)據(jù)源。

在“系列產(chǎn)生在”選項按鈕組中選擇“行”或“列”方式。若選擇數(shù)據(jù)產(chǎn)生在“行”方式，則將工作表中的每一行數(shù)據(jù)作為一個數(shù)據(jù)系列。一行中的每個數(shù)據(jù)沿X軸坐標刻度依次排列，圖表中顏色相同。一列數(shù)據(jù)中的每個數(shù)據(jù)，則對應于同一位置的X軸上，其顏色不同。反之也是如此。單擊【下一步】按鈕進入“圖表向?qū)?#8221;步驟之3——設置“圖表選項”（如圖5.3所示）。

圖5.2“圖表向?qū)?#8221;步驟之2——圖表數(shù)據(jù)源

（4）       選擇“標題”選項卡，在“圖表標題”文本框中輸入圖表的標題（例如輸入“應發(fā)工資”），如果需要添加分類軸或數(shù)值軸的標題，請在“分類（X）軸”或“數(shù)值（Y）軸”文本框中輸入相應的標題內(nèi)容。

    此外，還可以單擊“坐標軸”、“網(wǎng)格線”“圖例”、“數(shù)據(jù)標志”等選項卡進行相關選項的設置。

（5）       單擊“嵌入工作表”選項按鈕，然后選擇要嵌入的工作表（缺省設置為當前工作表）。若選擇“新工作表”，則在當前工作表前建立一個獨立圖表工作表。單擊【完成】按鈕，嵌入圖表插入在當前工作表中（如圖5.4所示）。

   以上示例是根據(jù)連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域提供的數(shù)據(jù)繪制的圖表，也可以選擇非連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)來繪圖。一種方法是按CTRL鍵的同時拖動選取非連續(xù)的數(shù)據(jù)區(qū)域，也可以先將不需要的數(shù)據(jù)區(qū)域隱藏起來，再選擇數(shù)據(jù)區(qū)域制作圖表。第二種方法繪制出來的圖表，一旦取消數(shù)據(jù)隱藏，則圖表隨之修改，自動加入原隱藏的部分。

圖5.3“圖表向?qū)?#8221;步驟之3——圖表選項

圖5.4 選取連續(xù)區(qū)域數(shù)據(jù)繪制的圖表示例    

5．2   編輯圖表

    5．2．1  選定圖表對象

     在編輯或格式化處理圖表之前，一定要先選好需要處理的圖表對象。

（1）       選定圖表區(qū)域：單擊圖表矩形區(qū)域的任一空白處即可選定圖表（圖表被帶八個句柄的黑色方框包圍）。

（2）       選定圖表中的圖表項（包括分類軸、繪圖區(qū)、圖例或某個數(shù)據(jù)系列等）；單擊圖表中需要選定的圖表項，或在“圖表”工具欄中“圖表對象”子菜單中選定所需圖表項。

5．2．2編輯圖表對象

    選中需要編輯的圖表（單擊該圖表區(qū)域），選擇【圖表】菜單中【圖表選項】命令，以打開“圖表選項”對話框（如圖5.3所示），再選擇對應的選項卡并修改需的的選項。

5．2．3更改與刪除對象

1．修改數(shù)據(jù)

    圖表與數(shù)據(jù)源之間是相互鏈接的，因此改變數(shù)據(jù)源則圖表會隨之修改。例如將圖4.9所示工作表中“張積勝”的崗位工資改為450，則圖表5.4所示圖表會自動更改。

2．增加數(shù)據(jù)

如果想在數(shù)據(jù)源工作表中添加“梁海春”的幾個工資項，并在圖表上描述出來，可以在A6至D6單元格中分別輸入“梁海春”、“120”、“300”、“5”之后，采用以下三種方法將增加的數(shù)據(jù)反映在圖表中（如圖5.6所示）

圖5.6 增加數(shù)據(jù)后的圖表

（1）通過拖動向嵌入式圖表中添加數(shù)據(jù)

   選取A6至D6單元格區(qū)域，拖動選擇框邊框到圖表區(qū)域中即可。

（2）通過復制和粘貼向圖表中添加數(shù)據(jù)

  選取A6至D6單元格區(qū)域，單擊常用工具欄中【復制】按鈕，再選中圖表，單擊常用工具欄中【粘貼】按鈕即可。

(3) 通過工作表中的顏色代碼區(qū)域向嵌入式圖表中添加數(shù)據(jù)

  選中圖表時，圖表對應的數(shù)據(jù)源單元格被彩色邊框線包圍，若向下拖動邊框右下角的“句柄”，將A6至D6單元格包括到邊框內(nèi)，則圖表自動隨之修改。

3．刪除數(shù)據(jù)系列

如果僅刪除圖表中的數(shù)據(jù)系列，請單擊圖表中要刪除的數(shù)據(jù)系列（例如單擊“年功工資”系列），然后按DEL鍵即可。如果想把工作表中的某個數(shù)據(jù)系列與圖表中的數(shù)據(jù)系列一起刪除，請選定工作表中的數(shù)據(jù)系列所在的單元格或單元格區(qū)域，然后按DEL鍵即可（若要同時刪除圖表中相應的“圖例”，可以在選中圖例區(qū)后，再單擊選中該圖例項并按DEL刪除鍵。

對圖表除了可以作以上的操作以外，還可以給圖表添加趨勢線，可以隨時改變圖表類型。另外還可以給工作表創(chuàng)建三維圖表。

5.3設置圖表格式

   選定需要格式化處理的圖表區(qū)域或圖表項，從其右鍵快捷菜單中（或從【格式】菜單中）選擇相應的格式命令（例如，若右擊圖例區(qū)域，則快捷菜單中顯示“圖例格式”命令），用戶可在“字體”選項卡中重新設置圖表中的各圖表項文本的字體、字號、字形、下劃線及字符顏色等格式。若處理坐標軸標題，還可以在“對齊”選項卡中設置文本在水平或垂直方向的對齊方式，以及文本的方向等格式。此外，還可以在“圖案”選項卡中設置圖表區(qū)域或圖表項的背景圖案。

第六章  表格數(shù)據(jù)的管理

數(shù)據(jù)的排序，篩選、分類匯總是管理數(shù)據(jù)的最基本操作，而操作的基本對象就是數(shù)據(jù)清單。

數(shù)據(jù)清單的包含相關數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行（也稱為工作表數(shù)據(jù)庫，其中行表示記錄，列表示字段），數(shù)據(jù)清單的第一行中含有列標志。在同一工作表中，只建立一個數(shù)據(jù)清單，而且數(shù)據(jù)清單與其它數(shù)據(jù)間至少留出一個空白列和一個空白行。

6．1  數(shù)據(jù)的排序

 用戶可將數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)按升序或降序排列。在按升序排序時遵循如下規(guī)則：數(shù)字從最小的負數(shù)到最大的正數(shù)；文本及包含數(shù)字的文本按0——9，A——Z順序排列；FLASE排在TRUE之前；所有錯誤值的優(yōu)先級相同；空格排在最后。

下面以圖6.1所示數(shù)據(jù)清單中語文成績的降序排序為例，介紹兩種常用的排序方法。

圖6.1數(shù)據(jù)清單示例                      圖6.2“排序”對話框

1.利用常用工具欄中的升序按鈕AZ（下箭頭）或降序 ZA（下箭頭）按鈕對單個字段排序。

  選定數(shù)據(jù)清單中待排序列的任意一個單元格（例如選擇C4單元格），單擊“降序”按鈕即可。

    2．利用“排序”對話框排序

    選取數(shù)據(jù)清單中待排序列的任意一個單元格，再選擇【數(shù)據(jù)】菜單中【排序】命令以打開“排序列”對話框（如圖6.2所示）。在此對話框中，從“主要關鍵字”下拉列表框中選擇排序的第一關鍵字，并選擇排序方式為升序還是降序，最后單擊【確定】按鈕。

   若在清單的第一關鍵字段列中有幾個數(shù)據(jù)完全相同，還可以利用第二關鍵字段進一步排序。方法是在上述對話框中，從“次要關鍵字”下拉列表框中選擇第二個關鍵字。

若單擊【選項】按鈕，則顯示“排序選項”對話框，從中可以設置是否區(qū)分大小寫，也可以確定數(shù)據(jù)排序方向，和排序方法。

6．2  數(shù)據(jù)篩選

所謂“數(shù)據(jù)篩選”，就是在眾多的數(shù)據(jù)中挑出滿足給定條件的數(shù)據(jù)。對數(shù)據(jù)清單中的單個字段數(shù)據(jù)進行篩選，可采用“自動篩選”方式。若篩選條件涉及到多個字段的數(shù)據(jù)，則采用“高級篩選”方式。

6．2．1  自動篩選

   下面以圖6.3所示的數(shù)據(jù)清單為例，介紹建立自動篩選的方法。

   選定數(shù)據(jù)清單中任一個單元格；在【數(shù)據(jù)】菜單的【篩選】級聯(lián)菜單中選擇【自動篩選】命令，這時可以看到每個列標志（即字段名）中有一個篩選箭頭（如圖6.4所示）

圖6.3數(shù)據(jù)清單示例                     圖6.4建立“自動篩選”

   單擊需要查看的字段對應的篩選箭頭，從中可以選取所需的數(shù)據(jù)值，例如，篩選“年齡”為19的數(shù)據(jù)，如果如圖6.5所示。

圖6.5篩選“年齡”為19的數(shù)據(jù)示例

圖6.6 篩選“年齡”為19或17的數(shù)據(jù)示例

若要取消自動篩選，則在【數(shù)據(jù)】菜單的【篩選】級聯(lián)菜單中選擇【自動篩選】命令以解除自動篩選。

若要篩選出年齡為19或17的數(shù)據(jù)，則在單擊“年齡”篩選箭頭按鈕后選擇“自定義”項，在“自定義自動篩方式”對話框中設置篩選條件如圖6.6所示。

6．2．2  高級篩選

例如，根據(jù)圖6.3所示數(shù)據(jù)清單建立高級篩選，要求篩選出來自“黑龍江省”且年齡在19歲以上的數(shù)據(jù)，方法如下：

1．在A12至B13區(qū)域內(nèi)輸入篩選條件（如圖6.7所示）；

2．單擊數(shù)據(jù)清單中的任意一個單元格；

3．在【數(shù)據(jù)】菜單的【篩選】級聯(lián)菜單中選擇【高級篩選】命令，以打開“高級篩選”對話框（如圖6.8所示）；

4.數(shù)據(jù)區(qū)域”框中可以重新定義篩選區(qū)域，在“條件區(qū)域”中輸入條件區(qū)域地址A12：B13。若要將篩選結果復制到其他位置，則選定“方式”框中第二項。

5.單擊【確定】按鈕即可在指定的區(qū)域顯示篩選結果（如圖6.7所示）

若想解除高級篩選，則在【數(shù)據(jù)】菜單的【篩選】級聯(lián)菜單中選擇【全部顯示】命令。

圖6.7“高級篩選”條件和篩選結果               圖6.8 “高級篩選”對話框

6．3  數(shù)據(jù)的分類匯總

 所謂匯總就是將數(shù)據(jù)分類進行統(tǒng)計。EXCEL提供的匯總類型有以下幾種：求各、計算、均值、最大值、最小值、乘積、計數(shù)值、偏差、標準偏差、方差和標準方差等。

6．3．1  建立分類匯總

對數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)進行分類匯總之前，一定要先對分類的關鍵字段進行排序，例如，圖5.9所示的數(shù)據(jù)清單已按“培訓單位”字段排序，若對“培訓單位”字段進行分類匯沖刷 ，方法如下：

選中數(shù)據(jù)清單中任一單元格，并選擇【數(shù)據(jù)】菜單中【分類匯總】命令。在“分類匯總”對話框（如圖6.10所示）中，在“分類分段”下拉列表框中選取匯總的關鍵字段（本例選擇“培訓單位”），并在“匯總方式”下拉列表框中選取匯總方式（缺省設置為“求和”方式），還要在“選定匯總項”列表框中選定需要進行匯總操作的一個或多個字段（本例選定“培訓班次”和“培訓人數(shù)”兩項。）單擊【確定】按鈕后，即自動建立分組并分級顯示工作表（如圖6.11所示）。

圖 6.9排序后的數(shù)據(jù)清單               圖6.10 “分類匯總”對話框

6.3.2 分級顯示

在對數(shù)據(jù)進行分類匯總之后，利用EXCEL提供的“分級顯示”功能能夠方便地查看數(shù)據(jù)清單中的明細數(shù)據(jù)或查看指定級別的匯總項。

圖6.11 分類匯總結果

符號按鈕 ＋ － １ ２ ３可用于分級顯示。單擊“顯示明細數(shù)據(jù)符號”（“＋”）可以顯示該組中的明細數(shù)據(jù)；單擊“隱藏明細數(shù)據(jù)符號”（“一”）可以隱藏該組中的明細數(shù)據(jù)。若要指定分級顯示的級別，請單擊符號按鈕“１”、“２”、“３”。

此外，也可以在【數(shù)據(jù)】菜單的【組及分級顯示】級聯(lián)菜單中選擇【顯示明細數(shù)據(jù)】或【隱藏明細數(shù)據(jù)】命令以顯示或隱藏明細數(shù)據(jù)，還可以選擇【清除分級顯示】命令取消分級顯示符號。若要再建立分級顯而易見，則從【組及分級顯示】級聯(lián)菜單中選擇【自動建立分級顯示】命令。

6.3.3刪除分類匯總

若要刪除已經(jīng)建立的分類匯總，可在“分類匯總”對話框中單擊【全部刪除】按鈕。

6.4建立數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是一種交互式工作表，用于對數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)表進行數(shù)據(jù)匯總和分析。

使用“數(shù)據(jù)透視表向?qū)?#8221;可以方便地對指定的數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)表，定義數(shù)據(jù)的組織方式并構造數(shù)據(jù)透視表。

例如，對根據(jù)上述表格建立的數(shù)據(jù)清單，創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟如下：

（１）單擊數(shù)據(jù)清單中任一單元格。

（２）選擇【數(shù)據(jù)】菜單中【數(shù)據(jù)透視表】命令，以進入“數(shù)據(jù)透視表向?qū)?#8221;步驟之１——確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源類型。

（３）選定數(shù)據(jù)來源（缺省設置為MICROSOFT EXCEL數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫），單擊【下一步】按鈕進入“數(shù)據(jù)透視表向?qū)?#8221;步驟之2——確定數(shù)據(jù)源區(qū)域。

圖6.12數(shù)據(jù)透視表向?qū)Р襟E之3

  （4）在“選定區(qū)域”框中輸入或選定要建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域（可以直接輸入新的數(shù)據(jù)區(qū)域地址，或單擊“折疊對話框”按鈕，在數(shù)據(jù)清單中重新拖動選擇數(shù)據(jù)區(qū)域），缺省設置為數(shù)據(jù)清單區(qū)域（如＄A＄2：＄F＄14）。單擊【下一步】按鈕進入“數(shù)據(jù)透視表向?qū)?#8221;步驟之3——構造數(shù)據(jù)透視表。

 （5）設計數(shù)據(jù)透視表布局是最為重要的一個環(huán)節(jié)，用戶可以將右側(cè)排列的字段按鈕分別拖動到“頁”、“行”、“列”及“數(shù)據(jù)”區(qū)域，以創(chuàng)建自己需要的數(shù)據(jù)透視表結構（如圖6.12所示）。

 若雙擊“數(shù)據(jù)”區(qū)域放置的字段，可以在“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框中重新選擇該字段的匯總方式。

   單擊【下一步】按鈕進入“數(shù)據(jù)透視表向?qū)?#8221;步驟之4——確定數(shù)據(jù)透視表位置。

（6）如果選擇“新建工作表”選項（缺省設置為該項），將在當前工作表前新建一張數(shù)據(jù)透視表。如果選擇“現(xiàn)有工作表”選項，則要求確定放置透視表的區(qū)域位置。

 （7）單擊【完成】按鈕，即可創(chuàng)建一張數(shù)據(jù)透視表，缺省顯示“全部”數(shù)據(jù)。用戶可從分頁項“月份”的下拉列表框中，選擇需要透視的月份數(shù)據(jù)（比如選擇6月份，結果如圖6.13所示）。

圖6.13創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表（6月份）

6.5 修改數(shù)據(jù)透視表

在建立了數(shù)據(jù)透視表后，用戶可以根據(jù)自己的需要對它進行修改。在【透視】菜單的【工具欄】級聯(lián)菜單中選擇【數(shù)據(jù)透視表】選項，將會顯示“數(shù)據(jù)透視表”工具欄（如圖7。14所示），利用其中的工具按鈕可以對數(shù)據(jù)透視表進行多種操作。

圖6.14數(shù)據(jù)透視表工具欄

    6．5．1  在數(shù)據(jù)透視表中添加和刪除字段

在數(shù)據(jù)透視表建好之后，我們可以向數(shù)據(jù)透視表中添加或刪除字段。方法如下：單擊數(shù)據(jù)透視表中任意一個單元格，單擊數(shù)據(jù)透視表工具欄中【數(shù)據(jù)透視表向?qū)А堪粹o（或從【數(shù)據(jù)】菜單中選擇【數(shù)據(jù)透視表】命令），自動進入如圖6.12所示的向?qū)Р襟E。在此，可以重新修改數(shù)據(jù)透視表布局，將需要添加的字段拖動到相應的結構區(qū)域，將結構區(qū)域中要刪除的字段拖回右側(cè)字段位置，或者在結構區(qū)域間移動字段等。最后單擊【完成】按鈕結束修改。

6．5．2  修改數(shù)據(jù)透視表中分類匯總的方式

使用數(shù)據(jù)透視表對數(shù)據(jù)進行分類匯總時，缺省的匯總方式為“求和”運算。用戶可以根據(jù)需要重新設置分類匯總方式。例如，將上例建立的數(shù)據(jù)透視表匯總方式修改為求平均值。方法如下：

選擇需要修改匯總方式的字段名稱（例如選擇B6單元格），單擊【數(shù)據(jù)透視表】工具欄中的【數(shù)據(jù)透視表字段】按鈕，在“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框（如圖6.15所示）的“匯總方式”列表框中選擇所需匯總方式（如“均值”）。單擊【確定】按鈕即可完成修改。

圖6.15  設置字段匯總方式對話框R

6．5．3 給數(shù)據(jù)透視表設置格式

單擊數(shù)據(jù)透視表的任意一個單元格后，在【數(shù)據(jù)透視表】工具欄中，從【數(shù)據(jù)透視表】子菜單中單擊【選項】命令，在“數(shù)據(jù)透視表選項”對話框中，可以對數(shù)據(jù)透視表的格式選項和數(shù)據(jù)選項分別進行設置。例如選定“顯示空白單元格”項，可以隱藏值0。

6．5．4隱藏和顯示數(shù)據(jù)

在數(shù)據(jù)透視表中，可以暫時隱藏不需要的頁、列字段或行字段，它們的操作方式相同。例如，要隱藏圖6.13所示的數(shù)據(jù)透視表中8月份的數(shù)據(jù)，則選中A1單元格，并單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中【數(shù)據(jù)透視表字段】按鈕以打開“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框。在其對話框中，選定“隱藏項”列表框中待隱藏的月份項“8”（反向顯示），并單擊【確定】按鈕即可。

若要取消對8月份數(shù)據(jù)的隱藏，則在選中A1單元格后，進入“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框，并從“隱藏項”列表框中取消被隱藏項（正常顯示）。單擊【確定】按鈕后，該項數(shù)據(jù)將恢復顯示。

6．5．5 數(shù)據(jù)的更新

如果用來制作數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源清單中的數(shù)據(jù)有所變動，可以單擊數(shù)據(jù)透視表工具欄中的【數(shù)據(jù)更新】按鈕（或選擇【數(shù)據(jù)】菜單中【數(shù)據(jù)更新】命令），數(shù)據(jù)透視表中相應的數(shù)據(jù)項會自動修改。

第七章     工作簿的簡單操作

7．1  選定工作表

一個工作簿中最多可以包含255張工作表，常用選定工作表的方法如下：

l         選定一張工作表；用鼠標左鍵單擊該工作表標簽（工作表標簽變?yōu)榘椎缀谧诛@示）。

該工作表即為當前的活動工作表，也可以按CTRL+PGUP或CTRL+PGDN鍵切換當前工作表）即選定另一張工作表）。

l         選擇連續(xù)的多張工作表；單擊第一張工作表標簽；按SHIFT鍵的同時單擊最后一張工作表標簽。

l         選擇非連續(xù)的多張工作表；單擊一張工和表標簽；按CTRL鍵的同時逐個單擊其它工作表標簽。

多個被選中的工作表組成一個工作組，可以同時對選定的多張工作表進行相同的操作，包括輸入相同的數(shù)據(jù)，進行格式化處理等。

    若要取消已建立的工作組，可以單擊工作組之處的任何一張工作表標簽，或右擊工作組中的某張工作表標簽，從快捷菜單中選擇“取消成組工作表”命令。

7．2 插入與刪除工作表

    7．2．1  插入工作表

用戶可以根據(jù)需要在選定的一張（或多張）工作表左邊插入一張（或多張）工作表，方法是先選定一張（或多張）工作表，再從【插入】菜單中選擇【工作表】命令即可。也可以右擊選定的一張（或多張）工作表，從其快捷菜單中選擇【插入工作表】命令完成插入操作。

7．2．2   刪除工作表

    用戶可以隨時刪除那些不需要的工作表，方法是先選中將要刪除的一張或多張工作表（即建立工作組），再從【編輯】菜單中選擇【刪除工作表】命令，在出現(xiàn)的提示詢問框中選擇【確定】按鈕即可，也可以右擊選定的一張（或多張）工作表，從其快捷菜單中選擇【刪除】命令完成刪除工作表操作。

7．3   移動和復制工作表

EXCEL允許將選定的一張（或多張）工作表在同一個工作薄內(nèi)部或多個工作簿之間進行移動或復制。常用下述兩種方法實現(xiàn)工作表的移動或復制。

1.利用鼠標拖放操作移動或復制復制工作表

(1) 在同一個工作簿內(nèi)部移動工作表；選取需要移動的一張或多張工作表，用鼠標左鍵在工作表標簽欄上左右拖動被選中的工作表標簽，黑色▲標記隨之移動，該標記指示工作表移動后的目標位置。

   若在按CTRL的同時拖動被選中的工作表標簽，就是進行復制工作表操作。

(2)在不同的工作薄之間移動或復制工作表，使用多窗口技術同時顯示源工作簿窗口與目標工作簿窗口，用類似的方法將源工作簿中選中的工作表拖動（或按CTRL鍵的同時拖動）到目標工作簿窗口中，以完成不同工作簿之間的移動（或復制）操作。

2．利用菜單命令移動或復制工作表

  選擇需要移動或復制的一張或多張工作表，選擇【編輯】菜單中【移動或復制工作表】命令，以打開“移動或復制工作表”對話框（如圖7.1所示），從“下列選定工作表之前”下拉列表框中選擇目標位置。若是在不同的工作薄之間移動工作表，則需要從“工作簿”下拉列表框中選擇目標工作簿名，再確定插入的位置。

復制與移動操作的區(qū)別就在于要在對話框中選定“建立副本”復選框。

圖7.1 “移動或復制工作表”對話框

    基于NORMAL.XLT模板新建的工作簿中工作表名依次為SHEET1、SHEET2和SHEET3……，用戶可以將活動工和薄中的工作表隱藏起來，但不允許隱藏所有工作表，每個工作簿至少有一個可見工作表。

    隱藏工作表的方法是：選中要隱藏的工作表，選擇【格式】菜單中的【工作表】的級聯(lián)菜單【隱藏】即可。

恢復被隱藏的工作表的方法是選擇【格式】菜單中【工作表】的級聯(lián)菜單【取消隱藏】，在打開的“取消隱藏”對話框中選擇要恢復的工作表，然后單擊【確定】按鈕即可。

7.4拆分和凍結窗口

     7．4．1  拆分窗口

用戶可以將工作簿窗口拆分為幾個部分，以便在不同的窗口中顯示工作表不同的部分。窗口可以進行水平拆分和垂直拆分，拆分后的窗口均有各自的水平滾動條和垂直滾動條。

   直接向左拖動水平滾動條右端的“垂直分割條”到所需位置，即可將窗口拆分為左右兩個窗口。也可以選擇位于垂直拆分位置的那一列，再從【窗口】菜單中選擇【拆分窗口】命令。

直接向下拖動垂直滾動條上端的“水平分割條”到所需位置，即可將窗口拆分為上下兩個窗口。也可以選擇位于水平拆分位置的那一行，再從【窗口】菜單中選擇【拆分窗口】命令。

還可以同時拖動兩條分割條將窗口拆分為四個窗口。拆分窗口后，拖動分割條可以任意改變窗口的大小。

雙擊窗口拆分線，或選擇【窗口】菜單中的【撤消拆分窗口】命令，均可取消窗口的拆分，恢復常規(guī)顯示。

7．4．2  凍結窗口

凍結窗口是將某一行上方的數(shù)據(jù)或某一列左邊的數(shù)據(jù)凍結，當利用滾動條滾動工作表時，被凍結的部分固定不動，始終顯示在窗口中，窗口凍結分為水平凍結和垂直凍結，凍結窗口的方法如下：

選取要被凍結的數(shù)據(jù)的下邊一行（或右邊一列），選擇【窗口】菜單中【凍結拆分窗口】命令，則窗口被水平凍結（或垂直凍結）。若選取某個單元格，也可以同時進行水平凍結和垂直凍結。

若要取消窗口凍結，只需選擇【窗口】菜單中【撤消凍結窗口】命令即可。

7．5  多窗口的使用

 用戶可以根據(jù)需要同時顯示多個工作簿窗口，也可以同時顯示同一個工作簿中的多個工作表，還可能在多個窗口之間切換活動工作簿等。

7．5．1  同時顯示一個工作簿中的多張工作表

每個工作簿都有一個工作簿窗口，若要同時顯示活動工作簿中的多張工作表，可以按下述方法進行操作：

(1)選擇“窗口”菜單中“新建窗口”命令建立一個新工作簿窗口（活動工作簿的兩個窗口標題分別用：1和：2標記）。按照上述方法可以為一個工作簿建立多個窗口。這時，多個窗口可能是重疊排列的，只能顯示活動窗口內(nèi)容。

(2)選擇“窗口”菜單中“重排窗口”命令以打開“重排窗口”對話框。

(3)在對話框中選定“當前活動工作簿的窗口”復選框。

(4)選擇重排窗口的方式為“平鋪”或“層疊”形式。

(5)單擊【確定】按鈕后，活動工作簿的所有窗口按指定的方式排列。若選擇“平鋪”、“水平并排”、“垂直并排”等方式，并在各個窗口中選定不同的工作表，則能夠同時顯示活動工作簿中不同的工作表。

7.5.2  同時顯示多個工作簿

若要同時顯示多個工作簿窗口內(nèi)容，可以選擇“窗口”菜單中“重排窗口”命令，打開“重排窗口”對話框，選擇窗口的排列方式，但不選“當前活動工作簿的窗口”復選框，單擊【確定】按鈕后，當前已打開的全部工作簿窗口都能按選定的方式進行排列。

  7．5．3  多窗口間的切換

若同時打開了多個工作簿的窗口，從一個工作窗口切換到另一個窗口的方法如下：在【窗口】菜單的工作簿名列表中，選擇需要切換至的活動工作簿名。若已經(jīng)同時顯示多個工作簿窗口，也可以通過直接單擊窗口區(qū)域來切換活動工作簿，還可以通過按CTRL+F6鍵，或（CTRL+SHIFT+F6）鍵，使活動窗口切換至下一個窗口（或上一個窗口。）

7．6保護工作簿和工作表

保護工作簿的功能可保護工作簿的結構和窗口，它可防止對工作簿進行插入、刪除、移動、隱藏、取消隱藏以及重命名工作表等操作；保護窗口不被移動或改變大小。

保護工作表的功能可防止修改工作表中的單元格、EXCEL宏表、圖表項、對話框編輯表項和圖形對象。

 7．6．1  保護工作表

 選定需要保護的工作表，在【工具】菜單的【保護】級聯(lián)菜單中選擇【保護工作表】命令，打開“保護工作表”對話框（如圖4.2所示），從中可以設定以下保護項目：

【內(nèi)容】禁止更改工作表中的單元格和圖標項。

【對象】在工作表或圖表工作表中，禁止其它用戶刪除、移動、編輯和縮放圖形對象。

【方案】在工作表中禁止更改方案的定義。

 若在“密碼”框中輸入密碼，可以防止未授權用戶取消對工作表的保護。

圖7.2 “保護工作表”對話框             圖7.3  “保護工作簿”對話框。

7．6．2  保護工作簿

選擇被保護的工作簿，在【工具】菜單的【保護】級聯(lián)菜單中選擇【保護工作簿】命令，可打開“保護工作簿”對話框（如圖4.3所示），從中可以設定以下保護項目：

【結構】保護工作簿的結構，避免刪除、縮放、隱藏、取消隱藏或重命名工作表或插入新的工作表；

【窗口】保護工作表的窗口不被移動、縮放、隱藏、取消隱藏或是關閉；

其中“密碼”的功能與“保護工作表”對話框的密碼功能相同。

第八章   教育教學信息的統(tǒng)計與處理

    目標:建立一張學生考試成績的統(tǒng)計表，并對成績進行各種統(tǒng)計，進行名次的排定，繪制相應的圖表進行成績分析。
　　實例：給出了學生考試成績表，根據(jù)考試成績，我們算出了各科的平均分，算出了每個人的總成績，還給按成績排了名次。（顯示“教師工作.xls”文件中的“期中成績”工作表中的各個部分）.

    這是成績分析的結果，我們可以看到各個分數(shù)段的人數(shù)。（顯示“成績分析工作表）

8.1公式的應用

在新開的一個工作表中，單擊A1單元格，輸入“=學生檔案!A1”，然后選中A1單元格，按自動填充的方法拖動到A24單元格，然后選中A1~A24單元格，拖動到B24，看，學生的學號和姓名都填好了。

而且當“學生檔案”中的學號或?qū)W生情況發(fā)生變化時，這張工作表中的數(shù)據(jù)也隨之變化?！?span lang="EN-US">

　　                   8.2 函數(shù)的應用
　　現(xiàn)在我們求每名學生的總分和各科的平均分。C26中填入“=AVERAGE(C2:C24)”，意思是求單元格C2到C24的平均值。

　　在I2中填入“=SUM(C2:H2)”，意思是求C2到H2的總和。再次利用自動填充功能，就求出了各科的平均分和每名學生的總分。

　　當數(shù)據(jù)有變化時，利用公式和函數(shù)計算的結果也會自動更新。這時平均分的小數(shù)點后都有很多位數(shù)，可以利用單元格格式設置功能，將C26~H26的單元格格式設置為小數(shù)點后保留一位數(shù)字的形式。 　

8.3排序功能
　　單擊“工具”菜單，選擇“排序”命令。

　　選擇“主要關鍵字”為“總分”，排序方式選擇“遞減”。達式

　　所有學生的成績按部分進行了排名。利用自動填充功能在J2到J24中填入序列號1-23；在K2中輸入“1”，在K3中輸入“=K2*(I3>=I2)+J3*(I3<I2)”。

　　選中K3單元格，利用自動填充向下拖，就將名次排好了。

　                   　8.4成績統(tǒng)計
　　在繪制每科成績時，我們先統(tǒng)計出各分數(shù)段的人數(shù)。在新工作表中，輸入成績分布表的標題行和列，如圖所示，然后單擊C4單元格，輸入“COUNTIF('期中成績 '!$D$2:$D$24,">=90")”。

　　單擊C5單元格，輸入“COUNTIF('期中成績 '!$D$2:$D$24,">=80")-C4”，單擊C6單元格，輸入“=COUNTIF('期中成績 '!$D$2:$D$24,">=70")-C4-C5”，單擊C7單元格，輸入“=COUNTIF('期中成績 '!$D$2:$D$24,">=60")-C4-C5-C6”。這樣，語文成績的各分數(shù)段人數(shù)就統(tǒng)計出來了。　

習題七：

7．1  如何啟動EXCEL？試一試鼠標指針在EXCEL窗口不同區(qū)域的形狀和功能。

7．2  簡述EXCEL中文件、工作簿、工作表、單元格的關系。

7．3  如何把某一工作表變?yōu)榛顒庸ぷ鞅?？如何更改工作表表格?/font>

7．4  如何在EXCEL中表示單元格的位置？

7．5  EXCEL97的工作表由      行，    列組成，其中行號用     表示，列號用     表示。

7．6  選擇連續(xù)的單元格區(qū)域，只要在單擊第一個單元格后，按住        鍵，再單擊最后一個單元格；間斷選擇單元格則需按住        鍵同時選擇各單元格。

7．7   若要在某些單元格內(nèi)輸入相同的數(shù)據(jù)，有沒有簡便的操作方法？如果有，怎么實現(xiàn)。

7．8   如果輸入數(shù)據(jù)的小數(shù)數(shù)位相同，或者都是相同的尾數(shù)0的整數(shù)，可以通過EXCEL提供的什么方法來簡化操作？

7．9   如何刪除、插入單元格？如何對工作表進行移動、復制、刪除和插入操作？

7．10  如果單元格的行高或列寬不合適，可以用哪些方法進行調(diào)整？如何操作？

7．11  如何設置工作表的邊框和底紋？

7．12  如果對某個單元格數(shù)據(jù)已經(jīng)設置好了格式，在其他單元格中要使用同樣的樣式，如何用最簡單的方法來實現(xiàn)？

7 .13 何使用EXCEL的自動套用格式功能，來快速格式化表格？

7.14  如果只需要對工作表中的滿足條件的數(shù)據(jù)使用同一種數(shù)字格式，以使它們與其他數(shù)據(jù)有所區(qū)別，該如何進行？

7.15  進行求和計算最簡便的方法是什么？

7.16  在某單元格輸入公式后，如果其相鄰的單元格中需進行同類計算，可以使用什么功能來實現(xiàn)？其操作方法是什么？

7.17  EXCEL對單元格引用時默認采用的是相對引用還是絕對引用，兩者有何區(qū)別？在行列坐標的表示方法上兩者有何區(qū)別？“SHEET3！$A$2:C$5”表示什么意思?

7.18  EXCEL能提供哪些排序功能?其操作方法是什么?

7.19  在EXCEL中,如何查找滿足條件的記錄?找查找情況來分,其查找方法有哪幾種?如何進行操作?

7.20  使用EXCEL提供的分類匯總功能,對一系列數(shù)據(jù)進行小計或合并的主要步驟是什么?

7.21  EXCEL提供的數(shù)據(jù)透視表報告功能有什么作用?如何進行操作?

7.22  什么是嵌入式圖表?什么是圖表工作表?試述建立圖表的方法步驟.