一.集成化是現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容
當(dāng)今世界經(jīng)濟的發(fā)展快速步入了一個新的時代，即“信息時代“或“知識經(jīng)濟時代”。1)世界經(jīng)濟的全球一體化。2)以計算機為代表的現(xiàn)代信息化技術(shù)滲透到經(jīng)濟發(fā)展的各個領(lǐng)域，并促進經(jīng)濟的迅速發(fā)展。3)企業(yè)間的競爭規(guī)則發(fā)生了改變，從單個企業(yè)核心力的對抗發(fā)展到圍繞核心企業(yè)組成合作雙贏的供應(yīng)鏈之間的競爭。這是當(dāng)今社會經(jīng)濟發(fā)展的三大特點。企業(yè)在激烈的市場競爭中，只有徹底擺脫傳統(tǒng)的陳舊的經(jīng)營理念和管理手段，將先進的現(xiàn)代化管理方法和信息化技術(shù)導(dǎo)入自己的管理機制，才能獲得生存和持續(xù)發(fā)展的可能。“集成化”是現(xiàn)代管理的重要內(nèi)容和發(fā)展趨勢，它特別重視企業(yè)的整體性需求和信息在各系統(tǒng)之間、各組織之間、各部門之間的完全集成，使得傳統(tǒng)的以勞動分工理論為基礎(chǔ)的企業(yè)管理理論和方法，受到了巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)企業(yè)管理理論強調(diào)的是專業(yè)分工管理，各管理部門的界限分明，整個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動是職能驅(qū)動，信息管理分散落后，很難做到共享;而現(xiàn)代管理理論則強調(diào)企業(yè)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，要以系統(tǒng)的觀點、流程的觀點、集成的觀點去分析傳統(tǒng)企業(yè)中的各種弊病，并與先進的信息技術(shù)相結(jié)合，充分利用信息技術(shù)對企業(yè)的物流、資金流和信息流進行集成化的管理，從而實現(xiàn)企業(yè)資源的更有效利用和整合，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動是流程驅(qū)動的。
在信息化的初級階段(20世紀50~60年代)，企業(yè)信息化僅僅是用計算機代替人工的重復(fù)性的管理活動，一般是模擬手工管理的局部應(yīng)用，各個部門形成一個個的信息孤島。這種信息故島現(xiàn)象使得企業(yè)的信息和數(shù)據(jù)更新不同步甚至不一致，使得信息不能自動傳遞，不能共享，各部門使用的數(shù)據(jù)不一致，為各部門之間的信息溝通帶來困難。同時，各局部子系統(tǒng)都產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)不能進行深加工和充分利用。因此，這樣一些孤立的系統(tǒng)不能為企業(yè)帶來更大的效益。到了20世紀80年代，企業(yè)界開始意識到集成應(yīng)用的必要性，因此很多企業(yè)開始試圖在企業(yè)系統(tǒng)整體概念的指導(dǎo)下，進行企業(yè)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)。在這種需求的拉動下，出現(xiàn)了很多企業(yè)管理軟件的開發(fā)商，為企業(yè)提供了各種集成化的企業(yè)管理應(yīng)用的商品化軟件產(chǎn)品。其中最有影響的就是遵循MRP—MRPII—ERP軌跡發(fā)展起來的企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)。
二.ERP系統(tǒng)的精髓是集成
ERP系統(tǒng)不僅僅是一個軟件工具，實際上也是一種新的管理模式。它把信息技術(shù)作為一種管理工具，并與先進的管理思想和管理方法結(jié)合起來，形成一種企業(yè)管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)新模式。從本質(zhì)上講，ERP系統(tǒng)是一種集成化的管理模式。集成性是ERP管理模式的最重要的特征，ERP系統(tǒng)區(qū)別于傳統(tǒng)的管理思想，它不僅僅考慮企業(yè)一個職能部門的運作，而是企業(yè)的整體角度出發(fā)來解決企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理問題。因此，ERP不是一種職能部門或局部的管理系統(tǒng)，而是企業(yè)整體和全局性的管理模式，其目的是使企業(yè)的整體資源得到最充分的利用。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部核心業(yè)務(wù)和企業(yè)之間供應(yīng)鏈的信息集成。在企業(yè)內(nèi)部通過ERP系統(tǒng)將企業(yè)的銷售、生產(chǎn)、采購、財務(wù)、質(zhì)量、人力資源管理等核心業(yè)務(wù)集成起來，共享信息，合理利用資源，提高生產(chǎn)效率和質(zhì)量，降低成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益和對市場的快速反映能力。此外，ERP還是一個面向供應(yīng)鏈的管理系統(tǒng)，在互聯(lián)網(wǎng)的支持下，核心企業(yè)與供應(yīng)鏈中的合作伙伴：上游的供應(yīng)商、下游的分銷商、代理商、客戶等集成起來，組成一個資源共享、互相協(xié)作、互相配合、雙贏的利益共同體。
ERP系統(tǒng)在兩個層次上完成了集成，即功能層次上和數(shù)據(jù)層次上。ERP集成化的思想體現(xiàn)了制造業(yè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的客觀規(guī)律和需求，它全面覆蓋企業(yè)所有的管理功能，將企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動看成是一個緊密結(jié)合整體中的一環(huán)。相對于企業(yè)的各主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，ERP系統(tǒng)相對應(yīng)地劃分成若干個相互獨立而又相互關(guān)聯(lián)的子系統(tǒng)，如銷售管理子系統(tǒng)、庫存管理子系統(tǒng)、采購管理子系統(tǒng)、主生產(chǎn)計劃子系統(tǒng)、物料需求計劃子系統(tǒng)、車間管理子系統(tǒng)、財務(wù)管理子系統(tǒng)、成本管理子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、人力資源管理子系統(tǒng)等等。ERP通過這些子系統(tǒng)分別完成企業(yè)各相應(yīng)業(yè)務(wù)的管理功能，而這些子系統(tǒng)又依照其內(nèi)部的邏輯相互關(guān)聯(lián)，并把各個功能子系統(tǒng)結(jié)合成一個一體化的系統(tǒng)，實現(xiàn)了企業(yè)各項功能的集成。ERP系統(tǒng)功能層次上的集成是建立在數(shù)據(jù)集成的基礎(chǔ)上的，ERP是一個完全集成化的軟件系統(tǒng)，各個功能子系統(tǒng)在運行中所有的數(shù)據(jù)來源于一個共同的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，各子系統(tǒng)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)環(huán)境下工作，將企業(yè)的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)連接在一起。通過公共數(shù)據(jù)庫各個子系統(tǒng)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，它們可以獲取其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，從而打破了傳統(tǒng)管理中的數(shù)據(jù)私有，消滅了信息孤島現(xiàn)象，所有數(shù)據(jù)統(tǒng)一存放、統(tǒng)一維護，減少數(shù)據(jù)冗余，各個子系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)和信息的集成，當(dāng)某項業(yè)務(wù)發(fā)生變化時，系統(tǒng)就將與之相關(guān)的信息自動輸送到它所被定義好的相關(guān)業(yè)務(wù)單元中去，從而實現(xiàn)了功能之間的集成。如圖1所示。
三.ERP集成化特點的體現(xiàn)
ERP系統(tǒng)集成化的特點在企業(yè)應(yīng)用中的具體體現(xiàn)可表現(xiàn)在以下幾點：
(1)ERP系統(tǒng)的縱向集成
企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)管理功能和信息的縱向集成。所謂縱向集成是指在應(yīng)用ERP系統(tǒng)的企業(yè)中，實現(xiàn)了管理功能和信息在企業(yè)各層次之間的集成，或者說實現(xiàn)了各層次的業(yè)務(wù)流程之間的集成。以制造業(yè)企業(yè)為例，一個制造業(yè)企業(yè)的管理系統(tǒng)大致可以劃分為三層結(jié)構(gòu)：計劃層(或決策層)、執(zhí)行層和控制層。計劃層的任務(wù)是根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)和市場以及客戶的需求，制定企業(yè)的各級的各種計劃，如銷售計劃、主生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、采購計劃、車間生產(chǎn)作業(yè)計劃、能力需求計劃、資金需求計劃等等。ERP系統(tǒng)對企業(yè)的各種計劃進行了重新的整合，建立了集成化的計劃管理體系，它是整個企業(yè)管理系統(tǒng)的龍頭，為各管理職能提出了計劃指標(biāo)，指導(dǎo)各種業(yè)務(wù)工作的執(zhí)行。執(zhí)行層的管理是指對企業(yè)的各項執(zhí)行性的業(yè)務(wù)活動，如采購部門的各種物料的采購活動、各生產(chǎn)車間的生產(chǎn)制造活動以及各種輔助生產(chǎn)活動等的管理。執(zhí)行層的是執(zhí)行各項計劃規(guī)定的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)和各項任務(wù)，生產(chǎn)出市場和客戶需要的產(chǎn)品。在生產(chǎn)和采購等執(zhí)行活動中，必然會受到各種干擾，如車間生產(chǎn)過程中設(shè)備故障、人員短缺、停工待料、質(zhì)量事故等，都會影響生產(chǎn)的正常進行，使執(zhí)行的過程偏離計劃指標(biāo)，必將影響到生產(chǎn)任務(wù)的完成和對客戶的按時交貨。因此，需要設(shè)立控制管理層，通過監(jiān)督和統(tǒng)計等手段對企業(yè)各項執(zhí)行活動進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)各項業(yè)務(wù)活動的執(zhí)行結(jié)果對計劃規(guī)定的指標(biāo)的偏差，為計劃管理人員和調(diào)度人員提供決策依據(jù)，從而完成整個生產(chǎn)經(jīng)營過程的閉環(huán)控制。而ERP系統(tǒng)真正有效地將企業(yè)管理中的這三個層次集成為一個緊密關(guān)聯(lián)的閉環(huán)的生產(chǎn)經(jīng)營管理的控制系統(tǒng)。如圖2所示。
ERP系統(tǒng)縱向集成的特點可在企業(yè)的各層組織機構(gòu)中體現(xiàn)出來，小到一個職能部門，如各管理處室、各生產(chǎn)車間等;大到整個工廠和企業(yè);甚至大到整個大型集團公司。這是因為，企業(yè)內(nèi)的各級組織機構(gòu)或職能部門，都可以劃分成以上提到的三級層次結(jié)構(gòu)。比如企業(yè)的采購部門，在管理職能上可包括：計劃層——采購計劃的制定、用款計劃的制定;執(zhí)行層——供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽定和管理、到貨驗收和退貨管理、供應(yīng)商信息和關(guān)系管理、應(yīng)付款管理等;控制層——采購信息的統(tǒng)計和分析、采購物料的質(zhì)量監(jiān)控、供應(yīng)商信譽的監(jiān)控和優(yōu)選等。ERP系統(tǒng)對企業(yè)每個核心的管理職能部門提供了完善的集成化解決方案，它打破了傳統(tǒng)管理中個業(yè)務(wù)活動中信息割裂的狀態(tài)，將各層次間業(yè)務(wù)活動緊密地關(guān)聯(lián)起來，成為一個信息交流暢通、信息共享、流程化的有機整體。ERP提供的采購管理子系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程如圖3所示。
(2)ERP系統(tǒng)的橫向集成
ERP系統(tǒng)除了完成了企業(yè)各管理層次之間的縱向集成外，還實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程跨部門的橫向集成。所謂業(yè)務(wù)流程跨部門的橫向集成，是指打破傳統(tǒng)的按職分工的原則和部門之間的界限，將跨越不同職能部門，由不同專業(yè)人員完成的業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)集成起來，合并成單一個業(yè)務(wù)流程，由不同專業(yè)的工作人員組成的團隊，應(yīng)用ERP不同的子系統(tǒng)提供的功能和信息，完成該業(yè)務(wù)流程的運行。任何企業(yè)都是由產(chǎn)、供、銷、人、財、物各種管理環(huán)節(jié)緊密結(jié)合的統(tǒng)一體，傳統(tǒng)的手工管理中，由于管理工具和方法的落后，造成了個管理環(huán)境和業(yè)務(wù)流程的分割狀態(tài)，出現(xiàn)了產(chǎn)供銷脫節(jié)、物流和資金流脫節(jié)等現(xiàn)象。實現(xiàn)ERP系統(tǒng)以后，實現(xiàn)管理業(yè)務(wù)流程的橫向集成，大大提高了企業(yè)管理的系統(tǒng)化、流程化和集成化水平。例如在傳統(tǒng)管理環(huán)境中，最令人頭疼的是“產(chǎn)供銷的脫節(jié)”，在按職能分工的原則下，這三個流程往往分屬于三個獨立的職能部門分管，即生產(chǎn)管理部門、采購管理部門、銷售管理部門。由于傳統(tǒng)的金字塔式的層級組織機構(gòu)，下層人員僅對直屬的上級負責(zé)，采取嚴格的逐層的報告制度和縱向業(yè)績考核制度。因此，某部門要索取其他部門的資料或信息，往往要通過文件的層層傳遞和審批，造成時間的延誤，影響企業(yè)及時決策，這對當(dāng)今激烈變化的市場，不能做到快速反映，嚴重地影響企業(yè)的競爭能力。企業(yè)使用了ERP系統(tǒng)以后，可以很方便地做到生產(chǎn)管理流程、采購管理流程和銷售管理流程之間的緊密集成。使銷售管理子系統(tǒng)中的市場和客戶信息及時地、自動地傳遞到生產(chǎn)管理系統(tǒng)中，為編制主生產(chǎn)計劃，物料需求計劃提供依據(jù)，真正做到“以銷定產(chǎn)”;生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程根據(jù)市場和客戶的需求，編制物料需求計劃，計算出所需要的各種物料，包括自制的零部件、外購的原材料和零部件，以及委托別人加工的外協(xié)件，為采購部門編制采購計劃提供依據(jù)，這樣做到“生產(chǎn)指導(dǎo)采購”，克服盲目采購和盲目生產(chǎn)引起的浪費。產(chǎn)供銷流程的橫向集成如圖4所示。
圖4 生產(chǎn)銷售采購功能關(guān)聯(lián)圖
(3)ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了物流、資金流和信息流的集成
物料、資金和信息是制造業(yè)企業(yè)的三大制造資源，這三種資源的運動，即物流、資金流和信息流的運動是形成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的基礎(chǔ)。其中物流和資金流是信息流的載體，信息流反映了物料和資金的運動狀況。物流和資金流在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中是緊密關(guān)聯(lián)的、同步運動的，但是，在傳統(tǒng)的手工管理中物流信息和資金流信息是分離的，不匹配、不同步，在時間上嚴重地滯后，企業(yè)的財務(wù)信息不能及時地反映出生產(chǎn)經(jīng)營過程中出現(xiàn)的問題，等發(fā)現(xiàn)了問題再處理時，已經(jīng)給企業(yè)造成了損失。ERP系統(tǒng)解決了物流和資金流的脫節(jié)問題，在ERP系統(tǒng)中，對供產(chǎn)銷等的業(yè)務(wù)流程，凡是與資金業(yè)務(wù)發(fā)生關(guān)系的地方都做了嚴密的接口，每一項物流業(yè)務(wù)的活動都在資金業(yè)務(wù)活動中定義了相對應(yīng)的財務(wù)科目的的變化。這樣，物流狀態(tài)的每一變化都會動態(tài)地反映到資金狀態(tài)的變化，真正實現(xiàn)了物流與資金流的集成，做到物料變化與財務(wù)業(yè)務(wù)的同步變化，隨時將生產(chǎn)經(jīng)營狀況，通過資金運行的狀況反映出來，提供給管理人員，監(jiān)督生產(chǎn)經(jīng)營活動中出現(xiàn)的問題，并及時進行處理。物流與資金流集成如圖5所示。
1)銷售與財務(wù)總帳之間的接口——根據(jù)客戶定單，將客戶訂購的產(chǎn)品出成品庫并開發(fā)票后，由應(yīng)收賬款管理模塊，將售出的產(chǎn)品按發(fā)票金額記入應(yīng)收賬款，并自動轉(zhuǎn)入財務(wù)總帳，當(dāng)客戶付款后沖消。
2)采購與財務(wù)總帳之間的接口——根據(jù)采購定單、物料入庫單、驗收檢驗單等，將采購物料按采購金額，由應(yīng)付款管理模塊，記入應(yīng)付賬款，并自動轉(zhuǎn)入財務(wù)總帳，當(dāng)向供應(yīng)商付款后根據(jù)報銷發(fā)票沖消。
3)庫存與財務(wù)總帳之間的接口——根據(jù)入庫單、質(zhì)量檢驗單、包銷發(fā)票等單據(jù)，通過材料核算模塊。將入庫物料按計劃價或?qū)嶋H價(如發(fā)票未到可按暫估價)記入財務(wù)總帳，按暫估價記賬的項目，在發(fā)票到后再進行調(diào)整。材料核算模塊把物料庫存的運動變成資金(存貨科目)的運動。
4)設(shè)備與財務(wù)總帳之間的接口——根據(jù)設(shè)備的增添、轉(zhuǎn)移、報損、掛起等狀態(tài)的變化，通過固定資產(chǎn)管理模塊，將作為固定資產(chǎn)的各種設(shè)備、大型工具、房屋、車船等以金額的形式記如財務(wù)總帳固定資產(chǎn)科目，并進行折舊計算。
5)人力資源管理與財務(wù)賬之間的接口——根據(jù)企業(yè)各部門人員的變動，以及有關(guān)人員的工資、獎金、扣款、保險、基金、勞保津貼等數(shù)據(jù)，進行職工工資的核算，并記入財務(wù)總帳模塊。
6)成本核算極其與財務(wù)總帳的借口——根據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊提供的成本BOM，通過成本核算模塊，并調(diào)用庫存數(shù)據(jù)、財務(wù)總帳的各項費用數(shù)據(jù)、車間的生產(chǎn)統(tǒng)計中的各項產(chǎn)品、零部件的在制品數(shù)量，計算出車間生產(chǎn)的產(chǎn)品或零部件的實際成本，并記入財務(wù)總帳。
(4)ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)供應(yīng)鏈的集成
在當(dāng)今激烈的市場競爭和全球經(jīng)濟的環(huán)境下，任何一個企業(yè)都不能獨立生存，它必須依賴上游企業(yè)(如供應(yīng)商、外協(xié)廠)和下游企業(yè)(如分銷商、代理商、客戶)等合作伙伴的支持，這些企業(yè)以核心企業(yè)為中心，各自發(fā)揮自己的核心競爭能力，結(jié)合成相互協(xié)作、互補、互惠、雙贏、共享資源的集成體——供應(yīng)鏈系統(tǒng)。在供應(yīng)鏈上的各節(jié)點企業(yè)，為了同一個目標(biāo)協(xié)調(diào)各自的行為方式進行各種活動。供應(yīng)鏈管理以客戶需求以及滿足客戶需求為出發(fā)點，對供應(yīng)鏈上的各節(jié)點企業(yè)的物流、資金流和信息流進行重新整合和優(yōu)化管理，這就要求實現(xiàn)供應(yīng)鏈上的所有企業(yè)的信息集成。ERP系統(tǒng)支持供應(yīng)鏈管理，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將核心企業(yè)與企業(yè)的合作伙伴的業(yè)務(wù)聯(lián)接在一起。計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取代了企業(yè)在與合作伙伴通訊中使用的傳統(tǒng)的通訊工具，如電話、電報、電傳等，這大大地改善了通訊的效率和質(zhì)量。核心企業(yè)的下游的合作伙伴，包括分銷商、代理商、批發(fā)商、零售商以及最終客戶等。他們?yōu)槠髽I(yè)帶來銷售市場和客戶需求的信息，是企業(yè)進行生產(chǎn)和經(jīng)營的依據(jù)。企業(yè)為了滿足客戶的訂單，在進行生產(chǎn)時需要各種外購的原材料、輔料、零部件，以及外協(xié)的零部件等。核心企業(yè)要把這些物料的需求計劃信息傳遞給上游供應(yīng)市場的合作伙伴，如企業(yè)的供應(yīng)商，并接收供應(yīng)商的供貨，形成了供應(yīng)鏈系統(tǒng)的集成。如圖6所示。
圖6 供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)示意圖
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